Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 Fremmødte: Margit, Kim, Klaus. Afbud fra: Mads, Frederik. Dagsorden: 1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Siden sidst:
4. Fastlæggelse af bestyrelsens forretningsgang.
5. Udelegering af opgaveområder til medlemmer.
6. Forsikringer - beslutte hvilke forsikringer vi skal/vil have
7. Fællesarealer.
8. Ekstraordinær generalforsamling.
9. Grundejerforeningen Malling Syd.
10. Kommunikation til medlemmer
11. Sociale aktiviteter
12. Eventuelt.
Referat: 1. Valg af dirigent: Klaus. 2. Valg af referent: Klaus. Dagsordenpunkt: 3. Siden sidst Drøftelse: Formand: • Formand mødes med Kasserer og snakker tingene igennem. • Formand har fat i 2E med hensyn til græsstykke der har været brug til byggematerialer. • Adresseændring i kommunen, Tryg forsikring og virk.dk. • Skrevet en masse mails i bestyrelsen. Kasserer: • Udsendt resultatopgørelsen til bestyrelsen. • Forventer overskud på mindst 23.000,-‐ i forhold til budget. Økonomien er OK. Mangler regning for Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 legeplads. • Legeplads; afdrages over syv år. • Overlevering af økonomi fra Nordea har taget lang tid. Der har været fejl i 2014 regnskaber, som korrigeres i kommende regnskaber. • Regnskabsmaterialer skal jf. vedtægternes §11.4 i påtegnet af bestyrelsen. • Bakkehusene skal spørges inden investeringer i areal II gennemføres. • Mulighed for nye bankaftaler er afsøgt uden noget der er interessant er fundet. • Kasserer har forslag til omflytning af midler mellem vores to konti, som drøftes en anden dag. • Opdatering af medlemsliste har været en udfordring. Men den passer nogenlunde nu. • Møde med gartner. Nyt oplæg til græsslåning, buskrydning, vejrensning, brøndoprensning, ordning af bede/kanter og træbeskæring. • Budgetteret med 25.000,-‐ til snerydning. Bruger kun 9000,-‐. Budgetproportioner er ikke tilsvarende realforbrug. 23.415,-‐ er brugt til vedligeholdelse af fællesarealer; tilsvarende budgetteret med 40.000,-‐. Øvrige: • Der har være møde med kommunen omkring skråninger imod 2E husene. Kommunen har påtalt flere ændringer der skal laves, for at området overholder de fastsatte krav. Dette er pålagt 2E huse at udbedre. Herudover pågår forhandlinger om yderligere udbygning af støttemur i det område. Dagsordenpunkt: 4. Fastlæggelse af bestyrelsens forretningsgang Drøftelse: Gennemgang af vedtægter. §3. forsikringer – grundejerforsikring? Er vi dækket? Brug af suppleant – kun ved varig forfald? Bestyrelsesprotokol – væsentlighedsbetragtning. Består primært af referater i mappe hos formand. Forretningsgang: -‐ Møder i den kommende periode: o August: 5-‐8-‐2015 o September: onsdag d. 23 / Hos Kim (74) / kl. 19.00 – 21.00. o November: onsdag d. 25 / Hos Kim (74) / kl. 19.00 – 21.00 o Januar: fastsættes november 2015 o Marts: fastsættes november 2015 o Maj: fastsættes november 2015 o Ordinær generalforsamling: onsdag d. 25. maj 2016. Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 -‐ Dagsorden fra formand 7 dage forinden mødet. -‐ Referater fra bestyrelsesmøder: På hjemmeside bag login. Uden underskrifter. -‐ Beslutningskompetence jf. vedtægternes §10.3. -‐ Afstemningsregler: o Inhabilitet i beslutninger: hvis medlemmet selv har en personlig interesse i beslutningen, som kan gå forud for fællesinteresser, kan medlemmet selv – eller andre medlemmer, påpege inhabilitet. -‐ Suppleant indtræder kun i bestyrelsen i tilfælde af varigt forfald hos ordinære medlemmer. -‐ Bestyrelsen kan med fordel inddrage kompetencepersoner (andre beboere) i bestyrelsesarbejdet, for at løse opgaver. Hvor disse kan have kompetencer eller bedre viden. -‐ Omkostninger til bestyrelsesarbejde afregnes via regning ved kasserer. Vært for bestyrelsesmøde modtager 250,-‐ til at dække forplejningsomkostninger. Kasserer og formand kan herudover pr. valgperiode indkøbe 1 x toner til privat printer. -‐ Beslutninger der forpligtiger foreningen økonomisk skal tages på bestyrelsesmøderne. Skal beslutninger tages uden for møderne, skal det ske på formandens initiativ. Dele