Marknadsplatsen
Inköpsnytt - extra
INFORMATION TILL DIG SOM LEVERANTÖR
Foto: Sergio Joselovsky
Nr. 1
2015
Foto: Peter Claesson
AVTAL - PRODUKT - ORDER - LEVERANS - FAKTURA - BETALNING
Sprid informationen vidare till alla berörda på ert företag! - Detta nyhetsbrev är till för
att underlätta ert arbete. Om det elektroniska flödet från order till faktura ska flyta på
utan problem, måste all information vara korrekt. Skiljer till exempel priset mellan order
och faktura kan inte betalning genomföras. Det är du som leverantör som ansvarar för
att det är rätt i Nationell katalog för produkter och avtal, Katalogen.
Tyck till om nyhetsbrevet
Varför leveransavisering?
Är du nöjd med innehållet och upplägget,
eller har du förslag på saker som borde
förbättras i nyhetsbrevet? Berätta vad du
tycker och var med och förbättra.
Leveransavisering är en digital följesedel
som kunderna använder sig av när de
inlevererar d.v.s. gör godkännadekontroll
av mottagen leverans.
Är du kanske inte rätt person som får
nyhetsbrevet, namnge den person du
tycker borde få det.
Stämmer inleveransen går er faktura
automatisk igenom vårt system och ni
som leverantör får betalt snabbare.
>>Till enkäten
Allmän information
www.vgregion.se/marknadsplatsen
Produkt- och
avtalsunderhåll
Order och faktura
Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-02-27
Sida 1 (6)
GLN består av 13 siffror. GLN skapas
med hjälp av ett GS1 Företagsprefix, ett
löpnummer och en kontrollsiffra.
Sedan uppgraderingen i Katalogen har
ett antal prestandahöjande åtgärder
genomförts gällande produkt- och avtalssökning vilka har gett god effekt.
1. GS1 Företagsprefix består
av 6-9 siffror
2. Löpnumret består av olika
antal siffror beroende på
företagsprefixets längd
3. Kontrollsiffran beräknar
du med hjälp av en funktion
på http://www.gs1.se/
Vår leverantörshemsida är uppdaterad
utifrån de nya roller och arbetssätt som
gäller sedan de senaste uppgraderingarna.
>>Information om de största förändringarna
som gjorts i uppgraderingarna i december
och januari
>>Roller och aktörer
>>Hur du underhåller Katalogen
>>Förändrat arbetssätt autogodkännande
KONTAKT OCH SUPPORT
010 - 441 00 15
ALLMÄN INFORMATION
GLN - 13 siffror
Efter uppgradering
Knappval 1 - Teknisk anslutning
Web-EDI och FullEDI
[email protected]
Utbildning och information
Tycker du det är svårt att komma igång
med Katalogen och gärna vill ha lite mer
utbildning?
Knappval 2 - Övriga frågor
Användarfrågor och Katalogen
[email protected]
Kontakta vår leverantörssupport för att
boka upp visning via webben.
Knappval 3 - Fakturafrågor
systemadministration.regionservice
@vgregion.se
Om så önskas finns också möjlighet att
besöka oss för att få en egen genomgång
av Katalogen och vad som är viktigt för
att få hela flödet ”Från order till faktura”
att fungera.
Öppettider
mån-fre 08.00-16.00 (stängt 12.00-13.00)
Vår hemsida
http://www.vgregion.se/
marknadsplatsen/leverantor/
www.vgregion.se/marknadsplatsen/leverantor/
Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-02-27
Sida 2 (6)
Ersättningshantering
Påmi
n
nelse
!
Automatiskt produktgodkännande
n e l se
!
Sedan januari är det automatiskt
produktgodkännande i Katalogen. Detta
innebär ett förändrat arbetssätt för dig
som leverantör. Det är dock ingen förändring vad gäller den ordinarie
dialogen med Avtalsägare hos Inköp
inför produktförändringar.
För att beställare ska få den aktuella
produkt du säljer och som du har på
avtal med Västra Götalandsregionen,
VGR är det viktigt att du gör ersättningshantering även i Katalogen när produkter
ersätts i ditt affärssystem.
Om detta inte görs, kan du få beställningar på produkter som inte längre
motsvarar det du säljer vilket kan skapa
merarbete, fördröjda leveranser och
fakturaproblem.
>>Läs mer om vad automatgodkännande av
produkter innebär
När ska jag ersättningshantera?
Ersättningshantering ska göras när en
produkt ersätter en annan och de har
samma funktion. Det är viktig eftersom
det ger information till beställaren om
rätt produkt, historiken hänger ihop och
uppföljningen blir korrekt.
Förty
dliga
nde!
