1. No category

Vejledning vedrørende DAGROFA-koncernens
politik for bemyndigelser
1
1.
Udgave
Første version juli 2014.
2.
Formål
For alle selskaber findes der en forretningsorden for bestyrelsen og en forretningsorden for
direktionen, hvori der er beskrevet nogle overordnede regler, der skal overholdes af de respektive bestyrelser/direktioner.
Rundt om i de enkelte selskaber har der været forskellige bemyndigelsesregler. Fordi mange
af de administrative funktioner nu er blevet samlet i centrale koncernenheder, har der været
behov for at udarbejde en fælles politik for bemyndigelser, hvilket er sket i dette dokument.
Formålet med dette dokument er at definere de generelle regler for godkendelse af omkostninger, som er gældende for alle selskaber og/eller forretningsområder i koncernen. Endvidere defineres de godkendelsesgrænser, som er gældende for den lokale ledelse og koncernledelsen. Beløbsgrænserne gælder generelt for foretagelse af indkøb eller forbrug af
omkostninger, anlægsinvesteringer, herunder leje-/leasingaftaler og andre kontrakter, fx
langvarige leverandør-/kundekontrakter, aftaler om it-ydelser m.v.
Dokumentet fastlægger ikke godkendelsesgrænser for indkøb af varer til videresalg, kreditnotaer, kundereklamationer samt rekruttering af nye medarbejdere.

Der findes i de enkelte selskaber procedurer for, hvorledes udstedelsen af kreditnotaer skal håndteres.

Håndteringen af kundereklamationer er beskrevet i driftshåndbogen for det enkelte
butikskoncept.
Formålet med dette dokument er endvidere at placere det overordnede ansvar for at sikre, at
firmaets politik overholdes.
Notatet påtænkes anvendt af:



Koncernledelsen.
Direktørerne i de enkelte selskaber og/eller forretningsområder.
De økonomiansvarlige i de enkelte selskaber og/eller forretningsområder.
Den seneste opdaterede udgave af politikken er til enhver tid tilgængelig på Dagrofas intranet.
3.
Koncernpolitik
2
3.1
Generelt
For at sikre et tilstrækkeligt højt og effektivt kontrolniveau, herunder adskillelse af funktioner,
skal følgende generelle procedurer indføres og overholdes:
 Alt vedrørende realkreditlån og bankfinansiering skal godkendes af CFO’en.
 Bankbetalinger skal godkendes af 2 personer.
 Der skal være foretaget en behørig adskillelse af funktioner i forbindelse med oprettelse og vedligeholdelse af stamdata, gennemførelse af betalinger og bogføring.
 Indkøb, investeringer (anlægsinvesteringer) og kontrakter skal godkendes i overensstemmelse med den fastlagte liste over godkendelsesgrænser (som anført nedenfor).
 Udgiftsafregninger skal godkendes af den nærmeste leder.
Desuden skal fakturaer m.v. godkendes på den mest effektive måde, hvilket ofte vil være
igennem [EDI] eller et lignende program til fakturahåndtering.
Vær opmærksom på,

at der ikke kan foretages investeringer i noget der ikke vedrører den løbende drift samt

