Klicka här för att läsa rapporten i sin helhet.

1 (7)
Kvalitets- och utvärderingskontoret
Mattias Bly
2015-05-31
Dnr ÄN 2014-480
Kvalitets- och utvärderingskontoret halvårsrapport Juni 2015.
Bakgrund och upplägg
Kvalitets- och utvärderingskontoret har ett övergripande uppföljningsansvar för de
avtal som Omsorgsnämnden och Äldrenämnden tecknat med både privata utförare
och kommunens egna Leanlink. Syftet med kontorets arbete är att säkra kvalitén ur
ett brukarperspektiv genom att granska hur utförarna genomför sina uppdrag men
även hur kraven utformats och hur brukarna upplever de tjänster som tillhandahålls
av Linköpings kommun.
Rapporten är uppdelad i efter följande rubriker:
 Metodutveckling
 Verksamhetsutveckling inom omsorgs- och äldreförvaltningen
 Utdataplattform
 Hitta och jämför service
 Genomförda uppföljningar,
 Äldreombudsmannen (inklusive synpunkter och klagomål inom
äldreområdet)
 Synpunkter och klagomål inom omsorgsnämndens ansvarsområde
 Brukarundersökningar
 Bemanning och arbetssituation
 Sammanfattning och analys.
Metodutveckling
I uppföljningsplanen för 2015 lades särskilt fokus på fler övergripande uppföljningar,
det vill säga uppföljningar som fokuserar på ett område inom många verksamheter
snarare än samtliga områden på en specifik verksamhet. Syftet med detta arbetssätt är
att få mer övergripande och allmängiltiga svar på hur ett eller ett par aktuella områden. På så sätt kan arbetet fokusera på att hitta särskilt viktiga områden som utmärkt
sig antingen genom att vara problematiska med mycket klagomål eller extra viktiga
ur ett brukarperspektiv. Det kan också röra sig om ett område där det finns behov av
att utveckla kvalitén inom kommunen. Utmaningen med detta arbetssätt är dels att
identifiera rätt områden men också hur djupgående uppföljningen ska vara. Blir det
för övergripande finns risken att eventuella utvecklingsområden inte identifieras men
samtidigt försvinner resurseffektiviteten om allt för många parametrar ska granskas.
Målet är att på ett säkert sätt fastställa huruvida området fungerar väl eller behöver
utvecklas med så liten insats som möjligt. De metoder som använts under 2015 har
baserats på korta uppföljningsbesök i verksamheterna, inrapportering av statistik från
utförarna samt bearbetning av data från verksamhetssystemet Treserva. Arbetet för
Besöksadress: Drottninggatan 16, Linköping Postadress: Box 356, 581 03 Linköping
Växel: 013-20 60 00 E-postadress: [email protected]
2
att hitta rätt metod för respektive frågeområde måste fortsätta men kvalitets- och utvärderingskontoret bedömer att övergripande uppföljningar är ett effektivt sätt för att
med relativt lite resurser kunna följa upp en stor mäng verksamheter.
Arbetet med att begära in uppgifter från utförare har fortsatt och det har visat sig att
även till synes enkla områden ger en stor mängd, och ofta komplex data som ska analyseras. Kvalitets- och utvärderingskontoret har under året arbetat tillsammans med
FoU-centrum för att systematisera och kvalitetssäkra inrapporterad data.
Under våren 2015 har kvalitets- och utvärderingskontoret arbetat fram en ny mall för
att dokumentera genomförda uppföljningar. Syftet med att ta fram en ny mall är att
kunna presentera uppföljningarna på ett enklare och mer överblickbart sätt. Vidare
syftar arbetet till att frigöra tid för uppföljande planeringsledare som istället kan fokusera på att genomföra fler uppföljningar. Att arbeta med förenklad uppföljningsrapport påverkar inte hur själva uppföljningen går till, utan detta görs lika grundligt
som tidigare. Det är endast dokumenterandet som förenklas. Då detta nya sätt att dokumentera förenklar och förkortar informationen från uppföljningen är det dock inte
lämpligt vid stora eller särskilt komplexa uppföljningar.
