1
Hvordan behandler I jeres fratrådte medarbejderes e-mailkonti?
Af advokat Ann Bruun Birk
Det er altid en god idé at udarbejde it-politikker på arbejdspladsen, herunder politik for behandling af
fratrådte medarbejderes e-mailkonti.
En arbejdsgivers anvendelse af en medarbejders e-mails er en behandling af personoplysninger, hvorfor arbejdsgiveren blandt andet skal overholde persondataloven.
Datatilsynet har fastlagt nedenstående retningslinjer for håndtering af fratrådte medarbejderes emailkonti:
1. Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige
e-mailkonto på arbejdspladsen, må e-mailkontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort
som muligt.
2. Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder.
3. Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mailkonto, sættes et autosvar på e-mailkontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
4. Den aktive e-mailkonto benyttes kun til modtagelse af e-mail. Hvis der modtages privat e-mail,
kan e-mailkontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private e-mailkonto.
5. Oplysninger om den personlige e-mailadresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens
hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.
6. Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-mailkonto.
7. Persondatalovens bestemmelser, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt m.v., skal iagttages, når en arbejdsgiver holder en fratrådt medarbejders e-mailkonto åben.
8. Arbejdsgivere anbefales som led i den almindelige personalepolitik at forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mailkonti og informere medarbejderne herom.
2
Foruden persondataloven skal arbejdsgiveren blandt andet overholde straffelovens bestemmelse om
brevhemmelighed, hvorefter en arbejdsgiver ikke må læse medarbejdernes private mails.
Har du/I spørgsmål til grænserne for medarbejdernes private gøremål i arbejdstiden, politikker på dette område eller til ansættelsesretten generelt, er du/I velkommen til at rette henvendelse til kontoret
på e-mail [email protected] eller på telefon 46 92 92 00.