Arkivrådsmøde – 23. marts 2015 i Arkivet/ Skrave Hjemstavnsforening 0) Velkomst ved formanden og et lille historisk rids over Skrave Skole/ Arkiv v. Formand for Hjemstavnsforeningen - Hans C. Bruun. 1) Siden sidst (formanden) SLA/LASS/SVA SLA Arkiv.dk på nettet. Overvældende interesse med mange – lange besøg (gennemsnit 17 minutter) Der pågår p.t. forhandlinger med Copydan vedr. copyright på fotos, og det forlyder, at aftalen er tæt på at blive indgået. Vi forventer en aftale, hvor det helt tydeligt fremgår, hvilke billeder der må lægges på Arkiv.dk og hvad afgiften pr. billede er. Vi forventer en snarlig offentliggørelse af aftalen. LASS Der er initiativer og opbakning vedr. 1. Verdenskrigsprojektet med besøg på arkiver i Sønderjylland. Kurserne bliver pænt efterspurgt. Enkelte udskiftninger i bestyrelsen (Generalforsamlingen) Anker Ravn Knudsen stadigvæk formand for LASS og Ellen Jensen, Skodborg er blevet ordinært medlem og kasserer. SVA Årsmøde – onsdag den 18. marts, hvor Nanna Iversen, Brørup blev valgt ind i stedet for Søren Frederiksen, Bække-Veerst. SVA arrangerer en studietur til Odense 3. juni. 2) Status for Arkivrådets arbejde (formanden) ”Årets gang i Arkivrådet marts 2015 Ved sidste forårsmøde i Arkivrådet var langt de fleste arkiver mødt op. Der var genvalg til hele forretningsudvalget og nyvalg til suppleant John Nielsen fra Bække/Veerst. Konstitueringen efterfølgende blev også den samme som tidligere. Det blev et fint møde med en god fortællelyst i lokalerne i Lindknud. Vi fik i årets løb færdiggjort vores fælles folder til uddeling og fremlægning på biblioteker, ved bedemænd, genbrugsbutikker m.m. Vi håber den tiltrækker lidt opmærksomhed og medvirket til at kun meget ludt af værdi bliver kasseret ved en fejl. I bedes sige til når I har udsolgt så vi kan få trykt nogle flere til fælles bedste. Sidst i august måned medvirkede vi i HistorieFestival på Museet på Sønderskov. Riddersalen var stillet til vores rådighed. Det var heldigt at flere arkiver kunne komme med udstillinger der stort set var klar til brug. En del lokalhistorisk litteratur blev fremlagt til gennemsyn og salg- men der var vist ikke den helt store omsætning. Taget den korte frist i betragtning syntes jeg udstillingen viste et fint og bredt indtryk af de lokalhistoriske arkivers arbejde i Vejen kommune. Vi fik i øvrigt følgeskab af slægtsforskerne der bemandede en arbejdsstation begge dage. Til næste år skal vi have bedre vejvisningsskilte til udstillingen. Vi siger tak til Sønderskov for initiativet og tak for god forplejning undervejs. I Arkivrådets første år har det kommunale tilskud været en direkte videreførelse af de samlede midler der var afsat til området i de gamle kommuner inden sammenslutningen. Det viste sig sidste år at der i denne opgørelse var glemt en gammel lønpulje fra den tidligere Rødding kommune, der nu bliver tilført den årlige budgetramme. Herved bliver vores dagligdag fremover nemmere økonomisk set og den længe ønskede udviklingspulje vil fremover muliggøre fælles aktiviteter og en opsparing af midler til kommende fælles projekter- og investeringer. I sammenhængen bliver der også plads til udvidet teknisk vejledning af arkiverne. P.g.a. den øgede økonomi i Arkivrådets kasse besluttede vi i forretningsudvalget at igangsætte en opdatering af PC. er med XP styresystem, da de ikke blev serviceret længere og dermed blev en tiltagende sikkerhedsrisiko. En stak PCer med styresystemet Windows 7, scannere m.m. til fordeling i arkiverne er derfor blevet indkøbt. Det er blevet til en betydelig investering som formentlig vil gøre det daglige arbejde i arkiverne lettere teknisk set. Vi har aftalt at fortsætte med indkøb af særlige tekniske hjælpemidler til fælles bedste i form af f.eks. grej til digitalisering af film og lydbånd m.m. Ved