Prokuraopsætning i IndFak
Oktober 2015
ØSY
Prokuragrænser kan opsættes i faktura- og/eller i Indkøbsdelen. De to moduler anvender ikke
samme prokuragrænser. Det er derfor vigtigt, at man forholder sig til prokuraopsætning i begge
moduler.
Det betyder at en bruger fx i indkøbsdelen kan være opsat som disponent med prokura 5000,- og
samtidig have 0,- i prokura i fakturadelen.
Omvendt hvis brugeren har 5000,- i Indkøbsdelen, og 100.000,- i fakturadelen, kan brugeren
gennemføre indkøb op til 5000,- og sideløbende godkende en anden faktura op til 100.000,- hvis
det er nødvendigt.
Institutionens arbejdsprocesser har betydning for den samlede opsætning af prokura, fx kan man
i fakturadelen anvende afgrænset prokura på dimensionsværdier og i indkøbsdelen anvende afgrænset prokura på specifikke dimensionsværdier, leverandører, aftaler eller UNSPSC, for at sikre
at instrukser mv. overholdes.
Vejledningen nedenfor beskriver både opsætning af prokura i fakturadelen og Indkøbsdelen.
Side 2 af 8
Fakturadel:
I fakturadelen gælder opsatte prokuragrænser på bruttobeløbet på linjeniveau.
Prokuragrænser i Fakturadelen skal tastes ind via Administration – Fakturaadministration – Kontor og brugere.
Gå til ”Administration” – hold musen over – og vælg ”Fakturaadministration”
Vælg ”Administration” – ”Kontor og brugere” – Vælg fanen ”Brugere”
Vælg brugeren
Det er muligt at tildele en general prokura eller en afgrænset prokura på et interval af dimensionsværdier eller på en specifik dimensionsværdi.
Side 3 af 8
Generel beløbsgrænse:
Klik på ”Ny” – angiv Beløb og Valuta – klik ”Gem”:
Bemærk at der skal opsættes prokura pr valuta, man ønsker brugeren skal kunne godkende i.
Beløbsgrænse for beløb, som er konteret med intervalværdi:
Klik på ”Ny” – angiv Beløb, Valuta, Dimension og fra/til dimensionsværdi – Klik ”Gem”:
Beløbsgrænse for beløb, som er konteret mede angiven værdi:
Klik på ”Ny” – angiv beløb og valuta, dimension og dimensionsværdi – klik ”Gem”
Det er muligt at opsætte en kombination af en general prokura og en prokura på en/flere dimensionsværdier.
Begrænset prokura på dimension X: Det betyder, hvis en bruger er opsat med general prokura på fx
10.000,- samtidig med en begrænset prokura på dimensionsværdi X på 5.000,-, kan brugeren godkende fakturalinjer med kontering X op til 5.000,- samt konteringslinjer uden kontering X op til
10.000,-.
Side 4 af 8
Udvidet prokura på dimension X: Det betyder, hvis en bruger er opsat med general prokura på fx
10.000,- samtidig med en udvidet prokura på dimensionsværdi X på 100.000,-, kan brugeren godkende fakturalinjer med kontering X op til 100.000,- mens konteringslinjer uden kontering X kun
kan godkende op til 10.000,-.
Rapport Fakturadel:
For at få et samlet overblik over opsatte prokura, kan man trække en rapport under Administration – Fakturaadministration – Hovedmenu – Rapporter – Administration – Beløbsgrænser:
Vælg det format du ønsker rapporten vist i:
Udskrift vist på skærm (den kan også skrives ud i excel):
Side 5 af 8
Indkøbsdel:
Modsat fakturadelen, gælder beløbsgrænser på ordrens totale nettobeløb i indkøbsdelen.
Hvordan kommer man i gang:
Hvis man allerede har opsat prokura i Fakturadelen, kan man med fordel udlæse rapporten med
beløbsgrænser fra fakturadelen, til brug for opsætningen i Indkøbsdelen, hvis man fx ønsker
samme prokuragrænser i de to moduler:
Fakturaadministration – Hovedmenu – Rapportering – Administration – Beløbsgrænser – format
excel-arbejdsbog:
Prokuragrænser i Ordredelen indlæses via en skabelon under Administration - Dataadministration
Gå til ”Administration” – hold musen over – og vælg ”Dataadministration.
