Pjece – Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven
Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven Maj 2015 INDHOLD FORORD 3 DET FÅR DU 4 SAMMENHÆNGENDE STYRING 5 1. GENNEMSIGTIGHED I FÆLLESOMKOSTNINGERNE 6 2. STYRING MED KERNEOPGAVERNE I FOKUS 7 SÅDAN GØR DU 9 2 Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven FORORD Statslige institutioner skal levere resultater for borgere og virksomheder i overensstemmelse med de politiske målsætninger. Det stiller krav til virksomhedsstyringen. Moderniseringsstyrelsen sætter med denne pjece fokus på, hvordan statslige institutioner får bedre viden om ressourceanvendelsen. Det er en indsats i to dele. Et krav til økonomistyringen, som skal skabe gennemsigtighed i fællesomkostningerne. Det, der er fælles Inspiration til, hvordan de statslige institutioner kan opnå en sammenhængende styringsmodel med kerneopgaverne i fokus. Det, der er vigtigst 3 Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven “ “ Gennemsigtighed i fællesomkostninger gør det muligt for statslige institutioner at lære af dem, der gør det bedst „ Sammenhængende styring giver et bedre grundlag for at inddrage viden om ressourceanvendelsen i virksomhedsstyringen „ DET FÅR DU Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven er et redskab til, at du som topleder får kendskab til ressourceanvendelsen for de kerneopgaver, din institution er sat i verden for at løse 4 Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven kan prioritere de faglige opgaver, så der opnås mest værdi for de anvendte ressourcer har fokus på at blive mere effektiv, så der kan frigøres ressourcer til kerneopgaverne SAMMENHÆNGENDE STYRING 1 Gennemsigtighed i fællesomkostninger Alle statslige institutioner har fællesomkostninger. Fra 2016 indføres krav om obligatorisk regnskabsregistrering af de generelle fællesomkostninger ud fra en fællesstatslig definition. Nyt krav Med udgangspunkt i de gode erfaringer Sammenhængende styring handler om at koble den strategiske, faglige og finansielle styring. Erfaringen viser, at institutioner, der aktivt arbejder med at skabe gennemsigtighed og anskue deres styring helhedsorienteret, har bedre forudsætninger for at kende effekter og ressourceanvendelse og derved blive mere effektive. Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven er en indsats i to dele, som illustreres til højre på siden. 2 Mål- og resultatstyring Aktivitets- og ressourcestyring Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven Det er afgørende, at statslige institutioner kender ressourceanvendelsen for kerneopgaverne. Det kan ske gennem en kobling og systematisering af den styring, der udføres i dag. Inspiration Finansiel styring 5 Styring med fokus på kerneopgaverne 1 GENNEMSIGTIGHED I FÆLLESOMKOSTNINGERNE Nyt krav fra 2016 Institutioner, koncerner og staten som helhed skal have fokus på gensidig læring om gode løsninger, der understøtter en mere effektiv opgavevaretagelse. .Inspiration Fællesfunktioner er nødvendige for driften af en institution. Samtidig er fællesfunktioner et område, hvor ministerier og institutioner kan arbejde på at blive mere effektive, uden at det påvirker kvaliteten af kerneopgaverne. Koncernens nøgletal for fællesomkostninger kan bringes i spil i den løbende styringsdialog mellem departement og institution, som vist i eksemplet nedenfor. til bedre koncernstyring En fælles definition af generelle fællesomkostninger giver mulighed for større fokus på effektiv ressourceanvendelse gennem opstilling af nøgletal i en koncern. Eksempel på nøgletal for fællesomkostninger Beskæftigelsesministeriets koncern Anvender du benchmarking i styringen? • Sammenligning og læring på tværs kan styrke de statslige institutioners styring • Fra 2017 vil der være tværstatslige nøgletal for fællesomkostninger i Statens Benchmarkdatabase • Gennemsigtighed og fælles talgrundlag giver et godt udgangspunkt for styringsdialog på tværs af institutioner, koncerner og stat 6 Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven i Tabel 1 - Koncernbenchmark