1. No category

Referat af:
Bestyrelsesmøde nr. 83 i BO-VEST
Tirsdag den 3. februar 2015 kl. 16.00
Malervangen 1, Glostrup.
23.
3. februar 2015
Mødedeltagere:
Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann
Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren
Biba Schwoon, Per Mogensen
Ulla Rønnow Rønnebech (medarbejdervalgt)
Kim Corlin (observatør)
Afbud fra:
Allan Nielsen
Fra Administrationen:
Ulrik Brock Hoffmeyer
Jette Stenholt
Desuden deltog:
Lars Guldhammer, konstitueret økonomichef og Maiken Trier Kold, regnskabsansvarlig
under punkt 3, 4, 5 og 6.
Dagsorden
1.
Godkendelse af dagsorden ............................................................................................... 2
2.
Årsberetning 2014: Godkendelse af indhold og tidsplan ................................................... 2
3.
Budgetkontrol pr. 31. december 2014 ............................................................................... 3
4.
Beslutning om opkrævning af manglende vaskeriadministrationsgebyr i 2011, 2012 og
2013 .................................................................................................................................. 3
5.
Vaskeriadministrationsgebyr: Forslag om ændring til fast honorar .................................... 5
6.
Opfølgning på det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 14. januar 2015 ........................ 6
7.
Lukket punkt ..................................................................................................................... 7
8.
Medarbejderrepræsentation i BO-VEST-bestyrelsen ........................................................ 7
9.
Godkendelse af lokalaftaler............................................................................................... 9
10. Dato og tema for Boligpolitisk Forum i 2015 .................................................................... 11
11. BO-VEST-konference ..................................................................................................... 11
12. Direktionens beretning .................................................................................................... 12
13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen ............................................................................. 15
14. Punkter til næste møde ................................................................................................... 15
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
15. Næste møde og kommende møder ................................................................................ 15
16. Eventuelt......................................................................................................................... 16
Vinie Hansen indledte med at byde velkommen til Lars Guldhammer og Maiken Trier Kold fra
Økonomiafdelingen.
Til drøftelse og beslutning
1.
Godkendelse af dagsorden
Beslutning
Dagsordenens punkt 8 om medarbejderrepræsentation i bestyrelsen udsættes til næste
møde.
Bestyrelsen godkendte herefter dagsordenen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger.
2.
Årsberetning 2014: Godkendelse af indhold og tidsplan
Beslutning
Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til indhold og tidsplan.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen godkender administrationens forslag til indhold og tidsplan
Beskrivelse:
Som besluttet på bestyrelsesmødet i december vil årsberetning 2014 være kortere end de
foregående årsberetninger med det formål at spare på udgifterne.
Som det fremgår af det vedlagte oplæg til indholdsfortegnelse vil årsberetningens hovedindhold være beretninger, økonomiberetninger og resultatopgørelser fra de fire selskaber,
oversigt over bestyrelserne samt ”Kort om afdelingerne”. Det, der er reduceret i forhold til
sidste år, er billeder og siderne med nøgletal. Det forventes, at beretningen kan holdes på
32 sider. Dog kan det blive nødvendigt at øge sidetallet til 36, hvis beretningen viser sig at
blive for teksttung med kun 32 sider, men det vil ikke gå ud over ønsket om at nedbringe
omkostningerne.
Formatet ændres til A4, da et standardformat er en anelse billigere end de tidligere års lidt
bredere og kortere format.
2
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Da arbejdet med årsberetningen et kommet senere i gang i år, på grund af bestyrelserne
beslutningsproces mht. omfang, pris mm., er selve arbejdsprocessen denne gang kortere
end tidligere, jf. den vedlagte tidsplan.
Økonomi
Budget: Ca. 150.000 kr.
Tidsplan
Fremgår af bilag.
Bilag
2.1 Forslag til indhold
2.2 Tidsplan med arbejdet for årsberetningen
3.
Budgetkontrol pr. 31. december 2014
Beslutning
Bestyrelsen tog budgetkontrollen, inkl. kommentarer til efterretning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning.
Beskrivelse
Budgetkontrollen udviser et estimeret underskud på ca. 1,2 mio. kr.
