FPS PERSONALEHÅNDBOG EN INTRODUKTION TIL DIG SOM ER NY I FORSVARSMINISTERIETS PERSONALESTYRELSE. HER FINDER DU INFORMATIONER OM VORES MISSION, VÆRDIER, ORGANISATION, PERSONALEPOLITIK OG PRAKTISKE OPLYSNINGER. DU KAN BETRAGTE HÅNDBOGEN SOM ET MINI-OPSLAGSVÆRK. OPDATERET NOVEMBER 2015 VELKOMMEN TIL FORSVARSMINISTERIETS PERSONALESTYRELSE Du er en del af en organisation, som er placeret forskellige steder i hele landet. Men uanset hvor du har din daglige gang, er du med til at sikre, at Forsvaret kan løse sin kerneopgave. I Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) bidrager vi bl.a. til kerneopgaven, ved at sørge for HR-driften i Forsvaret, Hjemmeværnet og en række af de andre styrelser samt ved at levere HRrådgivning til ledere og chefer. Vi er organiseret efter en partnermodel, hvor vi er til stede med lokale HR-partnere ved de andre myndigheder. Som en del af den centrale organisation har vi også et rådgivningscenter til ledere og chefer og en HR-portal, hvor medarbejdere og chefer kan finde information og selvbetjeningsløsninger på HR-området. Det er vores primære serviceindgange. Bag serviceindgangene sørger vi for at holde den centrale del af HR-driften i gang. Det betyder, at vi beregner løn og pension for medarbejderne, hjælper myndighederne med stillingsopslag, støtter med bemanding og udsendelse til INTOPS, ligesom vi rekrutterer til uddannelser og værnepligt. Når en medarbejder bliver syg eller skal på barsel, er det os, der modtager opkaldet og registrerer fraværet. Vi tager os også af Forsvarets arbejdsskade- og erstatningssager samt personalejuridiske sager ligesom vi rådgiver Forsvarets myndigheder om deres arbejdsmiljøindsats og tilbyder uddannelser indenfor arbejdsmiljø. Udover at holde maskinrummet i gang, gennemfører vi overenskomstforhandlinger og laver aftaler på Forsvarsministeriets koncernområde. Veteranområdet er ligeledes forankret i FPS. Vi står for en systematisk indsats rettet mod alle veteraner og pårørende før, under og efter udsendelse herunder støtte fra psykologer og socialrådgivere. Som direktør for FPS, vil jeg gerne byde dig velkommen til en spændende og udfordrende arbejdsplads. Med venlig hilsen Laila Reenberg Direktør 2 INDHOLD VIRKSOMHEDSPROFIL 4 LEVEREGLER 4 MISSION OG VISION 5 ORGANISATION GEOGRAFISK PLACERING ARBEJDSOMRÅDER POLITIKKER M.M. 6 7 8 9 SOCIAL KAPITAL 9 RYGEPOLITIK 9 ALKOHOLPOLITIK 9 STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESS 10 MEDARBEJDERSAMTALER 10 LØNPOLITIK 10 PRESSEPOLITIK 11 KOMMUNIKATION, WEB OG DESIGN 11 MÆRKEDAGE 11 ADGANG OG SIKKERHED 12 FØRSTE MØDEDAG 12 ÅBNINGSTIDER 12 ID-KORT 12 KONTAKTPERSON 12 MILITÆR SIKKERHED 12 BRAND 12 KONTORSIKKERHED 12 ARBEJDSTID 13 VARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER” 13 FLEKSTID 14 DELTID 14 REGISTRERING AF ARBEJDSTID 14 FRAVÆR OG FERIE 15 BARN SYG 15 BARSEL 15 FERIE OG FRIDAGE 15 LÆGE-, TANDLÆGE- OG KLINIKBESØG 15 SYGDOM 15 IT, TELEFONI OG POST 16 IT PÅ ARBEJDSPLADSEN 16 KONTROL OG ADGANG TIL DATA 17 OUTLOOK 17 POSTEKSPEDITION 17 TELEFON 18 REJSEAKTIVITET UNIFORMERING MØDEAKTIVITET OG FORPLEJNING KAFFE- OG TEORDNING FORENINGER, UDVALG OG RABATORDNING 18 18 19 19 19 ARBEJDSMILJØORGANISATION 19 SAMARBEJDSUDVALG 19 PERSONALEFORENING 20 IDRÆTSFORENING 20 LOGBUY 20 BEGREBER & FORKORTELSER 3 21 VIRKSOMHEDSPROFIL LEVEREGLER Vi har udarbejdet fem leveregler i FPS, som vi ønsker alle i FPS efterlever. VI TÆNKER I HELHEDER Denne leveregel er vigtig i FPS fordi: • Helhedstænkning er en forudsætning for, at der er sammenhæng i opgaveløsningen. • En optimal løsning skabes kun, hvis den er tænkt ind i den rette sammenhæng. • Kun ved at være opmærksom på alle led i kæden, kan vi levere ”varen” til tiden. VI ER SERVICEMINDEDE Denne leveregel er vigtig i FPS fordi: • Vores eksistensberettigelse er at yde service. • Vores service er