Afviklingsplan – StudieRock 2015
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
1
Indhold:

Overall info……………………..………………………..

Organisation og ansvar.……………………………

Afvikler………………………………………………………

Frontstage.……………………………………………….

Backstage………………………………………………….

Tidsplan…..…………………………………………………

Walkie Talkie.…………………………………………….

Cateringplan………….…………………………………..

Pladsplan…………………..……………………………….

Beredskabsinstrukser.……………………………….
Overall info.
Tusind tak for din villighed til at hjælpe med StudieRock 2015. Vi vil bestræbe os på at
levere et afslappet, hyggeligt og rart arrangement –
og det kan vi ikke gøre uden dig!:)
Vi vil bestræbe os på at også du får en god dag/aften og det vil vi gøre gennem
tilstrækkelig og klar information og ved at sikre at du får mad og drikke, et godt og
positivt arrangement. Vi er alle ansvarlige for at bidrage til denne oplevelse på bedste
vis
Husk at læse nærværende og vær særlig opmærksom på beredskabsinstrukser
bagerst i afviklerplanen.
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
2
Organisation & ansvar:
StudieRock 2015 arrangeres af de videregående uddannelsesinstitutioner med Syddansk
Universitet i spidsen og Kolding Kommune.
Foreningen MusikKolding er hyret som afvikler-organisation og har dermed ansvaret for selve
afviklingen af StudieRock 2015.
Nedenfor skitserer vi MusikKoldings interne organisationsdiagram i forbindelse med afviklingen
af StudieRock, således at I som hjælpere på dagen og andre eksterne samarbejdsparter kan se
hvem der er ansvarlige for hvad og dermed også hvem der referer til hvem:
Boder
Security
Catering
Barer
Ind- og udgang
hjælpere
Frontstagemanager
Lise Jelsbak
Controller - Jesper Søvndal
Kontanthåndtering
Dankort
Mobile Pay
Kasseapparater
Ad Hoc
MusikKolding
Christian Haugk
hjælpere
EL
Scene
Backstagevogne
Backstagemanager
Christian Haugk
Stagemanager
Claus B. Henrisken
Afvikler:
Foreningen MusikKoldings afvikler og hovedansvarlige for arrangementet er Christian Haugk
(CH) og Lise Jelsbak (LJ).
Data: Christian Haugk - [email protected], tlf.: 21 46 62 66.
Lise Jelsbak – [email protected] – tlf.: 23 68 46 49
Skulle der være tvivl om noget, uanset hvad så kontakt ovennævnte.
Afvikleren fungerer som hovedansvarlig og koordinator og skal kontaktes ved tvivl, ændring af
aftaler på dagen – inden disse forekommer og i det hele taget hvis der er spørgsmål eller andet.
Afviklerens rolle på dagen er at sikre at alt går som planlagt og samtidig sikre løsninger, hvis
der opstår behov for dette. Afvikleren vil således cirkulere på og udenfor pladsen og kontakte
jer på forskellige tidpunkter for at høre hvordan tingene fungerer.
Afvikleren er således også koordinator i forhold til myndigheder, beredskab, bands og hjælpere
mv.
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
3
Frontstage:
Ansvarlig: Lise Jelsbak Hansen, [email protected], 23 68 46 49
Controller: Jesper Søvndal Jønsson, [email protected], 24 61 88 25
Frontstage definerer alt på selve pladsen, dvs. boder, ølvogne, hjælpere tilknyttet disse, ind- og
udgangskontrol, security, catering, kontanthåndtering mv.
Alle hjælpere med opgaver i relation til ovenstående refererer til Lise. Jesper er primært på
opgaver vedr. kontanthåndtering, Dankortmaskiner, kasseapparater, crew-id, T-shirts mv.
Frontstage afholder et samlet infomøde udenfor kantinen (inde) på Syddansk
Universitet, kl. 15:00, fredag den 4. september.
Alle hjælpere med opgaver frontstage vil på mødet blive briefet nærmere ift. opgaver,
forplejning, sikkerhed mv. Ligeledes vil der blive udleveret T-Shirt samt crew-id til frontstageareal.
Backstage:
Ansvarlig: Christian Haugk, [email protected], 21 46 62 66
Stagemanager: Claus B. Henriksen, [email protected], 52 50 60 74
Backstage definerer det areal der er bag ved hegnet/scenen, hvor teknikere, bands og
backstagehjælpere holder til.
Alle backstagehjælpere refererer til Christian og Claus. Udover hjælpere vil der også være
teknikere/managere fra bands, teknikere fra Skolander Lyd & Lys samt folk fra leverandør af
scene.
Vi arbejder med et opstillings- og klargøringshold (hold 1) som arbejder fra 06:30 til 14:30, et
afviklings hold som arbejder fra 14:30 til koncerten er slut, og et nedpaknings- og
oprydningshold (hold 2), som arbejder fra kl. 23:30 til slut (ca. 02:00).
Der er briefing som anført nedenfor:
Hold 1: kl. 06:30 backstage (opgaver, igangsætning mv.)
Afviklingshold: kl. 14:30 backstage (sikkerhed, kommunikation, praktik)
Hold 2: kl. 23:35 backstage (opgaver, igangsætning mv.)
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
4
Tidsplan:
Torsdag den 3/9:
Kl.
15:00
15:30
16:00
Aktivitet:
Load in - køletrailer - royal unibrew
Load in - Generator/el-grej
Load in - arr.kontor (MK-grej)
06:30
07:00
09:00
10:00
10:00
12:00
16:00
17:00
17:45 - 18:30
18:30
19:30 - 20:15
20:15
21:30 - 22:15
22:15
23:30
Load in - scene
Load in - Manitou hegn mv.
Load in bandvogne
Load in - lyd/lys
load in - Royal Unibrew - barer mv.
Load in - diverse boder/toiletter mv.
Pladsen åbner
MUSSE
Omstilling
Scarlet Pleasure
Omstilling
Carpark North
Omstilling
Suspect
Pladsen lukker
Fredag den 4/9:
Walkie talkie:
Der er et begrænset antal walkies til rådighed og de fordeles jf. nedenstående. Det er vigtig at
der er en stram disciplin for brugen af disse, da kanalerne skal være tilgængelige i forbindelse
med opståede situationer der skal håndteres. Nærmere info om brugen gives i forbindelse med
briefing:
Følgende personer/positioner får en walkie:









Christian Haugk
Lise Jelsbak Hansen
Jesper Søvndal Jønsson
Claus B. Henriksen
Security (1 stk. – de har deres eget system herudover)
Mixertelt
Bar 1, 2 og 3 (baransvarlige)
Samaritter (1 stk.)
Catering (1 stk. – ansvarlig)
I alt 11 stk.
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
5
Cateringplan:
Cateringansvarlig: Jytte Gøttig, [email protected], 26 15 31 07
Vi sørger naturligvis for at der er sandwiches og varm mad på forskellige tidspunkter i løbet af
dagen. Da det er en lang dag med masser af travlhed håber vi på jeres fleksibilitet og forståelse
ift. planlægningen, men vil forsøge at arbejde efter følgende plan:





Morgenmad til morgenholdene
Frokost ved 12 tiden
Sandwich om eftermiddagen
Aftensmad (3 hold i tidsrummet 19:00-20:30)
Nat-sandwich til nedpakningshold
Pladsplan:
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
6
Beredskabsinstrukser:
Formål:
Formålet med denne beredskabsplan er at sikre at arrangør og hjælpere er bedst mulig
forberedt til at håndtere kriser og ulykker i forbindelse med afvikling af StudieRock, fredag den
4. september 2015
Dækningsområde og periode:
Beredskabsplanen skal sikre at alle ved hvem der foretager hvad i uforudsete situationer.
Ligeledes hvem de skal kontakte og hvordan de skal forholde sig under følgende situationer:


Brand
Personskade
Ved større krise/ulykke vil offentlige instanser have ansvaret og ledelsen på skadeområdet. I de
situationer hvor det kræves, vil beredskabsorganisationen (BO) i samarbejde, bistå med at sikre
bedst mulig beredskab fra lokalt hold.
Beredskabsperioden er gældende fra fredag den 4.. september 2015 kl. 16:00 – 23:30
Sikkerhedspersonale:
Sikkerhedspersonalet udgøres af foreningen MusikKoldings ansvarlige ledelse, samt ansvarlige teknikere og
frivillige på dagen, samt et security team
Beredskabsinstrukser ved personskade:
Stands ulykken:
Stop eventuelle maskiner og arbejdsprocesser. Afspær om muligt
området
Red:
Giv livreddende førstehjælp.
Sikre vejrtrækning:
1.
2.
3.
4.
5.
Skab frie luftveje
Giv kunstigt åndedræt
Sikre blodcirkultationen
Stands blødningen
Giv hjertemassage
Alamér:
Ring til alarmcentralen via mobiltelefon eller telefon fra SDU, tast
1-1-2
Oplys:
Fortæl at der er brug for ambulance og;