af ovenstående kan med fordel implementeres i kommende vedtægtsændringer (ordinære generalforsamling). Konklusion: • Kim undersøger hvad der menes med grundejerforening, og om vi er dækket. Forretningsgang: • Bestyrelsesprotokollen vil udgøres af referater fra møder, og disse vil være tilgængelige på hjemmeside bag login. • Bestyrelsen mødes i august, september, november, januar marts og maj. o September: onsdag d. 23 / Hos Kim (74) / kl. 19.00 – 21.00. o November: onsdag d. 25 / Hos Kim (74) / kl. 19.00 – 21.00 • Ordinær generalforsamling fastsættes til onsdag d. 25. maj 2016. • Dagsorden fra formand fremsendes bestyrelsen 7 dage forinden bestyrelsesmøder. • Beslutningskompetence er givet bestyrelsen jf. vedtægternes §10.3. • Der kan være inhabilitet i beslutninger, hvis medlemmet selv har en personlig interesse i beslutningen, som kan gå forud for fællesinteresser. Her kan medlemmet selv – eller andre medlemmer, påpege inhabilitet. • Suppleant indtræder kun ved varigt forfald (afgang) fra bestyrelsen. • Bestyrelsen kan med fordel inddrage kompetencepersoner (andre beboere) i bestyrelsesarbejdet, for at løse opgaver. Hvor disse kan have kompetencer eller bedre viden. • Omkostninger til bestyrelsesarbejde afregnes via regning ved kasserer. Vært for bestyrelsesmøde modtager 250,-‐ til at dække forplejningsomkostninger. Kasserer og formand kan herudover pr. valgperiode indkøbe 1 x toner til privat printer. • Beslutninger der forpligtiger foreningen økonomisk skal tages på bestyrelsesmøderne. Skal beslutninger tages uden for møderne, skal det ske på formandens initiativ. Dagsordenpunkt: 5. Udelegering af opgaveområder til medlemmer. Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 Drøftelse: Drøftelse af, om de relevante opgaver var relevante, og om der skulle mere på. Enighed om, at det gav god mening. Konklusion: Opgaver fordelt til bestyrelsens medlemmer efter bilag 1. nederst. Dagsordenpunkt: 6. Forsikringer - beslutte hvilke forsikringer vi skal/vil have Drøftelse: Beslutning udsat. Konklusion: Kasseren undersøger hvad der menes med det i vedtægterne skrevne, og de faktiske forhold. Ansvarlig: Deadline: Kim Næste møde Dagsordenpunkt: 7. Fællesarealer Drøftelse: Længere drøftelse af hvordan og hvorledes bevægelserne mellem private grunde og fællesarealet er. Og at der er sket udfald mod fællesarealet ved udgravning fra enkelte matrikler. Konklusion: Flere steder er der skråninger, hvor der er ønske om regulering. Mads og Margit laver et fuldstændig kort over parcelforeningens område, så vi får et entydig billede af hvad der er skråning, hvad der er hæk, hvad der er træer, hvad der er græs. Samtidig at få et overblik over hvor der er uoverensstemmelser i anlagt terræn, i forhold til matrikelkort og lokalplan. Formand finder overdragelsesprotokol fra NNC. Ansvarlig: Deadline: Mads og Margit Næste møde Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 Dagsordenpunkt: 8. Ekstraordinær generalforsamling Drøftelse: Vi behøver inputs fra de berørte. Der har flere gange været nævnt, at der skulle være en sti langs rækkehusene matrikel 7u – 7ø, men det har ikke været muligt at finde ud af, hvor det fremgår. Enkelte af husene har ønsket noget andet end den skråning der er nu, og har indhentet tilbud på støttemur. Et eventuelt beslutningsforslag skal på en ekstraordinær generalforsamling, jf. sidste ordinære generalforsamling. Konklusion: Formanden beder berørte om at stille det forslag de gerne vil have til afstemning på generalforsamlingen. Forslaget skal være formanden i hænde senest d. 22 september 2015, til behandling på bestyrelsesmøde d. 23. september 2015. Er et forslag ikke indleveret rettidig, finder bestyrelsen ikke grund til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, som ellers besluttet. Er medlemmerne uenige i dette, kan de med 1/4 af medlemmerne indkalde til ekstraordinær generalforsamling jf. vedtægterne. Ansvarlig: Deadline: Formand snarest Dagsordenpunkt: 9. Grundejerforeningen Malling Syd Drøftelse: Hvad er det og hvordan skal det køre? Og hvornår træder forpligtigelserne i kraft? Er det overhovet noget vi skal gå i gang med nu. Ja – det er det nok! Konklusion: Formand og kasserer ser på vedtægter og forpligtigelser og mødes med bakkehusene m.v. Ansvarlig: Deadline: Formand Næste møde Dagsordenpunkt: Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 10. Kommunikation til medlemmer
