FAMILIEAFDELINGENS UDVIKLINGSPLAN Senest revideret 24.3.2014 1 Udviklingsplan i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. I det følgende skitseres Halsnæs Kommunes udviklingsplan for kvalitet i sagsbehandlingen af udsatte børn & unge. Udviklingsplanen tager afsæt i de anbefalinger fra Task Forcens analyserapport, der direkte vedrører Familieafdelingen:          Formulere klare mål for kvaliteten i både sagsbehandlingen og indsatserne. Sikre sammenhæng mellem økonomi, indsats og kvalite.t Prioritere implementeringen af ICS på alle niveauer i sagsbehandlingen, herunder i forhold til vurdering af underretninger og i samarbejdet med udførerleddet, i det personrettede tilsyn og i opdateringen af handleplaner. Prioritere kontinuerlige ledelsestilsyn, som sikrer både kvalitet og lovmedholdighed i sagsbehandlingen. Prioritere den tværfaglige og tværsektorielle indsats som grundlag for tidlig indsats. Prioritere implementeringen af DUBU. Afklare behov for kompetenceudvikling. Prioritere løbende kompetenceudvikling. Udarbejde retningslinjer og sikre en ensartet praksis for:  Modtagelse og behandling af underretninger  Børnefaglige undersøgelser og handleplaner  Det personrettede tilsyn og inddragelse af barnet i det personrettede tilsyn  Afslutning af sager. Formål: Formålet med udviklingsplanen er at højne kvaliteten i arbejdet i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. Udviklingsplanen er udarbejdet af Halsnæs Kommune med afsæt i Task Forcens undersøgelse af Sagsbehandlingen på Børne og Ungeområdet i Halsnæs Kommune, september 2013, Derudover ligger udviklingsplanen i direkte forlængelse af det arbejde, der er påbegyndt på området i Halsnæs Kommune og Familieafdelingens definerede kerneopgave: ”At skabe tryghed for de mest udsatte børn og unge i tæt samarbejde med forældre, privat og professionelt netværk. 2 Udviklingsplanen består af 12 temaer der skal sikre kvalitet og lovmedholdelighed i sagsbehandlingen på familieområdet: Temaer 1. Tema- Driftsprioritering 2. Tema Ledelsestilsyn 3. Tema Myndighedsarbejde 4. Tema Metode 5. Tema DUBU 6. Tema Styringsdokumenter 7. Tema efterværn 8. Tema Effektivitet i sagsbehandlingen 9. Tema Kompetenceudvikling af koordinatorer 10. Tema Teamkultur 11. Borgerfokus 12. Samstyring med samarbejdspartnere Der er udarbejdet en Masterplan, der samler alle gennemførte og fremtidige indsatser inden for de 12 temaer. Da hvert tema rummer mange aktiviteter er har hvert tema sin egen udviklingsplan som bilag til Masterplanen. Proces for implementering af udviklingsplanerne Udviklingsplanen er udviklet og konkretiseret af Familieafdelingen.. Der er for 10 af de 12 temaer defineret succeskriterier, resultatmål, ligesom det er blevet beskrevet hvilke aktiviteter der igangsættes for at implementere tiltagene, herunder en plan for, hvordan der løbende udarbejdes kvalitetsmåling af opgaverne, og hvordan det sikres, at dette omsættes i læring på området. Et helt afgørende element i implementeringen af udviklingsplanen er inddragelse, medarbejdernes ejerskab og ledelsesmæssigt nærvær. Ved revisionen af udviklingsplanen i 2. kvartal, vil der fremkomme resultatmål for tema 11 og 12. 3 I forbindelse med konkretiseringsarbejdet og implementering af udviklingsplanen har Halsnæs Kommune besluttet at indgå en samarbejdsaftale med Socialstyrelsens og Ankestyrelsens Task Force. Arbejdet er forberedt i efteråret 2013, og påbegyndt den 1. januar 2014, da opnormeringen på 8 årsværk blev effektueret. Metodisk baggrund for projekt. Udviklingsplanen understøttes af teoretikerne Kotter, Dreyfus & Dreyfus samt Danelund. Kotters forandringsteori udgør grundlaget for implementering af anbefalingerne fra Task Force. Teorien har sit udspring i 8 punkter: 1. Etablering af en oplevelse af nødvendighed. 