Implementeringsmodellen

Implementeringsmodellen
Overblik, struktur og begreber til implementering af monopolbruddet
Indhold
Indledning .......................................................................................................................................................... 3
Succesfuld implementering ............................................................................................................................... 3
Implementeringsmodellen.................................................................................................................................. 4
Modellens hovedopgaver................................................................................................................................... 8
Hovedopgave 1: Drift og support ................................................................................................................. 11
Hovedopgave 2: Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring ......................................................................... 12
Hovedopgave 3: Projektstyring .................................................................................................................... 12
Hovedopgave 4: Strategi ............................................................................................................................. 13
Hovedopgave 5: Kommunikation ................................................................................................................. 14
Hovedopgave 6: Gevinstrealisering ............................................................................................................. 14
Hovedopgave 7: Sagsklargøring/-oprydning ............................................................................................... 15
Hovedopgave 8: Kompetenceudvikling ....................................................................................................... 16
Hovedopgave 9: Arbejdsgange og organisering ......................................................................................... 17
Hovedopgave 10: Go-live ............................................................................................................................ 17
Hovedopgave 11: It-miljø og infrastruktur.................................................................................................... 18
Hovedopgave 12: Konfiguration .................................................................................................................. 18
Hovedopgave 13: Integrationer og snitflader .............................................................................................. 19
Hovedopgave 14: Konvertering og migrering .............................................................................................. 19
Hovedopgave 15: Test og prøver ................................................................................................................ 20
Hovedopgave 16: Idriftsættelse af løsningen .............................................................................................. 20
2
Indledning
KOMBIT har hermed fornøjelsen at præsentere en fælleskommunal implementeringsmodel, der strukturerer
og systematiserer, hvad en kommune skal håndtere i et implementeringsforløb for at opnå en succesfuld implementering af en fælleskommunal it-løsning. En fælleskommunal it-løsning er en it-løsning, der skal bruges
af alle kommuner i Danmark.
KOMBIT har udviklet implementeringsmodellen for at sikre en fælles ramme, begreber og kommuneperspektiv på implementeringen. Implementeringsmodellen er udgangspunktet, når KOMBIT frem over kommunikerer og arbejder med implementering af løsningerne i monopolbruddet.
Strukturen i implementeringsmodellen anvendes ved præsentationen af SAPA-, KY- og KSD-opgaver i
KIGO, der er det opgave- og opfølgningsværktøj, der skal understøtte kommunernes implementering af monopolbruddet. KOMBIT lancerer implementeringsmodellen samtidig med KIGO. Modellen skal kvalificeres på
baggrund af monopolbrudsprojekternes erfaringer, input fra kommunerne og konsulenter, der arbejder med
implementering i kommunerne.
Implementeringsmodellen og KIGO supplerer hinanden. Hvor implementeringsmodellen er overordnet, generel og uforpligtende, er KIGO konkret, specifik og forpligtende. I KIGO er der et kommunal fokus, men afgrænsningen af opgaver afspejler, hvad der i et KOMBIT/fælleskommunalt perspektiv er nødvendigt at følge
op på for at sikre succesfuld udrulning af løsningerne til alle kommuner. Implementeringsmodellen omfatter
alle hovedopgaver, der er væsentlige for at implementeringen set i et kommunalt perspektiv er succesfuld,
uanset om KOMBIT understøtter løsningen af hovedopgaven eller ej.
Implementeringsmodellen og KIGO vil i fællesskab afløse Kommunernes drejebog for monopolbruddet. Modellen kan bruges uafhængig af kommunernes forskellighed i størrelse, organisering, beslutningsstrukturer
mm.
Det er helt op til den enkelte kommune at vurdere og beslutte, om og hvordan implementeringsmodellen skal
anvendes lokalt. Kommunernes nytteværdi af implementeringsmodellen isoleret set afhænger bl.a. af, i hvilket omfang kommunen har egne etablerede modeller og værktøjer, der bibringer overblik og understøtter
implementeringen af it-løsninger. KOMBIT håber, at kommunerne bl.a. som følge af fælles struktur og begreber, vil opleve en tættere koordinering og sammenhæng på tværs af projekterne i monopolbruddet, så det er
tydeligt, når der kan bygges på allerede gjorte erfaringer ex fra en netop overstået implementering af en af
løsningerne i monopolbruddet.
Notatet supplerer ”Implementeringsmodellen kort og godt”. Notatet er målrettet kommunens programledere,
projektledere eller andre, der ønsker at fordybe sig og kan læses i sammenhæng eller bruges som opslagsværk.
Succesfuld implementering
Det er kommunens ansvar at forberede og løse implementeringsopgaver. KOMBIT bidrager efter princippet
om ”hjælp-til-selvhjælp” med tiltag, der skal gøre det lettere for kommunerne og samtidig sikre styr på den
samlede implementering til alle kommuner.
Det er op til kommunen at fastlægge ambitionsniveauet for implementeringen og brugen af it-løsningen. Den
bistand KOMBIT giver kan bruges uafhængig af ambitionsniveau, kommunernes forskellighed i størrelse,
geografik, organisering, beslutningsstrukturer og –processer mm.
3
KOMBIT betragter implementeringen som succesfuld, når kommunen får det bedst mulige grundlag for at
realisere egen business case for brugen af løsningen. Fokus på gevinstrealisering afspejler, at fælleskommunale it-løsninger typisk er begrundet i klare forventninger om, at digitaliseringen skaber værdi i kommunerne, enten i form af effektiviseringer eller ved på sigt at skabe en ny og bedre understøttelse af kommunernes forretning, som det ex er tilfældet for etableringen af ny fælleskommunal rammearkitektur og ved monopolbruddet. Værdien kan også være at forebygge opgaveflytning ex fra kommunerne til regioner/staten.
Succesfuld implementering forudsætter endvidere, at implementeringen sker på en sådan måde:

At kommunen har sikker forretningsmæssig drift under og efter implementeringen

At kommunen kan budgettere, controlle, planlægge og styre egen indsats

At kommunen effektivt kan implementere løsningen.
Implementeringen af en ny it-løsning er en kompleks opgave, der er tidsafgrænset og samtidig forudsætter
inddragelse og samarbejde på tværs af kommunens almindelige organisering. Det er ikke mindst tilfældet i
relation til monopolbruddet. Der er brug for koordinering og sammenhæng. KOMBIT anbefaler, at kommunen
styrer implementeringen som et projekt, udpeger projektleder og etablerer egen projektorganisation. Projektindfaldsvinklen skal sikre nødvendig ledelsesfokus, beslutningskompetence, styring og fremdrift i implementeringsforløbet.
