VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING
16-03-2015
Referat
Bestyrelsesmøde mandag den 16. marts 2015 kl. 9.00
Deltagere:
Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren
Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen,
Jette Olsen, Torben Riedel
Adm.:
Ulrik Brock Hoffmeyer og Louise Hansen
Afbud: Flemming Vinther Wallin
Jesper Rasmussen deltog i mødet under punkt 2.
Carsten Brank deltog i mødet i under punkt 4.
Dagsorden
1.
Godkendelse af dagsorden ........................................................................................... 2
2.
Afd. 60 – Hyldespjældet – helhedsplan – udlæg til teknikerhonorar............................... 2
3.
Orientering om styringsdialog med Albertlund kommune ............................................... 3
4.
Ændring af udlejningsregler for supplementsboliger ...................................................... 4
5.
Vaskerigebyr – dækning af vaskergebyr for 2011,2012 og 2013 ................................... 6
6.
Foreningsmøde d. 13. april 2015 ................................................................................... 7
7.
Valg til BO-VEST’s bestyrelse ....................................................................................... 8
8.
Opfølgning på VA’s handlingsprogram 2014-15 og emner til handlingsprogram
2015-16 ........................................................................................................................ 9
9.
Årsberetning for 2014 .................................................................................................. 10
10.
Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj 2015 ......................................... 10
11.
Direktionens beretning ................................................................................................ 11
12.
Skriftlige henvendelser til bestyrelsen ......................................................................... 14
13.
Bestyrelsesmøde i BO-VEST ...................................................................................... 14
14.
Orientering om aktuel boligpolitik ................................................................................ 15
15.
Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)........................................................ 15
16.
Punkter til næste møde ............................................................................................... 15
17.
Næste møde og kommende møder ............................................................................. 15
18.
Eventuelt ..................................................................................................................... 16
Til drøftelse og beslutning
1. Godkendelse af dagsorden
Ulrik bemærker, at bestyrelsen vil få eftersendt et notat om ejendomsvurderinger i blandt
andet 4 Nord. Dette notat vil indgå i referatet fra mødet.
Med denne bemærkning er dagsordenen godkendt.
2. Afd. 60 – Hyldespjældet – helhedsplan – udlæg til teknikerhonorar
Bestyrelsen godkendte, at der igangsættes yderligere teknikerydelser omkring udarbejdelse
af konkret oplæg til sammenlægning og etablering af øget tilgængelighed. Ydelserne gennemføres indenfor en økonomisk ramme på 300.000 kr. hvoraf de 100.000 kr. kan rummes
indenfor en tidligere godkendt ramme.
Bestyrelsen godkendte, at udgiften på 200.000 kr. afholdes af dispositionsfonden i det omfang det ikke kan indeholdes i de støtteberettigede udgifter i helhedsplanen.
Der er en nærmere beskrivelse af hvilke udlæg, der er for dispositionsfonden under udarbejdelse.
__________________________________________________________________________
Indstilling:
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen godkender, at der igangsættes yderligere teknikerydelser omkring udarbejdelse af konkret oplæg til sammenlægning og etablering af øget tilgængelighed.
Ydelserne gennemføres indenfor en økonomisk ramme på 300.000 kr. hvoraf de
100.000 kr. kan rummes indenfor en tidligere godkendt ramme.
- Udgiften på 200.000 kr. afholdes af dispositionsfonden i det omfang det ikke kan indeholdes i de støtteberettigede udgifter i helhedsplanen.
Beskrivelse:
På organisationsbestyrelsesmødet den 28. januar 2014 godkendte bestyrelsen, at der
kunne gennemføres en analyse af mulighederne for at sammenlægge lejemål i Hyldespjældet m.v. indenfor en økonomisk ramme på 500.000 kr. Analysen er afsluttet med et
samlet forbrug på 407.000 kr.
Landsbyggefonden (LBF) har anmodet om, at analysen suppleres med et konkret oplæg
med bl.a. tegninger i 1:100 af de foreslåede lejlighedssammenlægninger tillige med kalkulationer over byggeudgifter og redegørelser for de udlejningsmæssige hensyn, der kan
begrunde ændringerne. Endvidere ønsker LBF oversigter over lejlighedssammensætning
før og efter sammenlægning med angivelse af lejlighedsstørrelser. Administrationen vurderer, at det vil være muligt at få foretaget dette arbejde indenfor en ramme på i alt
300.000 kr.. Dette beløb kan indeholdes i de støtteberettigede udgifter i helhedsplanen.