Verksamhetsutveckling inom omsorgs- och äldreförvaltningen
Då avtalens och förfrågningsunderlagens utformning är avgörande för hur uppföljningen kan bedrivas har kvalitets- och utvärderingskontoret initierat ett arbete tillsammans med omsorgskontoret som syftar till att uppdatera samtliga texter i förfrågningsunderlagen och skapa standardformuleringar som ska användas inom samtliga
verksamhetsområden där så är möjligt. Målet är att skapa ett antal ”block” där ansvarig planeringsledare sedan kan sätta ihop de delar som behövs i det aktuella förfrågningsunderlaget. Arbetet omfattar inte de verksamhetsspecifika områdena då varje
verksamhet är unik och detta bör avspeglas i förfrågningsunderlagen. I detta arbete
ingår även att ta fram en process för framtagande av förfrågningsunderlag. Processen
ska dels underlätta för ansvarig planeringsledare och dels säkerställa att samtliga som
berörs av förfrågningsunderlaget ges möjlighet att lämna nödvändig input.
Under våren har kvalitets- och utvärderingskontoret även genomfört ett par uppföljningar tillsammans med omsorgskontoret. I dessa fall har det rört sig om avtal som
antingen ska förlängas eller upphandlas på nytt. Syftet med gemensamma uppföljningar inom förvaltningen är att vid ett tillfälle kunna följa upp hur verksamheten har
bedrivits under avtalsperioden och samtidigt ta del av lärdomar och förändrade behov
som kan utvecklas i nya förfrågningsunderlag.
Utdataplattform
Avdelningen för it och e-hälsa arbetar med framtagande av en utdataplattform som
möjliggör att hämta avidentifierad statistik från treserva. I detta arbete är kvalitetsoch utvärderingskontoret delaktiga. För kommunens kvalitetsarbete är det viktigt att
kunna följa en rad olika nyckeltal på ett strukturerat och övergripande plan. Tillgången till avidentifierad data är en förutsättning för att kunna bedriva denna typ av
arbete. I ett första skede har det tagits fram en applikation för att kunna följa mängden avvikelser som rapporteras i verksamheterna. I nästa steg kommer upprättade
och uppföljda genomförandeplaner läggas till.
3
Hitta och jämför verksamhet
Under 2014 publicerades ett verktyg på kommunens hemsida för att kunna hitta fakta
om en verksamhet och även jämföra vissa data mellan olika verksamheter inom
samma område. Arbetet med att vidareutveckla denna plattform har fortsatt under
2015 och en struktur för att på ett enkelt sätt kunna publicera gällande avtal, verksamhetsberättelser, genomförda uppföljningar har tagits fram. Avtal och verksamhetsberättelser kommer under sommaren och hösten att publiceras på respektive
verksamhets sida på Hitta och jämför verksamhet.
Genomförda uppföljningar
Uppföljningar inom Omsorgsnämndens ansvarsområde
Inom omsorgsnämndens ansvarsområde har ???? uppföljningar genomförts under
perioden december 2014 till och med maj 2015. Dessa uppföljningar har innehållit
45 verksamhetsbesök. Uppföljningarna redovisas löpande till omsorgsnämnden.
Kvalitets- och utvärderingskontoret gör alltid en bedömning över vilken typ av
metod som ska användas för att få ett bra resultat och samtidigt inte påverka
verksamheten i för stor grad. Vid uppföljningar nom omsorgsnämndens område är
det av särskild vikt att ta hänsyn till vilken målgrupp verksamheten riktar sig till då
vissa målgrupper är särskilt känsliga för oväntade och störande element. För att
undvika att skapa oro är det viktigt med en god dialog med
verksamhetsrepresentanter både inför och under ett uppföljningsbesök.
Uppföljningar inom Äldrenämndens ansvarsområden
Inom äldrenämndens ansvarsområde har 18 uppföljningar genomförts under perioden
december 2014 till och med maj 2015. Dessa uppföljningar har innehållit 19
verksamhetsbesök. Uppföljningarna redovisas löpande till äldrenämnden med
undantag för de uppföljningar som berört utförarnas sjuksköterskebemanning. När
det gäller dessa uppföljningar baseras de på en övergripande uppföljning som
genomfördes 2014 och som redovisades till äldrenämnden i december. Vid denna
redovisning fick kontoret i uppgift att vidare följa upp de verksamheter som
redovisat en lägre bemanning än vad som angetts i anbud. Detta gällde 14
verksamheter där inrapporterade siffror analyserades ytterligare för att säkerställa att
genomförda beräkningar var korrekta. Efter att uppföljningarna kommunicerats med
respektive utförare som gavs utrymme att kommentera resultaten. Baserat på
utförarnas kommentarer genomfördes ytterligare bedömningar tillsammans med
omsorgskontoret och juridikfunktionen. Fokus för denna bedömning var huruvida
utföraren är bunden av sitt anbud eller inte, baserat på avtalets krav på tillräcklig
bemanning. Omsorgskontorets bedömning är att anbudet inte är bindande. Vid den
övergripande uppföljningen har juridikfunktionen inte haft något att invända mot
bedömningen att anbudet är bindande men vid denna ytterligare granskning angavs
att då det inte kunnat uppvisas några konkreta fall av missförhållande på grund av
den lägre bemanningen går det inte at säga att bemanningen inte är tillräcklig. Den
samlade bedömningen blev därför att det inte går att följa upp avtalen baserat på
anbuden varför den tidigare påtalade bristen inte kan anses vara korrekt bedömd. Det
som återstår är då de avtal där sjuksköterskebemanning är ett utvärderingskriterie. I
dessa fall måste bedömningen baseras på om bristen berott på förhållande som varit
4
utanför utförarens kontroll eller inte. Kvalitets- och utvärderingskontoret återkommer
i september med dessa ärenden.
Övergripande uppföljningar
Semesterresor/aktiviteter inom LSS
Samtliga verksamheter har, utifrån varje enskild individ, redovisat i vilken omfattning brukarna genomfört semesterresa/aktivitet under 2014. Uppföljningen visar på
att en övervägande majoritet av brukarna har varit på semesterresa/aktivitet under
året. Då detta inte varit fallet har det funnits välgrundade förklaringar för detta såsom
att brukaren inte vill sova borta, inta har ekonomiska möjligheter eller att det inte är
möjligt med hänsyn till aktuellt funktionshinder. Viss oklar har även funnits över hur
semesterresa/aktivitet definieras, men då det framkommer att de flesta brukare genomfört någon form av semester/aktivitet är detta inte ett avgörande problem. Mer
detaljerad redovisning kommer presenteras för omsorgsnämnden i september.
Genomförandeplaner i daglig verksamhet
För att ta del av hur utförarna arbetar med genomförandeplaner inom daglig verksamhet har samtliga verksamheter besökts under våren. Uppföljningen visar på ett
aktivt arbete med individuella genomförandeplaner inom verksamhetsområdet. Kvalitets- och utvärderingskontoret är även imponerade av den bredd av verksamheter
som erbjud i Linköpings kommun. Mer detaljerad redovisning kommer presenteras
för omsorgsnämnden i september.
Avvikelser
Som tidigare uppgetts arbetar kvalitets- och utvärderingskontoret tillsammans med
enheten för it och e-hälsa med att ta fram avidentifierad statistik gällande avvikelser.
