1. No category

Notat
Til
Til
Kopi til
Formanden for det internationale udvalg
Drøftelse
Borgmesteren og Rådmanden for Kultur og Borgerservice, medlemmer af internationalt udvalg
10. august 2015
Side 1 af 6
Tiltrækning, modtagelse og fastholdelse af internationale
borgere
KULTUR OG
BORGERSERVICE
1. Ny vision og nyt Internationaliseringsudvalg
Aarhus Kommune har formuleret en ny vision for Aarhus. Aarhus er en by i
vækst – både i størrelse og i betydning. En by, hvor der er udsyn og skabes
relationer både nationalt og internationalt. Byrådet ønsker at styrke byens
internationale mindset og har nedsat et Internationaliseringsudvalg.
Borgerservice
Dokk1, Hack Kampmanns Plads 2
8000 Aarhus C
Udvalget arbejder for, at Aarhus skal blive endnu bedre til at tiltrække, modtage og fastholde internationale studerende og international arbejdskraft
samt tiltrække internationale virksomheder og investeringer.
Internationaliseringsudvalget har bedt om at få udarbejdet konkrete forslag
til, hvordan modtageapparatet over for internationale medarbejdere og studerende kan forbedres og styrkes.
Oplægget gør en række helt konkrete forslag til at styrke denne indsats.
1.1. Status i dag vedr. modtagelse af internationale medarbejdere
Aarhus har i dag et tilbud om international borgerservice for arbejdstagere,
der ankommer til byen. International Citizen Services – ICS har åbent to
dage om ugen og er pt. beliggende i Pakhus 13 på havnen. Her har nyankomne borgere fra hele Business Region Aarhus én indgang til myndighedsbehandling samt adgang til vejledning i det danske arbejdsmarked mv.
Statsforvaltningen, Work in Denmark, SKAT og Borgerservice varetager
myndighedsbetjeningen i ICS. Beskæftigelsesforvaltningen orienterer om og
visiterer til danskundervisning. International Community bidrager med vejledning og netværksaktiviteter.
Den tidligere regering igangsatte et arbejde for at styrke én indgang til myndighedsdanmark, hvor flere modeller var i spil. Der er fortsat ikke taget
landspolitisk stilling til opgavefordelingen mellem myndigheder. Forslagene
til et styrket modtageapparat indeholder de bedst mulige løsninger indenfor
det nuværende partnerskab om servicering af internationale borgere. Aarhus
– såvel som øvrige ICS-centre – finder det nødvendigt at videreudvikle området, uanset den usikkerhed, der er om den fremtidige organisering af opgaverne.
Borgerservice og Biblioteker
Aarhus Kommune
Telefon: 89 40 20 00
Direkte telefon: +3 09 13 54 4
E-mail:
[email protected]
Direkte e-mail:
[email protected]
www.aarhus.dk
Sag: 14/014707-16
Sagsbehandler:
Alice Johnsen
Aarhus Kommune har foruden selve ICS betjeningen andre indsatser, som
er rettet mod internationale borgere. Der er gjort erfaringer med kommunikation til internationale borgere på engelsk på hjemmesiden businesregionaarhus.com.
Endelig har Borgerservice udviklet en fysisk international velkomstpakke,
som i begrænste omfang (niveau 3000 stk) bliver uddelt til de internationale
borgere. Velkomstpakken er et meget efterspurgt tilbud.
1.2. International House i Dokk1
Borgerservice arbejder for, at Dokk1 fra begyndelsen af 2016 kommer til at
udgøre den fysiske ramme om international borgerservice, da Pakhus 13
skal anvendes til nye formål. Dokk1 repræsenterer et mindset, der passer til
et internationalt hus. De fysiske rammer giver helt nye muligheder for at
introducere internationale borgere til byen og styrke samspillet med danskere.
Målet er at etablere et egentligt International House i Dokk1, hvor der er
fokus på både modtagelse og en bred indsats rettet mod social integration af
de internationale borgere. Det skal bidrage til at styrke sammenhængskraften i Aarhus på langt sigt.
International House Aarhus skal bygge videre på det stærke samarbejde
med virksomheder og erhvervsorganisationer i Business Region Aarhus,
som fra begyndelsen har været kendetegnende for ICS Aarhus. Borgerservice er i dialog med partnerne om flytning af ICS til Dokk1.
Nedenfor er der beskrevet en række initiativer med tilhørende økonomi.
Den første del knytter sig til udvikling af den nuværende ICS til et International House i Dokk1.
Det anden del indeholder en række forskellige initiativer, som forbedrer service for internationale borgere både før ankomsten, og når de er flyttet til
kommunen.
Ud over budget til de konkrete initiativer, er der behov for at der bliver afsat
midler til projektledelse i niveau af kr. 525.000.