Hvor projektlederen fokuserer på tid, ressourcer og kvalitet, fokuserer den der leder forandringer på mennesker, processer og værktøjer. Forandringsledelse omfatter opmærksom på, hvordan medarbejderne m.fl. reagerer på de forandringer, som løsningen bibringer. Det er forandringslederens opgave at reagerer og
handle, hvis der opstår modstand mon implementeringsforløbet og løsningen. Det vil typisk være ledelsen
tæt på medarbejderne, der har ansvaret for at bedrive den nødvendige forandringsledelse.
En anden væsentlig forudsætning for succesfuld implementering er tydelig og synlig ledelse, der aktivt håndterer de menneskelige aspekter i de forandringer, som introduktionen af ny it/digitalisering afstedkommer.
Nye it-løsninger betyder ændringer i organisering, arbejdsgange og for den enkelte medarbejder betyder det
ændringer i måden, opgaver skal løses på, at opgaver falder bort og tilføjes. Eksisterende rutiner skal aflæres og nye skal etableres. Det kræver ressourcer og kan i visse tilfælde afføde en vis modstand. Forandringsledelse handler om at erkende behovet for forandringen og gøre, hvad der er nødvendigt for at føre forandringen ud i livet på en for kommunen hensigtsmæssig måde. Forandringsledelse er helt central.
For at understøtte kommunernes succesfulde implementering har KOMBIT bl.a. udviklet den kommunale implementeringsmodel og anskaffet KIGO.
Implementeringsmodellen
Implementeringsmodellen giver et overordnet overblik over det samlede implementeringsforløb fra kommunens beslutning om tilslutning og til løsningen er blevet en naturlig del af den daglige opgaveløsning. Implementeringsmodellen skal understøtte, at kommunen får en succesfuld implementering af en fælleskommunal
it-løsning.
Det specielle for fælleskommunale it-løsninger i forhold til løsninger kommunen selv anskaffer er, at KOMBIT/It-leverandøren varetager opgaver, kommunen normalt selv skulle løse. Modellen er i den forstand specifik for samarbejdet mellem KOMBIT og kommunerne. Herudover er det særlige ved fælleskommunale itløsninger, at der er gensidig afhængighed mellem kommunernes implementeringsforløb.
4
Ved implementering forstås de aktiviteter og processer der udføres for at sikre at kommunens menneskelige,
tekniske og strukturelle ressourcer udvikler og bevæger sig i en bestemt og ønsket retning.
I implementeringsmodellen opdeles kommunens implementeringsforløb i fem faser 1. Opdelingen på og fokus
i faserne er illustreret i figur 1.
Fokus
Fase 0:
Tilslutning
Fase 1:
Initiering
Fase 2:
Forbedelse
Fase 3:
Ibrugtagning
Fase 4:
Forankring
Handlinger der leder frem til kommunens beslutning
om tilslutning til
fælleskommunal
it-løsning
Handlinger der leder frem til projektets godkendelse,
løsningens gevinstliggørelse og
projektets/
løsningens finansiering
Handlinger der sikrer, at kommunen
forbereder sig
både organisatorisk og teknisk og
herved bliver klar
til ibrugtagning af
løsningen (go-live)
Handlinger der sikrer, at forretningen
ibrugtager løsningen og så hurtigt
som muligt etablerer normal drift i
relation til brugen
af løsningen.
Handlinger der udføres med henblik
på at sikre, at løsningen forankres i
forretningsområdets hverdag og
hvor almindelig
drift/support dækker kommunens
behov relateret til
løsningen.
Figur 1: Implementeringsmodellens faser
Det overordnede formål med en fase er at skabe det bedste grundlag for den kommende fase. Der er altså
en gensidig afhængighed faserne imellem. I teorien er faserne gensidigt udelukkende og følger efter hinanden. I praksis kan der være brug for at genbesøge opgaver/aktiviteter fra tidligere faser. Det skal bemærkes,
at Fase 0: Tilslutning er afsluttet i relation til monopolbruddet.
Faseovergange skaber naturlige anledninger for vurdering og tjek af kommunens parathed til faseovergang
og er derfor centrale set i et fælleskommunalt perspektiv. I takt med at afklaringsfaserne i monopolbrudsprojekterne afsluttes og der kommer mere kød på, hvad kommunerne skal gøre hvornår, udarbejdes tjeklister
for faseovergange relateret til hvert projekt. Når kommunen forholder sig til en tjekliste, fremkommer et tjek
på kommunens parathed til overgang til næste fase. Tjekpunkterne vil typisk blive udformet som opgaver i
KIGO.
Specielt Fase 2: Forberedelse, er både i varighed og omfang omfattende. Herudover er fase 2 særligt kritisk
i forhold til implementeringen af en ny it-løsning i alle kommuner, da idriftsættelsen af løsningen sker her.
Fasen vil typisk blive specificeret og underinddelt i relation til den specifikke it-løsning, så KOMBIT og kommunerne undervejs i fase 2 kan tjekke, at forberedelsen forløber som planlagt.
Hver fase har sine kendetegn i forhold til fokus, involverede aktører, effekter (outcome), produkter (output),
indsats, behov mm. Fasernes kendetegn beskrives nærmere i dette afsnit hvor der også redegøres for, hvad
1
Lynne Markus og Cornelis Tanis: The Enterprise System Experience From Adoption til Succes. Fase 0: Tilslutning er tilføjet, så modellen beskriver implementeringen af en fælleskommunal løsning.
5
der kendetegner overgangen mellem de forskellige faser. Disse kendetegn gør det muligt at skelne faserne
fra hinanden, er nærmere beskrevet i tabel 1 nedenfor.
Tabel 1: Fasernes kendetegn
Fase 0:
Tilslutning
Fase 1:
Initiering
Fase 2:
Forberedelse
Fase 3:
Ibrugtagning
Fase 4:
Forankring
Effekt (outcome)
Aktører
Beslutning om at tilslutte sig en fælleskommunal eller -offentlig it-løsning
Beslutninger om at
igangsætte implementeringen af løsningen og etablering af veldimensioneret projekt og en
fornuftig business
case
Strategisk, taktisk
og operationel forberedelse der skal
sikre at kommunen
effektivt og jf. plan
kan idriftsætte løsningen og er klar til
go-live/ibrugtagning
af løsningen, herunder at brugerne accepterer løsningen
Normal drift med rutinemæssig brug af
løsningen opnås –
inden for rimelig tid,
omkostninger og
med ønsket effekt,
så forretnings-/forvaltningsområdets
behov opfyldes.
Kommunen har forbedret grundlaget
for at understøtte og
løse opgaver på det
forretningsområde,
hvor løsningen anvendes. Kommunen
fastholder sin teknologiske og forretningsmæssige fleksibilitet med henblik
på fremtidig udvikling
Topledelse og ledelsen fra det forretnings-/forvaltningsområde som løsningen vedrører. (Tilslutningen vil ofte
også blive behandlet politisk)
Topledelse og ledelse fra det forretnings/forvaltningsområde, som løsningen vedrører
Projektet, ledelse
fra det forretnings/forvaltnings-område, som løsningen vedrører, it-/digitaliserings-afdelingen, trænere/undervisere.
