1(6)
Tjänsteskrivelse
2015-10-06
Diarienummer: HN 2015/0411
Version: 1.0
Beslutsorgan: HN/KF
Enhet: Ledningsgrupp
Gabriela Arvidsson, Ulla Johansson och Maria
Mangfors Hallberg
E-post: [email protected]
[email protected]
[email protected]
Förslag till åtgärder med anledning av
granskningsrapporten utförd av PwC på uppdrag av
revisorerna i Halmstads kommun
Förslag till beslut
1. Hemvårdsnämnden godkänner redovisningen och lägger den till handlingarna.
2. Hemvårdsnämnden godkänner svaret enligt den här tjänsteskrivelsen.
Sammanfattning
Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska om
hemvårdsnämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll vad gäller
beslut, verkställighet och uppföljning av bistånd inom hemtjänsten. Syftet med
granskningen är att bedöma om kunderna erhåller beviljade hemtjänstinsatser.
Granskningen har avgränsats till två hemtjänstområden, Oskarström och
Centrum/Norrekatt.
Granskningen visar att det i huvudsak finns en styrning och uppföljning som
säkerställer önskvärt resultat. Granskningen visar att det finns en tillräcklig intern
kontroll vad gäller beslut och verkställighet men att den interna kontrollen är otillräcklig
vad gäller uppföljning av beslut inom hemtjänsten för att besluten ska kunna följas upp
inom två år.
I granskningen lämnas vissa rekommendationer och angelägna förbättringsområden
lyfts upp.
Revisorerna önskar ta del av de åtgärder hemvårdsnämnden avser att vidta med
anledning av granskningsresultatet. Svar önskas senast 2015-11-10.
1
Beslutsunderlag:
- Granskningsrapport utförd av PwC på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun.
- Den här tjänsteskrivelsen.
Bakgrund
PwC har under våren 2015 genomfört granskning gällande om hemvårdsnämnden
säkerställer att det inom hemtjänsten finns tillräcklig intern kontroll vad gäller beslut,
verkställighet och uppföljning av bistånd. Granskningen har genomförts genom
intervjuer, dokumentstudier samt stickprovsundersökningar genom aktgranskning.
Kontrollmål
Styrning som säkerställer önskat resultat
Tydlig ansvarsfördelning myndighet –
verkställighet (utförare)
Ändamålsenliga rutiner
Utförare omsätter beslutet på ett
ändamålsenligt sätt
Tillräcklig uppföljning så den enskilde får
den insats som är beviljad
Uppföljning och återkoppling av
värdighetsgarantierna
Resultat/Utfall och
förbättringsområden
Finns i huvudsak.
Ja. Det finns dock tillfällen då
verkställigheten är på myndighetsenhetens
ansvarsområde. Orsaken till detta kan
många gånger bero på att
myndighetsenheten i nuläget inte hinner
med den uppföljning av biståndsbeslut
som krävs.
Finns i huvudsak. Översyn behövs då
inaktuella beslut medför merarbete för
både myndighetsenheten och
verkställigheten.
Fungerar tillfredställande.
Stickundersökningarna påvisar att det inte
är självklart att verkställighet kan påbörjas
inom två dagar.
Uppfylls delvis. Uppföljning på
individnivå är endast delvis tillräcklig.
Biståndshandläggarna hinner inte följa
upp biståndsbesluten inom angiven
tidsram.
Värdighetsgarantierna följs inte upp i
samband med delårs- eller
årsrapportering. Dessa bör enligt revisorn
åtföljas av regelbunden uppföljning och
återkoppling till fullmäktige i form av
delårs- och årsrapportering. Det saknas
systemstöd för att fortlöpande följa upp
värdighetsgarantierna.
Analys, förslag och motivering
Granskningsrapporten visar att det finns förbättringsområden.
Uppföljningar på individnivå
Av granskningsrapporten framgår det att varje heltidstjänstgörande biståndshandläggare
hanterar i genomsnitt över 200 kunder, vilket enligt revisorn är relativt många kunder.