2. Oprettelse af en styrende koalition. 3. Udvikling af en vision og en strategi. 4. Formidling af forandringsvisionen. 5. Styrke medarbejdernes kompetencer. 6. Generering af kortsigtede gevinster. 7. Konsolidering af resultater og produktion af mere forandring 8. Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen. Der er fokus på medledelse med muligheder hvor medarbejderne involveres i – og opfordres til at udøve medledelse for udviklingsplanerne ud fra en antagelse om, at dem der er bedst til at støtte ledelsen i at træffe kvalificerede beslutninger, er dem der er tættest på driften. 4 Der etableres strateginetværk benævnt som Pitt-Stopgrupper i forhold til hvert tema bestående af medarbejdere, der er særligt motiverede som ledelsen inddrager ved udformning af strategier og problemløsning i forhold til udviklingsplanerne. Pitt-Stopgrupperne skal være med til at skabe en styrende koalition mellem ledelse og medarbejdere. Strateginetværk har en særlig funktion forhold til implementering af nye måder at arbejde på. I udviklingsplanen er implementering formuleret som Pitt Stop, hvor medarbejderne deltager aktivt i vurderingen af om det indlærte er sikkert indlært bl.a. ved hjælp af spørgeskemaer. Udviklingsplanen vil i forhold til kompetenceudvikling og kompetenceniveau tage udgangspunkt i teoretikerne Dreyfus & Dreyfus. De har beskrevet, at man i forbindelse med kompetenceudvikling gennemgår 5 stadier: 1) 2) 3) 4) 5) Begynder Øvet Kompetent Den kyndig Specialist Det er Familieafdelingens mål at medarbejderne i Familieafdelingen skal være kompetente på deres område, således at børn og deres forældre samt tværfaglige samarbejdspartnere i Halsnæs kommune oplever en professionel og kvalificeret indsats. I det omfang medarbejderne får specialopgaver, som de får særligt ansvar for, skal de være kyndige. Det er Familieafdelingens mål, at de socialfaglige teamkoordinatorer skal være faglige specialister. Det er Områdechefens mål, at familieafdelingens leder skal være kyndig som faglig, administrativ, personalemæssig og strategisk leder. Familieafdelingens leder definerer i samspil med socialfaglige koordinatorer og medarbejdere hvad de forskellige stadier rummer. Afdelingen indarbejder en række ”Pitstop”, som er refleksionsmøder, hvor det undersøges om det lærte er indlært. Desuden indarbejdes kompetenceniveauerne i de enkelte medarbejderes udviklingsplaner, ligesom kompetenceniveauerne drftes i de enkelte medarbejderes MUS samtaler. Faglighed: En måde at nå dette mål på, går via begrebet faglighed I Familieafdelingen arbejdes med udgangspunkt i følgende definition af sagsbehandlerens faglighed: 5 ”Faglighed indebærer at man som sagsbehandler har kendskab til gældende lovgivning og formår, at anvende lovgivningen i det daglige myndighedsarbejde med børn, forældre, tværfaglige samarbejdspartnere. Faglighed indebærer, at man som sagsbehandler er i stand til at inddrage familie og netværk og at man skriftligt er i stand til at dokumentere og bergrunde de sagsbehandlingsskridt man foretager sig. Faglighed indebærer, at man er i stand til at anvende metoden ICS og Signs of Safety i de skriftlige produkter: Vurdering af underretning, Børnefaglige undersøgelser, handleplaner og skriftlige afgørelser. Faglighed