1(4) Ledningsstaben TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-08-27 Version TN 2015-1168 Infosäk. klass K1 (Öppen) Handläggare Björn Holmberg 08 686 1588 [email protected] Ärende/Dok. id. Trafiknämnden 2015-09-08, punkt 13 Personalstrategisk utredning Ärendebeskrivning Förslag till godkännande av uppdrag att genomföra en personalstrategisk utredning. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 27 augusti 2015. Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att uppdra åt förvaltningschefen att utifrån trafikförvaltningens övergripande mål och förutsättningar genomföra redovisad personalstrategisk utredning, samt att återkomma till trafiknämnden efter genomförd utredning med redovisning av resultat. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning I trafikförvaltningens anvisning för konsultanvändning från år 2014 uppställs övergripande personalstrategiska mål, varvid principen ”Trafikförvaltningens målsättning är att i ett längre perspektiv inte använda konsulter i strategiska roller. Chefer, programledare, projektledare är exempel på strategiska roller i trafikförvaltningen”, är den inriktning som närmast behöver vidareutvecklas och konkretiseras. Trafikförvaltningen ser nu ett behov av att utifrån de mål och förutsättningar som gäller för verksamheten närmare analysera de långsiktiga behov av kompetens som föreligger. Behov finns även att se över vilken fördelning mellan anställda och konsulter för olika sorts kompetens som bedöms mest effektiv för att uppnå ställda mål. 2(4) Ledningsstaben TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-08-27 Version Ärende/Dok. id. TN 2015-1168 Infosäk. klass K1 (Öppen) Det uppdrag som trafiknämnden föreslås ge förvaltningschefen innebär att efter utredning av det långsiktiga kompetensbehovet och analys av effektiv fördelning mellan anställda och konsulter återkomma till trafiknämnden med redovisning av utredningsresultat. Bakgrund Sedan en längre tid har SL och numera trafikförvaltningen haft en inriktning mot en alltmer renodlad beställarroll. Antalet medarbetare har under åren reducerats i samband med justeringar i den organisatoriska strukturen. Den senaste organisationsöversynen år 2011, ”Översyn SL”, resulterade i en reduktion av antalet anställda med 15 procent. Genom åren har även en betydande kompetensväxling skett och denna kan i viss mån sägas pågå alltjämt. Organisationen har gått från att ha varit relativt många medarbetare med operativ inriktning till dagens bemanning med i huvudsak strategiska, styrande och uppföljande uppgifter. Utgiften för konsulter totalt på trafikförvaltningen var år 2014 1 213 mnkr, varav 1 023 mnkr var utgifter för investeringsprojekt. Dessa utgifter belastar investeringsprojekten och är den del i kommande avskrivningskostnader. Övriga utgifter 190 mnkr för konsulter var en kostnad år 2014. Av detta belopp var 145 mnkr specialistkonsulter och 45 mnkr resurskonsulter i vakanta tjänster. Besparingar inom konsultområdet avser resurskonsulter och prognosen för besparingar år 2015 är ca 20 mnkr. Trafikförvaltningens avdelning för projekt och upphandling svarar för genomförandet av merparten av alla större projekt och upphandlingar. När det gäller genomförandet av alla större investeringsprojekt har trafikförvaltningens strategi hittills varit att ha egen personal i toppen i form av chefer, programdirektörer och programledare, men att resterande delar av projektorganisationen ska bemannas av konsulter. Den allra största delen av trafikförvaltningens konsultanvändning återfinns därmed i denna del av verksamheten. Utöver förvaltningens egna anställda är, omräknat i heltidsarbeten, drygt ett hundratal konsulter anlitade i projektledarroller. Utgiften för dessa tjänster uppgår årligen till mer än 200 mnkr. I det fall dessa konsulter kunde växlas mot egna anställda projektledare, med de ersättningsnivåer som tillämpas i trafikförvaltningen, uppgår den teoretiska årliga besparingspotentialen inom investeringar till ca 110 mnkr. Konsultstöd förekommer även inom trafikförvaltningens linjeverksamhet. Som exempel genomför avdelningen för strategisk utveckling utredningar i tidiga skeden med stöd av konsulter. I de upphandlingsprojekt som avser trafikupphandlingar sker arbetet till delar med konsultstöd. 3(4) Ledningsstaben TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-08-27 Version Ärende/Dok. id. TN 2015-1168 Infosäk. klass K1 (Öppen) Trafikförvaltningen ser nu ett behov av att utifrån de mål och förutsättningar som gäller för verksamheten närmare analysera vilket långsiktigt behov av kompetens som föreligger samt vilken fördelning mellan anställda och konsulter för olika sorts kompetens som bedöms mest effektiv för att uppnå ställda mål. Konsultanvändning kan både urholka och bygga upp trafikförvaltningens egen kompetens. För förvaltningen gäller således att hitta rätt balans mellan konsulter och anställd personal. I de fall konsulter anlitas behöver det säkerställas att konsultens insats, utöver leverans av utredningar, förslag etc. bidrar till en förstärkning av förvaltningens egen kompetens. Överväganden I trafikförvaltningens anvisning för konsultanvändning från år 2014 uppställs övergripande personalstrategiska mål, varav principen ”Trafikförvaltningens målsättning är att i ett längre perspektiv inte använda konsulter i strategiska roller. Chefer, programledare samt kompetenser inom trafikförvaltningen är exempel på strategiska roller.” är den inriktning som närmast behöver vidareutvecklas. I sammanhanget kan även nämnas det konsultanvändningsprojekt som pågår under år 2015 och som sammantaget väntas bidra till ökad kontroll över verksamheten, resursoptimering samt ett ökat anseende hos trafikförvaltningens intressenter. Projektets resultat bidrar både till vidareutveckling av nämnda konsultanvisning och som underlag till nu aktuell personalstrategisk utredning. Det uppdrag som trafiknämnden föreslås ge förvaltningschefen innebär att efter utredning av det långsiktiga kompetensbehovet och analys av effektiv fördelning mellan anställda och konsulter återkomma till trafiknämnden med redovisning av utredningsresultat. Uppdraget påbörjas under år 2015 men kommer att fortsätta in i år 2016. Vid sidan av denna större utredning pågår fortlöpande bedömningar i enskilda fall, där uppgifter som uppenbarligen är hänförliga till trafikförvaltningens kärnområden men som i nuläget utförs av konsulter redan nu kan leda till växling från konsult till egen personal efter beslut om ny tjänst i det enskilda fallet från förvaltningschefen. Ett exempel på detta är en tjänst för spårplanering som nyligen beviljats trafikavdelningens järnvägssektion. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Uppdraget avses i nuläget genomföras med egen kompetens och rymmas inom befintliga budgetramar. Resultatet av utredningen kan väntas medföra positiva ekonomiska effekter framför allt vad gäller investeringsutgifter. 4(4) Ledningsstaben TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-08-27 Version Ärende/Dok. id. TN 2015-1168 Infosäk. klass K1 (Öppen) Sociala konsekvenser och konsekvenser för miljön En väl genomtänkt personalstrategi bidrar generellt sett positivt till måluppfyllelse, effektivitet och god kompetensförsörjning. Riskbedömning Genomförandet av utredningen är ett sätt att möta flera olika risker som rör trafikförvaltningens måluppfyllelse. Ragna Forslund Tf förvaltningschef Björn Holmberg Stabschef