Styrelsemöte HHUS Agenda
Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se Mötesinformation Mötesdatum: 2015-05-20 Kl. 17.15 Mötesplats: Ansvaret Närvarande Post Anna Neglén Ordförande Daniel Saadat Vice Ordförande Lukas Norlund Sivermark Ledamot Sara Lundqvist Ordf. Ekonomiutskottet Johanna Witting Ordf. Näringslivsutskottet John Gunell Ordf. Sociala utskottet Adam Dahrén Ordf. Utbildningsutskottet Simon Fjellner Ordf. Pubutskottet Hanna Lundin Ordf. Marknadsutskottet Inbjudna Owe R Hedström Inspektor HHUS (närvarande till och med § 9) Maria Kapell Utbildningsbevakare, Umeå Studentkår Justeras __________________________ __________________________ __________________________ Simon Fjellner, Justerare Anna Neglén, Ordf Maria Kapell, Sekr 1(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se § 1. Mötets öppnande Föredragande: Anna Neglén Ordförande förklarar mötet öppnat kl. 17.13. § 2. Val av Sekreterare Föredragande: Anna Neglén Styrelsen beslutar: att § 3. utse Maria Kapell till sekreterare. Val av Justerare Föredragande: Anna Neglén Styrelsen beslutar: att § 4. utse Simon Fjellner och Anna Neglén till justerare för mötet. Föregående Protokoll Föredragande: Anna Neglén Bakgrund: Protokoll från tidigare styrelsemöte. Styrelsen beslutar: att § 5. lägga föregående protokoll till handlingarna. Godkännande av dagordningen Föredragande: Anna Neglén Styrelsen beslutar: att godkänna föredragningslistan med följande ändringar: att den ekonomiska rapporten utgår och blir istället § 8 Marknadsföringsrapport, att lägga till beslutspunkten Flytt av mandatperioden som blir första beslutspunkt, att lägga till de övriga punkterna § 19.1 Socialas outfit och § 19.2 Uniaden. 2(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se § 6. Närvarande Föredragande: Anna Neglén Styrelsen beslutar: att bevilja alla närvarande med yttranderätt. Meddelandepunkter § 7. Rapporter Föredragande: Styrelsen Bilaga: § 7. Verksamhetsberättelser Styrelsen beslutar: att § 8. lägga verksamhetsberättelserna till handlingarna. Marknadsföringsraport Föredragande: Hanna Lundin Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Marknadsföringsrapport Styrelsen beslutar: att lägga marknadsföringsrapporten till handlingarna. Beslutspunkter § 9. Flytt av mandatperiod Föredragande: Anna Neglén Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslut att godkänna flytt av mandatperiod Anna föredrar punkten och förklarar att detta är ett viktigt beslut att ta och det krävs att styrelsen är eniga och verkligen tänker igenom och kan stå bakom det beslut som fattas till hundra procent. Styrelsen diskuterar förslaget och vissa är skeptiska och oroliga för att det ska uppkomma en massa problem om mandatperioden flyttar, medan andra är väldigt positiva till att flytta mandatperioden. 3(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se Problem som diskuteras är bland annat att det kommer bli för lite tid att söka och tillsätta ledningen, vissa event kommer att, förutsatt att det kommer se ut som det gör idag, krocka med valet, ekonomiutskottet kommer att få sitta en längre period för att hinna klart med bokslutet. Anna förklarar att det kommer bli en tuff höst och styrelsen kommer att få jobba hårt men hon poängterar at hon gjort väldigt mycket research i frågan och tror verkligen på förslaget. Vidare diskuterar styrelsen att de eventuella problem som kommer uppstå vid en flytt av mandatperioden kommer att vara störst första året och sedan kommer föreningens struktur och kultur förmodligen anpassa sig väldigt bra för kommande år. Owe tycker att det är ett mycket bra förslag och tror att det kommer att påverka HHUS framtid positivt. Styrelsen diskuterar hur de tror att ledningen ser på detta förslag och vissa uttrycker oro för att det inte kommer att tas emot bra, medan andra tror att de ser positivt på det. Anna förklarar att ledningen informerats om vad som är på gång i frågan och poängterar att detta är styrelsens beslut att fatta. Överlag är de flesta i styrelsen positiva till förslaget men alla är inte beredda att fatta ett beslut riktigt än. Därför får alla tänka igenom det en gång till och sedan träffas styrelsen på fredag 22/5 för att ta beslut i frågan. Styrelsen beslutar: att bordlägga frågan. § 10. Förrådet Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt förrådet Styrelsen positiva till förslaget. Det kommer behöva upprättas någon form av ordning och ansvarsfördelning så att det blir tydligt vem som har det yttersta ansvaret. Några skeptiska till en projektgrupp, bättre om något utskott, styrelsen eller några inom ledningen blir ansvariga. Styrelsen beslutar: att aktivt jobba för att öka säkerheten kring förrådet samt etablera ordning och systematiskt bokföra dess innehåll. § 11. Mejlprefixet 4(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se Föredragande: Daniel Saadat Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Mejlprefixet – Daniel Saadat Hela styrelsen för förslaget, Adam tillägger att prefixet dock bör vara engelska. Anna uppmanar styrelsen att informera sina utskott om detta, det är styrelseledamöternas ansvar att detta implementeras efter beslutet är taget. Styrelsen beslutar: att införa det fyra mejlprefixen ”INFO”, ”QUESTION”, ”IMPORTANT” och ”TASK” i all intern kommunikation inom styrelsen och ledningen. § 12. Egna tröjor Föredragande: Adam Dahrén Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt Egna tröjor Diskussion kring när dessa tröjor ska användas i relation till när ledningströjorna ska användas? Synpunkter hos styrelsen att dessa inte bör ersätta ledningströjorna, det kan bli komplicerat att ha företagsloggorna på tröjorna om de ska behållas och användas mycket privat, de kommer alltid förknippas med HHUS även om de används privat. Det är positivt med branding men oklart vad syftet med dessa tröjor är när ledningströjorna finns. Anna förklarar att det finns möjlighet för utbildningsutskottet att få ledningströjorna i en färg om de vill det, vilket Adam är nöjd med, då behöver de inga egna tröjor. Styrelsen beslutar: att avsluta diskussionen, inget beslut behöver tas i frågan om tröjorna. § 13. Utökad budget Get Game Föredragande: John Gunell Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt Utökad budget Get Game Styrelsen positiva till förslaget, jättebra sätt att ge tillbaka till medlemmarna på. John svarar på några frågor som uppkommit. Bland annat att förslaget gäller för höstterminens budget. Ett förslag uppkommer om att utöka budgeten för varje termin, delade meningar kring det. Styrelsen för att godkänna en ökad budget för en termin först och sedan ta en vidare diskussion om att öka den generellt för varje termin. 5(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se Styrelsen beslutar: att godkänna en utökad budget för Get Game på 5 000 kr under höstterminen. § 14. Finansmästeriet Föredragande: Sara Lundqvist Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt Finansmästeriet Sara är positiv till Finansmästeriets förslag och förklarar att det inte är pengar som lämnar föreningen, det blir ingen kostnad, de får bara ett nytt syfte och placeras om. Lukas ställer frågan om det går att kombinera med någon typ av stipendium, vilket styrelsen tycker är ett bra förslag och värt att kolla upp. Det finns vissa oklarheter kring syftet och önskemål om att Tobias från Finansmästeriet hade varit med på mötet och förklarat vissa delar. Majoriteten av styrelsen är dock för att fatta ett beslut i frågan idag. Styrelsen beslutar: att godkänna att Finansmästeriet får 20 000 kr att placera i en hedgefond tills pengarna behövs av styrelsen. Adam Dahrén reserverar sig mot beslutet. § 15. Godkänna budgetar Föredragande: Sara Lundqvist Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt Föreningen + E-puben budget Styrelsen beslutar: att belägga ärendet med sekretess. § 16. Säljutbildning Föredragande: Johanna Witting Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Beslutspunkt Säljutbildning Johanna förklarar att det är en kostnad på 7500 kr (inklusive moms) som styrelsen har att ta ställning till. 6(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se Styrelsen är överlag mest positiva till alternativ nummer två eftersom de då kan skicka flera. Det är dock oklart hur många som kan åka. Diskussion kring att det bör kunna garanteras någon form av kvalitet på utbildningen så att de som åker får nytta av den. Johanna har ingen information om kvaliteten på alternativ två-utbildningen men tar med sig frågan. Johanna kollar hur många som får åka för 7500 kr och sedan kan styrelsen ta ställning till det och fatta ett beslut i frågan. Styrelsen beslutar: att bordlägga frågan. Diskussionspunkter § 17. Verkstadsgruppen Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Diskussionspunkt Verkstadsgruppen + bilaga 1 Verkstadsgruppen Styrelsen positiva till förslaget men tveksamma till att det kommer finnas tid till det under hösten om var ansvaret bör ligga. Förslag att det kan vara en del av Insparken och då behöver ingen ny projektgrupp skapas och det kommer nå ut och engagera många studenter. Anna föreslår att börja med att kolla om intresse finns för en projektgrupp och sedan lägga fram förslag om kostnad, tid, ansvar med mera. Lukas nöjd med styrelsens synpunkter. Styrelsen beslutar: att lägga diskussionen till handlingarna. § 18. Viceklubben Föredragande: Daniel Saadat Bakgrund: Se bilaga Bilaga: Viceklubben Daniel Saadat Positiva synpunkter på att fortsätta med viceklubben. Det är ett bra bollplank för alla vices och chans för dem att inspireras och lära av varandra. Viceklubben ska vara ett koncept som de själva styr och därför är det viktigt att styrelsen inte lägger sig i, men också viktigt att styrelsen blir informerade om vad som tas upp i viceklubben så att ingen information tappas bort. Styrelsen beslutar: 7(8) justeringssignatur ............... .............. .............. Styrelsemöte HHUS Agenda Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Phone: +46(90) 786 76 78 Web: www.hhus.se att lägga diskussionen till handlingarna. § 19. Övriga punkter § 19.1 Socialas outfit Föredragande: John Gunell Bakgrund: John visar jackorna som Sociala utskottet ska köpa in. Styrelsen positiva. Styrelsen beslutar: att lägga punkten till handlingarna. § 19.2 Uniaden Föredragande: Johanna Witting Bakgrund: Uniadens budget ska godkännas imorgon. Styrelsen beslutar: att belägga ärendet med sekretess. § 20. Sekretess Styrelsen beslutar: att belägga § 15 Godkänna budgetar och § 19.2 Uniaden med sekretess. § 21. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat kl. 21.35. 8(8) justeringssignatur ............... .............. ..............
© Copyright 2024