Projektet kræver derudover ledelse, som forudsættes finansieret inden for
den eksisterende budgetramme.
10. august 2015
Side 2 af 6
2. International House i Dokk1
2.1. Ombygning/tilpasninger i publikumsarealet
Betjening af borgere i Borgerservice foregår i en del af niveau 1 på Dokk1.
Det er nødvendigt at foretage ændringer i den fysiske indretning af publikumsarealet i for at skabe plads til, at flere myndigheder har borgerbetjening.
Der kan etableres en løsning indenfor budget for færdiggørelse af bygningen
til nye lejere og eksisterende driftsbudgetter. Det kræver supplerende anlægsressourcer, hvis der skal ske større ændringer af bygningsindretningen
for at markere den fysiske tilstedeværelse af international house. Ombygning og tilpasninger skønnes at ville en engangsudgift koste ca. kr. 150.000 i
alt i 2015/2016.
2.2. Udvidelse af åbningstiden for ICS betjening:
Der er krav om personligt fremmøde for alle borgere, som foretager en indrejse. Her får de CPR nummer og bliver tilmeldt sygesikringen. Hovedparten
af ekspeditionerne bliver pt. foretaget i den almindelige Borgerservice. Borgerservice kan derfor omplacere ressourcerne og udvide åbningstiden i ICS
indenfor de eksisterende ressourcer ved en lokalisering af ICS´en i DOKK1.
Der er desuden en aftale om betaling fra andre kommuner, når ICS Aarhus
betjener de udenbys borgere.
Statsforvaltningen og SKAT vil som i dag have hovedsæde på Lyseng Allé i
Højbjerg. Statsforvaltningen har relativt lang åbningstid for borgerbetjening.
Længere åbningstid i ICS vil presse driftsressourcerne, da det er mindre
effektivt med kontor/borgerbetjening på forskellige fysiske adresser, men
give internationale borgere en mere samlet ICS service. Derfor afhænger
mulighederne for længere åbningstid med fuld service af, at ikke mindst
Statsforvaltningen og SKAT har mulighed for at omprioritere medarbejderressourcer til ICS.
I forbindelse med den tidligere regerings overvejelser om den fremtidige
organisering af international borgerservice blev statsforvaltningens opgaven
med at udstede registreringsbeviser i en af modellerne foreslået overført til
kommunerne. Aarhus har sammen med de øvrige ICS kommuner argumenteret for en kommunal forankring af opgaven. Et andet tiltag, der nationalt
kan overvejes er, at give mulighed for biometrioptag i regi af ICS, jfr. punkt
2.3.
Work in Denmark er en mulig lejer i Dokk1, men har endnu ikke truffet beslutning om den fremtidige placering, når de skal forlade Pakhus 13.
International Community indgår i Erhverscentrum Aarhus, som har indgået
lejeaftale i Dokk1 og får kontor på 3. sal. Længere åbningstid i ICS kan resultere i et større antal henvendelser fra borgere med ønske om personlig
vejledning – en efterspørgsel, som måske ikke kan imødekommes indenfor
de eksisterende ressourcer.
10. august 2015
Side 3 af 6
En udvidet åbningstid for en samlet ICS vil i et eller andet omfang kræve
omlægning og udvidelse af serviceniveauet hos alle medvirkende i ICS’en.
2.3. Optagelse af biometri
Borgere fra 3. lande skal afgive biometri (ansigtsfoto og fingeraftryk) til brug
for opholdskort. I Aarhus kan man afgive biometri hos Aarhus Politi i Fredensgade. Arbejdstagere under Fast Track ordningen skal imidlertid møde
personligt i Arbejdsmarkedsstyrelsen i København for at få optaget biometri.
Borgerservice vil undersøge mulighederne for at optagelse af biometri for
alle 3. lands borgere bliver en del af tilbuddet i International House, uanset
opholdsgrundlag – evt. blot som forsøgsordning.
Som en foreløbig løsning vil Borgerservice undersøge, om et styrket samarbejde med politiet kan gøre det muligt for borgerne at få optaget biometri i
forlængelse af et besøg i International House.
I forbindelse med regeringsskiftet sker der i øjeblikket en omorganiseringen
af opgaverne med udstedelse af opholds- og arbejdstilladelser til borgere fra
3. lande. Formanden for Internationaliseringsudvalget vil sammen med
borgmesteren rette henvendelse til Inger Støjberg med ønske om, at det
som et led i omorganiseringen bliver muligt at afgive biometri i ICS centrene.
Ligeledes bør man også i Vestdanmark kunne ansøge om arbejdstilladelse
under fast-track ordningen.
