FPS PERSONALEHÅNDBOG
EN INTRODUKTION TIL DIG SOM ER NY I
FORSVARSMINISTERIETS PERSONALESTYRELSE.
HER FINDER DU INFORMATIONER OM VORES
MISSION, VÆRDIER, ORGANISATION, PERSONALEPOLITIK OG PRAKTISKE OPLYSNINGER. DU KAN BETRAGTE
HÅNDBOGEN SOM ET MINI-OPSLAGSVÆRK.
OPDATERET NOVEMBER 2015
VELKOMMEN TIL
FORSVARSMINISTERIETS PERSONALESTYRELSE
Du er en del af en organisation, som er placeret forskellige steder i hele landet. Men uanset hvor
du har din daglige gang, er du med til at sikre, at Forsvaret kan løse sin kerneopgave.
I Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) bidrager vi bl.a. til kerneopgaven, ved at sørge for
HR-driften i Forsvaret, Hjemmeværnet og en række af de andre styrelser samt ved at levere HRrådgivning til ledere og chefer. Vi er organiseret efter en partnermodel, hvor vi er til stede med
lokale HR-partnere ved de andre myndigheder. Som en del af den centrale organisation har vi også
et rådgivningscenter til ledere og chefer og en HR-portal, hvor medarbejdere og chefer kan finde
information og selvbetjeningsløsninger på HR-området. Det er vores primære serviceindgange.
Bag serviceindgangene sørger vi for at holde den centrale del af HR-driften i gang. Det betyder, at
vi beregner løn og pension for medarbejderne, hjælper myndighederne med stillingsopslag, støtter
med bemanding og udsendelse til INTOPS, ligesom vi rekrutterer til uddannelser og værnepligt.
Når en medarbejder bliver syg eller skal på barsel, er det os, der modtager opkaldet og registrerer
fraværet. Vi tager os også af Forsvarets arbejdsskade- og erstatningssager samt personalejuridiske
sager ligesom vi rådgiver Forsvarets myndigheder om deres arbejdsmiljøindsats og tilbyder uddannelser indenfor arbejdsmiljø. Udover at holde maskinrummet i gang, gennemfører vi overenskomstforhandlinger og laver aftaler på Forsvarsministeriets koncernområde.
Veteranområdet er ligeledes forankret i FPS. Vi står for en systematisk indsats rettet mod alle veteraner og pårørende før, under og efter udsendelse herunder støtte fra psykologer og socialrådgivere.
Som direktør for FPS, vil jeg gerne byde dig velkommen til en spændende og udfordrende arbejdsplads.
Med venlig hilsen
Laila Reenberg
Direktør
2
INDHOLD
VIRKSOMHEDSPROFIL
4
LEVEREGLER
4
MISSION OG VISION
5
ORGANISATION
GEOGRAFISK PLACERING
ARBEJDSOMRÅDER
POLITIKKER
M.M.
6
7
8
9
SOCIAL KAPITAL
9
RYGEPOLITIK
9
ALKOHOLPOLITIK
9
STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESS
10
MEDARBEJDERSAMTALER
10
LØNPOLITIK
10
PRESSEPOLITIK
11
KOMMUNIKATION, WEB OG DESIGN
11
MÆRKEDAGE
11
ADGANG OG SIKKERHED 12
FØRSTE MØDEDAG
12
ÅBNINGSTIDER
12
ID-KORT
12
KONTAKTPERSON
12
MILITÆR SIKKERHED
12
BRAND
12
KONTORSIKKERHED
12
ARBEJDSTID
13
VARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER”
13
FLEKSTID
14
DELTID
14
REGISTRERING AF ARBEJDSTID
14
FRAVÆR OG FERIE
15
BARN SYG
15
BARSEL
15
FERIE OG FRIDAGE
15
LÆGE-, TANDLÆGE- OG KLINIKBESØG
15
SYGDOM 15
IT, TELEFONI OG POST
16
IT PÅ ARBEJDSPLADSEN
16
KONTROL OG ADGANG TIL DATA
17
OUTLOOK
17
POSTEKSPEDITION
17
TELEFON
18
REJSEAKTIVITET
UNIFORMERING
MØDEAKTIVITET OG FORPLEJNING
KAFFE- OG TEORDNING FORENINGER, UDVALG OG RABATORDNING
18
18
19
19
19
ARBEJDSMILJØORGANISATION
19
SAMARBEJDSUDVALG
19
PERSONALEFORENING
20
IDRÆTSFORENING
20
LOGBUY
20
BEGREBER & FORKORTELSER
3
21
VIRKSOMHEDSPROFIL
LEVEREGLER
Vi har udarbejdet fem leveregler i FPS, som vi ønsker alle i FPS efterlever.
