Danske Funktionærers Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 80 Onsdag den 17. juni 2015 kl. 17.00 i Restaurant Mums, Karen Oldsdattersstræde 9, Roskilde Dagsorden: 1 2 3 Godkendelse af dagsorden ................................................................... 2 Godkendelse af referat ......................................................................... 2 Boligorganisationen ............................................................................. 2 3.1 Orientering fra formandskabet ............................................................ 2 3.2 Orientering fra administrationen ......................................................... 3 3.3 Bygherre for opførelse af ca. 200 ungdomsboliger i Gentofte Kommune ... 3 3.4 Godkendelse af styringsrapport........................................................... 4 3.5 Boligorganisationens budget ............................................................... 5 3.6 Fordeling af besparelse på administrationsbidraget................................ 5 3.7 Udlejningsaftale København ............................................................... 5 4 Boligorganisationens afdelinger ........................................................... 6 4.1 Årsregnskab Hanebred....................................................................... 6 4.2 Sølvkær - ansøgning om støtte til 30 års fødselsdag .............................. 7 4.3 Gadehavegård – ansøgning om støtte til Gadehavefestivalen 2015 .......... 8 5 Mødeplanlægning ................................................................................. 8 6 Eventuelt .............................................................................................. 9 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Anne Grethe Christensen Petina Larsen Kirsten Malinovsky Tanja Hornehøj Uffe Dybdal Henrik Schram Øvrige deltagere: Lars Gruby, Domea Carsten Pedersen, Domea Michael H. Jørgensen, Domea Udsendt den 24. juni 2015 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referarne fra organisationsbestyrelsesmøderne d. 12. og 21. maj ej heller til referatet fra repræsentantskabsmødet d. 21. maj 2015. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referaterne blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formandskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen rettede opmærksomhed på henvendelse på repræsentantskabsmødet fra Jens Peter Hansen fra Bolbrohaven omkring egen trækning og bad bestyrelsen at overveje om trækningsretten, som stammer fra indbetalinger fra Bolbrohaven, skal øremærkes til arbejder i netop Bolbrohaven. Michael Jørgensen replicerede, at trækningsretten er en opsparingskonto i Landsbyggefonden, som kan anvendes til forbedringsarbejder mv.. Midlerne tilhører organisationen. Meningen med trækningsretten - og for i øvrigt også midlerne fra de udamortiserede lån i dispositionsfonden – er at sikre en korrektion af huslejerne i den almene sektor, samt at sikre en opsparing, der kan anvendes til afdelinger, der har behov for støtte af forskellige årsager. De økonomisk bedst stillede afdelinger bidrager til fællesskabet internt i boligselskabet og internt i den almene sektor (det sidste via midlerne der indbetales til Landsbyggefonden). Udgangspunktet for huslejefastsættelsen i den almene sektor er ikke en markedslejen men derimod en balanceleje, og det betyder at især gamle afdelinger, hvis der ikke foretages en korrektion via fx indbetalinger til trækningsretten, så vil disse afdelinger have en meget lav leje målt i forhold til markedsværdien. Bolbrohaven er en attraktiv afdeling, som på trods af bidraget til trækningsretten har DFBs laveste husleje. Det vil derfor være i modstrid med formålet med trækningsretten og givetvis også på kant med lovgivningen, hvis midlerne øremærkes til en specifik afdeling. Domea kan derfor ikke anbefale at midlerne øremærkes til Bolbrohaven. Det blev aftalt at Domea laver et notat herom, og at formanden herefter tager kontakt til Jens Peter Hansen. Side 2 af 9 John Adelsteen orienterede om, at han sammen med Peter Hansen har holdt møde med bestyrelsen i Gadehavegård med henblik på at drøfte uoverensstemmelser og at skabe grobund for et forbedret samarbejde fremadrettet. Mødet blev til efter ønske fra afdelingsbestyrelsen, og det blev afholdt i en konstruktiv tone. Der er aftalt et opfølgningsmøde til september eller oktober. John Adelsteen rettede opmærksomhed på afdelingsbestyrelsernes mulighed for at se billagene til regnskaber. Meningen er at man skal kunne se dem via bestyrelsernes hjemmeside, og det er et ressourcemæssigt godt system. Anne Grete Christensen replicerede, at problemet er, at dette system ikke virker. I hvert fald ikke i øjeblikket. Der var flere bestyrelsesmedlemmer, der havde haft tilsvarende oplevelser. Lars Gruby sagde, at systemet selvfølgelig skal virke og han vil straks tage fat i økonomiafdelingen og bede om at få bragt dette i orden. Domea får løst problemet. 