1. No category

ISystemansvariga på Beställarenheten - Göteborg Stad
faktablad 2014
IT är ett verksamhetsstöd och
kommunikation är dess möjliggörare
Vår serie av intervjuer med profilerna på beställarenheten fortsätter en bit in
på 2014. Beställarenhetens 23 anställda har hunnit flytta från SLK och är idag
en välkommen och självklar del av intraservice. Mimi Lopez berättar gärna om
hur roligt det är att arbeta i den nya miljön.
– Jag är definitivt ingen morgonmänniska, men bara tanken av att komma till jobbet där en massa
trevliga problem väntar på att lösas får mig att hoppa direkt ur sängen varje morgon, så kul är det att
jobba med de uppdrag vi har!
Mimi började arbeta på beställarenheten i april förra året och på heltid sedan i september. Hon är
systemansvarig för stadens särprofilerade webbplatser och Intranätet och dessutom har hon mycket
av ett samordnings- och koordineringsansvar för IT-verktyg (IT-arbetsplats), IT-infrastruktur och ITplattform.
– Det kan ta en liten stund att komma in i rollen, men ett bra tips är att få ”kartan” i huvudet med
hjälp av en mix av arbetsuppgifter som går tvärs över våra olika tjänsteområden och vara envist
nyfiken på allt. Nyfikenheten gör att man bygger ens egen kompetens på bredden utan att ens
anstränga sig, säger Mimi.
IT i vår stad betyder inte bara data, program och det där tekniska som bara nördar förstå. Inte alls, IT
bär på all infrastruktur och resurser som en modern stad behöver för att kunna förvaltas och
utvecklas och vi anställda behöver och nyttjar den i det mesta vi gör. Sedan hjälper det att komma
ihåg att IT som verksamhetsstöd alltid realiseras med hjälp av kommunikation mellan oss
medarbetare. Med andra ord: det blir ingen nytta av IT utan att effektivt kommunicera om just IT,
menar Mimi innan vi går vidare med intervjuns frågor.
HUR SER DIN VARDAG UT SOM SYSTEMANSVARIG?
Det är en komplex värld vi jobbar i och vi utformar rollen utifrån uppdragsbeskrivningar som
anpassas till de mål och behov som finns i de tjänstområden som vi ansvarar för, menar Mimi.
– Jag har en hel del samordning och koordineringsansvar, dagarna kantas därför av väldigt många
möten och avstämningar. Mina kollegor och jag räknade nyss till över 250 möten, per person, som är
inplanerade för 2014! Vi strävar hårt mot effektiva arbetsmöten, men de är många som behövs.
Sedan tillkommer spontana möten och möten som krockar med varandra. Året har trots allt bara
224 arbetsdagar. Möten hålls som fysiska träffar, telefon eller videokonferens, de är våra verktyg
och kontaktytor med verksamheterna.
Som systemansvariga så organiserar, planerar och koordinerar vi förvaltningsarbetet för våra
tjänster och tjänsteområden. Mycket tid går även åt att vara pedagogisk och skapa en gemensam
bild av det som ska göras, både internt på intraservice och gentemot verksamheterna i staden.
– Jag upplever att vi har en fantastiskt trevlig arbetsmiljö, inte bara i vår egen enhet utan nu när vi
finns på intraservice. Vardagen är präglad av professionalism, toppkompetens, öppenhet och glädje,
samtidigt som vi ständigt sysslar med problemdefiniering och lösningar och ett högt leveranstempo.
INTRANÄT FÖR STADEN VÄXER FÖR VARJE DAG
Mimi är systemansvarig för intranätet vilket innebär ansvar för att organisera, strukturera och
planera förvaltnings- och utvecklingsarbetet med stadens intranät utifrån verksamheters behov och
förväntningar. Då handlar det om den tekniska dimensionen som ska vara synkad med stadens
verksamheters mål och vision för intranätet.
– Det är en hel del som händer kring intranätet just nu. Intranätet växer och flera intressenter
tillkommer, vilket innebär att det blir en betydligt större plattform med nya och fler behov. Det som
implementeras just nu är en egen miljö för intranätet, som hittills delat miljö med stadens webbplats
goteborg.se. Här införs en inloggning som gör det möjligt för användarna att hantera ett eget
innehåll under specifika sidor och bestämma åtkomst till det. Vi utökar också sidmallarna i verktyget,
vilket ökar flexibiliteten och möter det behov som finns, berättar Mimi.
