1. No category

Bilag 1: Udfordringer / normering i Byg (rev. 30. juli 2015)
Nuværende normering: 4 (3 byggesagsbehandlere og 1 medarbejder til nedrivningspuljen, skimmelsvamp).
Pr. 17. august 2015 tiltræder en ny byggesagsbehandler.
Generelt: Der er på byggeområdet en generel stigning i antallet af byggesager. Der er især opgang i antallet af
ansøgninger om tilladelse til opførelse af nye enfamiliehuse, hovedsageligt i Støvring og Skørping.
I 2014 er der en stigning i antallet af byggeansøgninger på 18 % i forhold til 2013. Dette blev TMU orienteret om i
september 2014.
Servicemål: Byg har 1. januar 2014 udarbejdet servicemål for sagsbehandlingstider (vedlagt som bilag).
Disse servicemål har vi ikke kunnet overholde i 2015. Det anslås at der p.t. er tale om en forlængelse af den
gennemsnitlige sagsbehandlingstid med ca. 100 til 200 %.
Vi er pt. inde i en meget travl periode som strækker sig frem til november md.
Sammenligning af ressourcer: Vi har taget kontakt til vores kollegaer i nabokommunerne, for at sammenligne
antallet af sager/arbejdsopgaver, og antallet af normeringer indenfor byggeområdet.
Kommune 2014
Antal
sager
Rebild
Kommune
556
Mariagerfjord
851
Byggesagsbehand
lere /
administrative
medarbejdere
3/½
Pr. 17. aug. 2015
tiltræder der en
ny
byggesagsbehand
ler, hvilket vil
reducere antallet
af sager pr.
sagsbehandler
5 / 1½
Vesthimmerland
820
5 / 3½
Brønderslev
528
3½ / 1½
Frederikshavn
1200
8 / 2 + 1 til 2
elever
Gennemsnitligt
antal sager pr.
sagsbehandler
Bemærkninger:
Antal
borgere
185 sager hver
med assistance
fra ½ adm.
medarbejder
*Se bem. til
normering*
Mellem 218 til
228 sager hver.
Der er indtil 31.12.2014
kun i få tilfælde oprettet
selvstændige sager til:
landzonesager,
anmeldelse af byggeri
under byggeansøgninger,
klagesager,
aktindsigtssager,
principgodkendelser
784 byggesager
45 landzonesager
19 klagesager
3 aktindsigtssager
765 byggesager
31 principgodkendelser
13 klagesager
11 aktindsigtssager
*Landzonesager behandles
i Plan.
*Der oprettes en sag pr.
bygning
473 byggesager
45 landzonesager
5 klagesager
5 aktindsigtssager
840 byggesager
210 principgodkendelser
150 klagesager,
aktindsigtssager og lign.
28.925
170 sager hver
med assistance
fra 1½ adm.
medarbejder
164 sager hver
med assistance
fra 3½ adm.
medarbejder
150 sager hver
med assistance
fra 1½ adm.
medarbejder
150 sager hver
med assistance
fra 2 adm.
medarbejdere
42.095
37.474
35.600
60.775
Bemærkninger til normering Rebild kommune kontra nabokommuner: Rebild kommune har indtil december 2014,
hovedsagelig kun oprettet en sag på en ejendom i det gamle byggesagsstyringssystem Geograf.
Ofte kræver sagen endvidere en landzonetilladelse, eller sagen er startet som en principansøgning, som så
efterfølgende er rettet til en byggesag. Typisk er evt. klage eller anmodning om aktindsigter, heller ikke oprettet i
særskilte sag, men kørt under samme sag. Dette er nu ændret med implementeringen af det nye byggesagsmodul i
SBSYS.
Dog har det stor betydning for vores sammenligning med nabokommunernes antal sager og ressourcer, da de alle
opretter separate sager til både byggesager, landzonesager, principgodkendelser, klager, anmodning om aktindsigt.
Dette betyder at det antal sager vores nabokommuner har oplyst er væsentligt højere end vores, da vi jo stor set har
kørt alle forholdene under en sag.
Det anslås at såfremt vi havde oprettet sagerne på samme vis som vores nabokommuner, vil have et antal sager der
er ca. 100 til 130 sager større end de 556 sager i 2014. Sagsantallet vil derved nærmere løbe op i et sted mellem 656
til 686 sager i stedet. Dette giver i stedet et sted mellem 218 og 228 sager pr. sagsbehandler.
Det realistiske antal sager en sagsbehandler kan behandle på et år ligger omtrentlig et sted mellem 140 til 170 sager,
alt efter sagens kompleksitet og omfanget af assistance fra administrativ medarbejdere.
Med tiltræden af den nye byggesagsbehandler vil den enkelte sagsbehandler gennemsnitlig have et sted mellem 160
og 170 sager om året, hvilket er meget sammenlignelig med sagsbehandlerne i de andre benævnte kommuner, og
ovenstående udmelding, om max. 140 til 170 sager pr. sagsbehandler.
Sagsbehandlingen af det nævnte antal sager, er dog betinget af at byggeteamet har administrativ hjælp i et større
omfang end i dag. Vi har pt. reg. ½ administrativ medarbejder (hvilket reelt i år kun har været ¼ administrativ
medarbejder). Som det tydeligt fremgår af vores redegørelse fra nabokommunerne er vi underbemandet og med
alle de administrative opgaver, der ligger i BYG, er det derfor nødvendigt, at teamet tilføres en fuldtids administrativ
medarbejder.
Hængepartier: Byg har p.t. ca. 550 sager, som vi mener er klar til færdigbehandling og afslutning. De mange
uafsluttede sager har betydning vores datakvalitet, da denne dermed ikke er opdateret. Endvidere har det også
økonomisk betydning i form af manglende indtægter for ejendomsskatter, bloktilskud og lign. Derudover ligger der
en del mindre opgaver i teamet, som i dag bliver nedprioteret.
Begrundelse for opstået hængepartier: Byg har gennem flere år efter vores opfattelse været undernormeret, og ad
flere omgange været ramt af længerevarende sygdom. Generelt er sagerne også blevet mere komplekse da store
dele af sagerne ikke holdes inden for byggeretten. Klager over afgørelser samt klager til det politiske system
forekommer også oftere, hvilket forlænger sagsbehandlingstiden væsentligt.
Normering pr. marts måned 2015
Normering:
timer
Line Sæderup
37
Mette Byskov Ovesen
35
Kenn Mønsted Lykholt
37
Naja Schmidt
37
Per Ibsen
37
Arbejdsområde
Byggesagsbehandling
Byggesagsbehandling
Byggesagsbehandling
Byggesagsbehandling (starter 17. aug. 2015)
Nedrivningspuljen, skimmelsvamp
Anbefaling: Byg anbefaler at teamet opnormeres med en administrativ medarbejder.
Konsekvens: Konsekvensen for udeblivende opnormering vil vanskeliggøre overholdelsen af servicemålene, og som
følge deraf vil der forekomme længere sagsbehandlingstider, da byggesagsbehandlerne dermed må løse de
administrative opgaver, som ellers kunne løses af HK`er eller lign. Endvidere vil de benævnte hængepartier i teamet
ikke kunne løses, hvilket vil berøre datakvaliteten i kommunen, samt betyde manglende kommunale indtægter.
Sagsbehandlingen vil forblive overfladisk for at nå alle sagerne, med den risiko der er for fejl, eller manglende
kvalitet i sagsbehandlingen. Servicen til borger og virksomhederne vil heller ikke kunne ydes i det ønskede omfang.