Ekonomiska förutsättningar baserat på samverkansform
eArkiv Kalmar län Rapport 5 – Ekonomiska förutsättningar baserat på samverkansform Version 1.0 Kisa 2015-04-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare Dokumenttyp Rapport Område 1 Bakgrund Under punkt 2.3 i projektdirektivet framgår att ”Syftet med projektet är att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt bevarande.” Punkt 3 i projektdirektivet stadgar att målet med projektet är att ”… Förslag till strategier för enskilda eller sammanhållna regionala lösningar för långsiktigt digitalt bevarande ska utarbetas där tekniska, organisatoriska, juridiska och ekonomiska förutsättningar belyses.” I projektplanen, punkt 2.2 Projektmål, framgår att ”… Genom samverkan och omvärldsbevakning ska kunskaper och erfarenheter från liknande projekt och från de egna medverkande organisationerna fångas upp och delges samtliga berörda. Förbättringsförslag och förslag till åtgärder ska utarbetas och presenteras för samtliga deltagare.” Uppdragsgivarens riktlinjer: När projektet påbörjades önskade uppdragsgivarna att flera olika aspekter och vägval för ett framtida arbete med långsiktigt digitalt bevarande, här kallat e-arkiv, skulle belysas. De vägval som angavs var: Att fortsätta som tidigare med analog pappersarkivering. Att varje kommun upphandlar ett eget e-arkiv och administrerar sin egen earkivorganisation. Att flera eller samtliga kommuner tillsammans upphandlar och administrerar en gemensam e-arkivorganisation. Vid kommunchefsmötet den 11 september 2014 beslutades att projektet eArkiv Kalmar län skulle ändra sin inriktning. Kommuncheferna såg inte längre någon mening med att titta på enskilda lösningar eller en regional lösning inom Kalmar län. De klargjorde att de redan insett att frågan är komplex och kommer att kräva gemensamma personella och ekonomiska resurser samt viss specialistkompetens. Det nya inriktningsförslaget från kommunchefsgruppen blev att i första hand undersöka om det idag finns någon nationell lösning eller samverkan att delta i. I andra hand skulle projektet fokusera på en större regional samverkan med andra kommuner, regioner och projekt i närområdet. Då det idag inte finns någon gemensam nationell lösning för långsiktigt digitalt bevarande för kommunerna att ansluta sig till presenterar denna rapport kostnadsberäkningar för två möjliga regionala lösningar. 2 Dokumenttyp Rapport Område 2 Sammanfattning Rapporten presenterar kostnadsberäkningar för två regionala samverkansformer; samverkan inom Kalmar län samt för samverkan med Kronoberg och Blekinge genom anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera. Beräkningar visar på att kostnaderna för att skapa en egen organisation i Kalmar län blir billigare initialt men dyrare över tid. Kostnaderna per kommun gäller om samtliga väljer att delta annars fördelas kostnaderna. Samverkan är mer resurseffektivt, trots att en större organisation ofta kräver mer personal. Det innebär skalfördelar att samverka, t.ex. genom gemensam kunskapsbas, olika driftfördelar, gemensamma utbildningar och att information från verksamhetssystem som finns i flera kommuner kan integreras samtidigt. Det är tid- och resurskrävande och administrativt komplicerat att skapa en egen organisation. Att gå in i en befintlig organisation blir dyrare initialt men billigare över tid. För att länets kommuner ska komma vidare i sitt arbete med ett långsiktigt digitalt bevarande, och för att kunna beräkna kostnaderna för detta arbete, krävs att varje kommun tar ställning om det fortsatta arbetet. Det behövs ett formellt inriktningsbeslut eller en avsiktsförklaring från de intresserade kommunerna om att de vill gå vidare val av samverkansform. Visar