1. No category

Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
Mötesinformation
Mötesdatum:
2015-05-20
Kl. 17.15
Mötesplats:
Ansvaret
Närvarande
Post
Anna Neglén
Ordförande
Daniel Saadat
Vice Ordförande
Lukas Norlund Sivermark
Ledamot
Sara Lundqvist
Ordf. Ekonomiutskottet
Johanna Witting
Ordf. Näringslivsutskottet
John Gunell
Ordf. Sociala utskottet
Adam Dahrén
Ordf. Utbildningsutskottet
Simon Fjellner
Ordf. Pubutskottet
Hanna Lundin
Ordf. Marknadsutskottet
Inbjudna
Owe R Hedström
Inspektor HHUS (närvarande till och med § 9)
Maria Kapell
Utbildningsbevakare, Umeå Studentkår
Justeras
__________________________
__________________________
__________________________
Simon Fjellner, Justerare
Anna Neglén, Ordf
Maria Kapell, Sekr
1(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
§ 1.
Mötets öppnande
Föredragande: Anna Neglén
Ordförande förklarar mötet öppnat kl. 17.13.
§ 2.
Val av Sekreterare
Föredragande: Anna Neglén
Styrelsen beslutar:
att
§ 3.
utse Maria Kapell till sekreterare.
Val av Justerare
Föredragande: Anna Neglén
Styrelsen beslutar:
att
§ 4.
utse Simon Fjellner och Anna Neglén till justerare för mötet.
Föregående Protokoll
Föredragande: Anna Neglén
Bakgrund: Protokoll från tidigare styrelsemöte.
Styrelsen beslutar:
att
§ 5.
lägga föregående protokoll till handlingarna.
Godkännande av dagordningen
Föredragande: Anna Neglén
Styrelsen beslutar:
att
godkänna föredragningslistan med följande ändringar:
att
den ekonomiska rapporten utgår och blir istället § 8 Marknadsföringsrapport,
att
lägga till beslutspunkten Flytt av mandatperioden som blir första beslutspunkt,
att
lägga till de övriga punkterna § 19.1 Socialas outfit och § 19.2 Uniaden.
2(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
§ 6.
Närvarande
Föredragande: Anna Neglén
Styrelsen beslutar:
att
bevilja alla närvarande med yttranderätt.
Meddelandepunkter
§ 7.
Rapporter
Föredragande: Styrelsen
Bilaga: § 7. Verksamhetsberättelser
Styrelsen beslutar:
att
§ 8.
lägga verksamhetsberättelserna till handlingarna.
Marknadsföringsraport
Föredragande: Hanna Lundin
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Marknadsföringsrapport
Styrelsen beslutar:
att
lägga marknadsföringsrapporten till handlingarna.
Beslutspunkter
§ 9.
Flytt av mandatperiod
Föredragande: Anna Neglén
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslut att godkänna flytt av mandatperiod
Anna föredrar punkten och förklarar att detta är ett viktigt beslut att ta och det krävs att styrelsen
är eniga och verkligen tänker igenom och kan stå bakom det beslut som fattas till hundra procent.
Styrelsen diskuterar förslaget och vissa är skeptiska och oroliga för att det ska uppkomma en
massa problem om mandatperioden flyttar, medan andra är väldigt positiva till att flytta
mandatperioden.
3(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
Problem som diskuteras är bland annat att det kommer bli för lite tid att söka och tillsätta
ledningen, vissa event kommer att, förutsatt att det kommer se ut som det gör idag, krocka med
valet, ekonomiutskottet kommer att få sitta en längre period för att hinna klart med bokslutet.
Anna förklarar att det kommer bli en tuff höst och styrelsen kommer att få jobba hårt men hon
poängterar at hon gjort väldigt mycket research i frågan och tror verkligen på förslaget.
Vidare diskuterar styrelsen att de eventuella problem som kommer uppstå vid en flytt av
mandatperioden kommer att vara störst första året och sedan kommer föreningens struktur och
kultur förmodligen anpassa sig väldigt bra för kommande år.
Owe tycker att det är ett mycket bra förslag och tror att det kommer att påverka HHUS framtid
positivt.
Styrelsen diskuterar hur de tror att ledningen ser på detta förslag och vissa uttrycker oro för att det
inte kommer att tas emot bra, medan andra tror att de ser positivt på det. Anna förklarar att
ledningen informerats om vad som är på gång i frågan och poängterar att detta är styrelsens beslut
att fatta.
Överlag är de flesta i styrelsen positiva till förslaget men alla är inte beredda att fatta ett beslut
riktigt än. Därför får alla tänka igenom det en gång till och sedan träffas styrelsen på fredag 22/5
för att ta beslut i frågan.
Styrelsen beslutar:
att
bordlägga frågan.
§ 10. Förrådet
Föredragande: Lukas Norlund Sivermark
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt förrådet
Styrelsen positiva till förslaget.
Det kommer behöva upprättas någon form av ordning och ansvarsfördelning så att det blir tydligt
vem som har det yttersta ansvaret. Några skeptiska till en projektgrupp, bättre om något utskott,
styrelsen eller några inom ledningen blir ansvariga.
Styrelsen beslutar:
att
aktivt jobba för att öka säkerheten kring förrådet samt etablera ordning och
systematiskt bokföra dess innehåll.
§ 11. Mejlprefixet
4(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
Föredragande: Daniel Saadat
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Mejlprefixet – Daniel Saadat
Hela styrelsen för förslaget, Adam tillägger att prefixet dock bör vara engelska.
Anna uppmanar styrelsen att informera sina utskott om detta, det är styrelseledamöternas ansvar
att detta implementeras efter beslutet är taget.
