1. No category

Visitationsprocedure på
skoleområdet
Juni 2015
Visitationsprocedure på skoleområdet
Notatet indeholder en procedure for, hvordan den fremtidige visitationsprocedure
på skoleområdet i Ballerup Kommune tilrettelægges.
Rammen for arbejdet er udarbejdet med afsæt i:
 De 10 pejlemærker for skoleområdet, der er opstillet i forbindelse med den
nye skolestruktur i Ballerup Kommune.
 Folkeskolereformens målsætning om en styrket inklusionsindsats.
 Målsætning om samspillet mellem PPR og indsatsen på almenområdet og
specialområdet:
o Læring, udvikling og trivsel i almene fællesskaber: Børn og unge skal så
vidt muligt blive i deres velkendte lokale fællesskaber.
o Tidlig indsats, sammenhæng og kontinuitet: Problemer skal opdages og
løses tidligt i børnenes udvikling, og mens de endnu er små, og indsatser
skal hænge sammen på tværs af organisatoriske og aldersmæssige skel.
o Samskabende lokale løsninger: Der tages udgangspunkt i de allerede
eksisterende fællesskaber omkring barnet, som opkvalificeres og støttes
i et forpligtende samarbejde.
o Hurtig og relevant faglig bistand: Hvis inklusion af børn i udsatte
positioner skal lykkes, må de voksne omkring barnet have adgang til
hurtig og relevant faglig bistand.
Arbejdet med inklusion er vigtigt. Så vigtigt, at det har fået et helt særligt afsnit i
dette notat. Inklusionsindsatsen i folkeskolen er vedvarende, afgørende og
langvarig.
Alt det arbejde, der foregår i relation til folkeskolens almindelige undervisning er
forebyggende, afhjælpende og afgørende vigtig. Hele dette vigtige arbejde er i det
følgende beskrevet som ’Inklusionsindsatsen i folkeskolen’.
Først når denne indsats ikke rækker, må en indsats i forhold til specialundervisning
træde i kraft – og det kræver en visitation.
Den fremtidige visitationsproces er opdelt og beskrevet i fem faser:
1. Henvisning til visitation
2. Visitationsprocedure til specialundervisning på hjemskolen eller i
specialskole/specialklasse
a. Visitationsprocedure til specialundervisning
b. Visitationsprocedure for skolestartere
c. Visitation af tilflyttere, børn med anden betalingskommune og børn,
som er anbragt
d. Visitationsudvalgets sammensætning
3. Efter visitationen
4. Opstart i specialskole/specialklasse
5. Revisitationsprocessen
2
Notatet indeholder ligeledes retningslinjer for visitation/revisitation af
udenbys børn til Ballerup kommunes specialskoler.
Endeligt indeholder notatet en omtale af det obligatoriske tilsyn, som alle
specialtilbud er omfattet af.
3
Inklusionsindsatsen i folkeskolen
Inklusionsindsatsen i folkeskolen er det store vedvarende arbejde, der udføres som
led i den almindelige undervisning.
Inklusionsindsatsen kan indebære, at der gives støtte til enkelte børn – til grupper
af børn eller til hele klasser. Denne støtte gives af almenskolernes ledelse på
baggrund af prioritering af lokale indsatser.
Inklusionsindsatser er almindelig undervisning og er IKKE specialundervisning. Det
er den pædagogiske leder på skolen, der afgør hvilken indsats, der er brug for.
Herunder er oplistet en række punkter, som er tænkt som en hjælp til at huske og
dokumentere de indsatser, der er en almindelig del af skolens arbejde.

Lærere/pædagoger tager bekymringer omkring børn og unge og relationer
mellem disse op i klasseteamet/årgangsteamet og inddrager efter behov
skolens ressourcecenter/vejledere.

Der påbegyndes en skriftlig pædagogisk dokumentation i form af en handleplan
(skema), der beskriver mål og delmål for indsatsen. Lærere og pædagoger
iværksætter aktiviteter samt vurderer effekten heraf. Handleplanen
understøttes af:
o Pædagogisk notat, der udarbejdes af klasseteamet
o Elevplaner - klasselog, der udarbejdes af klasseteamet
o Mail-korrespondance mellem skole og hjem

Forældre og elev inddrages aktivt i samarbejdet om den skriftlige handleplan.

Ressourcecenteret inddrages konsultativt på den enkelte skole, ligesom de
konkret kan inddrages i klasseteamets arbejde med handleplanen.
Ressourcecenterets materiale indgår som bilag til handleplanen.