afgørende for vores kunders succes. VI TÆNKER I KVALITET Denne leveregel er vigtig i FPS fordi: • Kvalitet i vores opgaveløsning er en forudsætning for myndighedernes opgaveløsning. • Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi bliver anset for at være troværdige. • Kvalitet i vores arbejde er en forudsætning for, at vi kan føle faglig stolthed. VI LÆRER AF HINANDEN Denne leveregel er vigtig i FPS fordi: • Videndeling er en forudsætning for bedre sagsbehandling. • Videndeling højner fagligheden. • Ved at videndele, nyttiggør vi hinandens ressourcer. VI UDVISER GENSIDIG RESPEKT Denne leveregel er vigtig i FPS fordi: • Gensidig respekt er en forudsætning for et godt og tillidsfuldt arbejdsmiljø. • Gensidig respekt er en forudsætning for, at mangfoldighed kan trives. 4 MISSION OG VISION Der er i 2015 udarbejdet en fælles mission og vision for hele Forsvarsministeriets koncern. MISSION Sammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed. VISION Vi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi sammen råder over. Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner. Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde. 5 ORGANISATION FPS består af tre divisioner, et ledelsessekretariat, en virksomhedsstyringssektion samt Veterancentret. VETC TOVHOLDER STABEN PULJE VIDENCENTRET DRIFT OG STØTTE VET.SEKR MILITÆRPSYKOLOGISK AFD. (REHABILITERINGSJURISTER) LEDELSE JOB- & UDD.RÅDGIVERE CIVILUDDANNELSESADMINISTRATION KLINIK INTOPS 6 SOCIALRÅDGIVERE SATSPULJEPROJEKT GEOGRAFISK PLACERING FPS’ hovedsæde ligger i Ballerup. De decentrale elementer er placeret i: • Aalborg • Holstebro • Århus • Høvelte • Antvorskov • Jonstrup • Ballerup - FMI • Karup • Fredericia • Nuuk • Herning • Ringsted • Hjørring • Svanemøllen • Holmen • Vordingborg 7 ARBEJDSOMRÅDER BEMANDINGSDIVISIONEN (BEMDIV) Bemandingsdivisionen har til opgave at rekruttere til Forsvarets uddannelser og værnepligt ligesom de støtter Forsvaret med bemanding og udsendelser til INTOPS og internationale stabe. Divisionen rådgiver desuden de operative stabe i den Værnsfælles Forsvarskommando om HR, bl.a. karriere og kompetenceudvikling. RÅDGIVNINGSDIVISIONEN (RDIV) Rådgivningsdivisionen varetager HR-portalen, HR-rådgivning til chefer samt sygefravær, barsel og refusion. Divisionen understøtter derudover myndighederne med implementering af strategiske HR-projekter og rådgiver de værnsfælles myndigheder om HR, bl.a. karriere og kompetenceudvikling. Forsvarsministeriets Center for Arbejdsmiljø er ligeledes forankret i divisionen. FORRETNINGSDIVISIONEN (FORDIV) Forretningsdivisionen dækker alle spørgsmål omkring lønforhold og personelstruktur herunder overenskomster samt beregning af løn og pension for hele koncernen. Divisionen varetager sagsbehandling indenfor personalejura og erstatnings- og arbejdsskader samt undervisning og vejledning i brugen af HR-delen i DeMars og Business Intelligence. LEDELSESSEKRETARIATET (LESEK) Ledelsessekretariatet tager sig af planlægning, styring og driften af FPS. De koordinerer opgaver på tværs af divisionerne og har ansvaret for kommunikation, web og henvendelser fra pressen. Sekretariatet står også for en række interne serviceopgaver, der strækker sig over IT-brugersupport, post, telefoni, arbejdsmiljø og elektronisk sags- og dokumenthåndtering. VIRKSOMHEDSSTYRINGSSEKTIONEN (VSTYR) Virksomhedsstyringssektionens (VSTYR) overordnede opgave er at støtte FPS’ ledelse med at forbedre den strategiske styring af forretningen. Deres hovedopgaver er økonomi, struktur og Business Intelligence (BI) og de har bl.a. ansvaret for at udfærdige selvstændigt virksomhedsregnskab og årsrapport for FPS. VETERANCENTRET (VETC) Veterancentret står for en systematisk indsats rettet mod alle veteraner og pårørende før, under og efter udsendelse. Udover de proaktive indsatser kan alle veteraner og pårørende få støtte fra psykologer og socialrådgivere, hvis behovet er relateret til udsendelse. Opgaverne omfatter bl.a. produktion og formidling af viden om veteraner og deres forhold. 