Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-06-30 Diarienummer 150230 Ekonomienheten Landstingsstyrelsen Yttrande över revisorernas granskning av betalningsrutiner Förslag till beslut Landstingsstyrelsen antar redovisat yttrande som sitt svar på revisorernas granskningsrapport av landstingets betalningsrutiner. Yttrandet överlämnas till landstingets revisorer. Bakgrund Landstingets revisorer har granskat landstingets betalningsrutiner i syfte att bedöma om de är säkra och ändamålsenliga. Granskningen har genomförts av företaget EY. Landstingets revisorer har begärt svar från landstingsstyrelsen med uppgift om vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras för att tillvarata de förbättringsmöjligheter och rekommendationer som redovisas i granskningsrapporten. Förslag på åtgärder redovisas i yttrande. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonomidirektör Bilagor 1. Yttrande över granskningsrapport Granskning av betalningsrutiner daterad den 30 juni 2015. 2. Granskningsrapport från EY. Webbplats E-post Organisationsnr Landstinget i Kalmar län Ltkalmar.se [email protected] 232100-0073 Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Landstinget i Kalmar län Strömgatan 13 Kalmar 0480-810 00 vx 833-3007 Sida YTTRANDE 1(3) Datum Referens 2015-06-30 Diarienummer 150230 Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten Landstingsstyrelsen Yttrande över revisorernas granskning av betalningsrutiner Landstingets revisorer har låtit granska landstingets betalningsrutiner med syfte att bedöma om de är säkra och ändamålsenliga. Den övergripande bedömningen är att landstinget har en ändamålsenlig organisation som ger förutsättningar för en god intern kontroll. Tydliga regler och riktlinjer har upprättats och bedöms vara kända i organisationen. Ambitionsnivån är hög med flera kontrollsteg och med rutiner som bygger på att ingen person ensam ska hantera alla steg i transaktionskedjan. Däremot har noterats ett behov av att förstärka vissa rutiner som formalia kring tilldelning av attesträtt samt betalningskontroller. Det finns även förbättringsmöjligheter avseende landstingets egna kontroller gällande organisationens följsamhet till beslutade regler och rutiner. Landstingets revisorer har begärt svar om vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras för att tillvarata de förbättringsmöjligheter och rekommendationer som redovisas i granskningsrapporten. Tilldelning av attesträtt Landstingets riktlinje för attest är utformad med en tydlig ansvarsfördelning. Strukturen bygger på att endast chefer har rätt att beslutsattestera och ingen ytterligare delegering får ske. Attesträtt registreras efter att aktuell chef lämnat en undertecknad blankett med uppgift om ansvarsområde och där chefen intygar att ”undertecknad accepterar det åtagande som följer med attesträtten samt har tagit del av och förstått gällande regler och riktlinjer”. Vid registrering av attesträtten kontrollerar ekonomiservice mot landstingets lönesystem att vederbörande innehar en chefstitel. Eftersom attesträtten ingår i chefsuppdraget så har bedömningen gjorts att ingen ytterligare påskrift behövs för att intyga riktigheten i attesträtten. Nuvarande rutin bedöms vara säker och ändamålsenlig. Förstärkt kontroll av registrerade attestanter För att säkerställa att riktlinjen för attest följs så har den interna kontrollplanen samt ekonomiservices dokument ”Rutiner för intern kontroll” utökats med vissa kontrollmoment. Momenten kommer att ske stickprovsvis och resultaten av utförd granskning ska dokumenteras. Bland kontrollerna ingår att säkerställa om och varför tillfälliga ändringar av attester skett under Webbplats E-post Organisationsnr Landstinget i Kalmar län Ltkalmar.se [email protected] 232100-0073 Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Strömgatan 13 391 26 Kalmar 0480-810 00 vx 833-3007 Landstinget i Kalmar län Datum Referens Sida 2015-06-30 Diarienummer 2(3) året, att personer med rätt att lägga upp attest i ekonomisystemet inte själva har attesterat några transaktioner, att attestförteckningen stämmer med inlagda attesträtter. Förstärkt kontroll av personer med höga behörigheter Idag är det tre personer som har rollen som systemförvaltare i ekonomisystemet, vilket innebär högsta behörighet i systemets alla delar. Särskild kontroll av dessa personer kommer att göras utifrån loggar och användarsignaturer och kommer att ske stickprovsvis med särskilt fokus på betalningsprocessen Transaktioner registrerade direkt i ekonomisystemet Transaktionerna består av utbetalningsunderlag som registreras direkt i ekonomisystemet istället för att tas ut på papper och skickas till skanningen. Det kan exempelvis vara utbetalningar till privata vårdgivare. Efter registrering så går transaktionen vidare i det normala attestflödet vilket innebär att gällande attester kontrolleras på samma sätt som för skannade transaktioner. Nuvarande rutin bedöms därför vara säker och ändamålsenlig. Betalningskontroller I de löpande rutinkontrollerna ingår även att kontrollera utbetalning av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar. Kontrollmomenten som ska utföras har förtydligats och resultaten av utförda kontroller kommer att dokumenteras. Bland kontrollerna ingår; • att alla leverantörer som får en utbetalning på över 300 tkr kontrolleras mot plus/bankgiro eller bank för att säkerställa att det är rätt mottagare samt att det är en debetfaktura och inte en kreditfaktura som betalas, • att kontrollera återbetalning av belopp till kunder på över 5 000 kr. För övriga leverantörer i utbetalningsjournalen görs samma kontroller stickprovsvis. Betalningar till privatpersoner och oväntade leverantörer som normalt inte förekommer kontrolleras alltid. För att öka säkerheten i utbetalning av mycket höga belopp införs en särskild kontroll som sker genom att landstingsdirektör eller ekonomidirektör ger sitt godkännande genom en anteckning på fakturan. Kontrollen kommer att ske för samtliga utbetalningar av belopp över 10 Mkr som inte tidigare har attesterats av någon av dessa två. Bankkonton Landstingets bankkonton hanteras alltid av två personer när det gäller utbetalningar/överföringar till externa mottagare. Överföring mellan landstingets egna konton har tidigare fått utföras av en person eftersom det endast handlar om interna transaktioner inom landstingskoncernen. Rutinen har nu ändrats så att även interna överföringar hanteras av två personer. Landstinget i Kalmar län Datum Referens Sida 2015-06-30 Diarienummer 3(3) Teckningsrätter på banken registreras av två personer i förening enligt gällande regler i landstingets delegationsordning. Kontroller av att bankens fullmakter stämmer mot gällande delegation kommer att ingå i de löpande rutinkontrollerna. Inger Gustafsson Redovisningschef Ingeborg Eriksson-Gunnarsson Ekonomidirektör