08 // DEN MODERNE LEDER // OKTOBER 2014 KOM TÆT PÅ PBJ A/S har hos Vald. Birn installeret en fuld HR-løsning bestående af: • Basismodul til håndtering af stamdata og dokumenter • Dialogmodul til styring af MU-samtaler • Kompetencemodul til håndtering af medarbejderudvikling • Kursusmodul til styring af medarbejderuddannelser • Epos Management til grafisk fremstilling HR-nøgletal og rapportering til direktion Et tæt forhold til kunderne, der mere har karakter af et samarbejdsforhold, optimerer nær vær, kvalitet og reaktionstid til gavn for begge parter. Af Michael Fahlgren – Det at have en leverandør, der både leverer lønmodul, HR-modul og et ledelsesrapporteringsmodul – og er i stand til at få det til at spille optimalt sammen – giver os store ledelsesmæssige fordele, indleder chefkonsulent Lene Pedersen, Bygge- og Boligadministrationen Domea. NÅR BEHOV OG ERFARING MØDES Hos PBJ har man altid lagt vægt på det tætte forhold til kunderne - et forhold, der mere har karakter af et samarbejdsforhold end et kunde-leverandør forhold. Adm. direktør Preben Jensen uddyber: ”Der bliver knyttet en fast konsulent til den enkelte kunde, for vi tror på, at det øger nærværet, kvaliteten af arbejdet og ikke mindst reaktionstiden. Det er ekstremt vigtigt, at vi hele tiden har en god fornemmelse for den enkelte kun- de. Kunden har nogle behov, vi har en masse erfaring – på både løsnings- og konsulentsiden – og det er vores opgave at få det til at mødes. Det gør vi ved at sætte os ind i vores kundes forretning og processer. Vi lytter til deres ønsker og sparrer med dem. Så det er tætte relationer, vi får skabt, og det er relationer, der forbliver tætte. Blandt andet i kraft af vores løbende servicering og ikke mindst Netværket Epos, hvor vores kunder møder andre kunder, får råd og vejledning fra vores dygtige konsulenter og udveksler idéer til udvikling.” FLEKSIBILITET OG FREMRAGENDE SAMARBEJDSRELATIONER AFGJORDE VALG AF LØN- OG HR-SYSTEM For Domea startede samarbejdet med PBJ A/S tilbage i 2005, da Domea stod midt i en fusionering mellem tre virksomheder med hvert sit lønsystem. I den proces gik man sammen om at finde et nyt lønsystem, og forholdsvis hurtigt fik man feltet af mulige udbydere snævret ind til tre. Da den ene glimrede ved at udeblive fra tilbudsgivningen, og den andens system var alt for statisk, besluttede Domea sig for at gå videre med PBJ, som da også havde et system med den fleksibilitet, der var stærkt efterspurgt. – Vi havde haft en række gode møder med PBJ, og følte os overbevist om at de kunne løfte opgaven. Vores fornemmeste opgaver er at levere korrekt løn til tiden – altid. Og det gjaldt naturligvis også i implementeringsfasen, hvor vi fik megen støtte og vejledning fra PBJ. Det var med krydsede fingre, at vi skiftede over til det nye lønsystem – men det kørte, og har siden kørt, helt upåklageligt, forklarer Lene Pedersen. OPTIMAL UDNYTTELSE AF HR-SYSTEMET Belært af tidligere tiders erfaring stillede Domea forholdsvis høje krav til det nye HR-system, der skulle implementeres og afvikles parallelt med lønsystemet, hvorfra det henter sine stamdata. For Lene Pedersen har det været vigtigt nøje at kunne planlægge ibrugtagning af HR-systemets forskellige moduler; dels i takt med, at behovet opstår, dels i takt med at organisationen ”modnes” sammen med HR-systemet. – Når vi gerne vil være førende på vores marked, er vi også nødt til at bruge vores DEN MODERNE LEDER // OKTOBER 2014 // 09 KUNDERNE it-systemer på en optimal måde. Samtidigt skal HR-systemet være så nemt og fleksibelt at gå til og tilrette, at vores medarbejdere helt naturligt anvender det til alle HR-relaterede aktiviteter. Vi laver eksempelvis koblinger mellem løn- og HR-systemet, hvor det er nødvendigt at oprette nye felter i HR-systemet, og her er det en stor fordel at have systemer fra samme leverandør, fordi der er et naturligt samspil mellem applikationerne, påpeger Lene Pedersen. – Det er det tredje HR-system jeg er med til at implementere i en dansk