1. No category

Sprogpolitik for Lejre Kommune
Vi ved, at sikker og forståelig kommunikation forebygger misforståelser, tvivl og utilfredshed. Vi ved også, at
en god tone er med til at skabe tillid, og at god kommunikation styrker kommunens samarbejde med modtagerne.
Derfor følger vi disse retningslinjer:
Vi skriver overskuelige tekster med hovedbudskabet først
Vi begynder breve og mails med en overskrift, der fortæller hovedbudskabet.
Vi skriver de oplysninger, der er vigtigst for modtageren, først. Hvis indholdet fx har en konsekvens for modtageren, skal det stå først. Derefter kommer begrundelser og uddybning.
Vi inddeler breve og mails i overskuelige delafsnit med mellemoverskrifter, der er markeret med fed og fortæller afsnittets pointe. Vi samler uddybning af love og bekendtgørelser under et punkt til sidst (eksempelvis
under overskriften ’Lovgrundlag’).
Vi anvender rolig grafik, der afspejler seriøsitet – kun overskrifter og mellemoverskrifter markeres med fed.
Vi skriver ærligt og imødekommende
Vi skriver på en respektfuld og saglig måde, der vækker tillid, også når budskabet er svært. Vi skjuler os aldrig i
sproget, når vi skriver, og vi indrømmer, når vi begår fejl.
Vi skriver i øjenhøjde med modtageren og sætter modtageren i centrum.
Vi sørger for at fortælle, hvad næste skridt i sagen er. Hvad kan eller skal modtageren gøre? Hvem kan man
henvende sig til? Er der mulighed for dialog? For at klage?
Vi skriver i et klart og let forståeligt sprog
Vi skriver i et nutidigt sprog. Vi skriver præcist og undgår fyldord og lange sætninger. Vi forklarer de fagudtryk, vi er nødt til at bruge.
Vi gør os umage med at skrive korrekt dansk uden slå- og kommafejl.
Vi gør hinanden bedre
Vi hjælper hinanden med at skrive klart og tydeligt. Vi har et professionelt forhold til skriftlig kommunikation.
Vi får gerne en kollega til at se vores breve og mails igennem, så budskabet bliver så tydeligt og korrekt som
muligt og i overensstemmelse med vores sprogpolitik.
Vi er gode til at give og modtage sproglig sparring. Vi tør gøre det, og vi gør det på en konkret, konstruktiv og
venlig måde.
Vi inddrager løbende borgere og virksomheder i evalueringen af vores kommunikation.
8
Skriveguide
for det gode
brev fra
Lejre Kommune
Skriveguide for det gode brev fra Lejre Kommune
Vi ved, at sikker og forståelig kommunikation forebygger misforståelser, tvivl og utilfredshed. Vi ved også,
at en god tone er med til at skabe tillid, og at god kommunikation styrker kommunens samarbejde med
modtagerne. Derfor skal vi skrive breve, som følger retningslinjerne i denne skriveguide:
Med venlig hilsen
Inger Marie Vynne
Tjekliste
Når du har skrevet brevet, kan du bruge denne tjekliste til at sikre, at du har husket det hele. Listen kan også
bruges, hvis du skal give feedback på en kollegas brev.
Start med
at tjekke,
brevet
passer til modtageren
og situationen:
Afslag
påom
din
ansøgning
om epilepsialarm
1. Giver brevet modtageren de informationer, han/hun/de behøver?
2. Får du tydeligt fortalt de budskaber, der er vigtige for dig at få præciseret?
Kære Fornavn Efternavn
1. Sådan skriver du overskuelige tekster med hovedbudskabet først
Overskrift, der i en hel sætning fortæller hovedbudskabet
Personlig hilsen
Kort indledning, der i en imødekommende tone forklarer, hvorfor vi skriver
Hovedbudskabet kommer lige efter indledningen
Brug mellemoverskrifter undervejs – gerne med spørgsmål. Vi bruger kun fed i overskriften og mellemoverskrifterne.
Baggrunden for afgørelsen
Et afsnit, der fortæller, hvilke muligheder borgeren har, når han/hun får helt eller delvist afslag eller på
anden måde har brug for vejledning
Saml referencer til lovgivning i et afsnit for sig
Klagevejledning
Afrund med at invitere til dialog
Med venlig hilsen
Lejre Kommune
Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
F 4646 4615
H www.lejre.dk
Tjek derefter
opbygning:
Nu harbrevets
vi behandlet
din ansøgning om en epilepsialarm, Epi-care Free.
