Case Pensionat Skarven Pensionat Skarven är ett anrikt pensionat i utkanten av Degerby på Föglö. I huset har bedrivits olika form av verksamhet sedan storskepparnas tider. Pensionatet har en rik historia med många historier om celebriteter som bott där. Efter några år utan verksamhet har pensionatet fått nytt liv genom att två engagerade entreprenörer köpt fastigheten och planerar starta upp verksamheten på nytt. Företagets grunduppgifter Namn: Pensionat Skarven Ab Hemort: Föglö Verksamhetens art: Inkvartering/Pensionat Restaurang med fullständiga rättigheter Resurser: Markområde 1ha Byggnad 30 dubbelrum och restaurang med 80 sittplatser Olika maskiner och inventarier (möbler, sängkläder, köks‐ och serveringsutrustning osv.) Personal, i pensionatet 3 i medeltal, i restaurangen 8 i medeltal 1 000 000€ i startkapital Lagar, förordningar och anvisningar För att starta upp verksamheten måste följande lagar, förordningar och anvisningar beaktas: 9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Landskapslag (1996:47) om rätt att utöva näring Landskapsförordning (1996:49) om inkvartering och trakteringsverksamhet Landskapslagen (1995:92)om tillämpning i Landskapet Åland av alkohollagen Alkohollagen (08.12.2004/1143) Handelsregisterlagen (FFS 129/1979) Landskapslagen (2008:124) om miljöskydd Landskapsförordningen (2008:130) om miljöskydd Räddningslag för Landskapet Åland(29.6.2006/106) Räddningsförordning för Landskapet Åland (23.11.2006/111) Livsmedelslagen (23/2006, ändrad 1137/2008) Hygienkompetens Lagen om livsmedelshygien i fråga om animaliska livsmedel (1196/1996) Egenkontroll Hotell‐ och restaurangbranschens kollektivavtal Arbetsavtalslagen (55/2001) Arbetstidslagen (605/1996) Semesterlagen (162/2005) Lagen om samarbete inom företag (725/1978) 9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Arbetarskyddslagen (738/2002) Lagen om tillsynen över arbetarskyddet Jämställdhetslagen (609/1986) Lag om likabehandling (21/2004) Lag om integritetsskydd i arbetet Lagen om företagshälsovård (1383/2001) Bokföringslag (30.12.1997/1336) och bokföringsförordningen (30.12.1996/1339) Revisionslag (13.4.2007/459) Aktiebolagslag (21.7.2006/624) Lag om öppna bolag och kommanditbolag (29.4.1988/389) Konsumentskyddslag (20.01.1978/38) Lagen om produktsäkerhet (30.01.2004/75) De nordiska hotellreglerna Lag om konsumentvarors och konsumenttjänsters säkerhet (30.01.2004/75) Lag om konkurrensbegränsningar (27.05.1992/480) Lag om otillbörligt förfarande i näringslivet (22.12.1978/1061) Skadeståndslag (31.05.1974/412) Lagen om personuppgifter (523/1999) Lag om beskattning av inkomst av näringsverksamhet, Näringsskattelagen (24.6.1968/360) Mervärdesskattelag (30.12.1993/5101) Att välja bolagsform Företagets bolagsform: Aktiebolag Motivering: ‐ Kräver mycket kapital ‐ Stor ekonomisk risk ‐ Omfattande verksamhet ‐ Ger möjlighet till fler delägare ‐ Lättare att överlåta verksamheten ‐ Bättre möjligheter för expandering ‐ Den fördelaktiga beskattningen av dividender om bolaget har stark