Der henvises til den vedlagte Budgetkontrol pr. 31.12. 2014, samt kommentarnotatet.
Bilag
3.1 Budgetkontrol pr. 31.12. 2014
3.2 Kommentarer til Budgetkontrol pr. 31.12 2014.
4.
Beslutning om opkrævning af manglende vaskeriadministrationsgebyr i 2011, 2012
og 2013
Beslutning
Bestyrelsen vedtog, at det indstilles til de tre organisationsbestyrelser, at det manglende
vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013 betales af organisationernes dispositionsfonde.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen beslutter, at den del af vaskerigebyret, der ved en fejl ikke er blevet
3
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
opkrævet i 2011, 2012 og 2013, betales af organisationernes dispositionsfonde – eventuelt over 3 år.
Beskrivelse:
På bestyrelsesmøde i oktober informerede Ulrik Brock Hoffmeyer om, at der fra 2011 har
været en fejl i faktureringen af vaskekortadministrationsgebyr hos afdelingerne, som betyder, at der i 2011, 2012 og 2013 er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskekortadministrations-gebyret. Forklaringen er, at den første dato i måneden, som er den dag, hvor mange af gebyrerne normalt bogføres, er blevet udeladt som en dato, hvor der skulle udskrives fakturaer fra.
For årene 2011, 2012 og 2013 mangler BO-VEST i alt indtægter på ca. 950.000 kr.
I indstillingen til bestyrelsesmødet i december 2014, hvor punktet også var på, anbefalede
Administrationen, at beløbet ikke blev opkrævet hos afdelingerne, men at BO-VEST skulle
tage udgiften, da det var BO-VEST, der havde lavet en fejl. Men i lyset af BO-VESTs vanskelige økonomiske situation beder Administrationen bestyrelsen overveje, om BO-VEST
kan opkræve beløbene hose de tre organisationers dispositionsfonde – eventuelt med betalingen fordelt over 3 år.
For 2014 nåede fejlen at blive rettet, således at der i 2014 blev opkrævet korrekte gebyrer, hvilket afdelingerne er informeret om den 30. september 2014. De korrekte gebyrer
indgår således i budgetkontrollerne fra september 2014 og ligeledes i 2015.
Med hensyn til opkrævning fremover henvises til punkt 6, hvor er forslag til ændret praksis
beskrives.
For detaljer om opkrævning af gebyrer i forbindelse med fællesvaskerier henvises til vedlagte bilag.
Økonomi og ressourcer
Oversigt over manglende opkrævning af vaskerikortadministrationsgebyrer ca.kr.
2011
2012
2013
100.000
225.000
221.000
Tranemosegård
26.000
81.000
73.000
AB
40.000
94.000
97.000
BO-VEST samlet
166.000
400.000
391.000
VA
Vurdering
Selvom Administrationen har begået en fejl, er vurderingen, at Administrationen ikke skaldække udgiften, da der ikke er nogen, der har lidt et tab, og eftersom BO-VEST er i en
vanskelig økonomisk situation. Da det kan være en stor regning for den enkelte boligaf-
4
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
deling, og foreslås det, at tre organisationers dispositionsfonde dækker udgiften – eventuelt fordelt over 3 år.
Bilag
4. Vaskekortadministrationsgebyr - regler og praksis
5.
Vaskeriadministrationsgebyr: Forslag om ændring til fast honorar
Beslutning
Bestyrelsen besluttede, at vaskeriadministrationsgebyret ændres til at være et fast årligt
honorar beregnet på baggrund af tidligere års forbrug.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager stilling til, om vaskeriadministrationsgebyret ændres fra at være
forbrugsafregnet til et fast årligt honorarberegnet på baggrund af tidligere års forbrug eller
lejemålsenheder.
Beskrivelse:
Som det er i dag så faktureres vaskeriadministrationsgebyret efter prisbladet, og det opgøres hver anden måned efter forbrug på de enkelte vaskerier i afdelingerne. Administrationen har gennemgået forbruget siden 2011, og det viser sig, at det stort set er ens måned for måned, hvor meget der vaskes på de enkelte vaskerier. Det er en tidskrævende
proces at opgøre og fakturere vaskeriadministrationsgebyrerne. Administrationen foreslår
derfor, at gebyret fremadrettet bliver fastsat som et årligt honorar, baseret på forbruget i
afdelingen siden 2011 (Model A). En anden mulighed er, at gebyret opkræves på basis af
antal lejemål, som praktiseres af de fleste andre boligselskaber (Model B).
Detaljer om de to modeller:
Model A) Ændring til et fast honorar baseret på tidligere års forbrug.
For alle afdelinger gælder, at der vil være en minimumsbesparelse på ca.10%.
Denne besparelse er mulig, fordi der spares tid ved kun at fakturere én gang årligt i stedet
for at udarbejde opgørelser hver anden måned og fakturere dem efterfølgende.
Med model A vil honoraret fremover blive fastsat på baggrund af en årsopgørelse af antal
anvendte vaskekort i afdelingerne. Hvis årsopgørelsen viser, at der i en afdeling er anvendt færre vaskekort, end honoraret er baseret på, vil afdelingen blive kompenseret det
følgende år. Hvis der er anvendt flere kort, bærer BO-VEST meromkostningen.
Model B) Ændring til et fast honorar baseret på antal lejemål.
Samlet set vil afdelingerne her spare ca. 10 %. om året, fordi administrationen er enklere
and det nuværende. Dog vil nogle afdelinger komme til at betale mere i forhold til nu,
mens andre sparer penge. Det skyldes, at afdelingerne efter denne model også kommer
til at betale for lejemål, hvor der er egen vaskemaskine. Prisen bliver 84 kr. inkl. moms pr.
lejemål for at dække administrationsomkostningerne.
Denne metode anvendes af de fleste andre selskaber.
5
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Relevans for strategien:
Det at forenkle administrationen og dermed levere en besparelse for afdelingerne, lever
op til det strategiske hovedspor om sikker og ordentlig drift samt værdien ressourcebevidsthed.
Økonomi og ressourcer
Vaskeriadministrationsgebyrgebyr som fast honorar vil i 2015 give afdelingerne en besparelse på ca.10% i forhold til det estimerede gebyr for året.
Af vedhæftede bilag fremgår estimatet over omkostningerne i 2015 for de berørte afdelinger, ud fra den antagelse, at der ikke sker en væsentlig ændring i antallet vaske i forhold
til tidligere år. Desuden fremgår administrationens forslag til to forskellige nye afregningsmodeller.
Lovgrundlag:
BL’s jurister har oplyst, at vaskeriadministrationsgebyr ifølge reglerne skal opkræves i afdelingerne, idet det ikke er nævnt i Lov om leje af almene boliger som et af de gebyrer,
der må opkræves direkte hos beboerne.
Tidsplan
Hvis bestyrelsen godkender den foreslåede opkrævningsmodel, vil den blive effektueret
med virkning fra 2015.
Vurdering
Det er Administrationens vurdering, at model A, hvor vaskeriadministrationsgebyret fremover fastsættes som et årligt honorar, baseret på tidligere års forbrug er den bedste model, fordi den er forbrugsafhængig. I Model B, hvor der afregnes efter antal lejemål, betales også for dem der har egen vaskemaskine eller af andre grunde ikke vasker på fællesvaskeriet.
Bilag:
5. Oversigt over beløb i 2014, samt estimater på gebyrer ved 2 forskellige modeller
i 2015.
6.
Opfølgning på det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 14. januar 2015
Beslutning
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Beskrivelse
Ulrik Brock Hoffmeyer vil på bestyrelsesmødet give en orientering.
7.
Lukket punkt
Beslutning
Bestyrelsen godkendte, at der holdes et møde for de tre organisationsbestyrelser den
23. februar kl. 16.00 umiddelbart inden temamødet om drift.
I mødeindkaldelsen nævnes, at der vil være mulighed at få refunderet tabt arbejdsfortjeneste.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling og bilag til punktet eftersendes.
8.
Medarbejderrepræsentation i BO-VEST-bestyrelsen
Punktet blev udskudt til næste møde.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen beslutter, at der arbejdes videre med forslaget om, at medarbejderrepræsentanten i bestyrelsen vælges blandt alle medarbejdere i BO-VEST, at suppleant-posten
går til den ikke repræsenterede medarbejdergruppe, og at suppleanten deltager i bestyrelsesmøderne.
Beskrivelse
Bestyrelsen drøftede på bestyrelsesmøde, om der eventuelt skulle ændres på medarbejderrepræsentationen i bestyrelsen.
Ifølge de gældende vedtægter (§ 12), vælger medarbejderne i administrationen for en toårig periode en medarbejderrepræsentant, som er medlem af bestyrelsen på lige fod med
de øvrige bestyrelsesmedlemmer, dvs. med stemmeret. Ejendomsfunktionærgruppen
vælger en observatør med adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret.
Ulla Rønnow Rønnebech blev i december 2014 valgt som medarbejderrepræsentant, da
den tidligere medarbejderrepræsentant Thomas Green-Andersen forlod BO-VEST pr. 30.
november 2014. Ulla er valgt frem til maj 2015, hvor valgperioden slutter. Kim Corlin har i
egenskab af fællestillidsmand været observatør for ejendomsfunktionær-gruppen siden
februar 2012.
7
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Ifølge den tidligere direktør blev konstellationen med en medarbejderrepræsentant valgt af
administrationens medarbejdere og en observatør valgt af ejendomsfunktionærgruppen
besluttet under BO-VESTs etablering som en blanding mellem AB’s model med en medarbejderrepræsentant med stemmeret og Tranemosegårds og VA’s model med hhv. en
og to observatører uden stemmeret.
Bestyrelsen har på møde i oktober 2014 udtrykt ønske om, at administrationen udarbejder
et forslag til en model, hvor hele medarbejdergruppen er repræsenteret af en medarbejderrepræsentant med stemmeret.
Administrationens forslag:
For at ligestille alle medarbejdere med hensyn til repræsentation i BO-VESTs bestyrelse
foreslår Administrationen, at medarbejderrepræsentanten fremover vælges blandt hele
medarbejdergruppen – altså både medarbejderne på ejendomskontorerne og i administrationen.
Af hensyn til den brede repræsentation vil det være en god idé, hvis den gruppe af medarbejdere, der ikke sidder på selve medarbejderrepræsentant-posten, også er repræsenteret i bestyrelsen. Derfor foreslås det, at suppleanten, der er med på møderne – men
uden stemmeret, automatisk går til den suppleantkandidat med flest stemmer fra den ikke
repræsenterede gruppe. Altså hvis en ejendomsfunktionær er medarbejderrepræsentant
med stemmeret, går suppleantposten (uden stemmeret) til en medarbejder fra Administrationen – og omvendt. Denne fordeling mellem repræsentant og suppleant skal godkendes
af Virksomhedsnævnet (VN).
Hvis ændringen besluttes skal den skrives ind i vedtægterne, og denne vedtægtsændring
skal godkendes af repræsentantskabet.
Tidsplan
Hvis bestyrelsen godkender forslaget, er tidsplanen følgende:
- 13. marts: Emnet drøftes i VN
- 18. marts: Vedtægtsændring fremlægges til godkendelse på bestyrelsesmødet
- 26. maj: Godkendelse af vedtægtsændring på repræsentantskabsmødet
- Umiddelbart efter: valg.
Økonomi og ressourcer
Der er ingen ændringer i forhold til nu.
Jura
BL’s jurister, der er konsulteret i sagen, har godkendt, at medarbejderrepræsentation,
herunder valg af suppleant kan foregå som beskrevet, og at det skrives ind i vedtægterne.
8
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Vurdering
Det vurderes som rimeligt og retfærdigt, at alle medarbejdere har lige adgang til vilkår for
medarbejderrepræsentation i bestyrelsen, samt at begge medarbejdergrupper er repræsenteret på møderne.
9.
Godkendelse af lokalaftaler
Beslutning
Bestyrelsen godkendte fornyelsen af lokalaftalerne for 2014-17, som er indgået med EFK,
AC, HK, Faglig Puls og 3F på de vilkår, som er anført i forhandlingsprotokollerne – under
forudsætning af, at de godkendes af de faglige organisationers kompetente forsamlinger.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender fornyelsen af lokalaftalerne for
2014-17, som er indgået med EFK, AC, HK, Faglig Puls og 3F på de vilkår, som er anført i
forhandlingsprotokollerne – under forudsætning af, at de godkendes af de faglige organisationers kompetente forsamlinger.
Beskrivelse
Administrationen har gennemført forhandlinger med de faglige organisationer i efteråret
2014 inden for en ramme, hvor der bl.a. 1) ikke var afsat lokale midler fra de centrale forhandlinger, 2) var betydelige indtægts- og sparekrav, 3) samt hvor BO-VEST fremadrettet
skulle sikre nogle økonomisk forsvarlige lokalaftaler. Fornyelsen af lokalaftalerne antages
at være indgået inden for rammen for forhandlingerne.
De væsentligste økonomiske ændringer:
EFK
- Fastansættelsestillægget på 1.109,05 kr. pr. md. afskaffes, således at medarbejdere,
der ansættes efter den 1. feb. 2015 ikke længere er berettiget til tillægget efter 3 måneders ansættelse. Medarbejdere, der er ansat pr. 31. jan. 2015, oppebærer fortsat tillægget. Det er ligeledes aftalt, at ledelsestillægget for førstemænd hæves fra 1.075,16 kr. til
1.343,95 kr. for ansættelser efter den 1. feb. 2015. Førstemænd, der er ansat pr. 31. jan.
2015, fastholder deres nuværende tillæg, så længe de er ansat i hidtidig stilling.
- Anciennitetstillægget ændres med virkning fra den 1. feb. 2015, således at medarbejdere vil være berettiget til tillægget efter henholdsvis 4, 7 og 10 års ansættelse i BO-VEST.
Medarbejdere, der er ansat pr. 31. jan. 2015, oppebærer det anciennitetstillæg, som de er
berettiget til pr. denne dato frem til det tidspunkt, hvor de efter den nye lokalaftale vil være
berettiget til et højere anciennitetstillæg.
AC
- Optjeningen og afholdelsen af feriefridage ændres, således at feriefridage ikke længere
gives efter 3 måneders ansættelse, men optjenes forholdsmæssigt til afholdelse det efterfølgende ferieår.
9
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
HK
- Medarbejdere, der varetager funktionen som tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant
pr. 1. jan. 2015 ydes et tillæg på 500 kr. pr. md., og klubtilskuddet efter overenskomsten
fremadrettet tilgår HK-klubben.
- Boligsociale medarbejdere på grundløn 1 og 2, der er ansat efter den 1. feb. 2015, ydes
et fast tillæg på 1.500 kr. pr. mdr., og er dermed ikke længere omfattet af bilag 2 til lokalaftalen. Boligsociale medarbejdere, der er ansat pr. 31. jan. 2015, fastholder deres nuværende tillæg, så længe de er ansat i hidtidig stilling. Det er tillige aftalt, at optjeningen og
afholdelsen af feriefridage ændres som oven for nævnt.
Faglig Puls
- Optjeningen og afholdelsen af feriefridage ændres som nævnt ovenfor under AC.
3F (gartnere)
- Optjeningen og afholdelsen af feriefridage (fritvalgs-feriedage) ændres som nævnt
under AC ovenfor.
- Arbejdsgiverbidraget i lokalaftalen reguleres som følge af den centralt aftalte stigning i
pensionssatsen i overenskomsten.
Økonomi og ressourcer
Trods indførelsen af tillæg til tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter på HK-området og et
højere ledelsestillæg på EFK-området, forventes en besparelse for BO-VEST som følge af
afskaffelsen af fastansættelsestillægget, omlægning af anciennitetstillæg og ændringen i
optjeningen af feriefridage.
Tillæggene i lokalaftalerne reguleres i 2014 med 1,7% (1,62 % for 3F), i 2015 med 1,9%
(1,375% for 3F) og i 2016 med 1,9% (1,385% for 3F).
Vurdering
Administrationen vurderer, at der er tale om fine lokalaftaler, der er indgået under konstruktive forhandlinger og inden for de rammer, der på forhånd var fastsat set i lyset af
BO-VESTs økonomiske situation. Derfor anbefaler administrationen, at bestyrelsen godkender lokalaftalerne.