1. Fortæller overskriften brevets budskab?
Fornavn Efternavn
2. Har du husket Kære Fornavn Efternavn?
Koncernsekretariatet Vi kan ikke bevilge dig alarmen.
3. Har du skrevet en kort, imødekommende indledning?
Kommunikation & Digitalisering
4. Kommer hovedbudskabet lige i begyndelsen af brevet?
D 4425
Hvorfor får du afslag på din ansøgning?
E [email protected]
5. Har du husket en konkret begrundelse?
Afslaget skyldes, at alarmen efter vores vurdering ikke fjerner følgerne af din
6. Har
du husket et afsnit, der fortæller, hvad borgeren evt. kan gøre nu?
Dato: 02. marts 2015
og ikke hjælper
med atfor
udføre
7. Erepilepsi
lovhenvisninger
samlet idig
et afsnit
sig? aktiviteter i hverdagen. Disse to
kriterier
skalen
ifølge
loven være opfyldt
for, at har
vi kan
personligt
hjælpemiddel, J.nr.: xxxx
8. Har
du husket
klagevejledning,
når borgeren
fåetbevilge
afslag et
eller
delvist medhold?
som
Se merefor
i den
vedlagte lovtekst.
9. Har
dusådan
husketenatepilepsialarm
afrunde meder.
mulighed
dialog?
10. Har du husket mellemoverskrifter undervejs, gerne formuleret som spørgsmål?
Vi har i afgørelsen desuden lagt vægt på disse forhold:
• En alarm vil kunne bruges til at tilkalde hurtig hjælp fra personalet på dit botilbud i
Tjek så sproget:
af, at du får et anfald, men den vil ikke gøre dig uafhængig af hjælp. Vi vurderer
1. Har du tilfælde
skrevet du,
I og vi?
derfor,
at
alarmen sprog?
i stedet for er en sikkerhedsforanstaltning, men ikke et personligt
2. Har du brugt et mundret
hjælpemiddel.
3. Er sætningerne
tilpas korte?
•
at alarmen
anses som et personligt hjælpemiddel, skal den kunne hjælpe dig med
4. Står detFor
vigtigste
førstkan
i sætningerne?
at udføre
5. Er sproget
aktivt?forskellige aktiviteter i hverdagen. Vi vurderer ikke, at alarmen har den effekt,
da
du
kunneundgået
udføre samme
uden alarmen.
6. Har du så vidtvilmuligt
ord, deraktiviteter
slutter påmed
–ingeller
og –else?
7.
8.
9.
10.
Har du undgået unødvendige fyldord?
Bruger
punktopstillinger,
Hvaddu
kan
du gøre nu? når det er relevant?
Forklarer
du
de
fagudtryk,
du ikke
kanalarm
undgåkan
at give
bruge?
Vi kan imidlertid
godt forstå,
at en
dig tryghed i hverdagen. Hvis du selv ønsker
Har
sat kommaerne
korrekt
ognu
læst
grundig
korrektur?
at du
anskaffe
dig alarmen,
har du
disse
muligheder:
•
•
XXX
XXX
Lovgrundlag
• Lovbekendtgørelse nr. 1093 af 5. september 2013
• Vi har truffet afgørelse efter Serviceloven. Du kan finde den i Lovbekendtgørelse nr. 1023
af 23. september 2014. Se § 112 om betingelserne for bevilling af hjælpemidler. Vi har
vedlagt et uddrag af loven.
• Vejledning vedr. hjælpemidler og forbrugsgoder nr. 7 af 24. februar 2011.
Hvis du vil klage
Du kan klage over afgørelsen inden for fire uger, efter du har modtaget dette brev. Se mere i
den vedlagte klagevejledning.
Hvis du har spørgsmål
Du er velkommen til at kontakte os på xxx, hvis du har spørgsmål til dette brev.
Venlig hilsen
Fornavn Efternavn
Titel
Lejre Kommune
2
7
Sådan gør vi hinanden bedre
Gode råd til dig, der skal modtage feedback
Når du er præcis i beskrivelsen af dit behov, sikrer du, at du får brugbar feedback:
• ”Kan du læse korrektur på denne tekst? Den skal være færdig her i formiddag” eller
• ”Kan du vurdere, om dette brev forklarer budskabet tilpas tydeligt? Modtageren er…”
Gode råd til dig, der skal give feedback
• Vær konkret: Sig ikke bare, at brevet er godt eller skidt.