nettoförmögenhet ‐ Bättre trovärdighet än som enskild firma Turistföretagets anmälningar Vid inledande av verksamheten gäller följande: 9 Ansökan om Näringsrätt till Ålands Landskapsregering 9 Grundanmälan till Patent‐ och registerstyrelsen, samma blankett även till: förskottsuppbördsregistret, registret över momsskyldiga, arbetsgivarregistret 9 Anmälan till försäkringsbolag, om FöPL och lagstadgade pensions‐ och försäkringspremier för de anställdas del 9 Anmälan till Ålands Landskapsregering om inledande av inkvartering och trakteringsverksamhet 9 Ansökan om serveringstillstånd till Ålands Hälso‐ och Miljöskyddsmyndighet 9 Ansökan om godkännande enligt hälsovårdslagen 9 Ansökan om brandsyn till Ålands Brand‐ och Räddningsmyndighet 9 Avtal med Gramex och Teosto Övriga anmälningar 9
9
9
9
9
9
Avtal för sophantering Avtal med kreditlagen Avtal med el‐ och teleoperatörer Förmedlingsavtal med agenter och resebyråer Avtal om företagshälsovård Avtal med Paf om penningautomatspel Turistföretagets Marknadsföring 1. Målgrupperna och deras behov och önskemål: a. Resenärer som vill spela golf och åka båt (segla, paddla osv.) b. Resenärer som är intresserade av skärgårdsnatur och – traditioner c. Resenärer som ser mervärde i att lära känna andra resenärer d. Resenärer som har någon sorts rörelsehinder e. Resenärer från Sydvästra Finland, Stockholmstrakten och Berlin & Hamburg 2. Tjänsteerbjudandet: Sammanfattande går företagets strategi ut att kunna erbjuda prisvärda och till de utvalda kundgrupperna specialanpassade tjänstepaket på ett väldigt noggrant genomtänkt sätt. a. Kärntjänsterna: ‐ 30 dubbelrum med fyrstjärnig standard ‐ Restaurangen med 80 sittplatser och med åländska råvaror (speciellt fisk), traditionella recept på mat och drycker som specialitet b. Stödtjänster: ‐ Skyddad båthamn med latrintömning, bastu, teknisk support osv. ‐ Transport vid behov till Föglö golfbana & golfkurser ‐ Guidade båtutflykter till öar kring Föglö ‐ Handledda spelkvällar ‐ Musikkvällar ‐ Temakvällar (föreläsningar om skärgårdskultur, ‐natur och traditioner) ‐ Specialsydda paket till de olika målgruppernas speciella behov c. Tillgängligheten: ‐ hemsida på svenska, finska, tyska och engelska via vilken man delar information och bokar olika tjänster ‐ alla anställda talar fyra språk (se ovan) flytande ‐ hela anläggningen är fullständigt handikappanpassad ‐ samarbete med två stora resebyråer i Hamburg och Berlin ‐ aktivt samarbete och speciella avtal med olika organisationer (t.ex. Finlands Invalider rf, kulturföreningar, segelsällskap osv.) d. Grundläggande värderingar och Image som företaget satsar på: ‐ hållbar utveckling (anläggningen är certifierad enligt Svanen) ‐ kvalitet (verksamheten är certifierad enligt både TourQuality och Kvalitet till 1000) ‐ värdskap och servicetänkande i alla led ‐ samarbete med andra lokala aktörer ‐ småskalighet och flexibilitet ‐ motiverad och kunnig personal ger nöjda kunder 2. Företagets marknadsföringsaktiviteter a. Extern marknadsföring ‐ I samarbete med en tysk, en svensk och en finländsk reklambyrå utvärderas företagets strategi och marknadsplan fortlöpande ‐ I samband med det gör man en utvärdering av den valda långsiktiga kommunikationsstrategin och de årliga kommunikationskampanjerna (= annonser, reklam, mässor, affischer, broschyrer, telefonsamtal osv.) ‐ ….och man planerar nya kampanjer till företagets målgrupper ovan ‐ Målet för extern marknadsföring är även att stärka företagets image och anseende bland kommuninvånare och politiker b. Intern marknadsföring ‐ Man har en strategi och policy för nyrekrytering, utveckling av personal samt belöning ‐ Företaget har regelbundet interna informations‐ och skolningstillfällen ‐ Företaget