VI TÆNKER I HELHEDER
Denne leveregel er vigtig i FPS fordi:
• Helhedstænkning er en forudsætning for, at der er sammenhæng
i opgaveløsningen.
• En optimal løsning skabes kun, hvis den er tænkt ind i den rette
sammenhæng.
• Kun ved at være opmærksom på alle led i kæden, kan vi levere
”varen” til tiden.
VI ER SERVICEMINDEDE
Denne leveregel er vigtig i FPS fordi:
• Vores eksistensberettigelse er at yde service.
• Vores service er afgørende for vores kunders succes.
VI TÆNKER I KVALITET
Denne leveregel er vigtig i FPS fordi:
• Kvalitet i vores opgaveløsning er en forudsætning for
myndighedernes opgaveløsning.
• Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi bliver anset
for at være troværdige.
• Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi kan føle faglig
stolthed.
VI LÆRER AF HINANDEN
Denne leveregel er vigtig i FPS fordi:
• Videndeling er en forudsætning for bedre sagsbehandling.
• Videndeling højner fagligheden.
• Ved at videndele, nyttiggør vi hinandens ressourcer.
VI UDVISER GENSIDIG RESPEKT
Denne leveregel er vigtig i FPS fordi:
• Gensidig respekt er en forudsætning for et godt og tillidsfuldt
arbejdsmiljø.
• Gensidig respekt er en forudsætning for, at mangfoldighed kan trives.
4
MISSION OG VISION
Der er i 2015 udarbejdet en fælles mission og vision for hele Forsvarsministeriets koncern.
MISSION
Sammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed.
VISION
Vi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi
sammen råder over.
Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner.
Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde.
5
ORGANISATION
FPS består af tre divisioner, et ledelsessekretariat, en virksomhedsstyringssektion samt Veterancentret.
VETC
TOVHOLDER
STABEN
PULJE
VIDENCENTRET
DRIFT OG
STØTTE
VET.SEKR
MILITÆRPSYKOLOGISK AFD.
(REHABILITERINGSJURISTER)
LEDELSE
JOB- & UDD.RÅDGIVERE
CIVILUDDANNELSESADMINISTRATION
KLINIK
INTOPS
6
SOCIALRÅDGIVERE
SATSPULJEPROJEKT
GEOGRAFISK PLACERING
FPS’ hovedsæde ligger i Ballerup. De decentrale elementer er placeret i:
• Aalborg
• Holstebro
• Århus
• Høvelte
• Antvorskov
• Jonstrup
• Ballerup - FMI
• Karup
• Fredericia
• Nuuk
• Herning
• Ringsted
• Hjørring
• Svanemøllen
• Holmen
• Vordingborg
7
ARBEJDSOMRÅDER
BEMANDINGSDIVISIONEN (BEMDIV)
Bemandingsdivisionen har til opgave at rekruttere til Forsvarets uddannelser og
værnepligt ligesom de støtter Forsvaret med bemanding og udsendelser til INTOPS og internationale stabe. Divisionen rådgiver desuden de operative stabe i den
Værnsfælles Forsvarskommando om HR, bl.a. karriere og kompetenceudvikling.
RÅDGIVNINGSDIVISIONEN (RDIV)
Rådgivningsdivisionen varetager HR-portalen, HR-rådgivning til chefer samt sygefravær, barsel og refusion. Divisionen understøtter derudover myndighederne med
implementering af strategiske HR-projekter og rådgiver de værnsfælles myndigheder om HR, bl.a. karriere og kompetenceudvikling. Forsvarsministeriets Center for
Arbejdsmiljø er ligeledes forankret i divisionen.
FORRETNINGSDIVISIONEN (FORDIV)
Forretningsdivisionen dækker alle spørgsmål omkring lønforhold og personelstruktur herunder overenskomster samt beregning af løn og pension for hele koncernen.
Divisionen varetager sagsbehandling indenfor personalejura og erstatnings- og
arbejdsskader samt undervisning og vejledning i brugen af HR-delen i DeMars og
Business Intelligence.
LEDELSESSEKRETARIATET (LESEK)
Ledelsessekretariatet tager sig af planlægning, styring og driften af FPS. De koordinerer opgaver på tværs af divisionerne og har ansvaret for kommunikation, web og
henvendelser fra pressen. Sekretariatet står også for en række interne serviceopgaver, der strækker sig over IT-brugersupport, post, telefoni, arbejdsmiljø og elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
VIRKSOMHEDSSTYRINGSSEKTIONEN (VSTYR)
Virksomhedsstyringssektionens (VSTYR) overordnede opgave er at støtte FPS’ ledelse med at forbedre den strategiske styring af forretningen. Deres hovedopgaver
er økonomi, struktur og Business Intelligence (BI) og de har bl.a. ansvaret for at
udfærdige selvstændigt virksomhedsregnskab og årsrapport for FPS.
