Præsentation af
styregruppeaftale
Marts 2015
Release v. 2.2 marts 2015
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.Materiale til præsentation af styregruppeaftalen
1.1 Introduktion til styregruppeaftalen og rammer for styregruppens arbejde
–
Styregruppeaftalen understøtter effektiv ledelse af projekter
–
Projekter går på tværs af organisationen og stiller særlige krav til styring
–
Styregruppen er ansvarlig for succesfuld realisering af projektet
–
Styregruppen er afhængig af relevant og retvisende ledelsesinformation
1.2 Styregruppens roller og ansvar
–
Styregruppen er sammensat af tre ledelsesmæssige roller
–
Rolle: Styregruppeformand
–
Rolle: Seniorbruger(e)
–
Rolle: Seniorleverandør(er)
–
Styregruppens opgaver og ansvar ift. styringsgrundlag
1.3 Udarbejdelse af styregruppeaftalen
–
Styregruppens specifikke roller i dette projekt (bilag 1)
–
Operationelle retningslinjer for styregruppens arbejde (bilag 2)
2.Materiale til projektlederen til forberedelse
Tips og tricks til forberedelse af mødet
Version 2.0
Side 2
1. Materiale til præsentation
af styregruppeaftalen
1.1 Introduktion til styregruppeaftalen og rammer for styregruppens arbejde
Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPEAFTALEN
UNDERSTØTTER EFFEKTIV LEDELSE AF
PROJEKTER
•
Uklarhed om styregruppens roller, ansvar og samarbejde medfører
ineffektive styregrupper
•
Ministeriernes projektkontor har derfor udarbejdet en
styregruppeaftale, der skal sikre klarere rammer for styregruppens
arbejde
•
Aftalen skal sikre bedre ledelsesmæssig støtte til projekterne og sikre,
at styregruppen gør sig de rigtige overvejelser i ledelsen af projektet
•
Styregruppeaftalen er en obligatorisk del af risikovurderingen i Itprojektrådet
Styregruppeaftalen indeholder
Forside med succeskriterier og principper (til underskrift)
Bilag 1: Beskrivelse af generelle og specifikke roller og ansvar
Bilag 2: Operationelle retningslinjer for styregruppens arbejde
Version 2.0
Side 4
PROJEKTER GÅR PÅ TVÆRS AF
ORGANISATIONEN OG STILLER SÆRLIGE
KRAV TIL STYRING
•
Projekter omfatter ofte forandringer i flere dele af organisationen
•
Linjeorganisationen er ikke velegnet til styring af tværgående forandringer
•
Projekter styres derfor ved hjælp af en særlig ledelsesstruktur og projektmodel
LEDELSESSTRUKTUR
PROJEKTMODEL
Et projekter er en midlertidig organisation der etableres for at levere en eller flere leverancer
iht. realisering af en business case
Den fællesstatslige it-projektmodel
Version 2.0
Side 5
STYREGRUPPEN ER ANSVARLIG FOR
SUCCESFULD REALISERING AF
PROJEKTET
Styregruppen har det overordnede ansvar for projektets vellykkede realisering. Styregruppen bør
optræde som et samlet ledelsesorgan, som løbende overvåger projektets fremdrift, forbrug og
leverancer, og som med beslutninger og godkendelser fastholder projektets fokus på målet.
Den fællesstatslige it-projektmodel
Fokusområder for styregruppen:
•
Skaber projektet mest mulig værdi – så hurtigt og billigt
som muligt?
•
Er projektet robust?
•
Er projektet forudsigeligt?
•
Er projektet styret?
•
Er projektet ledet?
•
Er der ændringer i projektgrundlaget?
Styregruppen skal løbende balancere
og prioritere modsatrettede hensyn
Omfang/scope
Ressourcer/
økonomi
I styregruppeaftalen beskrives projektets succeskriterier og prioritering af
omfang/scope, ressourcer/økonomi og tid.
Version 2.0
Side 6
Tid
STYREGRUPPEN ER AFHÆNGIG AF
RELEVANT OG RETVISENDE
LEDELSESINFORMATION
Stil krav til indhold og kvalitet af ledelsesinformation
•
Fremdriftsorienteret ledelsesrapportering
•
Burn rate og earned value betragtninger
•
Samlet risikovurdering på projektet
•
Afvigelseshåndtering – hvordan retter vi op?
Kvalificerede beslutninger forudsætter gode
beslutningsoplæg
Oplægget bør kunne præsenteres på selve mødet på én slide
–
Hvad der skal besluttes
–
Konsekvenser af beslutningen
–
Væsentlige alternativer og eventuelle fravalg
Oplægget skal være afstemt med centrale beslutningstagere
inden mødet.
Version 2.0
Side 7
1. Materiale til præsentation
af styregruppeaftalen
1.2 Styregruppens roller og ansvar
Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPEN ER SAMMENSAT AF TRE
LEDELSESMÆSSIGE ROLLER
•
Styregruppedeltagerne har ansvar for hvert sit
område i realiseringen af projektet
•
Styregruppeformanden sikrer varetagelse af de
samlede forretningsmæssige interesser
•
Seniorbrugeren sikrer varetagelse af brugernes
interesser
•
Seniorleverandøren er ansvarlig for at overholde
forpligtelser ift. aftalte leverancer
•
Et velfungerende projekt er afhængig af, at
styregruppen løbende forebygger og løser konflikter
mellem de forskellige interesser ift. projektet
•
I tilfælde af uenighed er formandens stemme
afgørende
•
Version 2.0
De enkelte roller er mere udførligt beskrevet i de
følgende slides og i styregruppeaftalen
Side 9
FORRETNING
OG STRATEGI
Styregruppeformand
Seniorbruger(e)
Seniorleverandør(er)
BEHOV/KRAV
LØSNINGER
ROLLE: STYREGRUPPEFORMAND
Primære ansvarsområder:

Lede styregruppen og styregruppemøderne og sikre fremdrift i projektet

Sikre nødvendige rammebetingelser for projektet (sammen med
styregruppen) samt sikre fokus og retning for projektet

Ansvar for business case og fokus på gevinstrealisering i samarbejde
med seniorbrugeren

Kvalitetssikre projektets forretningsinteresser (at projektet kan
overholde tid og økonomi samt levere et slutprodukt, der kan anvendes
til at realisere gevinsterne)

Balancere organisationens, seniorbrugerens og seniorleverandørens
krav

Projektets samlede talerør i organisationen

Sparring/mentoring af projektlederen
Rollen kan ikke deles af flere personer
Version 2.0
Side 10
ROLLE: SENIORBRUGER(E)
Primære ansvarsområder:
•
Repræsentere brugernes interesser og træffe beslutninger på deres vegne
•
Ansvar for tildeling af relevante brugerressourcer fra de berørte afdelinger
•
Definere forventninger/krav til projektets leverancer – og sikre, at disse er
både nødvendige og tilstrækkelige til at realisere gevinsterne
•
Sikre at de mulige gevinster identificeres og beskrives
•
Ansvar for implementering og idriftsættelse, herunder ansvar for ændringer
i forretningen og sikre stabilitet ved overgangen fra projekt til almindelig
drift
•
Sikre at gevinsterne realiseres og fastholdes
Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet berører flere afdelinger
eller organisationer.
Version 2.0
Side 11
ROLLE: SENIORLEVERANDØR(ER)
Primære ansvarsområder:
•
Repræsentere leverandørernes (både interne og eksterne) interesser i
projektet
•
Ansvar for at overholde forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og tidsplan
som aftalt i projektet
•
Sikre realisme i design og udvikling af projektets produkter
•
Sikre at de nødvendige interne og eksterne leverandørressourcer
(kompetencer) stilles til rådighed
•
Forestå kvalitetssikring for at sikre overholdelse af seniorbrugernes
krav til kvalitet
•
Løse konflikter der vedrører leverandørkrav
Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet har flere
leverandører.
Version 2.0
Side 12
STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR
IFT. STYRINGSGRUNDLAG (1/2)
Projektmodellen indeholder en række styringsdokumenter, der skal
godkendes af eller udarbejdes med bistand fra styregruppen
Fase
Analyse
Materiale
Materiale til Itprojektrådet
Formand
Ansvar for det samlede
materiales rigtighed og
fuldstændighed
Projektinitieringsdokument (PID)
Sikre udarbejdelse af samlet
ramme og grundlag for
projektet
Business case
Sikre udarbejdelse af samlet
business case afstemt med
forretningens strategiske mål
Gevinstrealiseringsplan
Kvalitetssikre planen ift.
forretningsmæssige
interesser
Sikre udarbejdelse af samlet
ramme og grundlag for
projektet
Øvrige
styringsdokumenter
Version 2.0
Side 13
Seniorbruger
Sikre eksplicitering af
forretningsmæssige behov ift.
eksempelvis implementering og
anvendelse
Sikre eksplicitering af
forretningsmæssige behov ift.
eksempelvis implementering og
anvendelse
Ansvar for identifikation og
estimering af gevinster samt
omkostninger til implementering
Udarbejdelse af planen
Sikre eksplicitering af
forretningsmæssige behov ift.
eksempelvis implementering og
anvendelse
Seniorleverandør
Sikre eksplicitering af behov
ift. leverancer (f.eks. it/driftsleverancer)
Sikre eksplicitering af behov
ift. leverancer (f.eks. it/driftsleverancer)