går med sin personal regelbundet genom kvalitets‐, miljö‐, och servicepolicyn och de olika tjänstepaketen som man har utvecklat till de olika målgrupperna c. Interaktiv marknadsföring ‐ Företaget utvecklar sina arbetsrutiner aktivt med hjälp av kundfeedback, benchmarking (= genom att se hur andra företag gör) och aktiv personal ‐ Företaget försöker satsa på att öka upplevelsefaktorn för kunderna i de s.k. ”sanningens ögonblick”. Detta innebär inte bara att den personliga servicen ses fortlöpande över utan även att företaget försöker utveckla sina tekniska resurser (internet, utemiljöer, parkeringen, receptionen, byggnaderna m.m.) och samarbetspartners så att den totala kundupplevelsen blir bättre ‐ företaget arbetar aktivt med sina stamkunder (olika resebyråer, föreningar, klubbar osv.) och försöker även stärka relationer till pressen, kommuninvånare, politiker, myndigheter, underleverantörer och andra intressanta aktörer 3. Företagets marknadsplan kort : Som ovan beskrevs samarbetar företaget med reklambyråer i syfte att utveckla den optimala marknadsplanen. Sammanfattande går man genom följande : a. Nulägesanalys ‐ Hur ser trenderna ut? ‐ Har konkurrenssituationen förändrats ? ‐ Finns det nya intressanta målgrupper eller distributionskanaler ? ‐ Är företaget välutrustat med tanke på nuläget är kan man göra något ännu bättre ? ‐ Vilka är de strategiska resurserna som speciellt måste utvecklas ? b. Utvärdering av strategier ‐ Borde affärsidén justeras (= göra förändringar bland målgrupper, tjänsteerbjudanden, image eller i något annat)? ‐ Fungerar den redan valda strategin? ‐ Vilka förändringar som är aktuella för service‐, konkurrens‐ och kundstrategier? c. Vilka är målen för nästa verksamhetsår ? ‐ Målen för marknads‐/konkurrensläget ‐ Målen för ekonomi ‐ Målen för personalen och övriga intressenter ‐ Målen för distribution och inköp d. Handlingsplanen : Den beskriver mer detaljerad de olika aktiviteter som företaget tänker genomföra under det kommande året. Med finns bl.a. exakta datum och vem som är ansvarig för de olika åtgärderna. Det borde finnas planerade aktiviteter inom följande områden: ‐ Tjänsteerbjudanden och –paket samt olika variationer i dem under verksamhetsåret. ‐ Priserbjudanden, rabatter och – justeringar under året och till olika målgrupper ‐
‐
‐
‐
‐
Hur utvecklas tillgängligheten under året: hur utvecklas hemsidan beträffande bokningsmöjligheterna, transporter till/från Föglö, till de olika aktiviteterna som erbjuds kunderna (=till golfbanan, till skärgården osv.), hur utvecklas hamnanläggningen, hur utvecklas informationen och transportmöjligheterna till de olika målgrupperna, öppethållningstiderna och personalantalet under året osv. Vilka aktiviteter planeras för att utveckla servicen under året: vilka kvalitetshöjande åtgärder vidtas under året, vilken servicehöjande utbildning som planeras för det kommande året osv. Personal: vilka skolningar, vilka nyanställningar planeras, vilka personalutflykter osv. Marknadskommunikation: vilka budskap vill företaget ge, vilka kommunikationsmedel tänker man anlita (radio, tidningar, mässor osv.) osv. Vilka verksamhetsrutiner tänker man utveckla under året: vilka miljö‐, kvalitetshöjande‐, säkerhets‐ eller andra åtgärder planeras för det kommande året osv. e. Budgetering : kostnadsspecifikation över de planerade marknadsföringsaktiviteterna f.