Styrelsen beslutar:
att
införa det fyra mejlprefixen ”INFO”, ”QUESTION”, ”IMPORTANT” och ”TASK” i all
intern kommunikation inom styrelsen och ledningen.
§ 12. Egna tröjor
Föredragande: Adam Dahrén
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt Egna tröjor
Diskussion kring när dessa tröjor ska användas i relation till när ledningströjorna ska användas?
Synpunkter hos styrelsen att dessa inte bör ersätta ledningströjorna, det kan bli komplicerat att ha
företagsloggorna på tröjorna om de ska behållas och användas mycket privat, de kommer alltid
förknippas med HHUS även om de används privat. Det är positivt med branding men oklart vad
syftet med dessa tröjor är när ledningströjorna finns.
Anna förklarar att det finns möjlighet för utbildningsutskottet att få ledningströjorna i en färg om
de vill det, vilket Adam är nöjd med, då behöver de inga egna tröjor.
Styrelsen beslutar:
att
avsluta diskussionen, inget beslut behöver tas i frågan om tröjorna.
§ 13. Utökad budget Get Game
Föredragande: John Gunell
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt Utökad budget Get Game
Styrelsen positiva till förslaget, jättebra sätt att ge tillbaka till medlemmarna på. John svarar på
några frågor som uppkommit. Bland annat att förslaget gäller för höstterminens budget. Ett förslag
uppkommer om att utöka budgeten för varje termin, delade meningar kring det.
Styrelsen för att godkänna en ökad budget för en termin först och sedan ta en vidare diskussion om
att öka den generellt för varje termin.
5(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
Styrelsen beslutar:
att
godkänna en utökad budget för Get Game på 5 000 kr under höstterminen.
§ 14. Finansmästeriet
Föredragande: Sara Lundqvist
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt Finansmästeriet
Sara är positiv till Finansmästeriets förslag och förklarar att det inte är pengar som lämnar
föreningen, det blir ingen kostnad, de får bara ett nytt syfte och placeras om. Lukas ställer frågan
om det går att kombinera med någon typ av stipendium, vilket styrelsen tycker är ett bra förslag
och värt att kolla upp.
Det finns vissa oklarheter kring syftet och önskemål om att Tobias från Finansmästeriet hade varit
med på mötet och förklarat vissa delar. Majoriteten av styrelsen är dock för att fatta ett beslut i
frågan idag.
Styrelsen beslutar:
att
godkänna att Finansmästeriet får 20 000 kr att placera i en hedgefond tills
pengarna behövs av styrelsen. Adam Dahrén reserverar sig mot beslutet.
§ 15. Godkänna budgetar
Föredragande: Sara Lundqvist
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt Föreningen + E-puben budget
Styrelsen beslutar:
att
belägga ärendet med sekretess.
§ 16. Säljutbildning
Föredragande: Johanna Witting
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Beslutspunkt Säljutbildning
Johanna förklarar att det är en kostnad på 7500 kr (inklusive moms) som styrelsen har att ta
ställning till.
6(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
Styrelsen är överlag mest positiva till alternativ nummer två eftersom de då kan skicka flera. Det är
dock oklart hur många som kan åka. Diskussion kring att det bör kunna garanteras någon form av
kvalitet på utbildningen så att de som åker får nytta av den. Johanna har ingen information om
kvaliteten på alternativ två-utbildningen men tar med sig frågan.
Johanna kollar hur många som får åka för 7500 kr och sedan kan styrelsen ta ställning till det och
fatta ett beslut i frågan.
Styrelsen beslutar:
att
bordlägga frågan.
Diskussionspunkter
§ 17. Verkstadsgruppen
Föredragande: Lukas Norlund Sivermark
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Diskussionspunkt Verkstadsgruppen + bilaga 1 Verkstadsgruppen
Styrelsen positiva till förslaget men tveksamma till att det kommer finnas tid till det under hösten
om var ansvaret bör ligga. Förslag att det kan vara en del av Insparken och då behöver ingen ny
projektgrupp skapas och det kommer nå ut och engagera många studenter.
Anna föreslår att börja med att kolla om intresse finns för en projektgrupp och sedan lägga fram
förslag om kostnad, tid, ansvar med mera.
Lukas nöjd med styrelsens synpunkter.
Styrelsen beslutar:
att
lägga diskussionen till handlingarna.
§ 18. Viceklubben
Föredragande: Daniel Saadat
Bakgrund: Se bilaga
Bilaga: Viceklubben Daniel Saadat
Positiva synpunkter på att fortsätta med viceklubben. Det är ett bra bollplank för alla vices och
chans för dem att inspireras och lära av varandra. Viceklubben ska vara ett koncept som de själva
styr och därför är det viktigt att styrelsen inte lägger sig i, men också viktigt att styrelsen blir
informerade om vad som tas upp i viceklubben så att ingen information tappas bort.
Styrelsen beslutar:
7(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............
Styrelsemöte HHUS
Agenda
Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå
Phone: +46(90) 786 76 78
Web: www.hhus.se
att
lägga diskussionen till handlingarna.
§ 19. Övriga punkter
§ 19.1 Socialas outfit
Föredragande: John Gunell
Bakgrund: John visar jackorna som Sociala utskottet ska köpa in.
Styrelsen positiva.
Styrelsen beslutar:
att
lägga punkten till handlingarna.
§ 19.2 Uniaden
Föredragande: Johanna Witting
Bakgrund: Uniadens budget ska godkännas imorgon.
Styrelsen beslutar:
att
belägga ärendet med sekretess.
§ 20. Sekretess
Styrelsen beslutar:
att
belägga § 15 Godkänna budgetar och § 19.2 Uniaden med sekretess.
§ 21. Mötets avslutande
Ordförande förklarar mötet avslutat kl. 21.35.
8(8)
justeringssignatur
............... .............. ..............