I forhold til færdiggørelse af sagen frem til et godkendt skema A er der brug for yderligere
bistand fra den tekniske rådgiver. Administrationen har i februar 2015 modtaget et oplæg
til ydelsen. Ydelsernes omfang ligger betydeligt over det niveau som administrationen
umiddelbart finder relevant og nødvendig. Der pågår en nærmere forhandling med rådgiveren herom.
Byggeudvalget har yderligere et ønske om, at der foretages en analyse af muligheder for
at opgradere beboerhuset og Store Torv samt skabe bedre sammenhæng mellem ejen2
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
domskontor og øvrige mandskabsfaciliteter i materialegården. Dette bør sammenholdes
med, at der er behov for omfattende renovering af materialegården. Renovering af materialegård og eventuel indretning af nyt ejendomskontor i materialegården er som udgangspunkt ikke en støtteberettiget udgift. Dog har LBF tilkendegivet, at der kan være mulighed for støtte til renovering af materialegårdens facade, der er skadet som følge af
uhensigtsmæssige konstruktioner.
Administrationen vil på det kommende bestyrelsesmøde fremkomme med oplæg til budget for den videre proces og udgifter frem til skema A.
LBF har i skrivelse af 26. januar 2015 meddelt, at der er reserveret 55 mio. kr. i støttede
lån til afdelingen. I 2011 var det af LBF afsatte beløb beregnet til 16 mio. kr.
3.
Orientering om styringsdialog med Albertlund kommune
Bestyrelsen tog orienteringen om styringsdialogmøde med Albertslund kommune til efterretning.
__________________________________________________________________________
Indstilling:
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen tager orienteringen om styringsdialogmøde med Albertslund kommune
til efterretning.
Beskrivelse:
Der har mandag den 2. februar 2015 været afholdt styringsdialog med Albertslund
kommune. Før jul blev der afholdt formøde, hvor formålet var at få afklaret de operationelle problemstillinger forud for det egentlige styringsdialogmøde.
På mødet blev BO-VESTs helhedsplaner i Albertslund kommune gennemgået.
Herefter var der en kort drøftelse om et samarbejde mellem BO-VEST og Albertslund
kommune om kontrol med sociale klausuler, som ønsket af AB. Albertslund kommune
er villige til at indgå som sparringspartner, men ikke i et egentligt samarbejde.
Herudover var der spørgsmål til boligorganisationernes regnskab. I den forbindelse bad
kommunen om en redegørelse for udviklingen i VA’s dispositionsfond, da den er negativ. Administrationen har igangsat arbejdet med en sådan redegørelse.
Kommunen bad BO-VEST om inden udgangen af marts at udarbejde et forslag til styrkelse af anvisningen i forbindelse med renoveringen af særligt Albertslund Syd.
Referat og styringsdialogsaftale er endnu ikke udsendt fra kommunen. Bestyrelsen vil
blive orienteret, når referat og styringsdialogaftale ligger klar.
På bestyrelsesmødet vil overstående blive suppleret af Vinie Hansen og Ulrik Brock
Hoffmeyer, der begge deltog på mødet.
3
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
4. Ændring af udlejningsregler for supplementsboliger
Bestyrelsen tog til efterretning, at udlejningsregler for supplementsboliger i Galgebakken og
Hyldespjældet lovliggøres.
Bestyrelsen besluttede, at fortrinsretten til opskrivning på den interne venteliste, for de nuværende supplementslejere, først er gældende efter en boperiode på 2 år, gældende fra deres
indflytningsdato.
Bestyrelsen sendte valg af for fremtidig udlejning af supplementsrum i Galgebakken og Hyldespjældet til høring i afdelingsbestyrelsen og beslutning hos afdelingsmødet.
Efter mødet sender BO-VEST en indstilling til afdelingsbestyrelserne i Galgebakken og Hyldespjældet.
________________________________________________________________________________________
Indstilling:
Administrationen indstiller:
- At bestyrelsen tager til efterretning, at udlejningsregler for supplementsboliger i Galgebakken og Hyldespjældet lovliggøres.
- At bestyrelsen beslutter, at fortrinsretten til opskrivning på den interne venteliste, for
de nuværende supplementslejere, først er gældende efter en boperiode på 2 år, gældende fra deres indflytningsdato.