Plan för uppföljning: vad som följs upp (=olika nyckeltal), när, av vem, på vilket sätt osv. Turistföretagets ekonomiplanering 1. Företagets viktigaste intäkter är intäkterna från härbärgeringen, mat‐ och dryckesförsäljningen De största kostnadsposterna är personalen för login och restaurangen och råvarukostnaderna (restaurangen). Ytterligare skall man hålla ett öga på övriga rörelsekostnader. 2. Resultatet påverkas av : ‐ antalet kunder (kundvolymen) ‐ prisnivån ‐ kostnadsnivån (av både de rörliga och de fasta kostnaderna) = den externa och den interna effektiviteten Likviditeten påverkas av : ‐ kundvolymer och prisnivåer ‐ betalningsvillkor (=kontant/kredit) ‐ de löpande utgifterna/kommande utbetalningarna ‐ kapitalstrukturen (=mycket skulder, amorteringar och räntor?) ‐
‐
tillgången till nytt kapital vid behov hur mycket rörelse‐/driftskapital binds i verksamheten (= i lagret och kundfordringar) Lönsamheten påverkas av : ‐ företagets resultat (= intern och extern effektivitet ovan) ‐ hur mycket kapital som behövs för verksamheten (= stora investeringar kräver mycket kapital) Soliditeten påverkas av : ‐ hur mycket kapital som behövs och hur stor del av det är eget kapital 3. Hur är verksamheten finansierad och vilka säkerheter har företaget gett banken Företagets ingående balansräkning som visar företagets tillgångar och kapitalet vid början av verksamheten : AKTIVA /Tillgångar PASSIVA / Kapital Jordområdet 40.000 Byggnader 700.000 Maskiner, inventarier och diverse utrustning 160.000 Bankkonto 100.000 (=reservkassa) Eget kapital : Aktiekapital 200.000 Främmande kapital : ‐långfristigt banklån 600.000 ‐kortfristigt banklån 50.000 ‐checklimit 50.000 Tot. 1.000.000
Tot. 1.000.000
Med andra ord har företaget totalt i bankförbindelser 800.000 (= 700.000 + 50.000 + 50.000) Banken vill ha en säkerhet som är lika stor. Fastigheten är värd 800.000 och har ett säkerhetsvärde på 560.000 (= 70 %). Ägarna har intecknat sina egna bostadshus som säkerhet. Den inteckningen är värd 240.000. Ytterligare har Landskapet Åland gett landskapsborgen för resterande 100.000. På så sätt har banken fulla säkerheter för företagets förbindelser. 4. Alternativ till bankfinansiering Företaget hade även kunnat använda leasing eller investeringsfinansiering till investeringen i maskiner, inventarier och annan utrustning. Då skulle inte ägarna behövt ge så stora säkerheter till banken eftersom utrustningen som finansieras på detta sätt duger som säkerhet till en stor av lånebeloppet. 5. Företagets break even: För att kunna räkna hur mycket företaget måste omsätta för ett nollresultat, måste man först göra en del antaganden. Här är de : a)Omsättningen är fördelad på följande sätt : ‐ härbärgeringen 40 % av hela omsättningen ‐ restaurangen 40 % av hela omsättningen ‐ den övriga verksamheten 20 % av hela omsättningen b)Den uppskattade försäljningsbidragsprocenten för dessa verksamheter är : ‐ härbärgering : rumspriset i snitt (ej moms) – rörlig rumskostnad i snitt (ej moms) = 95 € ‐ 15 € = 80 € = (80 € : 95 €) x 100 = 84,2 % ‐restaurang : ca. 70 % i snitt ‐övrig verksamhet : ca. 85 % i snitt c)Det totala försäljningsbidraget är : Procentuell andel i Uppskattad Den procentuella verksamhet : andelen av det totala försäljningsbidraget : Härbärgering 0,40 0,842 = 0,40 x 0,842 = 0,3368 Restaurangen 0,40 0,70 = 0,40 x 0,70 = 0,28 Övrig verksamhet 0,20 0,85 = 0,20 x 0,85 = 0,17 Den totala försäljningsbidragsprocenten är då : 0,3368 + 0,28 + 0,17 = 0,7868 (= 78,68 %) d)Företagets övriga kostnader är : (råvarukostnaderna är redan beaktade i försäljningsbidragsprocenten) Personalkostnader : ‐ löne‐ och sociala kostnader tot. 350.000 ‐ avskrivningar : a. byggnaden : 0,04 x 700.000 = 28.000 b. maskiner & inventarier : 0,25 x 160.000 = 40.000 tot. 68.000 ‐ övriga rörelsekostnader tot. 180.000 ‐ räntekostnader (= 0,045 x 800.000) tot. 36.000 Totalt : 634.000 Nu kan man räkna break even omsättningen för företaget : = 634.000 € : 0,78,68 = 805.795,70 € För härbärgeringens del betyder detta att den måste omsätta 322.318,25 € (= 0,40 x 805.795,70 €) …..om rumspriset för sålda rum är 95 € i medeltal så måste företaget sälja tot. 3.393 rum/år. (= 322.318,25 € : 95 €) ….vilket innebär att beläggningsgraden för pensionatet måste på årsbasis bli 47,13 % (= 3.393 sålda rum : maximikapaciteten 7.200 rum nedan x 100) (= maximikapaciteten på 8 månader är 7.200 sålda rum / 8 x 30 dgr x 30 rum) Turistföretagets beskattning och försäkringar Företagets resultaträkning efter det första året : Omsättning 820.000 € Råvarukostnader ‐ 172.000 € Personalkostnader ‐ 340.000 € Avskrivningar ‐ 60.000 € Övriga rörelsekostnader ‐ 170.000 € ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Rörelseresultat : + 78.000 € Räntekostnader ‐ 32.000 € Skatter ‐ 12.000 € ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Räkenskapsårets resultat : + 34.000 € Företagets balansräkning är : Kapital / Passiva Tillgångar / Aktiva BESTÅENDE TILLGÅNGAR : Jordområden 40.000 Byggnader 672.000 Maskiner & inventarier 120.000 EGET KAPITAL :
Aktiekapital 200.000 Årets vinst + 34.000 Utdelade dividender ‐ 20.000 totalt : 832.000
RÖRLIGA TILLGÅNGAR : Lager 15.000 Kundfordringar 20.000 Övriga fordringar 5.000 Kassa och bank 25.000 totalt : 65.000 totalt : 214.000
FRÄMMANDE KAPITAL : Långfristiga banklån 600.000 Kortfristiga banklån 50.000 Checklimit 8.000 Leverantörsskulder 12.000 Övriga kortfristiga skulder 13.000 totalt : 683.000 Totalt 897.000 Totalt 897.000 1. Beskattningen : a) Företaget har först betalat 12.000 € i samfundsskatt för sitt beskattningsbara resultat före skatt b) Balansräkningen visar (passiva) att ägarna har lyft ut 20.000 € i dividender Dividenden beskattas enligt följande : Som kapitalinkomst beskattas den delen av dividenden som motsvarar 9 % av företagets nettoförmögenhet (= aktiernas matematiks värde). = 0,09 x (897.000 € ‐ 683.000 €) = 19.260 € Eftersom beloppet inte överstiger gränsen 90.000 € kan hela dividenden på 20.000 e lyftas skattefritt. c) Om ägarna samtidigt har betalat månatliga bruttolöner till sig själva, beskattas lönerna som deras förvärvsinkomst. 2. Företagets försäkringar : Företaget har följande obligatoriska lagstadgade försäkringar : ‐ FöPL (ägarna) ‐ ArPL (personalen) ‐ Olycksfallsförsäkringar för personalen ‐ Grupplivförsäkringar för personalen ‐ Arbetslöshetsförsäkringar för personalen Ytterligare har företaget tecknat följande frivilliga försäkringar : ‐
‐
‐
‐
‐
Sakförsäkringar för byggnader, maskiner och inventarier Avbrottsförsäkring (i fall verksamheten avbryts p.g.a. ngn katastrof) Ansvarsförsäkring (för eventuella kundskador) Olycksfalls‐ och sjukförsäkring till ägarna Rättskyddsförsäkring (mot oväntade och dyra rättegångskostnader)