3.2 Orientering fra administrationen Lars Gruby orienterede om, at DFB ikke vandt konkurrencen om at bygge familieboliger på Nordhavn. Det gjorde Domea København til gengæld i konkurrence med andre større boligorganisationer. Michael Jørgensen orienterede omkring reglerne om iPads for fratrådte bestyrelsesmedlemmer. På bestyrelsesmødet d. 10 marts 2014 besluttede bestyrelsen at fratrådte medlemmer skal kunne vælge mellem at tilbagelevere iPaden eller købe den efter følgende model: Købstidspunkt Afskrivning 0% År 1 50% År 2 30% År 3 20% Omkring forvaltningen heraf har der i enkelte tilfælde været anvendt at modregne i bestyrelseshonoraret. Revisionen har gjort Domea opmærksom på, at denne model ikke er lovlig, hvorfor Domea fremadrettet ikke vil acceptere modregning i bestyrelseshonoraret som afregningsform. Bestyrelsen tog dette til efterretning. 3.3 Bygherre for opførelse af ca. 200 ungdomsboliger i Gentofte Kommune Domea har efter aftale og på vegne af Danske Funktionærers Boligselskab konkurreret om at opføre ca. 200 ungdomsboliger i Gentofte Kommune. Gentofte Kommune har besluttet at tildele opgaven med at opføre og drive ca. 200 almene ungdomsboliger ved Gentofte Sportspark til Domea og Danske Funktionærers Boligselskab. Tildelingen sker på baggrund af en evaluering af følgende kriterier:  Erfaring med drift af almene ungdomsboliger inden for de seneste 10 år  Erfaring med opførelse af lignende byggerier inden for de seneste 10 år  Størrelse på basisadministration og byggesagshonorar  Tilgang til det boligsociale aspekt i afdelingen herunder beboerdemokrati, godt naboskab mv.  Aktuel viden om unges ønsker og præferencer i forhold til boligforhold Side 3 af 9 De tre inviterede byg- og driftsherreorganisationer – DOMEA, KAB og DAB demonstrerede, at de alle ville kunne løfte opgaven. Vi vinder opgave, dels fordi vi har solid erfaring med at opføre og drive ungdomsboliger, og dels ved at vi gennem vores drøftelse om sagen, har vist meget fin og konkret tilgang til projektet og potentialerne i lokalområdet samt gode ideer til dialog og samarbejde med naboer og lokalområdet. Kommunen vil gerne hurtigst muligt udarbejde et aftalegrundlag, der naturligvis er betinget af, at endelig lokalplan vedtages og at skema A, B og C godkendes. Desuden er det forudsat at vi allerede fra nu deltager med ressourcer i form af personer i arbejdet frem mod skema A, herunder input til lokalplan, forberedelse af udbud og byggeprogram samt borger- og brugerinddragelse. Arbejdet igangsættes med det samme og forventes færdigt ultimo 2017/primo 2018. Der vil blive tale om meget attraktive ungdomsboliger, der meget hurtigt vil blive udlejet af studerende i området. Afdelingen ligger driftsmæssigt meget hensigtsmæssigt i forhold til DFBs afdeling 9373 Ørnegårdsvej. Det er derfor vores opfattelse, at den geografiske tætte placering på de nye ungdomsboliger kan udnyttes til at optimere driften i begge afdelinger. Vedhæftet er ydelseskatalog og prisblad for nybyggeri og renovering. Det indstilles til Danske Funktionærers Boligselskab, 1. at godkende rollen som bygherre ved opførelse og efterfølgende drift af ca. 200 ungdomsboliger i Gentofte Kommune. 2. at godkende Domea varetager opgaven iht. Domeas gældende ydelseskatalog og prisblad. 3. at udpege minimum en bygherrerepræsentant fra organisationsbestyrelsen, der kan indgå i sagens byggeudvalg. Bestyrelsen sagde ja til at varetage rollen som bygherre på ungdomsboliger og godkendte, at Domea skal varetage opgaven. Det udskydes, at udpege bygherrerepræsentant. 3.4 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 4 af 9 Styringsrapporten blev godkendt. Det blev aftalt, at Domea kort inden næste styringsdialogmøde aftaler med bestyrelsen om der er supplerende emner, der skal drøftes med kommunen. 