Udbud af Flextrafik Garanti Side 1 Udbudsbetingelser FX1
FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Udbudsbetingelser FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Kontrakter og Operatører Trafikselskabet Movia April 2015 Side 1 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Indholdsfortegnelse 1. Indledning ........................................................................................................................... 4 2. Udbuddets omfang ............................................................................................................. 4 2.1 Udbudsenheder .............................................................................................................................. 5 2.2 Kørsel i julen ................................................................................................................................. 5 2.3 Kørsel øvrige helligdage ............................................................................................................... 5 3. Vogne ................................................................................................................................... 6 3.1 Vogntype og materiel ..................................................................................................................... 6 3.2 Miljøforhold................................................................................................................................... 7 3.3 Udstyr i vognene ............................................................................................................................ 7 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. ........................................................................................................ 8 3.5 Vognrengøring............................................................................................................................... 8 3.6 Øvrige krav .................................................................................................................................... 9 4. Kommunikationsudstyr ..................................................................................................... 9 4.1 IT-udstyr til vognene...................................................................................................................... 9 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter ............................................................................... 11 4.3 Kontakt til vogn ........................................................................................................................... 11 5. Kørsel under Planetsystemet .......................................................................................... 11 5.1 Bestilling af ture .......................................................................................................................... 11 5.2 Kørselsplanlægning under Planet ............................................................................................... 12 5.3 Udsendelse af køreordrer til vognene.......................................................................................... 12 5.4 Driftsovervågning gennem Planetsystemet .................................................................................. 13 5.5 Procedure ved IT nedbrud ........................................................................................................... 13 5.6 Privatrejser .................................................................................................................................. 13 5.7 Kørselsfordeling .......................................................................................................................... 13 6. Personaleforhold .............................................................................................................. 16 6.1 Arbejdsmiljø ................................................................................................................................ 16 6.2 Uddannelse ................................................................................................................................. 17 6.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren ................................................................................ 18 7. Kørslens udførelse og driftskvalitet ............................................................................... 19 7.1 Kundeservice ............................................................................................................................... 20 7.2 Kvalitetsstyring ............................................................................................................................ 20 7.3 Oplysningspligt ............................................................................................................................ 21 8. Samfundsansvar / CSR (Corporate Social Responsibility) ......................................... 21 9. Afregning ........................................................................................................................... 23 9.1 Beregning af betaling .................................................................................................................. 23 9.2 Indberetning af korrektioner ....................................................................................................... 24 9.3 Opkrævning af egenbetaling ........................................................................................................ 25 9.4 Bortfald af betaling...................................................................................................................... 25 9.5 Regulering af betaling og af de månedlige satser ....................................................................... 25 10. Kontraktperiode og kontraktindgåelse ........................................................................ 25 11. Sikkerhedsstillelse ......................................................................................................... 26 12. Afgivelse og vurdering af tilbud ................................................................................... 27 12.1 Bydere........................................................................................................................................ 27 Side 2 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 12.2 Afgivelse af tilbud ...................................................................................................................... 27 12.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet ................................................................................................. 29 12.4 Vurdering af tilbud .................................................................................................................... 29 13. Aktindsigt – offentliggørelse ......................................................................................... 30 14. Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser ...................................................... 31 Bilag 1 - Definitioner og andre nyttige informationer ....................................................... 32 1.1 Definitioner m.m. ......................................................................................................................... 32 1.2 Relevante myndigheder................................................................................................................ 33 Kontrakt ................................................................................................................................. 35 § 1 Formål/Forudsætninger .............................................................................................................. 35 § 2 Kontraktgrundlag ........................................................................................................................ 35 § 3 Kontraktperioden......................................................................................................................... 36 § 4 Operatørens og Movias ydelser ................................................................................................... 36 § 5 Ejerforhold .................................................................................................................................. 36 § 6 Regnskab og budget..................................................................................................................... 37 § 7 Kontrol......................................................................................................................................... 37 § 8 Underleverandører ...................................................................................................................... 38 § 9 Overdragelse af rettigheder......................................................................................................... 38 § 10 Skadeforvoldelse ........................................................................................................................ 38 § 11 Konkurs m.m. ............................................................................................................................. 39 § 12 Erstatning .................................................................................................................................. 39 § 13 Misligholdelse............................................................................................................................ 39 § 14 Modregninger i betalingen ........................................................................................................ 40 § 15 Genforhandling.......................................................................................................................... 41 § 16 Sikkerhedsstillelse...................................................................................................................... 41 § 17 Diskretion .................................................................................................................................. 42 § 18 Behandling af personoplysninger .............................................................................................. 42 § 19 Tvistigheder / Lovvalg ............................................................................................................... 43 § 20 Underskrifter ............................................................................................................................. 43 Side 3 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11. april 2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af § 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik (i det følgende benævnt Flextrafik) administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur kørsel med betalende passagerer. C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, ”visiterede brugere”. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige brugere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Movia tilstræber at koordinere turene i disse kørselsordninger i størst muligt omfang på tværs af kørselsordningerne, hvorfor de enkelte operatører skal udføre flere former for kørsel. Omfanget af ovennævnte kørsel for kommuner og regioner forventes at blive øget i kontraktperioden. Kørslen foretages på hele Sjælland, Møn, Lolland og Falster, og der kan forekomme ture til det øvrige Danmark. Kørsel for kunder, der er omfattet af lignende kørselsordninger fra det øvrige Danmark, kan blive en del af kørselsopgaven. Kørslen tilbydes døgnet rundt, og med undtagelse af kørsel i Flextur og Flextrafik Rute bringes kunderne til og fra entrédøren. Til bestilling af ture er der oprettet flere bestillingskontorer. Turene samordnes og koordineres løbende ved hjælp af IT-systemet Planet, jf. afsnit 5. Kørsel under Planetsystemet. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca. 5.100 garanti-timer pr. år og til denne kørsel skal anvendes i alt 2 type 5 vogne. Udbuddet er opdelt i 2 udbudsenheder, der hver omfatter 1 vogn. Der skal bydes med en vente- og servicepris (når vognen holder stille) samt en kørepris. (Når vognen kører) Der udbetales 7 timers garantibetaling for vente- og servicetid samt tillæg af kørepris når vognen kører. Hertil er der option på begge enheder med samme kørselsomfang som de eksisterende vogne. Det vil sige, at Movia inden for kontraktperiodens første 6 måneder, med et 3 måneders skriftligt varsel, kan udvide kørslen med 1 ekstra vogn pr. udbudsenhed til de i kontrakten aftalte vilkår. Ved en evt. udnyttelse af optionsvogne skal Movia kunne placerer disse i en radius af op til 35 km fra den indbudte depotadresse. Side 4 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder har følgende indhold: Udbudsenhed nr. 1 - 1 vogn Hjemsted i Vordingborg kommune Dage Mandag – søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 18:00 – 05:59 Udbudsenhed nr. 2 - 1 vogn Hjemsted i Holbæk kommune Dage Mandag - søndag samt alle helligdage Tidsrum Kl. 18:00 – 05:59 Hovedparten af turene forventes udført i nedenstående tidsbånd, der kan dog placeres vognløb uden for nævnte tidsbånd. - Hverdage mellem 22:00 - 04:59 - Weekend mellem 22:00 – 04:59 Tidsbånd for garanti-periodens placering på driftsdøgnet kan ændres af Movia med minimum 2 ugers varsel. Der planlægges dog altid med en periode af 7 sammenhængende timer. Hver vogn i enhed 1 og 2 indlægges med 7 garanti-timer pr. dag, med mulighed for udvidelse op til 9 timer. Udvidelsen kan ske på Movias forlangende, med minimum 2 ugers varsel. For at prioritere brugen af vognene i rådighedstimerne, vil der fra Movias side blive givet et fradrag i planlægningsprisen som en garantivogn, jf. afsnit 5.7 Kørselsfordeling. Operatøren har mulighed for med sine rådighedsvogne at byde i de årlige udbud (fra 2016) af variabel kørsel og køre denne form for kørsel i de perioder, der ligger uden for rådighedsperioden. 2.2 Kørsel i julen Den 24. december, 31. december og natten herefter skal vognene primært udføre Akut-kørsel for Movia. Movia kan lægge særlige tidsbånd inden for tidsrummet 18:00 – 05:59 for kørsel disse dage 2.3 Kørsel øvrige helligdage Movia kan lægge særlige tidsbånd inden for tidsrummet 18:00 – 05:59 for kørsel disse dage Side 5 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 3. Vogne De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven, og ingen vogne må være mere end 6 år i kontraktperioden. Endvidere skal vognene være vel vedligeholdte, rene og fremtræde præsentable gennem hele kontraktperioden. Operatøren er endvidere ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de aftalte retningslinjer, og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. 3.1 Vogntype og materiel Der kan udelukkende bydes med M1-vogne. Der kan afgives tilbud med nedenstående vogntype. Type 5 - Liftvogn (med trappemaskine) Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og trappemaskine og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Vognen skal mindst have 2 pladser til kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt, som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Heraf mindst 1 dobbeltsæde som placeres lige bag føreren. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til en kørestol med maksimal længde på 140 cm. Liften skal samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Kunder i trehjulede køretøjer skal så vidt muligt placeres i fast sæde. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, med en mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Vognen skal være udstyret med en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse), samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Derudover skal der i vognen forefindes et ekstra driftsbatteri til trappemaskinen, som skal kunne udskiftes her og nu med batteriet, der sidder i trappemaskinen, hvis dette løber tør for strøm. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og en hjulbredde fra 37 til 73 cm, samt en vægtkapacitet på minimum 160 kg inklusiv både bruger og kørestol. Side 6 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Kørestolskunder skal, hvor der er mere end ét trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Alle vogne skal være udstyret med en transport kørestol med fodstøtte, som skal kunne benyttes af dårligt gående personer, samt kunne placeres på den benyttede trappemaskine. Stolen skal være egnet til, at passageren kan sidde i stolen under kørslen og kunne bære en personvægt på minimum 140 kg. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Desuden er nogle kunder med andre ganghjælpemidler ikke i stand til at passere trapper med chaufførstøtte. Der skal i stedet tilbydes transportstol og trappemaskine. Operatøren skal sørge for at gældende regler for arbejdsmiljø til enhver tid overholdes. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Uanset om der køres i henhold til taxibevilling eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne til enhver tid stillede energi- og miljøkrav til taxier som minimum være opfyldt. Alle dieselvogne skal dog fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug ved udarbejdelsen af Movias grønne regnskab, skal 1. registrerings år, samt brændstofforbrug angives i tilbuddet. 3.3 Udstyr i vognene Foruden trappemaskine og kørestol/transportstol skal vognene være forsynet med nedenstående udstyr. Alt bilens udstyr, skal til enhver tid skal overholde kravene i gældende dansk lovgivning. • Udstyr til modtagelse af ture, med tilsluttet GPS-antenne. Uanset hvilken løsning, der vælges og anskaffes, vedligeholdes udstyret af operatøren. De detaljerede retningslinjer fremgår af afsnit 4.1 IT-udstyr til vognene. • Alle vogne skal være udstyret med håndfri mobiltelefon af typen smartphone jf. afsnit 4.3 Kontakt til vogn. • Vognene skal være forsynet med GPS (GPS =Global Positioning System) • Vogne skal være udstyret med førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit bestående af minimum engangshandsker, mundbind, afskaffelsespose, desinfektionsservietter eller Side 7 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti desinfektionsspray på minimum 80% alkohol og superabsorberende pulver samt vand og sæbe (evt. i form af klude). • Vognen skal være forsynet med 2 stk. godkendte barnestole, 1. stk. til nyfødte 0-13 kg og 1. stk. til 9-36 kg. samt 4. stk. oppustelige/sammenklappelige/stabelbare selepuder. Stolene skal kunne fastspændes ved hjælp af den almindelige 3-punktssele. Barnestolene skal kunne benyttes til børn mellem 0-36 kg, hvorefter selepuden skal benyttes. • Alle vogne skal som minimum have 2 stk. Flextrafik streamer på vognens bagerste sideruder. Movia leverer materiale efter behov. • Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale fra Movia skal altid forefindes synligt i vognen, og udleveres af chaufføren, på kundens forlangende. Der skal ligeledes i vognene forefindes kvitteringsblokke fra Movia. 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. Kunder i kørestol skal være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Alle vogne skal således være forsynet med remme til fastgørelse af kørestole. Fastgørelse skal minimum være to hold foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må kunden ikke befordres i kørestolen. I stedet kan kunden placeres i en fastspændt transportstol eller i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må kunden ikke befordres, og Trafikstyringen underrettes. Børn under 135 cm skal fastgøres i godkendt sikkerhedsudstyr, der passer til højde og vægt. Eksempelvis barnestol eller selepude. Alle øvrige kunder og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Pakker og lignende skal fastgøres med bespændingsremme eller lign. efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov, og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende. Side 8 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 3.6 Øvrige krav Operatøren sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. Vogne skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Rygning (herunder E-cigaretter og lignende) er ikke tilladt i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia. Operatørens logo/firmanavn skal være tydeligt placeret udvendigt på vognens førerdør. Der må ikke opsættes reklamer på og i vognene uden forudgående aftale med Movia. Det er et krav, at der ikke indgår udvendig skiltning, reklame eller andre synlige designelementer på vognene, end dem, der aftales med Movia. Movia forbeholder sig ret til at skilte med Movias design udvendigt på vognene. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Ved ændringer i løbet af kontraktperioden skal Movia underrettes. Alle omkostninger til anskaffelse, drift, forsikring m.m. samt til kommunikationsudstyr og GPS i vognen afholdes af operatøren. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Kommunikationsudstyret, der registrerer GPS- positioner, skal kunne kommunikere med Planetsystemet og være monteret med en skærm, der kan modtage og sende meddelelser til/fra Planetsystemet. Udstyret skal sende GPS-positioner hvert minut til Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Planetsystemet. Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse og overvågning af driften i Movia. GPS-data fra operatørens vogne overføres til Movias IT-system via SMS-udstyret, når operatørens vogne er tilmeldt Planet. Der skal sendes GPS-positioner minimum hvert minut fra vognen, men frekvensen skal kunne øges til hvert 10. sek. i kontraktperioden efter anmodning fra Movia. Oplysningerne opsamles kun, når der er tændt for SMS-udstyret, og vognen bruges til kørsel for Movia. Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Side 9 FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 10 Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dagen samt for at reducere hastigheden på de veje, der rammes i myldretiden. De GPSpositioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Hvert vognløb er én fysisk vogn med ét sæt modtageudstyr. Hver enkelt vogn vil få tildelt et vognnummer. Movia vil altså kun kommunikere data- og telefonmæssigt til én specifik vogn, og der vil kun blive oprettet ét datanummer til modtagelse af ture og ét telefonnummer til vognen i Movias system. Det er op til operatøren, hvordan han vil håndtere driften, så der leves op til ovenstående krav. Ved anvendelse af SMS kommunikation skal der kunne modtages beskeder uden begrænsning i antal tegn for normale SMS-beskeder, og som indeholder alle gyldige tegn. Den anvendte terminal skal kunne sende følgende beskeder til Planetsystemet tilknyttet positionering (GPS): 1# 1#XXX# 3#XXXXXXX# 4# 5# 6# 7# 8#XXXXXXX# 9#XXXXXXX# Hvor “X” kan være et tal mellem 1-9 Beskederne skal kunne sendes til 29020 kun via TDC mobilnet. Terminalen skal kunne sende til 5cifret GSM/mobiltelefoncenter. Disse krav samt alt, hvad der er i beskrivelsen til Winfleet (Movias overvågningssystem), kan ses på: http://www.protracking.dk/Movia ProTracking ApS er leverandør af Winfleet. Kommunikationsudstyret i vognen betales og vedligeholdes af operatøren og eventuelle omkostninger til driften af kommunikationsudstyret afholdes alene af operatøren. Det er et krav, at GPS-positioner fra kommunikationsudstyret leveres til Winfleet, som er Movias GPS-overvågning. Hvis operatørens leverandør af kommunikationsudstyr opkræver betaling for at levere GPS-positioner til Winfleet afholdes omkostningerne af operatøren. Som alternativ til en direkte opkoblet skærm/enhed kan tilbudsgiver anvende en opkobling via en kommunikationsserver. Denne kommunikationsserver skal anvende SUTI-standarden eller tilsvarende ved opkobling til Planetsystemet. F.eks. kan et eksisterende taxasystem være opkoblet til Planetsystemet. Omkostninger til udvikling af andet bilsoftware, så det kan kommunikere med Planet/Winfleet, påhviler operatøren og/eller producenten af bilsoftware. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 11 Kendte leverandører. Ordregiver gør opmærksom på, at listen nedenfor ikke er udtømmende, og at det er tilbudsgivers eget ansvar, ret og forpligtelse at vælge en leverandør: Firma E-mail Web Telefon r2p(Garmin) [email protected] http://www.protracking.dk +45 70 200 698 ABC Radiotelefon (Reeft) [email protected] Frogne A/S [email protected] http://www.frogne.dk +45 43 327 733 Halda AB [email protected] http://www.halda.dk +46 21 156 600 TDS [email protected] http://www.tds.as +47 92 868 928 Taxamat [email protected] Little Beacon [email protected] http://www.littlebeacon.com +45 43 613 366 Partex [email protected] http://www.partex.dk +45 70 201 548 Austrosoft [email protected] http://austrosoft.at +43 1 877 62 05 - 0 OTT [email protected] http://www.structab.se +46 035 190 309 http://datalogistic.eu +49 46 157 277 +49 50 505 107 http://www.trapezegroup.dk +45 87 441 600 Datalogistic Trapeze [email protected] +45 40 500 700 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Til brug for overførsel af dokumenter og installation/brug af Vognmandsportal skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af • • PC med software der understøtter den webbaserede vognmandsportal E-mail adresse Adgang til vognmandsportalen er gratis. 4.3 Kontakt til vogn Alle vogne skal være udstyret med håndfri mobiltelefon af typen smartphone, således at det er muligt for Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. Mobilnummeret til vognen skal oplyses til Movia inden kontraktstart. 5. Kørsel under Planetsystemet Planetsystemet er Movias IT-system til samordning af individuelt bestilte ture. 5.1 Bestilling af ture Den enkelte chauffør eller operatør er ikke involveret i modtagelsen af bestillinger fra kunderne. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 12 Når de bestilte ture lægges ind i Planetsystemet, sker der en automatisk planlægning af kørslen til senere udsendelse af køreordrer til de vogne/operatører, der skal udføre kørslen. 5.2 Kørselsplanlægning under Planet Planetsystemet planlægger kørslen således, at den udføres bedst og billigst af de køretøjer, der er tilkoblet Planetsystemet. Planetsystemet tager i planlægningen hensyn til en lang række faktorer, såsom hvor vognen befinder sig, hvor mange passagerer der er plads til, hvilke sæder der er ledige, hvad vognen koster, hvorfra og hvortil der skal køres, vejstandard, trafikkens hastighed osv. Alle disse oplysninger anvender Planetsystemet til at planlægge kørslen og fordele den på vognene. Resultatet af planlægningen er et antal vognløb, der i de fleste tilfælde består af flere sammenkædede ture, men som også kan bestå af en enkelt tur. Information om vognløbene udsendes via køreordrer til vognene. Planetsystemet vælger i enhver situation den billigste vogn, der kan opfylde kravene, til at udføre en konkret kørselsopgave. Det betyder, at jo lavere driftstimepris en vogn har, jo større chance vil der være for at få kørsel. De økonomiske gevinster ved anvendelse af Planetsystemet opnås ved: • • at tomkørslen minimeres at der kommer til at sidde flere passagerer i vognen på samme tidspunkt Med det formål at sikre den optimale gennemsigtighed omkring tildelingen af de enkelte kørselsopgaver, kan Movia på forespørgsel oplyse den enkelte operatør om, hvorfor en konkret kørselsopgave måtte være tildelt en anden operatør. Ud over den beskrevne kørsel indgår der i den koordinerede kørsel også anden kørsel, der foregår fast over en periode, og som kræver fast vogn og chauffør. 5.3 Udsendelse af køreordrer til vognene Udsendelse (udråb) af køreordrer til de enkelte vogne sker automatisk gennem Planetsystemet i takt med at kørslen planlægges. Køreordren formidles til den enkelte skærm, der er monteret i vognene. På køreordren er hver tur beskrevet med tidspunkter, adresser, om der skal medtages hjælpemidler og navnet på den person, der skal afhentes. Hvis der skal opkræves betaling fra kunden, fremgår beløbet ligeledes af køreordren. Da kørslen planlægges i den takt, bestillingerne indløber fra kunderne, opstår der løbende ændringer/justeringer i de køreordrer, der udsendes til vognene. Der kan løbende kobles flere ture på de enkelte vogne. Der skal være mulighed for, at Movia undtagelsesvis kan udmelde kørsel pr. fax eller e-mail til operatøren eller pr. mobiltelefon til vognen(e). FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 13 5.4 Driftsovervågning gennem Planetsystemet Operatøren eller den enkelte chauffør har selv pligt til at løse problemer i afviklingen af kørslen. Kan problemer (f.eks. defekte vogne, større forsinkelser, forkerte adresser) ikke umiddelbart løses af operatøren/chaufføren, kontaktes Trafikstyringen. Trafikstyreren har til opgave at overvåge afviklingen af den samlede kørsel og løse opståede problemer, der ikke umiddelbart kan løses af operatøren/chaufføren. Trafikstyreren er således bindeleddet mellem Planetsystemet og de enkelte vogne. Det er væsentligt at bemærke, at Trafikstyringens driftsovervågning af den samlede kørsel ikke tilsidesætter operatørens ansvar for selv at overvåge egen drift. Vognmandsportalen giver operatøren mulighed for at overvåge egen kørsel. 5.5 Procedure ved IT nedbrud I tilfælde af nedbrud / fejl på styresystem skal nedenstående procedure følges: • Trafikstyring vil hvis muligt udsende besked om nedbrud direkte til bilerne • Nedbruds information vil også fremgå af https://movia-vogn.bektra.dk/ • Chauffører kontakter deres vognmand for oplysning om kommende kørsel (vognmandsportalen kan benyttes hvis chauffør har adgang) Chaufføren kontakter efterfølgende Trafikstyringen for at tilsikre at ture bliver kvitteret og at ankomsttiderne tilrettes med faktuelle tider. • Trafikstyringen oplyser derefter chaufføren om de næste par timers stop han har på sit vognløb og chaufføren melder tilbage når disse ture er kørt og får derefter de næste par ture, denne procedure følges indtil normal drift er genetableret. 5.6 Privatrejser Der kan ikke indlægges privatrejser uden forudgående aftale med Flextrafik. 5.7 Kørselsfordeling Der findes flere faktorer i Planetsystemet, som har indflydelse på, hvordan kørslen fordeles mellem vognene. Som udgangspunkt angiver operatøren i tilbuddet en pris for vognen, som er opdelt i et beløb for opstart (kun variabel kørsel) og en drifts timepris. Herudover fastlægges et hjemsted/hjemområde for vognen. Disse faktorer lægges ind i Planetsystemet, og prissætningen på vognen gives derved. Vognene betales fra og til hjemsted/hjemområde. Derfor har geografisk placering af vognen betydning ved fordelingen af kørsel. Når alle vogne er lagt ind i Planetsystemet med priser og en geografisk placering, tildeler systemet de enkelte ture til den af de tilbudte vogne, hvis tilbud er økonomisk mest fordelagtigt (laveste pris) til den konkrete tur, ud fra følgende 8 kriterier: 1. Kundens behov til vogntype (f.eks. skal der anvendes en liftvogn til en kørestolsbruger). 2. Pris på vogn(typen) der kan efterkomme kundens behov. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 14 3. Geografisk placering af vogn(typen) der kan efterkomme kundens behov. I den daglige drift indgår følgende faktorer ved fordelingen af kørsel: 4. Øvrige ture i systemet, som giver mulighed for, at en tur kan indgå i en kombination med andre ture. 5. Åbningstider på vognen dvs. er vognen reelt disponibel i det tidsrum, hvor turen/turforløbet skal udføres. I Planetsystemet er prisangivelsen delt i 2: En afregningspris, der er den nøjagtige driftstimepris, som operatøren har budt med. En planlægningstimepris, anvendes til optimering af planlægningen og fordelingen af ture ud fra de nedennævnte kriterier. Planlægningsprisen er den pris, som Planetsystemet planlægger turene ud fra. Den er lig med den driftstimepris, der er budt med (gælder ikke garantivogne), men ændres med nedennævnte faktorer. Vognen afregnes fortsat til den tilbudte driftstimepris. 6. Reduktion i planlægningsprisen hvis dette er angivet i udbudsmaterialet. Planlægningsprisen giver mulighed for ved selve kørselsfordelingen at prioritere operatører, der lever op til forskellige ønsker fra Movia. Prioriteringerne er angivet i udbudsmaterialet. Dette benyttes også til at sikre garantivognen bedst mulig udnyttelse i garantitimerne i forhold til trafikselskabets behov (jf. nedenfor). 7. Reduktion i planlægningspris for tom returkørsel bruges til at sikre optimal udnyttelse af tomkørsel. Planlægningsmæssigt er en tom vogn, der kører retur fra en aflevering, mere interessant end en tom vogn, der kører frem mod en afhentning, da der ikke ved en returkørsel er nogen planlægningsbegrænsninger, altså systemet kan, alt andet lige, planlægge en hvilken som helst tur på vognen. På en fremkørsel derimod er der selvfølgelig altid den begrænsning af planlægningsmulighederne, at vognen skal være fremme til en afhentning på et bestemt tidspunkt. Der gives den samme procentvise reduktion til alle vogne. 8. Reduktion i planlægningspris for ventetid bruges planlægningsmæssigt til i større grad at få vognene til at vente på at få en rejse med retur end at sende dem videre eller hjem. Der gives den samme reduktion til alle vogne i form af en reduktion af prisen på ventetid. Eksempel: Nedenfor analyseres det samme eksempel ud fra forskellige faktorer: En operatør har den billigste vogn i hans geografiske nærområde. Kunde X, der bor tæt ved ham, skal køre en tur til København. Kunde X har ikke behov for en speciel vogn. Vognen har denne dag ikke anden kørsel på dette tidspunkt. Vognen vil ud fra det afgivne bud - alt andet lige - være den billigste vogn til turen. Turen tildeles dog en anden vogn fordi: Scenario I: Den vogn, der disponeres til turen med kunde X, skal i forvejen til København med en kørestolsbruger. Kunde X bliver altså kørt med en liftvogn til København, selvom kunde X ikke har behov for en liftvogn, men fordi en samkørsel mellem kunde X og kørestolsbrugeren betyder færrest udgifter for Movia. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 15 Scenario II: Kunde X bliver kørt med en anden vogn, fordi turen kobles ind på et turforløb, der overskrider åbningstiden på den billigste vogn, dvs., at Movias samlede vurdering af hele turforløbet er, at der opnås den laveste pris ved at lade en prismæssigt dyrere vogn, der er åben for kørsel i det påkrævede tidsrum, udføre hele turforløbet i stedet for at splitte turforløbet op på flere vogne. Scenario III: Kunde X bliver kørt med en anden vogn, fordi denne vogn har en privatrejse, der ender der, hvor kunde X skal afhentes. Vognen skal dermed ikke betales for hele fremkørslen til kunden, da vognen selv har bragt sig i nærheden af kunde X, og vognen bliver dermed billigste vogn. Scenario IV: Kunden X bliver kørt af en anden vogn, fordi operatøren har budt med en bestemt vogntype, som giver en reduktion i planlægningstimeprisen for køretid, hvilket Movia har beskrevet i udbudsmaterialet. Movia har angivet, at opfyldelse af disse ønsker medfører en reduktion i planlægningsprisen på 25 kr. på køretid. Det betyder, at vognen afregnes med en driftstimepris på 325 kr., som den er budt til, men at den planlægges til en driftstimepris på 300 kr. Operatøren i nærområdet, som ikke har opfyldt Movias ønsker, har ikke opnået reduktion i planlægningsprisen for køretid. Vognen planlægges derfor til den budte pris på 310 kr./timen. Gennemgang af de værdier, der anvendes til reduktion i planlægningsprisen: De reduktioner i planlægningsprisen, som Movia gør brug af, er beskrevet i nedenstående skema. Operatøren byder med en driftstimepris, som gælder både for køretid og vente- & servicetid. I Planetsystemet (jf. ovenstående afsnit) indlægges en planlægningspris for både køretid og for vente- & servicetid, som er en anden end den budte driftstimepris. Den budte driftstimepris anvendes som udgangspunkt for både køretid og vente- & servicetid, baserer sig på den budte driftstimepris hvorefter der sker en reduktion i planlægningsprisen for både køretid og vente- & servicetid jf. nedenstående skema. Der sker samme reduktion hele døgnet, dvs. i alle budte tidsbånd. Vognen afregnes altid til den budte driftstimepris (i eksemplet nedenfor 350 kr. i timen). Garantivogne, som er garanteret 7 timers betaling, har som udgangspunkt en planlægningspris på 175 kr. i timen. Vognene betales fuldt ud for de 7 garanterede timer til den budte pris. Fastlæggelse af planlægningsprisen er alene trafikselskabets ret til at udnytte garantivogne optimalt ud fra hensyn til sikring af forsyningssikkerhed i bestemte geografiske områder til at kunne udføre lovpligtige kørselsopgaver for borgerne, reduktion af tomkørsel af hensyn til miljøet og/eller optimal kørselsplanlægning i forhold til økonomien. Trafikselskabet kan hvert kvartal justere planlægningsprisen på de enkelte garantivogne med +/- 30% for at tage højde for løbende ændringer i prissætningen på vognene, vognkapaciteten, kørselsmønstret og kørselsvolumen. Operatøren kan til enhver tid i kontraktperioden få oplyst de aktuelle planlægningstimepriser på sine egne garantivogne. Operatøren skal være opmærksom på, at bydes vognen ind i forbindelse med det variable udbud, vil planlægningstimeprisen i garantiperioden kunne have betydning ved tildeling af ture, der udføres i overgangene mellem garantiperiodens start eller slut og den variable periode, fordi værdien af planlægningsprisen i garantiperioden kan få en betydning for den efterfølgende planlægning af de ture, der skal udføres i den variable periode. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 16 Oversigt over anvendelse af planlægningspris Vogntype Reduktion køretid Reduktion vente- & servicetid Reduktion for tom returkørsel angivet i pct. Fast planlægningstimepris køretid og vente- & servicetid Type 1 0 30 20% Type 4 25 30 20% Type 5 50 30 20% 175 kr./timen (Kan reguleres hvert kvartal af Movia med +/20% 30%) Garantivogn I eksemplet nedenfor kan man se, hvordan et bud med en type 4 vogn omsættes til planlægningspriser ud fra ovenstående skema. Vogntype Reduktion køretid Type 4 Reduktion vente- & servicetid Reduktion for tom returkørsel angivet i pct. 25 30 Budt driftstimepris 350 350 Reduktion -25 -30 Planlægningspris 325 320 Fast planlægningstimepris køretid og vente- & servicetid 20% 20% 6. Personaleforhold 6.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med gældende arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (marts 2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: • • • • • • • Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal i kontraktperioden efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 17 I så fald, at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse uden ophold indberettes til Movia. Operatøren skal være i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr. 1050 af 12/11/2012) eller i henhold til taxaloven (LBK nr. 107 af 30/01/2013), og et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster, jf. ovenfor. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens § 18, stk. 2 og taxalovens § 5, stk. 5. Der rettes hermed særligt opmærksomhed på kravet om, at operatøren er forpligtet til at følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster, jf. ovenfor. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører/operatører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst end oprindelig dansk. Derfor forventer Movia, at alle operatører, som kører for Movia, har formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden. 6.2 Uddannelse Operatøren skal sørge for, at ingen chauffører sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, inden de har gennemgået og bestået grunduddannelsen, som består af følgende tre moduler: • • • Modul 1 er ”Introduktion til offentlig servicetrafik” Modul 2 er ”Befordring af sygdoms- og alderssvækkede passagerer” Modul 3 er ”Befordring af bevægelseshæmmede” (Trappemaskine-kursus) Modul 1, 2 og 3 afholdes løbende som AMU-kursus på godkendte AMU-centre. Kurserne kan ses på følgende link: www.efteruddannelse.dk. Der kan dispenseres for gennemførelsen af modul 1 & 2, hvis der fremlægges dokumentation for tilmelding til første ledige kursus. Der kan IKKE dispenseres for modul 3. Kursusbevis/certifikat eller kursus tilmelding skal altid medbringes i bilen. Operatøren skal ligeledes sørge for, at vagtpersonale og administrativt personale, der har med kørslens afvikling at gøre, gennemgår modul 1 og 2. Modul 1, 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve, samt en praktisk prøve i modul 3. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 18 Det er operatørens ansvar, at chaufførerne til en hver tid kan anvende trappemaskinen, liften og fastspænde kunder og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede og patientbefordring m.m. Operatøren skal sikre, at alle chauffører er bekendt med de til enhver tid gældende regler for de forskellige kørselsformer, der findes i Flextrafik. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne er uddannet i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr, at de har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufføren, skal være tilgængeligt for og kendt af chaufførerne. 6.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer, og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Chaufføren skal kunne tale og forstå dansk. Operatøren skal, efter anmodning fra Movia, indhente straffeattest for chaufførerne. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe, og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia. Der gøres opmærksom på, at chauffører i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Derfor har operatøren pligt til at indhente børneattester, jf. bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 ”om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. inden for Transportministeriets ressortområde”. Det er et krav at alle chauffører, der er beskæftiget med flexkørsel har ren børneattest. Operatøren har pligt til straks at fjerne en person, som ikke har ren børneattest, og samtidig give besked herom til Movia. Overtrædelse af ovennævnte kan have kontraktretslige konsekvenser. Operatøren og dennes chauffører kan under udførelsen af den tildelte kørsel få kendskab til forhold, som kan være underlagt tavshedspligt, og hvor overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra kunder, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. 6.4 Krav til profilbeklædning/uniform. Alle chauffører, der udfører kørsel for Movia skal være velsoignerede og præsentable, samt bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal være i klædt den af Movia godkendte profilbeklædning/uniform i tjenesten. Operatøren har pligt til at sikre sig, at chaufføren, senest 4 uger efter ansættelse, er iført beklædning, der overholder følgende krav: FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti - Side 19 Ensfarvet skjorte eller polo med krave Mørke lange ensfarvede benklæder/knælang nederdel – ikke joggingbukser Mørke ensfarvede lukkede sko Mørk ensfarvet jakke Anvendes kasket eller anden hovedbeklædning, skal den være ensfarvet og reklamefri. Kasketskygge skal være fremadvendt Operatørens firmanavn/logo skal tydeligt fremgå i profilbeklædningen/uniformen og evt. reklame må ikke være større end firmanavnet/logoet. Operatører skal indsende profil/uniformsregulativ med foto til Movia ([email protected]), som skal godkende dette inden driftsstart. Ændringer hertil skal ligeledes indsendes af alle operatører i kontraktperioden. 7. Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren kan følge planlægningen af kørslen på egne vogne fem dage frem i tiden på Vognmandsportalen. Kørselsplanlægningen er kun vejledende, da der løbende lægges bestillinger af kørsel ind i planlægningssystemet (Planet) til udførsel samme dag. Dette ændrer konstant i turforløbene og chaufføren tildeles derfor kun ét stop ad gangen. Movia vil løbende opdatere vognmandsportalen med nye funktionaliteter, således at operatørens mulighed for og pligt til at selvbetjene sig øges. Alt, hvad der kan løses af operatøren i vognmandsportalen, skal løses af operatøren selv. Det er et krav, at vognen befinder sig på hjemstedet ved tidsbåndets begyndelse. Kørslen skal foretages efter det af Movia planlagte forløb, og operatøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de udsendte køreordrer. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud – eller af andre årsager – skal operatøren straks indsætte reservemateriel, der opfylder samme krav. Opståede forsinkelser på mere end 15 min. skal straks meddeles kunden og Trafikstyringen, der vurderer, om der skal ske ændringer i den planlagte kørsel. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 20 Hvis en operatør ikke er i stand til at gennemføre den udsendte kørsel, skal det straks meddeles til Trafikstyringen. Operatøren skal dog acceptere, at der kan opstå forsinkelser på et vognløb på op til 30 min. hvor vognen kommer for sent hjem til sin garage i forhold til garantiperiodens varighed. Dette håndteres ved, at operatøren efterfølgende indsender en korrektion for forbrugt tid, som behandles jf. afsnit 9 Afregning. Al kontakt vedrørende driften skal ske til Trafikstyringen via vognmandstelefonen eller vognmandsmailen. Det skal præciseres, at alene gennemført kørsel betales. Såfremt kørslen ikke udføres, træder sanktionsbestemmelserne i kontrakten i kraft, jf. kontraktens bestemmelser om misligholdelse. 7.1 Kundeservice Movia lægger vægt på, at betjeningen af passagererne sker på en god og forsvarlig måde. Operatøren og chaufførerne er forpligtet til at følge retningslinjerne for kørslen. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af kunder hjælpe kunden ind og ud af vognen sammen med vedkommendes ejendele, efter de gældende regler, der fremgår af Flextrafiks informationsmateriale. Movia forventer, at chaufføren selv kan vurdere den enkelte situation og udvise passende konduite. Chaufføren skal ved forsinkelser, på mere end 15. min. i forhold til det aftalte, kontakte kunder pr. telefon og oplyse om ankomsttidspunkt. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudses problemer af et omfang, som er større, end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte Trafikstyringen med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og kundens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra kunderne. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. 