Styrelsen for It og Læring
Vejledning til indtastning af
elevoplysninger i forbindelse med:
”Indberetning af elevoplysninger for grundskoler pr. 5. september 2015”
Side 2 af 11
Indhold
1. PRAKTISKE INFORMATIONER: .......................................................................... 3
Hvem henvender denne vejledning sig til? ............................................................. 3
Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning? .................................................. 3
Hvilke elever er omfattet af indberetningen? ......................................................... 3
Hvornår finder indberetningen sted? ...................................................................... 3
Hvad skal indberettes om eleverne? ....................................................................... 3
2. ELEVFORLØB (EKSEMPLER)............................................................................... 4
3. HVORDAN INDTASTES ELEVOPLYSNINGERNE? .................................................. 6
Her finder du indberetningssiden............................................................................ 6
Sådan logger du på .................................................................................................. 6
Sådan indtaster du elevoplysningerne .................................................................... 7
4. SE OVERSIGTSRAPPORT OVER DE INDBERETTEDE ELEVOPLYSNINGER ............... 9
5. FORKLARING TIL ELEVOPLYSNINGERNE .......................................................... 10
6. KOMMUNERS ADGANG ................................................................................. 11
7. KONTAKTOPLYSNINGER: ................................................................................ 11
Side 3 af 11
1. PRAKTISKE INFORMATIONER:
Hvem henvender denne vejledning sig til?
Vejledningen henvender sig til skoler, der ikke kan indberette elevoplysninger via
deres elevadministrative system. Det er skoler, der ikke anvender en af følgende
leverandørers elevadministrative system:




KMD (KMD Educa Elev)
IST Tabulex (TEA)
UVdata (UVskole og DSA-Elev)
EDB-Brugs (EDB-Brugsen)

Dialog Consult (Diskos)
Ovenstående elevadministrative systemer understøtter system-til-system overførsel
af elevoplysninger.
Skoler, der ikke anvender en af ovenstående leverandørers elevadministrative system, skal selv manuelt indtaste oplysninger om deres elever på Styrelsen for It og
Lærings indberetningsside.
Indberetningssiden er placeret på: https://statistik.uni-c.dk/elevdata/
Skolen skal logge ind med sit 6-cifrede institutionsnummer og det password, som
skolen fik tilsendt på e-mail fra Styrelsen for It og Læring i starten af september
2015.
Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning?
Alle folkeskoler, friskoler og private grundskoler, ungdomsskoler med heltidsundervisning, efterskoler, specialskoler for børn, samt dagbehandlingstilbud og anbringelsessteder skal indberette oplysninger om deres grundskoleelever.
Hvilke elever er omfattet af indberetningen?
Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015 er omfattet af indberetningen, uanset undervisningsniveau og klassetype. Også elever, der fx er sygemeldt, har højt fravær
eller som normalt anses for aldersmæssigt at være uden for den skolepligtige alder,
skal indberettes.
Hvornår finder indberetningen sted?
Indberetningen finder sted i september måned 2015. Der åbnes for indberetningen
umiddelbart efter den 5. september 2015.
Hvad skal indberettes om eleverne?
Der skal indberettes en række oplysninger om alle grundskoleelever, der har været
indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015.
Side 4 af 11
Tællingsperioden dækker således over to skoleår og skal derfor afspejle elevernes
niveau/klassetrin før og efter sommerferien 2014.
Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i tællingsperioden, skal
medtages i indberetningen, uanset hvor lang tid eleven har været indskrevet.
For hver elev skal der indberettes følgende oplysninger:

Elevens cpr-nummer

Elevens navn

Elevens faglige niveau

Dato for tilgang til givet klassetrin

Dato for afgang fra et givet klassetrin

Afgangsart

Er eleven modtagelsesklasse-elev (ja/nej)

Modtager eleven undervisning i dansk som andetsprog (ja/nej)