Hvem du er
At du ringer fra arr. StudieRock
Adressen, Universitetsparken 1, 6000 Kolding
Det telefonnummer du ringer fra
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
7


Red:
Hvad der er sket
Hvor mange tilskadekomne der er tale om.
Giv almindelig førstehjælp




Fortsæt den livreddende førstehjælp
Skaf tæpper o.a mod klimaet/kulde
Hent forbindingsstoffer og tildæk sår og læsioner –
Giv psykisk førstehjælp – tal beroligende med den/de
tilskadekomne
Ambulance:
Modtag ambulance ved indkørslen til campusområdet
Orientér:
Sikre at sikkerhedspersonalet informeres
Oplys:
Fortæl hvad der er sket;



Hvor mange der er kommet til skade
At en ambulance er rekvireret
Hvem du er
Sikkerhedsmøder:
Alle involverede parter vil modtage skriftlig beredskabsplan, risikovurdering og afviklingsplan
der beskriver de respektive opgaver og udførelse af disse. Herudover vil der blive afholdt
briefing om afvikling, sikkerhedsprocedurer og beredskabsplan fredag den 4. september 2015.
Overvågning og tilsyn på dagen:
På dagen vil sikkerhedspersonalet have ansvaret for overvågning og tilsyn af de forskellige dele
af koncertpladsen. Det vil således være MusikKoldings ledelse, frivillige i boder, backstagefolk,
opsynsfolk, securityteam samt politihjemmeværnet der vil overvåge arrangementets forløb med
henblik på at forebygge kritiske situationer.
I tilfælde af brand:
Instruktionen udsendes som en integreret del af nærværende beredskabsplan (side 4), ligesom
den gennemgås ved briefing den 4. september 2015. Yderligere indeholder afviklerplanen som
også udsendes samt briefes 4. september 2015, et kort over koncertpladsen hvor også
nødudgange/flugtruter anskueliggøres.
I tilfælde af personskade:
Følger ovennævnte beskrivelse af ”Beredskabsinstrukser ved personskade”. Denne udsendes
som nævnt inden koncertdag og gennemgås også i forbindelse med briefing den 4. september
2015. Kort over koncertplads, der er en integreret del af afviklingsinstruksen der også udsendes
og briefes den 4. september 2015, indeholder udover nødudgange/flugtruter også anvisning af
ambulancevejen.
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
8
Beredskabsinstrukser ved brand:
Evakuering:
Anvis publikum til en af nødudgangene
Red:
Bring personer væk fra farezonen.
Alamér:
Ring til alarmcentralen via mobiltelefon eller telefon på SDU, tast
1-1-2
Oplys:
Fortæl at der er brand og;






Hvem du er
At du ringer fra arr. StudieRock
Adressen, Universitetsparken 1, 6000 Kolding – sig at de skal
benytte indkørsel via Buen til Campusområdet
Det telefonnummer du ringer fra
Hvad der er sket
Om og i givet fald hvor mange tilskadekomne der er tale om.
Bekæmp:
Forsøg at slukke branden med nærmest egnede brandmateriel. Udsæt
ikke dig selv for fare.
Begræns:
Forsøg at begrænse branden med nærmest egnede brandmateriel.
Udsæt ikke dig selv for fare.
Brandvæsen:
Modtag brandbiler ved indkørslen ved Buen til Campusområdet og vis
brandfolkene til skadestedet. Ligeledes sikres at brandfolk ser
oversigtstegninger over koncertplads.
Orientér:
Sikre at sikkerhedspersonalet informeres
Oplys:
Fortæl hvad der er sket;



Hvor det brænder
Om der er tilskadekomne eller personer i fare
At brandvæsen er alarmeret
Foreningen MusikKolding - Afviklingsplan – ver. 310815
9