Region 2015 - Region Örebro län

PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
1(21)
Dnr
Region 2015
Projektägare är Landstingsdirektör Rickard Simonsson och Regiondirektör Magnus Persson.
Versionshistorik
Version
Datum
Författare
8.0
140122
Tommy Larserö
Godkänd av
Ändringshistorik
Marjetta
Leijonhufvud
Checklista inför beslut, BP2
Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både vad gäller kostnad/resurser, tid
och resultat.
Ja
Nej
x
Projektets nytta är kalkylerad med hjälp av PENG1 eller annan metod.
x
Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem.
Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att
realisera den förväntade nyttan från projektet.
x
Projektets nytta i förhållande till kostnader och insatser i övrigt har kalkylerats,
beskrivits och är godkänd av mottagaren och styrgruppen.
x
Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och
kopplat till verksamhetens mål och strategier.
x
Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en
handlingsplan för att hantera dem. Kritiska risker är eliminerade.
x
Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas.
Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda.
1
PENG är en metod för kalkylering av projektnytta
x
x
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
2(21)
Dnr
Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med
åtagandet.
x
Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade.
x
Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren.
x
Följd- och förvaltningskostnader för projektet är identifierade och dokumenterade.
x
Juridiska och finansiella aspekter har beaktats.
x
Projektinformationen är uppdaterad i Projektbanken
x
Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller (besluten ska tas av styrgruppen):
JA
Beslut att starta Genomförandefasen, BP2 x
x
NEJ Datum
130830
Kommentar:
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
3(21)
Dnr
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1
1.1
2
BAKGRUND ....................................................................................................... 5
Syfte ................................................................................................................ 6
MÅL..................................................................................................................... 6
2.1
Målgrupp ......................................................................................................... 6
2.2
Projektmål ...................................................................................................... 6
2.3
Delområden .................................................................................................... 7
2.4
Effektmål - vilka effekter önskas uppnås med genomförandeprojektet . 12
3
KRAV PÅ PROJEKTET .................................................................................... 13
3.1
Förutsättningar ............................................................................................ 13
3.2
Avgränsningar.............................................................................................. 13
3.3
Övriga krav ................................................................................................... 14
4
ÖVERSIKTLIG TID- OCH LEVERANSPLAN ................................................... 14
4.1
Resurser ....................................................................................................... 15
4.2
Budget och finansiering .............................................................................. 16
5
PROJEKTORGANISATION .............................................................................. 16
5.1
Roller, ansvar och befogenheter ................................................................ 16
5.2
Organisationsschema för projektorganisationen ..................................... 18
6
KOMMUNIKATION ........................................................................................... 18
6.1
Kommunikativt förhållningssätt och plattform ......................................... 18
6.2
Intressentanalys........................................................................................... 19
6.3
Information och dialog till projektets intressenter.................................... 19
6.4
Dokumentation och rapportering inom projektet ...................................... 19
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
7
7.1
4(21)
Dnr
KVALITET ......................................................................................................... 20
Kvalitetssäkring av externa leverantörer ................................................... 20
8
RISKER OCH MÖJLIGHETER ......................................................................... 20
9
PROJEKTAVSLUT ........................................................................................... 21
10
REFERENSER .............................................................................................. 21
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
1
5(21)
Dnr
Bakgrund
Landstinget, kommunerna och regionförbundet i Örebro län har fört en diskussion, i bred
förankring, om att förändra samordningsansvaret för det regionala utvecklingsarbetet.
Ambitionen är att bilda en ny regional politisk organisation. Örebro läns landsting lämnade i
november 2012 in en ansökan till regeringen om att få överta det regionala
utvecklingsansvaret och bilda en ny region (se bilaga 1).
Följande huvudskäl till regionbildning finns ansökan:
•
•
•
•
•
•
Regionen får mer makt över sin egen utveckling. Statens makt över regionala frågor
minskar och regionen får ta mer ansvar för sina egna framtidsfrågor.
Mer demokratiskt och ett tydligare medborgarperspektiv. Vi får ett direktvalt
parlament med tydligare ansvar för beslutsfattandet. Det blir tydligare vem som fattar
beslut och vem som ska ta ansvar.
Bättre beslutskraft. Ett regionalt parlament underlättar beslutsfattande och ger ett
starkare mandat och legitimitet.
Resurseffektivt. Det ska bli tydligt hur regionen fungerar och arbetar. Idag finns tre
regionala organisationer/myndigheter: landstinget, regionförbundet och länsstyrelsen.
Landstinget och regionförbundet går ihop i en regionbildning. I och med att tre blir två
blir rollfördelningen tydligare. Det ska vara enkelt att förstå vem man ska vända sig
till. Genom att samla kompetens och resurser på regional nivå kan resurserna nyttjas
bättre och vara mer flexibla.