efterårsmødet, der blev afholdt på Sønderskov, blev det bl.a. beslutte at dette års tema for arkivarbejdet skal være ”Historiske spor i landskabet”. Dette omhandler bl.a. diger, veje, stier, broer jernbaner m.m. I den sammenhæng blev de forskellige jernbaner i kommunen udvalgt til tema for udstillingen på Sønderskov. Lige fra den lille mergelbane til den store tværbane. Som opfølgning på dette arbejde foreslår forretningsudvalget at vi det kommede år får gennemgået arkivernes kortbeholdninger med særlig interesse for det samlede overblik, den bedste opbevaring og en samlet digitalisering af de mest værdifulde kort. I oktober måned havde Lokalhistorisk Forening for Jels sogn 30 års jubilæum. Jeg tog forbi og hilste tillykke. I februar måned blev arkiv.dk igangsat og har indtil videre været en overvældende succes med over 1.3million søgninger den første måned. I denne sammenhæng kan det fortælles at aftalen om copyright på fotos i princippet er færdigforhandlet og at vi i nærmeste fremtid kan se frem til en nærmere beskrivelse af aftalens konsekvenser for det enkelte arkiv. Det bærende i aftalen er at der betales et ørebeløb pr. foto på hjemmesiden pr. år. Afgiften vil blive opkrævet i sammenhæng med SLA kontingentet. Vi håber i forretningsudvalget at det kommende år bliver et spændende lokalhistorisk arbejdsår. Jeg glæder mig specielt til at se hvilke spændende registreringer og kortmateriale der kan komme ud af projekt ”Historiske spor i landskabet”. Tak til forretningsudvalget for et godt samarbejde det seneste års tid. Med venlig hilsen Anker Ravn Knudsen/ fmd. Arkivrådet i Vejen Kommune” 3) Årets gang i arkiverne (3 min. til hvert arkiv) De tilstedeværende arkiver berettede levende om tiltag siden sidst – herunder – udstillinger, byvandringer, ekskursioner, udgivelser, foredragsrækker, nyindretninger, jubilæer, rekrutteringsproblemer (frivillige arkivmedarbejdere), kurser, samt – ikke mindst den nye portal Arkiv.dk, som alle steder er blevet særdeles positivt modtaget, blandt andet på grund af den flittige brug blandt brugerne og den feed-back, som de enkelte arkiver modtager vedr. rettelser, tilføjelser etc. (for mere detaljeret beskrivelse vedr. enkeltarkiver – henvendelse til undertegnede) 4) Økonomi – orientering Som nævnt på efterårsmødet er der fundet en tidligere lønkonto (Rødding) i lokalhistorisk regi, som bl.a. har gjort det muligt at udvide det disponible beløb vedr. de ikke museumstilknyttede arkiver med knap 100.000 kr. Dette har givet mulighed for fuld refusion for afholdte refusionsberettigede udgifter i de enkelte arkiver, samt en udvidelse af udviklingspuljen m.h.p. bl.a. indkøb af nye computere med Windows 8 Pro – i første omgang 12 stationære computere. (senere + 7 computere, som ikke er leveret endnu). Desuden blev der efter ønske fra de enkelte arkiver anskaffet et antal negativscannere samt et antal alm. scannere/printere. Der blev ud af et budget på 246.000 kr. forbrugt 237.398,99 kr. Der er håb om, at de uforbrugte midler 2014 findes til overførsel på budget 2015. Det blev nævnt af undertegnede, at man ved detaljerede spørgsmål vedr. refusionerne, kan henvende sig på e-mail: [email protected] 5) Budget 2015 Er på 222.000 kr. + evt. uforbrugte midler 2014 Forslag 1) fra formanden vedr. budget 2015: Copydanafgiften vedr. billeder, som de enkelte arkiver modtager sammen med SLAkontingentet er fuld refusionsberrettiget. – Forslaget modtaget positivt ved mødet. Forslag 2) fra formanden vedr. budget 2015: Udviklingspuljen (Arkivrådet) forhøjes til 25.000 kr., som bl.a. kan benyttes til: Udstillingsstativer (bannere) Digitaliseringsudstyr til digitalisering af film og lydmedier Digitalisering af kortmateriale. (se pkt. 8) Forslaget modtaget positivt ved mødet. Forslagene drøftes efterfølgende med Kultur- og Fritidschef Henning Steen Jensen. 