Denna statistik har presenterats på verksamhetsråd inom omsorgsnämndens områden
samt på särskilt seminarie för verksamhetschefer och samordnare inom äldreomsorgen. Dessa presentationer är ett första steg för att aktualisera vikten av att arbeta
strukturerat med avvikelser för att förbättra kvalitén. Resultatet visar på skillnader
mellan olika utförare, vilket kan ha en rad olika orsaker. Till exempel olika bra rutin
för att dokumentera i treserva. Genom att frågan har aktualiserats förväntar sig kvalitets- och utvärderingskontoret att följsamheten till gällande rutiner förbättras och resultatet för 2015 kommer analyseras och redovisas i slutet av året.
Minigym
Sjuksköterskebemanning inom äldreomsorgen
En förnyad uppföljning gällande sjuksköterskebemanning planerades och förbereddes under våren men då det beslutades att det inte är korrekt att följa upp avtalen utifrån inlämnade anbud har denna ställts in. Att genomföra ytterligare uppföljning
skulle endast kunna ses som en kartläggning och det finns inget som talar för att situationen skulle vara så annorlunda mot förra året att det rättfärdigar att lägga ner omfattande resurser både från kvalitets- och utvärderingskontoret och FoU centrum för
att genomföra uppföljningen och analysera den stora datamängd som genereras.
5
Äldreombudsmannen
Äldreombudsmannen har fortsatt att arbeta på ett mycket strukturerat sätt med hantering av synpunkter och klagomål men även gällande rådgivning till äldre och dess
anhöriga som behöver råd och stöd i sina kontakter med äldreomsorgen. Erfarenheter
från 2014 har sammanställts i en rapport där viktiga utvecklingsområden för Linköpings kommuns äldreomsorg lyfts fram. För att öka spridningen av informationen,
och därigenom ökat genomslag för förbättringsförslagen, har ett seminarium för utförarna anordnats.
Samverkan mellan äldreombudsmannen och planeringsledare från kvalitets- och utvärderingskontoret samt medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har fortsatt. Att
även MAS är delaktig i detta arbete bedöms vara en framgångsfaktor då det klagomålen väldigt ofta har inslag av brister i hälso- och sjukvården.
Under 2014 kompletterades kommunens uppsökande verksamhet med öppna utbildningstillfällen dit samtliga intresserade pensioner bjöds in. Då detta fick ett mycket
bra genomslag har arbetet fortsatt under 2015 och två öppna utbildningar har genomförts. Vid dessa tillfällen har 120 personer deltagit.
Det är fortsatt högt tryck på inkommande klagomål. Under perioden har totalt 122
ärenden inkommit till äldreombudsmannen. Av dessa var 46 ärenden av karaktären
vägledning och stödsamtal, vilka inte har diarieförts. Av diarieförda ärenden är 63
klagomål och synpunkter av totalt 76. Det är ungefär samma fördelning som tidigare.
Klagomålen hanteras i första hand enligt kommunens rutin men vid behov ger
äldreombudsmannen stöd vid kontakter och personliga möten med de berörda. Ett
område som särskilt uppmärksammats är personer som inte vill lämna in ett formellt
klagomål men ändå söker stöd och rådgivning i sina kontakter med äldreomsorgen.
Synpunkter och klagomål inom omsorgsnämndens ansvarsområde
Antalet klagomål som inkommit till kvalitets- och utvärderingskontoret och som rör
omsorgsnämndens verksamhetsområde är fortsatt lågt. Under perioden har ???
klagomål inkommit. Det går inte att se något mönster kring vilka områden man
klagar på utan det verkar snarast vara enskilda händelser eller personer som drabbats
på ett eller annat sätt.
Brukarundersökningar
Under våren har en enkätundersökning genomfört gällande hur brukarna uppfattar
hemtjänsten inom äldrenämndens ansvarsområde. Undersökningen genomförs av statistik- och utredningar som också står för sammanställningen. För att få en hög svarsfrekvens förlängdes svarstiden med en månad vilket medfört att resultatet inte är färdiganalyserat ännu. Svarsfrekvensen uppgår till 76,6 procent vilket får anses som
högt.