VETERANCENTRET (VETC)
Veterancentret står for en systematisk indsats rettet mod alle veteraner og pårørende før, under og efter udsendelse. Udover de proaktive indsatser kan alle veteraner og pårørende få støtte fra psykologer og socialrådgivere, hvis behovet er
relateret til udsendelse. Opgaverne omfatter bl.a. produktion og formidling af viden
om veteraner og deres forhold.
8
POLITIKKER M.M.
FPS sætter en ære i, at forholdet mellem arbejdspladsen og den enkelte medarbejder bygger på et solidt fundament. Det vil sige, at FPS har en stærk holdning
til under hvilke forudsætninger det daglige samarbejde skal kunne fungere bedst
muligt.
SOCIAL KAPITAL
God trivsel giver social kapital og omvendt. Det giver social kapital, når organisationen har indbyrdes tillid, retfærdighed samt evne og vilje til at samarbejde.
I FPS arbejder en arbejdsgruppe med implementering af social kapital. Arbejdsgruppen er medarbejderdrevet og dens vigtigste opgave er at italesætte og internalisere social kapital i organisationen.
Det er vigtigt at øge den enkeltes bevidsthed om sin rolle og sit ansvar i forhold til
at bygge relationer i organisationen, da dette er fundamentet for en sund, effektiv
opgaveløsning og god trivsel i dagligdagen. Kommunikation er et væsentligt parameter i arbejdet med social kapital, og fælles forståelse af kerneopgaven og vores
forskellige roller i opgaveløsningen, er det, arbejdsgruppen forsøger at påvirke.
RYGEPOLITIK
Der er rygeforbud i alle FPS’ bygninger, og rygning er kun tilladt udendørs. I Ballerup (Lautruphøj 8) må der desuden ikke ryges i gården. Der er rygeområder ved
cykelstativet ved byg. L, containerne bag kantinen, trapperne bag receptionen samt
ved vareindleveringen.
Overtrædelse af arbejdspladsens rygepolitik kan efter omstændighederne munde
ud i, at den ansatte tildeles en ansættelsesretlig reaktion, som vil blive meddelt af
FPS. Enkeltsager vil altid blive afgjort på grundlag af en konkret vurdering af den
foreliggende sag.
ALKOHOLPOLITIK
Indtagelse af alkohol i arbejdstiden er som udgangspunkt ikke tilladt. Ønsker du
udskænkning af alkohol i arbejdstiden, fx ved en reception, skal du indhente en tilladelse fra din chef. Besøger du andre enheder, bør du følge den lokale alkoholpolitik. FPS forventer, at du undlader at indtage alkohol forud for kontakt med kunder.
Hvis du har mistanke om eller konstaterer, at en kollega har et alkoholmisbrug,
hjælper du bedst ved at gøre din kollegas tillidsrepræsentant opmærksom på problemet.
9
STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESS
FPS ønsker at være en arbejdsplads med et stærkt forsvar mod stress. Derfor har
vi en stresspolitik, som alle bliver opfordret til at læse og handle efter. I politkken
er der lagt vægt på, at medarbejderne i FPS har kendskab til stresssymptomer og
hvordan disse kommer til udtryk.
Der er særligt fokus på, hvordan du forebygger og håndterer stress, herunder
hvilke ansvarsområder og roller den enkelte medarbejder har. Derudover indeholder stresspolitikken 10 gode råd om, hvordan du forebygger stress.
MEDARBEJDERSAMTALER
Samtalerne giver mulighed for at drøfte den nuværende og fremtidige arbejdssituation. Desuden kan samtalerne afdække forhold mellem arbejdsliv og øvrige livsforhold. Inden for de første dage i FPS skal du til en tiltrædelsessamtale med din
chef/leder.
Medarbejdersamtalerne er en del af et forløb i Forsvarets Kompetenceudviklingsog Bedømmelsessystem (FOKUS). Du og din leder har tre former for samtaler:
• Tiltrædelsessamtale
• Årlig udviklingssamtale
• Fratrædelsessamtale
LØNPOLITIK
Der er lønforhandlinger én gang om året. Her forhandles der bl.a. kvalifikationstillæg, funktionstillæg og engangsvederlag (Ny Løn).