2.4. Styrket informations- og modtageinformations for internationale borgere
Både arbejdstagere og virksomheder efterspørger arrangementer, hvor man
kan fåbåde særskilt og ikke mindst samlet myndighedsinformation om det
danske samfund. Der er behov for ressourcer til konceptudvikling og afholdelse af arrangementer. Initiativet kan med fordel udvikles og gennemføres i
samarbejde med andre aktører i ICS.
Der er behov for ressourcer til videreudvikling af koncepter og drift af samme. Budgetbehovet skønnes at være ca. 50.000 til konceptudvikling og etablering. Driftsudgiften skønnes at være ca. 200.000. Initiativet forudsætter
projektledelse.
3. Øvrige internationale initiativer
3.1. Velkomstpakke
Den internationale velkomstpakke blev udviklet i samarbejde med en række
kommuner i Region Midtjylland. Den blev hovedsageligt finansieret med
projektmidler fra den regionale udviklingsfond og EU Socialfond. Velkomstpakken er et velfungerende koncept med en fysisk udgave, som I høj grad
bliver efterspurgt af de internationale borgere.
http://www.businessregionaarhus.com/da/Welcome1/Welcome-pack.aspx
10. august 2015
Side 4 af 6
Efterspørgslen er stigende efter den trykte udgave. Der er derudover behov
for ressourcer til fortsat drift og videreudvikling af den digitale udgave. Budgetbehovet til fortsat udgivelse af en fysisk velkomstpakke i niveau af 4.000
pakker pr. år vil være kr. 150.000. En digital version af velkomstpakken
skønnes at kunne etableres for kr. 50.000, og efterfølgende vedligeholdes
for ca. 25.000 pr. år. Initiativet forudsætter projektledelse.
3.2. Engelsksproget hjemmeside
De internationale målgruppers første indtryk af Aarhus sker ofte via internettet, og derfor er det vigtigt at Aarhus repræsenterer sig godt eksempelvis på
den engelsksprogede del af Aarhus.dk og BusinessRegionaarhus.com.
Der gennemføres i øjeblikket en kortlægning af Aarhus Kommunes internationale online-tilstedeværelse over for medarbejdere, studerende og besøgende. Kortlægningen forventes færdig september/oktorber 2015.
Kortlægningen er igangsat, fordi der er brug for oprydning og opdatering af
den online-information og service for internationale borgere. Kortlægningen
skal give input til strømlining af de webbaserede indgange til Aarhus.
Med udgangspunkt i resultatet af den igangværende kortlægning af Aarhus´s internationale online-tilstedeværelse afsættes et engangbeløb på kr.xx
til strømlining af internationale indgange til Aarhus Kommune samt xx kr. til
årlig drift af den engelske del af Aarhus.dk og Businessregionaarhus.com.
Et solidt brush up og en løbende vedligeholdelse af den borgerrettede engelske hjemmeside, incl. evt. udgifter til oversættelse, skønnes at kunne
gennemføres for et driftsbudget på ca. 150.000 kr. pr år.
Der tages forbehold for analysens anbefalinger og evt. licensudgifter.
3.4. ”Folkeengelsk”
Aarhus er en studieby med mange borgere, som taler engelsk på et godt
niveau. Der er dog fortsat mange borgere, som ikke mestrer engelsk eller
mestrer sproget tilstrækkeligt.
Aarhus forbereder sig derudover til at blive Kulturhovedstad 2017. Borgerservice og Biblioteker ønsker at udvide det eksisterende tilbud om gensidig
sprogundervisning i Dokk1 med et nyt kreativt og attraktivt tilbud om ”folkeengelsk”.
Initiativet skal udvikles i samarbejde med uddannelsesinstitutioner, folkeoplysningsforbund og Kulturhovedstad 2017.
Budgetbehov skønnes at udgøre 50.000 til konceptudvikling. Initiativet forudsætter projektledelse.
3.5. Kompetenceudvikling – engelsk for medarbejdere i Borgerservice
Borgerservice har indgået aftale med Aarhus Business College om et forløb
med målrettet sprogundervisning for medarbejdere i Borgerservice med
10. august 2015
Side 5 af 6
personlig og/eller personlig betjening af borgere. Kompetenceudviklingen
prioriteres og gennemføres i efteråret 2015 og foråret 2016 indenfor eksisterende driftsbudget.
Ressourceoverblik
Indsatsområde
Projektledelse
Ombygning/tilpasninger
Styrket informations og
modtageindsats for
internationale borgere
Fortsat publicering af
engelsk velkomstpakke
samt udvikling af digital
velkomstpakke
Hjemmeside
LHD/AJ
10. august 2015
Side 6 af 6
2016
525.000
150.000
250.000
2017
525.000
0
200.000
2018
525.000
0
200.000
2019
525.000
0
200.000
200.000
175.000
175.000
175.000
150.000
150.000
150.000
150.000