INFORMATION FRÅN VITEC
© VITEC
Nyheter 2015.2
Vitec Mäklarsystem Office
VITEC Affärsområde Mäklare • www.vitec.se/maklare • [email protected]
GÖTEBORG: REDEGATAN 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA • VÄXEL: 031-360 61 00
KALMAR: BOX 751, BORGMÄSTAREGATAN 5, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-44 74 00 • STOCKHOLM: BOX 30206, LINDHAGENSGATAN 116, 104 25 STOCKHOLM
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Nyheter version 2015.2, mars. ..................................................................... 3
Provision ..................................................................................................... 3
Provisionstrappa .................................................................................................. 3
Provisionsdelning ................................................................................................. 4
Tillägg och avdrag ............................................................................................... 4
Bostadsrättsföreningar................................................................................. 5
Nytt utseende och innehåll på fliken Förening. ..................................................... 5
Ny flik Ekonomi och förvaltning ........................................................................... 6
Föreningsfliken på ett Bostadsrättsobjekt............................................................. 7
Söker och matchning ................................................................................... 8
Olika sökkriterier ................................................................................................. 9
Områden.............................................................................................................. 9
Ombyggd ”urvalstratt” ............................................................................... 10
Prestandardhöjande optimeringar .............................................................. 10
Epost-mallar .............................................................................................. 10
Dokument ................................................................................................. 10
Buggrättningar .......................................................................................... 10
2
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
Nyheter version 2015.2, mars.
De främsta nyheterna i den här versionen rör Provision, Bostadsrättsföreningar och
Söker/Matchning. Nedan kan du läsa mer om respektive nyhet:
Provision
Fliken Ekonomi är helt omgjord för att ge plats åt nya möjligheter vad gäller inmatning av
provision.
Fast arvode ser ut ungefär som innan, med den skillnaden att fritext är uppflyttad hit.
Om du klickar på Fritext, ändras rubrikerna och du kan ange provision som fritext. (Kom ihåg att
du endast bör använda fritext om andra möjligheter inte passar in, till exempel Enligt separat
prislista.)
PROVISIONSTRAPPA
Du har nu möjlighet att ange provision i steg likt en trappa, det vill säga olika provisionsprocent
beroende på slutprisintervall. Provisionstrappan skrivs ut som löpande text i dokument, till
exempel i uppdragsavtal, precis som övriga provisionstyper.
Nedan syns varningar i det nedersta provisionsintervallet eftersom en felaktig inmatning har
identifierats (överlappande intervall).
3
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
PROVISIONSDELNING
I de fall då en del av provisionen ska gå till en kollega, finns nu stöd för detta i systemet. Du kan
här ange procentuell andel av provision eller arvode, och namnet på din kollega. Informationen
syns som regel inte i dokumenten, utan är främst till för efterföljande rapportering och statistik.
Vill du radera en post så markerar man bara raden och klickar på minusknappen.
Som ett första steg kan data endast exporteras till externa ekonomisystem via funktionen Vitec Connect. Men
framöver kommer du kunna få ut rapporter även inne i mäklarsystemet (Verktyg, Statistik) och i Vitec
Beslutsstöd.
TILLÄGG OCH AVDRAG
Sedan tidigare har du kunnat lägga till två tilläggsposter när du fakturerar ut provision/arvode.
Nu kan du även lägga till ett avdrag, till exempel en rabatt. Du är inte längre begränsad i antalet
tillägg eller avdrag utan kan lägga in hur många poster som helst. Informationen används sedan
vidare i berörda dokument.
Du kan enkelt byta ordningsföljd på tilläggen och avdragen genom att markera bockrutan, och
sedan klicka på pilknapparna. På samma vis gör du om du vill radera en post, fast då använder du
minusknappen istället.
4
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
Bostadsrättsföreningar
Den här versionen innehåller ett flertal nyheter vad gäller hantering av Bostadsrättsföreningar.
Du kommer därför märka ändringar i systemet både vad gäller föreningskontakter och fliken
förening inne på bostadsrättsobjektet. Dessutom har nu möjlighet att ange en eventuell
förvaltare.
Dokument och standardbeskrivningar för webben är uppdaterade med de nya funktionerna.
Observera att om du har gjort konsultanpassningar av dokument, trycksaker eller webbeskrivning
via en extern webbyrå eller liknande, så behöver du kontakta dem om du vill göra nya
anpassningar.
NYTT UTSEENDE OCH INNEHÅLL PÅ FLIKEN FÖRENING.
Inne på Bostadsrättsföreningen (kontakten) har fliken Förening fått nya inmatningsfält för:
•
•
•
•
•
Antal lägenheter, varav hyresrätter och antal lokaler.
Tv och Bredband (Fritextfält som visas på dokument Objektsbeskrivning).
Parkering (Fritextfält som visas på dokument Objektsbeskrivning).
Renoveringar – Utförda och planerade (Fritextfält som visas på dokument
Objektsbeskrivning).
Ordförande (Likt existerande Ansvarig lägenhetsregister)
5
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
På kontakttyperna kan du endast hämta underkontakter från fliken ”Kontakt”, undantag
”Offentlig kontaktperson”, där du kan skriva över epost och telefonnummer.