Alle chefer og ledere skal holde en lønsamtale med deres medarbejdere inden lønforhandlingerne. Samtalen er en forventningsafstemning, hvor din leder vurderer,
om du skal indstilles til tillæg eller vederlag. Det er vigtigt, at du som medarbejder
får en følelse af at have haft en god lønsamtale. En indstilling udmønter sig dog
ikke nødvendigvis i en honorering – det afhænger af afdelingschefens samlede
prioritering inden for afdelingen og ledelsens forhandlinger med organisationerne.
Når alle forhandlinger er gennemført, bliver det samlede resultat meldt ud i organisationen.
10
PRESSEPOLITIK
Henvender pressen sig til dig, skal du altid henvise til pressechefen på FPS-CHLEKOM eller tlf. 728 19021. Også selvom du er faglig ekspert på området og vil kunne
svare på journalistens spørgsmål.
KOMMUNIKATION, WEB OG DESIGN
Vi følger Forsvarsministeriets designmanual og de koncernfælles retningslinjer i
forhold til web, layout, skrifttype mm.
Når det gælder vores skriftlige kommunikation, er kravet at ”vi kommunikerer kompetent og enkelt med alle”.
MÆRKEDAGE
Har du 25, 40 eller 50 års jubilæum, er der mulighed for at afholde et arrangement
med vin, øl, sodavand og snacks. Du kan også vælge at markere dagen med en let
frokost.
Planlægningen af arrangementet bør foregå i samarbejde med din chef/leder. Der
vil være et beløb på max. 3.000 kr. inkl. moms til rådighed.
Ved pensionering gælder ovenstående også. Det forudsætter dog, at du har været
ansat i mindst 10 år. Fratrædelse i forbindelse med kontraktudløb før du fylder 60
år er ikke omfattet af denne ordning.
11
ADGANG OG SIKKERHED
FØRSTE MØDEDAG
På første mødedag bør du medbringe:
• Navn, adresse og telefonummer på kontaktperson
• Eventuel dokumentation på børn (dåbsattest)
ÅBNINGSTIDER
FPS holder åbent:
Mandag - tirsdag
Onsdag - fredag
kl. 08.00 - 16.00
kl. 08.00 - 15.00
IDENTITETSKORT
Det udleverede identitetskort gælder som adgangstegn til alle Forsvarets tjenestesteder. Mister du identitetskortet, skal du melde det til sikkerhedsofficeren eller din
chef.
KONTAKTPERSON
Du skal sørge for, at FPS har navn og telefonnummer på den person, som skal kontaktes i tilfælde af pludselig opstået sygdom eller ulykke.
MILITÆR SIKKERHED
Som ansat i Forsvaret har du tavshedpligt om forhold du bliver bekendt med gennem dit arbejde. Du vil i løbet af de første dage efter tiltrædelsen få en samtale
med sikkerhedsofficeren, som vil orientere dig om militær sikkerhed.
BRAND
Du bør undersøge placering af nærmeste brandalarm, brandslukningsmateriel,
flugtveje og det samlingssted, som du skal bevæge dig hen til i tilfælde af brand.
KONTORSIKKERHED
Du skal låse din arbejdsstation og låse skabe/skuffer, som indeholder følsomt materiale, selvom du kun er fraværende i en kort periode. Husk at lukke vinduer inden
du går hjem og lås døren, hvis det er sikkerhedsmæssigt påkrævet. Lad ikke følsomt materiale ligge fremme uden opsyn.
Det er desuden vigtigt at opbevare USB-nøgler og bærbare PC’er sikkerhedsmæssigt forsvarligt. FPS forventer, at du læser og handler efter den årlige sikkerhedsinstruktion.
12
ARBEJDSTID
ARBEJDSTID
Den normale arbejdstid i FPS er mandag og tirsdag kl. 08.00 - 16.00 og onsdagfredag kl. 08.00 - 15.00. Du kan vælge at blive omfattet af en af de to nedenstående ordninger, hvis du har behov for yderligere fleksibilitet.
VARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER”
Denne ordning giver mulighed for at aftale en anden fast arbejdstid end den, der
normalt gælder i FPS. Du skal dog være på arbejde i tidsrummet kl. 09.00 - 14.00.
Efter aftale med din chef kan dit mødetidspunkt være mellem kl. 07.00 - 09.00 og
gåtidspunktet mellem kl. 14.00 - 17.00. Det er afdelingschefens ansvar, at afdelingen altid kan yde den nødvendige service over for kunder inden for FPS’ åbningstider. Alle fuldtidsansatte skal som planlægningsgrundlag have en arbejdstid på 37
timer fordelt på ugens fem hverdage.
Vælger du den variable ”komme-/gåtidsordning”, skal din chef/leder sende aftalerne på email til FPS-KTP-ARBEJDSTID-FPS. Denne ordning er fleksibel, hvis der
skulle opstå særlige situationer i dit hverdagsliv. Fx kan aflevering af barn i dagsinstitution tage længere tid end det plejer eller et lægebesøg kan forsinke dig. Her
har du mulighed for at møde senere eller gå tidligere.
