Malmö stad 1 (9) Kulturnämnden Föredragningslista Sammanträdestid 2015-11-18 kl. 14.00 Plats Magasinet Ledamöter Ersättare Kommunalråd Övriga deltagare Sylvia Björk (S)), ordförande My Gillberg (MP), 1:e vice ordförande Linda Simonell Wirje (M), 2:e vice ordförande Christina Melin Dahlvid (S) Göran Andersson (S) Cornelia Röjner (M) Anna Halses (FP) Fiona Winders (V) Kent Nykvist (SD) Åsa Svensson (S) Kenneth Hansson (S) Eva Jönsson (S) Mirjam Katzin (V) Beatrice Gustavsson (MP) Gert Tornberg (M) Hector Boquist (M) Amanda Onsberg Brumark (FP) Nadja Strand (SD) Frida Trollmyr (S) Jenny Eliasson, Vision/TCO Max Emland, Kommunal Patrik Nilsson/Marita Wästerfors, SACO Elisabeth Lundgren, kulturdirektör Anne Mattsson, ekonomichef Michael Holmkvist, förvaltningscontroller Dick Fredholm, kommunikationschef Fredrik Elg, utvecklingschef Katarina Carlsson, tf museichef Torbjörn Nilsson, stadsbibliotekarie Cecilia Widenheim, konstmuseichef Adam Hidestål, stadsarkivarie Olga Schlyter, stadsantikvarie Cecilia Widenheim, konstmuseichef Mats Fastrup, adm. chef konsthallen Jarl Lorensson, kulturskolechef Jarl Hoffman, projektledare Linnea Eriksson, projektledare Rudy Mengesha, projektledare 2 (9) 1. Val av justerare samt datum för justering Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att utse Linda Simonell Wirje (M) att jämte ordförande justera dagens protokoll 2015-11-30 . 2. Anmälan av kulturnämndens protokoll Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga protokollet till handlingarna. Beslutsunderlag • Kulturnämndens protokoll 2015-10-22 3. Anmälan av arbetsutskottets protokoll Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga protokollet till handlingarna. Beslutsunderlag • Arbetsutskottets protokoll 2015-11-09 4. Anmälan av delegationsbeslut Sammanfattning Sammanställningar över fattade delegationsbeslut inom kulturförvaltningen. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga anmälda beslut till handlingarna. Beslutsunderlag • • • • • Sammanställning Malmö stadsbibliotek 2015-10-27--11-03 Sammanställning stadsantikvarien (Malmö Museer), oktober 2015 Sammanställning Malmö Konstmuseum 2015-09-15--10-30 Sammanställning Malmö Konsthall 2015-10-01--10-31 Sammanställning Malmö Museer 2015-10-31--11-11 3 (9) • Sammanställning kulturkansliet 2015-10-06--10-31 5. Anmälan av inkomna skrivelser Sammanfattning Sammanställning över inkomna skrivelser. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag • Sammanställning inkomna skrivelser 2015-10-31 6. Utfallsprognos 2, 2015 KN-2015-3603 Sammanfattning Kulturnämndens prognos i den sista utfallsprognosen för året är ett överskott med 2 500 tkr som enbart beror på fondintäkter som ska finansiera konstinköpen/investeringarna för året. Samtliga institutioners prognos för helåret är +-0. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att fastställa kulturnämndens utfallsprognos 2, 2015, enligt förslag i ärendet. Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Utfallsprognos 2, 2015 Utfallsprognos 2, 2015 7. Riskanalys för intern kontrollplan 2016 KN-2015-3263 Sammanfattning Bifogad dokumentation från genomförd riskanalys ligger till grund för den interna kontrollplan som årligen upprättas. Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls och att förvaltningens processer och organisation är ändamålsenlig. Planen har sin utgångspunkt i de risker som prioriteras genom riskanalysen. Årets riskanalys har genomförts av tjänstemän med bakgrund från olika verksamheter inom 4 (9) förvaltningen, med syfte att identifiera risker som negativt kan påverka uppfyllande av mål eller hindra förvaltningen från att utföra dess uppdrag. Dessa risker har bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens, vilket framgår i den riskmatris som är bilagd. Utöver de risker som förvaltningen har identifierat, ingår tre kommungemensamma granskningsområden som tagits fram av stadskontoret och besluts av kommunstyrelsen. Dessa är markerade i fetstil och alla nämnder ska granska dem under 2016. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att ärendet tas upp som del av intern kontrollplan för 2016 vid kulturnämndens sammanträde 2015-12-17, att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Riskanalys för intern kontrollplan 2016 Bilaga – Riskanalys för intern kontrollplan 8. Remiss. Yttrande över Malmö stads krisberedskap samt Central krisledningsplan för Malmö stad KN- 20 1 5- 29 9 9 Sammanfattning Kulturnämnden har fått möjlighet att avge yttrande kring Program för Malmö stads krisberedskap 2016-2019 samt Central krisledningsplan för Malmö stad. Kulturnämnden ställer sig positiv till ärendet och har ingenting att erinra. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att anta förslag till yttrande och översända det till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag • • • Tjänsteskrivelse Yttrande – Program för Malmö stads krisberedskap 2016-2019 Program för Malmö stads krisberedskap 2016-2019 Central krisledningsplan för Malmö stad 9. Förslag till ny renhållningsordning för Burlöv och Malmö KN-2015-2998 Sammanfattning En renhållningsordning för 2016-2020 har tagits fram på uppdrag av tekniska nämnden i Malmö och kommunstyrelsen i Burlövs kommun. Renhållningsordningen består dels av 5 (9) lokala föreskrifter för avfallshantering, dels av en avfallsplan som är ett strategiskt dokument om kommunernas utvecklingsarbete på avfallsområdet de kommande fem åren. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att anta förslag till yttrande och översända det till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag • • • • • Tjänsteskrivelse Förslag till ny renhållningsordnng för Burlöv och Malmö Förslag till yttrande Tjänsteskrivelse Utställning av förslag till ny renhållningsordning för Burlöv och Malmö, VA Syd Föreskrifter för avfallshantering 2016 – 2020 Avfallsplan 2016 - 2020 10. Lokalförsörjningsplan för kulturnämnden 2016 – 2025 KN-2015-3605 Sammanfattning Som en del av kulturförvaltningens arbete med den kulturella infrastrukturen, pågår flera projekt inom förvaltningens lokaler syftande till att förbättra lokalernas kvalitet, effektivitet och ändamålsenlighet. Lokalförsörjningsplanen beskriver, utöver nuläget, även kommande lokalbehov, planerade och önskade projekt tio år framåt i tiden och ger en bild av kommande investeringar och hyreskostnader. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att anta lokalförsörjningsplan för kulturnämnden 2016-2025 enligt förslag i ärendet. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse Lokalförsörjningsplan för kulturnämnden 2016-2025 11. Delrapport. Utredning om organisation för Centralmagasinet KN-2015-3606 Sammanfattning Under 2015 har en arbetsgrupp med representanter från de verksamheter vilka bedriver verksamhet på Centralmagasinet, tillsammans med medarbetare från kulturkansliet, genomfört utredning om Centralmagasinet, dess nuläge och framtid. Utredningens fokus har legat på frågor kring organisation, lokal/säkerhet och samlingarna samt deras hantering. De fotografiska samlingarnas fortsatta hantering är ännu inte färdigutredd. 6 (9) Delrapporten omfattar nulägesanalys samt förslag till fortsatt arbete. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande muntliga rapport avseende organisation för Centralmagasinet, att ge kulturdirektören i uppdrag att fortsätta utreda organisationen för Centralmagasinet inklusive plan för lokaler och hantering av de fotografiska samlingarna, att avrapportering ska ske till kulturnämnden under våren 2016. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse Utredning om organisation för Centralmagasinet 12. Naturskolans överförande till kulturnämnden KN-2015-2883 Sammanfattning Pedagogisk inspiration Malmö har fått ett nytt uppdrag av skolförvaltningarnas styrgrupp, vilket ställer nya krav på dess organisation. Mot bakgrund av detta behöver verksamheten inom Malmö Naturskola anpassas, och förslaget är att överföra delar av naturskolans verksamhet och resurser till kulturnämnden. Kulturförvaltningen ser positivt på detta, och föreslår att verksamheten integreras med Malmö Museers pedagogiska verksamhet, där det finns en bred och gedigen kunskap och erfarenhet av utepedagogik, och redan etablerade samarbeten med naturskolan varför en överföring har goda förutsättningar att generera synergier som kommer barn och unga i Malmö och övriga Skåne till del. Förslag till beslut att kulturnämnden fr.o.m. 1 januari 2016 övertar ansvaret för delar av verksamheten vid Malmö Naturskola, att totalt 1 920 tkr överförs till kulturnämnden från grundskolenämnden, förskolenämnden samt arbetsmarknads-gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, att utvärdera de ekonomiska beräkningarna efter ett år för eventuell revidering. Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Naturskolans överförande till kulturnämnden KN-2015-2883 Tjänsteskrivelse Förslag till hur delar av Naturskolan kan överföras till kulturnämnden GRF-2015-9489, GYVF-2015-3785, FSKF-2015-6044. 7 (9) 13. Jämställdhets- och mångfaldsplan 2013 - 2016 KN-2015-3604 Sammanfattning Jämställdhets- och mångfaldsplanen är gemensam för kulturförvaltningens samtliga institutioner och verksamheter. Planens syfte är att alla medarbetare ska kunna delta i förvaltningens jämställdhets- och mångfaldsarbete, såväl internt som externt, för att främja allas delaktighet av kultur. Planen ligger till grund för förvaltningens jämställdhets- och mångfaldsarbete och ger den struktur förvaltningen behöver för att kunna genomföra arbetet. Planen fastställdes av kulturnämnden 2013-01-31 och uppdateras årligen för att stämma med det pågående arbetet. Jämställdhet- och mångfaldsplanen har sin utgångspunkt i de kommuncentrala styrdokumenten och diskrimineringslagen (2008:567). Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga ärendet till handlingarna. Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Jämställdhets- och mångfaldsplan 2013-2016 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2013-2016 14. Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2015 KU-2015-3498 Sammanfattning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. Ett viktigt område är medarbetarnas arbetsmiljö. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2015 Bilaga Arbetsmiljörapport 2015 8 (9) 15. Förändring av avgifter på stadsbiblioteket och stadsområdesbiblioteken i Malmö KN-2015-3602 Sammanfattning Stadsbiblioteket och stadsområdesbiblioteken i Malmö vill höja förseningsavgifterna på medier samt ta bort kostnaden för hyrvideo och för lån utan/glömt lånekort. Avgiften per försenat exemplar har varit densamma sedan 1990-talet. Syftet med höjda avgifter är att öka incitamentet att lämna tillbaka medier i tid så att dessa blir tillgängliga för fler Malmöbor. Förslag är även att höja gränsen för vuxenkort till myndighetsåldern 18 år. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att höja avgiften per försenat exemplar till 3 kr per dag, att höja maxbeloppet per exemplar till 60 kr, att höja gränsen för spärr av låntagare till 150 kr, att avgiften på 10 kronor tas bort på lån utan/glömt kort, att en avgiftsfri dag införs dagen efter förfallodagen, att åldersgränsen för vuxenkort höjs från 16 till 18 år. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse. Förändring av avgifter på stadsbiblioteket och stadsområdesbiblioteken i Malmö 16. Tillsättning av chef för Malmö Museer 17. Information. Tillsättning av ny HR-chef Kulturdirektör Elisabeth Lundgren informerar. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. 9 (9) 18. Information och dialog. Kulturnämndens mål och åtaganden 2016 Förvaltningscontroller Michael Holmkvist informerar. (Information och dialog ca 45 min) Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. 19. Information. Verksamhetsstöd fria kulturlivet samt studieförbund Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. 20. Information från institutionerna Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna.