1. No category

KUNGÄLVS
MOTOR- OCH SEGELBÅTSSÄLLSKAP
KMS MOT 2020?
KMS organisation i
framtiden.docx
Styrelsen förstår att många är upprörda och förundrade över beslutet att säga upp våra hamnkaptener plötsligt och utan att vi först gått ut med bakgrundsfakta. Detta kan uppfattas som konstigt sätt att agera. Som arbetsgivare var vi förhindrade att gå ut med fakta i förväg eftersom man först skall förhandla med facket när man gör en omorganisation och som vald styrelse har man uppdraget att driva hamnen inklusive personalfrågorna. Vi har insett att frågan är större än vad vi i styrelsen sett det och i efterhand förstått att vi skulle haft informationen framme tidigare. Styrelsen ser ju att hamnen åldras och åtgärder behövs genomföras för att hamnen skall fortsätta att vara den finaste hamnen på kusten och den måste vara säker att vistas i så att ingen skadar sig eller att hamnanläggningen inte är redo att användas när man kommer ut med sin båt. För att komma till rätta med detta så behöver vi effektivisera och förändra vårt sätt att sköta hamnen Styrelsens vision är att på ett öppet sätt möta medlemmarna där vi lyckas att göra våra köer mer transparenta, att göra hamnen mer tillgänglig och hamnens underhåll går mot nyskick istället för åldrande och vi har ett förståndigt förhållningssätt till framtiden och de generationer som skall använda vår hamn när inte vi längre orkar ha båt. Bakgrund Som ni säkert vet är KMS en av västkustens största fritidsbåtshamnar. Hamnen etablerades 1978 ute på Nordön i anslutning till Marstrandsvägen och 1985 byggde vi ut med vår norra hamnanläggning. KMS är en hamn som ägs till 100% av medlemmarna. Vi har idag ca 2 100 medlemmar och 1 250 båtplatser. KMS styrelsen väljs varje år av en årsstämma. Styrelsen har som uppdrag att ta ansvar för klubben och hamnens verksamhet. Det innebär att se till att hamnen och medlemmarnas pengar förvaltas på ett förståndigt sätt och att vi har en säker hamn att vistas i. Med en hamnanläggning som är 37 och 30 år gammal så ser vi att hamnen börjar åldras och vi står inför utmaningar att se till att detta får ett slut. Vi måste öka tempot på underhåll och måste förbereda oss för ett nytt sätt att få åtgärder genomförda i hamnen. Organisationen 1978 jämfört med 2015 Den nuvarande organisationen vi har, blev satt i samband med uppstarten av hamnen och har inte förändrats sedan dess. Styrelsen ser inte att hamnens behov numera är samma som det var för 37 år sedan. För 37 år sedan hade vi en ny anläggning med ett minimalt underhållsbehov och betydligt mindre administration. När sedan norra hamnanläggningen kom till så fick vi ytterligare en ny anläggning. Antalet båtar att sjösätta och torr sätta ökade naturligtvis, men det löste vi genom att köpa timmar ifrån lyftföretag, som vi fortfarande gör 5 helger/år. Det administrativa arbetet ökade något, men inte så mycket. Underhållet var i princip oförändrat, den första hamnen var bara 7 år gammal. Det krävdes inget stort arbete med att laga saker. Nu 30 år senare, så är detta helt förändrat. Till viss del också pga. av samhällsförändringar där folk ser på ett annorlunda sätt på sitt båtliv än tidigare. Vi administrerar bl.a. ca 330 andrahandsplatser varje år. Det är en hel del försäljning av platser, arv av platser och så vidare. Vi märker att folk kräver att vi har en högre närvaro på telefon än vad vi upplevt tidigare. Förutom detta så kommer också det ökade underhålls behovet. Allt detta samlat har lett till det beslut styrelsen har fattat att vi behöver göra en organisationsförändring. KMS organisation i
framtiden.docx
Hamnen har alltid haft två hamnkaptener där fokus varit att serva medlemmar och se till att vi får våra båtar i vattnet och upp på land. 1978
1978
Upptaging
Sjösättning
Administration
Underhåll
Lite förenklat kan vi säga att 1978 hade våra anställda som huvudfokus att hantera upptagningar, sjösättningar samt en del medlemsförfrågningar och underhållet var minimalt. 1985
1985
1978
Upptaging
Sjösättning
Administration
Underhåll
KMS organisation i
framtiden.docx