Den nya regionen ska underlätta och uppmuntra samarbete mellan regionens
aktörer – Regional utveckling måste ske både lokalt och regionalt. Alla måste hjälpas
åt för att regionen ska utvecklas och växa. Det främjar samhörigheten, stimulerar
samarbete mellan aktörer i regionen och stärker en regional identitet.
Synligare region. En samlad region som vill tänka nytt, kan också ta mer plats, bli
mer synlig och definierad för omvärlden, nationellt och internationellt.
Självförtroendet och den regionala självbilden kan öka när regionen får större
befogenheter kring viktiga utvecklingsfrågor.
I en departementspromemoria (bilaga 2) har socialdepartementet i mars 2013 ställt sig
positiva till Örebro läns landstings ansökan. Promemorian har under våren varit på remiss.
Riksdagen förväntas ta beslut i frågan under våren2014.
I flera av landets län pågår liknande processer för att förändra samordningsansvaret för det
regionala utvecklingsansvaret i riktning mot att bilda en ny politisk regional organisation.
Parallellt med ansökningsprocessen har landstinget, kommunerna och regionförbundet i
Örebro län genomfört ett förberedande projekt, Projekt Region 2015 (R2015), med syfte att
formulera övergripande förutsättningar för en ny regional organisation. Projektet fokuserade i
huvudsak på den nya organisationens roll och uppdrag, politisk organisation, styrmodell och
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
6(21)
Dnr
kommunalt inflytande. I juni 2013 beslutade landstingsfullmäktige om en ny regional politisk
organisation för mandatperioden 2015-2018 (bilaga 3). Slutrapporten för projektet lämnades
in i juni 2013 (bilaga 4). Landstingsstyrelsen beslutade i juni 2013 att landstingets planering
och organisationskommitté (POK) i samråd med regionförbundets presidium (RFÖ) ska
ansvara för genomförande och införande av den nya organisationen och dess funktionssätt.
Som politisk referensgrupp utsågs det förberedande projektets styrgrupp.
Landstingsdirektören och regiondirektören fick i uppdrag att leda genomförandearbetet.
Projektägare för genomförandeprojektet är landstingsdirektören och regiondirektören.
Projektägarna har utarbetat ramar för genomförandeprojektet genom projektdirektiv. Denna
projektplan bygger på projektdirektivet och är en arbetsplan för genomförandeprojektet.
1.1
Syfte
Syfte och målsättning med genomförandeprojektet är att skapa goda förutsättningar för den
nya organisationen med dess roll och uppdrag att fungera från och med 1 januari 2015.
2
Mål
2.1
Målgrupp
Projektet riktar sig till politiker och personal inom Örebro läns landsting och Regionförbundet
Örebro län samt politiker och tjänstemän från länets kommuner.
Inom Landstinget finns det verksamheter som endast indirekt blir påverkade av projektet.
Intressenter i form av samarbetsparters (t.ex Länsstyrelsen, Örebro Universitet) och andra
berörda organisationer kommer att involveras i vissa delar av genomförandeprojektet.
Politiker och personal inom Landstinget och Regionförbundet ska främst via intranät kunna ta
del av vad som händer i projektet och enkelt få svar på frågor om förändringsarbetet.
Den externa webbsida som byggdes upp på www.orebroll.se kring det förberedande arbetet
ska även i genomförandeprojektet användas för att lägga ut information för externa
intressenter och allmänhet.
2.2
Projektmål
Projektets mål är att planera, ta fram beslutsunderlag samt i vissa delar verkställa för ett bra
genomförande så att den nya regionorganisationen kan fungera enligt plan från 1 januari
2015.
De delar i Genomförandeprojektet som är färdigställda skall redovisas i ett gemensamt
dokument 15 oktober 2014. Vissa delområden/aktiviteter kommer inte vara avslutade 141231
utan fortsätter in på 2015.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
7(21)
Dnr
Från början innehöll projektet 16 delområden som ska färdigställas under olika perioder under
projekttiden. Politiska beslut och/eller tjänstemannabeslut fattas löpande under 2013 och
2014.
Projektplanen är ett levande dokument som justeras utifrån nya förutsättningar. Flera av
delprojekten är starkt kopplade till varandra vilket innebär att delprojektledarna valt en
gemensam arbetsprocess för vissa delområden.
Varje delprojekt (förutom delprojekt ett) har ansvariga delprojektledare.
Projektplanens tidplan avser leveranstid för projektledarna till projektägarna. För
delprojektledarna innebär detta att deras leveranstid till projektledarna ligger två veckor före
om inget annat överenskommits.