at der ikke kan foretages frasalg af driftsanlæg, ejendomme, kontrakter m.v.
uden at dette er godkendt af Dagrofas bestyrelse.
3.2
Ansvar
CFO'en har ansvaret for godkendelsespolitikken. Politikken revideres en gang om året,
medmindre det er påkrævet at foretage ændringer på grund af særlige omstændigheder. Det
er CFO’en, der ejer dokumentet. Ændringer i de godkendelsesgrænser, der defineres heri,
skal godkendes af CFO’en.
Den lokale ledelse er ansvarlig for at udpege medarbejdere til at varetage de funktioner og
stillinger, som defineres heri, herunder for at sikre at de pågældende medarbejdere har fået
tildelt de korrekte beføjelser i form af beløbsgrænser for godkendelse, og at eventuelle ændringer i disse fastholdes og dokumenteres tilstrækkeligt. De definerede beløbsgrænser for
godkendelse bør være gældende i hele koncernen.
3
Ved implementering af softwaresystemer til fakturahåndtering, fx EDI, skal systemernes
godkendelsesrutiner - etableret ud fra beløbsgrænser for godkendelse af indkøb og fakturaer
- være i overensstemmelse med de heri fastsatte beløbsgrænser. For hvert selskab/forretningsområde skal der udpeges en administrator, som vil have ansvaret for at sikre, at systemet understøtter de gældende beløbsgrænser.
Koncernøkonomi vil være ansvarlig for løbende foretagelse af kontrolprøvninger for at sikre,
at de angivne godkendelsesgrænser er korrekt implementeret.
NB!
Udpegelse af administrator og foretagelse af kontrolprøvninger fratager ikke den lokale ledelse det overordnede ansvar for overholdelse af de heri fastsatte regler.
3.3
Beløbsgrænser for godkendelse
Oversigt over fuldmagter vedrørende budgetterede driftsinvesteringer og -omkostninger i
Dagrofa-koncernen, der har til formål at understøtte salg og drift af aktiviteterne i Dagrofakoncernen:
Investering/omkostninger
Dagrofa
Supergros
Foodservice
Pisiffik
Kæde
IT
Kategori
Adm. direktør
Adm. direktør
Adm. direktør
Kædedirektør
IT-direktør
Kategoridirektør
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektør
for udvikling mv.
Op til kr. 1 mio.
Ejendomsdirektør
Op til kr. 8 mio.
Koncerndirektion
Budgetterede investeringer/omkostninger over 8 mio. skal godkendes af Dagrofa aps’ bestyrelse.
Oversigt over fuldmagter vedrørende ikke budgetterede driftsinvesteringer og omkostninger i
Dagrofa-koncernen, der har til formål at understøtte salg og drift af aktiviteterne i Dagrofakoncernen:
Investering/omkostninger
Dagrofa
Supergros
Foodservice
Pisiffik
Kæde
IT
Kategori
Adm. direktør
Adm. direktør
Adm. direktør
Kædedirektør
IT-direktør
Kategoridirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektion
Koncerndirektør
for udvikling mv.
Op til 500.000
Ejendomsdirektør
Op til kr. 4 mio.
Koncerndirektion
Ikke budgetterede investeringer over 4 mio. skal godkendes af Dagrofa aps’ bestyrelse.
Disse beløbsgrænser skal anvendes i samtlige koncernselskaber/forretningsområder. Det er
vigtigt at forstå, at de angivne beløbsgrænser er maksimumbeløb, og at der er mulighed for
lokalt at fastsætte lavere beløbsgrænser. Afhængig af de lokale forhold kan der eventuelt
ske en reduktion i beføjelserne.
Det er den samlede investering, der danner grundlag for opgørelsen af beløbsgrænserne.
Det betyder, at beløbsgrænserne ikke kan omgås ved at få delt en investering op i flere dele
for på den måde at omgå bemyndigelsen. Det er endvidere en forudsætning, at retningslinjerne i pkt. 3.4. følges.
Ovenstående oversigter vedrører almindelige løbende driftsinvesteringer, omkostninger og
aftalte forpligtelser, der har til formål at understøtte salg og drift af aktiviteterne i Dagrofakoncernen. Derfor skal oversigterne læses sammen med Bilag A, der er en oversigt over
4
hvem, der kan specifikt kan godkende hvad (så som budget, ansættelser, ny bankkonto mv.).
Af hensyn til koncernens anvendelse af bl.a. CapNordic-systemet, er det

et krav, at man anvender Bilag A1 til at udarbejde en oversigt over attestationsbemyndigelser for medarbejderne i det enkelte selskab/forretningsområde.