Ledere, brugere og
superbrugere på det
forretnings-/forvaltnings-område, som
løsningen vedrører
og it-/digitaliseringsafdelingen
(drift/support)
Det samlede forretnings-/forvaltningsområde som løsningen vedrører og it/digitaliserings-afdelingen (drift/support). Topledelsen i
relation til gevinstrealisering
6
For hver fase kan der konkretiseres egentlige succeskriterier, jf. tabel 2. Hovedopgaverne, der specificerer
faserne, skal bl.a. understøtte, at kommunerne handler på en sådan måde, at forudsætninger for succesfuld
implementering opfyldes.
Tabel 2: Succes i implementeringsforløbet2
Succeskriterier
Fase 0:
Tilslutning
Fase 1:
Initiering
Specifikation mangler/udestår
Topledelsens involvering
Solid vurdering af
forretningsmæssige
forudsætninger og
behov,
God forståelse af
løsningens kapacitet og begrænsninger
Omhyggelig konstrueret business
case som er godt
kommunikeret til relevante aktører
Fase 2: Forberedelse
Fase 3:
Ibrugtagning
Fase 4:
Forankring
Investering
Uddannede brugere
Deltagelse og inddragelse af forskellige interessenter/
aktører
At løsningen er velkonfigureret og integreret
Ledelsen er forpligtet til at realisere
gevinsterne
Tekniske ressourcer, metodikker og
ekspertise
Projektstyring, leverandørstyring og interessent-håndtering
Ekspertise om organisatorisk forandringsledelse
Arbejdsprocesser/arbejdsgange ændres
Allokering af ekstra
menneskelige, finansielle og tekniske ressourcer så
man er i stand til
løse problemer der
opstår ved ibrugtagning
Succes forekommer når/hvis:
Beslutningen om tilslutning til den fælleskommunale itløsning er kommunikeret til relevante
aktører i kommunen
Topledelsen og forretningsområdets
ledelse træffer solide beslutninger om
investering i løsningen og sørger for,
at organisationen er
gearet til at kunne
effektuere de trufne
beslutninger
Projektet eksekverer solid projektplan
og reagerer relevant på menneskelige og tekniske udfordringer, der opstår undervejs i projektet eller
Projektet passende
modificerer og tilpasser projektplanen, så den passer
til ændret forretningsmæssige og
organisatoriske forudsætninger
System, teknisk infrastruktur, forretnings-processer (arbejdsgange) og
menneskelige ressourcer er tilstrækkelig fleksible til at
tilpasse sig ændret
forretningsmæssige
forudsætninger
Tilstrækkelige ressourcer allokeres til
at fastholde og udvikle løsningen, tekniske infrastruktur
og kompetencer
Kompetence og erfarne it-specialister
og projektdeltagere
Beslutning om tilslutning er bredt forankret ledelsesmæssigt og i det
forretningsområde,
som løsningen vedrører og
Virkninger tilskrives
brugen af løsningen
Forberedelsen har
sikret, at organisationen er klar til at
acceptere og anvende løsningen,
relateret infrastruktur, der har tilstrækkelig kvalitet til at
opfylde forretningens behov eller
Passende foranstaltninger iværksættes for effektivt
og hurtigt at løse
tekniske og organisatoriske problemer
der opstår ved golive
Gevinster fra brugen af løsningen
kombineret med
gunstige konkurrencemæssige betingelser og
Den fremtidige udvikling af løsningen
og relateret infrastruktur er godt forvaltet
2
Lynne Markus og Cornelis Tanis: The Enterprise System Experience From Adoption til Succes. Succeskriterier for fase 0 er tilføjet i forhold til kilden.
7
Modellens hovedopgaver
Implementeringsforløbet er specificeret i 16 hovedopgaver. En hovedopgave er en samling af opgaver/aktiviteter en kommune skal håndtere for at opnå en succesfuld implementering af en fælleskommunal it-løsning.
Hovedopgaverne afspejler, at implementeringen sker i samarbejde med KOMBIT/It-leverandøren. Der er opgaver, som KOMBIT/it-leverandøren varetager for kommunerne ex udvikling af løsningerne i monopolbruddet, der derfor ikke fremgår af modellen. Modellen understøtter en konkret ansvars- og arbejdsfordeling mellem KOMBIT/It-leverandøren og kommunerne.
De 16 hovedopgaver har forskellig varighed, tyngde og indhold. De hovedopgaver, der løses specifikt for at
implementere løsningen, gennemgår en udvikling med henholdsvis strategisk, taktisk og operationel fokus.
Hovedopgaven vil afhængig af om fokus er strategisk, taktisk eller operationel have forskellige kendetegn,
involvere forskellige aktører og bibringe forskellige typer af effekt/outcome og produkter/output. Bevidsthed
om fokus i hovedopgaven kan derfor positivt bibringe input til, hvad opgaven kræver på det konkrete tidspunkt.
Der vil være forskel på hovedopgavernes indhold afhængig af, om det er en forretningskritisk løsning med
cut-over i forhold til eksisterende løsning eller en løsning, hvor implementeringen er gradvis i kommunens
eget tempo. Hovedopgaverne bliver konkretiseret i relation til de specifikke it-løsninger. De opgaver, kommunerne kan/skal udføre, vil i hovedreglen fremgå af KIGO og her omfatter beskrivelsen også bud på opgavens
varighed, rækkefølge, fremgangsmåde/metode, udfører, involverede aktører mm. Når hovedopgaverne i det
følgende konkretiseres i opgaver/aktiviteter, er der kun tale om eksempler på, hvad hovedopgaven kan omfatte. Det skal bemærkes, at specifikationen af hovedopgaver forventes kvalificeret i takt med, at hovedopgaverne konkretiseres i relation til løsningerne i monopolbruddet.
Hovedopgaverne er i hovedreglen gensidigt udelukkende. To hovedopgaver bryder med dette princip og afgrænses fra de øvrige tidsmæssigt nemlig hovedopgave 10:Go-live og Hoveopgave 16:Idriftsættelse af løsningen.
Der er hovedopgaver, der optræder i flere faser og andre, der kun forekommer i en eller få faser. Det er illustreret i skema 1 på de næste sider, hvor det fremgår, i hvilke faser der er aktive kommunale opgaver i hovedopgaven.