inriktningsbeslutet/avsiktsförklaringen att kommunerna i Kalmar län vill skapa en egen organisation måste arbetet påbörjas i form av kostnadsberäkningar, fastställande och uppbyggnad av organisation, rekrytering av personal, beslut om driftform och driftorganisation, kravställning av system m.m. Om det istället visar sig att en eller flera kommuner vill ansluta till en befintlig organisation måste kontakter tas för att få ekonomiska och juridiska underlag för vidare bearbetning. Beroende av vilken samverkansform kommunerna väljer kommer vägvalet att avspegla sig i den slutliga kostnaden. 3 Dokumenttyp Rapport Område 3 E-arkivorganisation för långsiktigt digitalt bevarande Styrande dokument Tekniska stödsystem Organisation E-arkiv Ekonomi Personal Lokaler Att införa en organisation för långsiktigt bevarande innebär mycket mer än att upphandla och driftsätta ett tekniskt stödsystem i form av digitalt programvara. För att säkerställa bevarande över tid krävs planering och tydlig styrning samt en organisation som ska fungera och vara säker över tid. Detta kräver i sin tur en tryggad ekonomi, ändamålsenliga och säkra lokaler och kunnig personal. Först när allt detta finns på plats är det dags att kravställa, upphandla och införa det tekniska stödsystemet. Frågan är komplex och kräver mycket kunskap och resurser. Att genomföra detta arbete ensam kan vara ett intressant och lätt val om man har tillgång till de resurser som krävs. Samverkan är dyrare och besvärligare i början men allt eftersom samverkan fortskrider kan deltagarna börja se hur nyttorna blir tydligare och samverkansvinsterna mer påtagliga. Detta kan också vara det enda möjliga valet för en mindre kommun som vill arbeta med långsiktigt digitalt bevarande. Källa: Sydarkiveras presentation vid projekt eArkiv Kalmar läns workshop i Mönsterås 2015-01-30 4 Dokumenttyp Rapport Område 3.1 Kostnader De kostnadsbesparingar som uppnås med ett e-arkiv är initialt relativt låga. Det innebär att det inte går att fokusera på omedelbar lönsamhet. Istället är de indirekta nyttorna framträdande. E-arkivet möjliggör en ökad tillgänglighet till information, snabb åtkomst, en effektivare informationshantering, att man säkrar försörjningen av information på lång sikt och minskar risken för möjliga informationsförluster. En lösning för att minska kostnaderna och samtidigt öka informationssäkerheten och tillgången till digital information över tid är att skapa eller ansluta till någon form av gemensam organisation. Då kan fler organisationer behålla eller få tillgång till kompetens, dela på kostnader och gemensamt utnyttja befintliga resurser. Detta är särskilt tydligt när det gäller den organisatoriska/administrativa infrastrukturen och den tekniska. Således är en samverkan på större regional nivå att föredra. I och med att det idag finns få e-arkiv som är i bruk är det svårt att presentera exakta siffror på vad det kostar att införa ett e-arkiv. Kostnadsberäkningar som presenterats inom andra motsvarande projekt visar på stora variationer. Den stora spännvidden beror på ett flertal variabler, t ex organisationsform, samverkansform, tekniska stödsystem, vilket/vilka och om verksamhetssystem ska integreras med e-arkivet, vilka verksamhetsfunktioner som efterfrågas m.m. Om kommunen inför ett eget e-arkiv kommer man att ha kostnader och administration av licenser, drift, hårdvara och systemförvaltning samt för de personalresurser och lokaler som krävs. Väljer man att gå in i en gemensam organisation innebär det kostnader i form av anslutningsavgifter, årsavgifter och eventuella tilläggstjänster. Kostnaderna är i detta fall helt beroende av vilken organisationsform som kommunen väljer för det gemensamma e-arkivet. De kostnader som normalt ska finansieras