2
Motsvarande uppgift för exempel Varberg och Kungsbacka kommun uppgår till ca 150165 kunder.
Under våren 2015 har myndighetsenheten lämnat resurser motsvarande 1,25 årsarbetare
(åa) till Halmstad Direkt. Enheten upplever att den inte ännu blivit avlastad med
arbetsuppgifter motsvarande1,25 åa. Det kan även noteras att under juni – augusti har
biståndshandläggarna fram till sommaren 2014 haft utökat ansvar för ytterligare två-tre
områden. Semesterperioden utgör samtidigt en påfrestande period, med utökade ärenden
för kunder som tillfälligt vistas i Halmstads kommun eller Halmstadsbo som tillfälligt
vistas i andra kommuner och behöver stödinsatser i samband med det, EU-turister etc. I
takt med att sjukhuset stänger vissa avdelningar sommartid spiller det också effekter
och merarbete på bistånds- och hemtjänstverksamhet.
Under sommaren 2015 har extra medel för sommarvikarier avsatts vilket visat resultat i
större antal uppföljda beslut.
Biståndsenhetens verksamhet är komplex. Det finns kunder vars behov förändras
fortlöpande och medför flertal uppföljningar i form av utökningar/ minskningar av
insatser. Även om det sker genom ett förenklat arbetssätt kvarstår biståndsbeslut vars
datum går ut innan biståndshandläggarna hinner göra en ny biståndsprövning.
Antalet ärenden liksom ärendenas komplexitet samt allt fler akuta ärenden är
huvudsakliga bakomliggande faktorer till att uppföljning och omprövningar (att insatser
inte fortgår utan ett formellt beslut) av biståndsbeslut inte hinns med. Frågeställningar
om ansvarfördelning mellan olika förvaltningar inom kommunen för kunder under 65 år
utgör tidskrävande arbetsmoment både för biståndshandläggare men även ansvariga
chefer inom myndighetsutövningen på huvudsakligen Hemvårdsförvaltningen samt
Socialförvaltningen. Det finns en uppenbar risk för att tillräcklig kompetens för denna
målgrupp saknas bland biståndshandläggare och hemtjänstutförare.
Nuvarande prioriteringsordning går ut på att utlagda kallelser och planeringar på primärt
Hallands sjukhus Halmstad och hemvårdsförvaltningens korttidsboende samt akuta
ärenden prioriteras på bekostnaden av uppföljningar och omprövningar av
biståndsbeslut. I takt med att hemtjänsten på sista tiden fått i uppdrag att se över
huruvida insatser utförs inom eller utanför ramen för biståndsbeslut medför också att
biståndshandläggarna måste följa upp biståndsbesluten i större utsträckning. Det innebär
en utökad arbetsbelastning för myndighetsenheten och hemtjänsten.
Vad som ingår i olika hemtjänstinsatser har sedan april 2015 definierats i särskild
insatslista vilket troligtvis medför större tydlighet i insatsernas innehåll. Däremot
kommer det att krävas ytterligare informationsinsatser i utförarledet för att belysa frågan
ånyo.
Internkontroll för uppföljningar och omprövningar av biståndsbeslut har tillräckligt bra
verktyg. Problemet ligger i att hinna med i förhållande till volymen arbetsuppgifter.
Ökad volym inom hemtjänstverksamheten inkl. nattpatrullen har direkt påverkan på
biståndsverksamheten då det är biståndsverksamheten som lämnar uppdragen till
utförarna. I samband med uppdrag följer även uppföljningsansvaret. Eftersom
biståndsbesluten är tidsbegränsade måste en ny prövning göras innan besluten går ut.
3
Av granskningsrapporten framgår att 5 av 16 kunder önskat ett uppföljningssamtal.
Endast ett av dessa genomfördes inom tidsramen (två månader efter påbörjad insats).