Klik på ”Prokuraindstillinger”.
Side 6 af 8
Klik på ”Prokuraindstillinger” en gang til.
Tjek at du er i den korrekte organisation i venstre hjørne. Hvis du er logget ind i toporganisationen, skal du her vælge den bogføringskreds som prokuraen skal gælde for.
Klik på ”Run report” i højre side, hvorefter du får den nuværende opsætning frem. Første gang
du kører dette, vil der kun optræde én prokura-linje under fanen ”Beløb” gældende for organisationen.
Bemærk at der i bunden af skærmen optræder flere forskellige faner for prokuraopsætning, da det
er muligt at sætte prokuragrænser op på 5 forskellige måder i indkøbsdelen:
Hvordan arbejder man med arket:
Man kan have en general prokura, eller en specifik prokura for en given leverandør, aftale, dimensionsværdi eller UNSPSC-kode.
TIPS: Når du arbejder i prokura indlæsningsarket kan du opleve at skærmen fryser, hvis du har
brugt knapperne ”Tabulering” eller ”Enter”. Det anbefales at du bruger musen til at skifte fra
celle til celle.
Side 7 af 8
Når du har lavet dine ændringer i arket, klikker du på den lille pil ud for ”Run report”. Herefter
får du tre nye valgmuligheder frem og her klikker du på ”Import” for at importerer dine ændringer, ”Gem Excel-ark” for at eksportere dine ændringer, ”Print” for udskrivning af opsætningen.
Ændre eksisterende prokura:
Prokura på en bruger ændres i kolonne ”Prokura” og indlæses ved klik på ”Importer”.
Sletning af prokura:
Prokura slettes på en bruger ved at angive ”FALSE” i kolonne ”Slet” og klik på ”Importer”
Opret ny prokura:
For at oprette en prokura er der følgende felter som kan udfyldes afhængig af hvilken fane du
opdaterer:
o
o
o
o
o
o
o
o
Beløb (generelt):
Organisation: Den organisation, som prokura skal gælde for.
Type: Typen kan være User (gældende for en bruger), Group (gældende for en gruppe), organisation (gældende for en hel organisation eller organisationshierarki (gældende for en organisation og alle underorganisationer).
Bruger: Hvis type = User, vælges bruger, ellers blank.
Gruppe: Anvendes ikke, da vores anbefaling er at der anvendes personlige prokura.
Prokura/Valuta: De to kolonner udfyldes med prokurabeløbet i den angivne valuta.
Prioritet: Gælder som prioritet på tværs de 5 opsætningsmuligheder, for at sikre prioritet i
forhold til evt. modstridende prokuraangivelser. Jo højere tal desto højere prioritet.
Nedarvet: Angiver hvorvidt den angivne prokura er nedarvet (True) eller om den kan redigeres i den organisation linjen oprettes i.
Aktiv/Slet: De to kolonner anvendes i tilfælde af en prokura er gældende (true) eller skal ignoreres (False) og/eller slettet (True).
o
Leverandør:
Leverandør: Den leverandør som prokuraen skal gælde for.
o
Aftale:
Aftale id: Den aftale (prisliste/katalog) som prokuraen skal gælde for.
Side 8 af 8
o
o
Dimensioner:
Dimension/Dimensionsværdi: Den dimension/dimensionsværdi som prokuraen skal gælde
for.
UNSPSC:
UNSPSC: den kategori som prokuraen skal gælde for.
Ved ”Importer” validerer systemet de indtastede data, og du vil blive spurgt om du ønsker at
indlæse. Klik ”OK” hvis du ønsker at indlæse dine ændringer.
Herefter vil du enten få en kvittering om at ændringerne er succesfuldt importeret eller du vil
modtage en teknisk fejl.
Hvis du får besked om at der er en teknisk fejl, kan du evt. selv se om du kan løse problemet.
Hvis det ikke er tilfældet, må du melde sagen til [email protected].
Send gerne skærmbillede af fejlmeddelelsen, samt en kopi af det ark du forsøger at indlæse. Hvis
du klikker på ”Gem Excel-ark”, får du et dokument der indeholder alle prokuraopsætninger inkl.
de ændringer du har forsøgt at indlæse.