Lav konkrete punktnedslag i teksten, der viser, hvad der fungerer godt og mindre godt.
• Vær konstruktiv: Når en sætning ikke fungerer godt, er det rart for skribenten at få dit bud på, hvordan
han/hun i stedet kan formulere budskabet.
• Vær kærlig: Husk, at det kan være følsomt at få feedback på sit sprog. Vælg en nænsom tone, og husk
også at nævne det, der fungerer godt.
Særligt om e-mail
Alle de skriveregler, du har læst om det gode brev, gælder også, når du skriver e-mails. Her er fem ekstra
råd, der handler om de særlige udfordringer, der knytter sig til e-mailen.
1. Husk, at det er sværere at læse på skærmen end på papir. Sørg derfor for at have korte afsnit og mellemoverskrifter – og at skrive det vigtigste først.
2. Udvand ikke professionalismen med smileys.
3. Find balancen mellem effektivitet og høflighed. E-mails kan virke konfronterende, fordi vi skriver så
”effektivt”, at tonen bliver lidt skarp. Læs din formulering igennem og sørge for, at du er tilpas høflig.
4. Tempoet i e-mail-skrivningen betyder tit et ekstra behov for grundig korrekturlæsning.
5. I mails kan du også bruge hilsenen Kære Fornavn Efternavn, og altid i første henvendelse fra kommunen til borgeren. Hvis borgeren skriver ”Kære Fornavn” eller ”Hej” til dig, er det en god idé at spejle
denne form.
Afslag på din ansøgning om epilepsialarm
Kære Fornavn Efternavn
Nu har vi behandlet din ansøgning om en epilepsialarm, Epi-care Free.
Vi kan ikke bevilge dig alarmen.
Hvorfor får du afslag på din ansøgning?
Afslaget skyldes, at alarmen efter vores vurdering ikke fjerner følgerne af din
epilepsi og ikke hjælper dig med at udføre aktiviteter i hverdagen. Disse to
kriterier skal ifølge loven være opfyldt for, at vi kan bevilge et personligt hjælpemiddel,
som sådan en epilepsialarm er. Se mere i den vedlagte lovtekst.
Lejre Kommune
Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
F 4646 4615
H www.lejre.dk
Fornavn Efternavn
Koncernsekretariatet Kommunikation & Digitalisering
D 4425
E [email protected]
Dato: 02. marts 2015
J.nr.: xxxx
Vi har i afgørelsen desuden lagt vægt på disse forhold:
• En alarm vil kunne bruges til at tilkalde hurtig hjælp fra personalet på dit botilbud i
tilfælde af, at du får et anfald, men den vil ikke gøre dig uafhængig af hjælp. Vi vurderer
derfor, at alarmen i stedet for er en sikkerhedsforanstaltning, men ikke et personligt
hjælpemiddel.
• For at alarmen kan anses som et personligt hjælpemiddel, skal den kunne hjælpe dig med
at udføre forskellige aktiviteter i hverdagen. Vi vurderer ikke, at alarmen har den effekt,
da du vil kunne udføre samme aktiviteter med eller uden alarmen.
Hvad kan du gøre nu?
Vi kan imidlertid godt forstå, at en alarm kan give dig tryghed i hverdagen. Hvis du selv ønsker
at anskaffe dig alarmen, har du nu disse muligheder:
• XXX
• XXX
Lovgrundlag
• Lovbekendtgørelse nr. 1093 af 5. september 2013
• Vi har truffet afgørelse efter Serviceloven. Du kan finde den i Lovbekendtgørelse nr. 1023
af 23. september 2014. Se § 112 om betingelserne for bevilling af hjælpemidler. Vi har
vedlagt et uddrag af loven.
• Vejledning vedr. hjælpemidler og forbrugsgoder nr. 7 af 24. februar 2011.
Hvis du vil klage
Du kan klage over afgørelsen inden for fire uger, efter du har modtaget dette brev. Se mere i
den vedlagte klagevejledning.
Hvis du har spørgsmål
Du er velkommen til at kontakte os på xxx, hvis du har spørgsmål til dette brev.