2.3
Delområden
1. Organisationens namn
I starten av genomförandeprojektet ska den nya regionorganisationen få ett nytt namn.
Ansvarig: Politiska planeringsgruppen för Genomförandeprojektet Region
Klart: 1 oktober, 2013
2. Reglemente, partistöd, arvodesregler för förtroendevalda
En detaljerad fördelning av ansvaret och befogenheterna i den politiska organisationen ska
föreslås med utgångspunkt i det förberedande projektet.
Den nya politiska organisationens roll, uppdrag, funktionssätt och ärendeberedningsprocess
ska också beskrivas.
Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef vid RUS-kansliet
Klart: 1 november, 2013
3. Verksamhetsorganisation
Med utgångspunkt från verksamheternas logiska samband, effektivitet och god hushållning
föreslå ny verksamhetsorganisation för verksamheterna. Den nya politiska organisationen som
togs fram under det förberedande projektet utgör den övergripande ramen och styrningen för
den kommande verksamhetsorganisationen. Aktiviteten koncentreras till den
organisationsnivå som idag motsvaras av landstingets förvaltningsnivå. Lednings- och
organisationsmodell för central och förvaltningsledning fastslås och organiseras. För
landstingets hälso- och sjukvårdsorganisation inklusive klinisk forskning och utbildning finns
ett förslag, från juni 2013. I aktiviteten ingår att inom ramen för befintliga
delegationsordningar utse ledande tjänstemän för eventuella nya uppdrag.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
8(21)
Dnr
Ansvarig: Landstingsdirektör och regiondirektör
Klart: 1 januari, 2014
4. Gränsdragningar, samverkan, samarbeten och inflytande
Tillsammans med kommunerna, med utgångspunkt i den övergripande modellen för
samverkan mellan den nya regionen och kommunerna (R2015), ta fram ett beslutunderlag om
närmare instruktioner för samverkan och samverkansorganisationens uppdrag, funktionssätt
och administration. Instruktionerna ska beslutas av landsting och kommuner.
Tillsammans med kommunerna slutföra arbetsgruppens arbete inom R2015 med tanke på
Social välfärd. Här ska aktiviteten ha en nära koppling till landstingets förändringsarbete av
hälso- och sjukvården.
Tillsammans med länsstyrelsen förhandla och föreslå en överenskommelse om
gränsdragningar och samarbeten inom ansvaret för sakområden kopplat till den regionala
utvecklingen. Överenskommelsen ska, efter dialog med kommunerna antas av landstinget
och länsstyrelsen.
Ansvarig: Landstingets och regionförbundets projektledare
Klart: 1 februari, 2014 (samverkan Region Örebro län och kommunerna i länet)
1 juni, 2014 (samverkan Region Örebro län och Länsstyrelsen)
5. Regionförbundets status efter 2015
Föreslå handlingsplan och beslutsunderlag för regionförbundets status efter 1 januari, 2015.
Belysa eventuellt behov av ett för kommunerna och regionen fortsatt gemensamt organ eller
om förbundet ska avvecklas. Till medlemmarna föreslå en handlingsplan för förbundets
tillgångar, skulder och åtaganden. Likalydande beslut krävs av medlemmarna.
Ansvarig: Landstingets och regionförbundets projektledare
Klart: 1 februari, 2014
6. Skatteväxling och fusion
Ta fram förslag på hur de ekonomiska konsekvenserna skall lösas utifrån att Regionen tar
över Regionförbundets kostnader. Tillsammans med kommunerna föreslå en ekonomisk
lösning motsvarande kommunernas del i dagens finansieringsmodell för regionförbundet.
Alternativ kan vara skatteväxling, avtal om avgift till regionorganisationen, kvittning mot
andra oreglerade uppgörelser eller någon annan lösning.
Föreslå modell för hur landstingets och regionförbundets tillgångar och skulder ska
fusioneras.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
9(21)
Dnr
Ansvarig: landstingets ekonomidirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och
administration
Klart: 1 februari, 2014
7. Process för ekonomi- och verksamhetsstyrning
Aktiviteten avser modell för ekonomi- och verksamhetsstyrning för egen regi såväl
förvaltningsform som bolagsform och modell för styrning av frågor där den nya
organisationen har finansierings- och uppföljningsansvar men där utföranden också sker i
annan regi. Med modell avses bland annat teoretisk förankring, budget(finansierings)modell,
ersättningssystem, kodplaner, projektredovisning, årsplanering.
I den samlade modellen ingår struktur för övergripande ägardirektiv till ägda bolag och
kontrollerade stiftelser eller andra juridiska personer.
I arbetet ska beaktas befintlig modell för uppföljning av styrning av alternativa utförare inom
hälso- och sjukvården.
