1. No category

Kontraktstyring
Ved Niels M. Andersen og Ole Nørgaard
2
Kontraktstyring

En metode til at styre og følge op på kontrakterne i din institution.

Løser typiske udfordringer, som:




Opbevaring af kontrakter så de nemt kan findes, og overblik sikres.
Løbende styring og opfølgning (fx automatisk varsling af regulering, genforhandling,
forlængelser og kontraktudløb).
Compliance, sikring af dokumentation og risikostyring.
Reduktion af tid og ressourcer i forbindelse med styring og administration.

Kontraktstyring er først og fremmest afhængig af opfyldelsen af kontrakten,
samarbejdet og de involverede personer.

Effektiv kontraktstyring kan være med til at reducere omkostninger og forbedre
arbejdsgangene.
3
Generelle udfordringer og potentielle gevinster
84%
57%
50%
76%
Vurderer, at de kan
opnå gevinster ved
bedre kontraktstyring
Har ingen
kontraktpolitik
Oplever udfordringer
ved brugen af kontraktstyringssystemer
Planlægger at øge
fokus på kontraktstyring
39% af de adspurgte vil prioritere kontraktstyring højere i år end sidste år.
Ud af denne gruppe:
64%
42%
40%
34%
Ønsker bedre
compliance
Mangler overblik
og koordinering
Ønsker bedre fornyelsesrater og sikring
af prisreguleringer
Ønsker at reducere
tid og ressourcer
brugt på kontraktstyring
Kilde: Bech-Bruuns analyse vedrørende kontraktstyring, august 2015, baseret på 439 besvarelser fra danske virksomheder (ca. 69 %) og myndigheder (ca. 31 %)
4
Hvorfor er kontraktstyring vigtig?
Planlægning
Udbud
Kontraktstyring
Tid, penge og ressourcer
5
Elementer i kontraktstyring (eksempler)

Oversigt over milepæle og leverancer

Opfyldelse af kontraktlige forpligtelser og opfølgning herpå

Godkendelsesprocedure

Rapportering, både internt og eksternt

Aktiviteter, møder og faste fora samt punkter på agendaen

Bestilling og afgivelse af ordre samt ændrings håndtering

Betalingsprocedure, fx fakturaindhold og format ved elektronisk fakturering

Nøglepersoner og deres ansvarsområder

Identificerede risici og risikostyring
6
Kontraktgrundlaget
Typisk udfordring
Løsningsforslag
For dårlig specifikation af ydelsen

Kontraktgrundlag for omfattende i indhold og
omfang.
Lav ”straight to the point” kontrakt, der er
til at læse, forstå og bruge.

Tilpas og skræddersy kontrakt
forpligtelser til konkret situation og
behov.

Reducer regulering af alle detaljer og
processer samt reducer formalisme.
Kontraktgrundlaget passer ikke på leverancen,
parterne og situationen.
Cost driver
$
Unødvendigt merarbejde og forhandlinger.

$
Kontraktstyring vanskelig og
omkostningskrævende.
Lav en balanceret og rimelig aftale for
begge.

Vælg de rigtige og nødvendige håndtag.
Udbudsregulering og proces

Tilrettelæg et godt udbud
$
7
Opfyldelse
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Utilstrækkelig opfølgning på at
alle dele af kontrakten bliver
opfyldt.

Løbende opfølgning på alle
forpligtelser og opgaver

Registrering

Check-lister

Notifikationer

Review
Cost driver
$
Ikke fuld valuta for pengene
$
Til- og efterkøb.
8
Ressourcer
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Både den offentlige myndighed og
kontraktparten skal stille ressourcer til
rådighed, men det fungerer ikke altid og
indsatsen bliver ofte meget mere omfattende
end forudsat.

Realistiske ressourceestimater.

Styring og ledelse af ressourcer.

Registrering af tid og opgaver hos
begge parter.

Løbende åben dialog og tilpasning af
ressource anvendelse.

Skab fælles incitament.