virksomhed, og min tilgang til dette var et stort ønske om fleksibilitet. Og der er Epos-platformen uhyre fleksibel med sin modulopbygning, der gør at man kan opbygge helt sin egen løsning med tilpassede felter, samkørsler og rapporter. Uden brug af programmør kan man foretage de ønskede brugertilpasninger meget enkelt, fortæller HR-konsulent Morten Madsen, Vald. Birn A/S. GIVER PRÆCIST DET BILLEDE DEN ENKELTE LEDER ØNSKER En af de detaljer ved Epos-systemet, der især tiltaler Lene Pedersen er den store fleksibilitet hvormed det er muligt at generere rapporter. Uanset hvilken rapportform den enkelte leder måtte ønske: tal, lagkagediagrammer, søjlediagrammer eller noget helt fjerde, kan det imødekommes. – Man kan tilgodese slutbrugerne på en unik måde, således at man er sikker på at formidle data på en brugervenlig måde, som den pågældende leder har behov for slutter Lene Pedersen og giver samtidigt sine varmeste anbefalinger til Epos-systemet. FRA MANUEL TIL FULDAUTOMATISK RAPPORTERING Hvor den enkelte værkfører og personalekonsulent tidligere udarbejdede rapporter manuelt i Excel-ark og Word-dokumenter, med en masse papirer, der manuelt blev båret rundt i organisationen, foregår ledelsesrapporteringen i dag i bogstaveligste forstand ved tryk på en knap. – Nu har jeg opbygget vores organisation i HR-systemet, så jeg præcist ved, hvem der er hvor – ved hjælp af data, der hentes fra lønsystemet. I store træk kommer vi til at spare to mandeår, fordi vi slipper for al den papirtransport, og papirer, der bliver væk eller forsinkes unødigt. Nu gælder kun de data, der ligger i systemet: Hvad der måtte ligge i mapper rundt omkring er ikke længere gyldigt – så vi har også været igennem en kulturændring; bort fra papiret. Man kan udvide og tilpasse systemet både horisontalt og vertikalt i organisationen, og selv fx tilføje felter eller målinger, fastslår Morten Madsen. FLEKSIBELT OG BRUGERVENLIGT HR-SYSTEM SPARER TO MANDEÅR HOS STØBERIGIGANTEN VALD. BIRN For halvandet år siden udvidede støberikoncernen Vald. Birn sit eksisterende lønsystem med et HR-system fra PBJ. Begge systemer er hentet fra Epos-platformen – og det er der en rigtig god grund til. Epos HR er det helt rigtige system til vores organisation. Alle mine krav blev indfriet, blandt andet er vores rapporteringsmuligheder i dag helt i topklasse” HR-konsulent Morten Madsen, Vald. Birn A/S Preben Jensen, PBJ A/S HELT GLAT INSTALLATION Før installation af HR-systemet foregik administrationen af HR-relaterede opgaver i lønsystemet med alle de ulemper det medfører. I dag er de to systemer tæt integreret, således at relevante ændringer i det ene øjeblikkeligt overføres til det andet. – Integration af de to systemer tog ikke engang én dag og forløb helt gnidningsfrit. Skal jeg vurdere det samlede system på en skala fra 1 til 10 er det en ren 10’er, konstaterer Morten Madsen. BIRN blev grundlagt i 1896 af Heinrich Peter Christian Birn og er i dag et af Nordeuropas største støberier samt moderselskab i koncernen Vald. Birn A/S. Virksomheden producerer støbejern til bl.a. automobil-, pumpe-, og hydraulik-industrien samt diverse former for komponenter. BIRNs hovedsæde er beliggende i Holstebro, hvor omkring 450 medarbejdere er beskæftiget. Den årlige kapacitet er på 45.000 tons – hvoraf omkring 80 % eksporteres - som produceres på op til 5 Disamaticanlæg. Virksomheden er underlagt meget høje dokumentations- og kompetencekrav, hvad Epos-platformen i høj grad er med til at indfri. Domea er Danmarks fjerdestørste bygge- og boligadministration. Virksomhedens kunder er 104 boligorganisationer, der tilsammen ejer 38.000 almene boliger i hele landet. Domea tæller ca. 700 medarbejdere, som løser opgaver inden for bl.a. ejendomsdrift, regnskab, økonomi, udlejning, markedsføring og bygherrerådgivning. For at sikre den effektivitet og kvalitet, som kunderne efterspørger, drives Domea som en kommerciel virksomhed med klare mål om 20 procent vækst, fokus på kundeservice og 20 procent lavere priser.