Ansvarig: Landstingets ekonomidirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och
administration
Klart: 1 mars, 2014
8. Konkretisering av ansvarsfördelning mellan politik och förvaltning,
dokumentharmonisering
Med utgångspunkt från reglementet ska ett förslag tas fram på delegationsordning och andra
spelregler som förtydligar ansvarsfördelning mellan politik och förvaltning.
Med utgångspunkt i R2015 föreslå harmonisering, revidering och eventuell utfasning av
befintliga styrdokument. Definition för vad olika styrdokument har för status, exempelvis
mål, strategier, policy, riktlinjer, rutin.
Ansvarig: landstings planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUS-kansliet
Klart: 1 juni, 2014
9. Övriga administrativa rutiner och processer
I uppdraget ingår en inventering av nödvändiga förändringar av administrativa rutiner och
processer, bland annat samordning och fusion av diarium, arkiv.
I uppdraget ingår att ur en juridisk aspekt belysa om och i så fall hur gällande och befintliga
avtal, överenskommelser, försäkringar, med mera kan komma att påverkas av en ny
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
10(21)
Dnr
regionorganisation. Vid behov ska nödvändiga åtgärder genomföras med anledning av
analysen.
Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och
administration
Klart: 1 juni, 2014
10. Vision och värdegrund för regionorganisationen
Ett förberedande arbete genomförs med syfte att skapa ett kunskapsunderlag samt metodik för
ett visions- och värdegrundsarbete för hela den nya regionorganisationen. Avsikten är att
underlaget ska användas av den nya politiska organisationen som ska arbeta fram och
fastställa regionorganisationens nya vision och värdegrund.
Ansvarig: Landstingets kommunikationsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUSkansliet
Klart: 1 september, 2014
11. Personal, arbetsmiljö och facklig samverkan
Förbereda och genomföra anställnings- och eventuella personalutvecklingsprocesser
föranledda av ny regionorganisation. Anställningarna förväntas ske enligt principerna
verksamhetsövergång och konvertering. Avsteg från principen sker i samråd med
projektägarna.
Genomföra översyn och vid behov föreslå förändringar i gällande samverkansmodeller mellan
arbetsgivar- och arbetstagarorganisationerna med anledning av ny regionorganisation. En nära
koppling av aktiviteten sker med landstingets förändringsarbete av hälso- och sjukvården.
Med utgångspunkt från AFS 2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete, ska en
konsekvensanalys av regionbildningen genomföras som helhet. Konsekvensanalysen har en
nära koppling till aktiviteten Verksamhetsorganisation.
Ansvarig: Landstingets personaldirektör och regionförbundets personalsekreterare
Klart: 1 september, 2014
12. Kommunikation
Delprojekt kommunikation ska ta fram ett förslag på hur den framtida kommunikativa
infrastrukturen ska se ut i den nya regionorganisationen. I uppdraget ingår också att ta fram
strategier för intern och extern kommunikation, en varumärkesstrategi samt planer för arbetet
med en ny grafisk profil.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
11(21)
Dnr
Även vision och värdegrund ligger till grund för den kommunikativa utvecklingen i den nya
organisationen.
Ansvarig: landstingets kommunikationsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUSkansliet
Klart: 1 september, 2014
13. Regionorganisationens styrmodell
I aktiviteten ingår att föreslå en övergripande och dokumenterad modell för
regionorganisationens styrning. Vilka styrdokument som ska finnas och dess inbördes
förhållande fastslås (mål hierarki för de politiska styrdokumenten). Befintliga ledningssystem
integreras och harmonieras till den nya organisationen.
För det samlade delområdet regionorganisationens styrmodell - skall delprojekt två, sju och
åtta samordnas eftersom dessa delområden har uppdrag som innefattar olika styrverktyg och
tillsammans formar en styrmodell.
Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för RUS-kansliet
Klart: 1 oktober, 2014
14. Lokaler
Aktiviteten syftar till att föreslå strategi för en framtida samordning av lokaler för den nya
regionorganisationens politiska och administrativa ledning, det så kallade ledningskansliet.
Inom ramen för dagens hyrda eller ägda lokaler föreslå en kontorsplanering på kort sikt för
den nya regionorganisationens politiska och administrativa ledning (ledningskansliet).
I uppdraget ingår samordning av lokalplanering för hela den nya regionorganisationen (även
samordningen mellan olika kärnverksamheter vid eventuella förändringar).
Ansvarig: landstingets planeringsdirektör och regionförbundets enhetschef för Ekonomi och
administration (sker tillsammans med Ledning- och verksamhetsstöds område fastigheter)
Klart: 1 november, 2014
15. IT och telefoni
Aktiviteten avser anpassning av dagens IT-system, licenser och eventuella hårdvarufrågor till
en ny regionorganisation. En nära koppling av aktiviteten sker med landstingets
förändringsarbete av hälso- och sjukvården.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
12(21)
Dnr
Eventuella anpassningar av telefoniverksamheten med anledning av en ny regionorganisation
behöver ses över.
