1. No category

PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE I SVEROK
MÖTE NUMMER:
4/2015
MÖTESDATUM:
2015-08-29--30
FÖREGÅENDE MÖTE: 2015-05-23--24
Vid protokollet,
Justeras,
Tjarls Metzmaa
Mötessekreterare
Zishan Ahmad
Justerare
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
1(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
DAGORDNING
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
Formalia ............................................................................................................................... 3
Antagna föreningar ............................................................................................................ 4
Rapport: Verkställande utskottet ..................................................................................... 7
Rapport: Förstudie e-sporten i SveroK ............................................................................ 8
Rapport: Prognos 2015...................................................................................................... 9
Rapport: Avdelningar ....................................................................................................... 12
Beslut: Externfinansiering ............................................................................................... 14
Beslut: Fördelning av resterande bidragspott 2014 ................................................... 20
Diskussion: Budget 2016 ................................................................................................. 22
Beslut: Distriktens riktlinjer ............................................................................................ 23
Beslut: policy för personuppgifter 2015 ....................................................................... 26
Beslut: Uppförandekod på lajv ....................................................................................... 28
Diskussion: Dubbla årsmöten ........................................................................................ 34
Diskussion: Ideell kraft i Sverok ..................................................................................... 35
Beslut: Status för styrdokument .................................................................................... 37
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
2(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
57. FORMALIA
HANDLINGAR
Röstlängd
Adjungeringsformer
Dagordning (sidan 2)
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... fastställa röstlängden till Albin Westermark, Alexander Hallberg, Andreas Bogatic,
Anna Erlandsson, Charlotte Brolin, Jennie Larsson, Tjarls Metzmaa och Zishan
Ahmad. Frånvarande var Linnea Risinger.
2 ....... förklara mötet beslutsmässigt.
3 ....... välja Andreas Bogatic till mötesordförande.
4 ....... välja Tjarls Metzmaa till mötessekreterare.
5 ....... välja Zishan Ahmad till justerare.
6 ....... välja Alexander Hallberg till jargongombud.
7 ....... adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär.
8 ....... fastställa dagordningen.
9 ....... anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt).
10..... gå igenom beslut i verkställande utskottet (se egen protokollspunkt).
11..... ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter, inga till detta
möte).
12..... gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i
protokollet).
13..... lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter).
14..... göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras ej i protokollet)
15..... fastställa sista datum för publicering av justerat protokoll till den 30 september
2015.
16..... efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet.
KOMMENTAR
Personer kan adjungeras som
Gäst, med närvarorätt på mötet.
Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga.
Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga.
Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
3(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
58. ANTAGNA FÖRENINGAR
ANTAGNA FÖRENINGAR 2014-12—31-- 2015-03-22
Nr .... Namn .......................................................... Sätesort............... Län .......................................Distrikt
1....... Blastergate Spelförening .......................... Borlänge ............. Dalarnas län ........................Sverok GävleDala
2....... Lankvartetten ............................................ Bollnäs ................ Gävleborgs län ....................Sverok GävleDala
3....... Halmstad Airsoft Förening ....................... Halmstad ............ Hallands län ........................Sverok Väst
4....... Spela Roll .................................................... Laholm ................ Hallands län ........................Sverok Väst
5....... Co-Opus ..................................................... Varberg ............... Hallands län ........................Sverok Väst
6....... Berguvarnas Brädsällskap........................ Jönköping ............ Jönköpings län ....................Sverok Jönköping-Kronoberg
7....... TGC ............................................................. Tranås ................. Jönköpings län ....................Sverok Jönköping-Kronoberg
8....... Berguvarnas Brädsällskap........................ Jönköping ............ Jönköpings län ....................Sverok Jönköping-Kronoberg
9....... Norrland Esport ......................................... Piteå .................... Norrbottens län ..................Sverok Norrbotten
10 .... Dynamic Devils .......................................... Eslöv .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
11 .... Umbrella Corporatio Sweden .................. Helsingborg ........ Skåne län .............................Sverok Skåne
12 .... Gameage .................................................... Helsingborg ........ Skåne län .............................Sverok Skåne
13 .... Paru-Kai ...................................................... Helsingborg ........ Skåne län .............................Sverok Skåne
14 .... Sond 1:7 ..................................................... Klippan ................ Skåne län .............................Sverok Skåne
15 .... Vphös15 ..................................................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
16 .... KS ................................................................ Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
17 .... Platyplums Grundare ................................ Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
18 .... Lunds Spel- och Musikförening ............... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
19 .... NCC ............................................................. Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
20 .... Spelföreningen Jesper .............................. Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
21 .... Game Development Events Sweden ....... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
22 .... Wigårdes lärjungar .................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
23 .... Malmö Figurspelsförening ....................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
24 .... RT Airsoft Förening.................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
25 .... Engelholm E-Sport..................................... Ängelholm .......... Skåne län .............................Sverok Skåne
26 .... Frankenmonkeys lärljungar ..................... Haninge............... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
27 .... Anonyma Brädspelare .............................. Solna ................... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
28 .... TSW Airsoft................................................. Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
29 .... EI ................................................................. Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
30 .... ANR:STHLM ................................................ Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
31 .... Latch ........................................................... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
32 .... Stockholm Zombiewalk ............................ Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
33 .... Rollspelsföreningen Individens Frihet..... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
34 .... Kapten Afros Partaj ................................... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
35 .... Alea Potentis .............................................. Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
36 .... Wicked Witches ......................................... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
37 .... Spelföreningen Fristaden ......................... Eskilstuna............ Södermanlands län ............Sverok Mälardalen
38 .... Speljuntan .................................................. Enköping ............. Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
39 .... Snake Tank Spelförening .......................... Uppsala ............... Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
40 .... KEF .............................................................. Uppsala ............... Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