är: Organisation, Investeringar, Löpande drift. Nyttoanalys Upphandling Risk- och sårbarhetsanalyser Införandeprojekt Integrationer mot andra system Konsultkostnader, t ex vid uttag ur befintliga system. Eventuell extern publicering Användarutbildning Systemägande Systemförvaltande o användarhantering o kompetensutveckling o utvecklingsplan Teknisk drift Licenser Support- och uppgraderingsavtal Backuphantering Avveckling = migrering/konvertering till nytt system 5 Dokumenttyp Rapport Område 3.2 Nyttor, besparingar och omfördelning av medel Att införa ett e-arkiv är ett helt koncept som påverkar både verksamheternas arbetssätt och informationsflöden. Vilka besparingar som kan uppnås styrs i första hand av kommunens ambitionsnivå, vilja till förändring/förbättring och intresse/resurser för utveckling. Alla kommuner i länet arbetar redan idag med digital lagring i sina verksamhetssystem. Det detta projekt fokuserar på är att säkerställa den digitala informationen över tid. Med andra ord undersöker vi en framtida komplettering/ersättning till våra pappersarkiv. Om kommunen redan har rutiner och processer för att säkerställa den digitala informationens tillgänglighet och äkthet är övergången till långsiktigt digitalt bevarande inte så svår. 3.3 Möjlig effektivisering/vinst Pappersarkiven stem/ Minskade driftskostnader Ökad sök- och spårbarhet/ effektivare organisation Skiljer sig åt mellan kommunerna. Vissa har gott om plats och utrymmet kommer att räcka till för de pappershandlingar som levereras till centralarkivet. För andra gäller stora investeringar i lokaler om man fortsätter med arkivering på papper. Kostnader för att administrera de kommunala pappersarkiven kommer att finnas även i fortsättningen. Genom samlokalisering kan kostnaderna för förvaring, eftersökning och utlämnande effektiviseras och kostnaderna minskas. Minskade kostnader för licenser, support, underhåll och drift av system som inte längre används aktivt i verksamheten, d v s system som fungerar som lagringsplats och där tillgången till informationen inte kan garanteras över tid. Det är svårt att förutsäga nyttoeffekterna och besparingarna i detalj. Nytta kontra kostnader är beroende av vad varje kommun hanterar i form av programvaror, fillager och ingångna leverantörsavtal. Djupare systeminventering krävs. Snabbare och enklare åtkomst till informationen genom goda sökmöjligheter. I de flesta fall saknar kommunerna tydliga kostnadsredovisningar för det arkivarbete och den eftersökning av information som löpande sker i centralarkiven och ute i verksamheterna. Väl fungerande rutiner för ärende- och informationshanteringen och tillgång till informationen leder till att kundservicen mot allmänhet, företag och myndigheter förbättras. 6 Dokumenttyp Rapport Område Minskad risk för informationsförluster En tidsbesparing som kan ge stor effekt över tid då beräkningar har visat att upp emot 60 % av arbetstiden ägnas åt att leta efter eller återskapa information som "försvunnit". Information som ska bevaras över tid får inte försvinna. Förtroende/rättssäkerhet Allmänheten upplever att kommunen hanterar skattemedel och information på ett rättssäkert, effektivt och ekonomisk sätt. Verksamhetsansvariga/ systemansvariga kan känna sig trygga med att information är säkert och långsiktigt omhändertagen. Standardisering Standardformat under hela informationshanteringen förenklar överföring av information mellan myndigheter och mellan myndighet och medborgare. Samverkansvinster Flera kommuner har möjlighet att dela på personal och att locka till sig specialistkompetenser som annars kan vara svåra att rekrytera. Arkivorganisationen blir en attraktiv arbetsgivare. 