1985 tillkom vår norra hamnanläggning vilket gjorde att vi fick ett nästan dubblerat antal båtar att sjösätta och ta upp ur vattnet. Vi hade en något ökande administration och underhåll, men det var fortfarande en liten del av det dagliga arbetet. 2015
2015
1985
1978
Vi ser idag 2015 att numera så står det administrativa arbetet och underhållsarbetet för mer arbete än hanteringen av båtarna. Det är naturligtvis svårt att kvantifiera detta i exakta siffror eftersom det är så vitt skilda arbeten, men den typ av personal vi har haft fram tills nu, är inte riktigt den personal som vi ser behov av i framtiden. Utöver detta så ökar också kraven på vårt miljöarbete med bl.a. ett reningsverk och detta belastar vår personal. 2025
2025
2015
1985
1978
KMS organisation i
framtiden.docx
Om man tittar ännu längre fram i kristallkulan mot 2025, så är detta naturligtvis svårt, men det vi vet är att antalet båtar att sjösätta och ta upp kommer inte förändras något nämnvärt eftersom vi inte har ytor som tillåter mer båtar att hantera. Det kan bara skilja på ca 10% upp och ned i antal beroende på storleken på båtarna. Att hamnunderhållet ökar kan vi däremot vara helt säkra på och vi misstänker att det administrativa arbetet ökar med tanke på den generation av medlemmar som sakta försvinner ut ur vår hamn vilket medför fler arv och försäljningar av båtplatser. Miljöfrågorna kommer definitivt att öka. Detta är något vi sett en stadig ökning på de senaste tio åren. Att då stillasittande bara titta på och inte göra en nödvändig strukturförändring är inte ok och därför har styrelsen sett det som nödvändigt att starta förändringsarbetet. Underhållet och färdig samt säker hamn Styrelsen pratar om att hamnen inte underhålls i den utsträckning som det behövs. Vad menar man med detta egentligen? Här följer ett litet antal bilder på saker som visar på hur det såg ut i vår hamn för en dryg månad sedan. Bild 1) Lyktstolpen på vår vågrytare i södra hamnen har kraftiga rostangrepp. Bild 2) Vi kan inte låta det ta flera månader för att åtgärda enkla saker. Bild 3) Om man tittar på våra bryggor, så är många av våra lemmar mellan bryggorna i mycket dåligt skick Bild 4) Alla bryggor hänger inte ihop Dessa 4 bilder kan kanske kännas som små saker, men om man öppnar sina ögon, så ser det ut så här på för många ställen i hamnen. Dessa bilder är bara en liten del i ett mycket mer omfattande dokument. Det är små saker som måste åtgärdas innan det blir stora saker. Vi måste vända den nedåtgående trenden innan de små sakerna blir till stora kostnader. Än så länge är det görbart, men hur länge vill medlemmarna att vi väntar med åtgärder? KMS organisation i
framtiden.docx
Det är också viktigt att vi alla föregår med gott exempel på hur vi vill att det skall se ut i vår hamn. Om inte vi själva ser till att snabbt underhålla saker så blir det ”tillåtet” för medlemmarna att också slarva. Detta är kontinuerligt viktigt arbete som inte får fallera. Detta är de bitar man direkt kan se underhållsbehovet på. Sedan har vi ett större, mer bekymmersamt underhåll som är mer smygande. Våra bryggor. Vi skjuter kontinuerligt fram livslängden på våra bryggor. Vi vet inte hur länge de håller. För några år sedan pratade vi om 30-­‐35 år. Idag är de 37 år i södra hamnen. Än så länge håller de, men några lutar betänkligt. Vi har haft stora frostskador på H-­‐bryggan som åtgärdats, men vi vet inte livslängden och detta är något vi måste planera för både ekonomiskt och resursmässigt. Sedan måste vi återigen börja fundera på djupet i den norra hamnen. I och med att båtarna tenderar att gå djupare för varje år så märker vi att många har problem att komma åt sin plats, speciellt på våren då vattnet i regel är lägre. Behöver vi muddra eller klarar vi det genom att bara flytta båtarna till andra platser? Utöver detta har vi det styrelsen nu under denna säsong pratat om. ”färdig och säker hamn”. Det blev så uppenbart i år när vår hamn inte var klar i samband med sjösättningen av båtar. Bild 5) Stormen i december skadade den anslutningsdel till A-­‐
bryggan i Norra hamnen kraftigt. Åtgärd genomfördes först i april när båtar var i hamnen. Stora risker för skador förelåg då folk försökte ta sig ut. Bild 6) Det saknades under många veckor denna anslutningsdel på A-­‐