Klassetype

Klassens klassetrin

Klassens klassebetegnelse
Kapitel 5 indeholder en nærmere beskrivelse af de oplysninger, der skal indberettes.
2. ELEVFORLØB (EKSEMPLER)
I Figur 1 på næste side er vist en række eksempler på elevforløb på en skole.
Elev A starter på 0. niveau/klassetrin i august 2014 og afslutter 0. niveau/klassetrin i
juli 2015. Herefter påbegynder vedkommende 1. niveau/klassetrin i august 2015.
Elev A skal indtastes som to linjer/poster – en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin vil
være forskelligt for de to år.
Elev B er en ny elev, der starter på 0. niveau/klassetrin august 2015. Elev B skal indtastes som én linje/post.
Elev C er en elev, der forlader skolen efter 9. niveau/klassetrin. Elev C skal indtastes
som én linje/post. Havde eleven forladt skolen midt i skoleåret, skulle eleven også
indberettes som en post (med den korrekte afgangsdato).
Elev D er omgænger og starter august 2015 igen på 0. niveau/klassetrin. Elev D skal
indtastes som to linjer/poster – en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin skal være det
samme de to år.
Elev E er ny elev på skolen december 2014 på 4. niveau/klassetrin. Vedkommende
starter august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev E skal indtastes som to linjer/poster
– en for hvert skoleår.
Elev F forlod skolen februar 2015, men kom igen april 2015. Vedkommende starter
august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev F skal indtastes som tre linjer/poster – to
for sidste skoleår og en for det nye skoleår.
Side 5 af 11
Figur 1 Illustration af elevforløb - eksempler
Logikken i ovenstående er, at en elev, som er på skolen både i skoleåret 2014/15 og
2015/16, altid udløser (min.) to linjer/poster.
Tabel 1 viser, hvordan de viste elevforløb i Figur 1 skal indberettes med hensyn til
tilgangs- og afgangsdatoer. Bemærk at vi i eksemplet opererer med, at en ”almindelig” elev går ud af sit gamle niveau/klassetrin pr. 31. juli, og går ind på nyt niveau/klassetrin pr. 1. august. Det kan naturligvis variere fra skole til skole, hvilken
skæringsdato man anvender
Tabel 1 Elevforløbenes tilgangs- og afgangsdatoer
Elev A
Elev A
Elev B
Elev C
Elev D
Elev D
Elev E
Elev E
Elev F
Elev F
Elev F
Tilgangsdato
Afgangsdato
Niveau/klassetrin
01-08-2014
31-07-2015
0
01-08-2015
1
01-08-2015
0
01-08-2014
31-07-2015
9
01-08-2014
31-07-2015
0
01-08-2015
0
16-11-2014
31-07-2015
4
01-08-2015
5
01-08-2014
05-02-2015
4
07-04-2015
31-07-2015
4
01-08-2015
5
Side 6 af 11
3. HVORDAN INDTASTES ELEVOPLYSNINGERNE?
Her finder du indberetningssiden
Oplysninger om alle skolens eller institutionens elever i perioden den 6. september
2014 til den 5. september 2015 skal indtastes på indberetningssiden:
https://statistik.uni-c.dk/elevdata/
Forsiden til indberetningssiden ser således ud:
Sådan logger du på
På forsiden skal du vælge menupunktet ”Skolers indgang”. Herefter præsenteres du
for login-siden:
Side 7 af 11
Du skal logge sig på med skolens 6-cifrede institutionsnummer og den adgangskode,
som skolen har modtaget fra Styrelsen for It og Læring i en e-mail primo september
2015. Kan du ikke finde denne e-mail, tryk da på ”Glemt adgangskode?”. Herefter vil
skolen få tilsendt adgangskoden til skolens officielle e-mailadresse.
Sådan indtaster du elevoplysningerne
Når du er logget ind vælges menupunktet ”Rediger/indtast elevoplysninger”.
Herefter kommer du til nedenstående skærmbillede:
I ovenstående skærmbillede har skolen allerede indtastet 6 elever. Første gang du
går ind på siden, vil der ikke være linjer/poster med elever.
Side 8 af 11
Du opretter (indtaster) en ny elev ved at trykke på knappen ”Opret ny elev”. Herefter kommer du til følgende indtastningsflade:
Som standard er der oprettet to linjer, da langt de fleste elever skal indberettes via
to linjer (se eksemplerne i afsnit 2 på side 4). Såfremt der kun skal anvendes en enkelt linje til en elev, skal du slette den anden linje med ”Slet linje” knappen.
Bemærk at felterne Klassetype, Tilgangsdato, Afgangsdato, Modtagelsesklasse og
Dansk som andetsprog er forudfyldt. Felterne er forudfyldt med de almindeligst
brugte værdier. Hvis værdierne ikke passer - hvis fx en dato er forkert eller klassetypen ikke passer -skal du blot indtaste de korrekte værdier.