Prisöverenskommelser
I nyhetsbrev nr 4, år 2014 informerade vi
om prisöverenskommelser. Vi vill göra
ett förtydligande till texten.
Hur gör jag?
Från den ersättande produkten söker
du upp och väljer den ersatta produkten
ur Katalogen. I de fall den ersättande
produkten ersätter flera produkter med
samma funktion kan man repetera
momentet.
I Katalogen finns produkter som du som
leverantör har på avtal med Västra Götalandsregionen, VGR.
Ibland kan det också finnas produkter
som ligger på en s.k. prisöverenskommelse. En prisöverenskommelse är
produkter som kunden har ett behov av,
men som inte ingår i ett Inköpsavtal.
Köpen går oftast via Inköps kundservice.
1. Registrera ny produkt i Katalogen
(om den inte redan finns)
2. Sök upp ersatt produkt i ”Ersätter”
3. Markera och spara ersättningen
VGR önskar att prisöverenskommelserna
underhålls med rätt pris för att fakturaflödet ska fungera.
4. Fyll i information; bilder, egenskaper etc.
5. Spara
6. Om den ersatta produkten utgått ur ert
sortiment ska även fältet ”Utgått” markeras
Oavsett om det är ett Inköpsavtal tecknat
med VGR eller om det är en prisöverenskommelse ska ev. prisförändringar på
produkt godkännas mellan leverantör
och VGR.
7. Uppdatera avtalet om ersättningen avser
avtalade produkter
8. Inaktivera den tidigare avtalsraden/
produkten i avtalet och lägg till den nya
Ett datum för när prisförändringen ska
träda i kraft är också önskvärt.
9. Skicka förslag till uppdatering enligt
rutinen för avtalsunderhåll
www.vgregion.se/marknadsplatsen/leverantor/
PRODUKT- OCH AVTALSUNDERHÅLL
Påmi
n
Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-02-27
Sida 4 (6)
Några ord inom e-handel
Det finns tre olika sätt att ansluta sig till
Marknadsplatsen:
B2B - Business to Business
Elektroniska affärer mellan företag. Ofta
inkluderas även e-affärer mellan företag
och offentliga förvaltningar.
Fax/Mejl (manuell hantering)
Order läggs i Marknadsplatsen och går
till er fax-eller e-postadress. Detta är
mest för tillfälliga lösningar. Fakturan
blir i pappersform.
EDI - Electronic Data Interchange
Ett standardiserat, elektroniskt och till
stora delar automatiserat informationsutbyte mellan affärssystem, oberoende
av format som Edifact/XML.
Web-EDI (manuell hantering)
Order går elektroniskt till er enligt SFTIstandard. Det som behövs är förbindelse
över internet och en webbläsare, så ni
kan hämta ut order och ordererkännande.
Fakturan går via Web-EDI.
EDIFACT
En standard för EDI som definierar
elektroniska dokument till uppbyggnad
och informationsinnehåll.
Full EDI
EDIFACT meddelanden
Intresserad av Full EDI?
PRICAT
ORDERS
ORDRSP
ORDCHG
DESADV
RECADV
INVOIC
Order och faktura elektroniskt via datortill-dator, två företag kommunicerar med
varandra utan manuell hantering. En s.k.
Buisness to Buisness, B2B där handelsflödet såsom order, orderbekräftelse och
faktura skickas direkt. Som leverantör
kan du ha både Web EDI och Full EDI.
T.ex. ordern via Full EDI och fakturan
via Web-EDI.
Det finns drygt 200 stycken EDIFACTmeddelanden. Exempel på sådana affärsdokument är:
Hör av dig till vår leverantörssupport så
informerar de dig vidare om Full EDI.
ORDER OCH FAKTURA
Anslutningsformer
= Pris- och artikellista
= Avropsorder
= Orderbekräftelse
= Avropsändring
= Leveransavisering
= Mottagningsavisering
= Faktura
GLN - Global Location Number
En internationell nummerserie från GS1.
Används för att identifiera parter och
deras adresser.
Leverantörssupporten
Ansökan om nummerserie görs på:
010-441 00 15, knappval 2
[email protected]
www.gs1.se
Tänk på att..
1. Skilja på elektronisk och övrig handel. Endast fakturor
för order beställda via Marknadsplatsen kan faktureras.
3. Felaktiga fakturor bestrids då de inte kan hanteras i
betalningsflödet.
2. Det är 1 order/faktura som gäller, samlingsfakturor
kan inte hanteras.
4. De artiklar som faktureras måste finnas med i vår
Katalog.
www.vgregion.se/marknadsplatsen/leverantor/
Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-02-27
Sida 5 (6)