FLEKSTID
Denne ordning bliver som udgangspunkt tilbudt alle medarbejdere i FPS.
Som fuldtidsansat skal du dog være på arbejde kl. 09.00 - 14.00 på hverdage (fikstid) undtagen ved afspadsering, ferie osv. eller hvis andet er aftalt med din nærmeste leder. En almindelig arbejdsuge er 37 timer. Det vil sige, at du arbejder otte
timer mandag og tirsdag og syv timer onsdag til fredag. Holder du en fleksfridag
mandag eller tirsdag tæller det for otte timer, hvorimod en fleksfridag onsdag til
13
fredag tæller for syv timer. Du opgør fleksregnskabet sammen med arbejdstiden
ved månedens udgang. Ved opgørelsen må du maksimalt have 20 overskudsflekstimer eller 10 underskudsflekstimer inklusiv tidligere overførte overskuds-/underskudsflekstimer. Overskuds-/underskudsflekstimerne bliver automatisk overført til
næste måned. I særlige tilfælde vil din chef kunne godkende overførsel af overskudsflekstimer ud over de 20 timer til næste måned. Dog må du ikke overskride
loftet på 10 underskudsflekstimer.
Som udgangspunkt har du mulighed for at afspadsere én dag om måneden. Hvis
du ønsker at afspadsere yderligere, skal du aftale det med din chef/leder. Dog kan
du maksimalt afvikle 18 hele fleksdage per kalenderår.
Der gælder særlige regler for deltidsansatte vedrørende flekstid. Her henviser vi til
FPT-stabsbestemmelse nr. 007.
DELTID
Det er muligt at gå på deltid, fx pga. familiemæssige forhold, hvis det er foreneligt
med tjenesten. Deltid kan aftales for såvel en kortere som længere periode, alt efter de konkrete behov og muligheder. En deltidsaftale vil kræve, at arbejdsopgaverne i din enhed fortsat kan løses, og at arbejdsbelastningen på dine kolleger fortsat
er acceptabel. I alle tilfælde vil der blive taget stilling til dit ønske efter en konkret
og individuel vurdering, hvor hensynet til såvel dine, som din enheds behov vil blive
afvejet. Hvis du ønsker at gå på deltid, skal du henvende dig til din nærmeste chef/
leder. Overvejer du at gå på deltid, bør du tage kontakte din tillidsrepræsentant
eller faglige organisation, som kan rådgive dig i forhold til dine vilkår som deltidsansat.
REGISTRERING AF ARBEJDSTID
Du skal indtaste din arbejdstid i arbejdstidsregistreringssystemet CATS (DeMars).
Indtastningen skal være afsluttet senest den sidste hverdag i måneden. Du registrerer din arbejdstid via et ordrenummer, som passer til den hovedopgave du er
tildelt. Løser du opgaver, der afviger fra hovedopgaven, skal du registrerere arbejdstiden på et relevant ordrenummer, som din chef kan give dig.
Registrering af dage eller perioder med delvis sygefravær sker ved, at du underretter Sygemeldingskontoret, som så taster fravær. Du taster selv din ”komme- og
gåtid”. Du skal ikke indtaste fravær eller arbejdstid ved graviditet- eller barselsrelateret fravær/orlov.
Hvis du ved månedens udgang holder ferie, er på tjenesterejse eller på anden
måde er fraværende, skal du indtaste din arbejdstid den sidste arbejdsdag inden
disse aktiviteter. Herefter vil din chef/leder godkende din arbejdstid.
14
FRAVÆR OG FERIE
BARN SYG
Hvis dit mindreårige barn bliver sygt og du ikke kan få barnet passet, er der mulighed for, i fornødent omfang, at blive hjemme på barnets første sygedag.
Du har også mulighed for at blive hjemme på dit barns anden sygedag, hvilket du
aftaler med din chef/leder. Sådanne fraværsdage bliver registreret særskilt.
BARSEL OG ORLOV
Skulle du komme i den lykkelige situation, at din familie har et nyt medlem på
vej, eller har du planer om at afvikle anden barselsrelateret orlov, kan du på HRportalen under ’Fravær og orlov’ finde informationer om barsel, fødsel, adoption,
omsorgsdage, forældreorlov osv.
FERIE OG FRIDAGE
Ferieåret begynder 1. maj og du har krav på fem ugers ferie med og uden løn. Du
må afholde tre ugers samlet ferie i perioden 1. maj - 30. september. Derudover
optjener du fem særlige feriedage, som du skal afholde inden 1. maj.