- At bestyrelsen sender valg af fremtidig model af boligtyper i Galgebakken og Hyldespjældet til høring eller beslutning hos afdelingsbestyrelsen og evt. afdelingsmøde
Beskrivelse:
Supplementsboligerne i Hyldespjældet og Galgebakken på to forskellige måder – BOVEST udlejer eller privat fremleje.
I Askerød og Grønningen udlejer BO-VEST også supplementsboliger ud på særlige vilkår, men da der i disse boliger ikke er opsat en trinette/tilsluttet et afløb i køkkenet, kan
de fortsat udlejes efter reglerne for et enkeltværelse.
BO-VEST udlejer:
I forbindelse med drøftelse af supplementsboliger i Galgebakkens afdelingsbestyrelse,
har administrationen undersøgt kontrakterne på supplementsboliger, og den måde boligerne anvises på.
I kontrakterne er der under særlige vilkår noteret, at lejeren i supplementsboligen, kan
opsiges med 1 års varsel, men at vi i stedet tilbyder en tilsvarende bolig.
Lejemålene i Galgebakken og Hyldespjældet anvises efter særlige regler til unge under
25 år, hvor afdelingens beboers børn kommer først, bagefter unge under 25 år i andre
VA afdelinger og sidst unge under 25 år, der ikke bor i VA.
Supplementsboligerne er udlejet efter reglerne for et enkeltværelse, men boligerne opfylder ikke kravene for et enkeltværelse, men derimod kravene for en bolig jf. lov om leje af almene boliger.
4
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Privat fremleje:
BO-VEST udlejer et lejemål til en lejer på én samlet kontrakt, hvorefter lejer efterfølgende kan fremleje et eller flere værelser privat til en fremlejetager. Hovedlejer kan af
BO-VEST leje trinette til installation i værelset. Forholdet mellem lejer og BO-VEST er
omfattet af almenlejeloven, mens fremlejeforholdet er reguleret af lejeloven.
Hovedlejer har ret til at fremleje et værelse jf. lejeloven § 69, dog må lejer ikke installere trinnette og andre ikke almindelige installationer uden udlejers samtykke jf. § 28, jf.
§§ 29 og 30.
Denne konstruktion bruges også både på Galgebakken og Hyldespjældet, og er lovlig i
den nuværende form. Administrationen indstiller, at denne udlejningsform fortsætter
som hidtil.
Modeller for fremtidig udlejning:
Der er følgende muligheder for lovliggørelse:
1) 1- og 2-rums beboelseslejemål der udlejes efter den alminidelige venteliste
De nuværende supplementsboliger omdannes til almindelige 1- og 2 rumsboliger på
Galgebakken og 1 rums i Hyldespjældet og vil fremadrettet have samme rettigheder til
at søge bolig andre steder i VA, som de øvrige beboere.
2) 1- og 2-rums beboelseslejemål, der udlejes efter fleksible udlejningsregler
Der er mulighed for at beslutte, at supplementsboligerne udlejes efter de fleksible udlejningsregler, hvor der aftales nogle kriterier, der efterfølgende godkendes af kommunalbestyrelsen.
3) Boligerne udlejes efter reglerne for enkelværelser (1-rumsboliger)
Trinette og afløb afmonteres i 1-rumsboligerne, så lejerne fremadrettet må vaske op på
badeværelset. I så fald kan BO-VEST fortsætte med at udleje efter nuværende praksis.
Dette gælder dog ikke for A2 på Galgebakken, da dette ikke er et enkeltværelse.
Dette vil dog betyde, at beboeren ikke kan få bevilliget boligstøtte.
4) Alle supplementsboliger sammenlægges med hovedlejemål ved supplementslejers
fraflytning
Mulighed for at afskaffe supplementsboligerne, i takt med, at supplementslejer selv opsiger boligen, således at Galgebakken vender tilbage til den oprindelige tanke med store 5 værelses familieboliger. Dette giver dog en ny problemstilling, hvis hovedlejer ikke
ønsker at overtage supplementsboligen, da dette vil give et huslejetab på supplementsboligen indtil hovedlejer fraflytter lejemålet.
5) Ungdomsbolig
Omdannelse af supplementsboliger til ungdomsboliger. Dette vil betyde, at boligerne
fortsat kan udlejes efter særlige kriterier, men at beboeren kun kan bo der, mens lejer
er studiesøgende. Skal endelig godkendes af Albertslund Kommune.
