KLARA SVPL Lathund för Kommun Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 Innehåll Bakgrund och beskrivning Inkomna meddelanden Kvittera meddelande Administrativt meddelande Admin/internt meddelande Inkomna meddelanden – Felsänt meddelande Lägg till/Ta bort medverkande part Vidaresänd inkommet meddelande inom egen organisation Grafisk ärendeöversikt Sök ärende Ta bort meddelande i inkomna meddelanden Registrera ny patient Förberedd vårdbegäran Samtycke 1(2) Förberedd vårdbegäran 2(2) Vårdbegäran 1(3) Vårdbegäran 2(3) Vårdbegäran – Byte av medverkande part 3(3) Meddelande till vård och omsorg Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 sid 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplanering Samordnad plan vid utskrivning - Kvittera - Redigera/Avisera - Redigera/Justera direkt - Justera Utskrivningsmeddelande Information vid utskrivning Avbrott i processen Avsluta ärendet Sändlista – Historik Funktionsknappar Ikoner i trädet Meddelandeträdets struktur Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet sid 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Bakgrund och beskrivning KLARA SVPL är ett IT-stöd för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv. Meddelandena i KLARA SVPL är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: • • • • • • Förberedd Vårdbegäran Vårdbegäran Meddelande till Vård och omsorg Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplan Samordnad plan vid utskrivning • • • Utskrivningsmeddelande Avbrott i processen Information vid utskrivning Utkast Avisera Kvittera Kvittera Kvittera Kvittera - Redigera Markera Färdig - Avisera Justera, när alla markerat färdig Kvittera Kvittera Kvittera – Avsluta ärende Hänvisning i dokumentet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 Hänvisning med utföraråtgärd 3 Inkomna meddelanden 1. Meddelandetyp kan väljas 2. Dubbelklicka på ett patientärende för att öppna ärendet 3 1 4 3. 4. Klicka på Filtrera om du är uppkopplad längre tid eller för att uppdatera sidan 2 För att komma tillbaka till inkorgen Klicka på Inkomna meddelanden Meddelandetyp Omflyttning är enbart en notifiering och går inte att kvittera, detta får tas bort från Inkomna meddelanden Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 4 Kvittera meddelande 1. Kvittera Det betyder att informationen mottagits 2. Är Info i fetstil finns där information, klicka för att öppna 2 4 3. Klicka på Uppdatera bildvisning utan att gå ur valt patientärende för att se senaste åtgärd. Kan göras i alla dokument under processen 4. Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen 3 När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkomna meddelanden Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 1 5 Administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet Sjukhus Primärvård Kommun Meddelandet kan aviseras när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information 1. 2. 3. 1 2 Klicka på Admin/internt meddelande Välj Administrativt meddelande Fyll i information och Avisera Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 3 6 Admin/internt meddelande Administrativt meddelande kan även aviseras internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information 1. 2. 3. 4. 5. Klicka på Admin/internt meddelande Välj Internt meddelande Välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten Fyll i information och Avisera I trädet visas vem meddelandet har aviserats till 1 5 2 Meddelandet kan läsas av samtliga parter Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen 4 3 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 7 Inkomna meddelanden Felsänt meddelande Om meddelandet kommit till fel inkorg 1. Klicka Felsänt 3 2. Skriv ett Administrativt meddelande för att meddela sjukhus och primärvård (se sidan 6) 3. Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen 2 Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats 1 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 8 Lägg till/ Ta bort medverkande part 1. Högerklicka i trädet på ärendenummer och välj Lägg till en medverkande 2. Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter (fetstil) är möjliga att välja 3. Klicka på Välj 4. Ta bort medverkande part genom att högerklicka direkt på namnet för den part som skall tas bort. 3 2 1 Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Vidaresänd meddelandet till vald part (se sidan 10) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 4 9 Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande inom egen organisation Kvittera meddelandet innan det vidaresänds. Öppna aktuellt meddelande från inkorgen eller från meddelandeträdet 1. 2. 3. 4. 