3.4 Förutsättningar Varje kommun har sina unika förutsättningar vid införandet av ett system för långsiktigt digitalt bevarande. Därför är det mycket svårt att ge en generell bild av vilka eventuella besparingar och förbättringar varje enskild kommun kommer att uppnå. Vissa kommuner har kommit en bra bit på väg medan andra har en något längre väg att vandra innan de uppnår den grundnivå som krävs för att kunna övergå till en helt digital dokument- och ärendehantering och ett långsiktigt digitalt bevarande av sin information. Detta sammantaget innebär även att det är svårt att beräkna kostnader för ett införande då kommunernas grundförutsättningar påverkar hur mycket stöd som behövs och därmed vilka resurser som krävs. Genom samverkan kan en del av dessa problem och hinder minskas eller helt avhjälpas och kostnaderna fördelas över flera parter. Detta kräver dock en solidarisk inställning hos de deltagande kommunerna är kostnader och resurser ska fördelas. 7 Dokumenttyp Rapport Område 4 Finansiering I grunden kan finansiering vara i form av anslag, som intäkt (tjänstefinansiering) eller kombination av dessa. Anslagsfinansiering kan delas upp i några olika varianter: 1. 2. 3. 4. Rak, samma kostnader för alla parter. Proportionerlig, exempelvis belopp per invånare. Engångssumma, exempelvis startavgift, investering. Andra varianter. Exempel kan vara specialfall som stora kommuner eller passiva deltagare. Vilken finansieringsform man väljer beror på vilken samverkansform man väljer och vad som är juridisk möjligt, men ofta även utifrån hur tidigare samverkansprojekt finansierats och hur denna fördelning upplevts av deltagarna. 5 Kostnadsberäkning för kommunerna i Kalmar län I andra förstudier har det framkommit att kostnaderna är oberoende av hur stor organisationen är som införskaffar e-arkiv. Därmed finns det fördelar för framförallt mindre kommuner att samverka. Förvaltningskostnaden för e-arkiv beräknas inte öka. Enligt beräkningar från Riksarkivet skulle den totala kostnaden för att införa e-arkiv vara cirka 6-9 mkr om varje kommun skulle införa e-arkiv på egen hand. Västerås stadsarkiv har fått prisuppgifter från leverantörer som innebär att det för en medelstor kommun skulle kosta mellan 0,8-13 mkr. Därtill kommer den löpande driften. En möjlig lösning för att minimera kostnaderna och maximera utfallet är att skapa eller ansluta till någon form av gemensam organisation där flera kan vara med och dela på de specialister som behövs och stötta de resurser som idag finns ute i kommunerna. Utifrån detta underlag är en samverkan på regional nivå att föredra eftersom flera kan dela på kostnader och kompetens. 8 Dokumenttyp Rapport Område 5.1 Kostnadsberäkningar - exempel Exemplen nedan bygger på kostnadsberäkningar genomförda i samverkan med kommunalförbundet Sydarkivera. Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som Sydarkivera kommer att tillhandahålla förbundsmedlemmarna under år 2015: Funktioner som ingår i kommunalförbundet Sydarkiveras bastjänster: 1. Leveranser – avställning av information från verksamhetssystem för överlämnande till arkivsystem. 2. Arkivsystem – förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd – hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildningar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet – tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. Myndighetsfunktioner – tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer. Bastjänster Sydarkivera Sydarkivera Leverans Arkivsystem Råd och stöd, tillsyn Pilotprojekt Planera bevarande Utbildning Specifikationer Slutarkiv (förberedelser) Rådgivning Samsök Klassificerings- (förberedelser) schema Anslutande tjänster: Det är möjligt för förbundsmedlemmar att avtala särskilt om anslutande tjänster till självkostnadspris. Det