bryggan. Stora skaderisker om någon råkat gå där utan att se sig för. Bild 7) Lämmen till bryggan vid rampen kom inte i vattnet förrän i slutet på maj. Vår hamn var inte färdig att möta medlemmar. Bild 8) Stormen i januari skadade vår gångstig kraftigt. Gick inte att åtgärda förrän sent i maj pga åtkomst. Skaderisk fanns När det börjar bli dags att sjösätta båtarna och då den större andelen av medlemmarna börjar komma ut i hamnen så måste det vara en färdig och säker anläggning som möter dem/oss. Det får inte förekomma dödsfällor för våra barn (eller vuxna heller för den delen). Vi måste se till att vår hamnanläggning är klar i god tid att ta emot båtarna och man skall på ett säkert sätt kunna röra sig i anläggningen. Så var det inte 2015, och detta är något vi måste ta krafttag på till 2016. KMS organisation i
framtiden.docx
Vad är det styrelsen egentligen föreslår Pga den då pågående uppsägningen så var styrelsen förhindrade att förklara vårt arbete, men eftersom detta nu inte är uppe som ett ärende så kan styrelsen förklara sin ståndpunkt. Idag kräver vi det omöjliga av våra anställda. De skall kunna svetsa, köra truck, bygga anläggningar, ta hand om IT-­‐
frågor, svara i telefon, vara serviceinriktad, hantera människor, driva frågor och kunna prata med myndigheter, driva entreprenader med mera, med mera. Det är ett orimligt krav vi ställer och detta måste vi komma tillrätta med. Vår verksamhet bedrivs idag enligt en ”stafettpinne” princip. Vi är helt beroende av två personer som skall sköta vår verksamhet i en serie av händelser. Det medför att vi är känsliga för yttre påverkan som väder och andra arbetsuppgifter som gör att det blir svårt att hinna med i tid, men med en organisation där underhåll, administration och sjösättning/upptagning är frikopplade från varandra ger större möjlighet att hinna klart i tid. Risken för att vi missar tidpunkten då hamnen måste vara säker och ”färdig” för medlemmar är stor och vi har svårt att hinna med underhållet i den utsträckning som krävs. Därför föreslår styrelsen denna omorganisation, där arbeten kan pågå parallellt på ett mer följsamt sätt än vad vi gör idag. Båthantering och underhåll sker helt oberoende av varandra och om väder eller andra saker skulle påverka den ena så förskjuts inte den andra osv. Därför ser styrelsen att detta är ett betydligt mer flexibelt och effektivare sätt att driva hamnen. KMS organisation i
framtiden.docx
Som nämnts tidigare i detta dokument så ser inte styrelsen längre att sjösättning och upptagning är de huvudsysslor som upptar mest tid utan det har förändrats till att bli annat fokus. Vi behöver få till en lösning där vi får rätt person, på rätt uppdrag, vid rätt tidpunkt Styrelsen vill omorganisera med två tjänster. Det är alltså två helt annorlunda tjänster mot de vi har idag. Vi ser att en av de viktigaste funktionerna vi har i vår hamn idag är på det administrativa planet. Det behövs förstärkning inne på kontoret med de administrativa tjänsterna. Vi har under många år haft ett företag som heter Anwass till vår hjälp med bokföring, löner, betalningar osv osv. De kommer inom kort att försvinna (pga ålder). Styrelsen föreslår därför att kontoret bemannas till 75% av en person som tar hand om all bokföring, betalningar och all administration av köer, bokningar av olika slag, samt telefon. Telefontiden kommer därför kunna ökas med 400% från 7,5 timmar till 30 timmar/vecka. Detta är ju ett av de mest kritiserade områden vi har i hamnen. Folk är inte nöjda med att det är svårt att komma fram med sina frågor via telefon. Vi som fortfarande arbetar dagtid behöver kunna få svar på frågor via telefon eftersom vi inte har samma möjlighet att ta oss ut till hamnen och söka upp någon. Den andra tjänsten styrelsen vill inrätta är en hamnchef eller driftschef. Det är alltså en person som fokuserar på att ta hand om de entreprenörer/små företag som vi redan idag arbetar mycket med. Hamnchefens uppdrag blir att bistå styrelsen med projektledarskap, upphandlingar och planering av nya mindre företag, vid de toppar som finns