Det tværfaglige distriktsteam fra Center for Børne- og Ungerådgivningen (CBUR) inddrages konsultativt via sparringsfora på den enkelte skole.
Distriktsteamets materiale indgår som bilag til handleplanen.
4

Pædagogisk leder på den enkelte skole træffer på baggrund af drøftelser med
klasseteamet, C-BUR’s fagpersoner og Ressourcecenteret beslutning om,
hvorvidt der skal gives støtte fra Ressourcecenteret eller fra skolens egne
muligheder for at støtte inklusionsindsatsen i den almindelige undervisning.
Klassens team
Pædagogisk leder
på skolen
Skolens ressource
center
Barn og
forældre
Tværfagligt
distrikt-steam
Andre fagfolk
Inklusionsindsatsen kan gives i form af følgende aktiviteter:
o
o
o
o
o
Differentieret undervisning og holddannelse (jfr. Inklusionsloven 2012)
Inddragelse af C-BUR distriktsteam, herunder
 Samskabte praksisforløb
 Sparring, rådgivning eller vejledning
 Deltagelse og observation
 Supervision
Inddragelse af specialteam
Inddragelse af Kompetencecenteret
Inddragelse af konsulenter fra C-SI og C-BUR
5

Pædagogisk leder på skolen, elev, forældre og klasselærer/klasseteamet
evaluerer løbende indsatsen/handleplanen mhp. justering. Indsatsen evalueres
med rådgivning og vejledning fra C-BUR’s distriktsteam.

Som del af evalueringen, kan et netværksmøde/koordineringskonference med
deltagelse af forældre, klasseteam og C-BUR’s distriktsteam, foreslå den
pædagogiske leder på skolen, at han/hun - efter samråd med forældrene –
indstiller til en pædagogisk psykologisk vurdering.(PPV)
Formålet er at skaffe fornyet og supplerende viden med henblik på justering af
handleplanen og kvalificering af inklusionsindsatsen, hvis arbejdet med
inklusion gør dette påkrævet.

På baggrund af indstillingen og i dialog med pædagogiske leder på skolen,
bidrager PPR i samarbejde med skole og forældre og evt. socialrådgiver, til det
videre inklusionsarbejde. Det skal ske gennem udarbejdelse af en pædagogisk,
psykologisk vurdering (PPV).
Handlestrategierne er fx supplerende supervision, observation, deltagelse i
praksis og rådgivning samt gennem aktiv inddragelse af familien.
Der sker nu gennem et særligt individuelt tilrettelagt professionelt arbejde rettet mod det enkelte barn – og rettet mod de forhold, indstillingen omhandler
og de udfordringer PPV’en peger på.

Herefter arbejdes der videre med inklusionsindsatsen – med den nye viden og
anbefalingerne fra PPR. Her kan det være aktuelt at udvide kredsen af
samarbejdsparter
o Inddragelse af sagsbehandler fra Familieteam
o Inddragelse af sundhedsplejer med mere (ved småbørn)
o Inddragelse af Familiehus
o Inddragelse af SSP, ungeindsatser (ved unge i vanskeligheder)
o Inddragelse af andre fagprofessionelle (psykiatri, praktiserende læge,
UU-vejleder, m.fl.)
6
1.Visitation til specialundervisning:
Ved en indsats, der kræver mere end 9 klokketimer, skal der visiteres, fordi det er
specialpædagogisk bistand/specialundervisning.
Specialundervisning kræver en afgørelse – og forældre har en klageadgang.
FASE 1:
Arbejdet med henvisning til visitation til
specialundervisning på hjemskolen eller i
specialskole/specialklasse
1.
Henvisning
til visitation
2.
Visitation
3.
Efter
visitation
4.
Opstart i
specialskole/
specialklasse
5.
Revisitation

Ansøgning om specialpædagogisk bistand
kan kun iværksættes efter indstilling til PPR og på baggrund af en pædagogisk
psykologisk vurdering. Pædagogisk leder på skolen beslutter i samarbejde med
forældrene, om der skal udarbejdes en PPV og en henvisning til
specialundervisning.

Inden der træffes beslutning om henvisning til visitation til et specialiseret
tilbud, skal pædagogisk leder på skolen sikre, at inklusionsindsatsen er
afprøvet, evalueret og justeret, at den skriftlige handleplan foreligger, og at der
er arbejdet med denne, og at denne indsats er evalueret i samarbejde med
elev, klasseteam, forældre, C-BUR - distriktsteam/specialteam samt skolens
ressourcepersoner.

Det er skolen, som har ansvaret for elevens undervisning og trivsel og for
udarbejdelsen af henvisningen. Denne opgave understøttes af distriktsteamet
fra C-BUR. PPV´en vedlægges skolens ansøgning, som har forældreunderskrift.
I henvisningsskemaet peges på barnets primære problemstilling og
vanskelighed – samt et bud på hvilken foranstaltning, som bedst imødekommer
barnets udfordringer.
Henvisningsskemaet til visitation skal understøttes af en række ”skal-dokumenter”
og eventuelle ”kan-dokumenter”. Der udarbejdes en check-liste over dokumenter,
der skal vedlægges til de 6 forskellige kategoriområder herunder, hvornår der skal
være udarbejdet en § 50 undersøgelse. Beslutning om §50 undersøgelse træffes i
samråd med en myndighedssagsbehandler.
Hvis der visiteres til et dagbehandlingstilbud, skal der foreligge en § 50
undersøgselse.
7
FASE 2:
Visitationsprocedure til
specialundervisning på hjemskolen eller i
specialskole/specialklasse
1.
Henvisning
til visitation
2.
Visitation
3.
Efter
visitation
4.
Opstart i
specialskole/
specialklasse
5.
Revisitation
a. Visitationsprocedure til specialundervisning
 Skolen fremsender påtegnet henvisning – med forældreunderskrift - til
sekretariatet for visitationsudvalget (administration samt specialkonsulent) i
C-BUR.
Husk BFO/klub og kørsel!

Sekretariatet for visitationsudvalget sikrer, at henvisningerne lever op til de
principper, som er vedtaget, jf. FASE 1.

Sekretariatet for visitationsudvalget har det samlede overblik over de
specialiserede tilbud i forhold til økonomi, pladser,
gruppesammensætninger, aldersfordeling m.v.

Sekretariatet for visitationsudvalget sagsbehandler henvisninger og
udarbejder et opsamlingsnotat/sagsfremstilling til visitationsudvalget.

Sekretariatet for visitationsudvalget har til opgave at etablere og servicere
Ledernetværket bestående af de pædagogiske ledere fra de specialiserede
tilbud, både skole og fritid.

Ledernetværkets opgave og funktion er:
o Rådgivning af sekretariatet for visitationsudvalget i tvivlssager og i
forhold til principielle spørgsmål i forbindelse med henvisninger til
visitationsudvalget.
o Udvikling af tilbud på det specialiserede skoleområde.
o Drøfte udslusning af elever fra specialiserede tilbud til almenskolen.
o Tværfaglig ledelsessparring på det specialiserede tilbud, både skole og
fritid.
b. Visitationsprocedure for skolestartere
 Daginstitutionen udarbejder en henvisning til visitation i samarbejde med
distriktsteamet i C-BUR og med inddragelse af relevant pædagogisk leder fra
skolen. Henvisning påtegnes af forældrene.

Daginstitutionen fremsender påtegnet henvisning til den pædagogiske leder
på barnets distriktsskole, og der sker en drøftelse mellem dagtilbud og
barnets almenskoles ledelse om henvisningen.

Hvis den pædagogiske leder på skolen ønsker, at visitationsudvalget tager
stilling til henvisningen, påtegner han/hun den og sender den til
sekretariatet for visitationsudvalget (administration samt specialkonsulent).
8
Det er den pædagogiske leder på skolen der har ansvar for at indstille til
PPR, hvis der skal visiteres til specialpædagogisk bistand.
Før det, er det dagtilbuddets leder, der skal sørge for det – altid med
forældreunderskrift efter samråd, hvis der er tale om skolestartende elever.

Herefter følges principperne for visitation ovenstående procedure, jfr. afsnit
a. Visitationsprocedure for specialundervisning.
c. Visitation af tilflyttere, børn med anden betalingskommune og børn,
som er anbragt
Tilflyttere
 Teamleder i det område, hvor familien flytter til, rekvirerer gennem
administrationen i C-BUR sagsakter fra den kommune, som familien
fraflytter.
Fraflytningskommunen har pligt til – inden 4 uger – at videresende PPRjournaler/beskrivelser vedr specialpædagogisk bistand til en elev. Der skal
være samtykke fra forældrene for at journaler/PPV´er kan oversendes.
PPR leder godkender modtagelse af sagsakter.

Sagen drøftes med barnets pædagogiske leder på skolen for at afdække
inklusionspotentialet. Distriktsteamet udarbejder en henvisning, hvis barnet
ikke kan inkluderes i distriktsskolen.

Hvis den pædagogiske leder på skolen ønsker, at visitationsudvalget tager
stilling til henvisningen, påtegner han/hun den og sender den til
sekretariatet for visitationsudvalget (administration samt specialkonsulent).
Der skal foreligge PPV og forældreunderskrift!
Børn med anden betalingskommune
 Henvisning til visitationsudvalget fra anden kommune følger principperne
herfor, jf. FASE 3 afsnit a Visitationsprocedure for specialundervisning.

Barnets hjemkommune skal godkende visitationen, inden den iværksættes.