I FPS har vi koordinerede stilleperioder. Det betyder, at du bliver opfordret til at
afholde ferie i dagene op til påske og i vinterferien (uge 7 el. 8) og efterårsferien
(uge 41 el. 42).
Derudover opfordrer vi kraftigt til, at du afholder ferie i perioden mellem jul og
nytår og dagen efter Kristi Himmelfartsdag. Du betaler selv disse feriedage. Det vil
sige at de skal afvikles som ferie, særlige feriefridagen eller afspadsering.
Den 1. maj har månedslønnede civilansatte fri hele dagen, hvis tjenesten tillader
det. Militæransatte har en almindelig arbejdsdag den 1. maj. På grundlovsdag den
5. juni har alle medarbejdere fri, hvis tjenesten tillader det.
LÆGE-, TANDLÆGE- & KLINIKBESØG
Du bør tilrettelægge lægebesøg mv. uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt kan du få fri uden lønfradrag under visse betingelser. Spørg din chef/leder, hvis
du er i tvivl.
SYGDOM
Bliver du ramt af sygdom, skal du på første sygedag senest kl. 09.00 ringe til Sygemeldingskontoret på tlf. 32 66 32 66.
Sygemeldningskontoret har åbent mandag - fredag fra kl. 06.00 - 14.00. Udenfor
åbningstid kan du sygemelde dig via en formular på HR-portalen på internettet.
Din nærmeste leder vil automatisk få en mail fra Sygemeldingskontoret om din sygdom. Sygemeldningskontoret kan videregive beskeder til din leder eller kollegaer
om konkrete arbejdsopgaver.
15
Er du syg i over 14 dage, vil du blive bedt om at indsende en lægeerklæring.
Når du er blevet rask igen, skal du raskmelde dig senest to timer efter du er mødt
på arbejde på tlf. 32 66 32 66 eller via FPS-KTP-SYGEMELDINGSKONTORET.
Du vil efter endt sygdomsforløb få tilsendt en sygefraværserklæring. Den skal
du udfylde, underskrive og sende til Administrationssektionen i Løn & Pension
(LPADM).
IT, TELEFONI OG POST
IT PÅ ARBEJDSPLADSEN
En arbejdsstation i FPS består af en FIIN-computer og 1-2 skærme. Ved særlige
behov kan enkelte arbejdsstationer være udstyret med en internetmaskine.
FIIN står for Forsvarets Integrerede Informatiknetværk og fungerer som koncernens interne netværk. Her har du adgang til alle myndigheder herunder FPS.
På intranettet finder du interne nyheder samt organisations- og funktionsrelevante
oplysninger. FPS administrerer også HR-portalen der er rettet mod de fleste medarbejdere i Forsvarsministeriets koncern.
16
KONTROL OG ADGANG TIL DATA
I henhold til bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen skal statsinstitutioner
tilstræbe en sikker og effektiv økonomiforvaltning. Dette tilsikres bl.a. ved, at der
foretages løbende kontroller af medarbejdernes brug af koncernens standardarbejdspladser og informationssystemer, herunder FIIN, Internet, DeMars mv.
Til brug herfor bliver medarbejderes færden i systemerne, for eksempel DeMars,
logget for at følge op på dette.
Denne kontrol omfatter blandt andet stikprøvevis undersøgelse af, om medarbejderes søgning på andre medarbejderes mere personlige oplysninger har været tjenstligt begrundet.
Procedure for adgang til andres data
I forbindelse med en medarbejders død, sygemelding eller orlov kan det være
i arbejdsgivers interesse at få adgang til den pågældende medarbejders emails.
Dette vil kun ske, når der foreligger en saglig begrundelse, fx når det er nødvendigt
at få oprettet et autosvar på mailkontoen, eller hvis der er behov for at få reageret
på indkomne mails. E-mails markeret med ”Privat” vil være undtaget.
OUTLOOK
FPS forventer du fører aftaler, møder, længere fravær og lignende ind i Outlook, så
receptionen kan se, om du er tilstede og dermed kan omstille korrekt. Husk i den
forbindelse at dele din kalender.
Du skal aktivere ”Ikke til stede-assistenten” i Outlook og skrive i hvilken periode du
er fraværende. Du må gerne oprette automatisk videresendelse af mails til en kollega.
POSTEKSPEDITION
FPS modtager indgående brevpost hver dag kl. 10.00. I Ballerup bliver brevene
fordelt i dueslag i stueetagen i byg. F. Udgående post skal afleveres senest kl. 15.00
mandag og tirsdag og senest kl. 14.00 onsdag-fredag.
Elektronisk post bliver registreret af Administrationssektionen og fordelt elektronisk
til den relevante medarbejder.