et krav, at man anvender Bilag A2 til de enkelte butikker.
Vær opmærksom på, at det er et krav, at attestationsforholdene til enhver tid skal være ajourført. Ved indgangen til hvert regnskabsår revideres attestationsforholdene, og der udsendes
et attestationshæfte. Ved ændringer i fuldmagtsforholdene i løbet af regnskabsåret, skal direktøren for det fælles servicecenter (Koncernøkonomi) straks have besked, hvorefter rettelsesblade udsendes.
Praktiske forhold
Vedligehold af attestationsbemyndigelser varetages af direktøren for det fælles servicecenter
(Koncernøkonomi) – og hér kan man altid få oplyst gældende attestationsbemyndigelser.
Følgende transaktionstyper er omfattet af politikken:
 Kreditmaksimum for kunder.
 Indkøbsomkostninger, dvs. omkostninger afholdt som led i den daglige drift.
 Investeringer (anlægsinvesteringer) som ligger inden for det godkendte budget.
 Investeringer (anlægsinvesteringer) som ikke ligger inden for det godkendte budget.
 Kontrakter og leje-/leasingaftaler, herunder følgende
o
o
o
o
Lejeaftaler for fast ejendom.
It-kontrakter, dvs. levering af it-ydelser.
Diverse andre kontrakter.
Kunde-/leverandørkontrakter.
Med hensyn til godkendelse af kontrakter og leje-/leasingaftaler er det vigtigt at bemærke, at
kontrakter og leje-/leasingaftaler vedrørende fast ejendom, hvis værdi overstiger en årlig udgift på kr. 500.000, skal revideres af koncernens juridiske afdeling, som beskrevet i afsnit 3.5.
Vedrørende strukturen for kreditmaksimum skal der skelnes mellem om det er a) en detailkunde eller b) en foodservicekunde.
5
a) Hvis der er tale om en detailkunde henvises der til vejledningen for kreditgivning gældende for Detail/SuperGros, Bilag B, som er udarbejdet af koncernens kreditafdeling,
hvoraf fremgår at kreditgivning kun er mulig i kreditafdelingen.
b) Hvis der er tale om en foodservicekunde henvises der til vejledningen for kreditgivning
gældende for Catering Engros-koncernen, Bilag C, som er udarbejdet af økonomiafdelingen i Catering Engros, hvoraf fremgår at kreditgivning kun er mulig i økonomiafdelingen.
Vær opmærksom på, at hvis der er tale om indkøb af omkostningsvarer, skal man sammenholde denne vejledning med den særskilte koncernpolitik, der er for indkøb af omkostningsvarer, Bilag D.
3.4.
Forretningsgang for investeringsbeslutninger i Dagrofa-koncernen
Nærværende præciserer de dokumentationskrav, der skal være på plads for gennemførelse
af investeringsbeslutninger i Dagrofa-koncernen. De i forretningsordenen for det enkelte selskab fastlagte grænser for hvilke investeringer, som kan besluttes af direktionen uden bestyrelsens godkendelse, er naturligvis fortsat gældende.
3.4.1 Dokumentationskrav for investeringsbeslutninger
Alle budgetterede investeringer på eller over 1 mio. kr. og alle ubudgetterede investeringer
på eller over 0,5 mio. kr. skal forelægges selskabernes bestyrelse til godkendelse baseret på
en udfyldt investeringsanmodning. Det giver sig selv, at større investeringer kræver en mere
uddybende anmodning end mindre investeringer. Alle kræver dog beregninger, der dokumenter investeringsomfang og fordele ved investeringen. Bemærk at investeringsanmodninger ligesom andet beslutningsmateriale skal være et selskabs bestyrelse i hænde 7 dage før
afholdelse af bestyrelsesmøde. Da investeringerne efterfølgende skal godkendes i Dagrofas
direktion og i de fleste tilfælde Dagrofas bestyrelse, er det helt centralt, at nærværende forretningsgang overholdes, da investeringen i modsat fald først vil kunne godkendes på et senere ordinært bestyrelsesmøde i Dagrofa.
Derudover skal der for alle investeringer på 4 mio. kr. eller derover udarbejdes en investeringskalkule ved brug af koncernens standardmodel baseret på en kapitalomkostning
(WACC) pt. på 10 %. (Bemærk, at der er udarbejdet en særlig udgave af investeringsmodellen for it-investeringer – såvel denne som den almindelige investeringsmodel kan rekvireres
hos controllerne i Koncernøkonomi). Kun investeringer med en intern rente (IRR) > 10 % /