6) Valg til forretningsudvalget – 5 pladser på valg. (alle nuværende medlemmer villige til genvalg) Enstemmigt genvalg til alle for 1 år: Anker Ravn Knudsen (Rødding), Nanna Iversen (Brørup), Kaj Frandsen (Øster Lindet), Laurids Blomgreen (Sdr. Hygum), Niels Clausen (Jels). 7) Historiefestival d. 12./13. sept. Museet på Sønderskov. (med indledende tak og invitation fra Bo Ejstrud) ”Kære alle, Lad mig starte med at sige - et stærkt forsinket - tusind tak for sidst. Det gik ikke helt som forventet med vejret og besøgene. Men i år bliver begge dele helt sikkert meget bedre. Desuden kunne vi se, at de gæster, som rent faktisk kom, blev der meget længe, og var meget positive over for arrangementet. Jeres indsats var fantastisk, og jeg skal takke for den positive og konstruktive tilgang, I alle gik til det. I 2015 holder vi Historiefestival den 2. weekend i september, dvs. den 12.-13. Rammerne bliver omtrent de samme som sidst; Vi flytter en anelse rundt på det, men har samme temaer og samme deltagere. I år kunne jeg godt tænke mig mere publikumsaktivering og flere programsatte aktiviteter. Men det vender vi tilbage til. Hvis I har små videoklip, som jeg må bruge i markedsføringen, så prøver jeg lige at sætte en Youtubereklame for arrangementet op her i løbet af forsommeren. Jeg forsøgte sidste år, men røg for hurtigt ind i problemer med ophavsret, så har I noget liggende, så vil jeg meget gerne låne det. Jeg håber at I kan komme, og ser frem til at høre fra jer. Med venlig hilsen Bo Ejstrud Museumsleder, ph.d.” Temaet i årets festival er ”Jernbaner/ historisk set i Vejen Kommune” De enkelte arkiver er blevet bedt om at melde deres bidrag til festivalen ind til Forretningsudvalget på : [email protected] senest 1. maj Billeder, køreplaner, film/lydklip, små historier, uniformer, genstande vedr. Kleinbahn, mergelbaner, statsbanen, Troldhedebanen m.m. – alt har interesse. Forretningsudvalget sammensætter herefter nogle arbejdsgrupper inden for enkelte temaer. Der arbejdes desuden med at få opstillet en modeljernbane. Lokalitet – som i 2014 – riddersalen på Sønderskov I år begrænser vi bogsalget! 8) Gennemgang af kortmateriale i arkiverne Forretningsudvalget har planer om en digitalisering af interessant kortmateriale fra de enkelte arkiver i Vejen Kommune, der ikke allerede er digitaliseret. (Linda Klitmøller har allerede udsendt Udskiftningskort fra gammel Rødding kommune, som er digitaliseret – der vil senere følge en liste over bl.a. digitaliserede original 1 kort) Der er nedsat en arbejdsgruppe (Anker Ravn Knudsen, Laurids Blomgren og Linda Klitmøller), som over en længere periode vil besøge de enkelte (interesserede) arkiver. De enkelte arkiver er bedt om at registrere deres kortmateriale (simpel registrering) og sende listerne ind til Forretningsudvalget inden sept.mødet på [email protected] Ved besøgene i arkiverne desuden kigge på opverangsforholdene (kortmateriale) Det endelige mål er at få etableret en fælles digital kortbase vedr. Vejen Kommune. 9) Fastlæggelse af mødedatoer for Arkivrådet – efterår 2015/ forår 2016 05. 10. 2015 i Jels Sognehus (½ time før – rundvisning i arkivet) 14. 03. 2016 i Lintrup 10) Evt. - Drøftelse af evt. betaling for arkivydelser (scanning, brænding på CD, forsendelse af papirbilleder … etc.) . Forretningsudvalget udarbejder forslag vedr. et prisblad med vejledende takster. (det er naturligvis frivilligt for de enkelte arkiver, om der ønsker betaling for pågældende ydelser) - 2 arkiver (Jels, Brørup benytter Facebook – måske interesse i andre arkiver?) - Der er indkaldt til erfamøde vedr. Arkibas 5/ Arkiv.dk i Jels Sognehus 13. april kl. 19. - Billeder m.m. fra Vejen Lokalhistoriske Arkiv bliver tilgængelige næste forår i Regins efterfølger SARA Referat – Lars Thisgaard