Här behöver förtydligas att uppföljningssamtalet har erbjudits inom tidsramen. Att
samtalet/mötet även ska ha genomförts inom två månader framgår ej av
värdighetsgarantin. Ett sådant krav skulle innebära en inskränkning i
kundernas/anhörigas inflytande i att bestämma datum för uppföljningssamtalet. De
kunder som önskat uppföljningssamtal har getts stort inflytande i att bestämma
datum/tid för sådant samtal.
SOSFS 2014:5 (Dokumentationsföreskrifter)
Dokumentationsföreskrifterna som trätt ikraft 2015-01-01 innebär ökade krav på
utredningen och formuleringen av insatsbesluten med tydliga uppdrag till utförarna av
SoL insatser. Reglerna innebär även att biståndshandläggarna ska följa upp alla beslut
och dokumentera uppföljningen. De flesta skall-kraven avser biståndsenhetens
verksamhetsområde. Dokumentationsföreskriften fastställer bland annat: Tydligare
dokumentation av den enskildes egen uppfattning och den enskildes rätt till information
och delaktighet och beslutet och uppdraget till utförarna. Det utvidgade
uppföljningsansvaret för beviljade insatser från bör-krav till skall-krav samt krav på hur
biståndsenhetens uppdrag till utförare av SoL insatser, inkl. särskilda boenden ska
utformas, liksom övriga skall-krav i föreskriften kommer att medföra extra
arbetsuppgifter som ej kan rymmas inom ramen för nuvarande bemanning inom
biståndsenheten. Enbart skall- kravet för uppföljningar medför i sig en utökning
motsvarande antal äldreboendeplatser.
Erbjudandet om uppföljningssamtal med biståndshandläggare enligt värdighetsgarantin
är underordnat skall-kravet om uppföljning enligt ovannämnda föreskrift som är
bindande för nämnden. Detta skall-krav innebär att det är nämnden
(biståndshandläggaren) som ska vara aktiv i uppföljningen, till skillnad från
värdighetsgarantin där det är den enskilde som ska begära uppföljningssamtal.
Behov av kompetensutveckling
Plan för ingående kompetensutveckling inom olika områden behöver tas fram då
verksamheten präglas av en intensiv rättsutveckling. Biståndsenheten liksom
avgiftsenheten upplever att de saknar tillräcklig kompetens när det gäller yngre
målgrupper. Det speglas vidare i utförarverksamheten som i vissa ärenden behöver stöd
och handledning för att kunna hantera/verkställa biståndsbesluten. Däremot behöver
strategiska och kommunövergripande frågor hanteras vad gäller yngre målgrupper t ex
yngre dementa och vilken förvaltning som ska ansvara för dessa målgrupper.
I takt med implementering av arbetsmetoden (ÄBIC- Äldres behov i centrum) kommer
det att ske en reell kompetensutveckling. Att beskriva vilka resurser och förmågor den
enskilde har och hur den enskilde uppfattar sina behov är centrala delar i ÄBIC.
Biståndsverksamheten är en verksamhet där lagstiftaren inkommer med ständiga
förändringar. Hemvårdsnämnden behöver trygga fortlöpande kompetensutveckling för
att därigenom säkerställa god kvalitet vad gäller myndighetsutövning och
ärendehantering.
4
Omarbetning av nuvarande riktlinjer avseende handläggning
I nuläget pågår ett intensivt arbete med att ta fram riktlinjer för handläggning i enlighet
med dokumentationsföreskrifterna samt riktlinjer för insatser i ordinärt boende
respektive särskilda boendeformer.
Förslag till åtgärder som avser myndighetsenheten:
- Att antalet beslut som inte följts upp och omprövats i avsedd tidsram meddelas till
hemvårdsnämnden i samband med övrig statistik avseende biståndsbeslut.
- Att satsning om ökat medel för sommarvikarie inte utgör engångsföreteelse utan ska
gälla fortsättningsvis inom ramen för internbudgetprocessen.
- Att avsatta medel i Planeringsdirektivet 2016-2018 för myndighetsenheten gällande
Dokumentationsföreskrifter (SOSFS 2014:5) tilldelas myndighetsenheten, vilket
innebär utökning med flera biståndshandläggare som möjliggör utförandet av
uppföljningar enligt ovannämnd föreskrift.