8
Skema 1: Hovedopgaverne og modellens faser
Nr. Hovedopgaver
Beskrivelse af hovedopgaven
F0
Modellens faser
F1 F2 F3 F4
Uafhængige opgaver3
Projekt
Organisatorisk implementeirng
1
Drift og support
Samling af opgaver/aktiviteter der skal sikre, at kommunen forbereder situationen, hvor løsningen er taget i
brug og overgår til almindelig drift/support. Herunder opgaver/aktiviteter der overleverer løsningen til forretningsområdet og it-/digitaliseringsafdelingen, så ansvaret for
drift, vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen og
relateret infrastruktur er klart placeret og håndteres i et
omfang, der dækker kommunens behov
X
X
X
X
X
2
Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring
En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at sikre
løbende og overordnet styring af leverandører i forbindelse med indkøb, udbud og kontrakter. Indkøbsstyring
er styring af, hvad der indkøbes, hvor det indkøbes,
hvordan og hvorfor det indkøbes inkl. de beslutningsprocesser, der følger forud for et indkøb og beslutningen
om, hvor og hvordan der indkøbes
X
X
X
X
X
3
Projektstyring
Samling af opgaver/aktiviteter såsom planlægning, uddelegering, overvågning og styring af alle aspekter af et
projekt og motivering af alle involverede med henblik på
at opnå projektets mål i form af præstationsmål for tid,
udbytte, omfang, risici, omkostninger og kvalitet4
X
X
X
4
Strategi
En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at
sikre, stillingtagen, retning og rammer for kommunens
tilslutning til, implementering og brug af løsningen, så
brugen af løsningen understøtter kommunens opgavevaretagelse. Herudover skal opgaverne sikre at kommunens strategier opdateres, hvis den nye løsning rummer
forbedringspotentialer, som kommunen ønsker at udnytte bredere. Opgaverne skal sikre, at den ny løsning
ses i sammenhæng med kommunens samlet systemlandskab og opgavevaretagelse
X
X
X
5
Kommunikation
En samling af opgaver/aktiviteter der skal sikre, at information og viden om processen, løsningen og brugen af
X
X
X
X
X
3
Herved forstås hovedopgaver, der varetages løbende og som i princippet er uafhængige af implementeringsforløbet. Hovedopgaverne er del af modellen, da implementeringen af en fælleskommunal it-løsning føder specifikke opgaver til de to hovedopgaver.
4 Kilde: PRINCEII
9
X
Skema 1: Hovedopgaverne og modellens faser
Nr. Hovedopgaver
Beskrivelse af hovedopgaven
F0
Modellens faser
F1 F2 F3 F4
løsningen er formidlet til alle relevante aktører og som
herved understøtter en bevidst håndtering af interessenter, så relevante aktører accepterer løsningen
Teknisk implementering
Implementering
6
Gevinstrealisering
En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at
skabe grundlaget for, at kommunen får identificeret potentielle gevinster, gevinsternes forudsætninger, gennemført processer, der understøtter en systematisk opfølgning, så gevinsterne realiseres og endeligt får
målt/eftervist hvilke gevinster, brugen af løsningen har
givet
X
X
X
7
Sagsklargøring/oprydning
En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at data, sager og dokumenter er klar til at blive vist
i index’er i støttesystemerne eller flyttet fra eksisterende
til ny løsning jf. persondataloven og god forvaltningsskik
X
8
Kompetenceudvikling
En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at ledelsen og medarbejderne (menneskelige ressourcer i kommunen) har de fornødne kompetencer til at
kunne implementere og anvende løsningen
X
9
Arbejdsgange og
organisering
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at tilpasse og optimere eksisterende organisering og arbejdsgange til den nye løsning og som typisk er en forudsætning for, at kommunen får realiseret potentielle gevinster som løsningen giver
X
10
Go-live
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres i en kortere og nærmere afgrænset periode med henblik på at
sikre, at en eller flere afdelinger i kommunen tager løsningen i brug. Go-live afgrænses til de første 7-10 arbejdsdage, hvor der bør være allokeret ekstra ressourcer til at sikre en hurtig og effektiv problemløsning af de
udfordringer, der opstår, når der kommer brugere på løsningen
X
11
It-miljø og it-infrastruktur
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at it-infrastrukturen vedligeholdes og tilpasses, så
den understøtter de forretningsmæssige behov, it-strategien og de forretningskritiske løsninger. Helt konkret skal
opgaver/aktiviteter medvirke til, at kommunen lever op til
de krav, nye løsninger stiller kommunes it-miljø herunder
krav fra rammearkitekturen og den funktionalitet, der
skal understøttes for anvendelse heraf (ex Identity Provider (IdP))
X
X
X
X
10
X
Skema 1: Hovedopgaverne og modellens faser
Nr. Hovedopgaver
Beskrivelse af hovedopgaven
F0
Modellens faser
F1 F2 F3 F4
12
Konfigurering
En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at den nye løsning fungerer i den kommunale kontekst og brugerne kan tilgå løsningen
X
13
Integrationer og
snitflader
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at den nye løsning fungerer i samspillet med andre
løsninger og kan vise data, eksportere/importere relevante data/funktionalitet fra andre løsninger
X
14
Konvertering og
migrering
En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at data, sager og dokumenter korrekt overføres fra
eksisterende løsning til den ny løsning og/eller andre
løsninger, hvis der ikke er et en-til-en forhold mellem
den eksisterende og nye løsning
X
15
Test og prøver
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at
sikre, at kommunen har sandsynliggjort, at elementer af
den nye løsning og/eller koncepter relateret til den nye
løsning fungerer i praksis
X
16
Idriftsættelse af
løsningen
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres i en afgrænset periode på ca. 2-14 arbejdsdage for at få løsningen op og køre i teknisk forstand og udfasning af eksisterende løsninger ved cut-over
X
X
Hovedopgave 1: Drift og support
Drift vedrører den daglige vedligehold af løsningerne og relaterede it-infrastruktur. Support dækker aktiviteter
såsom daglig support af brugerne, prioritering og afhjælpning af hændelser (problemer/fejl), information til
brugerne om opståede hændelser og utilgængelighed i systemerne og uddannelse af brugerne i anvendelsen af den nye løsning.
Drift og support findes i relation til al etableret it/digitalisering og er derfor i nogen grad uafhængig af implementeringen af en specifik ny it-løsning. Der er dog konkrete opgaver, der følger af implementeringen af en
fælleskommunal it-løsning og som specifikt handler om forberedelse og overlevering af løsningen fra projektet til drift/support. Det er denne del, der fokuseres på i specifikationen af hovedopgaven.
Formål
At sikre at drift/support involveres relevant undervejs i implementeringen, så grundlaget for en systematisk
og god overlevering fra projektet til drift/support etableres.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Udpeg systemejer, Involver drift og support, Fastlæg proces/procedure for fejlhåndtering, Konkretiser roller
og ansvar, Fastlæg proces/procedure for ændringshåndtering, Overlever it-løsningen til drift, Overlever ”brugersupport” til support.
11
Hovedopgave 2: Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring
Kontraktstyring vedrører den daglige administration af kontrakter. Dette dækker opfølgning på kontrakter,
økonomisk såvel som funktionelt, konfliktløsning samt en løbende overvågning af hvilke kontrakter, der skal
genudbydes, genforhandles eller fornyes hvornår. Leverandørstyring er den løbende og overordnet styring af
leverandører i forbindelse med indkøb, udbud og kontrakter. Indkøbsstyring er styring af hvad der indkøbes,
hvor det indkøbes, hvordan og hvorfor det indkøbes inkl. de beslutningsprocesser, der følger forud for et indkøb og beslutningen om hvor og hvordan, der indkøbes.