41 .... SWORDcon ................................................. Uppsala ............... Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
42 .... Church of Ture ........................................... Uppsala ............... Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
43 .... SkrattandeSkon ......................................... Uppsala ............... Uppsala län .........................Sverok Mälardalen
44 .... Lost Platoon ............................................... Karlstad ............... Värmlands län.....................Sverok Svealand
45 .... Svealan ....................................................... Kristinehamn ...... Värmlands län.....................Sverok Svealand
46 .... The Fellowship ........................................... Sundsvall............. Västernorrlands län ...........Sverok Nedre Norrland
47 .... Bovklubben SF ........................................... Sundsvall............. Västernorrlands län ...........Sverok Nedre Norrland
48 .... Arboga Magic ............................................. Arboga ................ Västmanlands län ...............Sverok Mälardalen
49 .... Lazarus - Den Övernaturliga Skaran ....... Falköping ............ Västra Götalands län ..........Sverok Väst
50 .... Switch On ................................................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
51 .... Tell es-Sultan.............................................. Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
52 .... Göteborgs Smashförening ....................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
53 .... Quiz Me Darling ......................................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
54 .... Gothenburg E-Sport Club ......................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
55 .... Sverok Västs Vänner ................................. Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
4(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
56 .... Heroes of Arkham ..................................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
57 .... Top Hat Zombies ....................................... Lerum.................. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
58 .... Pink Sisters Lidköping ............................... Lidköping ............ Västra Götalands län ..........Sverok Väst
59 .... Mariestads Unga Spelsällskap ................. Mariestad............ Västra Götalands län ..........Sverok Väst
60 .... Friluftskultur .............................................. Mark .................... Västra Götalands län ..........Sverok Väst
61 .... Error By Design.......................................... Mölndal ............... Västra Götalands län ..........Sverok Väst
62 .... SweLeague ................................................. Partille ................. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
63 .... Vårt Egendesignade Helvete .................... Örebro ................ Örebro län ...........................Sverok Svealand
64 .... Karmanjakas Knektar................................ Linköping ............ Östergötlands län ...............Sverok Östergötland
65 .... Hybris gaming............................................ Mjölby ................. Östergötlands län ...............Sverok Östergötland
66 .... SiN............................................................... Norrköping ......... Östergötlands län ...............Sverok Östergötland
Avdelningar till Arena E-sportförening
67 .... Arena Esport Lan ....................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
68 .... Arena Esport Dota2................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
69 .... Arena Esport CSGO ................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelningar till E-sport Skåne
70 .... E-sport Skåne Shoutcasting ..................... Helsingborg ........ Skåne län .............................Sverok Skåne
71 .... E-sport Skåne Gamers .............................. Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
72 .... E-sport Skåne Event .................................. Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
73 .... E-sport Skåne Hearthstone ...................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelningar till Förbundet SvenskaMagic
74 .... SvenskaMagic Team Durdle Magic .......... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
75 .... SvenskaMagic Team Drog Inga Land ...... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
76 .... SvenskaMagic Team Mana Merchant ..... Södertälje ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
77 .... SvenskaMagic Team Segway .................... Göteborg............. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
Avdelningar till KodachiKai
78 .... KodachiKai Aktiviteter ............................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
79 .... KodachiKai Cosplay ................................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
80 .... KodachiKai Doramagruppen.................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
81 .... KodachiKai Spökhusgruppen ................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
82 .... KodachiKai Tabletopgruppen .................. Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
83 .... KodachiKai Talks........................................ Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
84 .... KodachiKai Teckningsgruppen................. Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
85 .... KodachiKai Video Games.......................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
86 .... MoonCat Karaoke ..................................... Lund .................... Skåne län .............................Sverok Skåne
87 .... KodachiKai Workshopgruppen ................ Kävlinge .............. Skåne län .............................Sverok Skåne
88 .... Kodachikai Medlemsgruppen .................. Landskrona......... Skåne län .............................Sverok Skåne
89 .... KodachiKai Månadsgruppen .................... Landskrona......... Skåne län .............................Sverok Skåne
90 .... KodachiKai Artemis ................................... Staffanstorp........ Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelningar till Leaf Gaming Västerås
91 .... Leaf Gaming CSGO .................................... Kungsbacka ........ Hallands län ........................Sverok Väst
92 .... Leaf Gaming Medlemmar......................... Västerås .............. Västmanlands län ...............Sverok Mälardalen
Avdelningar till Malmö e-sport
93 .... 6Sins ........................................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
94 .... B-laget ........................................................ Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
95 .... Reborn ........................................................ Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
96 .... Team Künkel .............................................. Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelningar till Malmö Figurspelsförening
97 .... MFF 40k ...................................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
98 .... MFF Mordheim .......................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelning till New Game
99 .... New Games Rock Band-kult ..................... Partille ................. Västra Götalands län ..........Sverok Väst
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
5(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
Avdelningar till RELFA
100 .. RELFA-MOFA-Malkav ................................. Borås ................... Västra Götalands län ..........Sverok Väst
101 .. RELFA-Mofa-Nosferatu ............................. Borås ................... Västra Götalands län..........Sverok Väst
102 .. RELFA-MOFA-Bruhja.................................. Borås ................... Västra Götalands län ..........Sverok Väst
103 .. RELFA-SPP .................................................. Falköping ............ Västra Götalands län ..........Sverok Väst
104 .. RELFA-Mofa-Gangrel ................................. Härryda ............... Västra Götalands län ..........Sverok Väst
105 .. RELFA Skövde Rollspel .............................. Skövde ................ Västra Götalands län..........Sverok Väst
106 .. RELFA-MOFA-Ventrue ............................... Jönköping ............ Jönköpings län ....................Sverok Jönköping-Kronoberg
Avdelningar till Spectrum eSports
107 .. Spectrum Swift .......................................... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
108 .. Spectrum Oxide......................................... Stockholm ........... Stockholms län ...................Sverok Stockholm
Avdelningar till Wasabi
109 .. Event ........................................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
110 .. Wasabi Gameshow ................................... Malmö ................. Skåne län .............................Sverok Skåne
Avdelning till Örebro E-sport