7.2 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatøren kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav. Operatøren skal i hele driftsdøgnet have en betjent vagttelefon, hvor det er muligt for Movia at kunne afgive og søge oplysninger, der vedrører driften. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 21 Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og at opfølgningen foregår i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvalitetskravene ved brugerundersøgelser, klagebehandling og kvalitetsopfølgning. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. Movia vil løbende foretage kundeundersøgelser. Ved konstatering af manglende opfyldelse i henhold til det aftalte, vil Movia kunne bringe misligholdelsesbestemmelserne i kontrakten i anvendelse. Movia arbejder løbende på at forbedre standarden for den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.m. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de økonomiske forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 7.3 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal straks underrette Movias trafikstyring om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for kunderne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en udtalelse inden 3 hverdage. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem, jf. Kontrakten. 8. Samfundsansvar / CSR (Corporate Social Responsibility) Movia har besluttet en CSR politik, som skal overholdes, når der indkøbes trafik. Movias CSR politik tager udgangspunkt i principperne i FNs Global Compact. Global Compact bygger på principper, som er baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Operatørerne forpligter sig til i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FNs Global Compact ved, at: FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti • • • • • • • • • • Side 22 Støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder Sikre, at der ikke medvirkes til krænkelser af menneskerettighederne Opretholde foreningsfriheden og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling Støtte udryddelsen af alle former for tvangsarbejde Støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde Afskaffe diskrimination i relation til arbejds- og ansættelsesforhold Støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer Tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed Opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier Modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse I Movias CSR politik fremgår det derudover, at der vil være tilfælde, hvor en operatør ikke kan overholde rammerne i Movias CSR-politik på grund af leverandørens manglende dokumentation i egen leverandørkæde. Det vil i disse tilfælde være acceptabelt at handle med leverandøren, så længe leverandøren garanterer, at alle gældende nationale love og aftaler til enhver tid overholdes. Arbejdsmiljø og –vilkår i Movias CSR-politik: Movia arbejder målrettet og systematisk på løbende at forbedre arbejdsmiljøet. Operatøren forpligter sig til at sørge for, at arbejdsmiljøet er af en sådan standard, at arbejdstagerne ikke udsættes for påvirkninger eller risici, der kan skade deres helbred på kort eller lang sigt. Operatøren forpligter sig til, at der er opbygget et system, der fører tilsyn med arbejdsmiljøet og løbende arbejder for at forbedre arbejdsmiljøforholdene. Operatøren forpligter sig til, at overholde overenskomster jf. ILO konventionen nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter indgået på området for sit virke. Det pointeres, at Movia ikke er myndighed for at påse overholdelse af overenskomster på området. Der henvises i det hele til Trafikstyrelsen, som er myndighed. Grønt indkøb i Movias CSR-politik: Movia arbejder målrettet for at nedbringe klimapåvirkninger fra egne aktiviteter, skabe miljøforbedringer og forebygge forurening. Dette sker både ved at stille krav til Movias operatører og til egen adfærd gennem Movias miljøledelsessystem (EMAS). I nærværende udbudsmateriale er yderligere relaterede forhold beskrevet: Arbejdstagerrelaterede emner: • Der stilles krav til arbejdsmiljøet, idet der henvises til relevant miljøvejviser og tilbudsgiver anmodes om nøje at beskrive, hvad der gøres for et godt arbejdsmiljø på udvalgte områder. • I forbindelse med tilbudsgivningen indsender operatører en tro- og loveerklæring om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. • Det er et krav, at ansatte hos tilbudsgiver aflønnes efter de for området gældende overenskomster. (Dette fremgår ikke direkte, men dette krav skal være opfyldt for at få udstedt de krævede tilladelser). • Operatørerne skal formulere en integrationspolitik, som skal indsendes efter anmodning. Korruptionsbekæmpelsesrelateret emne: FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti • Side 23 I forbindelse med afgivelse af tilbud indsender operatørerne en tro- og loveerklæring, hvori det bl.a. oplyses, at operatørerne ikke er dømt for deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, svig og hvidvaskning af penge. 9. Afregning Betalingen for den udførte kørsel beregnes automatisk af Planetsystemet. Betalingen beregnes løbende, vognløb for vognløb, og alle oplysninger lagres. Ved månedens afslutning udarbejdes en samlet opgørelse over den udførte kørsel. Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført under Planetsystemet i den foregående måned. Opgørelsen indeholder oplysninger om alle de vognløb, som operatørens vogne har udført den pågældende måned. Det fremgår, hvilken dato kørslen er udført, hvem vognen har kørt med, hvor og på hvilket tidspunkt kunden er afhentet og afleveret samt den beregnede betaling for vognløbet fratrukket eventuel egenbetaling fra kunden. Fordeling af kørsels- samt vente- servicetid vil ligeledes fremgå. Afregningen sker elektronisk og sendes i både PDF og Excel format. 9.1 Beregning af betaling De 7 garantitimer vil, som udgangspunkt, blive afregnet til den tilbudte timepris for service- og ventetid. For så vidt angår køretiden, betales der udelukkende, hvis der udføres kørsel i garantitimerne, og der betales alene for den tid, som vognen kører. Køretiden beregnes pr. køreminut. Eks.1 Vognen benyttes slet ikke. Der afregnes for 7 timers service- og ventetid. Eks. 2 Vognen holder stille i de første 2 garantitimer og benyttes i 5 timer. De 5 timer er fordelt på f.eks. 3,5 timers køretid og 1,5 times service- og ventetid (F.eks. trappemaskine). Der afregnes for i alt 3,5 times køretid og 3,5 times service- og ventetid. Eks. 3 Vognen benyttes fuldt ud i 7 timer. De 7 timer er fordelt på f.eks. 5 timers køretid og 2 times serviceog ventetid (F.eks. trappemaskine). Der afregnes for 5 times køretid og 2 times service- og ventetid. Vente- og servicetid er den tid, der bruges af chaufføren i forbindelse med afhentning og aflevering af brugere, samt beordrede ophold uden for vognens hjemsted. Der er fastsat vente- og servicetider i forbindelse med afhentning og aflevering. Vente- og servicetid kan være knyttet enten til en bruger eller et sted, og kan variere fra bruger til bruger og fra sted til sted. Vente- og servicetiden beregnes af Planetsystemet i forbindelse med planlægning og afvikling af kørslen. Der beregnes vente- og servicetid for alle ophold uden for hjemstedet, medmindre det er ophold ønsket af operatøren, fx til pauser til chaufføren. Vente- og servicetid afregnes til de indbudte timepris. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 24 Servicetid ved brug af kørestol og trappemaskine Ud over den vente- og servicetid, der bliver beregnet ovenfor, gives der altid en fast standardservicetid til kørestolsbrugere på 5 minutter, samt 1 minut pr. etage. Ved brug af trappemaskine gives yderligere 10 minutter til fastspænding af kørestolen til trappemaskine og afmontering af trappemaskine efter endt brug. Der indgår også her i tid til at nå til 1. etage. Skal kunden flere etager op, laves der et tillæg på 3 min. pr. etage: Kørestol Etager Stuen + 1. 2. 3. 4. 5. Servicetid 6 7 8 9 10 Kørestol og trappemaskine Etager Servicetid Stuen + 1. 15 min. 2. 18 min. 3. 21 min. 4. 24 min. 5. 27 min. Der vil derfor som minimum altid være 15 minutters servicetid til en kørestolsbruger, hvor der skal benyttes trappemaskine. Movia betaler for den servicetid, der skal bruges til at betjene trappemaskinen, efter den tilbudte driftstimepris. 9.2 Indberetning af korrektioner Planetsystemet beregner operatørens betaling i forhold til de planlagte køre- samt vente- og servicetider. Opstår der forsinkelser, som ikke indhentes undervejs, vil operatøren ikke automatisk få betaling for det større tidsforbrug. Derfor er det nødvendigt med manuelle korrektioner til kørselsopgørelsen. Der reguleres kun for forhold, som operatøren ikke kan påvirke, og kun hvis forsinkelsen overstiger 15 minutter (bagatelgrænse). Det kan f.eks. være forsinkelser hos kunden, særlige trafikforhold, vejrlig og lignende Alle korrektioner skal indberettes via en særlig blanket, som findes på Movia Flextrafiks driftshjemmeside (link oplyses på anmodning). Indberetninger, som ikke modtages via den elektroniske indberetningsblanket, afvises. Det skal tydeligt fremgå, hvad årsagen til indberetningen er, hvor på vognløbet problemet er opstået, og hvor stor overskridelsen tidsmæssigt har været. Det er operatørens ansvar, at dokumentationen og beskrivelsen er fyldestgørende, og operatøren skal sikre, at indberetninger, som falder under bagatelgrænsen, ikke bliver indberettet, såfremt dette åbenlyst vil fremgå af indberetningen. Bagatelgrænsen skal bydes ind som en del af den budte driftstimepris, dvs., at operatøren skal sikre sig i sin prissætning, at mindre forskydninger i de planlagte vognløb kan indeholdes i den budte driftstimepris. Alle indberetninger skal kunne verificeres af GPS-positioner. Det er operatørens ansvar at fremskaffe GPS-positioner, såfremt Movia i egne systemer ikke allerede har disse positioner. Indberetninger, som ikke kan verificeres via GPS-positioner afvises. Hvis operatøren dokumenterer sin indberetning med GPS-positioner fra andre systemer end Movias system, så skal fremstillingen af GPS-positioner være tydelig (på kort) og have en frekvens (min. 1. GPS-position pr. minut), så indberetningen kan håndteres på samme måde, som Movias personale i øvrigt håndterer indberetninger. Det er altså operatørens ansvar at levere tydelig GPS-dokumentation (logfiler m.v. accepteres ikke). FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 25 Indberetning af korrektioner skal ske hurtigst muligt dog senest 2 hverdage efter forsinkelsen. Ved henvendelser fra Movia til operatøren, skal svar foreligge inden 2 hverdage. Korrektioner, der modtages efter de forannævnte frister, eller som ikke kan dokumenteres via GPS positioner, vil ikke blive honoreret. Korrektioner, som accepteres af Movia, vil blive foretaget i forbindelse med afregningen. Vejrlig m.m. ("nøddrift") I de tilfælde, hvor vejrlig eller lignende medfører forsinkelser på ture i mere end 50% af Movias område, vil driftschefen i Flextrafik kunne erklære dagens drift for "nøddrift". Erklæres dagen for "nøddrift", vil der ikke blive foretaget individuelle korrektioner på vognløbene, men alle vognløb vil blive kompenseret med 20 % ekstra i betaling, uanset om vejrlig m.m. har medført store eller små forsinkelser. Der kan altså på dage med nøddrift ikke forventes anden betaling end normal betaling + 20 % uanset tidsforbruget på vognløbet. 