positiv nutidsværdi (NPV) målt i modellen på en hensigtsmæssig vurderingsperiode dog
maksimalt på 20 år vil kunne godkendes. Investeringskalkulerne skal forud for fremsendelse
til bestyrelsen være godkendt af Dagrofa Koncernøkonomi via den respektive controller. Investeringer, der omfatter ejendomme – herunder indgåelse af lejemål - skal være godkendt
af Dagrofa Ejendomme (Lars Winther) forud for fremlæggelse for bestyrelse og indgåelse af
lejekontrakt.
Opmærksomheden henledes på pligten til at udarbejde en redegørelse for investeringsoverskridelser på over 10 % (dog minimum 200 tkr.).
6
3.5
Obligatorisk revision
Juridisk revision af kontrakter, indkøb m.v. er obligatorisk i følgende tre tilfælde:
3.5.1 Juridiske kontrakter
Den af juridisk afdeling udarbejdede vejledning i forbindelse med indgåelse af kontrakter,
Kontrakt Manual, Bilag E, indeholder nærmere oplysninger om de kontrakt- og transaktionstyper, som kræver juridisk revision ved juridisk afdeling.
Det skal bemærkes, at kontrakter vedrørende fast ejendom, herunder også lejeaftaler, kræver inddragelse af Butiks- og Ejendomsudviklingsdirektøren, som også vil tage sig af den
juridiske revision i samarbejde med juridisk afdeling.
Ifølge vejledningen skal enhver kontrakt, som involverer et koncernselskab, forhåndsgodkendes på denne vis, uanset de ovenfor angivne godkendelsesgrænser, såfremt kriterierne i
vejledningen er opfyldt.
Uanset de heri fastsatte beføjelsesniveauer skal reglerne om bestyrelsesgodkendelse fastlagt i forretningsordenen fortsat være gældende og skal overholdes sideløbende med de
beløbsgrænser for omkostningsgodkendelse, der er fastlagt i oversigterne ovenfor.
3.5.2 It-kontrakter
Med hensyn til investeringer i software skal der indhentes godkendelse fra koncernens itafdeling, ved investeringer som overstiger kr. 10.000. Investeringer i software omfatter også
den tilbagediskonterede værdi af softwarelicenser, m.m.
3.5.3 Kontrakter vedrørende fast ejendom
Ved investeringer i fast ejendom (både budgetterede og ikke-budgetterede anlægsinvesteringer samt lejekontrakter) skal Butiks- og Ejendomsudviklingsdirektøren inddrages som projektleder både i forhandlingerne af betingelser og vilkår, projektforslag, projekteringsfasen og
kontraktindgåelsen. Butiks- og Ejendomsudviklingsdirektøren vil fungere som intern konsulent og beslutningstager på vegne af koncernledelsen i forbindelse med nybyggeri inden for
koncernen, hvilket vil foregå i tæt samarbejde med den lokale ledelse.
3.6
Underskriftsregler
Kontraktunderskrivelse er strengt underlagt de beløbsgrænser for godkendelse, der fremgår
af oversigterne ovenfor.
7
Kontrakter og transaktioner, der sendes til underskrift i et niveau over ens bemyndigelse, skal
altid være signeret af den ansvarlige og være bilagt Bilag F i udfyldt stand.
Uanset beløbsgrænserne i oversigterne ovenfor skal kontrakter og transaktioner, som kræver
revision ved juridisk afdeling, jf. pkt. 3.5 og Bilag G, dog altid underskrives af følgende bemyndigede personer:
SKAL TILPASSES STRUKTUR – men illustrativt kan det være:




to direktører i forening eller
bestyrelsesformanden i fællesskab med en administrerende direktør eller
bestyrelsesformanden i fællesskab med et andet bestyrelsesmedlem eller
den samlede bestyrelse
for det koncernselskab/forretningsområde, som er part i det pågældende aftaleforhold eller
transaktion.
Såfremt der er usikkerhed omkring, hvem der har bemyndigelse til at underskrive en aftale,
skal CFO’en eller juridisk afdeling konsulteres.
Bilagsoversigt
Bilag A
Bilag A1
Bilag A2
Oversigt over beløbsgrænser for godkendelse.
Attestationsbemyndigelse for medarbejdere.
Attestationsbemyndigelse for butikker.
Bilag B
Kreditvejledning Detail/SuperGros.
Bilag C
Kreditvejledning Catering Engros.
Bilag D
Indkøbspolitik for omkostningsvarer.
Bilag E
Obligatorisk revision ved juridisk afdeling. [under udarbejdelse]
Bilag F
Underskriftsanmodning.
Bilag G
Definerede funktions- og stillingsbetegnelser.
8