111 .. Hearthstone Örebro E-sport .................... Örebro ................ Örebro län ...........................Sverok Svealand
Avdelningar till Östans skuggor
112 .. Brädorna .................................................... Gotland ............... Gotlands län........................Sverok Stockholm
113 .. Figurerna .................................................... Gotland ............... Gotlands län........................Sverok Stockholm
114 .. Cosplayarna ............................................... Gotland ............... Gotlands län........................Sverok Stockholm
115 .. Kortoxarna ................................................. Gotland ............... Gotlands län........................Sverok Stockholm
116 .. Rollspelarna ............................................... Gotland ............... Gotlands län........................Sverok Stockholm
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
6(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
59. RAPPORT: VERKSTÄLLANDE UTSKOTTET
Verkställande utskottet har hanterat följande ärenden
 Fastställa Styrdokument: Arbetsgrupp Kulturrådet:
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
7(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
60. RAPPORT: FÖRSTUDIE E-SPORTEN I
SVEROK
Av Christer Pettersson, Emma Ström och Jenny Petersson, 2015-08-24
Rapporten föredrogs.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
8(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
61. RAPPORT: PROGNOS 2015
Budget 2015
Intäkter
Budgetpost
Budget RM
Utfall 2015-08- Prognos
Prognos/ Budget % Kommentar till prognosen
2015
31
2015
Statsbidrag
10300000
7109888 10664837
104%
Räntor & utdelningar
905000
-142111
0
0% Ändrat redovisningssätt från
kortfristiga till långfristiga placeringar
medför orealiserad värdeminskning i
bokföringen på produkter som har lång
löptid
Personaluthyrning*
155000
120000
77% Mindre uthyrning till bolaget än
budgeterat
Personaluthyrning
855000
855000
100% 8 mån Västerbotten och Stockholm 9
regionala
månader Skud ska räknas upp till helår
föreningskonsulenter*
+ Väst 7 mån
Distriktskonferenser
("slag")
Övriga intäkter
Spellovet
Respect All Compete!
Ungdomsinflytande 2.0
(ax)
Ansökan Ungas
organisering (MUCF)
Projekt för barn och
unga/Livrustkammaren
NAB
Summa Intäkter
Kostnader
Föreningarna
Budgetpost
50000
48000
70000
20000
97005
100000
140% fler deltagare än budgeterat
500% föreningar som har lagt ned och skänkt
pengarna till Sverok
100% sponsring i form av spel
pengasponsring 30 000
100% 8/12 av år 1 och 4/12 av år 2
160000
160000
1370000
1370000
110000
120000
270000
0
0% Avslag
100000
0
0% Ej inskickad ännu
85000
0
14380000
7112781 13459837
109%
0% 25000 kr från NAB 3 och 60 000 kr
periodiserat från NAB2
94%
Budget RM
2015
5150000
165000
360000
100000
2261924
59800
182239
89024
Banktjänster
Föreningsutveckling
Föreningsstöd
205000
350000
565000
153547
200387
690413
155000
340000
740000
76% Färre föreningar än budgeterat
97% IT-system och personal
131% Mer personalkostnader än budgeterat
AG - Level Up
Intern Kommunikation
30000
260000
1882
148633
15000
200000
Medlemsvärvning
270000
43255
190000
50% Mindre aktivitet än väntat
77% Behovet av trycksaker var mindre än
budgeterade tryckkostnader
70% Personalkostnader mindre (har
bokförts på extern komm)
Föreningsbidrag
Träffbidrag
Lokalbidrag
Föreningsförsäkringar
VID PROTOKOLLET
Prognos
Prognos/ Budget % Kommentar till prognosen
2015
6700000
130%
165000
100%
250000
69%
90000
90%
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
9(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
Respect All Compete!
Ungdomsinflytande 2.0
(ax)
AG - Intersektionella
arbetsgruppen för
mångfald (IAM)
AG - Idrottsrådet
AG - Kulturrådet
Nätverk för
intressegrupper
AG - Leia
Spellovet
Projekt för barn och
unga
Summa Föreningarna
Förbundet
Budgetpost
Statsbidrag
Personaluthyrning
Externfinansiering
1420000
1370000
96%
100000
120000
120%
15000
0
0% Mindre aktivitet än väntat
15000
15000
60000
0
0
0
0% Mindre aktivitet än väntat
0% Mindre aktivitet än väntat
0% Mindre aktivitet än väntat
25000
105000
100000
9310000
Budget RM
2015
310000
100000
110000
9875
0
200000
0
3840979 10535000
0% Mindre aktivitet än väntat
190% 40 000 utöver spelen
0% Projekt med Livrustkammaren ansökan
ej inskickad ännu
113%
Prognos/ Budget % Kommentar till prognosen
Prognos
2015
74% Personalkostnader mindre (fördelats
230000
180086
till föreningsstöd)
60% Mindre uthyrning till bolaget
60000
36% Mindre tid har kunnat läggas på det
40000
24038
0
30000
0% Mindre aktivitet än väntat
AG - Löpande forum
och irc
Utbildning ideella
Partnerskap
Arvoderingar FS
Styrelsen
Styrelsestöd
10000
45000
845000
315000
230000
21475
557003
239548
71210
0
45000
845000
315000
110000
0% Mindre aktivitet än väntat
100%
100%
100% resor mat
48% Mindre tid har behövts läggas på det
Personal grundkostnad
985000
899586
1400000
Löpande förvaltning
Kanslilokal
Extern kommunikation
950000
755000
625000
491610
433456
290994
950000
755000
450000
142% 100 000 ITP semesterfördelning 400
000
100% ny ekonom
100%
72% -150000 webbutv
65000
70000
95000
710000
50000
70000
105000
6475000
7436
51043
59218
106271
15623
70000
70000
95000
750000
50000
0
40000
6275000
Revision
Systemansvar
AG- IT-stöd
Riksmötet
Valberedning
NAB
Projektsamordning
Summa Förbundet
VID PROTOKOLLET
3448598
JUSTERAS
108%
100%
100%
106%
100%
0%
38%
97%
Johan(PWC) säger 65000
ev. flyttas till löpande förvaltning
Gamla IT-Drift + webbgruppen
Hotell resor ...
Färre projekt att stödja än väntat
UTDRAGSBESTYRKANDE
10(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
Distrikten
Budgetpost
Distriktsstöd
Grundgaranti distrikt
Regionala
föreningskonsulenter
Ambassadörsprogram
Inflytande 2.0
fortsättning (MUCF)
Distriktskonferenser
("slag")
Summa Distrikten
Budgetpost
Summa Intäkter
Summa Kostnader
Resultat 2015
Budget RM
2015
55000
100000
815000
Prognos
Prognos/ Budget %
2015
31510
55000
100%
100000
100% Sänkt grundgaranti till 50.000 kr
855000
105%
20000
0
0%
270000
0
0% RFK:s
200000
83326
150000
75%
1460000
114836
1160000
79%
Budget RM
2015
14380000
17245000
-2865000
Prognos
Prognos/ Budget %
2015
7112781 13459837
94%
7404413 17970000
104%
-291631 -4510163
157% Den största differensen mot budgeten
beror på fler föreningar än budgeterat
AG = Arbetsgrupp
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
11(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
62. RAPPORT: AVDELNINGAR
Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare, 2015-08-19
Föregående rapport: 2014-05-18 : https://goo.gl/nGQXfX
Denna rapport: https://goo.gl/sfVf6a
BAKGRUND
I maj 2014 antog förbundsstyrelsen ett nytt regelverk för föreningar, http://goo.gl/sXJO2Y. Där
omnämns möjligheten för föreningar att ha avdelningar som kan gå med i Sverok som vanliga
medlemsföreningar.
GJORT SEDAN SENASTE RAPPORTEN
 Registrerat 9 nya huvudföreningar. Totalt finns nu 33stycken.
 Registrerat 40 avdelningar. Totalt finns nu 541 avdelningar.
 Workshop med Sverok Admin AB om avdelningar och APIer. Den var mycket lyckad för att
ge bolaget ökad förståelse för konceptet inför utvecklingsarbetet och lärorikt för att se
hur de resonerar och arbetar.
 Ett dokument som sammanställer alla dokument om avdelningar och huvudföreningar är
nu komplett och uppdateras efter behov.
NULÄGE
 API för att föra över medlemmar direkt till medlemlistan i eBas är klart och används av 4
föreningar som tillsammans registrerat 6224 medlemmar.
 Automatisk funktion för att avgöra om en förening/avdelning är för lika en befintlig är
implementerad i registreringsformuläret för avdelningar så att en ansökande avdelning
kan kunna få direkt feedback på detta. Det finns även en knapp på varje förening så att
det går att jämföra den med alla andra föreningar.
 Keita gaming har arbetat med namnändringar i sina avdelningar som hade opassande
namn och har även infört en namnpolicy för avdelningarna.
 Mallar för standardmetoden för att hantera föreningar som vill bli huvudföreningar är
klara.
 Överlämning till förvaltning av hanteringen av att en förening ska bli huvudförening och
börja få avdelningar är klar. Vid behov hjälper jag till.
 API för registrering och hantering av avdelningar ska bli klar för tester i slutet av augusti.
Keita Gaming har totalt över 1200 lag just nu, och jag räknar med att 50-60% kommer att
kunna vara avdelningar i Sverok. De har för närvarande 425 avdelningar registrerade
som medlemsföreningar i Sverok, så runt 200-250 nya avdelningar till är alltså på gång
när APIet lanseras.
 Utöver Keita Gaming har ännu ingen av e-sportföreningarna som blivit huvudföreningar
satsat på att få många avdelningar utan de tar det lugnt i uppstarten. Föreningen
Lemondogs har valt att inte göra något med avdelningar tills vidare pga resursbrist.
 17 huvudföreningar har 1 avdelning, vilket i normalfallet lär vara en ungdomsavdelning
eller att föreningen just blivit en huvudförening.
 5 av huvudföreningarna är registrerade som medlemsföreningar i Sverok under 2015.
KOMMANDE STEG
 Utveckla medlemshanteringen mellan huvudföreningar och avdelningar.
 Fortsatt utveckling av APIerna för att hantera huvudföreningar och avdelningar efter
feedback från föreningarna.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
12(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30