Utreda behovet av en ny domän för nya organisationen.
Ansvarig: Landstingets Förvaltningschef för LoVS och regionförbundets enhetschef för
Ekonomi och administration
Klart: 1 januari, 2015
16. Utbildning
Planera och genomföra utbildningsinsatser avseende förändrade roller och uppdrag. Insatserna
ska anpassas till politiker och tjänstemän.
Ansvarig: landstingets personaldirektör och regionförbundets personalsekreterare
Klart: 1 januari, 2015 (genomförande av utbildningsinsatser kan pågå under första kvartalet
2015)
2.4
Effektmål - vilka effekter önskas uppnås med genomförandeprojektet
Effektmål
Uppföljning
Under rubrik 1.1 ges en överblick över flera
effektmål (beskrivs i punktform) som man
vill uppnå med regionbildningen.
Tid:
2017
Metod:
Enkät till politiker och medborgare.
Nya regionorganisationen ska fullt ut fungera
enligt intentionerna från och med 1 januari,
2015
Tid:
juni 2015
Den personal som blivit direkt berörd av den
nya och förändrade organisationen ska känna
sig välinformerade och delaktiga i
förändringsprocessen.
Tid:
febr 2015
Metod:
Intervjua ordf i regionstyrelsen, ordf i
nämnderna, regiondirektör samt
förvaltningschefer.
Metod:
Intervjua slumpmässigt 10 medarbetare som
har blivet direkt berörda av
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
13(21)
Dnr
organisationsförändringen.
Medarbetarundersökning hösten 2015
3
Krav på projektet
3.1
Förutsättningar
Enkät till samtliga anställda. Uppföljning av
resultaten.
Inom ramen för en ny hälso- och sjukvårdsorganisation i landstinget kommer ett antal
utredningar att genomföras, (bilaga 5), med syfte att stärka hälso- och sjukvården och den
kliniska forskningen samt utbildning. Utveckling av en ny hälso- och sjukvårdsorganisation
är en viktig del i en ny regional organisation. Utredningsarbetet för detta kommer att ske inom
ramen för hälso- och sjukvårdsorganisationen och ha en stark koppling till det samlade
genomförandeprojektet.
Tillsammans med kommunerna pågår ett arbete med att hitta en långsiktig lösning på det
inköpssamarbete som organiseras av Örebro kommun via regionförbundet.
Etablering av nya regionala strukturer som till exempel innovationssystem, grants office och
Business Region Orebro (BRO) kommer att beröra genomförandeprojektet.
Projektets aktiviteter ska bedrivas så att pågående löpande verksamhet inte tappar kraft med
avseende utveckling och leverans.
I genomförandeprojektet ska en fortsatt stark förankring bibehållas hos såväl kommuner,
universitet som länsstyrelse. Pågående gemensamma arbeten och utvecklingsprojekt ska
fortsätta.
SKL driver samarbetsforum för de län som nu är aktuella för regionbildning. Landstinget och
regionförbundet deltar aktivt i detta forum.
Flera olika lagar anger krav och regler som projektet har att förhålla sig till, exempelvis
Kommunallagen och Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. Nationellt pågår även
arbete med att föreslå förändringar i befintlig lagstiftning som projektet måste hålla sig
uppdaterade på.
3.2
Avgränsningar
Avgränsningar som berör de olika leveranserna redovisas under punkt 2.2 (projektmål) och
under punkt 3.1 (förutsättningar).
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
3.3
14(21)
Dnr
Övriga krav
Alla delområden i projektet har beröringspunkter och kopplingar till andra delområden. Detta
ställer krav på att arbetsprocessen sker både vertikalt och lodrätt för att säkra upp både
fördjupning och helhet.
4
Översiktlig tid- och leveransplan
Respektive deluppdrag har olika tidsperspektiv beroende på karaktär. Tjänstemanna- och/eller
politiska beslut kommer att fattas löpande under 2013 och 2014. De delar i
Genomförandeprojektet som är färdigställda hösten 2014 skall i ett dokument redovisas 15
oktober, 2014. Flera delar av aktiviteterna förväntas pågå efter 141231. Den nya
regionorganisationen startar upp 1 januari, 2015.
En plan ska upprättas för vilka frågor som kräver politiska beslut respektive beslut av
tjänstemannaledningen.
En detaljerad tid- och aktivitetsplan ska upprättas i samband med utarbetande av
kommunikationsplan.