indebærer, at man møder borgeren med respekt. Dvs. man svarer på telefonopkald, mails og andre henvendelser inden for de angivne tidsfrister”. Den Faglige superliga: Den faglige superliga er visionen om det anderledes mulige i Familieafdelingen i Halsnæs. En vision som afdelingen med succes rekrutterer ud fra. Vi forsøger på denne måde at skabe en ny og positiv historie om Familieafdelingen. Den faglige superliga refererer sprogligt til sportsverdenen, hvor Danmarks bedste fodboldspillere er at finde i netop superligaen. Kort kan man sige, at vi vil opleve, at Familieafdelingen er i den faglige superliga når Task Forcen ved en eftermåling kan konstatere, at der ikke længere eksisterer fejl i det omfang, som fremgår af analyserapporten. Man kan også sige, at når fagligheden udfolder sig hos alle medarbejdere, så er vi i den faglige superliga. 6 MASTERPLAN – Udviklingsplanen i forbindelse med Analyse Rapporten fra TASK FORCE Den Samlede indsats. Grøn = ok iht tidsplan Gul=ikke planlagt eller ikke igangsat, men heller ikke tidsoverskredet Rød= overskredet iht tidsplan Aktivitet Målgruppe Formål Leverandør Kvalitetssikring gennem styringsdokumenter: (Se tema 6) Ledelsen udarbejder og faciliterer gennem medinddragelse At medarbejderne har guidelines i forhold til beslutningskompetence og daglig praksis. Leder/Koordinatorer Implementering af underretningsmodul i DUBU Udarbejdelse af vejledninger for aktiviteter i DUBU Modtagelsen 10 At sikre indberetning af underretninger, der opfylder Ankestyrelsens kravspecifikationer At give medarbejderne værktøjer, der styrker ensartet standard Superbrugerne 6 7 Starttidspun kt 1.10.2013 Sluttidspunkt Delvis gennemført Status Superbrugergruppen Ultimo nov. 2013 31.3.2014 Igang Intern proces 10.12.2013 Ikke gennemført Igang Igang ICS Implementeringsseminar Model for ledelsestilsyn Leder , koordinatorer og superbrugere Alle Ledelsestilsyn på kort sigt Leder og koordinatorer At skabe basis for en god implementeringsstrategi Socialstyrelsen 2.12.13 Gennemført OK At der foreligger en model for ledelsestilsyn At der er så meget ledelsestilsyn inden modellen er gennemført som muligt. Intern og PWC 1.1.14 Ikke gennemført Igang Intern proces. Rummer: Opfølgning efterslæb fra forår 2013 1.4.13 Gennemført 15.10.13 Gennemført Sagsgennemgang i Foranstaltning sept. 13 1.9.13 Gennemført Opfølgning på 10 prioriterede i foranstaltning i dec., jan og februar. 1.10.13 Ikke gennemført Alle afgørelser, Børnefaglige undersøgelser og handleplaner skal godkendes af teamkoordinator Sagsgennemgang Familiebehandling nov. 2013 Sagsgennemgang specialgruppen Feb. 8 Igang 30.11.13 Gennemført 1.2.14 2014 Gennemført Sagsgennemgang modtagelse – Marts 2014 1.3.14 Delvis Gennemført Sagsgennemgang Foranstaltning – Marts 2014 1.3.14 Delvis Gennemført Sagsgennemgang 20 specialgruppesager v. PWC Feb. 2014 Ledelsesinformation (Se tema 2) Chef og leder 2 Konference om højtydende teams Leder og 2 koordinatorer 4 Chef, leder og koordinator Drøftelse af prioriteringerne Delvis Gennemført Økonomisk ledelsestilsyn 1.10.2013 Ikke gennemført At sikre, at chef og leder er vidende om sagsbehandlingsskridtene i forhold til lovgivning opfylder lovens krav. At få teori og inspiration om højtydende teams PWC 1.1.2014 31.3.2014 Igang Privat leverandør 22. januar 2014 Gennemført OK At sikre, at der er sparring mellem kommune og central myndighed om Task Force 1.2.14 Igang OK 9 Møde hver 6.uge med Task Force (Se Tema 1) Anvendelse af ICS på teammøder prioriteringerne. Koordinatorer og