Tidsplan:
5
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Nuværende lejere i supplementsboliger på Galgebakken og Hyldespjældet orienteres
om ændringen umiddelbart efter behandling i organisationsbestyrelsen og bliver impliceret på ventelisten, dog først med mulighed for opskrivning på den interne venteliste,
når beboeren har boet i boligen i 2 år.
Administrationen stopper udlejning af supplementsboliger efter særlige vilkår og indretter os efter reglerne i almenlejeloven og lejeloven umiddelbart efter behandling i organisationsbestyrelsen, så fremtidige ledige lejemål udlejes efter den normale venteliste,
indtil der er taget stilling til, hvilken model der skal udlejes efter fremover.
Relevant for strategien:
Ændringen af anvisningsreglerne følger BO-VEST grundlæggende værdi om, at vi er
redelige og professionelle og følger de gældende regler i Almenlejeloven.
Lovgrundlag:
Tidligere har det været meget omtvistet og uklart, hvad der definerer henholdsvis enkeltværelser og et beboelseslejemål. Retspraksis har dog de seneste år været entydig i
definitionen, hvorfor der i dag ikke er i tvivl om, at et værelse med etableret trinette og
afløb er at forstå som et beboelseslejemål med de rettigheder og forpligtigelser det giver.
Hverken BO-VEST eller hovedlejer kan opsige supplementslejer, medmindre supplementslejer misligholder lejekontrakten eller der foreligger de udtømmende grunde i
LLAB § 85.
Almenlejeloven giver mulighed for, at der indføres en karansperiode på max. 2 år fra
lejeforholdets begyndelse, før beboeren kan opskrives på den interne venteliste..
Der henvises til Almenlejeloven § 85 og Lejeloven § 83, stk. 1
https://www.retsinformation.dk/Forms/r0710.aspx?id=131954 - Almenlejeloven
https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=132875 – Lejeloven
Vurdering:
Administrationens anbefaling er, at den fremtidige model for udlejning af supplementsboliger besluttes af afdelingsmødet, men at administrationen, indtil der er valgt en model, udlejer supplementsboligerne efter den normale venteliste.
Bilag:
- Notat vedrørende udfordringer ved ændring af anvisningsregler for supplementsboliger i Galgebakken og Hyldespjældet.
5.
Vaskerigebyr – dækning af vaskergebyr for 2011,2012 og 2013
Bestyrelsen besluttede at sende beslutningen tilbage til BO-VEST med en opfordring til at
udgiften for vaskerigebyr deles i lige dele, og at BO-VEST også skal betale en del af udgiften.
6
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
_____________________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen beslutter, hvordan den del af vaskerigebyret, der ved en fejl ikke er
blevet opkrævet i 2011, 2012 og 2013, betales.
Beskrivelse:
Der har fra 2011 været en fejl i faktureringen af vaskekortadministrationsgebyr hos afdelingerne, som betyder, at der i 2011, 2012 og 2013 er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskekortadministrations-gebyret. Der betyder, at BO-VEST for årene 2011, 2012 og 2013 mangler
indtægter på i alt ca. 950.000 kr.
BO-VEST-bestyrelsen har drøftet sagen på bestyrelsesmøde den 3. februar og besluttede i lyset af BO-VESTs vanskelige økonomiske situation, at indstille til de AB, VA og
Tranemosegård, at organisationerne dækker de manglende beløb.
For detaljer om opkrævning af gebyrer i forbindelse med fællesvaskerier henvises til
vedlagte bilag.
Økonomi og ressourcer
I VA mangler der opkrævning af i alt 546.000 kr.
VA
2011
100.000
2012
225.000
2013
221.000
I alt
546.000
Vurdering
Selvom Administrationen har begået en fejl ved ikke at få opkrævet alle gebyrerne, er
det vurderingen, at Administrationen ikke skal dække udgiften, da vaskekortene jo er
blevet brugt. Administrationen har håndteret opkrævningen hos beboeren og derved er
ydelsen leveret. Det indstilles, at dispositionsfonden dækker beløbet.
Bilag:
- Vaskekortadministrationsgebyr - regler og praksis
6. Foreningsmøde d. 13. april 2015
Bestyrelsen godkendte udkast til program for foreningsmødet d. 13. april 2015. Programmet
udsendes umiddelbart efter bestyrelsesmødet.
7
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Bestyrelsen vil gerne have en præsentation af det nye servicekoncept på foreningsmødet.