kan till exempel handla om att få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller att få stöd i det lokala arbetet med att rensa och gallra i it-system. Tilläggstjänster: Det kommer också att finnas möjlighet att beställa tilläggstjänster till en avgift som fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga tjänster kommer att presenteras i en tjänstekatalog på Sydarkiveras webbplats. Informationskartläggning Rutiner och riktlinjer Källa: Sydarkivera – Verksamhetsbeskrivning 1.0, 2015-03-30 9 Dokumenttyp Rapport Område Exempel 1: Kostnad per kommun vid samverkan inom Kalmar län Befolkningsunderlag för 2014-15 (Källa SCB) Borgholm Emmaboda Hultsfred Högsby Kalmar Mönsterås Mörbylånga Nybro Oskarshamn Torsås Vimmerby Västervik Total: Procentuell Antal andel av personer befolkning År 1 10 681 4,5% 209 859 kr 9 009 3,8% 177 008 kr 13 738 5,8% 269 923 kr 5 782 2,5% 113 604 kr 64 676 27,5% 1 270 746 kr 13 057 5,5% 256 542 kr 14 498 6,2% 284 855 kr 19 714 8,4% 387 338 kr 26 301 11,2% 516 759 kr 6 925 2,9% 136 062 kr 15 297 6,5% 300 554 kr 35 920 15,2% 705 752 kr 235 598 100% 4 629 000 kr År 2 År 3 411 376 kr 346 979 kr 529 116 kr 222 692 kr 2 490 981 kr 502 887 kr 558 387 kr 759 280 kr 1 012 977 kr 266 715 kr 589 160 kr 1 383 450 kr 417 723 kr 352 333 kr 537 279 kr 226 128 kr 2 529 413 kr 510 646 kr 567 002 kr 770 995 kr 1 028 606 kr 270 830 kr 598 250 kr 1 404 795 kr 9 074 000 kr 9 214 000 kr Källa: Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera med bilagor. Exempel 1 visar kostnaderna om kommunerna i Kalmar län vill bygga upp en egen gemensam e-arkivorganisation motsvarande kommunalförbundet Sydarkivera. Beräkningarna bygger på det budgetunderlag som utarbetades inför bildandet av kommunalförbundet Sydarkivera och utgår från att samtliga kommuner i Kalmar län deltar. 10 Dokumenttyp Rapport Område Exempel 2: Kostnad per kommun vid anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera Befolkningsunderlag för 2014-15 (Källa SCB) Borgholm Emmaboda Hultsfred Högsby Kalmar Mönsterås Mörbylånga Nybro Oskarshamn Torsås Vimmerby Västervik Total: Procentuell Anslutningsavgift Årsavgift år 1 Antal andel av (engångskostnad), (årsavgift + personer befolkning 4 kr/invånare anslutningsavgift) 10 681 4,5% 42 724 kr 252 724 kr 9 009 3,8% 36 036 kr 210 036 kr 13 738 5,8% 54 952 kr 324 952 kr 5 782 2,5% 23 128 kr 143 128 kr 64 676 27,5% 258 704 kr 1 558 704 kr 13 057 5,5% 52 228 kr 312 228 kr 14 498 6,2% 57 992 kr 347 992 kr 19 714 8,4% 78 856 kr 468 856 kr 26 301 11,2% 105 204 kr 615 204 kr 6 925 2,9% 27 700 kr 167 700 kr 15 297 6,5% 61 188 kr 361 188 kr 35 920 15,2% 143 680 kr 843 680 kr 235 598 100% 942 419 kr 5 512 419 kr Årsavgift år 2 210 000 kr 180 000 kr 270 000 kr 120 000 kr 1 300 000 kr 260 000 kr 290 000 kr 390 000 kr 510 000 kr 140 000 kr 300 000 kr 700 000 kr 4 670 000 Källa: Kostnadsberäkning från kommunalförbundet Sydarkivera 2015-03-24. Kostnadsberäkningen utgår från att samtliga kommuner i Kalmar län ansluter sig. Om en enstaka kommun ansluter ska årsavgiften för den kommunen räknas upp med cirka 30 % enligt uppgift från kommunalförbundet Sydarkivera. 11 Dokumenttyp Rapport Område Källor: Sydarkivera – Verksamhetsbeskrivning 1.0, 2015-03-30, Mål och inriktning för verksamheten (dnr SARK.2015-07), Sydarkivera Preliminär kostnadsberäkning från kommunalförbundet Sydarkivera, Mats Porsklev 2015-03-24 Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera med bilagor, 2015-01-01, Sydarkivera PP-presentation om Sydarkivera, Mats Porsklev, eArkiv Kalmar läns workshop i Mönsterås 2015-0130. Projektdirektiv för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län Projektplan för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län 12
© Copyright 2024