Informationskampanj till alla föreningar, samt en speciell informationskampanj till
vuxenföreningar om att starta barn- och ungdomsavdelningar.
Fortsatt kontakt med intresserade stora föreningar så att de kommer igång.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
13(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
63. BESLUT: EXTERNFINANSIERING
HANDLINGAR
Beslutsunderlag: Externfinansiering Sverok
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... anställa en person som har externfinansiering som sitt ansvarsområde med start
2016-04-01.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
14(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
BESLUTSUNDERLAG: EXTERNFINANSIERING SVEROK
Av: Jenny Petersson
BAKGRUND
De senaste åren har vi fått minskade statsbidrag till följd av minskat förenings- och
medlemsantal, fler organisationer som ska dela på statsbidragspotten samt ändrade
fördelningsnycklar. För att minska Sveroks sårbarhet och beroende av de statliga medlen
behövs en plan för att bredda vår finansiering. För 2015 finns det mål i verksamhetsplanen
som säger att den externa finansieringen ska motsvara minst 25 % av de totala intäkterna
samt att vi ska hitta nya inkomstkällor.
Under 2015 har vi hittills arbetat med att bredda vår finansiering i form av projektmedel som
har sökts från MUCF, Kulturrådet och Arvsfonden. Tidigare har det också genomförts
satsningar för att öka och bredda Sveroks finansiering, både på kort och lång sikt. Exempel
på det är sponsring av särskilda satsningar som e-sportprojektet och Respect All Compete
men också skapandet av bolaget Sverok Admin AB som på lång sikt ska ge Sverok
avkastning.
För att kunna bredda finansieringen av förbundet ytterligare och för att säkerställa att vi har
finansiering via icke öronmärkta medel behöver vi tänka bredare än de inkomstkällor som vi
redan arbetar med idag. På styrelsemötet i maj diskuterades det kring förbundets framtida
finansiering och styrelsen bidrog med förslag på insatser. Dessa insatser har värderats (se
Analys av styrelsens förslag på finansieringsinsatser)
Kansliet fick i uppdrag att ta fram en långsiktig plan för breddad externfinansiering.
ANALYS
Det är svårt att avgöra vilken eller vilka vägar som skulle generera en bredare finansiering
eftersom det är ett oprövat kort. Vi vet av erfarenhet att olika satsningar kräver olika former
av resurser och medför olika risker.
Varje förslag på finansieringsinsats har därför analyserats utifrån hur mycket förväntad
avkastning den kan ge i förhållande till resurserna som krävs för att genomföra dem, det vill
säga hur effektiva de är när det kommer till att generera intäkter. Nettovinsten har dividerats
med nedlagda resurser för att få ett nyckeltal som kallas ROI (Return on investment).
Utöver analysen av avkastningsmöjligheterna har även en riskbedömning gjorts. Hur stor är
sannolikheten att vi kommer lyckas med satsningen?
Hänsyn har även tagits till utvecklingspotentialen i en viss satsning så att de satsningar vi
väljer att göra också kan utvecklas och eventuellt bli en ännu större inkomstkälla.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
15(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
AVGRÄNSNINGAR
Hänsyn har inte tagits till eventuella andra sidoeffekter som en investering kan ha,
exempelvis PR-värde eller goodwill.
Investeringar eller satsningar som inte går i linje med vår värdegrund har inte tagits i
beaktande. Styrelsen har exempelvis uteslutit att starta bettingbolag som intäktskälla.
ANALYS AV STYRELSENS FÖRSLAG PÅ FINANSIERINGSINSATSER
Satsning
Förväntad
avkastning & ROI
Tid
uppstart
Resurser/aktiviteter
Riskbedömning och
utvecklingspotential
Uthyrning eller
försäljning av
tjänster och
föreläsningar
(ev. genom bolaget
då tjänsterna är
momsade)
Avkatsning: 40 00050 000 /år och
person
2 år
Försäljning av tjänster och
marknadsföring av dessa.
Idag säljer vi tjänster
motsvarande den tid vi har
överkapacitet till (ca 20 %)
Om vi skulle satsa på att sälja
eller hyra ut personal för att
ha det som en intäktskälla
behöver vi anställa ytterligare
personal. Innan något görs
inom området behöver en
marknadsundersökning göras
kring vilka tjänster som skulle
vara intressanta och vilken
målgrupp som vi har.
Medel
2-3 år
Hyra butik, administration av
webbshopp, inköp/insamling,
försäljning. (Minst en
ytterligare anställd)
Hög risk
3 mån
Marknadsföring och
administration
Låg risk
Kostnad: En
anställd kostar ca
500 000 - 600 000
ROI= 8 % (låg)
Second handbutik
Intäkter 3 500 000?
Kostnad: anställda
700 000 +
butikshyra 300 000
+ administration 200
000
Inköp 2 000 000 =
3 200 000
Det behövs en relativt
stor organisation kring
personaluthyrning innan
den blir lönsam som en
breddad finansiering för
Sverok
Innebär att vi måste
lägga på 150 % på
inköpspriset för att
det ska löna sig,
vilket antagligen är
svårt
ROI = 9 % (låg)
Stödmedlemskap
och månadsgivare
låg avkastning
100
alumnimedlemmar
skänker 500 kr/år =
50 000
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
16(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
Sälja spelkartan till
kommuner
Intäkter: 100
kommuner * 20 000
= 2 000 000 efter
två år
Det behöver göras en
marknadsundersökning innan
en sådan satsning dras igång.
Utveckling av spelkartan till
säljbart skick.
Kostnader:
Försäljare 250 000 *
2 år
Utveckling av
tjänsten (initial
kostnad): 500 000?
Tot: 1000 000
Säljinsatser som ska göras i
bolaget
Medel
Stor potential i att
finansieras via
licenskostnader utan
särskilt mycket arbete på
sikt. Initialt krävs det
dock mycket arbete.
ROI: (2 000 000-1
000 000) / 1 000
000 - bolagsskatt
=75 %(hög) de två
första åren
Certifiering (NAB,
RAC etc) ex till
kommuner
ROI?
2 år
Marknadsundersökning
behövs
Hög
Säljinsatser
Crowdfunding
Sponsring
500 000 /år i
huvudsponsorskap
1 år
Kostnad: en anställd
på 50 % = 300 000
Kostnader för
material och
liknande = 50 000
Relationsbyggande tar tid och
det krävs säljinsatser.
Återigen har vi ingen
överkapacitet utan kommer
kräva nyanställning eller
omprioritering. Ca 50 % av en
heltidsanställning är
uppskattningen att detta
skulle ta i anspråk.
Medel
Säljare
Låg risk men också
relativt låg
utvecklingspotential.
Nettovinst 150 000
ROI = 40 % (hög)
Annonsförsäljning
Nyhetsbrev till alla
medlemmar
40 000 /nyhetsbrev
=
480 000
3 mån
Här finns stor
utvecklingspotential att
arbeta med olika
sponsorspaket till våra
årligen återkommande
events som Spellovet,
Riksmötet osv.Ju mer
känt Sverok blir desto fler
samarbetspartners
kommer vara möjliga att
hitta.
En potential ligger också
i att vi skulle kunna hitta
sponsring från våra
leverantörer avseende
ex bredband och
banktjänster för att sänka
våra befintliga kostnader.
Kostnad: En
anställd på 50 % =
300 000
Nettovinst 180 000
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
17(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
ROI = 60 % (hög)
EU-medel
Leader
ESF
Ingen vinst som går
att använda
kapitalet fritt ifrån då
pengarna används
till det projekt som
avses i ansökan
Starta en skola
5 år
Kräver projektidé, vilket gör
att pengarna ofta är
öronmärkta
Omfattande administration
och arbetsinsats initialt
Hög
Krävs omfattande resurser
och utredning
Hög risk
Ej kompetens eller kapital
finnes
Spelfestival för alla
oavsett genre
projektplan?
Starta en
paraplyorganisation
och dela upp oss i
mindre förbund
3 år
Folkhögskola med
spelinriktning
Starta vuxenförbund
och ta ut
medlemsavgifter
Ej breddad finansiering, dock
mer statsbidrag
behöver utredas
20 000 medlemmar
*100 kr = 2 000 000
1 år
Försäljning av
merchandise
behöver utredas
webbshopen används
administration och
lagerhållning
ekonomisk svag målgrupp
FÖRSLAG PÅ SATSNINGAR ATT ARBETA VIDARE MED
De satsningar som vi väljer att gå vidare med bör innebära:




Hög ROI, låg risk
Hög ROI, medel risk, stor utvecklingspotential
Medel ROI, låg risk
Medel ROI, medel risk, stor utvecklingspotential
De insatser som har högst ROI och lägst risk är följande:

Sponsring med målsättning att år 1 dra in 300 000 kr i huvudsponsorskap för Sverok
som organisation. Ytterligare en målsättning skulle vara att sänka våra kostnader
med 100 000 i form av att vi får sponsrade tjänster som exemplevis banktjänster,
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
18(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
bredband, frukt etc. Satsningen har stor potential på längre sikt när vi kan arbeta med
olika sponsorspaket till våra årligen återkommande aktiviteter.

Försäljning av annonser i nyhetsbrev som skickas ut till alla våra medlemmar.
Målsättningen är att sälja annonser värda minst 200 000 kr under första året.
INVESTERING
Tid är den största resursen vi behöver lägga in i satsningarna som har beskrivits ovan.
I dagsläget med rådande prioriteringar finns inte den tiden hos någon av våra anställda.
Jag ser också att vi inte har tillräcklig kompetens inom området, vilket betyder att vi antingen
måste prioritera om arbetsuppgifter hos någon av medarbetarna och samtidigt satsa på
kompetensutveckling eller så anställer vi eller köper den tiden hos någon som redan besitter
den kompetensen vi behöver.
FÖRSLAG TILL BESLUT
Mitt förslag är att vi anställer en person som har externfinansiering som sitt ansvarsområde
med start 2016-04-01.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
19(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
64. BESLUT: FÖRDELNING AV RESTERANDE
BIDRAGSPOTT 2014
HANDLINGAR
Beslutsunderlag: Fördelning av resterande pott avseende ungdomsföreningsbidraget
2014
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... resterande pengar från 2014 fördelas till våra distriktsorganisationer för att täcka
kostnader för Regionala Föreningkonsulenter.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
20(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
BESLUTSUNDERLAG: FÖRDELNING AV RESTERANDE POTT
AVSEENDE UNGDOMSFÖRENINGSBIDRAGET 2014
BAKGRUND
Eftersom föreningsbidrag för 2014 betalas ut från Sverok till föreningarna tom augusti
året efter, så vet vi inte förrän då hur mycket pengar som föreningarna slutligen fick i
bidrag och om det stämmer med vår bidragsbudget. Bidragsbudgeten är redan
redovisad som en kostnad i 2014 och måste således betalas ut i form av bidrag för att
komma våra loklavdelningar till gagn.
För 2014 så finns det 700 000 kr kvar av bidragsbudgeten som inte har betalats ut till
föreningarna för 2014. Alla föreningar som har rapporterat, blivit godkända och ansökt
om bidrag för 2014 har nu fått sina bidrag, varför det finns en summa av potten kvar.
Dessa 700 000 kr behöver hanteras och det är inte möjligt att använda pengarna under
innevarande år.
FÖRSLAG PÅ LÖSNINGAR
Det finns olika förslag på vad man skulle kunna göra. Uteslutet är dock att man sparar
pengarna till 2015.
1. Betala tillbaka summan till MUCF
2. Dela ut pengarna till de godkända 2014-föreningarna. Det kan då göras i
september då vi med säkerhet hur många föreningar och medlemmar vi faktiskt
hade under 2014. Det skulle innebära ca 10,5 kr/medlem.
3. Dela ut pengarna till ett par av distrikten för att ge dem möjlighet att under
2015/2016 betala för att få regionalt anställda föreningskonsulenter. Det skulle
innebära 18 månader heltidskonsulent.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
21(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
65. DISKUSSION: BUDGET 2016
Ärendet diskuterades.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
22(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
66. BESLUT: DISTRIKTENS RIKTLINJER
HANDLINGAR
Distriktsdirektiv Sverok
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... fastställa förslaget på Distriktsdirektiv Sverok.
2 ....... förslaget ska lyftas till beslut i samråd med distrikten på nästa distriktskonferens.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
23(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
DISTRIKTSDIREKTIV SVEROK
Historia
Frågan om distriktens roll i förbundet har varit på agendan en lång tid, vilket sprungit ut
i flera distriktsutredningar varav den senaste som gjordes 2014 kom fram till att
distriktens syfte ska förtydligas med ett dokument som anger mer ingående vad
distrikten ska ägna sig åt. Distriktsdirektiven tas fram enligt följande processplan:
https://goo.gl/JCwwAT och grundar sig bland annat i tidigare riktlinjer som tagits fram
men inte antagits (http://wiki.sverok.se/wiki/Riktlinjer_f%C3%B6r_Sveroks_distrikt).
Direktiv
Enligt paragraf 30 i Sveroks stadgar anges distriktens syfte som följande: ”Distriktens
syfte är att verka för att Sveroks nationella strategi och årliga verksamhetsplan får
genomslag i regionen samtidigt som hänsyn ska tas till regionala förhållanden och
förutsättningar.”
Dessa direktiv finns till för att förtydliga vad distriktens uppgifter ska vara utifrån
distriktens syfte, men även vad distrikten ska kunna förvänta sig av förbundet.
Distriktens åtaganden
Primära åtaganden
Distrikten skall..
 verka för att söka de stöd som erhålles av kommun och landsting inom distriktets
upptagningsområde.
 verka för att tillsammans med förbundet arbeta med viktiga frågor som
huvudsakligen påverkar och berör distriktets upptagningsområde.
 verka för att marknadsföra Sverok regionalt i form av representation på
arrangemang relaterade till Sveroks verksamhet.
 verka för god transparens och demokrati inom distriktet där medlemmar och
medlemsföreningar med enkelhet ska kunna ha god insyn i distriktets
verksamhet och inre maskineri, vilket bland annat innefattar att upprätthålla en
aktiv hemsida med nyheter, kontaktinformation till styrelsen och
styrelseprotokoll. Detta innefattar även att distriktets medlemsföreningar ska ha
insyn i de beslutsprocesser som förs, och därmed få större möjlighet att själva
tycka till i de frågor de anser vara viktiga.
 verka för god kommunikation och aktivt informationflöde distrikt, medlemmar
och förbund emellan, vilket bland annat innefattar att upprätthålla en närvaro på
hemsida och sociala medier samt aktivt marknadsföra aktiviteter och
förändringar inom distriktet.