Ansvar for identifikation og
estimering af omkostninger til
leverancer (f.eks. it/driftsomkostninger)
Kvalitetssikre planen ift.
leverandørmæssige behov
Sikre eksplicitering af behov
ift. leverancer (f.eks. it/driftsleverancer)
STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR
IFT. STYRINGSGRUNDLAG (2/2)
Styregruppen kan med fordel udarbejde
tilsvarende overblik over projektfaglige
leverancer (fx procesanalyser,
kravspecifikation mv.)
Fase
Gennemførelse
Realisering
Løbende
Materiale
Projektafslutningsrapport
Gevinstrealiseringsrapport
Styringsdokumenter
Faseovergangsrapport
Afvigelses/ændringsanmodning
Version 2.0
Side 14
Formand
Kvalitetssikre, at alle relevante
behov er imødekommet
Kvalitetssikre at gevinster er
realiseret
Sikre at projektets samlede
styringsgrundlag løbende opdateres
og er retvisende
Kvalitetssikre, at alle relevante
behov er imødekommet
Sikre at projektet fortsat er i tråd
med strategiske mål
Seniorbruger
Sikre at forretningsmæssige behov
er imødekommet
Udarbejdelse af rapporten
Seniorleverandør
Sikre at behov ift. leverancer er
imødekommet
-
Løbende kvalitetssikring af
styringsgrundlag
Løbende kvalitetssikring af
styringsgrundlag
Sikre at forretningsmæssige behov
er imødekommet
Sikre at forretningsmæssige behov
er imødekommet
Sikre at behov ift. leverancer er
imødekommet
Sikre at behov ift. leverancer er
imødekommet
1. Materiale til præsentation
af styregruppeaftalen
1.3 Udarbejdelse af styregruppeaftalen
Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPENS SPECIFIKKE ROLLER
I DETTE PROJEKT (BILAG 1)
Styregruppeaftalen beskriver det generelle
ansvar for de enkelte styregrupperoller
Hvilke konkrete opgaver eller ansvarsområder er
der i dette projekt, som skal tildeles et medlem
af styregruppen?
De specifikke opgaver indsættes i
styregruppeaftalens bilag 1 (lysegrå felter)
Version 2.0
Side 16
OPERATIONELLE RETNINGSLINJER FOR
STYREGRUPPENS ARBEJDE (BILAG 2)
Styregruppeaftalen beskriver krav til styregruppens
arbejde, fx:
•
Mødefrekvens
•
Standarddagsorden
•
Dokumentation
•
Selvevaluering af styregruppen
Desuden skal der fastlægges krav til tidsfrister, form,
kvalitet mv. til materiale til behandling i
styregruppen.
I bilag 2 beskrives krav til fx:
•
Beslutningsoplæg
•
Statusrapportering
•
Referater/beslutningslog
Version 2.0
Side 17
2. Materiale til
projektlederens forberedelse
Release v. 2.2 marts 2015
TIPS OG TRICKS TIL FORBEREDELSE AF
MØDET
•
Overvej hvordan styregruppedeltagerne hver især bedst kan bidrage til projektets
succes
•
Er der særligt risikofyldte elementer, som styregruppedeltagerne kan håndtere?
•
Hvordan anvendes deltagernes viden, kompetence og position bedst i ledelsen af projektet?
•
Tal de enkelte roller igennem med styregruppedeltagerne (se slides fra præsentationen)
•
Lav et udkast til aftalen og drøft den med styregruppedeltagerne (minimum
styregruppeformanden) inden styregruppemødet
•
Vær præcis i beskrivelsen af de enkelte deltageres roller og ansvar
•
Sørg for at styregruppemedlemmerne har opgaver og ansvar udenfor styregruppemøderne
•
Aftal rollefordeling i mødet med styregruppeformanden
•
Udsend udkast til aftalen til deltagerne inden mødet
•
Tilpas materialet med præsentationen af styregruppeaftalen til projektets behov
•
Sørg for at styregruppen har mindst en halv time til drøftelsen og færdiggørelse af
aftalen
Side 19
Version 2.0