#BREVFLET#
Aalborg Kommune, Økonomiafsnittet
Sønderbro 12, 9000 Aalborg
Til arbejdsgiveren
28. august 2015
Økonomiafsnittet
Digital løsning til udbetaling af fleksrefusion
Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen
Sønderbro 12
9000 Aalborg
9931 3131
For at lette arbejdsgangen både for dig som arbejdsgiver og for os som
myndighed tilbyder vi nu en digital løsning til udbetaling af fleksrefusion.
Den digitale løsning gør det både lettere for dig at anmode om udbetaling,
og giver dig samtidig mulighed for at følge din sag, herunder få en forklaring på eventuelle afvigelser mellem det beløb, du har anmodet om, og det
beløb vi har udbetalt.
Du tilgår løsningen på adressen https://applikation.sks-as.dk/, hvor du skal
anvende din digitale medarbejdersignatur eller dit medarbejder NemID for
at logge ind.
Første gang virksomheden logger på skal Aalborg Kommune godkende
ønsket om adgang (’Banke på’). Godkendelsen sker løbende samme dag.
Efterfølgende vil den første, der anmoder, kunne godkende andre brugere
fra virksomheden.
I den vedhæftede vejledning kan du læse mere om, hvordan du tilgår og
bruger løsningen.
Det vil stadig være muligt at ansøge via Nemrefusion. Men vælger du
fremover at anvende den nye og nemmere løsning, kan du fremover forvente, at din anmodning vil blive behandlet hurtigere.
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Fleksteamet på
9931 2605.
Venlig hilsen
Tina Brix
Leder Økonomiafsnittet
Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen
Aalborg Kommune
Init.: TB
EAN nr.: 5798003745589
#BREVFLET#
Aalborg Kommune, Økonomiafsnittet
Sønderbro 12, 9000 Aalborg
Indholdsfortegnelse
1.
INSTALLATIONER
3
2.
SÅDAN FÅR DU ADGANG
3
2.1.
Første gang du logger på (eksempel: Aarhus Kommue)
3
3.
KORT OM MENUERNE
4
4.
OPRET UDBETALINGSAMODNING
4
4.1.
4.2.
Vælg bevilling
Udfyld anmodningen:
4
5
4.2.1.
Afregningsperiode og kopierfunktion
5
4.2.2.
Udbetalt løn og arbejdsgiverbidrag
5
4.2.3.
UPLOAD lønseddel
6
4.2.4.
Angiv fravær i afregningsperioden
6
4.2.5.
Godkend-/underskriv anmodningen
7
5.
STATUS PÅ UDBETALINGSANMODNING
7
6.
FAKTURA
7
7.
OVERENSKOMSTSTIGNING
8
INSTALLATIONER
Følgende programmer skal være installeret på maskinen:


Silver Light – til afvikling af applikationen
Java – til LOGIN med NEM ID eller Digital Signatur
Installationsguiden aktiveres første gang du logger på – hvis programmerne ikke er installeret.
SÅDAN FÅR DU ADGANG
Du får adgang til selvbetjeningsløsningen via browseren – skriv adressen: https://applikation.sks-as.dk/
Første gang du logger på (eksempel: Aarhus Kommune)
Vælg Aarhus på forsiden – KLIK HER
LOGIN siden vises – SÆT HAK og KLIK PÅ RUN (eller kør)
Du kan vælge mellem at logge på med NEM ID eller Digital Signatur:
Første gang du logger (banker) på, bliver du automatisk oprettet som virksomhedens burgeradministrator.
KORT OM MENUERNE
Applikationen består af 3 menuer.
KLIK på ”fleksjob”:
”Fleksjob” har 5 undermenuer:






Tilbud:
Tilbud på personer er i fleksjob i virksomheden.
Bevilling:
Bevillinger på personer er i fleksjob i virksomheden.
Anmodning: Virksomhedens udbetalingsanmodninger om løntilskud.
Opdateringer: Alle virksomhedens tilbud, bevillinger og anmodninger.
Disponering: Økonomisk regnskab for bevillinger og udbetalingsanmodninger
Fakturaer:
Oversigt over de fakturaer, som danner grundlag for udbetalingerne
KLIK på ”Bruger-administration”:
”Bruger-administration” har 2 undermenuer:


Brugerliste:
Liste over brugere i virksomheden der har adgang til systemet
Opret bruger: Her kan virksomheden oprette en ny bruger eller slette en gammel.
Bemærk: Nye brugere (dvs. virksomhedens bruger nr. 2 og efterfølgende brugere) skal ”banke på” til systemet ved første logon, hvorefter virksomhedens systemadministrator (bruger nr. 1, jf. afsnit 2.1)kan autoriserer den nye bruger under punktet brugeradministration.
OPRET UDBETALINGSAMODNING
Vælg bevilling
KLIK på undermenupunktet ”Bevilling”.
Liste vises med bevillinger aftalt mellem virksomhed og kommunen for personer i fleksjob.
Marker (klik) den bevilling hvor der skal anmodes om udbetaling og KLIK på ”Anmodning”
Udfyld anmodningen:
Afregningsperiode og kopierfunktion
Afregningsperioden kan ændres manuelt, men sættes automatisk til måneden efter seneste udbetaling
Man kan kopiere løndata fra sidste udbetaling (dog ikke 1. gang i systemet). KLIK på ”Kopier anmodning”
Marker (klik) anmodning du vil kopiere fra og KLIK på OK.
Udbetalt løn og arbejdsgiverbidrag
UDFYLD FELTER fra lønseddel med relevante løndata for beregning af tilskud.
Bemærk at tilskudsberettiget løn beregnes automatisk
UPLOAD lønseddel
KLIK på ”upload fil” og VÆLG fil (lønseddel) på maskinen der skal uploades.
Lønsedlen er nu uploadet. Du kan slette filen, uploade en ny eller få filen vist.
Angiv fravær i afregningsperioden
UDFYLD felter der omhandler fravær
SÆT HAK hvis medarbejder stadig er ansat eller ANGIV OPHØRSDATO
Det udbetalte løntilskud automatisk:
Godkend-/underskriv anmodningen
Nederst i skærmen: KLIK på ”Gem/underskriv”
Fejlmeddelelse vises pr. felt der ikke er udfyldt. Dobbelt KLIK på fejlmeddelelse og udfyld felt.
KLIK (igen) på ”Gem/underskriv” når fejl er rettet - KLIK på Ja for digital underskrivning
STATUS PÅ UDBETALINGSANMODNING
KLIK på menupunktet ”Anmodninger” for at følge status på oprettede anmodninger
Status viser ”Godkendt (virksomhed)” når virksomhed har oprettet anmodning.
Status ændres til ”Godkendt (jobcenter) når anmodning er godkendt af Jobcenter og sendt til betaling.
KLIK på anmodningen for at se bemærkninger fra Jobcenteret (eks. ændring i udbetalt tilskud).
FAKTURA
KLIK på menupunktet ”Faktura” for at se de fakturaer, som ligger bag udbetalingerne.
Fakturanummer består af de første 6 cifre i medarbejderens cpr.nr. plus et løbenummer. Fakturaen kan åbnes ved at dobbeltklikke i feltet ”Klik”
OVERENSKOMSTSTIGNING
Virksomheden skal indberette overenskomstændringer til Jobcenter. Jobcenter opretter kopi af bevilling
med ny løn og startdato for, hvornår den skal gælde.
Hvis overenskomsten ikke har været reguleret i tidligere udbetalinger, oprettes der en særskilt udbetalingsanmodning – på den nye bevilling – der efterregulerer med tilbagevirkende kraft.