De faglige organisationer har ligeledes indstillet til deres kompetente forsamlinger, at fornyelsen godkendes på de nævnte vilkår. En tilbagemelding fra disse kompetente forsamlinger afventer fortsat.
Bilag
9.1 Udkast til lokalaftaler for EFK
9.2 Udkast til lokalaftaler for AC
9.3 Udkast til lokalaftaler for HK
9.4 Udkast til lokalaftaler for Faglig Puls
9.5 Udkast til lokalaftaler for 3F
10
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
10. Dato og tema for Boligpolitisk Forum i 2015
Beslutning
Bestyrelsen besluttede, at der i 2015 holdes Boligpolitisk Forum den 12. maj og den
2. november.
Som emne i foråret blev foreslået, at der holdes et valgmøde om boligpolitik.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
-at bestyrelsen beslutter dato og tema for forårets Boligpolitisk Forum.
Beskrivelse:
Boligpolitisk Forum har været afholdt to gange i 2014:
Den 27. januar – emne: BL’s målsætningsprogram og Kredsvalg
Den 4. november – emne: Boligaftalen og effektiv drift med oplæg fra Bent Madsen.
I 2015 foreslås følgende datoer: I foråret: den 5. eller 6. maj, og i efteråret den 4. november.
11. BO-VEST-konference
Beslutning
Bestyrelsen besluttede, at der i 2015 holdes BO-VEST-konference den 3.-4. oktober.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen fastsætter en dato for konferencen og kommer med forslag til konferencetemaer.
Beskrivelse
BO-VEST holder hvert andet år en konference for alle beboervalgte i bestyrelser og udvalg. I 2013 var de overordnede emner bolighistorie og fremtidssikring samt digitalisering.
Konferencen blev holdt på Sørup Herregård med ca. 100 deltagere.
Der er nedsat et konferenceudvalg til planlægning af konferencen. Vinie Hansen deltager
fra BO-VEST, og de tre organisationer vælger medlemmer på bestyrelsesmøder i slutningen af januar.
Økonomi og ressourcer
Omkostninger ved konferencen i 2013 var i alt ca. 249.000 kr. Heraf blev ca. 94.000 kr.
betalt af BO-VEST, foruden arbejdstimer.
I forbindelse med spare/indtægtskataloget er det vedtaget, at fælles møder og konferencer i BO-VEST-regi fremover finansieres af organisationerne.
11
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Tidsplan
Konferencen holdes efter planen i efteråret 2015. Følgende datoer foreslås: den 12-13.
september, den 19.-20. september eller den 3.-4. oktober 2015.
12. Direktionens beretning
Beslutning
Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende til direktionens beretning:
Henvendelsen til SKAT
Der afventes en henvendelse fra Skatterådet.
Vildtbanegård
Ulrik Brock Hoffmeyer nævnte, at de selskaber, vi var i konkurrence med om administration af Vildtbanegård, alle havde et langt lavere indskud end BO-VEST, hvilket kan være en
hindring for at få nye andelshavere. Administrationen kommer med et oplæg om emnet på
et senere møde.
Bestyrelsen kommenterede:
Bestyrelsesweb
Bestyrelsen fandt, at det ville have været en god idé, hvis bestyrelsen havde været involveret i at opstille retningslinjer for blandt andet detaljeringgraden i Bestyrelsesweb.
Desuden blev det foreslået, at det foretages en evaluering af pilotprojektet, som fremlægges for bestyrelsen.
Bestyrelsen tog herefter direktionsberetningen til efterretning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning.
Vildtbanegård
I november blev BO-VEST sammen med DAB, Domea og Boligkontoret Danmark inviteret
til at byde på administration af Vildtbanegårds ca. 2000 boliger i Ishøj, og BO-VESTs bestyrelse godkendte på mødet den 15. december strategien for tilbuddet.
Vildtbanegårds bestyrelse fik en præsentation af tilbuddet hos BO-VEST den 6. januar,
og den 13. januar fik vi meddelelse om, at de havde valgt DAB som fremtidig administrator. De væsentligste årsager til, at BO-VEST blev valgt fra, var, at vi er for dyre, både når
det gælder det årlige administrationsbidrag og det indskud, Vildtbanegård skulle præstere
for at blive andelshaver. Desuden kunne vi ikke tilbyde, at Vildtbanegård beholdt deres lokaladministration med udlejning og økonomimedarbejdere i Ishøj, hvilket de lagde stor
vægt på.