vid upptagningar, sjösättningar och bombyten samt inköp av andra entreprenader. Upptagning och sjösättning vill styrelsen göra med hjälp av externt företag. Vi ser att vi kan få upp båtar snabbare och vi kan utöka tiderna till att också innefatta en del kvällar. Efter dialog med några olika företag så är det möjligt att få upp 95% av båtarna på 30 dagar vilket skulle innebära att de långa väntetider som vi idag har (upp emot 70 dagar) inte skulle behöva förekomma. När vi i styrelsen pratar om omorganisationen med medlemmarna, så möts vi oftast av en stor förståelse för vad det är vi ser som problem, men får också följdfrågan ”varför kan vi inte behålla befintlig personal och fylla på med de övriga två tjänsterna?” Det är klart att många av de sysslor som behövs göras i hamnen görs redan idag och kan fortsätta att göras, men vi kan inte ha vår personal som kostar 110 000kr/månad som inte är 100% belagda, utan det är de sysslor som återkommer då och då som vi skall hyra in för kortare uppdrag, det kan man inte bemanna med egen personal kontinuerligt, då blir det för dyrt. T.ex. bomhanteringen är ju ett typiskt sådant arbete. Det sker varje år, men det sker under en begränsad period, då skall man hyra in personal till ett sådant jobb istället för egen bemanning. Styrelsens arbete Styrelsen har idag en samlad erfarenhet av att driva hamnen på närmare 60 år och vi ser att under de senaste 20 åren så har arbetsbelastningen på styrelsen ökat avsevärt. Styrelsen gör delar av det arbete vi ser att den nya rollen som hamnchef/driftsansvarig behöver ta över. Det är inte rimligt att man skall kräva att en ideell styrelse skall lägga så mycket av sin privata tid utan styrelsen behöver avlastning och det är också därför vi har anställd personal. Idag ägnar styrelsen mycket tid på att planera och följa stora arbeten som vi har med olika entreprenörer, som istället bör hanteras av anställd personal. Om vi skall fortsätta med organisation som idag så behöver vi sätta upp helt andra kriterier för hur vi väljer styrelse. Med den arbetsbelastning som nu är, behöver flertalet vara pensionärer för att hinna med, samt man bör ha minst en eller två som är vana vid att beställa arbeten, upphandla entreprenader samt handskas med entreprenörer. Styrelsen får alltså vara förberedd på att lägga ännu större arbete och engagemang för att fylla de hål i den organisation vi sitter med idag. Frågan är dock om det är rimligt att förvänta sig att intresset för att ta en aktiv del i det ideella arbetet i klubben kommer att öka i framtiden. Det är ju redan svårt för valberedningen att få personer på alla poster. Om man dessutom behöver vara mer specifik på vilken typ av personer man behöver rekrytera, då ökar ju svårigheten ytterligare. KMS organisation i
framtiden.docx
Ryktesspridningen om försäljningen av klubben Styrelsen kommer inte i detta dokument lägga stort fokus på all den ryktesspridning som förekommit eftersom det enbart är lösa rykten utan någon grund, men vi vill förtydliga en sak som vi anser extra viktig. Det har förekommit en diskussion om att klubben skall göras om till aktiebolag och säljas till ett riskkapitalbolag. Detta är naturligtvis helt fel och det kommer aldrig hända så länge som denna styrelse sitter på dessa poster. Våra stadgar omöjliggör det också utan ¾ majoritet av medlemmarna. Ryktet kan grunda sig i momsfrågan som varit uppe på EU nivå under många år. Det har alltså hängt över alla föreningar i Sverige ett kommande krav på att Sverige inte skall få behålla sitt sätt att handskas med momsen på föreningsverksamhet. Detta har vi följt och diskuterat under lång tid i styrelsen. Som det är idag så betalar vi moms på allt som vi köper, saker och tjänster. Det innebär att vi betalar 25% mer än vad vi hade gjort om vi hade gjort oss momsredovisningsskyldiga. Att ha det som vi har det är bara fördelaktigt när våra kostnader är låga. Om/när våra kostnader ökar så ökar nyttan med att vara momsredovisningsskyldig, men brytgränsen är svår att identifiera så styrelsen har skjutit denna fråga på framtiden än så länge. KMS organisation i
framtiden.docx
Styrelsen i juli 2015