 verka för en inkluderande och välkomnande spelhobby där det föreligger ett
fokus på att främja mångfald både bland distriktet och dess föreningar.
 verka för att ha god mångfald på rekrytering till styrelse, medlemmar, projekt
eller diverse andra rekryteringar.
 verka för att regelbundet hålla styrelsemöten.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
24(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
Sekundära åtaganden
Distrikten skall..
 verka för att uppsöka andra möjligheter till stöd som främjar distriktet.
 verka för att deltaga i distriktskonferenser.
 verka för att utse ombud på Studiefrämjandets lokalavdelnings- och
distriktsårsmöten.
 verka för att organisera kurser och utbildningar som bland annat Level Up,
riktade till distriktets medlemsföreningar.
 verka för att utifrån distriktets förutsättningar, stötta medlemsföreningar genom
praktiskt arbete, kunskap eller dylikt.
Förbundets åtaganden
Primära åtaganden
Förbundet skall..
 verka för att samla in och kvalitetssäkra medlemsuppgifter från föreningarna och
tillhandahålla dem efter behov.
 verka för god transparens gentemot distrikten.
 verka för att bibehålla en god kommunikation distrikt och förbund emellan.
 verka för att upprätthålla en ekonomiskt grundgaranti så att distrikt med
otillräckliga inkomster har möjlighet att utföra sin grundverksamhet.
 verka för att erbjuda administrativt stöd kring ekonomi och revision, samt
allmänt stöd kring styrelsearbete och liknande.
 verka för att arrangera distriktskonferenser för utbildning och erfarenhetsutbyte
tillsammans med andra distrikt.
 verka för att erbjuda webbtjänster i form av utrymme och domän för hemsida
och e-post.
 verka för att utse distriktsansvariga för varje distrikt i styrelsen som fungerar som
kontaktperson samt meddelar respektive distrikt när det fattas beslut som
påverkar dem.
 verka för att löpande delge distrikten information som skickas till föreningarna.
 verka för att ta kontakt med varje nyvald styrelse och hjälpa till med
introduktionen av nyvalda.
Sekundära åtaganden
Förbundet skall..
 verka för att inkludera distrikten i de beslutsprocesser som förs.
 verka för att delegera ansvar för riksprojekt på lokal nivå till distrikten som
berörs, samt inkludera distrikten i förbundets verksamhet.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
25(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
67. BESLUT: POLICY FÖR PERSONUPPGIFTER
2015
HANDLINGAR
Beslutsunderlag: Policy för personuppgifter 2015
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... fastställa ändringarna i Policy för personuppgifter 2015.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
26(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
BESLUTSUNDERLAG: POLICY FÖR PERSONUPPGIFTER 2015
Av Tjarls Metzmaa, förbundssekreterare
I år har vi antagit en ny version av styrdokumentet "Policy Personuppgifter" redan. När
jag skulle uppdatera detta på wikin så upptäckte jag en sak som vi missat! I sin
nuvarande form får nämligen inte distrikten kontakta föreningarnas medlemmar alls,
utan endast kontaktpersonen för föreningen. Därför föreslår jag en mindre ändring som
möjliggör för distrikten att även kontakta medlemmarna i de olika föreningarna, vilket
ligger i linje med de förändringar vi gjort under våren för att möjliggöra kontakt.
Nuvarande utformning:
http://wiki.sverok.se/wiki/Policy_personuppgifter_2015
Under rubriken "Distrikt" finns det en punktlista med tre punkter. Den sista av de
punkterna borde ändras från:

Tillgång till distriktets föreningsmedlemmars kontaktuppgifter i pappersformat i
den omfattnings som krävs för att söka landstingsbidrag och enbart i syfte att
göra detta.

Tillgång till distriktets föreningsmedlemmars kontaktuppgifter i digitalt format i
den omfattnings som krävs för att söka landstingsbidrag och förmedla
information.
Till:
JAG YRKAR ATT
1 ....... vi fastslår ändringen av i underlaget nämnda mening.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
27(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
68. BESLUT: UPPFÖRANDEKOD PÅ LAJV
HANDLINGAR
Uppförandekod på lajv
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... förslaget på Uppförandekod på lajv sänds på öppen remiss till våra föreningar och
andra representanter för lajvhobbyn.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
28(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
UPPFÖRANDEKOD PÅ LAJV
Kort checklista på vad arrangörer bör tänka på för att skapa ett tryggare lajv:








Ha ett sjukvårdstält/hus som alltid ska vara bemannat.
Föra skriftlig dokumentation över skador som uppkommer på lajvet.
Ha trygghetsvärdar för att hantera olika typer av övergrepp, gärna av flera olika
könstillhörigheter.
Extra sovplatser med sovutrustning för de som fryser och saknar sovplatser
Ha en bil som kan användas som sjuktransport redo
Ha en utskriven lista över deltagarnas kontaktpersoner. Alla arrangörer bör
känna till vart denna ligger. Detta för att kunna kontakta rätt person om något
skulle ske
Under hela arrangemanget bör det finnas minst en ansvarig person som kan nås
av samtliga deltagare vid behov. Den personen ska även vara nykter under tiden
hen är ansvarig.
Var noga med att på hemsida och vid samlingar tydligt föra fram viktig
information. Det ska vara allmänt känt vilka som är sjukvårdsansvariga och vilka
som är trygghetsvärdar. Det ska visas på lajvet var de trygga sovplatserna finns.
Exempel på Värdegrund
Vi vill att alla ska kunna känna sig säkra och rättvist behandlade på våra arrangemang
och annan föreningsverksamhet. Därför har vi skapat en värdegrund som behandlar hur
vi vill att vår verksamhet ska se ut.
Vi vill vara en öppen förening både för nya och befintliga medlemmar. Det ska
vara lätt att börja delta i föreningens verksamhet och att engagera sig i
föreningens demokratiska processer.
 Respektera att alla inte har samma åsikter i olika frågor.
 Respektera varandras gränser. Det gäller både psykiskt och fysiskt. Ett nej
betyder ett nej. Allt utom ett ja är ett nej men ibland kan även ett ja betyda nej.
 Ta ansvar för dina handlingar.
 Vi vill främja mångfald i vår förening och stävar efter en öppenhet inför våra
olikheter.
 Genom att lyssna på varandra vill vi skapa en trygg plats där alla kan utöva sin
hobby.
Exempel på Jämställdhets- och mångfaldspolicy.