Kontrakt- og leverandørstyring varetages løbende og er derfor i nogen grad uafhængig af implementeringen
af en specifik ny it-løsning. Der er dog konkrete opgaver, der følger af monopolbruddet, bl.a. fordi monopolbruddet skal bibringe en gennemsnitlig reduktion af it-omkostningerne på 25 %.
Formål
At sikre, at kommunen har overblik over aktuelle kontrakter, kontrollerer og styrer aktive kontrakter, så kommunen kan optimere leverandørstyringen ved indkøb og i kontraktperioden.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Leverandøroversigt: Udpeg kontraktstyringsansvarlig, Identificer eksisterende kontrakter, Registrer kontrakter, Gennemgå kontrakter, Gennemgå kontrakter med dominerende leverandører, skab overblik over prisudvikling, Stil krav til leverandører.
Kontraktstyring: Nedsæt leverandørstyringsudvalg, Gennemgå centrale kontraktregistre, Etabler en standard
proces for statusmøder og opfølgning, Etabler samarbejdsorganisation, Planlæg opfølgningsmøder, Udpeg
it-controller, Gennemgå fakturer, Stil faktureringsmæssige krav til leverandører, Overvåg forbrug på og uden
for kontrakter, Dokumenter uhensigtsmæssige kontraktforhold
Udbudsplanlægning og –processer: Udpeg strategisk it-indkøber, Skabe overblik over kommende it-relaterede udbud, Skab overblik over nationale og fælleskommunale initiativer, Nedsæt porteføljeudvalg, Udarbejd
udbudsplan, Etabler standardproces for udbud
Hovedopgave 3: Projektstyring
Projektstyring handler om at planlægge, uddelegere, overvåge og styre alle aspekter af et projekt og motivere alle involverede parter med henblik på at opnå projektets mål i form af præstationsmål for tid, udbytte,
omfang, risici, omkostninger og kvalitet.5
KOMBIT er ved specifikation af hovedopgaven inspireret af projektstyringsmetoden PRINCEII, så grundlaget
er standardiseret, gennemprøvet og gennemskueligt. Løsning af hovedopgaven fodrer ikke, at projektlederen er PRINCEII certificeret og kommunen kan fint anvende egen projektmodel i relation til hovedopgaven og
de opgaver/aktiviteter, der skal varetages i relation til projektstyring.
Formål
At sikre styring og fremdrift ved implementeringen af de enkelte løsninger i monopolbruddet.
5
Kilde: PRINCEII
12
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Udpeg/rekrutter projektleder, Udpeg/rekrutter styregruppeformand6, Udpeg/konsolider styregruppe, Udpeg/rekrutter projektteam/-gruppe, Udarbejd projektbeskrivelse/projektinitieringsdokument, Planlæg styregruppemøder, Afhold styregruppemøder, Rapporter fremdrift og eventuelle afvigelser, Udarbejd risikolog,
Udarbejd emnelog, Opdater ledelsesprodukter ved faseovergange.
Hovedopgave 4: Strategi
Strategier er kommunens langsigtede planer, hvor kommunen orienterer sig mod et fælles fremtidigt mål. Det
er målet ude i horisonten, der danner rammen om medarbejdernes, ledelsens og kommunalbestyrelsens arbejde. Det er i kommunens strategier, at de overordnede mål bliver sat. Strategier er altså fikspunkter for
alle, der er en del af kommunens fremtidige udvikling.
KOMBIT og KL anbefaler, at digitalisering og it forankres strategisk, eftersom digitalisering handler om at understøtte og udvikle kommunens opgavevaretagelse. Ved at forankre digitalisering strategisk kan kommunen
opnå det største udbytte af investeringen i it og digitalisering. Når nye it-løsninger implementeres afføder det
behov for at udarbejde og/eller opdatere kommunens strategier, så brugen af nye løsninger tilpasses og sker
jf. kommunens strategier, men også så kommunens strategier opdateres og de forbedringspotentialer, de
nye løsninger giver for udvikling af forretningen, udnyttes optimalt.
For monopolbruddet er det relevant at udarbejde og/eller opdatere strategier, der på forskellig vis forholder
sig til, hvordan brugen af digitalisering/it-løsninger skal understøtte kommunens opgavevaretagelse. Konkret
fokuseres på forretnings-, digitaliserings-, it-, kanal- og Sag og Dokument/ESDH-strategi.
I tillæg hertil kommer strategier, der er specifikke for implementeringsforløbet såsom kommunikations- og
kompetenceudviklingsstrategi. Ligesom ex ledelses- og personalestrategi kan danne rammerne for, hvordan
kommunen håndterer effektiviseringer, der medfører egentlig personalereduktion.
Hovedopgaven kan vanskeligt standardiseres, da løsningen afhænger af kommunens ambitionsniveau, ledelsesstruktur og beslutningsstrukturer/-processer. Udarbejdelsen af strategier kan hjælpe til at klarlægge
kommunens ambitionsniveau og dermed også skabe rammerne for arbejdet med implementering af løsningen i den enkelte kommune.
Formål
At tilvejebringe rammer for implementeringen og brugen af løsningerne i kommunen, så løsningerne forankres strategisk og ledelsesmæssigt og kommunen i videst muligt omfang får understøttet udviklingen af forretnings-/forvaltningsområdet.
Eksempler på aktiviteter/opgaver
Udarbejd/opdater digitaliseringsstrategi, Udarbejd/opdater kanalstrategi, Udarbejd/opdater Sag og dokument/ESDH-strategi, Udarbejd/opdater digitaliserings-/it-strategi, Udarbejd/opdater ledelses- og personalestrategi, Udarbejd/opdater kommunikationsstrategi, Udarbejd kompetenceudviklingsstrategi.
6
Vær opmærksom på at i regi af PRINCEII har styregruppeformanden en særlig rolle.
13
Hovedopgave 5: Kommunikation
Kommunikation er et af de væsentligste værktøjer til håndtering af interessenter og de forandringsprocesser
brugen af it/digitalisering medfører. Kommunikation handler om at gøre noget fælles og er en proces, der
omfatter en afsender og en modtager og typisk informationer/budskaber.
Implementering handler i stor udstrækning om at håndtere interessenter, der er alle parter såvel internt som
eksternt, der bliver berørt af eller involveret ved implementeringen og/eller brugen af løsningen. Enhver form
for kommunikation bør tilrettelægges med udgangspunkt i modtagerens præmisser. Det betyder, at kendskab til forskellige målgrupper/modtagere er afgørende og bør være tilstede, når kommunikationsstrategi, plan og -produkter udarbejdes. Når man løser opgaver i relation til kommunikation, vil man typisk skulle tage
stilling til, hvad der skal kommunikeres (budskaber), hvem der skal kommunikere (afsender), hvornår der
skal kommunikeres (timing) og hvordan (medier/kanaler).
Afsenderen af kommunikation kan være programleder, projektleder, styregruppeformand, styregruppe, direktør/direktion, kommunalbestyrelse/byråd, ydelseschef, teamleder eller en kollega, der ex optræder i rollen
som træner. Modtagerne vil tilsvarende være forskellige og mange: Borgere, virksomheder, sagsbehandlere,
konsulenter, ledere mfl. Rollerne og budskaberne vil være forskellige og skal tilpasses afsender og modtager.
Formål
At sikre relevant og rettidig information ”fra tilslutning til forankring”, så alle berørte og involverede parter har
tilstrækkelig viden om processen, løsningen og ændringer i organisering, arbejdsgange mm., så de positivt
kan støtte op om og involverede sig i implementeringen af den ny it-løsning.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Udarbejd interessentanalyse, Afdæk forskellige interessenters udgangspunkt og informationsbehov, Udarbejd kommunikationsplan, Udarbejd kommunikationsprodukter, Koordiner kommunikationsaktiviteter, Afvikl
informations- og kommunikationsaktiviteter, Evaluer kommunikation i implementeringsforløbet.
Hovedopgave 6: Gevinstrealisering
Gevinstrealisering er en selvstændig hovedopgave til trods for, at der indholdsmæssigt er overlap til andre
hovedopgaver, da realiseringen af gevinster opnås ved ex ved ændret organisering, ændrede arbejdsgange,
øget/ændret kommunikation, kompetenceudvikling, lukning af henvendelseskanaler, budgetreduktion, personalereduktion og påvirkning af egen/andres adfærd.
Gevinstrealisering handler om at identificere potentielle gevinster, klarlægge gevinsternes forudsætning ex
investeringer og ændringer, der skal forekomme for, at gevinsterne kan hjemtages. At gøre gevinsterne målbare, så de kan indgå i business case, at planlægge, eksekvere og følge op på kommunens realisering af
gevinster. Det omfatter også at beslutte, hvordan, hvor og hvornår ex økonomisk råderum skal anvendes.
Skal der reinvesteres eller sparres? Endelig omfatter opgaven evaluering af, i hvilket omfang forventede gevinster er opnået.
14
Hovedopgavens indhold og specifikation anvender KL’s tilgang til gevinstrealisering og vil typisk være understøttet af KL’s værktøjer og metode. Kommunen kan fint anvende anden tilgang eller metode. Det væsentligste er, at der arbejdes bevidst med at identificere og realisere gevinster og ikke hvilken fremgangsmåde, der
bruges i dette arbejde.
Gevinsterne kan jf. KL opdeles i fire overordnede typer7 jf. tabel 3 nedenfor:
Tabel 3: Typer af gevinster
Typer
Forklaring
Økonomisk råderum
Skabes ved højere produktivitet (flere ydelser pr. forbrugt krone) og højere effektivitet (bedre resultater for pengene)
Kvalitet
Forbedringer i opgaveløsningen
Service
Forbedringer i information, vejledning, svartider og tilgængelighed
Trivsel
Forbedringer af arbejdsmiljøet
For at hjemtage gevinsterne skal der handles aktivt og følges op. Her er det væsentligt, at ansvar og roller er
klare, ex skal gevinstansvarlige direktør være bekendt med sin rolle og ansvar ved at lade sig inspirere af
KL’s metode og værktøjer.
Formål
At sikre og understøtte realiseringen af potentielle gevinster, så brugen af den nye it-løsning bibringer de ønskede effekter/resultater.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Identificer gevinster, Udarbejd gevinstrealiseringstræ, Udpeg gevinstansvarlige, Udpeg gevinstejere, Udarbejd gevinstrealiseringsplan, Følg op på gevinstrealiseringsplan, Mål baseline, Udarbejd business case, Udarbejd oplæg til budget, Lav eftermåling.
Hovedopgave 7: Sagsklargøring/-oprydning
Sagsklargøring/-oprydning omfatter de opgaver/aktiviteter, der udføres for at forberede data, sager og dokumenter til konvertering i forbindelse med udfasning af eksisterende løsninger og idriftsættelse af nye løsninger – eller til visning af data i index’er. Der kan dels være tale om egentlig oprydning dels om klargøring,
hvor man ex sikrer, at nødvendige metadata fremgår og derfor kan gennemføre planlagt konvertering eller
visning i ex SAPA.
Det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvori og hvor omfangsrig opgaven med at klargøre sager
er. Det afhænger bl.a. af, hvordan kommunen har brugt den eksisterende løsning og hvordan man ønsker at
anvende den nye it-løsning. Det vil også være forskelligt fra løsning til løsning, hvordan selve konverteringen
gribes an – og det har en afsmittende effekt i relation til sagsklargøring. Sagsklargøring forbereder løsningen
af Hovedopgave 14: Konvertering og migrering. De to opgaver er derfor tæt forbundne.
Formål
At sikre at kommunen ved idriftsættelse af den nye løsning er klar til at vise data, konvertere og/eller migrere
data, sager og dokumenter fra løsninger, der skal udfases til den nye fælleskommunale løsning og evt. til
7
Kilde: Publikationen ”Business case for digitaliseringsprojekter” der er del af KL’s metodevejledning og som
kan downloades på www.kl.dk/gevinstrealisering
15
andre løsninger, hvis der ikke er et ”en-til-en forhold” mellem eksisterende løsning, der udfases og den nye
fælleskommunale it-løsning.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Afdæk behov for oprydning/klargøring, Beslut koncept for sagsklargøring/-oprydning, Udarbejd plan for sagsklargøring/-oprydning, Udfør klargørings- og oprydningsopgaver, Tjek status på sagsklargøring/oprydning,
Rapporter status på sagsklargøring/-oprydning.
Hovedopgave 8: Kompetenceudvikling
En væsentlig forudsætning for at kunne opnå de potentielle gevinster er, at ledere og medarbejderne får den
fornødne kompetence og færdighed, så de kan bruge løsningen og ændre arbejdsgange. Her er udvikling af
kompetencer helt central og skal sikre kvaliteten i opgaveløsningen, når den ny løsning ibrugtages. Kompetence forstås her som evnen til at omsætte viden, færdigheder og holdninger til hensigtsmæssige handlinger
på jobbet. Kompetenceudvikling omfatter altså også ændringer i holdninger, der kan være afgørende, når
brugen af den ny it-løsninger afføder væsentlige ændringer i arbejdsgange, som det ex er tilfældet i relation
til KSD, hvor en række opgaver falder bort.