Begræns person-afhængigheden.
Cost driver
$
Ressourcer er per definition en
omkostning.
$
Forkert ressource anvendelse.
$
Overskridelse af budget.
$
Oplæring af nye ressourcer.
9
Service Level Management
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Mangel på objektive målinger og opfølgning

SLA, SLO, KPI
Cost driver

Objektive målbare forhold
$
Kvalitet ikke god nok

Faste definerede målinger
$
Nedetid, dårlige svartider mv.

Fast periodisk afrapportering
$
Forringelse af arbejde og andre ydelser

Opfølgning på målinger

Årssagsanalyse

Eventuelle sanktioner, fx bod, eskalation
m.v.
10
Vedligeholdelse
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Leverandøren skal vedligeholde systemer og
løsninger.

Klar afgrænsning af hvad der er
vedligeholdelse, garantifejl, ændringer og
service.

Slå det hele sammen.

Afklar behovet herunder at det veksler
over tid.

Ressourcebetinget vedligeholdelse .

Dedikeret vedligeholdelsesteam.

Brug data og erfaringer.
Cost driver
$
$
$
Uklart grænsesnit mellem garantifejl og
vedligeholdelse.
Uklart grænsesnit mellem service og
ændringer.
Ubestemte og uforudsigelige krav som
teknologi, lovkrav mv.
11
Governance
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Leverandøren skal deltage i møder og bistå i
forbindelse med fejlfinding og afklaring af
væsentlige fejlårsager.

Overvej om alle fora og møder er lige
vigtige.

Overvej om møderne skal afregnes
særskilt.

Afklaring af årsager til fejl og problemer i
fællesskab.

Sørg for en god opfølgning.

God dialog og samarbejde.

Parker økonomien i første omgang og
fokuser på rigtig løsning.
Cost driver
$
Tid.
$
Ressourcer.
$
(Med)ansvar.
12
Rapportering
Typisk udfordring
Løsningsforslag
Leverandøren skal levere meget omfattende og
mange rapporter med høj frekvens.

Anvendelse af Leverandørens
standardrapporter.
Cost driver

Brug standard værktøjer.
$
Tid til udarbejdelse af kundespecifik
rapporter.

Overvej datamængde og frekvens for
rapportering.
$
Høj frekvens.