8 POLITIKKER M.M. FPS sætter en ære i, at forholdet mellem arbejdspladsen og den enkelte medarbejder bygger på et solidt fundament. Det vil sige, at FPS har en stærk holdning til under hvilke forudsætninger det daglige samarbejde skal kunne fungere bedst muligt. SOCIAL KAPITAL God trivsel giver social kapital og omvendt. Det giver social kapital, når organisationen har indbyrdes tillid, retfærdighed samt evne og vilje til at samarbejde. I FPS arbejder en arbejdsgruppe med implementering af social kapital. Arbejdsgruppen er medarbejderdrevet og dens vigtigste opgave er at italesætte og internalisere social kapital i organisationen. Det er vigtigt at øge den enkeltes bevidsthed om sin rolle og sit ansvar i forhold til at bygge relationer i organisationen, da dette er fundamentet for en sund, effektiv opgaveløsning og god trivsel i dagligdagen. Kommunikation er et væsentligt parameter i arbejdet med social kapital, og fælles forståelse af kerneopgaven og vores forskellige roller i opgaveløsningen, er det, arbejdsgruppen forsøger at påvirke. RYGEPOLITIK Der er rygeforbud i alle FPS’ bygninger, og rygning er kun tilladt udendørs. I Ballerup (Lautruphøj 8) må der desuden ikke ryges i gården. Der er rygeområder ved cykelstativet ved byg. L, containerne bag kantinen, trapperne bag receptionen samt ved vareindleveringen. Overtrædelse af arbejdspladsens rygepolitik kan efter omstændighederne munde ud i, at den ansatte tildeles en ansættelsesretlig reaktion, som vil blive meddelt af FPS. Enkeltsager vil altid blive afgjort på grundlag af en konkret vurdering af den foreliggende sag. ALKOHOLPOLITIK Indtagelse af alkohol i arbejdstiden er som udgangspunkt ikke tilladt. Ønsker du udskænkning af alkohol i arbejdstiden, fx ved en reception, skal du indhente en tilladelse fra din chef. Besøger du andre enheder, bør du følge den lokale alkoholpolitik. FPS forventer, at du undlader at indtage alkohol forud for kontakt med kunder. Hvis du har mistanke om eller konstaterer, at en kollega har et alkoholmisbrug, hjælper du bedst ved at gøre din kollegas tillidsrepræsentant opmærksom på problemet. 9 STRESSPOLITIK - FORSVAR MOD STRESS FPS ønsker at være en arbejdsplads med et stærkt forsvar mod stress. Derfor har vi en stresspolitik, som alle bliver opfordret til at læse og handle efter. I politkken er der lagt vægt på, at medarbejderne i FPS har kendskab til stresssymptomer og hvordan disse kommer til udtryk. Der er særligt fokus på, hvordan du forebygger og håndterer stress, herunder hvilke ansvarsområder og roller den enkelte medarbejder har. Derudover indeholder stresspolitikken 10 gode råd om, hvordan du forebygger stress. MEDARBEJDERSAMTALER Samtalerne giver mulighed for at drøfte den nuværende og fremtidige arbejdssituation. Desuden kan samtalerne afdække forhold mellem arbejdsliv og øvrige livsforhold. Inden for de første dage i FPS skal du til en tiltrædelsessamtale med din chef/leder. Medarbejdersamtalerne er en del af et forløb i Forsvarets Kompetenceudviklingsog Bedømmelsessystem (FOKUS). Du og din leder har tre former for samtaler: • Tiltrædelsessamtale • Årlig udviklingssamtale • Fratrædelsessamtale LØNPOLITIK Der er lønforhandlinger én gang om året. Her forhandles der bl.a. kvalifikationstillæg, funktionstillæg og engangsvederlag (Ny Løn). Alle chefer og ledere skal holde en lønsamtale med deres medarbejdere inden lønforhandlingerne. Samtalen er en forventningsafstemning, hvor din leder vurderer, om du skal indstilles til tillæg eller vederlag. Det er vigtigt, at du som medarbejder får en følelse af at have haft en god lønsamtale. En indstilling udmønter sig dog ikke nødvendigvis i en honorering – det afhænger af afdelingschefens samlede prioritering inden for afdelingen og ledelsens forhandlinger med organisationerne. Når alle forhandlinger er gennemført, bliver det samlede resultat meldt ud i organisationen. 