I ”Ansvarig lägenhetsregister” och ”Ansökan in/utträde” kan du även välja bland
förvaltarkontakterna. Om du inte väljer något här kommer föreningsuppgifter att hämtas in med
automatik.
NY FLIK EKONOMI OCH FÖRVALTNING
Inne på Bostadsrättsföreningen (kontakten) hittar du nu även en helt ny flik: Ekonomi och
förvaltning.
Här finns inmatningsfält för:
• Föreningens ekonomi och planerade avgiftsförändringar.
• Överlåtelseavgift (samt vem som betalar den).
• Pantsättningsavgift (alltid köparen som betalar).
• Organisationstyp (till exempel äkta/oäkta förening).
• Tillåter föreningen juridisk person som köpare?
• Tillåter föreningen delat ägande?
• Äger föreningen marken?
Det är vanligt att en bostadsrättsförening numera låter en utomstående förvaltare hjälpa dem med
en del sysslor. Därför har du nu fått tillgång till en ny kontakttyp - Förvaltare. Förvaltaren kan du
sedan knyta till Bostadsrättsföreningen. Du hittar förvaltare här på fliken Ekonomi och
förvaltning. Och kontakten är sedan valbar under till exempel "Ansvarig för In-/Utträde".
6
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
Överst på fliken kan du göra urval på vilka brf-kontakter som ska visas i listan.
FÖRENINGSFLIKEN PÅ ETT BOSTADSRÄTTSOBJEKT
Inne på själva bostadsrättsobjektet visas en del av föreningsinformationen. Den här är nu utökad
och visar mer uppgifter om föreningen, så att du har dessa lätt tillgängliga när du öppnar objektet.
Tänk på att informationen om föreningen inte är redigerbar inne på objektet – utan ska redigeras
inne på själva föreningskontakten. Det här för att kunna återanvända samma information när
nästa bostad ska säljas i föreningen.
(Tidigare var det möjligt att redigera Allmänt om föreningen direkt från objektet, det vill säga frångå
standardtexten om föreningen.)
7
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
Söker och matchning
Fliken Söker har fått ett nytt utseende, för att förenkla hanteringen av sökprofiler. En av
ändringarna är att du nu kan söka på flera olika objektstyper i samma sökning.
Förutom på sökområden och karta, så kan du nu även söka på Kommun och Län. På varje
sökprofil kan du ange hur många sökområden eller kommuner etcetera, som kunden önskar.
Du kan dessutom lägga upp olika sökprofiler på samma kund, i de fall kunden har helt olika
kriterier på olika sökprofiler, till exempel en kund som samtidigt söker både villa och fritidshus.
Först anger du om personen alls ska matchas, det är först då övriga sökkriterier dyker upp.
Om kontakten ska matchas, så kan du göra val i alla sökfälten som visas nedan:
Här kan du välja att söka på flera olika objektstyper i samma sökning
8
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
OLIKA SÖKKRITERIER
Det händer ibland att kunder har olika sökkriterier för olika objektstyper (exempelvis då kunden
letar både villa och fritidshus). Då kan du istället välja att ange olika sökprofiler. Detta gör du
genom att klicka på plustecknet.
OMRÅDEN
Nu har du flera olika möjligheter att ange sökområde.
Enklast är att skriva in hela eller början av namnet på aktuellt område och trycka ”enter”. Men du
kan också klicka på områdesnamnet. När ett område finns i flera städer dyker även kommunnamnet upp i
listan.
Söker kunden en bostad i flera områden, och med samma sökkriterier (till exempel bostadsrätt).
Lägger du bara till fler områden. Alla områden hamnar under varandra i en lista, och du kan
enkelt radera ett visst område genom att klicka på krysset.
(Ett område kan även vara en kommun, eller ett län.)
En förutsättning för att det sedan ska gå att matcha mot dessa områden detta är att man på alla
sökområden angivit i vilken kommun det ligger (se nedan bild från menyn Verktyg, Administrera,
Standardområden).
9
Nyheter 2015.2 - Vitec Mäklarsystem Office
Ombyggd ”urvalstratt”
I samband med förändringen av fliken ”Söker” på kontakter, gjordes även ett omfattande jobb
med att kvalitetssäkra och rätta gamla felaktigheter i urvalsfunktionen. Tidigare skapade urval bör
fortfarande fungera, men vi rekommenderar att du istället skapar nya med bättre funktionalitet.
Prestandardhöjande optimeringar
Ett flertal olika ändringar har gjorts för att snabba upp läsning av stora listurval och vid byte av
flikar i systemet. Det här blir främst märkbart för dig som arbetar på större kontor med många
användare.
Epost-mallar
För förenklad hantering fylls nu tillträdesplats i automatiskt i några av mejlmallarna, och du kan
även lägga till fältet i dina egna mallar.
Dokument
Dokumenten ”Borgensförbindelse” och ”Ansökan om In/Utträde ur förening” har fått ny
design. Förutom dessa har ett antal mindre förbättringar gjorts på ett flertal dokumentmallar.
Dessutom har layoutarbete påbörjats vad gäller uppställningsformen för underskrifter, vilket du
redan nu kan se resultatet av på några av dokumenten.
Buggrättningar
•
•
10
Rättat ett fel som kunde uppstå vid återkommande kalenderposter på just söndagar.
Flertal mindre justeringar.