Anbringelseskommunen betaler tilbuddet.
OBS: Der skal være indgået en aftale
d. Visitationsudvalget
Visitationsudvalget er øverste besluttende myndighed. Der udarbejdes referater fra
alle visitationer.
Visitationsudvalget består af to personer med beslutningskompetence:
 Centerchef, C-SI
 PPR leder, C-BUR
9
Herudover deltager
 En økonomisk konsulent fra Center for Skole og Institutioner (administrativ
procedure)
 En administrativ medarbejder (administrativ procedure)
 En specialkonsulent med ansvar for området
 En distriktskoleleder
Der afholdes årligt et hovedmøde og 2 mindre møder i visitationsudvalget.
(datoer for møderne vil fremgå af årshjul for skoleledere)
Klager over afgørelsen kan indgives til Ballerup Kommune, som skal svare senest 4
uger efter modtagelsen. Opnås der ikke enighed mellem forældre og kommune,
genovervejer visitationsudvalget sagen, og kan der stadig ikke opnås enighed med
forældrene sender kommunen klagen og sagens akter til Klagenævnet for
Vidtgående Specialundervisning.
FASE 3:
Efter visitationen
1.
Henvisning
til visitation
2.
Visitation
3.
Efter
visitation
4.
Opstart i
specialskole/
specialklasse
5.
Revisitation
Procedure i sekretariatet for visitationsudvalget,
når visitationsbeslutningen er taget:

Administrativ medarbejder udarbejder endeligt referat fra visitationsmøde. I
referatet skal fremgå, hvilket tilbud/indsats der bevilges, samt beslutning
om evt. fritidstilbud og kørsel.

En eventuel visitation til skoletilbud, fritid og kørsel registreres i
økonomisystemet (EKJ) hurtigst muligt og senest 28. februar.

Beslutningsbrev sendes til forældre om skoletilbud og eventuel fritid og
kørsel med kopi til relevante parter. Forældrene skal have klagevejledning.

Referat og brev journaliseres i SBSYS.

Forud for budgetopfølgninger foretages kvartalsvis opfølgning på, om
registrering i EKJ er i overensstemmelse med TEA (skolernes
registreringssystem).
10
FASE 4:
Opstart i tilbud/indsats
1.
Henvisning
til visitation
2.
Visitation
3.
Efter
visitation
4.
Opstart i
specialskole/
specialklasse
5.
Revisitation

Skolen udarbejder i samarbejde med elev, forældre samt distriktsteamet en
pædagogisk handlingsplan for eleven.

I forbindelse med opstart på specialskole eller i specialklasse er det
modtagende skolens ansvar at informere og tilrettelægge opstart i
samarbejde med elev og forældre. Modtagende skole indkalder til et
overleveringsmøde med deltagelse af relevante parter med viden om barnet.

I forbindelse med opstart på specialskole eller i specialklasse udarbejder
modtagende skole i samarbejde med elev, forældre samt specialteamet en
pædagogisk handlingsplan for eleven.
FASE 5:
Revisitationsprocessen
1.
Henvisning
til visitation
2.
Visitation
3.
Efter
visitation
4.
Opstart i
specialskole/
specialklasse
5.
Revisitation

Den pædagogiske leder på specialskole, almen skole og skoler med
specialklasser har ansvar for skolens specialundervisningselever. Dette
ansvar indebærer, at det som minimum 1 gang årligt skal vurderes, om den
iværksatte indsats skal ændres eller fortsætte.

Skolen indkalder årligt til et revisitationsmøde på det enkelte specialiserede
tilbud med deltagelse af forældre, skole, repræsentant for barnets
11
distriktsskole og distriktsteam/specialteam. Ved behov deltager
socialrådgiver.
Procedure i sekretariatet for visitationsudvalget i forbindelse med de årlige
revisitationer til specialtilbud:

Revisitationshenvisning modtages i sekretariatet for visitationsudvalget fra
skoler med specialtilbud. Af henvisningsskemaet skal fremgå, hvilken gruppe
eleven anbefales at gå i samt evt. fritidstilbud og kørsel.

Den endelige beslutning træffes af visitationsudvalget

Hurtigst muligt – og senest 28. februar – skal oplysninger i EKJ
tjekkes/ajourføres.

Revisitationshenvisning og brev journaliseres i SBSYS.

Beslutningsbrev sendes til forældre om skoletilbud og eventuel fritid og
kørsel med kopi til relevante parter.
Klager over afgørelsen kan indgives til Ballerup Kommune, som skal svare senest 4
uger efter modtagelsen.
PPR chefen har ansvar for afholdelse af møde om klagen, hvor forældrene deltager.
Opnås der ikke enighed mellem forældre og kommune, sender kommunen klage og
sagens akter til Klagenævnet for Vidtgående Specialundervisning.
12