10 PRESSEPOLITIK Henvender pressen sig til dig, skal du altid henvise til pressechefen på FPS-CHLEKOM eller tlf. 728 19021. Også selvom du er faglig ekspert på området og vil kunne svare på journalistens spørgsmål. KOMMUNIKATION, WEB OG DESIGN Vi følger Forsvarsministeriets designmanual og de koncernfælles retningslinjer i forhold til web, layout, skrifttype mm. Når det gælder vores skriftlige kommunikation, er kravet at ”vi kommunikerer kompetent og enkelt med alle”. MÆRKEDAGE Har du 25, 40 eller 50 års jubilæum, er der mulighed for at afholde et arrangement med vin, øl, sodavand og snacks. Du kan også vælge at markere dagen med en let frokost. Planlægningen af arrangementet bør foregå i samarbejde med din chef/leder. Der vil være et beløb på max. 3.000 kr. inkl. moms til rådighed. Ved pensionering gælder ovenstående også. Det forudsætter dog, at du har været ansat i mindst 10 år. Fratrædelse i forbindelse med kontraktudløb før du fylder 60 år er ikke omfattet af denne ordning. 11 ADGANG OG SIKKERHED FØRSTE MØDEDAG På første mødedag bør du medbringe: • Navn, adresse og telefonummer på kontaktperson • Eventuel dokumentation på børn (dåbsattest) ÅBNINGSTIDER FPS holder åbent: Mandag - tirsdag Onsdag - fredag kl. 08.00 - 16.00 kl. 08.00 - 15.00 IDENTITETSKORT Det udleverede identitetskort gælder som adgangstegn til alle Forsvarets tjenestesteder. Mister du identitetskortet, skal du melde det til sikkerhedsofficeren eller din chef. KONTAKTPERSON Du skal sørge for, at FPS har navn og telefonnummer på den person, som skal kontaktes i tilfælde af pludselig opstået sygdom eller ulykke. MILITÆR SIKKERHED Som ansat i Forsvaret har du tavshedpligt om forhold du bliver bekendt med gennem dit arbejde. Du vil i løbet af de første dage efter tiltrædelsen få en samtale med sikkerhedsofficeren, som vil orientere dig om militær sikkerhed. BRAND Du bør undersøge placering af nærmeste brandalarm, brandslukningsmateriel, flugtveje og det samlingssted, som du skal bevæge dig hen til i tilfælde af brand. KONTORSIKKERHED Du skal låse din arbejdsstation og låse skabe/skuffer, som indeholder følsomt materiale, selvom du kun er fraværende i en kort periode. Husk at lukke vinduer inden du går hjem og lås døren, hvis det er sikkerhedsmæssigt påkrævet. Lad ikke følsomt materiale ligge fremme uden opsyn. Det er desuden vigtigt at opbevare USB-nøgler og bærbare PC’er sikkerhedsmæssigt forsvarligt. FPS forventer, at du læser og handler efter den årlige sikkerhedsinstruktion. 12 ARBEJDSTID ARBEJDSTID Den normale arbejdstid i FPS er mandag og tirsdag kl. 08.00 - 16.00 og onsdagfredag kl. 08.00 - 15.00. Du kan vælge at blive omfattet af en af de to nedenstående ordninger, hvis du har behov for yderligere fleksibilitet. VARIABLE ”KOMME-/GÅTIDER” Denne ordning giver mulighed for at aftale en anden fast arbejdstid end den, der normalt gælder i FPS. Du skal dog være på arbejde i tidsrummet kl. 09.00 - 14.00. Efter aftale med din chef kan dit mødetidspunkt være mellem kl. 07.00 - 09.00 og gåtidspunktet mellem kl. 14.00 - 17.00. Det er afdelingschefens ansvar, at afdelingen altid kan yde den nødvendige service over for kunder inden for FPS’ åbningstider. Alle fuldtidsansatte skal som planlægningsgrundlag have en arbejdstid på 37 timer fordelt på ugens fem hverdage. Vælger du den variable ”komme-/gåtidsordning”, skal din chef/leder sende aftalerne på email til FPS-KTP-ARBEJDSTID-FPS. Denne ordning er fleksibel, hvis der skulle opstå særlige situationer i dit hverdagsliv. Fx kan aflevering af barn i dagsinstitution tage længere tid end det plejer eller et