Har du brug for flere linjer til den samme elev, får man en ny linje ved at trykke på
”Tilføj ny linje for denne elev” knappen.
Når du er færdig med at indtaste oplysninger om en elev, afslutter du indtastningen
ved at trykke på ”Gem”. Herefter kommer du tilbage til listen over indberettede
elever, og kan indtaste oplysninger for næste elev ved at trykke på ”Opret ny elev”
knappen igen.
Side 9 af 11
4. SE OVERSIGTSRAPPORT OVER DE INDBERETTEDE
ELEVOPLYSNINGER
Du kan se de aktuelle indberettede elevoplysninger for skolen ved fra hovedmenuen at vælge ”Oversigtsrapport/kvittering”:
Herefter kan du generere en pdf-rapport med en oversigt over de indberettede
oplysninger ved at trykke på knappen ”Dan og vis pdf-rapport”.
Oversigtsrapporten indeholder en række tabeller, der på overordnet niveau viser de
indberettede oplysninger. Der genereres tabeller, der viser antal elever på de forskellige klassetrin, antal elever fordelt på klassetype, antal elever der har forladt
hhv. startet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015
m.fl.
Rapporten kan udskrives på printer eller gemmes fx lokalt på en pc.
Side 10 af 11
5. FORKLARING TIL ELEVOPLYSNINGERNE
Følgende oplysninger relaterer sig til eleven og skal angives for hver elev. Der skal
indberettes nye poster, når eleven skifter klassetrin, fagligt niveau, klassebetegnelse
eller starter på et nyt skoleår i perioden den 6. september 2014 til 5. september
2015.
Alle oplysninger med rød skrifttype er obligatoriske oplysninger, der skal udfyldes.
Oplysning/felt:
Type
Feltlængde
Beskrivelse af feltet
Cpr-nummer
string
10
Efternavn
string
0-24
Elevens efternavn
Fornavn(e)
string
0-24
Elevens fornavn(e)
Fagligt niveau
int
Angiver elevens faglige niveau. For elever i normale
fuldt årgangsopdelte klasser (klassetype 40) er det faglige niveau altid identisk med klassens klassetrin. For
elever i andre klassetyper (41, 50 og 55) skal der angives
det faglige niveau, som eleven har. Værdier:
Min:0
Max: 12
Tilgangsdato
date
Dato for elevens begyndelse på det faglige niveau
Afgangsdato
date
Dato for afgang fra det faglige niveau
Udfyldes kun hvis eleven har afsluttet niveauet
Afgangsart
int
Type af afgang fra niveau:
1:Fuldført niveau med prøve
2:Fuldført niveau uden prøve
4: Afbrudt niveau i løbet af skoleåret
Modtagelsesklasseelev
int
Elev er modtagelsesklasseelev:
0: Nej
1: Ja
Dansk som
andetsprog
int
Eleven modtager undervisning i dansk som andetsprog:
0:Nej
1: Ja
Cpr-nummer, inkl. erstatnings-cpr-numre
Side 11 af 11
Følgende oplysninger relaterer sig til klassen og skal angives for hver elev. Der skal
indberettes nye poster, når eleven skifter klassetrin, fagligt niveau, klassebetegnelse
eller starter på et nyt skoleår i perioden den 6. september 2014 til 5. september
2015.
Alle oplysninger med rød skrifttype er obligatoriske oplysninger, der skal udfyldes.
Klassetype
int
Klassetypen eleven går i:
40: Normalklasse, fuldt årgangsdelt
41: Normalklasse, ikke fuldt årgangsdelt
50: Specialklasse
55: Klasse for ældre tosprogede elever
Klassens klassetrin
int
Angivelse af klassens klassetrin. Dette felt skal altid
udfyldes, hvis eleven går i en fuldt årgangsopdelt normalklasse (klassetype 40). For elever i andre klassetyper
(41, 50 og 55) skal klassetrinnet kun angives, hvis det
giver mening. Værdier:
Min:0
Max:12
Klassens klassebetegnelse
string
0-30
Klassens navn
6. KOMMUNERS ADGANG
Kommunerne har adgang til at se, hvilke af kommunens skoler (kun kommunalt
ejede skoler) som har indberettet elevoplysninger til Styrelsen for It og Læring.
Kommunen skal gå ind på indberetningssiden:
https://statistik.uni-c.dk/elevdata/
På indberetningssiden skal kommunen vælge menupunktet ”Forvaltningers indgang”.
Kommunen skal logge sig på med sit 3-cifrede kommunenummer og den kode, som
kommunen har modtaget fra Styrelsen for It og Læring i en e-mail medio september
2015. Kan kommunen ikke finde denne e-mail, tryk da på ”Glemt adgangskode?” på
indberetningssiden. Herefter vil kommunen få tilsendt adgangskoden til kommunens officielle e-mailadresse.
7. KONTAKTOPLYSNINGER:
Praktiske spørgsmål vedr. indberetningen af elevoplysninger kan rettes til Styrelsen
for It og Læring via [email protected]