Inledning
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
29(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
*Detta är föreningen ………………….policy för jämställdhet och mångfald. Denna policy
gäller för föreningens alla medlemmar i samband med arrangemang som arrangeras av
föreningen eller av andra aktörer under föreningens namn.
*Policyn gäller även på föreningens forum på internet samt på föreningens
facebooksida.
*Som medlem i föreningen ………………...och som deltagare på de arrangemang som
arrangeras så förbinder du som deltagare dig till att följa policyn.
In och off:






Föreningen ska arbeta aktivt mot diskriminering i form av könsdiskriminering,
etnisk diskriminering och sexuell diskriminering.
Jämställdhet mellan alla könstillhörigheter och etniciteter är något som ska vara
en självklarhet bland alla de som deltar i föreningens arrangemang.
Det bild- och textmaterial som föreningen distribuerar ut på hemsidan och i
övriga föreningskanaler ska visa på mångfald och bredd, både när det gäller
könstillhörigheter och etnicitet.
Ingen person ska hindras att spela en roll på grund av attribut såsom etnicitet
eller könstillhörighet.
I de fall då arrangörsgrupper aktivt rekryterar eller tillsätter roller ska det i största
möjliga mån arbetas mot att man ska ha en jämn könsfördelning.
De som vill arrangera lajv inom föreningen, oavsett om det är enskilda personer,
föreningar eller arrangörsgrupper, måste skriva på att de följer föreningens
policy om jämställdhet och mångfald. Detta är ett krav för att arrangörer ska få
ekonomiskt stöd från föreningen.
Exempel på hanteringsplan för hur föreningar ska hantera personer som bryter
mot värdegrund och mångfaldspolicy:
Inledning
Denna hanteringsplan är utformat i två steg, där steg ett riktar sig till arrangörer som
hanterar på plats och steg två riktar sig mot föreningens styrelse för att hantera på lång sikt.
Steg ett- arrangörer på plats
Inledning:
När det går illa på ett lajvarrangemang, när det sker en olycka eller när det händer ett
sexuellt övergrepp är det viktigt att arrangör/arrangörsgrupp agerar snabbt och
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
30(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
effektivt.
Ledorden ni kan ha med er är: Lyssna- stötta- agera.
Var närvarande genom hela processen, ta det på allvar och visa personen som råkat illa
ut att ni tror hen.
Hanteringsprocess:







Se till att stötta och ta hand om personen som råkat illa ut. Se till att hens
berättelse skrivs ned och att namn på eventuella vittnen nedtecknas.
Se till att personen får hjälp av trygghetsvärdar/sjukvårdare. Viktigt här är att
personen känner sig trygg och inte lämnas ensam.
Se till att en arrangör håller regelbunden kontakt med personen om hur hen mår
och vad som behövs göras.
Se till att ha koll på hur personen som råkat illa ut tar sig hem. Ha gärna
telefonkontakt med personen efter lajvet för uppföljning.
Se till att det direkt inleds kommunikation mellan den/de som betett sig illa och
arrangören.
Om möjligt, avhys personen/personerna som betett sig illa från lajvområdet.
Efter lajvet- överlämna information om policybrott till styrelsen
Viktigt att tänka på:


Om en person råkat illa ut på ditt lajv kan det ibland vara så att hen inte kan säga
vad som behövs göras mot den som gjort hen illa. Då ligger det på dig som
arrangör att fatta beslut om vad som behövs göras. Viktigt här är att alltid tänka
på att trygghet och säkerhet för deltagarna ska gå först. Kom ihåg, det är inget fel
i att avhysa personer från sitt lajv.
Om ett övergrepp ha skett på ditt lajv så är det viktigt att detta polisanmäls. Men
personen som råkat illa ut kanske inte vill göra detta. Det ligger på dig som
arrangör att både respektera detta men ändå påpeka att det är viktigt att
personens berättelse blir nedskriven med datum, tid och att namn på eventuella
vittnen nedtecknas. Detta för att underlätta ifall personen skulle vilja göra en
polisanmälan senare.
Steg två - föreningens styrelse
Inledning:
Föreningens styrelse har till ansvar att se till att den hanteringsprocess som
arrangörerna startat på plats följs upp och att den som betett sig illa få ta
konsekvenserna av sitt handlande.
Det är viktigt att styrelsen agerar snabbt för att processen inte ska dra ut på tiden. En
utdragen process skapar mycket oro för den som drabbats vilket är onödigt. Tänk även
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
31(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
på att sätta säkerhet och trygghet först.
Kom ihåg, en styrelse ska inte vara en domstol utan bestämmer enligt föreningens
policys om vad som ska göras.
Snabbt följa upp de händelser som arrangörer berättar om från lajv rörande
policybrott
 Ta kontakt med offret om möjligt, utse gärna en kontaktperson från styrelsen. Få
hens berättelse korrekt från början.
 Ta kontakt med förövare och underätta om att hens agerande tittas på av
styrelsen
 Ta reda på om personen förstår vad hen gjort och inser allvaret i sitt agerande.
 Styrelsen fattar ett beslut om vad som ska bli konsekvensen för personen som
har betett sig illa. Här finns flera vägar att gå beroende på hur illa det är:
1. Ge personen en varning
2. Porta personen från kommande lajv på bestämd tid
3. Porta personen från kommande lajv och från föreningen på besämd tid

Att tänka på:


Ibland är det så att arragörerna för lajvet inte kan lämna ut namnet på offret pga
av att hen vill vara anonym. Respektera detta i så fall. Annars är det bra att
styrelsen kontaktar offret, både av empatiska skäl samt för att visa att man tar
hens berättelse och upplevelse på allvar.
Säkerheten och tryggheten för lajvdeltagarna ska alltid gå först. En person som
har betett sig illa mot andra deltagare bör få en varning i första hand och i andra
hand portas på bestämd tid.
Tänk dock på att de personer som beter sig illa är vanliga människor och de
behöver också hjälp och stöttning.
Exempel på arbetsprocess för att ta fram ovanstående dokument (Jämställdhetsoch mångfaldspolicy, värdegrund samt hanteringsplan)



Föreningens styrelse bör ha ansvar för att se till att en projektgrupp bestående av
intresserade från föreningen tillsätts.
Projektgruppen kan tas fram på olika sätt men viktigt är att alla föreningen
medlemmar känner till att det pågår ett arbete och därmed har möjlighet att
anmäla intresse till att vara med i arbetet.
En projektgrupp bör dock inte vara för stor. Fem personer är ofta lagom, för
många gör att arbetet blir svårrdoddat
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
32(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30