lægebesøg kan forsinke dig. Her har du mulighed for at møde senere eller gå tidligere. FLEKSTID Denne ordning bliver som udgangspunkt tilbudt alle medarbejdere i FPS. Som fuldtidsansat skal du dog være på arbejde kl. 09.00 - 14.00 på hverdage (fikstid) undtagen ved afspadsering, ferie osv. eller hvis andet er aftalt med din nærmeste leder. En almindelig arbejdsuge er 37 timer. Det vil sige, at du arbejder otte timer mandag og tirsdag og syv timer onsdag til fredag. Holder du en fleksfridag mandag eller tirsdag tæller det for otte timer, hvorimod en fleksfridag onsdag til 13 fredag tæller for syv timer. Du opgør fleksregnskabet sammen med arbejdstiden ved månedens udgang. Ved opgørelsen må du maksimalt have 20 overskudsflekstimer eller 10 underskudsflekstimer inklusiv tidligere overførte overskuds-/underskudsflekstimer. Overskuds-/underskudsflekstimerne bliver automatisk overført til næste måned. I særlige tilfælde vil din chef kunne godkende overførsel af overskudsflekstimer ud over de 20 timer til næste måned. Dog må du ikke overskride loftet på 10 underskudsflekstimer. Som udgangspunkt har du mulighed for at afspadsere én dag om måneden. Hvis du ønsker at afspadsere yderligere, skal du aftale det med din chef/leder. Dog kan du maksimalt afvikle 18 hele fleksdage per kalenderår. Der gælder særlige regler for deltidsansatte vedrørende flekstid. Her henviser vi til FPT-stabsbestemmelse nr. 007. DELTID Det er muligt at gå på deltid, fx pga. familiemæssige forhold, hvis det er foreneligt med tjenesten. Deltid kan aftales for såvel en kortere som længere periode, alt efter de konkrete behov og muligheder. En deltidsaftale vil kræve, at arbejdsopgaverne i din enhed fortsat kan løses, og at arbejdsbelastningen på dine kolleger fortsat er acceptabel. I alle tilfælde vil der blive taget stilling til dit ønske efter en konkret og individuel vurdering, hvor hensynet til såvel dine, som din enheds behov vil blive afvejet. Hvis du ønsker at gå på deltid, skal du henvende dig til din nærmeste chef/ leder. Overvejer du at gå på deltid, bør du tage kontakte din tillidsrepræsentant eller faglige organisation, som kan rådgive dig i forhold til dine vilkår som deltidsansat. REGISTRERING AF ARBEJDSTID Du skal indtaste din arbejdstid i arbejdstidsregistreringssystemet CATS (DeMars). Indtastningen skal være afsluttet senest den sidste hverdag i måneden. Du registrerer din arbejdstid via et ordrenummer, som passer til den hovedopgave du er tildelt. Løser du opgaver, der afviger fra hovedopgaven, skal du registrerere arbejdstiden på et relevant ordrenummer, som din chef kan give dig. Registrering af dage eller perioder med delvis sygefravær sker ved, at du underretter Sygemeldingskontoret, som så taster fravær. Du taster selv din ”komme- og gåtid”. Du skal ikke indtaste fravær eller arbejdstid ved graviditet- eller barselsrelateret fravær/orlov. Hvis du ved månedens udgang holder ferie, er på tjenesterejse eller på anden måde er fraværende, skal du indtaste din arbejdstid den sidste arbejdsdag inden disse aktiviteter. Herefter vil din chef/leder godkende din arbejdstid. 14 FRAVÆR OG FERIE BARN SYG Hvis dit mindreårige barn bliver sygt og du ikke kan få barnet passet, er der mulighed for, i fornødent omfang, at blive hjemme på barnets første sygedag. Du har også mulighed for at blive hjemme på dit barns anden sygedag, hvilket du aftaler med din chef/leder. Sådanne fraværsdage bliver registreret særskilt. BARSEL OG ORLOV Skulle du komme i den lykkelige situation, at din familie har et nyt medlem på vej, eller har du planer om at afvikle anden barselsrelateret orlov, kan du på HRportalen under ’Fravær og orlov’ finde informationer om barsel, fødsel, adoption, omsorgsdage, forældreorlov osv. FERIE OG FRIDAGE Ferieåret begynder 1. maj og du har krav på fem ugers ferie med og uden