5. Klicka på Sändlista nere i högra hörnet Markera raden för din enhet Klicka på Vidaresänd Välj en eller flera enheter inom egen organisation som du vill vidaresända till (SVPL- enhet är i fetstil) Klicka på Vidaresänd Ansvaret ligger kvar på den enhet som vidaresänder Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 1 2 4 3 5 10 Grafisk ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden Det går att söka på: - ärendenummer - personid - enhet - aktuella - avslutade - från datum - till datum initierande part aviserat men ej kvitterat av mottagande part avvisat kommentar finns vid gul markering kvitterat meddelande färdigt för justering av vårdplan justerad vårdplan vidaresänt meddelande sjukhus kommun primärvård Dubbelklicka på t ex ett kuvert eller pil under K för att öppna/se dokumentet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 11 Sök ärende Denna vy används som en översikt över enhetens alla Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden 1. Klicka på Sök ärende 2. Det går att söka efter specifika ärenden via: Ärendenummer Personid Enhet 3 Sök på parter Sök på mottagare Aktuella Avslutade 1 Från datum Till datum 2 3. Klicka på Sök Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 12 Ta bort ett meddelande i Inkomna meddelanden 1. Bocka i rutan framför ärendet 2. Klicka på Ta bort 2 1 Du tar bort meddelandet i Inkomna meddelanden, inte patientärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 13 Registrera ny patient 1. Klicka på Patient 2. Klicka på Ny Skriv in fullständigt personnummer (12 siffror i en följd) 3. Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Möjlighet finns att fylla i namn på närstående 5. Kontrollera att uppgifterna stämmer Klicka på Spara 6. Patienten blir valbar i det vita fältet 7. När raden med patientuppgifter markerats syns personnummer och namn längst upp i bild 8. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 7 6 8 1 2 3 4 Spara 5 14 Förberedd vårdbegäran Samtycke En förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att patientuppgifter skall finnas tillgängliga och vara sökbara. Den förberedda vårdbegäran ligger utanför ärendet och kan inte läsas av sjukhus eller primärvård Bild 1(2) 1 För att påbörja en förberedd vårdbegäran krävs samtycke 1. 2. 3. Klicka på Samtycke Klicka på Nytt Registrera 2 3 I Samtyckesfönstret finns en möjlighet att ange menprövning Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 15 Förberedd vårdbegäran Bild 2(2) När samtycke är registrerat 1 1. Klicka på Meddelanden 2. Klicka på Förberedd vårdbegäran 3. Fyll i Kontakter (se sidan 18) och 2 övrig information 4. Spara som Utkast 3 Kan redigeras och sparas återigen som utkast Viktigt att ändra datum vid uppdatering 3 4 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 15 16 Vårdbegäran Bild 1(3) Vårdbegäran aviseras från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även aviseras från kommun till primärvård 1 2 1. Klicka på Vårdbegäran 2. Finns en förberedd vårdbegäran genereras en dialogruta med möjligheten att välja en ”tom” eller ”redigera tidigare ifylld vårdbegäran” 3. Bild för Medverkande enheter visas. Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på pil (favoritlista = samarbetspartners) Finns inte sökt enhet i favoritlistan, klicka på Katalog och sök upp enheten (fet stil) 4. Klicka på Välj 5. Dialogrutan Registrera samtycke visas Patienten måste lämna sitt samtycke 6. Registrera 3 4 5 6 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 17 Vårdbegäran 1. 2. 3. 4. 5. Bild 2(3) Klicka på Kontakter Klicka på Ny Skriv in patientansvarig eller tjänstgörande sjuksköterska med tillgängligt telefonnummer/Fax, även jourtid. Flera kontakter kan anges Klicka på Spara Klicka på Stäng 1 2 3 4 I Vårdbegäran beskrivs hälso- och funktionstillstånd samt annan betydelsefull information avseende patienten före ankomst till sjukhuset. I rutan Åtgärd innan ankomst anges t ex om läkarkontakt tagits 6. 7. Klicka i om patienten är inskriven i hemsjukvården, har trygghetslarm och/eller hemtjänst samt övrig information 5 6 7 Avisera Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 18 Vårdbegäran – Byte av medverkande part Om ärendet, efter att vårdbegäran aviserats, ska hanteras av annan enhet/inkorg inom kommunen Bild 3(3) Vårdbegäran aviseras från den enhet man är inloggad på Byt därefter medverkande enhet till den enhet som fortsättningsvis ska få de inkomna meddelandena 1. 2. 3. 4. 5. 1 Högerklicka i trädet på egen organisation Klicka på Byt medverkande Klicka på OK Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter är möjliga att välja Klicka på Välj Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 2 3 4 5 19 Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även aviseras med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande Meddelandet kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till Kommunen Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård aviseras Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård 1. Kvittera 1 Kommunen avslutar därefter ärendet Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 20 Inskrivningsmeddelande Aviseras från sjukhus då patienten läggs in på avdelning 1 1. Klicka på Kontakter 2. Klicka på NY 3. Fyll i ansvarig i kommunen med tillgängliga telefonnummer/Fax och eventuellt även jourtelefon. Flera kontakter kan anges 2 3 4 5 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6. Kvittera 6 Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Skapadför förSAMSA SAMSAavavLena LenaArvidsson Arvidsson Skapad MarieSteffenburg SteffenburgWennberg Wennberg &&Marie Version 4 Version 2011-05-02 2015-05-26 7 21 18 Kallelse och underlag till vårdplanering 1. 2. 3. 4. 5. Dubbelklicka på ärendet i inkorgen för att få upp Kallelse+underlag Klicka på Kontakter och skriv in namn och telefonnummer/Fax till den som handlägger ärendet om detta inte är ifyllt sedan tidigare Flera kontakter kan anges Mötesform har angivits: direktmöte, telemöte eller videomöte Är mötesformen videomöte finns en länk tillgänglig Kvittera 1 2 2 3 4 Eventuellt tillägg/förfrågan inför vård- och omsorgsplaneringen kan göras genom att ringa avdelningen eller skicka ett Administrativt meddelande 5 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 22 Samordnad plan vid utskrivning Kvittera Bild 1(4) Samordnad plan vid utskrivning kan aviseras upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version 2 1. Detta visas i Aktuell version 2. Ta del av all information i respektive flik före kvittering 3. Kvittera 4. Dubbelklicka på meddelandet Vårdplan i trädet för att Redigera direkt (se sidan 24) 1 4 3 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 23 Samordnad plan vid utskrivning Redigera - Avisera Bild 2(4) Öppna Samordnad plan vid utskrivning genom att dubbelklicka på dokumentet i ärendeträdet 1. Klicka på Redigera 2. Skriv in den/de som deltar på vård- och omsorgsplaneringen med tillgängligt telefonnummer på raden för Kommun 3. Eventuell komplettering till vård- och omsorgsplaneringen dokumenteras i flikarna Gemensam och Kommun 4. I kommunfliken måste det även registreras om patienten är inskriven i hemsjukvården 5. Markera Färdig 6. Avisera 3 2 5 1 6 3 4 Genomfört mötesdatum kan fyllas i av Kommunen om detta ej finns angivet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 24 Samordnad plan vid utskrivning Redigera – Justera direkt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Klicka på Redigera Skriv in den/de som deltar på vård- och omsorgsplaneringen med tillgängligt telefonnummer på raden för Kommun Eventuell komplettering till vård- och omsorgsplaneringen dokumenteras i fliken Gemensam och/eller kommun I kommunfliken registreras om patienten är inskriven i hemsjukvården Markera Färdig Om du är sista part som markerat Färdig genereras meddelandet: ”Den samordnade planen är nu klar att justera…” Justera Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 3 Bild 3(4) 4 2 5 6 1 7 25 Samordnad plan vid utskrivning Justera Bild 4(4) Samordnad plan vid utskrivning som ska justeras kommer som ett meddelande i Inkomna meddelande när samtliga parter markerat Färdig 1 Ärendet kan också bevakas i Grafiska ärendeöversikten och visas med röd bakgrund och vitt kuvert Färdig för justering Justerad 1. 2. 3. Klicka på under Samordnad plan vid utskrivning för att få upp ärendet Justera – snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig När samtliga parter har justerat den samordnade planen är den upprättad. Namn och datum kommer automatiskt i rutorna Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 2 3 26 Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelandet kan aviseras med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning 1. Kvittera 1 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 27 Information vid utskrivning Information om vårdtillfället dokumenteras av sjukhuset under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten, enligt upprättad Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag för vårdplanering samt i Samordnad plan vid utskrivning hänvisas till dessa Förändringar som skett efter vård- och omsorgsplaneringen och som inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser står i Vårdsammanfattningen Här dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress 1 1. Kvittera För