__________________________________________________________________________________________
Indstilling:
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen godkender udkast til program for foreningsmødet d. 13. april 2015.
Beskrivelse:
Der afholdes VA foreningsmøde d. 13. april 2015 i Bæk-og Forsgårdens fælleslokaler.
Der er d. 6. februar sendt foreløbig invitation ud til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer i
VA.
Herunder et forslag til program for mødet.
Kl. 17.00-17.30
Rundvisning i Bæk-og Fosgårdens nye udearealer ved projektleder
Thomas Helsted og ejendomsleder Michael Sørensen
Kl. 17.30-17.40
Velkomst ved formand Vinie Hansen
Kl. 17.40-18.15
Smørrebrød
Kl. 18.15-18.30
Forventninger til afdelingens ledelse ved Drift og Teknikchef Jeannette Pagh Schüler og Områdeleder Martin Olsen.
Herunder:
- Det to ledelsesmodeller (praktisk, administrativ)
- Samdrift – forskellige muligheder
- Fokus på udvikling af medarbejderkompetencer
7.
Kl. 18.30-19.00
Pause
Kl. 19.00-20.00
Gruppearbejde: Hvad menes med effektiv drift?
Kl. 20.00-20.30
Opsamling og tak for i dag.
Valg til BO-VESTs bestyrelse
Bestyrelsen tog stilling til valg af medlemmer og suppleanter til BO-VEST bestyrelsen og
besluttede at indstille de eksisterende medlemmer, der er på valg. Bestyrelsen lægger i sit
valg vægt på geografisk spredning af medlemmerne i bestyrelsen og efterlyste endvidere
bedre orientering og mulighed for behandling af punkter tidligere i forløbet inden det behandles i BO-VEST bestyrelsen.
Der skal afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde om hvordan man fornyer og foryngrer
VA bestyrelsen i fremtiden.
_________________________________________________________________________
8
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager stilling til valg af medlemmer og suppleanter til BO-VEST bestyrelsen.
Beskrivelse:
Ifølge BO-VESTs vedtægter udpeger hver boligorganisation et medlem til BO-VESTs
bestyrelse.
Følgende er på valg:
- Næstformand Dorthe Larsen
- Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren
- Suppleanterne Helle Winkel (førstesuppleant) og Svend Larsen (andensuppleant).
8.
Opfølgning på VA’s handlingsprogram 2014-15 og emner til handlingsprogram
2015-16
Bestyrelsen tog status for VA’s handlingsprogram til efterretning.
Bestyrelsen foreslog følgende emner til Handlingsprogram 2015-16:
- Redskaber til valg af driftmodeller på vej mod effektiv drift
- Pleje af landskab samt særligt pleje af træer – det kunne fx være et tema på et
foreningsmøde.
- Ny affaldsordning i Albertslund – hvordan arbejder afdelingerne bedst med det?
______________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen tager status for VA’s handlingsprogram til efterretning.
- at bestyrelsen foreslår emner til Handlingsprogram 2015-16.
Beskrivelse
VA’s handlingsprogram 2014-15 blev vedtaget på generalforsamlingen den 20. maj
2014. Handlingsprogrammet er udarbejdet med udgangspunkt i emnerne: ”Beboerdemokrati og frivillighed”, ”Beboerne”, ”Boligområderne”, ”Alment Socialt Ansvar” og ”VA
og BO-VEST”.
Administrationen har gennemgået programmet og udarbejdet en status på alle initiativer, som er vedlagt.
På bestyrelsesmødet i april vil administrationen udarbejde et udkast til handlingsprogram 2015-16 på grundlag af bestyrelsens forslag og idéer.
Bilag
- Status på VA’s handlingsprogram 2014-15
9
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
9. Årsberetning for 2014
Bestyrelsen godkendte VA’s artikler til den kommende årsberetning med en række bemærkningerne. Artiklerne sendes til endelig godkendelse hos formand og næstformand.
________________________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen kommenterer og godkender VA’s artikler til den kommende årsberetning.
Beskrivelse
Vedlagt artikler til Årsberetningen 2014. VA’s bestyrelse bedes kommentere og godkende følgende artikler:
- Formandsberetning, VA
- Økonomisk beretning og resultatopgørelse, VA
- Kort nyt om afdelinger (VA’s afdelinger)
Der øvrige artikler er vedlagt til orientering.