løn. Du må afholde tre ugers samlet ferie i perioden 1. maj - 30. september. Derudover optjener du fem særlige feriedage, som du skal afholde inden 1. maj. I FPS har vi koordinerede stilleperioder. Det betyder, at du bliver opfordret til at afholde ferie i dagene op til påske og i vinterferien (uge 7 el. 8) og efterårsferien (uge 41 el. 42). Derudover opfordrer vi kraftigt til, at du afholder ferie i perioden mellem jul og nytår og dagen efter Kristi Himmelfartsdag. Du betaler selv disse feriedage. Det vil sige at de skal afvikles som ferie, særlige feriefridagen eller afspadsering. Den 1. maj har månedslønnede civilansatte fri hele dagen, hvis tjenesten tillader det. Militæransatte har en almindelig arbejdsdag den 1. maj. På grundlovsdag den 5. juni har alle medarbejdere fri, hvis tjenesten tillader det. LÆGE-, TANDLÆGE- & KLINIKBESØG Du bør tilrettelægge lægebesøg mv. uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt kan du få fri uden lønfradrag under visse betingelser. Spørg din chef/leder, hvis du er i tvivl. SYGDOM Bliver du ramt af sygdom, skal du på første sygedag senest kl. 09.00 ringe til Sygemeldingskontoret på tlf. 32 66 32 66. Sygemeldningskontoret har åbent mandag - fredag fra kl. 06.00 - 14.00. Udenfor åbningstid kan du sygemelde dig via en formular på HR-portalen på internettet. Din nærmeste leder vil automatisk få en mail fra Sygemeldingskontoret om din sygdom. Sygemeldningskontoret kan videregive beskeder til din leder eller kollegaer om konkrete arbejdsopgaver. 15 Er du syg i over 14 dage, vil du blive bedt om at indsende en lægeerklæring. Når du er blevet rask igen, skal du raskmelde dig senest to timer efter du er mødt på arbejde på tlf. 32 66 32 66 eller via FPS-KTP-SYGEMELDINGSKONTORET. Du vil efter endt sygdomsforløb få tilsendt en sygefraværserklæring. Den skal du udfylde, underskrive og sende til Administrationssektionen i Løn & Pension (LPADM). IT, TELEFONI OG POST IT PÅ ARBEJDSPLADSEN En arbejdsstation i FPS består af en FIIN-computer og 1-2 skærme. Ved særlige behov kan enkelte arbejdsstationer være udstyret med en internetmaskine. FIIN står for Forsvarets Integrerede Informatiknetværk og fungerer som koncernens interne netværk. Her har du adgang til alle myndigheder herunder FPS. På intranettet finder du interne nyheder samt organisations- og funktionsrelevante oplysninger. FPS administrerer også HR-portalen der er rettet mod de fleste medarbejdere i Forsvarsministeriets koncern. 16 KONTROL OG ADGANG TIL DATA I henhold til bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen skal statsinstitutioner tilstræbe en sikker og effektiv økonomiforvaltning. Dette tilsikres bl.a. ved, at der foretages løbende kontroller af medarbejdernes brug af koncernens standardarbejdspladser og informationssystemer, herunder FIIN, Internet, DeMars mv. Til brug herfor bliver medarbejderes færden i systemerne, for eksempel DeMars, logget for at følge op på dette. Denne kontrol omfatter blandt andet stikprøvevis undersøgelse af, om medarbejderes søgning på andre medarbejderes mere personlige oplysninger har været tjenstligt begrundet. Procedure for adgang til andres data I forbindelse med en medarbejders død, sygemelding eller orlov kan det være i arbejdsgivers interesse at få adgang til den pågældende medarbejders emails. Dette vil kun ske, når der foreligger en saglig begrundelse, fx når det er nødvendigt at få oprettet et autosvar på mailkontoen, eller hvis der er behov for at få reageret på indkomne mails. E-mails markeret med ”Privat” vil være undtaget. OUTLOOK FPS forventer du fører aftaler, møder, længere fravær og lignende ind i Outlook, så receptionen kan se, om du er tilstede og dermed kan omstille korrekt. Husk i den forbindelse at dele din kalender. Du skal aktivere ”Ikke til stede-assistenten” i Outlook og skrive i hvilken periode du er fraværende. Du må gerne oprette automatisk videresendelse af mails til en kollega. POSTEKSPEDITION FPS modtager indgående brevpost hver dag kl. 10.00. I Ballerup bliver brevene fordelt i dueslag i stueetagen i byg. F. Udgående post skal afleveres senest kl. 15.00 mandag og tirsdag og senest kl. 14.00 onsdag-fredag. Elektronisk post bliver registreret af Administrationssektionen og fordelt elektronisk til den relevante medarbejder. TELEFON Hvis du ikke besvarer din telefon, bliver opkaldet automatisk videreført til omstillingen, hvis det er et opkald uden for Forsvaret. Hvis du har en fastnettelefon, bør du viderestille den, når du ikke er på kontoret, ved at benytte knappen MEDFLYT. Hvis du har en mobiltelefon, bør du indtale en besked på telefonsvaren, hvis du er væk i længere tid. Husk i øvrigt at indtale ny besked, når du overtager en ny stilling med tilhørende mobiltelefon. 17 REJSEAKTIVITET Hvis du skal på tjenesterejse, opretter du selv rejsen i DeMars rejsestyring. Din chef skal godkende rejsen, hvilket han/hun får besked om via mail. Du får ligeledes en mail, når du skal afslutte din rejse. Ved privatrejser kan du benytte Forsvarets kvarterer mod betaling. Booking sker på bookingportalen. UNIFORMERING For det militære personel i FPS er det frivilligt, om man vil bære uniform eller civil påklædning. De uniformerede medarbejdere i Rekrutteringsafdelingen bærer dog altid uniform, når de gennemfører afprøvninger samt repræsenterer og brander Forsvaret over for det omgivende samfund - eksempelvis ved gennemførelse af Forsvarets Dag og ved andre rekrutterings- og oplysningsaktiviteter for det uniformerede forsvar. Følgende uniformer skal bæres: HÆREN Tjenesteuniform M/69, M/84 eller M01 SØVÆRNET 3a, 3b, 3c eller funktionsuniform 6a, 6b FLYVEVÅBNET M/72, M/84 eller M01 18 MØDEAKTIVITET OG FORPLEJNING Når du skal holde et møde, kan du booke et mødelokale via Outlook. Mødelokalerne har deres egen kalender, så du kan se hvornår de er ledige. Søg på FPS-MRUM i adressekartoteket. Forplejning (fx frugt eller kage) kan som udgangspunkt kun bestilles, hvis mødet er med personer uden for FPS fx Forsvarsministeriet, VFK eller de faglige organisationer. Du bestiller via det lokale cafeterie. Evt. opdækning til mødet sørger du selv for, ligesom du skal huske at rydde op, så lokalet er klar til næste bruger. KAFFE- OG TEORDNING Der er opstillet kaffeautomater, tebreve, sukker og mælk som du må bruge til møder og i hverdagen. FORENINGER, UDVALG OG RABATORDNING ARBEJDSMILJØORGANISATION FPS har en arbejdsmiljøorganisation (AMO) i henhold til arbejdsmiljøloven. SAMARBEJDSUDVALG FPS’ Samarbejdsudvalg (SU) består af tre ledelsesrepræsentanter - direktøren, vicedirektøren og chefen for Ledelsessekretariatet - og syv tillidsrepræsentanter fra: Centralforeningen for Stampersonel (CS), Danmarks Jurist- og Økonomforbund (DJØF), Dansk Magisterforening (DM), Forsvarets Civil-Etat (FCE), Handel- og Kontorfunktionærernes Forbund (HK), Hovedorganisationen for Officerer i Danmark (HOD) og Hærens Konstabel- og Korporalforening (HKKF). Tillidsrepræsentanterne kan afholde to medlemsmøder om året. 19 PERSONALEFORENING FPS’ personaleforening (kaldet PØ) står for en række arrangementer som både medarbejdere og gæster kan deltage i. Alle medarbejdere er automatisk medlem af PØ, og medlemsskabet er gratis. IDRÆTSFORENING I FPS er der ingen idrætsforening. Hvis du ønsker at deltage i et arrangement under Dansk Militært Idrætsforbund (DMI), skal du tage kontakt til DMI’s sekretariat. LOGBUY-RABATKORT Som ansat i Forsvarsministeriets koncern har du adgang til en række rabatter via Logbuy bl.a. på rejser, wellness og boligartikler. Ansøgning om et Logbuy-kort sker via www.mylogbuy.dk. Klik på ’Opret ny bruger’ og oplys fulde navn og e-mailadresse. I feltet lønnummer skriver du dit