Workshop 10
Rollen som DUBU-Superbruger
- Idé og erfaringsudveksling
1
Præsentation
• Søren Stenstrup
• Sekretariatsmedarbejder i Thisted Kommune
• DUBU-Superbruger
• Undervisningskorps via KOMBIT
• Besøg andre kommuner
• Underviser på kurser
• Indstationeret medarbejder hos KOMBIT 1 år i 14/15
2
Dagsorden
• Vores historie fra Thisted – på godt og ondt
• Hvordan husker ledelsen DUBU - også efter
implementering
• Organisering af superbrugerfunktionen
• Samarbejde mellem DUBU-superbrugerne
• Kollegaer ”forbehold” mod DUBU
• Gruppeopgave
• Fælles opsamling
• Byd ind – byd ind – byd ind
3
Baggrund – vores historie
”Dont try this at home” – Gør ikke som os!
• Med fra start, januar 2012
• Kun dele af DUBU fra start (Aktiviteter, BFU og HP)
• 2 administrative superbrugere
• Ingen overordnet plan, fx.
• Hvad vil vi?
• Indsatser?
• ESDH-system?
• Manglede ansvar overfor systemet
• Ingen tog styringen
4
Hvad gik galt?
• Manglende implementeringsplan
• Ingen ressourcer afsat udover undervisning
• Ingen plan for opfølgning, vedligeholdelse,
oplæring af nye medarbejdere
• Lokale forhold
• Nye ESDH-systemer
• Ny metode - ICS
• Modstand fra rådgivere (Sådan plejer vi…)
• Manglende ledelses beslutninger
• Uheldig start – nedbrud ved undervisning
5
Sådan kom vi videre?
• Indsatsdelen tages i brug
• Omorganisering af afdelingen – fokus på
DUBU
• 1:1 snak med alle rådgivere
• Gav overblik over hvor vi har udfordringer,
og hvor tingene fungerer
• Ny organisering
6
Organisering
7
• 1 administrativ Superbruger - Søren
• Fejl, ÆØ, nyheder
• Kontakt til IBM, Kombit, IT-afd.
• Tekniske spørgsmål
• 3 socialfaglige Superbrugere
• 1 i hvert team – faglig koordinator
• Socialfaglige spørgsmål
• Superbrugernetværk med alle + sektionsleder
• Dækker følgende:
• 2 ledere
• 25 rådgivere
• 9 administrative, konsulent, jurist
Samarbejde mellem Superbrugerne
• God organisering
• Faglig baggrund fungerer
• Eksempel på samarbejde
• Indberetning til AST – underretninger
• Søren undersøger, vejledning
• De tre faglige formidler i deres team
• Søren følger op
• Andre eksempler
• Forskellige rapporter bestilles – underretninger,
opfølgning, afgørelser mv.
• Jeg ku godt tænke mig…
8
Hvad virker?
• Superbrugerne har tid til den enkelte rådgiver
• Ingen hurtige løsninger
• Tilpasset vejledning/niveau
• 1:1 dialog mellem Superbruger og rådgiver
• Jeg er usikker når…
• Hvordan er det…
• Okay at stille dumme spørgsmål
• Selvstændigt at prøve sig frem
• Ikke spørge hver gang
9
Hvad virker ikke?
• Fælles mail med informationer, fx
• Relaese beskrivelse på 10 sider
• Husk at gøre…
• Brugermanualen/vejledninger
• Bliver ikke læst
• Lettere at spørge
• Præsentere nyheder i stor forsamling
• Nyhedsbrev fra KOMBIT åbnes af ca. 30%
• Superbrugeropgave at formidle indholdet
10
Ledelsen/faglige koordinators rolle
• Mere fokus på DUBU med ny sektionsleder og faglige
koordinatorer
• Etableret formelt superbrugernetværk
• En rådgiver til DUBU hjælp/sparring i 6 måneder
• Sagsgennemgang via DUBU
• Godkendelse af indstillinger via DUBU - advis
• Diverse faste søgninger i DUBU
• B&U sager styres i DUBU via advis
• Nødvendige bevillinger
• 2 skærme til alle
• I-Pad til alle
• KMD Sag integration
• Nyt skabeloncenter (Dania Software)
11
Hvordan husker ledelsen DUBU også efter implementering
• Gentag vigtigheden af ressourcer til projektet
• Vi er ikke i mål når vi har implementeret!
• Videreudvikling af systemet – inddrag ledelsen
• Ledelsesrapporter, søgning, økonomi
• Spørg hvilke oplysninger de har brug for?
12
Kollegaers ”forbehold” mod DUBU
• Ledelsen spiller en vigtig rolle
• Tydelig udmelding om at vi satser på DUBU
• Alle fejl skal samles centralt
• Eneste måde at verificere om det er en fejl
• Stopper rygter om mulige fejl
• DUBU gemmer ikke… (Gammel fejl)
• Vi plejer at have oplysninger et andet sted – slippe for
DUBU
• Luk ned for andre systemer, skabeloner osv.
13
Opsummering - anbefalinger
• Afsæt ressourcer
• Det betaler sig i sidste ende
• Overordnet plan for forløbet
• Både implementering og opfølgning
• Inddrag medarbejderne
• Giver medansvar for systemet
• Ledelsesopbakning
• Deltag i ledernetværk
• Deltag i undervisning/opfølgning lokal
• Brug selv systemet
14
GRUPPEOPGAVE
15
Gruppeopgave
• 30 minutter i små grupper
• Hver grupper prioriterer spørgsmålene fra 1-3
• Start med første prioritering
• Fælles opsamling
• Hver gruppe fremlægger prioritering 1
16
Spørgsmål
1. Implementering/drift
• Hvad har fungeret/ikke fungeret hos jer?
• Hvordan kom I videre?
2. Ledelsen
• Hvordan er ledelsen inddraget?
• Hvordan kan ledelsen evt. inddrages mere?
3. Organisering
• Hvordan er I organiseret?
• Hvordan fungerer det?
17
FÆLLES
OPSAMLING
18