Bilag:
- Bilagsmateriale ikke klar endnu – eftersendes i dropbox
10.
Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj 2015
Bestyrelsen besluttede kun afvikle dagsorden og ikke have en forudgående dialogcafe i forbindelse med generalforsamlingen d. 20. maj 2015.
Bestyrelsen besluttede ikke at fremsætte forslag til generalforsamlingen.
______________________________________________________________________
Indstilling:
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen træffer beslutning om program i forbindelse med generalforsamlingen d. 20. maj 2015.
- at bestyrelsen drøfter om bestyrelsen ønsker at stille forslag til generalforsamlingen
Beskrivelse
Dagsorden:
Af hensyn til deadline for publicering af dagsorden to måneder før generalforsamlingen
- jf. VA’s vedtægter – er annonce med dagsorden d. 12. marts sendt til Sydkysten Syd
og Nord samt Albertslundposten. Dagsorden er godkendt på bestyrelsesmødet i januar.
Dagsordenen til generalforsamlingen publiceres således i Albertslundposten og Sydkysten umiddelbart inden d. 20. marts samt lægges på BO-VESTs hjemmeside og i ud10
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
hængsskabene i boligafdelingerne senest den 20. marts. Desuden sendes dagsordenen til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer.
På bestyrelsesmødet i januar godkendte bestyrelsen dagsorden for generalforsamlingen i maj 2015, men udskød beslutningen om evt. oplægsholder i forbindelse med generalforsamlingen.
Kandidater til dirigentposterne:
Bestyrelsen foreslog, at indstille Anita Sørensen og Finn Stubtoft som dirigenter til generalforsamlingen. Administrationen har rettet henvendelse, og de har begge takket ja.
Bilag:
- Annonce med dagsorden sendt til Sydkysten Syd og Nord og AP.
- Dagsorden til afdelingsbestyrelser samt udhængsskabe
11. Direktionens beretning
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med nedenstående tilføjelser.
Ang. hjemfald: Brev fra Landsbyggefonden til Albertslund kommune sendes ud med referatet.
Vindtætte plader der optager fugt
Jesper Rasmussen orienterede mundtligt om, at der indenfor de seneste 14 dage er udsendt
advarsel fra BL og Byggeskadefonden om, at det er konstateret, at en særlig plade til etablering af vindspærre i lette facader optager fugt fra luften i et omfang så det har medført fugtskader og risiko for tæringer m.v. Pladerne, såkaldte MgO plader (Magnesium Oxid), er produceret i Kina og har i de seneste år fået en dominerende plads på markedet for plader til
vindtætning.
MTH A/S har meddelt, at det netop er MgO plader der er anvendt bag skiferbeklædningen på
rækkehusene. Administrationen er ved at få overblik over, hvor disse plader i øvrigt kan være
anvendt. Ifølge E & P A/S er der anvendt en anden type plader i Kanalens Kvarter, og formentlig også i Bæk- og Fosgården.
Byggeskadefonden har igangsat omfattende tekniske undersøgelser, der skal afdække problemets nærmere omfang og undersøge afhjælpningsmuligheder. Endvidere forestår en juridisk udredning af ansvar. Bestyrelsen vil blive orienteret på de kommende møder.
_________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning.
Beskrivelse:
Status på udsættelser
Fordelt på organisationer for januar og februar:
VA: 1 udsættelser
11
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Tranemosegård: 1 udsættelser
AB: 0 udsættelser
Fordelt på afdelinger:
Blokland – 1
Bilag:
- Status på udsættelser for året 2015 for BO-VEST
Status på ledige lejemål for VA
Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor
der er lejeledighed. De nedenstående tre lejemål står alle ledige på grund af skimmelsvamp.
Antal ledige lejemål pr. 20. februar 2015
Boliger: 3
Erhvervslejemål:
Institutioner:
For yderligere oplysninger henvises til bilaget.
På bestyrelsesmødet i september spurgte bestyrelsen til hvorvidt, der er lejetab i forbindelse med radon i Hyldespjældet. I den forbindelse kan administrationen oplyse, at
byggesagen har disponeret over følgende lejemål i Hyldespjældet til undersøgelser:
- Sadelstræde 1
- Suderlængen 11
- Torveslipperne 23
Byggesagen dækker tomgangslejen.