TELEFON
Hvis du ikke besvarer din telefon, bliver opkaldet automatisk videreført til omstillingen, hvis det er et opkald uden for Forsvaret.
Hvis du har en fastnettelefon, bør du viderestille den, når du ikke er på kontoret,
ved at benytte knappen MEDFLYT. Hvis du har en mobiltelefon, bør du indtale en
besked på telefonsvaren, hvis du er væk i længere tid. Husk i øvrigt at indtale ny
besked, når du overtager en ny stilling med tilhørende mobiltelefon.
17
REJSEAKTIVITET
Hvis du skal på tjenesterejse, opretter du selv rejsen i DeMars rejsestyring. Din
chef skal godkende rejsen, hvilket han/hun får besked om via mail. Du får ligeledes
en mail, når du skal afslutte din rejse.
Ved privatrejser kan du benytte Forsvarets kvarterer mod betaling. Booking sker på
bookingportalen.
UNIFORMERING
For det militære personel i FPS er det frivilligt, om man vil bære uniform eller civil
påklædning.
De uniformerede medarbejdere i Rekrutteringsafdelingen bærer dog altid uniform,
når de gennemfører afprøvninger samt repræsenterer og brander Forsvaret over
for det omgivende samfund - eksempelvis ved gennemførelse af Forsvarets Dag og
ved andre rekrutterings- og oplysningsaktiviteter for det uniformerede forsvar.
Følgende uniformer skal bæres:
HÆREN Tjenesteuniform M/69, M/84 eller M01
SØVÆRNET 3a, 3b, 3c eller funktionsuniform 6a, 6b
FLYVEVÅBNET M/72, M/84 eller M01
18
MØDEAKTIVITET OG FORPLEJNING
Når du skal holde et møde, kan du booke et mødelokale via Outlook. Mødelokalerne har deres egen kalender, så du kan se hvornår de er ledige. Søg på FPS-MRUM i
adressekartoteket.
Forplejning (fx frugt eller kage) kan som udgangspunkt kun bestilles, hvis mødet er
med personer uden for FPS fx Forsvarsministeriet, VFK eller de faglige organisationer. Du bestiller via det lokale cafeterie.
Evt. opdækning til mødet sørger du selv for, ligesom du skal huske at rydde op, så
lokalet er klar til næste bruger.
KAFFE- OG TEORDNING
Der er opstillet kaffeautomater, tebreve, sukker og mælk som du må bruge til møder og i hverdagen.
FORENINGER, UDVALG OG RABATORDNING
ARBEJDSMILJØORGANISATION
FPS har en arbejdsmiljøorganisation (AMO) i henhold til arbejdsmiljøloven.
SAMARBEJDSUDVALG
FPS’ Samarbejdsudvalg (SU) består af tre ledelsesrepræsentanter - direktøren, vicedirektøren og chefen for Ledelsessekretariatet - og syv tillidsrepræsentanter fra:
Centralforeningen for Stampersonel (CS), Danmarks Jurist- og Økonomforbund
(DJØF), Dansk Magisterforening (DM), Forsvarets Civil-Etat (FCE), Handel- og
Kontorfunktionærernes Forbund (HK), Hovedorganisationen for Officerer i Danmark
(HOD) og Hærens Konstabel- og Korporalforening (HKKF).
Tillidsrepræsentanterne kan afholde to medlemsmøder om året.
19
PERSONALEFORENING
FPS’ personaleforening (kaldet PØ) står for en række arrangementer som både
medarbejdere og gæster kan deltage i. Alle medarbejdere er automatisk medlem af
PØ, og medlemsskabet er gratis.
IDRÆTSFORENING
I FPS er der ingen idrætsforening. Hvis du ønsker at deltage i et arrangement under Dansk Militært Idrætsforbund (DMI), skal du tage kontakt til DMI’s sekretariat.
LOGBUY-RABATKORT
Som ansat i Forsvarsministeriets koncern har du adgang til en række rabatter via
Logbuy bl.a. på rejser, wellness og boligartikler.
Ansøgning om et Logbuy-kort sker via www.mylogbuy.dk. Klik på ’Opret ny bruger’
og oplys fulde navn og e-mailadresse. I feltet lønnummer skriver du dit medarbejdernummer (MA-nr.) Under firmanavn angives Forsvaret. Du modtager herefter en
mail fra Forsvaret og Logbuy-teamet. Logbuy-administratoren ved FPS skal godkende ansøgningen før rabataftalerne kan benyttes.
Du udskriver selv dit Logbuy-kort, som findes under profilikonet inde på sitet www.
mylogbuy.dk.