12
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Vildtbanegård fremhævede BO-VESTs kvaliteter, hvad angår beskrivelsen af vores håndtering af beboere, det boligsociale arbejde og vores tilgang til at tage særlige hensyn og
være fleksible.
Revisionsprotokol
BO-VEST har den 26. januar modtaget en revisionsprotokol fra EY. Den fremlægges på
bestyrelsesmødet i marts sammen med Administrationens kommentarer.
Status på rammebetingelserne for solcelleanlæg
Det er en målsætning i BO-VESTs handlingsprogram for 2014-15 at gøre det lettere for
afdelingerne at overveje og etablere el-producerende solcelleanlæg.
Silergården/T13 i Brøndby Strand har siden 2013 haft ønske om etablering af et større anlæg (et af landets største), og anlægget er projekteret, men en række barrierer har sat
projektet på pause. Silergårdens projekt tjener som en slags udgangspunkt for resten af
BO-VESTs afdelinger, da problematikkerne ofte vil være de samme – erfaringerne fra
denne sag kan bruges, når andre interesserede afdelinger i fremtiden vil kigge nærmere
på mulighederne for egne solcelleanlæg.
Overordnet status: Der er visse fremskridt for rammebetingelserne for solcelleanlæg i den
almene sektor, men en del afklaring resterer. Økonomien for solcelleanlæg i vore afdelinger - og dermed hvor, det kan være relevant at etablere - er ikke særlig gennemskuelig lige nu.
EU har endelig godkendt den danske støttelovgivning, så man fra næste år kan sælge
overskydende el fra solcelleanlæg tilbage til elnettet med et pristilskud. Det er ikke nødvendigvis afgørende for økonomien i anlæggene, men en hjælp.
Det har indtil videre givet problemer i Silergården, at afdelingen består af separate bygninger, der er forbundet via det offentlige elnet (DONGs elkabler i jorden). Man må nemlig
ikke fordele den producerede el fra solcellerne på bygningernes tage herigennem. Hidtil
har vi overvejet et lille solcelleanlæg til hver opgang og lignende lappeløsninger.
BL har gang i et større lobbyarbejde i Folketinget og hos Energistyrelsen for at løse denne
barriere. De melder, at deres løsningsforslag er modtaget positivt. I forslaget afregnes hele produktionen med solceller på et centralt punkt for hver time, således at hele afdelingen
får glæde af den producerede el samt de indtægter, der vil være fra overskyende produceret el (virtuel afregning, kaldes det).
Ifølge BL kræves en række lovændringer, for at denne model kan blive en realitet, og Finansministeriet skal også overbevises. De håber, det vil ske i løbet af 2015 - der er dog
ingen garantier om noget, ej heller tidshorisonten.
Elever og praktikanter på byggesag fejret
I rækkehusene i Albertslund Syd blev det en fredag den 16.januar fejret, at byggesagen i
rækkehusene havde beskæftiget op til 26 praktikanter og lever. Det flotte tal er opnået på
13
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
grund af et partnerskab mellem BO-VEST, MT Højgaard Sjælland og Jobcenter Albertslund samt Albertslund Boligsociale Center. Disse parter er gået sammen om at sikre, at
omegnens unge kan blive hjulpet videre i en lære- eller praktikpladser. Der blev uddelt rosende ord til projektet fra alle sider.
Boligsocial midtvejskonference
Den 15. januar blev der afholdt en fælles boligsocialmidtvejskonference for de tre helhedsplaner, der administreres af BO-VEST: Brøndby Strand for Fremtiden, Greve Nord
projektet og Albertslund Boligsociale Center.
Der var i alt 88 tilmeldte til konferencen, der dækkede et bredt felt af frivillige, kommunale
embedsmænd og beboerdemokrater. Konferencen var arrangeret af en arbejdsgruppe
bestående af sekretariatsledere fra de tre helhedsplaner samt repræsentanter fra de tre
kommuner.
