KLARA SVPL Lathund för Kommunen
KLARA SVPL Lathund för Kommun Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 Innehåll Bakgrund och beskrivning Inkomna meddelanden Kvittera meddelande Administrativt meddelande Inkomna meddelanden – Felsänt meddelande Lägga till medverkande part Vidaresänd inkommet meddelande inom egen organisation Grafisk ärendeöversikt Sök ärende Ta bort ärende i inkomna meddelanden Registrera ny patient Förberedd vårdbegäran Samtycke 1(2) Förberedd vårdbegäran 2(2) Vårdbegäran 1(3) Vårdbegäran 2(3) Vårdbegäran – Byte av medverkande part 3(3) Meddelande till vård och omsorg Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 sid 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplanering Vårdplan – Kvittera Vårdplan – Redigera – Avisera Vårdplan – Justera direkt Vårdplan – Justera Utskrivningsmeddelande Information vid utskrivning Avbrott i processen Avsluta ärendet Sändlista – Historik Funktionsknappar Ikoner Ikoner i trädet Meddelandeträdets struktur Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet sid 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Bakgrund och beskrivning KLARA SVPL är ett IT-stöd för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten med patienten i centrum. KLARA SVPL är en journalhandling som patienten har möjlighet att ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: • • • • • • Förberedd Vårdbegäran Vårdbegäran Meddelande till Vård och omsorg Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplan Vårdplan/ Förkortad vårdplan • • • Utskrivningsmeddelande Avbrott i processen Information vid utskrivning Utkast Avisera Kvittera Kvittera Kvittera Kvittera - Redigera – Markera Färdig - Avisera Justera, när alla markerat färdig Kvittera Kvittera Kvittera – Avsluta ärende Hänvisning i dokumentet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 Hänvisning med utföraråtgärd 3 Inkomna meddelanden 1. Meddelandetyp kan väljas 2. Dubbelklicka på ett patientärende för att öppna ärendet 3 4 3. Klicka på Filtrera om du är uppkopplad längre tid eller för att uppdatera sidan 4. Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 1 2 4 Kvittera meddelande 1. Kvittera Det betyder att informationen mottagits 2. Klicka på Uppdatera bildvisning utan att gå ur valt patientärende för att se senaste åtgärd. Kan göras i alla dokument under processen 3 3. Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen När det inkomna meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkomna meddelanden Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 2 1 5 Administrativt Meddelande Kan skapas av alla parter Sjukhus Primärvård Kommun när som helst under ärendets gång och även flera gånger i samma ärende Meddelandet får INTE innehålla medicinsk information Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen 1. Avisera Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 1 6 Inkomna meddelanden Felsänt meddelande Om meddelandet kommit till fel inkorg 1. Klicka Felsänt 3 2. 3. Skriv ett Administrativt meddelande för att meddela sjukhus och primärvård (se sidan 6) 2 Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen 1 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 7 Lägga till medverkande part 1. Högerklicka i trädet på ärendenummer och välj Lägg till en medverkande 2. Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter (fetstil) är möjliga att välja 3. Klicka på Välj 4. Ta bort medverkande part genom att högerklicka direkt på namnet för den part som skall tas bort. Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Vidaresänd meddelandet till vald part (se sidan 9) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 1 2 3 4 8 Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande inom egen organisation Kvittera meddelandet innan det vidaresänds. Öppna aktuellt meddelande från inkorgen eller från meddelandeträdet 1. 2. 3. 4. 5. Klicka på Sändlista nere i högra hörnet Markera raden för din enhet Klicka på Vidaresänd Välj enhet inom den egna organisationen du vill sända till (SVPL- enhet är i fetstil) Klicka på Välj 4 1 3 2 5 Ansvaret ligger kvar på den enhet som vidaresänder Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 9 Grafisk ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens aktuella ärenden eller avslutade ärenden Det går att söka på: - ärendenummer - personid - enhet - aktuella - avslutade - från datum - till datum sjukhus kommun primärvård initierande part aviserat men ej kvitterat av mottagande part avvisat kommentar finns vid gul markering kvitterat meddelande färdigt för justering av vårdplan justerad vårdplan vidaresänt meddelande Dubbelklicka på t ex ett kuvert eller pil under K för att öppna/se dokumentet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 10 Sök ärende Denna vy används som en översikt över enhetens alla aktuella ärenden eller avslutade ärenden 2 3 1 1. Klicka på Sök ärende 2. Det går att söka efter specifika ärenden via: Ärendenummer Personid Enhet Sök på parter Sök på mottagare 3. Aktuella Avslutade Från datum Till datum Klicka på Sök Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 - 11 Ta bort ett meddelande i Inkomna meddelanden 1. Bocka i rutan framför ärendet 2 2. Klicka på Ta bort 1 Du tar bort meddelandet i Inkomna meddelanden, inte patientärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 12 Registrera ny patient 1. Klicka på Patient 2. Klicka på Ny Skriv in fullständigt personnummer (12 siffror i en följd) 3. Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Möjlighet finns att fylla i namn på närstående 5. Kontrollera att uppgifterna stämmer Klicka på Spara 6. Patienten blir valbar i det vita fältet 7. När raden med patientuppgifter markerats syns personnummer och namn längst upp i bild 8. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 7 6 8 1 2 3 4 Spara 5 13 Förberedd vårdbegäran Samtycke Bild 1(2) En förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att patientuppgifter skall finnas tillgängliga och vara sökbara. Den förberedda vårdbegäran ligger utanför ärendet. 1 För att påbörja en förberedd vårdbegäran krävs samtycke 1. 2. 3. Klicka på Samtycke Klicka på Nytt Registrera 2 Registrera 2 3 I Samtyckesfönstret finns en möjlighet att ange menprövning Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 14 Förberedd vårdbegäran Bild 2(2) När samtycke är registrerat 1 1. Klicka på Meddelanden 2. Klicka på Förberedd vårdbegäran 3. Fyll i Kontakter (se sidan 17) och 2 övrig information 4. Spara som Utkast 3 3 Kan redigeras och sparas då återigen som utkast 4 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 15 Vårdbegäran Bild 1(3) Vårdbegäran aviseras från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även aviseras från kommun till primärvård 2 1 3 1. Klicka på Vårdbegäran 2. Bild för Medverkande enheter visas Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på pil (favoritlista =samarbetspartners) 3. Finns inte sökt enhet i favoritlistan, klicka på Katalog och sök upp enheten (fet stil) 4. Klicka på Välj 5. Dialogrutan Registrera samtycke visas Patienten måste först lämna sitt samtycke även om det redan är registrerat i samband med Förberedd vårdbegäran 6. Finns det en förberedd vårdbegäran genereras en dialogruta och möjlighet finns att få med den information som finns lagrad i ”Förberedd vårdbegäran” till den vårdbegäran som just påbörjats Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 4 5 6 16 Vårdbegäran 1. 2. 3. 4. 5. Bild 2(3) Klicka på Kontakter Klicka på Ny Skriv in patientansvarig eller tjänstgörande sjuksköterska med tillgängligt telefonnummer, även jourtid Klicka på Spara Klicka på Stäng 1 2 3 I vårdbegäran beskrivs hälso- och funktionstillstånd samt annan betydelsefull information avseende patienten före ankomst till sjukhuset. I rutan Åtgärd innan ankomst anges t ex om läkarkontakt tagits 6. 7. Klicka i om patienten är inskriven i hemsjukvården, har trygghetslarm och/eller hemtjänst samt övrig information 4 5 6 7 Avisera Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 17 Vårdbegäran – Byte av medverkande part Om ärendet, efter att vårdbegäran aviserats, ska hanteras av annan enhet/inkorg inom kommunen Bild 3(3) Vårdbegäran aviseras (se sidan 17) från den enhet man är inloggad på Byt därefter medverkande enhet till den enhet som fortsättningsvis ska få de inkomna meddelandena 1. 2. 3. 4. 5. 1 Högerklicka i trädet på egen organisation Klicka på Byt medverkande Klicka på OK Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter är möjliga att välja Klicka på Välj Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 2 3 4 5 18 Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård Meddelandet kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till Kommunen Aviseras av sjukhusets akutmottagning till kommun och primärvård för att meddela att patienten ej bedöms vara i behov av slutenvård och återgår till sitt boende 1. Kvittera Kommunen avslutar därefter ärendet 1 Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för Steffenburg SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 19 Inskrivningsmeddelande Aviseras från sjukhus då patienten läggs in på avdelning 1 1. Klicka på Kontakter 2. Klicka på NY 3. Skriv in ansvarig i kommunen med tillgängliga telefonnummer och eventuellt även jourtelefon 2 3 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 4 5 6. Kvittera Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Skapadför förSAMSA SAMSAavavLena LenaArvidsson Arvidsson Skapad MarieSteffenburg SteffenburgWennberg Wennberg &&Marie Version 4 Version 2011-05-02 2015-01-30 6 6 20 18 Kallelse och underlag till vårdplanering 1. Dubbelklicka på ärendet i inkorgen för att få upp Kallelse+underlag 2. Klicka på Kontakter 3. Klicka på Ny Fyll i namn och telefonnummer till den som handlägger ärendet om detta inte är ifyllt sedan tidigare 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6. Eventuellt tillägg/förfrågan inför vårdoch omsorgsplaneringen kan göras genom att ringa avdelningen eller skicka ett Administrativt meddelande 7. 1 2 3 6 4 5 Kvittera Administrativt meddelande får inte innehålla patientdata, ex. medicinsk information 7 Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg VersionVersion 1 2010-09-23 2015-01-30 6 21 Vårdplan - Kvittera Bild 1(4) Vårdplanen kan aviseras upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version 1 2 1. Detta visas i Aktuell version 2. Ta del av all information i respektive flik före kvittering 3. Kvittera 4. Dubbelklicka på meddelandet Vårdplan i trädet för att Redigera direkt (se sidan 23) 4 3 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1 2010-09-23 2015-01-30 Version 6 22 Vårdplan Redigera - Avisera Bild 2(4) Öppna Vårdplan genom att dubbelklicka på dokumentet i ärendeträdet 1. Klicka på Redigera 2. Skriv in den/de som deltar på vårdplaneringen med tillgängligt telefonnummer på raden för Kommun 3. Eventuell komplettering till vård-och omsorgsplaneringen dokumenteras i flikarna Gemensam och Kommun 4. I kommunfliken måste det även registreras om patienten är inskriven i hemsjukvården 5. Markera Färdig 6. Avisera 3 2 5 1 6 4 Genomfört mötesdatum kan fyllas i av kommunen om detta ej finns angivet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 23 Vårdplan Redigera – Justera direkt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klicka på Redigera Skriv in den/de som deltar på vårdplaneringen med tillgängligt telefonnummer på raden för Kommun Eventuell komplettering till vård- och omsorgsplaneringen dokumenteras i fliken Gemensam I kommunfliken registreras om patienten är inskriven i hemsjukvården Markera Färdig Om du är sista part som markerat Färdig genereras meddelandet: ”Vårdplanen är nu klar att justera” Justera 3 Bild 3(4) 4 2 5 6 1 7 Avisera om justering inte görs direkt (se sidan 23) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 24 Vårdplan Bild 4(4) Justera Vårdplan som skall justeras kommer som ett meddelande i Inkomna meddelande när samtliga markerat Färdig. Ärendet kan också bevakas i Grafiska Ärendeöversikten och visas med röd bakgrund och vitt kuvert 1 Färdigt för justering i Vårdplan Justerad 1. Klicka på under Vårdplan för att få upp ärendet 2. Justera - snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig 3. När samtliga parter har justerat vårdplanen är den upprättad. Namn och datum kommer automatiskt i rutorna Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 2 3 25 Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelandet kan aviseras med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning 1. Kvittera 1 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 26 Information vid utskrivning Information om vårdtillfället dokumenteras av sjukhuset under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten, enligt upprättad vårdplan, kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag för vårdplanering samt Vårdplan hänvisas till dessa Förändringar som skett efter Vårdplaneringen och som inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser står i Vårdsammanfattningen I meddelandet dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress 1. 1 Kvittera För att avsluta ärendet (se sidan 29) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 27 Avbrott i processen Avbrott i processen används om vårdplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. • • förändrat tillstånd patienten avlider Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs halt i beräkning av karensdagar/betaldagar. Om utskrivningsklar blir aktuellt inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har aviserats kan aktuell vårdplan gälla Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen aviserats makuleras Kallelse + underlag automatiskt. Ny Kallelse + underlag aviseras samt ny vård- och omsorgsplanering ska genomföras 1. Kvittera 1 Avsluta ärendet i de fall patienten har avlidit eller inte har behov av insatser efter hemgång Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 28 Avsluta ärendet Ärendet avslutas när • Meddelande till vård och omsorg inkommit • Information vid utskrivning inkommit • vid Avbrott i processen i de fall - patienten avlidit - inte har några behov av insatser efter hemgång Endast kommun kan avsluta ett ärende. När ett ärende avslutas låses alla ingående meddelanden, så att det inte är möjligt att exempelvis redigera, kvittera eller justera Klicka på Avsluta ärendet genom att högerklicka på aktuellt ärendenummer i trädet. Ärendet kan avslutas när som helst i processen 2. När valet Avsluta ärendet aktiveras visas informationsrutan om betalningsstatus. Denna ruta kommer upp för att det skall framgå om alla steg i processen är uppfyllda 3. Ja 1 2 1. Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 3 29 Sändlista - Historik 1. Sändlistan maximeras och minimeras med knappen Sändlista. I Sändlistan framgår även vilken enhet som aviserat/vidaresänt (högerklicka för att se person/organisation) 2. Via knappen Historik är det möjligt att visa tidigare version (Visa version) av meddelandet samt att se vilka användare som hanterat ett meddelande (Visa användarspår) 3. I Användarspår framgår det vad en användare gjort i olika versioner av meddelandet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 2 1 2 3 3 30 Funktionsknappar Redigera För att skriva i ett redan skapat dokument Utkast Det som dokumenterats sparas och kan ses på den egna enheten. Låser ärendet för övriga parter. Publicera Det som dokumenterats sparas och kan sökas upp av alla deltagande parter. Dokumentet för inte processen vidare, går inte att arbeta i och visas ej i Inkomna meddelanden. Avisera Dokumentet är tillgängligt för alla deltagande parter. För processen vidare och visas i Inkomna meddelande Justera Justera vårdplan, särskild behörighet krävs. Är gråmarkerad tills alla deltagande parter markerat färdig på Vårdplan Kvittera Bekräftar att meddelandet mottagits. Meddelandet försvinner från inkorgen efter kvittering. Makulera Ett dokument tas bort. Rött kryss visas i trädet. Felsänt Används då meddelande skulle aviserats till annan enhet. Rött stopptecken visas i trädet. Historik Visar tidigare version av meddelandet samt vilka användare som hanterat ett meddelande. Forcera I undantagsfall kan forcering av vårdplan användas av sjukhus och särskild behörighet krävs. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarrutan öppnas automatiskt. Utskrift Skriva ut meddelandet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 31 Ikoner • Grön bock = Vårdplanen justerad • Grön pil = till vilka meddelandet aviserats Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 32 Ikoner i trädet • • • • Avslutat ärende Pågående ärende Initierande enhet Deltagande enheter • Vårdbegäran • • • Inskrivning Kallelse Vårdplan • • Utskrivningsklar Information vid utskrivning • Oförändrad vård- och omsorgsinsats – OFVI (endast i Göteborgsområdet) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 Version 4 2011-05-02 33 30 Meddelandeträdets struktur 1 2 3 Under varje meddelande finns information. 1. Dubbelklicka på aktuellt meddelande 2. Klicka på + tecken så visas ytterligare information. 3. Meddelande som avvisats som Felsänt 4. Vårdplan justerad 5. Anger till vilka meddelandet aviserats 6. Meddelandet har aviserats och därefter makulerats Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-01-30 Version 6 5 6 4 34 Reservrutin • Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under Reservrutin KLARA SVPL. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer • Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i KLARA SVPL Skyddad identitet • Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten Skapad SAMSA Lena Arvidsson Skapad för för SAMSA av av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg Version 1Version 2010-09-23 2015-01-30 6 35
© Copyright 2024