Styrelsen bör till projektgruppen lämna tydliga riktlinjer om vad som bör vara
med i policyn och när den ska vara klar samt se till att projektgruppen har en
kontaktperson i styrelsen.
Projektgruppen tar fram ett förslag till styrelsen för koll och godkännande. Innan
en policy antas bör den skickas på remiss till föreningens medlemmar så de har
chansen att komma med synpunkter.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
33(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
69. DISKUSSION: DUBBLA ÅRSMÖTEN
Av Tjarls Metzmaa, förbundssekreterare
BAKGRUND
En sak som slagit mig på alla våra Riksmöten är att vi behandlar två saker som är
förvillande lika varandra och skapar en otydlighet. Varje år tar vi upp Verksamhets- och
Ekonomisk Rapport samt Verksamhets- och Ekonomisk Berättelse. Detta är något som
uppstått med tanke på att vi har Riksmötet på hösten.
Rapporterna berättar om vad som hänt under halva det året som varit, vilket är
nödvändigt för att kunna ta beslut på moderna och relevanta uppgifter. Berättelserna är
de slutgiltiga som beskriver förra året.
Framförallt är det de ekonomiska som från år till år är väldigt lika och det gäller att hålla
tungan rätt i mun så att det tittas på rätt vid rätt tillfälle. Som ny besökare är tröskeln för
detta ännu högre.
TANKE
För att motverka denna förvirring och för att göra demokratin i Sverok relevant vid mer
än Riksmötet så skulle vi kunna ha ett vårmöte också. Detta vårmöte skulle då kunna
vara en webbsändning där vi pratar om olika roliga saker och har lite utav en
distansfest. Samt att vi via voteit behandlar berättelser, ansvarsfrihet och lite
tråkigheter.
Detta skulle då också kunna vara en KickOff inför att nomineringar till höstens Riksmötet
släpps och lyfta fram det mer och tydligare.
FRÅGOR
1. Vad skulle vara fördelar respektive nackdelar med att ha två årsmöten?
2. Hur skulle detta påverka demokrati och inflytande för våra medlemmar?
3. Vilka punkter skulle detta extra möte kunna behandla? De jag identifierat som
möjliga är: punkt 9-12-17,29, (30,31?).
4. Vad skulle det innebära om vi istället hade riksmöte vartannat år?
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
34(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
70. DISKUSSION: IDEELL KRAFT I SVEROK
Av Tjarls Metzmaa, förbundssekreterare, 2015-07-29
1. BESKRIVNING OCH BAKGRUND
Sedan jag tog över ansvaret för arbetsgrupperna, vilket är den enda form för att
engagera sig ideellt i Sverok har ett gäng tankar dykt upp. I dagsläget fungerar olika bra
grupper olika år, vilket förvisso är naturligt, men också problematiskt. Den rådande
mentaliteten är att varje grupp ska finnas och i händelse av att den är tynande skall
livräddning påbörjas för att behålla dess existens.
För att problematisera kring det hela hade jag ett möte med Robin Schlyter som har
erfarenhet av att engagera sig i förbundet samt har lett ideella i många omgångar. Den
andra var Sebastian Krantz som har erfarenheter av att engagera men som också har
gjort en omfattande undersökning av hur arbetsgrupper fungerar i ett annat
ungdomsförbund. Båda har individuellt tagit kontakt med mig och velat diskutera
frågorna. Under vårt möte fördes ett sammanfattande diskussionsprotokoll som finns
att läsa här:
https://docs.google.com/document/d/18XZ6P7OxYqD3uH2al4hqHtZKo00xPhvFJ8iu8Tl_t
NU/edit?usp=sharing
Styrdokument att ha i beaktande:
http://wiki.sverok.se/wiki/Policy_f%C3%B6r_ideellt_engagemang_2011
Målet med denna diskussion är att det antingen komma fram till att allt är bra som vi
har det eller att ett större grepp ska tas. I det senare fallet ser jag framför mig större
reformer som rör om ordentligt och mer eller mindre nylanserar hur det är att engagera
sig.
2. ANALYS
Sammanfattningsvis kan det sägas att det finns utrymme för förbättringar, att vi kan
göra mer för att bygga en stark pepp. Ett citat som kom upp under mötet som var i
skämtsamma ordalag, men som bör tas på allvar var: “Arbetsgrupper är dit engagemang
går för att dö.” Det är också viktigt att inte se detta som en allmängiltig sanning.
Vi bör sträva efter att det ska vara lustfyllt, enkelt och utvecklande att engagera sig
ideellt i Sverok. Vägarna dit är många och avvägningarna oftast hårfina. Viktigt att
komma ihåg är att de som engagerar sig ideellt är det mest värdefulla vi har. Att
människor skänker sin tid till förbundet är det finaste de kan göra. Det är därför det är
viktigt för oss att behandla den gåvan med varsamhet och kärlek.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
35(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
3. AVGRÄNSNING
Diskussionen ska endast handla om att engagera sig på förbundsnivå. Primärt
engagemang utanför de förtroendevalda posterna.
4. FRÅGOR ATT DISKUTERA
1. Vad innebär “Det ska vara lustfyllt, enkelt och utvecklande att engagera sig ideellt
i Sverok”? Hur är det idag och hur skulle vi vilja att det var?
2. Vilka krav och vilket stöd ska vi kräva/ge de som engagerar sig?
3. I dagsläget finns det inga former för att engagera sig kortsiktigt, läs aktivistiskt. Är
det något vi skulle vilja?
4. Vill vi har mer av de statiska arbetsgrupperna, mer av kortsiktig aktivism eller en
blandning av båda? Vad är för och nackdelar med de olika?
5. Ska det vara möjligt för enskilda medlemmar att komma med en idé och sedan få
tillgång till resurser och ett mandat för att göra detta?
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
36(37)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2015-08-29--30
71. BESLUT: STATUS FÖR STYRDOKUMENT
HANDLINGAR
http://wiki.sverok.se/wiki/F%C3%B6rvaltningsplan_kritiska_aff%C3%A4rssystem
http://wiki.sverok.se/wiki/Projekt_NAB_II
http://wiki.sverok.se/wiki/Modereringsregler_IRC_2012
http://wiki.sverok.se/wiki/Definition_av_bidragsgrundande_underlag
http://wiki.sverok.se/wiki/Distriktens_tillg%C3%A5ng_till_medlemslistor
MÖTET BESLUTADE ATT
1 ....... Styrdokumentet "Förvaltningsplan kritiska affärssystem " inte längre ska klassas
som ett aktivt styrdokument.
2 ....... Styrdokumentet "Projekt NAB II" inte längre ska klassas som ett aktivt
styrdokument.
3 ....... Styrdokumentet "Modereringsregler IRC 2012 " inte längre ska klassas som ett
aktivt styrdokument.
4 ....... Styrdokumentet "Definition av bidragsgrundande underlag" inte längre ska klassas
som ett aktivt styrdokument.
5 ....... Styrdokumentet "Distriktens tillgång till medlemslistor" inte längre ska klassas som
ett aktivt styrdokument.
VID PROTOKOLLET
JUSTERAS
UTDRAGSBESTYRKANDE
37(37)