Information om frikøb af hjemfaldspligter i Albertslund
Mandag d. 5. januar og onsdag d. 7. januar 2 015 blev der afholdt orienteringsmøder for
organisationsbestyrelsesmedlemmer om hjemfald i forbindelse med en aftale med Albertlund Kommune. Efterfølgende har kommunen sendt brev til Landsbyggefonden med en
række spørgsmål vedrørende hjemfaldspligt-sagen. Brevet fra Albertslund kommune er
vedlagt sammen med de dokumenter, der er vedlagt brevet.
Bestyrelsesweb
For år tilbage have BO-VEST som et punkt i Handlingsprogrammet, at der skulle etableres en bestyrelsesportal, et såkaldt Bestyrelsesweb, hvor det enkelte afdelingsbestyrelsesmedlem kunne logge på og få adgang til budgetter/regnskaber og budgetkontroller,
dagsordener, referater mm. Systemet er nu klar til at teste og kvalitetssikre over de næste
2-3 måneder. De 4 pilotafdelinger, Tranevænget, Etagehusene, Miravænget og Hyldespjældet var indbudt til introduktionsmøde den 21. januar. Når testperioden er overstået
og eventuelle fejl er rettet, vil alle afdelinger blive inviteret inden for i Bestyrelsesweb.
Mundligt orientering
Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet orientere om sidste nyt i sagen om henvendelsen til
SKAT.
Nyt om navne
Tiltrædelser
Afdelingerne:
Martin Finnerup, som førstemand i afdeling VA 4 Syd, 1. jan.
Kenny Mickelsborg, ejendomsfunktionær i afdeling 68 4 Række, 1. jan.
Michael Egelund ejendomsmester i Tranehaven, 1. jan.
Janie Nørklit, ejendomsmester i Grønningen, 1. jan.
Christian Smidt, ejendomsfunktionær, Gadekæret, 19. januar
14
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Administrationen:
Laura Juvik, projektleder i BYG, 1. jan.
Peter Nybom projektleder i BYG, 1. jan.
Anne Galthen, boligjurist i Kommunikation og udvikling, 10. jan.
Fratrædelser
Afdelingerne:
Jimmi Eibye, ejendomsleder i AB Vest og VA 6 Vest, 14. januar
Administrationen:
Pia Bork Westergaard, teamleder Boliggruppen, den 21. jan.
Marianne Jørgensen, medarbejder i LØN, den 21. jan
Lars Skovenboe, controller, Økonomiafdelingen, 21. jan.
Erik Cederberg, seniorcontroller, Økonomiafdelingen, 21. jan.
Thomas Furu-Grage, projektleder, BYG, 30. jan.
Bilag
12. Brev Albertslund Kommune til Landsbyggerfonden om Frikøb af hjemfaldspligter – VA
og AB – BO-VEST, inkl. bilag
13.
Skriftlige henvendelser til bestyrelsen
Der var ikke modtaget nogen henvendelser.
14.
Punkter til næste møde
- Udkast til budget 2016
- Medarbejderrepræsentation i bestyrelsen
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde.
15.
Næste møde og kommende møder
Næste ordinære bestyrelsesmøde:
Onsdag den 18. marts 2014
Bestyrelsesmøder i 2015
Onsdag den 18. marts
Tirsdag den 21. april
Mandag den 27. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 23. april
Onsdag den 13. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet
Onsdag den 17. juni
15
REFERAT AF BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 83, 3. februar 2015
Onsdag d. 2. september
Onsdag d. 28. oktober
Onsdag d. 9. december
Repræsentantskabsmøde 2015
Tirsdag den 26. maj
Temamøde om drift
Mandag den 23. februar, kl. 17-20.
Kreds 2.-konference
30.-31. januar
Kreds 9 konference
6.-7. marts
Miljøforum
Tirsdag den 17. marts
16.
Eventuelt
Intet.
_______________________
Glostrup, den 3. februar 2015
Vinie Hansen
Dorthe Larsen
Karl Neumann
Biba Schwoon
Allan Nielsen
Per Mogensen
Jørgen Fahlgren
Hugo Thuge
Ulla Rønnow Rønnebech
16