medarbejdernummer (MA-nr.) Under firmanavn angives Forsvaret. Du modtager herefter en mail fra Forsvaret og Logbuy-teamet. Logbuy-administratoren ved FPS skal godkende ansøgningen før rabataftalerne kan benyttes. Du udskriver selv dit Logbuy-kort, som findes under profilikonet inde på sitet www. mylogbuy.dk. 20 BEGREBER & FORKORTELSER 1-NET: Giver begrænset adgang til internet fra en FIIN-maskine ABM: Ansvarlig brugermyndighed AFD: Afdeling AFDCH: Afdelingschef AFDLD: Afdelingsleder AG: Arbejdsgruppe AKM: Arbejdsklimamåling AKO: Arktisk Kommando AM: Admiral APV: Arbejdspladsvurdering ASS: Assistent BAM: Budgetansvarlig myndighed BG: Brigadegeneral BRS: Beredskabsstyrelsen CATS: System til arbejdstidsregistrering CH: Chef CHKONS: Chefkonsulent COB: Close of Business (ved udgangen af dagen) CS: Centralforeningen for Stampersonel CSG: Chefsergent DeMars: Forsvarets IT-platform, som styrer personel, økonomi og lager DEP: Departementet DF: Delingsfører DJØF: Danmarks Jurist- og Økonomforbund DM: Dansk Magisterforening ELM: Element EUKT: Kontorelev EV: Engangsvederlag FA: Flotilleadmiral FAK: Forsvarsakademiet FAUK: Forsvarets Auditørkorps FC: Forsvarschef FCA: Forsvarsministeriets Center for Arbejdsmiljø FCDFU: Forsvarets Center for Digital Forvaltning og Uddannelse FCE: Forsvarets Civil-Etat FE: Forsvarets Efterretningstjeneste FES: Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse FFI: Forsvarets Fælles Intranet FIIN: Forsvarets Integrerede Informatiknetværk FIR: Forsvarsministeriets Interne Revision FKIT: Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste FLV: Flyvevåbnet FM: Forsvarsminister FMI: Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse FMN: Forsvarsministeriet FPS: Forsvarsministeriets Personalestyrelse FPS-DIR: Direktøren for Forsvarsministeriets Personalestyrelse FRS: Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse FSPC: Flyverspecialist FSU: Forsvarets Sundhedstjeneste FULDM: Fuldmægtig FUT: Fysisk uddannelse og træning FUTJ: Funktionel tjeneste FØL: Forsvarets øverste ledelse GM: Generalmajor GN: General HJK: Hjemmeværnskommandoen HJV: Hjemmeværnet 21 HK: Handels og Kontorfunktionærenes Forbund HKKF: Hærens Konstabel- og Korporalforening HOD: Hovedorganisationen for Officerer i Danmark HRN: Hæren HSU: Hovedsamarbejdsudvalg I.A.B: Intet at bemærke IDA: Ingeniørforeningen INET: Internet INTOPS: Internationale Operationer ISAF: International Security Assistance Force (Navnet for den internationale mission i Afghanistan) KA: Kontreadmiral KD: Kommandør KESDH: Koncernfælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem KFI: Koncernfælles intranet KFOR: Kosovo Force (Navnet for den internationale mission i Kosovo) KIH: Kommandant i Hovedkvarteret KK: Kommandørkaptajn KL: Kaptajnløjtnant KN: Kaptajn KP: Korporal KS: Konstabel KTCH: Kontorchef KTFM: Kontorfuldmægtig LT: Løjtnant MAKS: Marinekonstabel MATASS: Materielassistent MJ: Major MODST: Moderniseringsstyrelsen MOKS: Marineoverkonstabel MSPC: Marinespecialist MYN: Myndighed NETADM: Netadministrator OASS: Overassistent OB: Oberst OK: Orlogskaptajn OKO: Operativ kommando OKS: Overkonstabel OKS-1: Overkonstabel af 1. grad OL: Oberstløjtnant OS: Oversergent P-KVAL: Personligt kvalifikationstillæg PL: Premierløjtnant POC: Point of contact (kontaktperson) SEK: Sektion SESLG: Sessionslæge SFO: Sergentgruppens Fællesorganisation SG: Sergent SIKOF: Sikkerhedsofficer SLA: Service Level Agreement SOKOM: Specialoperationskommandoen SPKONS: Specialkonsulent SSG: Seniorsergent/Søværnets Sergent- og Grundskole STCH: Stabschef SU: Samarbejdsudvalg SVN: Søværnet VA: Viceadmiral VDIR: Vicedirektør VFK: Værnsfælles Forsvarskommando VPL: Værnepligtig 22 FPS PERSONALEHÅNDBOG Ansvarlig sagsbehandler: Bo Husum, FPS-LEKOOR03 Layout og redigering: Maria Lillegaard Hansen, FPS-LEKOM03
© Copyright 2024