9.3 Opkrævning af egenbetaling I Flexturs kørselsordning opkræves der i nogle tilfælde egenbetaling fra kunden i vognen. Chaufføren skal derfor kunne håndtere at opkræve betaling og kontrollere eventuelle billetter og kort m.m. hos kunderne, i overensstemmelse med retningslinjer fastlagt af Movia. Egenbetaling oplyses på køreordren, der udsendes til vognen. Chaufføren skal være i stand til at give penge tilbage til kunden. Den opkrævede egenbetaling modregnes i kontraktbetalingen. Chaufføren skal på forlangende altid udlevere kvittering til kunden for modtagelse af betaling. 9.4 Bortfald af betaling Betalingen til operatøren bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade eller lignende. Dette gælder, uanset om ovennævnte forhold rammer operatøren direkte, eller rammer leverandører, underleverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 9.5 Regulering af betaling og af de månedlige satser De udbudte kontrakter har en løbetid på 1 år og betalingen bliver IKKE reguleret. Betalingen reguleres ligeledes ikke ved en evt. forlængelse. Tilbudsgiver skal være opmærksom på dette forhold, i forbindelse med afgivelse af tilbud. 10. Kontraktperiode og kontraktindgåelse Movia vil efter tildelingen indgå kontrakt med operatøren. Udbudsvilkårene vil indgå i kontrakten, og således indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget. Kørslen efter de indgåede aftaler påbegyndes den 1. oktober 2015. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 26 Den udbudte kørsel vil omfatte 1-årige kontrakter, og kontraktperioden forventes således at strække sig til og med 30. september 2016. Movia har ret til at forlænge kontraktperioden for hele eller dele af kontrakten med op til 1 år, på uændrede vilkår i øvrigt. Forlængelsen kan evt. opdeles i 2 perioder på hver 6 måneder. Se også afsnit 9.5 for regulering af betaling, ved forlængelse af kontrakt. Movia kan udnytte option om forlængelse, hvis det meddeles operatøren med mindst 3 måneders varsel. Kontrakten er for begge parter uopsigelig i hele den aftalte kontraktperiode, jf. dog afsnit 14 Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser og Kontrakten. Ved udløb af kontraktperioden har Movia ikke pligt til at overtage nogen del af operatørens faste ejendom, vogne, opstillingsplads/garage, radio og telefonudstyr eller andet. 11. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kørselsaftalen stilles gennem anerkendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 50.000 kr. pr. vogn. Garantien skal indsendes sammen med underskrevet kontrakt. Kontrakt og garanti skal være Movia i hænde senest 4 uger efter Movia officielt har tildelt kørslen og indestå indtil 3 måneder efter kontraktperiodens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal udformes som anført nedenfor, og det er her vigtigt, at garantien i sin tekst henviser til en nærmere angivet kontrakt under dette udbud (FX1). Eksempel: På foranledning af (operatørens navn og adresse) indestår undertegnede garantistiller herved over for Trafikselskabet Movia – i det efterfølgende kaldet Movia – Gammel Køge Landevej 3, 2500 Valby som garant for betaling af indtil i alt kr. ……………………., skriver kr. …………………… som sikkerhed for opfyldelse af alle operatørens forpligtelser i henhold til den aftale, som er indgået mellem Movia og operatøren vedrørende operatørens udførelse af almindelig rutekørsel for Movia i henhold til udbud FX1, dateret april 2015. Garantien påvirkes ikke af, at Movia giver operatøren henstand med hensyn til opfyldelse af dennes forpligtelser. Garantien henstår, indtil den frigives af Movia, hvilket vil ske senest 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal på Movias anfordring frigives til Movia, uden at Movia har dokumenteret sin ret ved forlig, endelig domstolsafgørelse eller en voldgiftskendelse. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 27 Udbetaling på garantien sker til Movia på anfordring senest 5 arbejdsdage, efter at skriftlig anfordring er modtaget. Tvister mellem garantistilleren og Movia med relation til nærværende garanti afgøres endeligt og bindende af den voldgiftsret, der afgør tvister mellem Movia og operatøren i henhold til ovennævnte aftale vedrørende operatørens udførelse af almindelig rutekørsel for Movia i henhold til udbud FX1, dateret april 2015. Dansk ret er gældende i retsforholdet mellem garantistilleren og Movia. Ved garantiens bortfald skal denne garanti returneres til (bank/kautionsforsikringsselskab). Sted ………………………………… Dato ………………………………. Som garantistiller: ________________________________________ 12. Afgivelse og vurdering af tilbud 12.1 Bydere Aftale om kørsel kan indgås med såvel enkeltpersoner som et selskab eller en anden juridisk person. Byderen, for selskaber den ansvarlige leder, skal opfylde de kvalifikationskrav, der stilles i henhold til gældende lovgivning på området, og skal have tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring inden kontrakten indgås. Der vil alene være tale om tilladelse til EP eller Offentlig Service Trafik samt busog taxikørsel. Den udbudte kørsel er almindelig rutekørsel og kan derfor udføres med såvel busser som taxi. På forlangende skal byderens faglige baggrund dokumenteres. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Hvis byderen er bosat i udlandet, skal der opgives navn på en person med bopæl eller hjemsted i Danmark, som kan foretage økonomisk bindende dispositioner på byderens vegne, mod hvem søgsmål kan rettes på byderens vegne, og med hvem alle forhandlinger kan føres, og alle meddelelser gives med bindende virkning for byderen. 12.2 Afgivelse af tilbud Udbuddet foretages som offentligt udbud i henhold til EUs Forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004, og udbudsmaterialet består af: • Udbudsbetingelserne inkl. bilag og Kontrakt FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti • Tilbudsblanket • Driftsredegørelse • Tidsplan Side 28 Der er adgang til det samlede udbudsmateriale på udbudshjemmesiden for dette udbud: https://www.ethics.dk/asp4/tender/movia_1601_20150413.nsf Tilbud skal afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialets bestemmelser og krav. Tilbud baseret på anden kontraktperiode eller andre kontraktvilkår accepteres ikke. Tilbud skal afgives på dansk, ligesom al efterfølgende kommunikation, skriftlig såvel som mundtlig under den senere driftsperiode, skal foregå på dansk. Alle de i udbudsmaterialet omhandlede ydelser skal udføres i fuld overensstemmelse med dansk lovgivning. Alle prisangivelser i nærværende udbudsmateriale er inkl. dansk moms, med mindre andet fremgår. Ved afgivelse af tilbud skal den særlige tilbudsblanket, der kan downloades på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale, anvendes. Prisen skal omfatte samtlige ydelser, som operatøren skal levere, f.eks. reservevogne, administration, telefonvagt, omkostninger til trappemaskiner, transportstol og andre tekniske hjælpemidler samt kommunikationsudstyr m.m. Tillæg accepteres ikke. Samtlige priser, der skal angives i danske kroner, skal være i det, i afsnit 9.5 Regulering af betaling og af de månedlige satser, angivne prisniveau. Alle priser skal være inkl. eventuel moms og alle afgifter. Der skal i tilbuddet afgives én pris for en vente- og servicetid samt én pris for køretid. Samme priser vil være gældende for optioner på ekstra vogne. Der kan afgives tilbud på en eller flere af de udbudte enheder. Der skal udfyldes en tilbudsblanket pr. tilbud pr. udbudsenhed Der kan ikke afgives tilbud på udbudsenheder som indebærer forbehold om, at andre udbudsenheder vindes. Tilbudsblanketten skal endvidere ledsages af følgende skemaer, der skal downloades fra udbudshjemmesiden via menupunktet Udbudsmateriale, og udfyldes: • En driftsredegørelse, hvor tilbudsgiver skal udfylde en forpligtende redegørelse for driften og de ressourcer, der vil blive anvendt i forbindelse med den tilbudte kørsel. Tilbudsgiveren skal udfylde alle punkter angivet i driftsredegørelsen. • Stamoplysninger. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti • Side 29 Et signeret følgebrev. Følgebrevet angiver desuden hvilke dokumenter byderen ønsker inkluderet i tilbuddet. Endvidere skal følgende indsendes: • Erklæring fra pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab om, at der for ansøger kan stilles en garanti på 50.000 dkr. pr. vogn, i tilfælde af indgåelse af kontrakt. • Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring med en minimum dækningssum for personskade på 10 mio. DKK og med en minimum dækningssum for tingskade på 2 mio. DKK pr. år. Tilbud, der skal være bindende til 1. oktober 2015, skal være Movia i hænde senest: 15. juni 2015 – kl. 12:00 Tilbud kan udelukkende indsendes elektronisk via Movias udbudshjemmeside. 12.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet/forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt til Movia via udbudshjemmesiden under menupunktet Send Spørgsmål. Henvendelser med henblik på verifikation af data eller oplysninger i materialet kan rettes telefonisk. Alle skriftlige spørgsmål, samt de telefoniske forespørgsler, som Movia vurderer kan have generel interesse for de øvrige tilbudsgivere - besvares på udbudshjemmesiden og offentliggøres under menupunktet Spørgsmål og Svar. Tilmeldte operatører bliver orienteret herom via e-mail. Det angives ikke, hvem der har stillet spørgsmålet. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål løbende og senest den 5. juni 2015 - kl. 12.00. Alle spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. 12.4 Vurdering af tilbud Efter åbning af de indkomne tilbud vil Movia foretage en foreløbig gennemgang af tilbuddene for at afgøre, om disse er afgivet i overensstemmelse med de i udbudsmaterialet stillede betingelser, herunder formkrav og mindstekrav. Under denne gennemgang kan Movia, uden på nogen måde at forpligte sig, anmode enhver tilbudsgiver om at afgive uddybende eller supplerende oplysninger om tilbuddet, inden for udbudsrettens rammer. Der vil blive set bort fra ikke konditionsmæssige tilbud og der kan blive set bort fra unormalt lave bud. Tildeleringskriteriet er ”Laveste pris” - De afgivne priser vægtes med 60% til service/ventetid og 40% til køretid. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti Side 30 Såfremt der indkommer flere identiske bud vil Movia tildele kørslen ved lodtrækning. Såfremt sådan en situation opstår, vil Movia indkalde de involverede tilbudsgivere til at overvære denne lodtrækning. Movia forbeholder sig ret til i, overensstemmelse med reglerne i EUs Forsyningsvirksomhedsdirektiv, at annullere udbuddet helt eller delvist og eventuelt foretage nyt udbud af kørslen. 13. Aktindsigt – offentliggørelse Movia kan videregive oplysninger angående dette udbud, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivning, eller en afgørelse er truffet herom af en domstol eller offentlig myndighed, herunder f.eks. den danske stat, konkurrencemyndighederne eller Europakommissionen. Efter kontraktindgåelse vil der i henhold til EUs udbudsprocedure bl.a. blive afgivet følgende oplysninger til EU: • Ordregivers navn og adresse • Kontraktens art • Beskrivelse af tjenesteydelsens art • Udbudsprocedure • Dato for tildeling af ordren • Navn og adresse på operatørerne • Angivelse af, om kontrakten er eller forventes udlagt til underleverandører, samt værdien af denne del • Kriterier for tildeling af kontrakter Samme oplysninger vil Movia kunne offentliggøre til pressen. Derudover vil Movia efter kontraktindgåelsen kunne offentliggøre følgende oplysninger: • Navne på tilbudsgiverne • Den gennemsnitlige driftstimepris for de indgåede kontrakter Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet, der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 13. Movia er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne kan indgå som et element i Movias vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Operatøren og Movia skal ved meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, optræde loyalt over for hinanden. Meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, vedrørende spørgsmål af generel trafikpolitisk karakter med relation til Movias område bør så vidt muligt alene gives af Movia. FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti 14. Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Reglerne om modregninger i betalingen samt om misligholdelse, tvistløsning og en række andre juridiske bestemmelser er samlet i Kontrakten. Der kan ikke tages forbehold over for indholdet af udbudsmaterialet eller Kontrakten. Side 31 FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 32 Bilag 1 - Definitioner og andre nyttige informationer 1.1 Definitioner m.m. Vente- og servicepris Den samlede pris for vente og servicetid. Det vil sige den timepris der afregnes når vognen holder stille eller servicerer brugerne. Køretid Det vil sige den timepris der afregnes når vognen udfører kørsel incl. den tomkørsel der indgår i turen. FlexDanmark FlexDanmark er et IT-driftssamarbejde indgået af Midttrafik, Trafikselskabet Movia, Nordjyllands Trafikselskab, Sydtrafik, Fynbus og Region Midt. FlexDanmark har ansvaret for drift, vedligeholdelse og udvikling af de IT-systemer, der planlægger og koordinerer specialkørsel, som f.eks. handicapkørsel, patientbefordring, lægekørsel, Flextur m.m. Helligdage De i udbudsmaterialet nævnte helligdage eller dage, der af Movia betragtes som helligdage, er følgende: nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, påskedag, 2. påskedag, st. bededag, Kr. himmelfartsdag, grundlovsdag, pinsedag, 2. pinsedag, juleaftensdag, 1. juledag, 2. juledag og nytårsaftensdag. Hjemmesider https://movia-vogn.bektra.dk www.moviatrafik.dk www.flextrafik.dk Hjemsted for garantivogne Det sted som vognen starter og slutter. En fysisk adresse, der fastsættes af operatøren i samarbejde med Movia, inden for et område, der er defineret af Movia. Området fremgår af de enkelte udbudsenheder. Operatør Tilbudsgiver, vognmand. Planet FX1– Udbud af Flextrafik Garanti IT-system der planlægger og koordinerer kørsel. Samordning og koordinering af kørsel Ved samordning af kørslen forstås, at turene forsøges samlet til kørsel i samme vogn på samme tid, således at antallet af udførte kørsler bliver færre. Med koordinering af kørslen forstås, at turene forsøges samlet på et antal vogne, således at den enkelte vogn skal udføre flere ture i forlængelse af hinanden. Herved undgås tomkørsel, og antallet af vogne, der skal benyttes til udførelse af turene, mindskes. Trafikstyringen Hos Movia overvåges driften af Trafikstyringen. For at komme i kontakt med Trafikstyringen skal vognmandstelefonen eller vognmandsmailen benyttes. Vognmandsportalen Vognmandsportalen er en webside, hvor operatøren har adgang til at se kørselsplanlægningen på egne vogne. 1.2 Relevante myndigheder Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende: • Skatter og afgifter • Miljøbeskyttelse • Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt (jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 39.) på følgende adresser: Skatter og afgifter Navn Adresse Tlf. nr. E-mail Internetadresse Skat Hovedcenter Østbanegade 123, DK-2100 København Ø + 45 72 22 18 18 (landsdækkende kundecenter) [email protected] www.skat.dk Miljøbeskyttelse Navn Adresse Tlf. nr. E-mail Internetadresse Miljøstyrelsen Strandgade 29, DK-1401 København K + 45 72 54 40 00 [email protected] www.mst.dk side 33 FX1– Udbud af Flextrafik Garanti Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Navn Arbejdstilsynet Adresse Postboks 1228, 0900 København Tlf. nr. +45 70 12 12 88 Fax nr. +45 70 12 12 89 E-mail [email protected] Internetadresse www.at.dk Hertil kan tilbudsgiver søge oplysning om regler for vogne og regler om erhvervsmæssig person befordring hos: Navn Trafikstyrelsen Adresse Edvard Thomsens Vej 14, 2300 København S Tlf. nr. +45 72 21 88 00 Fax nr. +45 72 62 67 90 E-mail [email protected] Internetadresse www.trafikstyrelsen.dk Amu-uddannelser: www.efteruddannelse.dk side 34 FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 35 Kontrakt Kontrakten ser således ud: Vedrørende Internt nr.: UDFØRELSE AF FLEXTRAFIK GARANTIKØRSEL Indgået mellem TRAFIKSELSKABET MOVIA GL. KØGE LANDEVEJ 3 2500 VALBY CVR-NR.: 29896569 (herefter benævnt Movia) Og …………………………………. (herefter benævnt operatøren) § 1 Formål/Forudsætninger Stk. 1 Formålet med denne kontrakt er at regulere forholdet mellem Movia og operatøren i forbindelse med udførelsen af den i § 4 nævnte kørsel. Kontrakten er et resultat af et begrænset udbud, som Movia har iværksat og gennemført i henhold til EUs udbudsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). § 2 Kontraktgrundlag Stk. 1 Kontraktgrundlaget for aftalen mellem parterne er denne kontrakt med følgende bilag: Bilag A: Movias udbudsbetingelser samt bilag og Kontrakt for ”FX1 – Udbud af Flextrafik Garanti”, dateret april 2015, samt Movias rettelser til udbudsmaterialet, som disse fremgår af Movias udbudshjemmeside. Bilag B Operatørens tilbud inkl. bilag af……. Stk. 2 De i stk. 1 nævnte bilag udgør en integreret del af denne kontrakt. Vilkår eller forhold i bilagene, der ikke reguleres i Kontrakten, er således gældende mellem parterne. For vilkår eller forhold i bilagene, FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 36 der tillige er reguleret i denne kontrakt, vil gælde, at kontraktens ordlyd har forrang i de tilfælde, hvor der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og det i bilagene anførte. Ved uoverensstemmelse mellem bilag, der omhandler identiske emner, er senest daterede bilag gældende, for så vidt angår den afvigende del, medmindre det fremgår af sammenhængen, at dette ikke skal være tilfældet. § 3 Kontraktperioden Stk. 1 Kontrakten er gældende fra tidspunktet, hvor begge parter har underskrevet, og udløber 30. september 2016. Driftsstart vil være den 1. oktober 2015. Movia har ret til at forlænge kontraktperioden for hele eller dele af kontrakten med op til 1 år på uændrede vilkår i øvrigt. Forlængelsen kan evt. opdeles i 2 perioder på hver 6 måneder. Movia kan udnytte denne option, hvis det meddeles operatøren med mindst 3 måneders varsel. Kontrakten er uopsigelig i hele kontraktperioden, jf. dog § 5 Ejerforhold, § 11 Konkurs m.m. og § 13 Misligholdelse. § 4 Operatørens og Movias ydelser Stk. 1 Operatøren skal for Movia udføre den i bilag A beskrevne kørsel for udbudsenhed nr. ….Kørslen skal udføres i overensstemmelse med de i bilaget givne anvisninger. Kørslen udføres alene med type 5 vogne, jf. bilag B og skal i hele kontraktperioden opfylde de i bilag A beskrevne krav. Den af operatøren udførte kørsel afregnes i henhold til de i bilag B angivne priser. Stk. 2 Movia kan inden for de første 6 måneder af kontraktperioden, regnet fra driftsstart, med et 3 måneders skriftligt varsel udvide kørslen med 1 ekstra garantivogn pr. udbudsenhed. Angående krav til og betaling for den/disse ekstra garantivogn(e) henvises til bilag A og bilag B. § 5 Ejerforhold Stk. 1 Såfremt operatøren er organiseret som et aktieselskab eller et anpartsselskab, kan Movia kræve oplyst, hvem der ejer aktierne/anparterne. Aktie-/anpartsbesiddelse på under 10 % af aktie-/anpartskapitalen skal ikke oplyses, med mindre særlige forhold gør, at en aktionær/anpartshaver med en sådan aktie/anpartsbesiddelse har en bestemmende indflydelse i selskabet. Stk. 2 Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i den oplyste aktie-/anpartsbesiddelse, skal dette uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 37 Stk. 3 Såfremt der i kontraktperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene til aktierne/anparterne, herunder såfremt den bestemmende indflydelse i selskabet ændres, er Movia berettiget til at opsige kørselsaftalen med 3 måneders skriftligt varsel, forudsat at opsigelsen sker senest 1 måned efter, at Movia er blevet gjort bekendt med de omstændigheder, der begrunder opsigelsen. Stk. 4 Movia er dog alene berettiget til at opsige kørselsaftalen i henhold til stk. 3, såfremt vægtige grunde taler herfor. § 6 Regnskab og budget Stk. 1 Uanset hvordan operatørens virksomhed er organiseret, er operatøren i kontraktperioden forpligtet til på opfordring at fremsende regnskaber til Movia. Regnskaberne skal have en detaljeringsgrad og en informationsværdi svarende til, hvad der i henhold til aktieselskabsloven kræves af regnskaberne til Erhvervsstyrelsen. Regnskaberne skal være udarbejdet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Stk. 2 De i stk. 1 nævnte økonomiske oplysninger vil blive behandlet fortroligt. § 7 Kontrol Stk. 1 Movia er berettiget til at føre kontrol med operatørens opfyldelse af kørselsaftalen ved inspektion i de anvendte vogne, mens disse er i drift. En sådan kontrol fritager ikke operatøren for ansvaret for, at vognene opfylder de aftalte betingelser. Stk. 2 Chaufføren skal, på Movias forlangende, kunne identificere sig ved at fremvise førerbevis/førerkort samt kunne fremvise beviser for de af Movia krævede kurser og bevis for taxichaufførkursus godkendt af Trafikstyrelsen Chaufføren skal endvidere, på Movias forlangende, fremvise en af Trafikstyrelsen eller kommunen udstedt tilladelse. Stk. 3 Movia er endvidere berettiget til at føre kontrol ved besøg på operatørens forretningssted, herunder foretage en nærmere gennemgang af operatørens driftsmateriel. Operatøren er forpligtet til, uden vederlag, at bistå i forbindelse med sådanne inspektioner. Stk. 4 Såfremt operatøren lader kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, er han forpligtet til i kørselsaftalerne med underleverandørerne at indføje en bestemmelse, der giver Movia ret til inspektion hos underleverandørerne i samme omfang som beskrevet i stk. 1 og 2. FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 38 § 8 Underleverandører Stk. 1 Movia skal forhåndsgodkende enhver brug af underleverandører. Brug af underleverandører frigør ikke operatøren fra nogen forpligtelse over for Movia. Stk. 2 Såfremt operatøren ønsker at lade kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, skal det oplyses, hvor stor en del af kørselsaftalen, der påregnes udført ved hver enkelt underleverandør. Operatøren må påregne at oplyse navnene på underleverandørerne. Eventuelle underleverandører skal have tilladelse fra Trafikstyrelsen/kommunen til erhvervsmæssig personbefordring/taxitilladelser. Stk. 3 Væsentlige ændringer i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængde skal uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. Stk. 4 Overdragelse af kørsel eller antagelse af andre underleverandører efter kontraktstart skal uopholdeligt meddeles Movia, der skal godkende forholdet inden iværksættelse heraf. Stk. 5 Movia er berettiget til at nægte at godkende en ny underleverandør eller at godkende en væsentlig ændring i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængden, såfremt vægtige grunde taler herfor. § 9 Overdragelse af rettigheder Stk. 1 Operatørens rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten kan ikke – hverken helt eller delvist – overdrages til tredjemand uden Movias forudgående skriftlige godkendelse. Operatøren er kun berettiget til at overdrage sit krav på den samlede aftalte kontraktsum til sit pengeinstitut. Stk. 2 Movia er berettiget til på uændrede