20
BEGREBER & FORKORTELSER
1-NET: Giver begrænset adgang til internet fra en FIIN-maskine
ABM: Ansvarlig brugermyndighed
AFD: Afdeling
AFDCH: Afdelingschef
AFDLD: Afdelingsleder
AG: Arbejdsgruppe
AKM: Arbejdsklimamåling
AKO: Arktisk Kommando
AM: Admiral
APV: Arbejdspladsvurdering
ASS: Assistent
BAM: Budgetansvarlig myndighed
BG: Brigadegeneral
BRS: Beredskabsstyrelsen
CATS: System til arbejdstidsregistrering
CH: Chef
CHKONS: Chefkonsulent
COB: Close of Business (ved udgangen af dagen)
CS: Centralforeningen for Stampersonel
CSG: Chefsergent
DeMars: Forsvarets IT-platform, som styrer personel, økonomi og lager
DEP: Departementet
DF: Delingsfører
DJØF: Danmarks Jurist- og Økonomforbund
DM: Dansk Magisterforening
ELM: Element
EUKT: Kontorelev
EV: Engangsvederlag
FA: Flotilleadmiral
FAK: Forsvarsakademiet
FAUK: Forsvarets Auditørkorps
FC: Forsvarschef
FCA: Forsvarsministeriets Center for Arbejdsmiljø
FCDFU: Forsvarets Center for Digital Forvaltning og Uddannelse
FCE: Forsvarets Civil-Etat
FE: Forsvarets Efterretningstjeneste
FES: Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
FFI: Forsvarets Fælles Intranet
FIIN: Forsvarets Integrerede Informatiknetværk
FIR: Forsvarsministeriets Interne Revision
FKIT: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste
FLV: Flyvevåbnet
FM: Forsvarsminister
FMI: Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
FMN: Forsvarsministeriet
FPS: Forsvarsministeriets Personalestyrelse
FPS-DIR: Direktøren for Forsvarsministeriets Personalestyrelse
FRS: Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse
FSPC: Flyverspecialist
FSU: Forsvarets Sundhedstjeneste
FULDM: Fuldmægtig
FUT: Fysisk uddannelse og træning
FUTJ: Funktionel tjeneste
FØL: Forsvarets øverste ledelse
GM: Generalmajor
GN: General
HJK: Hjemmeværnskommandoen
HJV: Hjemmeværnet
21
HK: Handels og Kontorfunktionærenes Forbund
HKKF: Hærens Konstabel- og Korporalforening
HOD: Hovedorganisationen for Officerer i Danmark
HRN: Hæren
HSU: Hovedsamarbejdsudvalg
I.A.B: Intet at bemærke
IDA: Ingeniørforeningen
INET: Internet
INTOPS: Internationale Operationer
ISAF: International Security Assistance Force (Navnet for den internationale mission i Afghanistan)
KA: Kontreadmiral
KD: Kommandør
KESDH: Koncernfælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem
KFI: Koncernfælles intranet
KFOR: Kosovo Force (Navnet for den internationale mission i Kosovo)
KIH: Kommandant i Hovedkvarteret
KK: Kommandørkaptajn
KL: Kaptajnløjtnant
KN: Kaptajn
KP: Korporal
KS: Konstabel
KTCH: Kontorchef
KTFM: Kontorfuldmægtig
LT: Løjtnant
MAKS: Marinekonstabel
MATASS: Materielassistent
MJ: Major
MODST: Moderniseringsstyrelsen
MOKS: Marineoverkonstabel
MSPC: Marinespecialist
MYN: Myndighed
NETADM: Netadministrator
OASS: Overassistent
OB: Oberst
OK: Orlogskaptajn
OKO: Operativ kommando
OKS: Overkonstabel
OKS-1: Overkonstabel af 1. grad
OL: Oberstløjtnant
OS: Oversergent
P-KVAL: Personligt kvalifikationstillæg
PL: Premierløjtnant
POC: Point of contact (kontaktperson)
SEK: Sektion
SESLG: Sessionslæge
SFO: Sergentgruppens Fællesorganisation
SG: Sergent
SIKOF: Sikkerhedsofficer
SLA: Service Level Agreement
SOKOM: Specialoperationskommandoen
SPKONS: Specialkonsulent
SSG: Seniorsergent/Søværnets Sergent- og Grundskole
STCH: Stabschef
SU: Samarbejdsudvalg
SVN: Søværnet
VA: Viceadmiral
VDIR: Vicedirektør
VFK: Værnsfælles Forsvarskommando
VPL: Værnepligtig
22
FPS PERSONALEHÅNDBOG
Ansvarlig sagsbehandler: Bo Husum, FPS-LEKOOR03
Layout og redigering: Maria Lillegaard Hansen, FPS-LEKOM03