Afdæk behovet for den nødvendige og
relevante samt overskuelige rapportering.
13
Hvor er din institution i relation til kontraktstyring?
Manuel
kontraktstyring
Systembaseret
kontraktstyring
Kompleks
kontraktstyring
Ringbind/regneark
Fysisk og/eller logisk
opbevaring af kontrakter
Standardklausuler og
fælles klausulbibliotek
Opfølgning på vigtige
leverancer, rettigheder og
forpligtelser
Kontraktgenerering af
standardkontrakter
Simpelt register, fx statisk
Excel, filserver eller
lignende
Enkelt godkendelsesworkflow
Segmentering af adgang
Avanceret godkendelsesworkflow
Integration af
kontraktstyringsløsning
med andre systemer
Analyse- og
konciperingsværktøjer
Ifølge Bech-Bruuns analyse fra august 2015 har 30% af virksomhederne ikke konkrete processer eller systemer til kontraktstyring, og 44% af virksomhederne baserer sig på systemer, der
er fysiske/ikke-digitale eller baseret på Excel-ark.
14
Mange forskellige kontraktstyringssystemer
Indkøb (SRM)
Administration (ERP)
Udgangspunkt i virksomhedens
øvrige indkøbssystemer
Udgangspunkt i virksomhedens
økonomi- og ressourcesystem
Uafhængigt
kontraktstyringssystem
Udgangspunkt i kontraktstyring
og uafhængigt af andre
systemer (PACTIUS)
Salg (CRM)
Dokument (ESDH)
Udgangspunkt i virksomhedens
øvrige salgssystemer
Udgangspunkt i virksomhedens
dokumentarkiv (fx Sharepoint)
15
Mange forskellige kontrakter
Fagsystemer
Kontraktsystemer
Ansatte
HR
Leverandører,
E-handel og bestilling
Borgerservice
Selvbetjening
Leverance-, rådgiver-, indkøbs-, projekt- og leverandørkontrakter
16
Planlægning og ibrugtagning af løsning (eksempel)
Planlægning
(workshop)
Indlægning/
konvertering (option)
Forretningsmæssige
forudsætninger/
forventninger
Aftaleparter (kunder og
leverandører)
Afgrænsninger
Kontrakter (dokumenter
og metadata)
Nuværende situation
(organisation, system
mv.)
Gevinstpotentialer
Indlægning af
kontrakter og
dokumenter (træning)
Indlægning og
opfølgning på
forpligtelser (træning)
Kontraktmetadata
Notifikationer
Kontaktpersoner
Engangsforpligtelser
Relaterede kontrakter
Periodiske forpligtelser
Underskrevne
dokumenter
(hoveddokumenter)
Ad hoc-forpligtelser
Bilag
Indsatsområder
Redigérbare versioner
Egne forpligtelser versus
modpartens forpligtelser
Opgaveoverblik
Implementeringsplan
Registrering af opfyldelse
Opsætning af system
inklusiv adgangskontrol
(AD) og brugeradgange
Dokumentation
”Idriftsættelse”
17
Bech-Bruuns PACTIUS system
Baseret på følgende 10 bud
1.
Nemt og enkelt at styre og følge op på alle kontrakter. De bliver tilgængelige og søgbare (også
efterfølgende under- og tillægsaftaler).
2.
Hurtigt og intuitivt at bruge (kræver blot smartphone/tablet/pc eller Mac og internetadgang).
3.
Automatiske notifikationer når en opgave snart skal løses, eller en frist nærmer sig.
4.
Differentieret adgang til individuelle forretningsenheder og/eller funktioner.
5.
Alle typer af kontrakter (både simple og komplekse) kan håndteres af systemet.
6.
Fleksibelt og fuldt skalérbart både funktionsmæssigt, kvantitativt og på antal brugere.
7.
Ingen særlige system- eller implementeringskrav og kan integreres til eksisterende it-systemer.
8.
Driftsafvikles på den ISO-certificerede Microsoft Azure-platform*.
9.
Data opbevares sikkert og fortroligt (i overensstemmelse med EU-persondataregulering).
10.
Konkurrencedygtig pris, der afregnes månedligt og inkluderer drift og support.
* Se nærmere på www.microsoft.com/azure
18
Funktioner i PACTIUS:
Kontraktoverblik
Med PACTIUS får du en simpel oversigt over alle dine kontrakter med nem mulighed for at søge eller filtrere i kontrakterne.
Du kan nemt tilføje, vedligeholde og slette kontrakter med et enkelt klik på oversigtsbilledet eller eksportere oversigten til Excel.
19
Funktioner i PACTIUS:
Forpligtelser
Du kan for hver kontrakt tilføje forpligtelser, der skal opfyldes i kontraktens løbetid. Det kan både være leverandører samt kunders forpligtelser og virksomhedens egne.
Forpligtelser kan være enkeltstående (fx milepæle, leverancer og optioner), periodiske (fx servicemål og årlige audits) eller andet (fx reaktionstider).
20
Funktioner i PACTIUS:
Opgaver
En forpligtelse kan være en tilbagevendende begivenhed og dermed fx en årlig opgave. Med PACTIUS kan du nemt få en oversigt over egne og andres opgaver samt se, om opgaven er
løst til tiden eller ej. Du kan desuden vælge, om der skal tilknyttes dokumentation for, at en opgave kan betragtes som opfyldt.
21
Funktioner i PACTIUS:
Dokumenter
Du kan uploade et ubegrænset antal dokumenter til den enkelte kontrakt. Dokumenterne kan inddeles i kategorier, som du selv definerer fx hovedkontrakt, bilag, mailkorrespondance og
mødereferater. Du kan markere dokumenter som "vigtige" og søge blandt alle dine kontrakter enten på kategori eller ved en fritekstsøgning på udvalgte ord.
22
Kontakt
København
Danmark
Niels M. Andersen
Ole Nørgaard
Partner · København
Partner · København
IP & Technology
M&A
T
M
E
T
M
E
+45 72 27 34 06
+45 25 26 34 06
[email protected]
Aarhus
Danmark
Shanghai
Kina
T +45 72 27 00 00
www.bechbruun.com
+45 72 27 33 50
+45 25 26 33 50
[email protected]