Tid
Syfte
Aktivitet
Augusti- Uppstart av
Utarbetande av
sept
genomförandeprojektet. projektplan och
kommunikationsplan
Struktur och
samt
arbetsordning
delprojektplaner
Målgrupp
Politiska
planeringsgruppen för
Genomförandeprojektet,
delprojektledare
Sept-dec Arbete med
delområden. Leverans
av 3 delområden
1 nov
Reglemente, partistöd,
arvodesregler
Jan-juni
Arbete med
delområden
Juli-dec
Arbete med
delområden
15 okt
Rapport på alla
färdigställda
Arbetsordning,
riktlinjer, rutiner
Politiska
planeringsgruppen för
Genomförandeprojektet
Rapport på alla
färdigställda
Politiska
planeringsgruppen för
Kommentar
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
delområden
1 jan
2015
Driftstart av ny
regionorganisation
Aug
2015
Uppföljning av
genomförandearbetet
av nya
regionorganisationen
Aug
2015
Avslut av
genomförandeprojektet
4.1
15(21)
Dnr
delområden
Genomförandeprojektet
Färdigställande av
uppföljningsrapport
POK
Resurser
Genomförandeprojektet är prioriterat i landstingets och regionförbundets arbete. Projektets
huvudsakliga bemanning ska ske inom ramen för ordinarie resurser. Landstinget och
regionförbundet har tillsatt varsin projektledare för genomförandearbetet. För kommunernas
insatser i aktuella aktiviteter svarar respektive kommun.
Projektledarna ansvarar för att ta fram en budget för direkta kostnader och intäkter
förknippade med det samlade genomförandeprojektet. Budgeten ska godkännas av
projektägare som efter bedömning och behov överlämnar budgeten för politisk behandling.
För den ekonomiska kontrollen inom projektet ansvarar projektledarna. Som stöd finns en
ekonom vid landstingets Ledningskansli. Den ekonomiska utvecklingen inom projektet
rapporteras löpande till projektägare och projektledare.
Extern controller kommer kontinuerligt att följa upp projektet och rapportera direkt till
projektägare och projektets politiska ledning.
Namn
Uppdrag
Procent
Period
Tommy Larserö
Projektledare
100 %
130801 – 150901
Marjetta
Leijonhufvud
Projektledare
50 %
130901 – 150901
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
4.2
16(21)
Dnr
Budget och finansiering
Genomförandeprojektets kostnadsbudget (nummer ett) för hela projektperioden är beräknad
till 1,2 miljoner kronor. Direkta kostnader som genomförandeprojektet resulterar i är bland
annat konsultstöd, utbildningsaktiviteter, informationsmaterial, juridisk rådgivning,
sammanträdeskostnader, resor och diverse andra omkostnader.
Projektledarlönerna och konsekvenser av själva genomförandet exempelvis ny grafisk profil
som eventuellt kräver nya skyltar och ny domän där alla inom den nya regionorganisationen
behöver nya e-postadresser - är inte medräknad i projektets genomförandebudget.
För att synliggöra alla kostnader skall en andra kostnadsbudget upprättas dels för
projektledarkostnaderna dels för övriga kostnader som kan uppkomma med anledning av
projektets genomförande exempelvis nya skyltar med mera. Kunskap kring dessa i dagsläget
otydliga kostnadskonsekvenser kommer under projektperioden successivt bli alltmer tydliga.
Örebro läns landsting svarar för finansiering av projektbudgeten. Projektledarnas löner och
övriga personalresursers arbete i projektet svarar respektive organisation för. En mer
detaljerad budget är upprättad.
5
Projektorganisation
5.1
Roller, ansvar och befogenheter
Landstingets planering och organisationskommitté (POK) ansvarar i samråd med
regionförbundets presidium (RFÖ) för den politiska styrningen av genomförandeprojektet.
Som politisk referensgrupp finns den tidigare styrgruppen R2015 (bilaga 4). POK rapporterar
till landstingsstyrelsen. Motsvarande rapportering sker från regionförbundets presidium till
regionstyrelsen.
Landstingsdirektören har tillsammans med regiondirektören ansvar för att leda arbetet
(projektägare). Förankring, information och diskussion ska fortlöpande ske i landstingets och
regionförbundets ledningsgrupper. Övergripande samråd och diskussion med kommunerna
ska ske i KC/LD-grupp ledd av regiondirektören.
Landstinget respektive regionförbundet har varsin projektledare för genomförandetiden.
Landstingsdirektör och regiondirektör utgör tillsammans med projektledarna
projektledningen.