Inom omsorgsnämndens ansvarsområde pågår ett pilotarbete för att mäta daglig upplevelser av verksamheterna inom boende och daglig verksamhet. Försöket har pågått
sedan mars och ska utvärderas under hösten. Efter utvärdering ska det tas ställning
6
till om arbetet ska utökas eller om det behöver provas andar metoder för att mäta brukarmedverkan och brukanöjdhet,
Bemanning och arbetssituation
Den nya majoriteten har i sitt program ”Höjda ambitioner för Linköpings kommun”
angett att kvalitets- och utvärderingskontoret ska byta organisatorisk tillhörighet vilket också givits som ett budgetuppdrag till kommundirektören. Detta budgetuppdrag
skulle ha återrapporterats i januari men har dragit ut på tiden. Det har förts en rad
olika diskussioner om hur en framtida organisation skulle kunna se ut och vilka uppgifter som skulle åligga kvalitets- och utvärderingskontoret framöver. Dessa diskussioner har inte lett till något beslut. Under våren har dessutom en medarbetare valt att
säga upp sin tjänst för att gå vidare till nya arbetsuppgifter och med tanke på den osäkerhet som finns gälande framtiden finns ingen möjlighet att påbörja en rekrytering.
Under hösten kommer därför kvalitets- och utvärderingskontoret sakna en medarbetare vilket självklart kommer påverka omfattningen på det arbete som kan genomföras. Därför finns behov av att prioritera bort några tidigare aviserade uppföljningar.
Som tidigare skrivits har det uppstått problem med att följa upp sjuksköterskebemanning på det sätt som planerats varför denna uppföljningen prioriteras bort. Vidare
finns det tekniska problem när det gäller att via utdataplattformen följa hur stor andel
brukare som har upprättade och uppföljda genomförandeplaner. Denna möjlighet
kommer att läggas till i systemet under 2016 och därför prioriteras även denna uppföljning bort för att återkomma 2016. Utöver dessa två övergripande uppföljningar
gör kvalitets- och utvärderingskontoret bedömningen att kvalitetsuppföljningsplanen
är möjlig att genomföra, eventuellt kommer det vara svårt att genomföra det antal
uppföljningar som planerats men med den effektivisering som genomförts gällande
dokumentationen är det idag för tidigt att prioritera bort ytterligare uppföljningar.
Sammanfattning och analys.
Kvalitets- och utvärderingskontoret har funnits i drygt två år och har till stora delar
hittat formerna för sitt arbete. Mycket tid har lagts på uppföljning i kontrollerande
syfte då bedömningen varit att detta varit ett eftersatt område tidigare. Idag är uppföljning i verksamheterna ett betydligt vanligare och accepterat inslag. Kvalitets- och
utvärderingskontoret kommer därför framöver att fortsätta med denna typ av avtalsuppföljning men även försöka lägga större fokus på utvecklingsområden och uppföljningar som i ökad grad fokuserar på att driva den generella utvecklingen framåt. För
att kunan genomföra detta arbete behöver gränssnittet mellan omsorgskontoret och
kvalitets- och utvärderingskontoret förtydligas ytterligare.
Tyvärr har processen kring omorganisation av kontoret både dragit ut på tiden och
varit otydlig vilket gett en negativ effekt på kontorets arbete. Denna negativa effekt
kommer märkas ytterligare under hösten då den osäkra situationen inte gjort det möjligt att påbörja rekrytering vilket kommer leda till en vakans, troligtvis under hela
hösten.
Kvalitets- och utvärderingskontoret är en del av utvecklingsarbetet gällande avtalsformuleringar och detta måste fortsätta, och helst utökas då uppföljningarna aldrig
7
kan bli bättre än den avtalstext som följs upp. Något som varit tydligt vid flera tillfällen då avtalstexten gett möjlighet till olika tolkningar vilket försvårat bedömningar
efter genomförda uppföljningar.
Mattias Bly
Kvalitet- och utvärderingschef