- Att införa kollegiegranskning av ärenden som tillägg till nuvarande arbetsmetoder som
riktas mot att säkerställa samsyn och likvärdiga bedömningar, inom ramen för
egenkontroll.
- Att ta fram plan för ingående kompetensutveckling och därigenom komplettera
medarbetarnas individuella kompetensutvecklingsplan som finns nedskrivna i
medarbetarmålen för biståndshandläggare inom ramen för myndighetsenhetens
nästkommande verksamhetsplan.
- Att ta fram riktlinjer för handläggning i enlighet med Dokumentationsföreskrifterna
samt riktlinjer för insatser i ordinärt boende respektive särskilda boendeformer.
Förslag till åtgärder som avser myndighetsutövning för personer under 65 år:
- Att Kommunstyrelsen ger Stadskontoret i uppdrag att, tillsammans med berörda
förvaltningar som referenser, utreda möjligheten till en samlad myndighetsutövning och
hemsjukvård för personer som är i behov av vård och omsorg.
Förslag till åtgärder som avser hemtjänsten
- Utgångspunkten är att insatserna ska verkställas skyndsamt, dock senast inom de 48
timmar efter det att biståndshandläggaren fattat beslutet, om inte annan tid är
överenskommen. Om beställningen skickas fredag före 12.00 kommer den att
verkställas söndag. Om beställningen skickas efter 12.00 på fredag räknas 48
timmar från och med måndag. Start av insats kan bli först ex en onsdag.
- För att verkställigheten inte skall informera om eller beställa insatser är det av vikt
att myndighetsenheten gör de omprövningar och uppföljningar som krävs.
- För att alla medarbetare skall ha tillgång till information samt möjlighet att
dokumentera är arbete med mobil informationshantering ett prioriterat område för
hemvårdsförvaltningen.
Förslag till åtgärder som avser värdighetsgarantierna
Av granskningen framgår att värdighetsgarantierna inte följs upp i samband med delårsoch årsrapportering. Det saknas systemstöd för att fortlöpande följa upp
värdighetsgarantierna. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna
och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till
fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering.
5
Värdighetsgarantierna har varit ett projekt som sjösattes i april 2013 i form av ett beslut
av hemvårdsnämnden. Sedan dess har värdighetsgarantier upprättats, implementerats
och utvärderats. Sannolikt kommer ”version 2” offentliggöras någon gång under 2016
då vissa revideringar kan vara befogade. Således är inte heller frågan hur
värdighetsgarantierna ska följas upp helt utredd.
Värdighetsgarantierna har inget eget avsnitt inom ramen för års- och delårsrapporterna,
men de mest väsentliga delarna (exempelvis bemötande, delaktighet, inflytande,
tillgänglighet, kontaktmannaskap, fotolegitimationer, larmstatistik) av garantierna mäts
och följs upp i samband med mål- eller internkontrollredovisningen. Emellertid, om en
mer ”renodlad” redovisning och uppföljning önskas, så är det fullt möjligt att göra.
För övrigt är värdighetsgarantierna ett viktigt område som nämndens generella
riskanalys tar sikte på. Görs bedömningen att det finns stora risker inom detta så
kommer internkontrollen inkludera diverse granskningar. Vad revisionen syftar på med
att det ”saknas systemstöd för att fortlöpande följa upp värdighetsgarantierna” behöver
därför förtydligas.
Ärendets beredning
Inom kommunen
Ärendet har beretts i samråd med tf verksamhetschef för hemtjänsten, Ulla Johansson
samt utvecklingschef Maria Mangfors Hallberg.
Andra grupper
-
Fackliga organisationer
HESAM delges information inom ramen för MBL-processen.
Lista över bilagor
För Hemvårdsförvaltningen
Jennie Vidal
Förvaltningschef
Maria Mangfors Hallberg
Utvecklingschef
Ulla Johansson
Tf verksamhetschef för hemtjänsten
Gabriela Arvidsson
Myndighetschef
6