for fællesomkostninger (fiktive tal) Andel af samlede Koncern Institution omkostninger Generelle fællesomkostninger 20,96 % 19,33 % Tabel 2 – Institutionens fællesomkostninger (fiktive tal) FællesomkostningsPrognose, Realiseret forbrug, elementer Mio. kr. Mio. kr. Generel ledelse 4,7 5,3 Økonomi- og ressourcestyring 9,6 13,0 IT 12,4 11,8 Bygning 31,7 24,8 Kommunikation 0,7 0,0 Øvrige 7,5 3,8 I alt 66,5 58,7 2 STYRING MED KERNEOPGAVERNE I FOKUS Kerneopgaverne som omdrejningspunkt Strategi og mål skal altid være udgangspunkt for fordelingen af ressourcer – ikke omvendt. Kerneopgaverne er det naturlige omdrejningspunkt for institutionens faglige styring og strategiarbejde. Kerneopgavernes karakter er et godt udgangspunkt for indretning af styringsmodellen, som vist i figuren nedenfor. 7 DRIFTSLIGNENDE KERNEOPGAVER POLICYLIGNENDE KERNEOPGAVER MULIG STYRINGSAMBITION Ønske om effektivisering uden at det påvirker kvaliteten af kerneopgaverne Opnåelse af forandring under hensyntagen til en given økonomisk ramme STYRINGSRELEVANT DATAGRUNDLAG Datagrundlaget afspejler de delleverancer, som kerneopgaven består af Datagrundlaget afspejler de projekter/aktiviteter, som skal skabe den ønskede forandring Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven Eksempel på styring af en driftsopgave Styringen af en driftsopgave kan indrettes efter de delprocesser eller -leverancer opgaven består af. For opgaven – tilsyn – er det eksempelvis relevant at kende ressourceforbruget til forberedelse, virksomhedsbesøg og efterbehandling. Denne viden sammenholdt med viden om produktion af for eksempel antal tilsyn kan anvendes til at optimere processer og blive mere effektiv. Eksempel på styring af en policyopgave For en policyopgave kan styringen målrettes ved at identificere de indsatser, som forventes at føre til en ønsket forandring. For opgaven – projekt borgernær digitalisering – er det relevant at vide, om projektet har den forventede fremdrift og holder sig inden for budgettet. Denne viden kan understøtte den løbende prioritering i projektet, ligesom det kan hjælpe til at beslutte, om projektet stadig er det rette til at nå den ønskede forandring. 2 STYRING MED KERNEOPGAVERNE I FOKUS Et godt grundlag for effektivisering og prioritering Styring med fokus på kerneopgaven skaber grundlaget for helhedsorienteret ledelsesinformation, som kobler faglig fremdrift med ressourceanvendelse. Eksempel 2 Ledelsesinformation for en enhed med policyopgaver Helhedsorienteret ledelsesinformation giver et bedre grundlag for prioritering og effektivisering. Det er en forudsætning, at institutionens datagrundlag, systemer og processer entydigt afspejler kerneopgaverne og de faglige aktiviteter. Nedenfor vises eksempler på ledelsesinformation for drifts- og policyopgaver. Eksempel 1 Ledelsesinformation for en driftsopgave - tilsyn Faglig fremdrift Ydelse Risikobaseret Planlagt Realiseret Prognose Regnskab Afvigelse 20000 27000 100 125 25 Social dumping 200 175 20 18 -2 Bygge/anlæg 350 200 40 39 -1 20550 27375 160 182 23 Tilsyn i alt 8 Økonomi Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven Eksempel 3 Ledelsesinformation for en policyopgave – nyt koncept for mål- og resultatstyring SÅDAN GØR DU Du implementerer sammenhængende styring ved at 9 • kortlægge din institutions kerneopgaver og fællesomkostninger • overveje, hvordan strategi, faglige aktiviteter, budget og opfølgning får kerneopgaverne som omdrejningspunkt • tage stilling til, hvordan viden om den samlede ressourceanvendelse skal indgå i din ledelsesinformation, herunder information om drift, løn, indtægter og faglig fremdrift • sikre dig, at datagrundlaget for den samlede ressourceanvendelse entydigt afspejler det valgte styringshierarki fra kerneopgave til aktivitet • tage stilling til, hvordan ledelsesinformationen fra koncern til kontor skal indgå i den løbende dialog • sikre dig, at din institution har fokus på kompetencer, og på hvordan styringsmodellen i praksis skal anvendes i styringsdialogen Sammenhængende styring med fokus på kerneopgaven
© Copyright 2024