3.5 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2015 til 30. september 2016 vedlægges som bilag og indeholder – udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt. 3.6 Fordeling af besparelse på administrationsbidraget På mødet d. 10. marts 2015 fremlagde formandsskabet et forslag til fordelingen af besparelsen på Domeas administrationsbidrag. Som tidligere orienterede om nedsætter Domea administrationshonoraret med gennemsnitligt 20% fra 1. januar 2016. For DFB er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 22% svarende til en årlig besparelse på kr. 1.920.850. Domeas prisnedsættelse baserer sig bl.a. om en mere omkostningsbaseret model, således at prisen for de største afdelinger – større end 250 lejemål - nedsættes med 35%, mens at prisen for de mindste afdelinger – mindre end 30 lejemål – fastholdes. Det er bestyrelsen for DFB, der bestemmer, hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Formandsskabets model tager det dobbelt hensyn at alle afdelinger skal have glæde af prisnedsættelsen, samtidigt med at de store afdelinger også skal belønnes for at de skaber prisnedsættelsen. Formandskabets model eftersendes Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om fordelingen af besparelsen på administrationshonoraret. Bestyrelsen tilsluttede sig formandskabets model. 3.7 Udlejningsaftale København Der er indgået en ny udlejningsaftale mellem BLs 1. kreds og Københavns Kommunen for perioden 2015-2018. Der er tale om en rammeaftale, der skal danne baggrund for specifikke aftaler mellem kommunen og de enkelte boligselskaber. Aftalen gælder for 2 DFB afdelinger, hhv. Prags Boulevard og Hanebred. Aftalens konsekvenser er minimale for disse, idet der lægges op til en fortsættelse af den eksisterende aftale med små justeringer. Begge afdelinger er såkaldte ”små minus 38-afdelinger” og det betyder, at det som organisationen kan beslutte inden for Side 5 af 9 rammeaftalen er, hvor andelen der går til fleksibel udlejning skal lægge mellem 1/9 og 4/9. Herudover kan organisationen beslutte om alle boligerne, der går til fleksibel udlejning skal udlejes efter beskæftigelses- og uddannesleskriteriet, eller om en andel – maksimalt 1/3 – skal tilgodese skilsmisseramte eller seniorer. Definitionerne heraf fremgår af selve aftalen. ”Minus 38” hentyder til at der maksimalt er 38% i den arbejdsdygtige alder, som er uden for arbejdsmarkedet. For hver afdeling udmønter beslutningen sig i et udlejningshjul, efter følgende model: Udlejningshjul for "små minus 38-afdelinger" 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kommunal anvisning Genhusning Almindelig venteliste eller fleksible kriterier Kommunal anvisning Almindelig venteliste Almindelig venteliste eller fleksible kriterier Kommunal anvisning Almindelig venteliste eller fleksible kriterier Fleksible kriterier Udlejningsaftalen er vedlagt som bilag Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om DFBs tiltrædelse til udlejningsaftalen for Københavns Kommune. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om hvor stor en andel inden for udlejningsaftalens rammer, der skal gå til fleksibel udlejning. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om hvilke fleksible kriterier, der skal anvendes. Bestyrelsen tiltrådte udlejningsaftalen og ønsker, at 4/9 af lejlighederne i Prags Boulevard og Hanebred skal udlejes efter fleksible kriterier, og at alle lejligheder udlejet efter fleksible kriterier skal udlejes efter beskæftigelses- og uddannelseskriteriet. Domea vil forelægge bestyrelsens ønsker for Københavns Kommune, hvorefter der indgås en specifik udlejningsaftale gældende for DFB. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskab Hanebred På det ordinære afdelingsmøde den 28-05-2015 blev regnskabet for 2013/2014 forkastet. Afdelingsmødets begrundelse for at forkaste regnskabet fremgår af referatet fra mødet. Side 6 af 9 Det er Domeas opfattelse at regnskabet er retvisende og Domea har indgået i en dialog med afdelingsformanden omkring afklaring af spørgsmål og uklarheder. Domea har brugt mange ressourcer på denne dialog. Domea indstiller derfor til organisationsbestyrelsen at godkende regnskabet. Følger organisationsbestyrelsen indstillingen skal regnskabet derefter fremsendes til tilsynsmyndigheden – dvs. Københavns Kommune – som har den endelige afgørelse omkring regnskabets godkendelse. Regnskabet, revisionsprotokollatet samt referatet fra afdelingsmødet er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om godkendelse af regnskabet for afdelingen. Bestyrelsen godkendte regnskabet. Bestyrelsen udtalte kritik af Domea for ikke at have leveret regnskabet rettidigt til afdelingsbestyrelsen. Regnskabet bliver herefter sendt til kommunen til endelig afgørelse. 