Arbetet indelas i delprojekt med utsedda ansvariga delprojektledare. Huvudprincipen är att
aktiviteterna i varje delområde leds av respektive ansvarig ”i linjen”. Flera av delprojekten har
tydliga gemensamma beröringspunkter. Dessa ska hanteras gemensamt av de ansvariga
delprojektledarna. Projektledarna ansvarar för helheten och samordnar rapportering till
projektägare.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
17(21)
Dnr
All facklig samverkan, information och förhandling sker kontinuerligt i landstingets och
regionförbundets centrala samverkansorgan.
Projektledarna ansvarar för en samlad, heltäckande projektplan. Projektledarna kan av
effektivitetsskäl lägg ihop delprojekt om syfte ändå uppnås. Projektledarna kan också lägga
samman olika delprojekt och aktiviteter om behov uppstår under arbetets gång.
För varje delprojekt ska en delprojektplan tas fram. Ansvariga för respektive delprojekt avgör
organisering och bemanning för arbetet. Delprojektets omfattning och karaktär avgör
bemanningen.
Delprojektledarna ska löpande skriftligt informera projektledarna om delprojektets status.
Varje delprojektområde ska slutrapporteras skriftligt till projektledarna. I vissa fall ska
beslutsmaterial produceras i enlighet med gällande formkrav för ärendeberedningsprocessen i
landstinget. Projektledarna ansvarar för närmare anvisningar om planering och
dokumentation.
Angiven tidplan för slutredovisning för varje delprojekt (se under 2.2 Projektmål) anger den
tidsram då projektledarna skall redovisa delprojektets slutrapport till projektägarna. Det
innebär att varje delprojekt skall slutredovisas två veckor tidigare till projektledarna om inget
annat är överenskommet.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
5.2
Organisationsschema för projektorganisationen
6
Kommunikation
6.1
Kommunikativt förhållningssätt och plattform
18(21)
Dnr
En god kommunikation är en viktig framgångsfaktor för genomförandeprojektet. Öppenhet,
lyhördhet och tillgänglighet ska vara ledord för hela processen.
Huvudsyftet med kommunikationsarbetet är att skapa kunskap, förståelse och engagemang för
projektet och för regionens utveckling internt och externt. Projektets arbetsform bygger i hög
grad på dialog och det är av stor vikt berörda och intresserade känner sig informerade och ges
möjlighet ta del av dokumentation, ställa frågor och lämna synpunkter. En viktig
framgångsfaktor är att politiker och medarbetare känner engagemang och deltar aktivt i
processen i de delar som de är direkt berörda i/av. Upplägget med att linjechefer är utsedda
delprojektledare, gör att dessa på ett naturligt sätt kan involvera enhetens medarbetare i
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
19(21)
Dnr
delprojektets arbetsprocess samt kommunicera projektet på befintliga mötesplatser inom
enheten.
Som grund och kommunikativ plattform skall det finnas särskild webbplats för
genomförandeprojektet. Dels den externa webbsidan www.orebroll.se som även användes
under det förberedande projektet. En banner finns både på landstingets, regionförbundets och
länets kommuners egna webbplatser, dels en intern webbsida som både Landstinget och
Regionförbundet ska komma åt, via intranäten.
På både den externa och interna webbsidan, ska alla kunna ta del av nyheter och tillgänglig
dokumentation. Där finns också möjlighet att lämna synpunkter och frågor direkt till
projektledningen.
Identifierade nätverk, samverkansforum och kommunikationskanaler ska användas i så hög
grad som möjligt. En kommunikations- och aktivitetsplan som ska beakta såväl externa som
interna behov och perspektiv skall upprättas.
Det är landstingets kommunikationsdirektör i samråd med projektledarna som är ansvarig för
kommunikationsarbetet inom projektet.
6.2
Intressentanalys
Örebro läns landsting, Regionförbundet Örebro, länets kommuner, Länsstyrelsen, Örebro
Universitet och alla politiska partier påverkas direkt av projektet. Dessa organisationer
behöver involveras och engageras i projektet.
Näringslivs-, bransch-, intresse-, ideella-organisationer samt andra offentliga och icke
offentliga organisationer är andra organisationer som kan påverkas och vill kunna få
information om projektet.
6.3
Information och dialog till projektets intressenter
Intressenter som blir direkt påverkade av regionbildningen ska inkluderas i en särskild tidplan.
Dessa möten syftar både till information och dialog omkring nya och förändrade
samverkansfrågor som uppstår med anledning av en ny regionorganisation.
En kommunikationsplan för genomförandeprojektet ska tas fram. Kommunikationsplanen ska
beakta såväl externa som interna behov och perspektiv.
6.4
Dokumentation och rapportering inom projektet
All skriftlig information internt för projektledare och delprojektledare läggs på virtuell server
(www.projektplatsen.com).
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
20(21)
Dnr
Huvudadministratör för dokumentbanken är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som
också kommer att lägga in nationella dokument omkring regionbildning på samma server.