På bestyrelsesmødet i januar spurgte bestyrelsen til hvorvidt lejetab i Galgebakken
som følge af skimmelsvamp kan dækkes af byggesagen i stedet for dispositionsfonden. Administrationen kan oplyse, at der pågår undersøgelser, der skal ligge til grund
for en vurdering hos LBF af hvorvidt lejetab i forbindelse med skimmelsvamp kan indeholdes i den endelige økonomi for byggesagen. Bestyrelsen vil blive orienteret, når der
er nyt i sagen. Administrationens byggeafdeling må dog pointere, at generel forekomst
af skimmel er et rent driftsanliggende, der ikke er en del af helhedsplanen, og ikke
godkendes af LBF med midler, med mindre det kan påvises, at skimmelen er opstået
på grund af fejlkonstruktion i byggeriet.
Bilag:
- Status på ledige lejemål for VA
Fællesmøde med Greve kommune
Formanden og administrationen har modtaget en invitation til et fællesmøde med alle
boligafdelinger i Greve kommune. Administrationen forslår, at Astrid Hansen, Jørgen
Fahlgren samt den på baggrund af dagsordenen mest relevante leder fra BO-VEST
deltager på mødet.
Mødet finder sted den 30. april 2015 kl. 17.00-19.00.
12
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Dagsorden for mødet vil blive udsendt ca. en uge før mødets afholdelse.
Fællesmøde med Ishøj kommune
Administrationen har modtaget en invitation til fællesmøde med alle boligafdelinger i
Ishøj kommune. Administrationen forslår, at Vinie Hansen, Torben Riedel samt den på
baggrund af dagsordenen mest relevante leder fra BO-VEST deltager.
Mødet finder sted den 29. april 2015 kl. 16.30-19.30.
Medlem af foreningen ”Byggeriets samfundsansvar”
BO-VEST bestyrelsen besluttede i december, at BO-VEST skal melde sig ind i den nystiftede forening ”Byggeriets samfundsansvar”. Foreningens formål er at udbrede en
samfundsansvarlig arbejdsmåde i den danske ejendoms-, bygge- og anlægsbranche.
Det vil blandt andet sige, at der skal være orden i ansættelses- og arbejdsforholdene,
at det sikres, at der arbejdes for bæredygtige løsninger, at der er dialog blandt parterne
om samfundsansvar, og at der sikres ”en uafhængig og ikke-korrupt praksis”. Medlemsskaren tæller en række boligselskaber, rådgivende ingeniører, arkitekter, entreprenører og kommuner.
Foreningens charter er vedlagt som bilag. For yderligere information henvises til
http://byggerietssamfundsansvar.dk/.
Bilag:
Charter for samfundsansvar i ejendoms-, bygge- og anlægsbranchen i Danmark
Vaskekortadministrationsgebyr betales a conto fremover
Hidtil har vaskekortadministrationsgebyret været opgjort og faktureret hver anden måned efter forbrug på de enkelte vaskerier i afdelingerne. BO-VESTs bestyrelse har på
møde den 3. februar besluttet, at der fremover betales et årligt acontobeløb for administration af vaskekort, beregnet på tidligere års forbrug – eventuelle udsving udlignes så
det følgende år. Der spares megen tid i Administrationen ved ikke at skulle opgøre forbruget hver anden måned, hvilket også giver besparelser for afdelingerne. Det beløb,
den enkelte vaskeribruger betaler for at vaske, opgøres fortsat hver måned og faktureres sammen med huslejen.
BO-VEST vært for Almennet udviklingsseminar 2015
I Almennet afholdes et årligt udviklingsseminar, hvor forslag til nye udviklingsprojekter
sættes til debat blandt repræsentanter for medlemsorganisationerne. De seneste år er
udviklingsseminaret afholdt med en medlemsorganisation som vært idet seminaret
kombineres med besigtigelse af spændende byggerier eller renoveringsopgaver.
I år har Almennet foreslået, at seminaret afholdes i Albertslund Syd med BO-VEST
som vært. Seminaret afholdes den 11. marts i VA afd. 4 Række’s fælleshus i Hjortens
Kvarter.
Seminaret er delt i to. På den første del fremlægges forslag til nye udviklingsprojekter,
det vedrører nedrivning af almene boliger og IKT. IKT omfatter regler om informationsog kommunikationsteknologi i det almene byggeri. Denne del af seminaret ledes af
Thorkild Ærø, direktør SBI/AAU. Anden del er med fokus på den samlede indsats i Albertslund Syd. BO-VEST vil fremkomme med oplæg omkring ”Masterplan Syd”. Efter13
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
følgende vil der blive arrangeret guidede gåture i området med besigtigelse af de renoverede Etagehuse, Rækkehusene, hvor det er muligt at se både huse, der ikke er renoveret, huse der er under renovering og huse, der er renoveret og hvor beboerne er
flyttet tilbage samt de syv prøvehuse i gårdhusene i Lærkens Kvarter.