Når man tilrettelægger kompetenceudvikling bør man være opmærksom på deltagernes lærestil og forudsætninger. Kompetenceudviklingen kan tilrettelægges på mange måder ex tilstedeværelsesundervisning,
selvtræning/-studie, sidemandsoplæring mm. Valg af fremgangsmåde bør tage udgangspunkt i viden om
deltagernes behov, forudsætninger og lærestil. Der bør opstilles konkrete læringsmål for, hvad hver gruppe
af slutbrugere skal opnå ved de tiltag, der gøres for at udvikle deres kompetencer.
Hvad kommunen skal gøre for at sikre nødvendig kompetenceudvikling afhænger bl.a. af, hvordan KOMBIT
understøtter hovedopgaven. Det kan ex være ved, at KOMBIT/it-leverandøren afvikler træneruddannelse og
udarbejder undervisningsprogrammer, -materiale mm., så kommunen selv forestår uddannelse af slutbrugere. Den enkelte kommune kan vælge at supplere det fælleskommunale uddannelseskoncept i relation til
løsningen ex ved at købe undervisning til alle slutbrugere. I takt med at KOMBIT og it-leverandørerne fastlægger, hvordan kommunernes kompetenceudvikling i relation til STS, SAPA, KY og KSD understøttes, vil
de kommunale opgaver blive konkretiseret i KIGO.
Formål
Skal sikre at alle relevante aktører har den fornødne viden, færdigheder og indstilling til at anvende løsningen og implementere nye/ændrede arbejdsgange.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Tilpas/Udarbejd uddannelseskoncept, Udarbejd uddannelsesplan, Udpeg/rekrutter trænere, Udpeg trænere,
Deltag i træneruddannelse, Afdæk brugernes uddannelsesbehov, Tilpas/udarbejd undervisningsprogrammer, Tilpas/udarbejd undervisningsmateriale, Planlæg undervisningsforløb, Udpeg/rekrutter superbrugere,
Uddan superbrugere, Undervis administratorer, Undervis primære brugere, Undervis sekundære brugere,
Undervis ledere, Evaluer kompetenceudviklingsforløb.
16
Hovedopgave 9: Arbejdsgange og organisering
Organisering betegner den organisatoriske struktur, der ved specifikation af roller, ansvar og relationer skaber rammerne for løsningen af opgaver på forretnings-/forvaltningsområdet. Der kan i forbindelse med nye itog selvbetjeningsløsninger opstå anledninger til eller behov for at ændre og/eller tilpasse organiseringen, så
den bedst muligt understøtter forretnings-/forvaltningsområdet. Arbejdsgange beskriver fremgangsmåden
ved løsningen af specifikke opgaver og vil typisk blive udfordret, når nye it-løsninger tages i brug. En forventet effektivisering realiseres nemlig ved ændringer i arbejdsgange.
Kommunen skal analysere og afdække, hvordan brugen af en ny it-løsning påvirker eksisterende arbejdsgange, beslutte sig for hvilke nye arbejdsgange, der skal indføres og gøre en aktiv indsats for at ændre arbejdsgangene, når den ny it-løsning ibrugtages. Der er specielt i relation hertil, at der kan være behov for
forandringsledelse, så ledelsen er synlig og aktivt tager del i at gøre, hvad der er nødvendigt for at ændre i
arbejdsgangene. Herunder håndtere den eventuelle modstand der kan opstå, når væsentlige forandringer
skal gennemføres.
Formål
Skal sikre at organisering og arbejdsgange ændres og tilpasses, så kommunen kan hjemtage potentielle gevinster ved brugen af løsningen. Herunder at kommunen i den udstrækning, det er relevant, griber anledningen til at ændre i organisering og arbejdsgange, så opgaverne varetages effektivt og mest hensigtsmæssigt
til gavn for borgerne, medarbejderne og ledelsen.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Afdæk As-is arbejdsgange, Afdæk To-be arbejdsgange, Afdæk As-is brugermønstre, Afdæk to-be brugermønstre, Afdæk jobfunktionsroller på forretningsområdet, Udarbejd plan for ændring af arbejdsgange og organisering, Beslut ændringer i arbejdsgange og organisering, Gennemfør ændringer i arbejdsgange, Evaluer
ændringer i arbejdsgange.
Hovedopgave 10: Go-live
Hovedopgaven omfatter elementer af andre hovedopgaver, men er afgrænset tidsmæssigt. Hovedopgaven
samler opgaver og aktiviteter, der udføres i umiddelbar relation til, at løsningen tages i brug afgrænset til de
første 7-10 arbejdsdage efter, at løsningen er taget i brug. At løsningen tages i brug vil sige, at primære og
sekundære brugere logger på løsningen og begynder at anvende den i den daglige opgavevaretagelse og jf.
nye arbejdsgange.
Perioden kaldes også typisk hyper-care for særligt at understrege behovet for særlig bevågenhed og allokering af ressourcer, så brugerne hurtigt kan få hjælp/support. Det skal være nemt hurtigt at komme videre, når
man støder på problemer – og perioden med usikkerhed, mange fejl mm. skal holdes så kort som overhovedet muligt. Herudover vil der i denne periode opstå flere tekniske problemer, der skal diagnosticeres og løses effektivt, da løsningen for alvor står sin prøve i den enkelte kommune.
Formål
At sikre planlægning af ibrugtagningen af løsningen i de første 7-10 arbejdsdage. Herunder at sikre at eventuelle problemer, der opstår teknisk eller brugermæssigt håndteres effektivt, så brugerne får tillid til den ny
løsning og de ændrede arbejdsgange.
17
Planlæg opgaver og aktiviteter:
Planlæg go-live/hyper-care, Opstil mål og succeskriterier for hver dag i hyper-care, Håndter hændelser/fejl,
Supporter brugere, Følg op på fremdrift, Synliggør og fejr milepæle/succeser, Rapporter status på anvendelse, Tjek/vurder status på anvendelse, Overlever brugersupport til drift/support, Evaluer go-live/hyper-care.
Hovedopgave 11: It-miljø og infrastruktur
Nye it-løsninger vil typisk basere sig på opdateret teknologi og it-løsningen kan derfor i den enkelte kommune kræve en opgradering af kommunens it-miljø/-infrastruktur. I forhold til monopolbruddet introduceres
nye støttesystemer, der kan udfordre kommunens eksisterende it-miljø/-infrastruktur. Det vil sige kommunens netværk, operativsystemer, browsere, runtimemiljøer, fysiske enheder (pc’er, mobile enheder mm.),
Identity provider (IdP) og acces management, print.
Hovedopgaven kan først specificeres i takt med, at kravene til kommunens it-miljø i relation til henholdsvis
STS, SAPA, KY og KSD afklares med it-leverandørerne.
Formål:
At sikre at kommunen opfylder de krav, den nye løsning stiller til soft-/hardware og performance, så de kan
anvende den nye fælleskommunale it-løsning, kommunen sikres sikker forretningsmæssigt drift og brugerne
får en god oplevelse ved at anvende løsningen.
Eksempler på opgaver/aktiviteter:
Afdæk behov for opgradering af eksisterende it-miljø, Bestil funktionscertifikater, Opsige abonnementer,
Planlæg opgradering af kommunens it-miljø, Anskaf/indkøb nyt soft-/hardware, Opgrader kommunens itmiljø, Opdater it-strategi.
Hovedopgave 12: Konfiguration
Konfiguration handler om at opsætte/-rette kommunespecifikke oplysninger i den ny løsning, såsom oprettelse af brugere, opsætning af kontonumre, adresser og tilpasning af skabeloner ex til generering af mails,
beskeder, brev, der skal tilpasses praksis i kommunen. Herudover kan der være behov for at justere opsætningen i fx ESDH- og andre løsninger, der skaber sagsoverblik. Der kan også være behov for at opsætte parametre, der bestemmes lokalt og ex afspejler kommunens serviceniveau såsom svartider. Endelig kan der
være tilpasninger af formatet/layoutet, så kommunens logo ex fremgår.
Behovet for konfiguration af løsningerne afhænger af den enkelte løsning og kan variere.
Formål:
At gøre it-løsningen anvendelig i den enkelte kommune.
Eksempler på opgaver/aktiviteter:
Afdæk kommunens opsætningsopgaver, Planlæg opsætning af kommunespecifikke oplysninger, Opret brugere, Opsæt kommunespecifikke oplysninger i løsningen, Tilpas skabeloner (breve, mails mm.).
18
Hovedopgave 13: Integrationer og snitflader
Integrationer handler om sammenhængen mellem forskellige it-løsninger, der etableres ved hjælp af snitflader, så slutbrugeren får den ønskede funktionalitet og relevante data er tilgængelige i den løsning, der bruges ved en specifik opgaveløsning.
I praksis etableres en del integrationer ved hjælp af services. I forbindelse med monopolbruddet vil KOMBIT
være ansvarlig for størstedelen af snitfladerne. Det betyder, at KOMBIT forhandler priser med leverandørerne, indgår kontrakterne og afholder omkostningerne. Øvrige snitflader vil KOMBIT forhandle priserne for,
mens kommunerne her er ansvarlige for at indgå kontrakterne og afholde omkostningerne. Endelig er der en
gruppe af lokale snitflader, som kommunen selv er ansvarlig for. Hovedopgaven fokuserer på de opgaver,
som kommunen selv skal løse.
Formål
At den nye it-løsning er integreret med andre nødvendige/relevante systemer via snitflader, så løsningen
fungerer.
Eksempler på aktiviteter/opgaver
Afdæk eksisterende snitflader til egne it-løsninger, Beslut hvilke snitflader der skal videreføres, Planlæg tilpasning af snitflader til egne løsninger, Opsig abonnementer til snitflader (funktionscertifikater), Bestil abonnementer til snitflader (funktionscertifikater),
Hovedopgave 14: Konvertering og migrering
Konvertering handler om via programmel at flytte data, sager, dokumenter fra eksisterende løsninger til den
nye løsning og/eller til andre løsninger, hvis der ikke er et en-til-en forhold mellem den eksisterende løsning
og den nye løsning. Konvertering har stor betydning for, at idriftsættelsen af løsningen bliver succesfuld og
kommunen dermed oplever sikker drift under og efter implementeringen. Migrering handler om at flette data,
der flyttes fra eksisterende løsninger til nye løsninger.
Det vil være forskelligt fra it-løsning til it-løsning, hvordan konverteringen foregår. Konverteringen kan være
fuld (alle data, sager og dokumenter) eller delvis/afgrænset. Strategien for konverteringen fastlægges typisk
fælleskommunalt på baggrund af input fra kommunerne og baserer sig bl.a. på en vurdering af kvaliteten af
eksisterende data, sager og dokumenter. Konverteringen kan være suppleret af manuel indtastning i den
nye løsning, som det ex er tilfældet i relation til KY.
Hovedopgaven har en tæt sammenhæng til Hovedopgave x: Sagsklargøring, der er forberedelsen til konvertering og til Hovedopgave 15:Test og prøver, hvor resultatet af konverteringen verificeres.
Formål
At sikre at fuldstændige og korrekte data, sager og dokumenter er flyttet og er tilgængelige i den nye it-løsning eller andre it-løsninger, jf. persondataloven og god forvaltningsskik.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Tjek/valider status på sagsklargøring, Planlæg konvertering, Konverter data, sager og dokumenter, Kontroller konverteringen, Håndter hændelser/fejl, Udfør udestående konvertering evt. jf. opgavelister, Evaluer konverteringen.
19
Hovedopgave 15: Test og prøver
Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at kommunen har sandsynliggjort, at elementer
af den nye løsning og indsatser relateret til implementeringen og brugen af den nye løsning fungerer i praksis.
Kommunens opgaver i relation til test af løsningen er i hovedreglen begrænset, da egentlig overtagelsesprøve er foretaget, før kommunen modtager løsningen. Test og prøver er derfor typisk afgrænset til test og
prøver, der skal sandsynliggøre, at løsningen virker i kommunens konkrete kontekst. Opgaverne kan først
konkretiseres i relation til konkrete/enkelte løsninger.
Formål
At sandsynliggøre at løsningen inkl. integrationer, konvertering/migrering, undervisningsmateriale mm. fungerer som forventet/specificeret.
Typiske opgaver/aktiviteter
Verificer datakvalitet ved konvertering, Test/godkendt integrationer, Test/godkend rapportering, Test/godkend funktionalitet, Test/godkend print mm.
Hovedopgave 16: Idriftsættelse af løsningen
Idriftsættelse af løsningen dækker de 2-14 dage, der konkret bruges til at få den ny løsning op at køre i teknisk forstand inkl. konfiguration, flytning af snitflader mm. Forberedelsen forud for idriftsættelsen af løsningen
sker inden for rammerne af de øvrige hovedopgaver. Idriftsættelsen specificeres som selvstændig hovedopgave, da denne opgave er yderst kritisk for kommunens implementering og på kritisk vej i forhold til udrulning
af løsningen hos alle 98 kommuner. Idriftsættelsen af en ny it-løsning og udfasning af eksisterende løsninger
er en kompleks opgave med mange indbyrdes afhængigheder.
Typisk vil opgaver, der udføres for at idriftsætte løsningen, være konkretiseret i konkrete planer og evt. tjeklister og drejebøger, der specificerer, hvad der skal gøres, hvordan, af hvem og hvornår.
Formål
At få den nye it-løsning op at køre i teknisk forstand, så løsningen er klar til go-live/Ibrugtagning.
Eksempler på opgaver/aktiviteter
Udfyld parathedsundersøgelse, Opstil succeskriterier for idriftsættelse, Planlæg idriftsættelse af løsningen,
Udfør opgaver på tjeklister, Rapporter fremdrift, Håndter hændelser/fejl, Evaluer idriftsættelse af løsningen.
20