4.2 Sølvkær - ansøgning om støtte til 30 års fødselsdag Administrationen har modtaget følgende ansøgning fra afdelingsbestyrelsen i Sølvkær som i henhold til vedtagne politik fremlægges til organisationsbestyrelsen til beslutning. Ansøgning: I afdeling Sølvkær, som er opført i 2 etaper, er der også etableret to fælleshuse. Der har aldrig været brug for begge huse og i dag er fælleshuset i Rugvænget moderniseret og bruges til fællesmøder etc. I Rugvænget er fælleshuset ikke istandsæt og kan ikke bruges til udlejning. Afdelingsbestyrelsen ønsker nu i forbindelse med afdelingens 30 års fødselsdag d. 1. august 2015, at skabe en forandring til glæde for beboerne. Afdelingsbestyrelsen ønsker, at indrette en del af fælleshuset i Havrevænget til overnatning for beboernes gæster (Dobbeltseng og køjeseng) og den anden del til klubaktiviteter for afdelingens beboere.. Der er pt. et par klubber, som er aktive. Rummene indrettes med praktiske møbler fra Ikea. Afdelingen søger derfor organisationens Dispositionsfond / Arbejdskapital om økonomisk hjælp på kr. 37.200,- til ovenstående. Udgifterne er følgende: Ombygning og istandsættelse (håndværkere) 19.200,Maler 2.000,Indretning (møbler fra Ikea) 16.000,_____________________ Samlet inkl. moms kr. 37.200,- I forbindelse med afdelings fødselsdag d. 1. august 2015 ønsker afdelingsbestyrelsen, at der kan holdes en fest for beboerne. Afdelingen har tidligere været udfordret af problemer med udlejning og dårligt klima beboerne i mellem. I dag er afdelingsdemokratiet velfungerende og der er stor trivsel beboerne i mellem. Afdelingsbestyrelsen søger derfor om økonomisk bistand på 21.500,- kr. til afholdelse af en fest. Budget er følgende: Musik og underholdning kr. 9.500 Mad kr. 7.000 Side 7 af 9 Telt og dekoration Klovn ballon kr. 3.500 kr. 1.500 Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om ansøgning fra Sølvkær Kirsten Malinovsky supplerede ovenstående med, at grunden til at der er særligt behov for et værelse til overnattende gæster i Sølvkær er, at der ikke kører busser om aftenen, hvorfor der er logistiske udfordringer ved at have gæster for beboerne. Kirsten Malinovski anbefalede, at afdelingsbestyrelsen søger Domeafonden om midlerne til ombygning af beboerhuset. Bestyrelsen tilsluttede sig denne anbefaling. Domea sender oplysninger om hvordan man søger fonden til afdelingsbestyrelsen. Der blev drøftet, hvad der bør være retningslinjerne for DFB for støtte til afdelingers fødselsdage og lignende, og det blev besluttede, at der skal laves sådanne retningslinjer, og at det skal på dagsorden på næste bestyrelsesmøde. Retningslinjerne skal bl.a. tage hensyn til afdelingernes størrelse med videre. Bestyrelsen vurderede, at et tilskud på kr. 5.000 vil være et rimeligt niveau for en afdeling som Sølvkær. Bestyrelsen bevilgede derfor kr. 5.000 til festlighederne i forbindelse med afdelingens fødselsdag. 4.3 Gadehavegård – ansøgning om støtte til Gadehavefestivalen 2015 Afdelingsbestyrelsen søger om støtte på kr. 10.000 fra arbejdskapitalen til afholdelse af Gadehavefestivalen. Ansøgningen samt budget for festivalen er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om ansøgning fra Gadehavegård På bagrund af diskussionen under punkt 4.2 bevilligede bestyrelsen kr. 10.000 til Gadehavefestivalen. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse – for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. På det seneste møde blev det aftalt at næste møde skal afholdes d. 25. august. Administrationen skal efter aftale med formanden anmode om at der findes en anden dato for dette møde. På det næste møde skal administrationen fremlægge planerne for servicecentertilslutning for DFBs afdelinger i Slangerup. Kan der ikke træffes beslutning herom på dette møde er der reserveret d. 29. september til beslutningsmøde. Side 8 af 9 Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. De følgende møder blev flyttet således, at de afholdes Mandag d. 31. august kl. 17 Torsdag d. 1. oktober kl. 17 Den resterende kalender frem til repræsentantskabsmødet aftales på næste møde. 6 Eventuelt Anne Grethe Christensen foreslog, at organisationsbestyrelsen besøgte afdelingerne og afdelingsbestyrelserne. Det blev aftalt at drøfte dette nærmere på næste møde. Side 9 af 9