Venlig hilsen
Fornavn Efternavn
Titel
Lejre Kommune
3
Sådan skriver du ærligt og imødekommende
For at leve op til sprogpolitikkens mål om at skrive ærligt og imødekommende skal du følge disse råd:
Skriv vi – og jeg, når det er relevant
Skriv
Du skal sende en kopi af…
I får tilladelse til…
Vi vurderer, at….
Skriv i aktivt sprog, så det er tydeligt,
hvem der gør hvad
Som vi aftalte, sender jeg dig her
Du kan søge om tilskud til friplads via
Digital Pladsanvisning
Skriv du eller I til modtageren
Skriv ikke
Der skal fremsendes en kopi af…
Der gives tilladelse til…
Det er Lejre Kommunes vurdering, at…
Sådan skriver du i et klart og letforståeligt sprog
Skriveråd, der omsætter din faglig- Skriv
hed til klar tekst
Skriv i tilpas korte sætninger
Vi vurderer sagen igen, når vi har
modtaget din klage. Du får svar fra
os inden for fire uger.
Undgå indforståede fagudtryk – og
forklar dem, du ikke kan undgå
Når vi har modtaget din klage, vil vi
genvurdere sagen, og du vil inden for fire
uger modtage besked fra os om udfaldet
af genvurderingen.
Vi beder jer sende regnskabet for
Da vi mangler yderligere information for
2014, så vi kan behandle jeres ansøg- at kunne tage stillingen til ansøgningen,
ning.
bedes I fremsende regnskab for 2014.
Opgaven omfatter, at
Opgaven omfatter udarbejdelse af jobbeskrivelse, udvælgelse af hjælpere og
• udarbejde jobbeskrivelse
• udvælge hjælpere
afholdelse af personalemøder
• holde personalemøder
Du har ret til at få dine dagligvarer
Du er visiteret til vareudbringning
bragt hjem til dig
Undgå fyldord
Du kan dog lægge sag an mod
kommunen – dvs. anlægge et civilt
søgsmål
Tak for din mail fra 4. januar.
Som aftalt fremsendes her
Skriv det vigtigste i sætningen først
Der kan søges om fripladstilskud via
Digital Pladsanvisning
Brug punktopstillinger
Vi anbefaler
Pas på ord, der ender på –ing og –else Du er velkommen til at ringe
Indled imødekommende, når du
svarer
Ledelsen vil prioritere mellem opgaverne
Tak for din henvendelse
Det anbefales
Der kan rettes telefonisk henvendelse
Der vil blive foretaget en prioritering
mellem opgaverne
Tak for din ansøgning
Tak for mødet [dato], hvor vi drøftede
Indrøm det, når kommunen har begå- Vi har begået en fejl i behandlingen af
et en fejl/skuffet en forventning
din sag, og det beklager vi meget.
Tag afsæt i, hvordan du ville have formuleret dig i fx en telefonsamtale
Undgå gammeldags vendinger og
vælg i stedet et nutidigt udtryk. Også
her kan du lade dig inspirere af det
professionelle talesprog
Fortæl hvad næste skridt i sagen er
Skriv ikke
Vær opmærksom på, at…
Der kan dog anlægges et civilt søgsmål
Med mail af 4. januar har du rettet henvendelse til Lejre Kommune
Der gøres i denne forbindelse opmærksom på, at…
Vi beklager, at du først får svar nu
Tak for din ansøgning. Før vi kan behandle din sag, har vi brug for at vide,
om….
Vi kan oplyse dig om, at
Med henvisning til den fremsendte
ansøgning skal der udbedes yderligere
information
Det skal herved meddeles
Skriv korrekt dansk
I Lejre Kommune sætter vi traditionelt (grammatisk) komma. Se en vejledning på www.sproget.dk.
Her er også en række andre gode råd om sproglig korrekthed.
Hvis du ønsker
Såfremt der ønskes
Læs også Sprogpolitik for Lejre Kommune (ligger under ”Værktøjer” ”Kommunikation” på medarbejderportalen)
Du er velkommen til at ringe
Sådan er det videre forløb
Der kan rettes telefonisk henvendelse
Husk en grundig korrektur til sidst.
Du har nu disse muligheder….
Du kan kontakte NN på [mailadresse
eller telefon]
Hvis du vil klage
4
5