Drøftelse: Forslag om at skifte fra Briksite til andet domæne med Wordpress-‐løsning. Udgiften vil ud over DK Hostmaster på 45,-‐ p.a., udgøre omkring 25,-‐ pr. måned. Kommunikation skal være relevant og rettidig, således foreningens medlemmer finder den relevant. Konklusion: Besluttet at skifte og vi går vi går videre med forslaget. Ansvarlig: Deadline: Formand/Frederik Næste møde Dagsordenpunkt: 11. Sociale aktiviteter Drøftelse: Vi synes vi skal koordinere tættere med festudvalget. For at få flere og bedre aktiviteter, og flere medlemmer til at interagerer. Herunder inddrage Bakkehusene og andre, hvor det ikke er ”højinvolveringsaktiviteter” der afholdes (foredrag m.v.). Konklusion: Formanden kontakter festudvalget med ideen. Ansvarlig: Deadline: Formand Næste møde Dagsordenpunkt: 11. Eventuelt Drøftelse: 1. Gødning af fællesarealer: udsætter drøftelse. 2. Petanquebane: udsætter drøftelse. 3. Forkant med overdragelse fra 2E: 2E forekommer ligegyldige i forhold til løfter om anlæg. Det skal vi prøve at komme med forkant på, evt. ved køb af rådgivning ved overdragelse, når det bliver relevant. Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71 4. Problem med fællesarealer: Vendt tidligere. 5. Drøftelser af vedtægtsændringer: udsætter drøftelse. 6. Velkomstfolder: God ide. PDF. Konklusion: Ad. 3: Margit repræsenterer grundejerforeningen i spørgsmålet, og må gerne bede om en skriftlig redegørelse for 2E’s intentioner for anlæg. Ad. 4: Indgår i opklaringsarbejdet Margit og Mads står overfor. Ad. 6: Frederik udarbejder forslag. Ansvarlig: Deadline: Jf. konklusion Løbende. Godkendelse af referatet: Dato Klaus Gunnestrup (Formand) Dato Kim Stryhn (Kasserer) Dato Frederik Nielsen Dato Margit Holmgaard Dato Mads Volmer Stiggaard Opgave
Vedligeholdelse a f grønne områder
Vedligeholdelse a f veje og i nstallationer
Økonomi
Snerydning
Terrænregulering
Hjemmeside
Kommunikation
Fællesrådet Beder, Malling og Ajstrup
Grundejerforening Malling Syd -‐ opstart
Grundejerforening Malling Syd -‐ r epræsentation
Forsikringer og r egistreringer
Aktivitetsudvalg/festudvalg
Udvikling/udbygning
Feneralforsamling (ordinær s amt ekstraordinær).
Modtage/besvare henvendelser
Koordinere bestyrelsesarbejde
Yderligere beskrivelse
Overblik, græsslåning, hækkeklipning, beskræing, l ugning m.v.
Tilse tilstand a f veje, s tier, beslysning, a fløb, og a ndre a nlæg.
Løbende pgørelser, opkrævning, betaling m.v.
Forberedelse a f s neberedskab.
Gennemgang a f a lle terrænelementer for korrekt udførsel før.
Ombygning og vedligeholdeslse a f foreningens hjemmeside.
Nyheder, i nformation og materialer vedr. a rbejde og hændelser.
Varetage parcelforeningens i nteresser i Fællsesrådet.
Kontakt til øvrige parceller for opstart a f 'den s tore' forening i området.
Varetage parcelforeningens i nteresser i Grundejerforeningen Malling Syd.
Tilse a t vi har de r igtige forsikringer og vedligeholde diverse r egistreringer.
Kontakt til og s amarbejde med a ktivitetsudvalg/festudvalg om a ktiviteter.
herunder faciliteter (arealer, veje og a nlæg) i eget område.
Planlægge, i ndkalde og gennemføre foreningens generalforsamlinger.
Modtage og besvare kontakt fra medlemmer og a ndre.
Lede bestyrelsearbejde s amt i ndkalde til og a fholde bestyrelsesmøder.
x
x
x
x
Kim
x
x
x
x (x)
x (x)
(x) x
x
(x)
x
(x)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Nr.
Revideret: 05-‐08-‐2015
Alle s tørre opgaver s kal have minimum to personer på til a t l øse dem.
Klaus
Opgavefordeling, Bestyrelsen Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id.
Margit
x
x
Mads
x
x
x
x
Frederik
x
x
x
Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Malling Ia, Ib og Id Nummer: 2015 / 2 Dato: 05-‐08-‐2015 Sted: Krekærlunds Alle 71