att avsluta ärendet (se sidan 30) Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 28 Avbrott i processen Avbrott i processen används om vård- och omsorgsplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen eller smitta på enheten Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs halt i beräkning av karensdagar/betaldagar. Om utskrivningsklar blir aktuellt inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har aviserats kan aktuell Samordnad plan vid utskrivning gälla Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen aviserats, makuleras Kallelse + underlag automatiskt. Ny Kallelse + underlag aviseras samt en ny vård- och omsorgsplanering genomförs Utskrivningsmeddelande och eventuellt Information vid utskrivning makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen 1. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta processen 1 Om meddelande Utskrivningsklar inte aviserats innan Avbrott i processen kommer en notifiering i Inkomna meddelanden när Avbrott i processen avslutats Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 29 Avsluta ärendet Ärendet avslutas när • Meddelande till vård och omsorg inkommit • Information vid utskrivning inkommit • vid Avbrott i processen i de fall - patienten avlidit - inte har några behov av insatser efter hemgång - patienten vill inte fortsätta processen När ett ärende avslutas låses alla ingående meddelanden, så att det inte är möjligt att exempelvis redigera, kvittera eller justera Klicka på Avsluta ärendet genom att högerklicka på aktuellt ärendenummer i trädet. Ärendet kan avslutas när som helst i processen 2. När valet Avsluta ärendet aktiveras visas informationsrutan om betalningsstatus. Denna ruta kommer upp för att det skall framgå om alla steg i processen är uppfyllda 3. Ja 1 2 1. Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 3 30 Sändlista - Historik 1. Sändlistan maximeras och minimeras med knappen Sändlista. I Sändlistan framgår även vilken/vilka enheter som aviserat eller vidaresänt 2. Högerklicka för att se person/organisation 3. Via knappen Historik är det möjligt att visa tidigare version, Visa version, av meddelandet samt att se vilka användare som hanterat ett meddelande, Visa användarspår 4. I Användarspår framgår det vad en användare gjort i olika versioner av meddelandet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 3 1 1 2 3 4 31 Funktionsknappar Redigera För att skriva i ett redan skapat dokument Utkast Det som dokumenterats sparas och kan ses på den egna enheten. Låser ärendet för övriga parter. Publicera Det som dokumenterats sparas och kan sökas upp av alla deltagande parter. Dokumentet för inte processen vidare, går inte att arbeta i och visas ej i Inkomna meddelanden. Avisera Dokumentet är tillgängligt för alla deltagande parter. För processen vidare och visas i Inkomna meddelande Justera Justera Samordnad plan vid utskrivning, särskild behörighet krävs. Är gråmarkerad tills alla deltagande parter markerat färdig Kvittera Bekräftar att meddelandet mottagits. Meddelandet försvinner från inkorgen efter kvittering. Makulera Ett dokument tas bort. Rött kryss visas i trädet. Felsänt Används då meddelande skulle aviserats till annan enhet. Rött stopptecken visas i trädet. Historik Visar tidigare version av meddelandet samt vilka användare som hanterat ett meddelande. Forcera I undantagsfall kan forcering av Samordnad plan vid utskrivning användas av sjukhus och särskild behörighet krävs. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarrutan öppnas automatiskt. Utskrift Skriva ut meddelandet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 32 Ikoner i trädet • • • Pågående ärende Initierande enhet Deltagande enheter • • Vårdbegäran Administrativt meddelande • • • • • • • Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag Samordnad plan Avbrott i processen Utskrivningsklar Information vid utskrivning Tidigare/Avslutat ärende • Oförändrad vård- och omsorgsinsats – OFVI (endast i Göteborgsområdet) Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 Version 4 2011-05-02 33 30 Meddelandeträdets struktur Under varje meddelande finns information. Dubbelklicka på aktuellt meddelande för att se information och klicka på plus tecknet för att se vem/vilka som tagit del av meddelandet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 34 Reservrutin • Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under Reservrutin KLARA SVPL. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer • Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i KLARA SVPL Skyddad identitet • Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg 2015-05-26 Version 7 35
© Copyright 2024