medarbejdere Alle ansatte i Familieafdeling en 35 Alle teams ½ teamdag 35 Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne. At implementere ICS i det daglige arbejde Intern proces 1.2.2014 Gennemført OK At skabe grundlaget for en teamkultur Intern 5.3.14 Gennemført OK Implementering af teamkultur med fokus på kerneydelsen Leder og Chef 6.3.14 Igang OK At sikre, at sagsbehandlerne bliver mere sikre i anvendelsen af serviceloven og derved har overblik over lovgivningens muligheder. Task Force 26.3.14 Gennemført OK Koordinatordag Gennemførelse af proces, hvor elementet af effektivitet indrages i processerne. (Tema 8). Valgfag –Teamledelse Diplom i ledelse Team Leder og koordinatorer At styrke holdningskompetencen At sagsbehandlingen løses så effektivt som muligt. Intern Task Force/ SPUK 28.3.14 1.6.14 28.3.14 Planlægning møde 2.5..14 OK Igang Teamkoordinat orer At styrke teamleder-kompetencen Metropol Sep. 14 Okt. 14 Opstart implementering af indsatser – så det virker – gennemgang af vejledninger 1 dag Superbrugene 6 At superbrugerne får udviklet et redskab, der fungerer. Sparring Kombit – evt. superbruger anden Kommune Sept. 2014 Kickoff seminar 2 dage Teamkultur - Teams arbejder selvstændigt . (Se Tema 10) Gennemgang af serviceloven på børneområdet 1 dag 10 Kursus indsatser - DUBU Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Administrativt personale. Ca. 30 – gerne på 2 hold At sagsbehandlere og de administrative kan fungere på brugerniveau Intern proces/Kombit Oktober 2014 koordinatorer, leder og udvalgte medarbejdere. Ca. 6 De enkelte teams 1 dag til hvert team At holde fokus på om kulturen er beskrevet og sikkert indlært Intern Oktober 2014 Oktober 2014 Formålet er at sikre et alternativ til MUS. Intern proces Nov. 2014 Nov. 2014 Kompetenceudvikling teamkoordinatorer Valgfag – Forandringsledelse Diplom i ledelse Teamkoordinat orer leder af Familiehuset 4 medarbejdere At styrke kompetencen til forandringsledelse Metropol Jan 15 Feb. 15 Pittstop - Teamstruktur Spørgeskema Alle teams At evaluere om intentionerne er implementeret Intern proces Jan 2015 Jan. 2015 Valgfag – Coaching Diplom i ledelse Teamkoordinatorer At styrke relations-kompetencen Metropol Sep. 15 Okt. 15 1 dag Pittstop Teamudviklingssamtaler Teamudviklingssamtaler 40 medarbejdere 11 Kursus i controlling funktionen Kursus – at skrive en afgørelse værkstedskursus Teamkoordinatorer Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne 30 medarbejdere – gerne fordelt på 2 hold At styrke Controllerkompetencen Privat leverandør Ikke planlagt At sikre, at medarbejderne bliver i stand til at skrive en afgørelse inden for forvaltningslovens rammer Privat leverandør Planlagt Afventer svar fra leverandør Kursus i Børnesamtalen – herunder lovgivning og undervisning i ”de 3 huse” 3 dage Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e 24 Gerne fordelt på 2 hold At medarbejderne bliver kompetente i at vurdere hvornår børnesamtalen skal finde sted. Task Force/Privat leverandør Planlagt Afventer svar fra leverandør Forældreansvarsloven Gennemgang ½ dag Sagsbehandlere Familierådgiver e Familiebehandl ere Kontaktpersone r Pædagogiske ledere Daginstitutionsl edere Sundhedsplejen For at sikre, at der er kendskab til bestemmelserne tværfagligt. Hvornår skriver jeg journal? Aktindigt og Partshøring 2 dage At regler om journalpligt formidles og implementeres. At anvendelsen af journalen italesættes og besluttes At medarbejderne bliver kompetente i at gennemføre børnesamtalen. 