Olika verksamheter har helt enkelt olika behov och samtidigt ska intranätet vara den officiella
kanalen för intern information och kommunikation och ge service till nästan 50 000 anställda. Det är
inte tekniken som är ledord i intranätets utveckling, tekniken löser det som verksamheterna
bestämmer sig för att beställa. Ledordet är förankring och enighet hos verksamheterna för att
utveckla intranätet utifrån en gemensam bild och samlade kompetenser, menar Mimi.
PROJEKT SAMORDNAD UTSKRIFTSHANTERING KRÄVER NOGGRANT SAMPEL
Det är flera aktiviteter som startats på verksamheternas initiativ där det finns en vilja att förnya sina
arbetsredskap och arbeta exempelvis mobilt eller testa andra lösningar.
– Det är superkul att initiativen finns! Vår ambition på beställarenheten är att få ett samlat grepp på
alla initiativ och aktiviteter för att sätta dem i ett gemensamt sammanhang där flera intressenter
gynnas av resultaten och vidareutvecklingen.
Samordnad utskriftshantering är exempel på ett projekt där samarbetet mellan verksamheter,
beställarenheten och utförare är A-O för att lyckas med breddinförandet och nyttohemtagningen.
Mimi frontar beställarrollen och är entusiastisk över samarbete med förvaltningar som trots en
intensiv höst satsat på att börja med breddinförandet nu i början av januari.
– Vi kommer att jobba i projektet med samtliga stadsdelar och vissa fackförvaltningar under 20142016. Kontinuerlig information om våra projekt kommer att skickas ut via IT i staden.
KOORDINERING AV AKTIVITETER INOM IT-VERKTYG OCH IT-INFRASTRUKTUR
– Som systemansvarig företräder vi som sagt verksamheterna. Vi håller kontinuerligt en dialog och
samverkar med dem och träffas under mer planerade former på systemansvarsforum. Jag har en roll
som facilitator/koordinator för IT-verktyg (IT-arbetsplats), IT-infrastruktur och IT-plattform. Vi
behöver kommunicera mer, lära med av varandra och skapa synergier i grupperna, menar Mimi.
Det finns ett påtagligt stort informations- och kommunikationsbehov kring IT-arbetsplats och ITinfrastrukturfrågor ute i verksamheterna. Sedan i våras har vi arbetat tillsammans för att hitta
formen och arbetssättet för våra forum. Fokuset är satt på att främja det faktiska arbetet som görs i
grupperna och nå alla med information. Mer om detta kommer vi att ha nu under de kommande
veckorna.
Vi siktar även på att bearbeta tjänstebeskrivningar utifrån kundernas perspektiv och intresse. Det
gäller att underlätta för dem vad de kan förväntar sig av en tjänst som de beställer. Att
målgruppsanpassa våra dokument och information betyder även att lyfta upp tjänsten som sådan, i
stället för ingående tekniska beskrivningar och specifikationer.
EFFEKTIV KOMMUNIKATION STARTAR HOS OSS PÅ VÅR EGEN ENHET
Det är alltid klokt att börja gräva där man står. Beställarenhet har sedan i höstas satsat på att få mer
insyn i kollegornas uppdrag och visualisera beröringspunkter och beroenderelationer hos dem.
Lösningen som Mimi och Demis Stavridis, förändringsledare på beställarenheten, tog fram blev i
form av en ”typ” av kanban-tavla för hela enheten. Resultaten och effekterna hämtas direkt: vi vet
vad vi gör och identifierar bromsklossar och flaskhalsar och åtgärdar dem på momangen.
– Jag känner personligen att vi har ökat den effektiva kommunikationen i vår grupp och kan axla
utmaningen av att utöka den i vår samverkan med verksamheterna, säger Mimi.
KORTFATTAT OM DIN BAKGRUND
Forskare och doktorand inom teoretisk och praktisk filosofi, hittade vägen till webben,
kommunikation och IT efter en tid på Chalmers där man lekte med AI, konst och robotar. Har arbetat
i staden sedan 2007.
VAD GÖR DU NÄR DU INTE ARBETAR?
Sover länge. Lever i symbios med min siameskatt, där elektronisk musik, opera, böcker, filmer och
även en del fysiska och sociala aktiviteter ingår. TTT (tankar tar tid och kan äta upp hela helger).