vilkår at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten til anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. § 10 Skadeforvoldelse Stk. 1 Såfremt operatøren eller dennes underleverandører under udførelse af sine pligter i henhold til kørselsaftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, det være sig personer eller gods operatøren har til befordring, eller tredjemands person eller gods, er alene operatøren eller dennes underleverandører ansvarlig for sådanne skader. Stk. 2 Såfremt skadelidte rejser krav mod Movia i anledning af skader beskrevet i stk. 1, skal operatøren friholde Movia for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter m.m., som et sådant krav måtte påføre Movia. FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 39 Stk. 3 Operatøren er pligtig til og ansvarlig for selv at tegne de nødvendige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring m.m. Operatøren skal, på anmodning fra Movia, dokumentere erhvervsansvarsforsikringen. § 11 Konkurs m.m. Stk. 1 Såfremt operatøren anmelder konkurs eller betalingsstandsning, eller træder i betalingsstandsning, går konkurs eller træder i likvidation, er Movia berettiget til at ophæve kørselsaftalen med omgående virkning. Movia skal uden ophold skriftligt orienteres om anmeldelse af betalingsstandsning eller konkurs m.m., afsigelse af konkursdekret, udpegning af tilsyn eller indtrædelse af likvidation. Stk. 2 Såfremt operatøren er organiseret som en personlig drevet virksomhed, er Movia derudover berettiget til at hæve kørselsaftalen, såfremt operatøren dør. Stk. 3 Hvis boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i kontrakten, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 2 kalenderdage give meddelelse om, hvorvidt der vil ske indtræden. § 12 Erstatning Stk. 1 Operatøren er over for Movia ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af misligholdelse af kørselsaftalen, medmindre denne misligholdelse skyldes vejrlig, man ikke med rimelighed kan kræve, at operatøren overvinder, eller force majeure. Stk 2. Ophæves kontrakten helt eller delvist, kan Movia kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler. Stk 3 Betaling af bod medfører ikke reduktion af et eventuelt erstatningskrav. Stk. 4 Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder, som hindrer opfyldelse af kørselsaftalen, og som opstår uden operatørens skyld ved forhold, over hvilke denne ikke er herre, og som denne ikke burde have forudset. § 13 Misligholdelse Stk. 1 Såfremt operatøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, kan Movia stille krav om, at operatøren afhjælper misligholdelsen inden en af Movia fastsat rimelig tidsfrist. Såfremt operatøren ikke har afhjulpet misligholdelsen inden udløbet af den nævnte frist, er Movia berettiget til at give meddelelse om, at Movia vil hæve kontrakten helt eller delvist, såfremt afhjælpning ikke er sket inden udløbet af en yderligere frist på 5 arbejdsdage. Sker sådan afhjælpning ikke efter FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 40 udløbet af denne yderligere frist på 5 arbejdsdage, er Movia herefter berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Såfremt Movia ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, har operatøren ret til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at Movia samtidig kan kræve erstatning efter § 12 Erstatning. Stk. 2 Grove eller gentagne overtrædelser af kontraktens bestemmelser - uden at der isoleret set foreligger væsentlig misligholdelse - vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Stk. 3 Operatøren har ret til at hæve kontrakten, hvis Movia væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, og trods skriftlig påmindelse herom ikke afhjælper misligholdelsen. Såfremt operatøren ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, er operatøren berettiget til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. Stk. 4 Hvis operatøren er organiseret som en forening, og denne opløses, er Movia berettiget til at ophæve kontrakten. Stk. 5 Såfremt operatørens tilladelse efter taxiloven eller busloven tilbagekaldes af kommunalbestyrelse eller Trafikstyrelsen, ophæves kontrakten i sin helhed uden varsel. Stk. 6 Hvis der opstår uoverensstemmelse mellem operatøren/chaufføren og Movia omkring driftsmæssige forhold, og Movia vurderer, at uoverensstemmelsen forstyrrer driften, vil det medføre øjeblikkelig lukning af operatørens vognløb, indtil forholdene er bragt i orden. § 14 Modregninger i betalingen Stk. 1 Såfremt misligholdelsen ikke er af en sådan karakter, at ophævelse af kontrakten kan komme på tale, men den manglende overholdelse af kørselsaftalens enkelte punkter alligevel er til gene for kunderne eller medvirkende til, at den forudsatte standard for kørslen ikke opretholdes, har Movia ret til at bringe nedennævnte sanktioner i anvendelse. Stk. 2 Movia vil foretage økonomiske sanktioner, som nedenfor, i forbindelse med kvalitetsbrist konstateret af Movia, dels ved kontrol med og på vognene, og dels registreret og dokumenteret på anden vis, herunder dataudtræk fra installeret IT-udstyr. Ved konstaterede kvalitetsbrister, som nedenfor, kan Movia foretage modregning i operatørbetalingen med 1.000 kr. pr. konstateret tilfælde: • At der ikke udføres korrekt tryk (ny ordre) ved ankomst på adressen • At den planlagte tid ikke overholdes • At chaufføren ikke er uniformeret FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 41 • At vognen ikke er forsynet med mindst to skilte med Flextrafiks logo • At vognen ikke er forsynet med det foreskrevne udstyr • At der ryges (herunder også E-cigaretter og lignende) i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia • Manglende indsendelse af udtalelser i forbindelse med kundehenvendelser inden 3 hverdage • Manglende indsendelse af uheldsrapporter inden 24 timer • Manglende kontakt til vognen eller operatøren i vognløbets åbningstid • Manglende tilmelding til vognløbets åbningstid • Manglende indberetning af forgæves kørsel • Opstart uden for hjemsted • Undladt udførelse af aftalt kørsel • Manglende kursusbeviser i vognen på de af Movia krævede kurser. jf. § 6. stk. 2 Ved følgende konstaterede kvalitetsbrister kan Movia dog foretage modregning i operatørbetalingen med 2.000 kr. pr. konstateret tilfælde: • Trappemaskine og/eller transportstol forefindes ikke i vognen, når dette er aftalt • Trappemaskinen bliver ikke anvendt ved transport af kørestole over mere end ét trin • Kørestole og/eller kunder er ikke fastspændt forskriftsmæssigt under transporten • Chaufføren har ikke gennemført de af Movia krævede kurser Hvis en eller flere af ovennævnte brister konstateres, kan Movia lukke vognløbet indtil forholdene er bragt i orden, og operatøren vil ikke blive afregnet for garanttimer i den periode, at vognløbet er nedlukket. I gentagne tilfælde af kvalitetsbrist kan Movia bringe misligholdelsesbestemmelserne jf. § 13 Misligholdelse i anvendelse. § 15 Genforhandling Stk. 1. Såfremt der i kontraktperioden indtræffer lovindgreb, der medfører væsentlige økonomiske ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Stk. 2. Såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om, hvorvidt betingelserne for en justering af priserne er til stede, eller såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om resultatet af en prisjustering, kan hver af parterne indbringe dette spørgsmål for domstolene, jf. § 18 Tvistigheder / Lovvalg. § 16 Sikkerhedsstillelse Stk. 1 FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 42 Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kontrakten stiller operatøren en garanti på kr. 50.000 pr. vogn, eller i alt kr. ……………… § 17 Diskretion Stk. 1 Operatøren og Movia er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt, jf. dog bestemmelserne i bilag A om aktindsigt og offentliggørelse. Stk. 2 Denne pligt består også efter, at kørselsaftalen er bragt til ophør, uanset årsagen hertil. § 18 Behandling af personoplysninger Stk. 1 I forbindelse med udførelse af kørsel under denne kontrakt, vil operatøren behandle personoplysninger om kunder for at kunne betjene disse. Region Hovedstaden og Region Sjælland samt alle kommunerne i Movias område (”Regioner og kommuner”), er alle dataansvarlige for disse personoplysninger, mens Movia er databehandler for Regioner og kommuner, og dermed underlagt Regionerne og kommunernes instruktionsbeføjelse. Regionerne og kommunerne har dog givet Movia bemyndigelse til at overlade databehandlingen til underdatabehandlere, såfremt dette sker under samme betingelser, som gælder i forholdet mellem Movia og Regionerne og kommunerne, og under forudsætning af at behandlingen af personoplysninger i enhver henseende lever op til kravene i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (”Persondataloven”). Stk. 2 Operatørens behandling af personoplysninger som led i kontraktens opfyldelse sker derfor som underdatabehandler til, og efter instruks fra Movia på vegne af Regioner og kommuner. Operatøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Persondataloven. Operatøren er samtidig forpligtet til at overholde bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles af den offentlige forvaltning (”Sikkerhedsbekendtgørelsen”). Det gælder også Sikkerhedsbekendtgørelsens kapitel 3, idet behandlingen omfatter følsomme oplysninger. Stk. 3 Operatøren er berettiget til at overlade de behandlede personoplysninger til en bestillingscentral/kontor. Bestillingscentralen/-kontoret i så fald at betragte som underdatabehandler til operatøren. Hvis Operatøren anvender en sådan underdatabehandler, er det Operatørens ansvar at denne efterlever kravene i henhold til denne bestemmelse samt de i stk. 2 nævnte regler. Operatøren forpligter sig til at indgå skriftlig aftale/instruks med underdatabehandlere herom, jf. persondatalovens § 42, stk. 2. Movia er berettiget til at få udleveret en kopi af sådanne aftaler. Personoplysninger må ikke herudover videregives eller overlades til tredjemand. Stk. 4 FX1– Udbud af Flextrafik Garanti side 43 Operatøren skal på anmodning give Movia tilstrækkelige oplysninger til, at Movia kan påse, at persondataloven overholdes, og at de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Operatøren skal i den forbindelse, på anmodning, give Movia eller dennes eksterne revision adgang til lokaliteter, hvor der behandles personoplysninger. Operatøren skal straks give Movia meddelelse om mistanke om brud på sikkerheden i forbindelse med behandling af personoplysninger, samt hvis der er risiko for, at personoplysninger er kommet eller vil komme til uvedkommendes kendskab. Operatøren kan rette tvivlsspørgsmål om behandling af personoplysninger til Movia. § 19 Tvistigheder / Lovvalg Stk. 1 Nærværende kontrakt er underlagt og skal forstås på baggrund af dansk ret og dansk lovgivning. Stk. 2 Tvistigheder mellem operatøren og Movia berettiger ikke nogen af parterne til at standse eller udsætte leverancen af aftalte ydelser. Stk. 3 Såfremt der opstår uoverensstemmelser eller tvister mellem parterne, skal disse først søges løst i mindelighed. Stk. 4 Enhver uoverensstemmelse eller tvist vedrørende det bestående kontraktforhold eller forståelsen af kontrakten, der ikke kan løses i mindelighed, kan af parterne indbringes for domstolene – med Movias værneting som 1. instans. § 20 Underskrifter Stk. 1 Nærværende kontrakt underskrives i to ligelydende eksemplarer, hvoraf hver af parterne beholder ét eksemplar. ……………………., den ……………… …………………………………………… (for operatøren) København, den ……………………… ……………………………………............ (for Movia)
© Copyright 2024