Den politiska ledningsgruppens möten och projektledarmöten dokumenteras och sprids till
respektive grupps deltagare.
7
Kvalitet
7.1
Kvalitetssäkring av externa leverantörer
En projektcontroller svarar för kontinuerlig uppföljning och revision av arbetet inom
genomförandeprojektet. Controllern rapporterar direkt till projektägare och projektets
politiska ledning. Insatsen syftar till att tidigt och kontinuerligt säkra kvaliteten på arbetet
inom projektet. Controllern ges full insyn både i form av all dokumentation men också
möjlighet närvara på möten.
8
Risker och möjligheter
De samlade riskerna med ”att bilda region” har belysts i tidigare delar av processen (bilaga 1).
Den främsta risken, att ansökan avslås, bedöms i kraft av en positiv departementspromemoria
tillsammans med positiv omvärldsdiskussion i nuläget som liten.
Projektets politiska ledning är ansvarig för att kontrollera eventuella risker i den nationella
beslutsprocessen.
De främsta riskerna i genomförandeprojektet är kopplade till att ordinarie verksamhet tappar
fart vilket påverkar både internt som externt. Egen anställd personal kan komma uppleva oro
över den egna arbetsplatsens eventuella förändring. De samlade kostnaderna för landstinget
och regionförbundet kommer sannolikt att öka under genomförandeperioden. Vid alla större
förändringsprojekt utgör det en risk att någon del brister i kvalitet eller att förseningar uppstår.
Andra risker:

Den nya organisationen får inte legitimitet i kommuner och omgivande samhälle.

Otillräckligt med tid för diskussion, analys och beslut avsätts för projektet från
nyckelpersoner.

En partipolitisk splittring samt splittring mellan organisationer om organisationsfrågor,
finansiering med mera.

Nyckelpersoner i projektet slutar, vilket kan påverka tidplanen negativt.
Vad händer om vi startar detta projekt?
Tid och resurser binds upp i den politiska organisationen och för tjänstemän i berörda
organisationer.
PROJEKTiL ver 1.4.1
Projektplan
Projektnamn Region 2015
Datum 140122
Projektledare Tommy Larserö,
Marjetta Leijonhufvud
Version 8
21(21)
Dnr
För att kontrollera riskerna kommer en kommunikationsplan att tas fram, en särskild revision
följer pågående aktiviteter och en månadsvis ekonomisk uppföljning genomförs. En särskild
riskanalysplan har tagit fram tas fram för projektet.
Projektägarna är ansvariga för riskerna inom genomförandeprojektet.
9
Projektavslut
De delar i Genomförandeprojektet som är färdigställda skall i gemensamt dokument
slutrapporteras i oktober 2014 för att politiska- och tjänstemannaledningen skall få ett
helhetsperspektiv på den nya organisationens utformning och tänkta arbetsmodell innan
driftstarten. Viktiga strategiska frågor kommer politiken och tjänstemannaledningen fatta
beslut om löpande under 2014. Alla delprojekt kommer dock inte kunna slutrapporteras fullt
ut i oktober 2014 eftersom vissa aktiviteter och planering förväntas pågå in i 2015.
De färdigställda delarna som kan slutrapporteras skall redovisas i Landstingsstyrelsen
november 2014 och redovisas och beslutas i Landstingsfullmäktige december 2014.
Genomförandearbetet ska följas upp och utvärderas. En uppföljnings/utvärderingsrapport ska
lämnas i augusti 2015. Projektledarna ansvarar för utvärdering och uppföljning.
Genomförandeprojektet avslutas augusti 2015 och övergår då i förvaltning.
10
Referenser
Dokument som har använts i samband med utarbetandet av Projektplanen.
Direktiv för genomförande av ”Region 2015”. (Utarbetat av projektägarna 2013-08-19)
Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. (SFS 2010:630).
Remiss till kommuner i Örebro län.
Ansökningar från andra landsting.
Dokumentation från redan etablerade regioner (Halland, Skåne, Västra Götaland)
Offentligt tryck som Ansvarskommittén, Sjöstrands utredning med mera).
Bilagor
Bilaga 1.
Bilaga 2.
Bilaga 3.
Bilaga 4.
Bilaga 5.
Örebro läns landstings ansökan till regeringen om att få överta det regionala
utvecklingsansvaret och bilda ny region.
Departementspromemoria från Socialdepartementet
Landstingsfullmäktiges beslut om ny regional politisk organisation för
mandatperioden 2015-2018.
På väg mot en region 2015. (Slutrapport av förberedandeprojekt Region 2015)
Örebro läns landstings hälso- och sjukvårdsorganisation (landstingsdirektörens
redovisning 18 juni 2013).