Personaleændringer i Byggeadministrationen
Til bestyrelsens orientering kan oplyses, at der som følge af fratrædelser og nyansættelser i Byggeadministrationen er foretaget ændringer i sagsansvaret for en række
byggesager. Thomas Grage er fratrådt med udgangen af januar og Tine Refsgaard
med udgangen af februar 2015. Arkitekt Laura Juvik og bygningskonstruktør Peter
Førhby Nybom er begge tiltrådt den 2. januar 2015.
Følgende VA byggesager har som følge heraf ændret sagsansvarlig:
 Gårdhusene i Albertslund Syd: Peter Føhrby Nybom
 Gadekæret - afslutning: Jesper Rasmussen
 Rækkehusene i Albertslund Syd: Jesper Rasmussen
 Askerød - afslutning: Jesper Rasmussen
 Fælleshus i 4 Nord: Laura Juvik
 Toften: Laura Juvik
Det kan endvidere oplyses, at arkitekt Christian Lind tiltræder en stilling som projektleder den 1. april 2015. Der kan således imødeses enkelte yderligere ændringer i sagsfordelingen i løbet af april måned. Der er dog endnu ikke taget endelige beslutninger
herom.
Orientering om bilagssagen
Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en mundtlig orientering om status på bilagssagen.
Orientering om hjemfald
Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en mundtlig orientering forhandlingerne omkring hjemfald.
12.
Skriftlige henvendelser til bestyrelsen
Der er ikke kommet nogen henvendelser til bestyrelsen.
Lene Nielsens henvendelse fra Banehegnet behandles på næste møde. Per Larsen har en
mulig løsning og taler med Ulrik om dette.
13.
Bestyrelsesmøde i BO-VEST
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
_______________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
14
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Bilag
- Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 3.februar 2015
14.
Orientering om aktuel boligpolitik
v / Vinie Hansen
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
15.
Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)
Torben Riedel orienterede om, at afdelingsbestyrelsen i Gadekæret ikke indstiller deres
regnskab til godkendelse på beboermødet.
I Gadekæret er der et stort ønske om at få mere information om projektet med det digitale
beboermøde i Hyldespjældet.
Jørgen Fahlgren orienterer om, at Klub Stamhuset ikke genopstår i Askerød.
Jette Olsen orienterer om, at VA afd. Læhegnet fremadrettet kun afholder et beboermøde om
året. Der afholdes således kun budgetbeboermøde i september. Der kan fortsat afholdes
ekstraordinære beboermøde.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
__________________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
16.
Punkter til næste møde
Redegørelse for Landsbyggefondens holdning til renoveringen af Gadekæret(merforbrug).
Henvendelse fra Lene Nielsen i Banehegnet.
_____________________________________________________________________
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen drøfter evt. punkter til næste møde
17.
Næste møde og kommende møder
Næste møde:
Torsdag d. 16. april 2015
15
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015
Mandag d. 27. april 2015 (tentativt budgetmøde)
Onsdag d. 6. maj 2015 (tentativt møde vedr. indkomne forslag)
Tirsdag d. 9. juni 2015
Onsdag d. 26. august 2015
Onsdag d. 23. september 2015
Onsdag d. 2. december 2015
Miljøforum:
Tirsdag d. 17. marts 2015. Mødet er blevet aflyst på grund af for få tilmeldinger.
Boligpolitisk forum:
Mandag d. 2. november 2015
Generalforsamling:
Onsdag d. 20. maj 2015
Foreningsmøder:
Tirsdag d. 13. april 2015
Tirsdag d. 2. juni 2015
BO-VEST konference:
Lørdag og søndag d. 3.-4. oktober 2015
18.
Eventuelt
Louise Aner for Institut for Socialt arbejde forslås som oplægsholder på BO-VEST konferencen.
Glostrup den 16. marts 2015
Vinie Hansen
Astrid Hansen
Per Larsen
Biba Schwoon
Henning Bjerre
Erik Hansen
Jørgen Fahlgren
16
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i VA den 16.marts 2015