12 Ikke planlagt Ikke planlagt PPR Ca. 50 ICS Grundkursus 4 dage Leder Koordinator Familierådgiver e Sagbehandlere Ca. 30 Formålet er at introducere alle sagsbehandlere til metoden. Således at alle er på samme kompetenceniveau Socialstyrelsen Ikke planlagt TASK Force kan ikke levere kurset. Forventes at ske sept. 2014. ICS -Superbruger kursus 1 dag ICS superbrugerne 6 Socialstyrelsen Ikke Planlagt Ikke gennemført Kursus om anvendelse af ICS vurdering af underretninger 1 dag Modtageteame t 10 Formålet er at klæde superbrugerne på i forhold til emner i ICS, som de efter grundkursus de skal være skarpe på samt drøfte implementerings strategi At skabe basis for sikker drift ved vurdering af underretning Socialstyrelsen April 2014 Forsinket, da Grundkursus endnu ikke er igang Kursus om anvendelse af ICS ved udarbejdelse af handleplaner og opfølgning 1 dag Leder Koordinatorer Sagsbehandlere Familierådgiver e Familibehandler e Ca. 35 Gerne på 2 hold Formålet er, at sikre at der udarbejdes handleplaner med tydeligt overordnet formål og målbare mål Socialstyrelsen April 2014 Forsinket, da Grundkursus endnu ikke er igang 13 Kursus om anvendelsen af ICS ved analysen i den Børnefaglige undersøgelse og vurderinger i sagerne løbende. 1 dag Sagsbehandlere Ca. 23 Formål: At udvikle kompetencen til at lave kompetente socialfaglige vurderinger baseret på ICS. Socialstyrelsen April 2014 Forsinket, da Grundkursus endnu ikke er igang Kursus i ICS for leverandører 2 dage Familieplejen Kontaktpersone r Familiebehandl ere Familierådgiver e Dagbehandling Ca. 20 Chef, leder og koordinatorer. 5 At sikre, at metoden også anvendes i leverandørledet. Socialstyrelsen Marts 2014 Ikke planlagt afventer svar fra Task Force. At sikre, at det vurderes om implementeringen af ICS er gennemført. Intern September 2014 Ikke planlagt afventer ICS Kursus PITTSTOP ICS På baggrund af spørgeskemaundersøgel se vurderes om ICS er sikkert indlært og hvilke initiativer der skal sættes i værk for at styrke implementering. 1 dag 14 PITTSTOP ICS 1 dag Ca 35 Brush- up i forhold til vigtige temaer udvalgt på PITTSTOP i september 2014. Socialstyrelsen Planlægning af internt undervisnings forløb i DUBU efter de nye vejledninger er besluttet. Gennemførelse af intern undervisning i DUBU tjener også som PITT STOP 2 dage Spørgeskema PITT STOP 2 superbrugere At sikre ensartethed i anvendelsen af DUBU. Intern proces/ Kombit Afventer vejledninger Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e 26 Superbrugerne 6 At sikre ensartethed i anvendelsen af DUBU. Intern proces Afventer vejledninger Intern Proces Afventer vejledninger PITT STOP 1 dag Superbrugerne 6 At superbrugerne får kendskab til sagbehandlernes oplevelse af deres egne kompetencer ved anvendelse af DUBU At superbrugerne analyserer spørgekema og deres egen funktion Afventer vejledninger Præsentation af de udarbejdede arbejdsgange på personalemøde ved fagperson fra voksen området. Afdelingen Ca. 40 Sparring Kombit evt. superbruger fra anden kommune Intern At medarbejderne i foranstaltning og handicap sikkert har indlært procedurerne og anvender dem. 15 Oktober 2014 Ikke planlagt afventer ICS Kursus Ikke gennemført, afventer vejledninger Pitstop overgange til voksenområdet ved spørgeskema Alle sagsbehandlere Evaluering – Overgange til voksenområdet Ledere voksenområdet Leder fra Familieafdeling en Koordinatorer fra begge afdelinger Ca. 7 At sikre at arbejdsgange er sikkert indlært Intern Intern 16 Afventer præsentation af arbejdsgang Afventer præsentatio n af arbejdsgang Evalu ering