1(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Handläggare Håkan Nilsson + 46 70 786 15 94 [email protected] Trafiknämnden 2015-02-03, punkt 8 Yttrande över landstingsrevisionernas delrapport 2014 Ärendebeskrivning Landstingsrevisorernas delrapport 2014 har lämnats till Trafiknämnden (TN), styrelsen för AB Storstockholms Lokaltrafik (SL) och Waxholms Ångfartyg AB (WÅAB) för yttrande. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 22 januari 2015 Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås för egen del samt med stöd av nämndens förvaltningsuppdrag avseende AB Storstockholms lokaltrafik och Waxholms Ångfartyg AB för bolagens räkning besluta att som svar på landstingsrevisorernas delrapport 2014 för trafiknämnden inklusive AB Storstockholms lokaltrafik och Waxholms Ångfartyg AB överlämna detta tjänsteutlåtande. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Landstingsrevisionerna avger en delrapport baserad på iakttagelser utifrån sin löpande granskning hittills under året. Under rubriken ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat bedömer landstingsrevisionerna att nämndens prognos 2014 för det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet i allt väsentligt som rimlig. Inom detta område avger revisorerna en ny rekommendation. Avseende intern styrning och kontroll konstaterar landstingsrevisorerna att trafiknämnden fortsatt bedriver ett arbete för att stärka den interna styrningen och kontrollen och för att åtgärda revisionens rekommendationer. Nya rekommendationer har tillkommit, exempelvis gällande riskbedömning och riskhantering, kompetensförsörjning och avtalsuppföljning. Landstingsrevisorernas bedömer att räkenskaperna för trafiknämnden, baserat på den översiktliga granskningen, inte innehåller några väsentliga felaktigheter, med undantag för eventuella effekter av den pågående K3-konverteringen. Inom detta område avger revisorerna en ny rekommendation. 2(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Bakgrund Under året har ett antal förbättringsområden belysts med fokus på marknad och intäkter, investeringar, signalsystem samt budget och bokslut. Analyser av nuläge och förslag på åtgärder har redovisats och fastställts. I uppdragen ingick även att granska om trafikförvaltningen har några systematiska fel, arbetar utifrån rätt process samt om förvaltningen har rätt kompetens. Syftet har varit att återkomma med praktiskt genomförbara rekommendationer om hur trafikförvaltningen kan förbättra och förstärka arbetssätten. Åtgärder har börjat vidtas, vissa omedelbart andra har påbörjats under hösten. En del åtgärder får effekt i det korta perspektivet, andra kräver längre tid. Utredningen med syfte att föreslå förändringar för att organisationen och kulturen skall kunna utvecklas för att få bättre förutsättningar att fokusera kring marknad och intäkter är klar (fas 1: situationsanalys och fas 2. analys av olika alternativ och förslag till verksamhetsutveckling). Åtgärder är bland annat att resursmässigt förstärka och tydliggöra ansvarsfördelningen mellan trafikavdelningen, strategisk utveckling och kommunikation. Utredningarna med syfte att identifiera vilka brister som ligger till grund för utmaningen att leverera enligt den fastställda årliga investeringsbudgeten respektive förmågan att beställa, följa upp och leda signalsystemfrågor är klara. Granskningarna har resulterat i ett antal rekommendationer som syftar till att uppnå en effektivare styrning av investeringsportföljen, verksamhetens processer och organisationen. Förvaltningens åtgärder är presenterade i en handlingsplan, arbetsmöten över avdelningsgränserna har och kommer att genomföras, organisationen för ekonomistyrning och signalkompetens kommer att stärkas etc. Utredningen med syfte att utveckla boksluts-, budget- och redovisningsprocesser är klar. Åtgärder som har vidtagits är bland annat en förändrad controllerroll som arbetar både med drift och investeringar, månadsuppföljningar och analyser inom trafikavdelningen med fokus på sektionernas verksamhet och ekonomi. Långsiktigt utvecklas systemlösningar för bättre analys och konsolidering av samtliga verksamheter. Trafikförvaltningen genomför månadsvis en strukturerad analys rörande varför biljettintäkterna avviker från budget respektive föregående år. Analysen utgår från statistik och nyckeltal och genomförs stegvis utifrån omvärldsfaktorer, volymförändringar (antal påstigande), prisförändringar (biljettpris, sortiment och val av biljett), effektiviseringar (intäktssäkring) samt övrigt (exempelvis kalendereffekt). Analysen utgör grund för beslut om vilka eventuella åtgärder som kommer att vidtas. Trafikförvaltningen arbetar med en handlingsplan för att öka och säkra intäkter. Åtgärder, som inleddes under föregående år avseende biljettsortiment, biljettsäkring, utbildning av trafikentreprenörer har fortsatt under året. Exempel på åtgärder: fortsatt arbetet tillsammans med leverantören Klarna för att öka antalet SMS-biljetter, en förstudie för förbättrad intäktssäkring på lokalbanor, 3(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) mer synliga kontrollanter i trafiken och ett arbete för en bättre tillförlitlighet hos bussarnas viseringsutrustning. Riskhanteringsarbetet med avseende på risker som har identifierats inom internkontrollplanen pågår för de flesta riskerna. Införandet av utökad användning av och en ny metod för riskhantering sker inom hela trafikförvaltningen. En ytterligare frekvent riskrapportering från verksamheten och riskägarna kommer att tillämpas under innevarande verksamhetsår. Överväganden Punktlighet och nöjdhet Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen i återrapportering till trafiknämnden av tidspassning i sjötrafiken bör tydliggöra vilka delar av sjötrafiken som omfattas av statistiken. Avseende återrapportering till trafiknämnden av tidspassning i sjötrafiken kommer från och med 2015 klargöras att statistiken för punktlighet avser skärgårdstrafiken och nöjdheten såväl hamn- som skärgårdstrafik. Särskild granskning av intern styrning och kontroll Landstingsrevisionerna rekommenderar att trafiknämnden bör ta ställning till verksamhetens samlade och värderade risker som utgör underlag till den interna kontrollplanen. Internkontrollplanens slutliga innehåll för trafikförvaltningen bestäms utifrån ledningens prioriteringar. En avstämning görs av bruttolistan över risker från verksamheten mot ledningens prioriteringar och underliggande risktolerans. I samband med att riskanalyser från verksamhetens olika delar stäms av mot ledningens risktolerans, görs prioriteringar som inte nödvändigtvis överensstämmer med dem som görs inom avdelningarnas ledningar. Ansvaret för risker och riskhantering (och därmed intern styrning och kontroll) är sammankopplat med verksamhetsansvaret. Verksamhetschefer på olika nivåer inom trafikförvaltningen har därmed ett sådant ansvar. Chief Risk Officer (CRO) ansvarar för att det finns metoder, anvisningar, etc., och att risker och intern styrning och kontroll sammanställs för hela verksamheten. I sin nuvarande form är internkontrollplanen relativt statisk men det ligger i den blivande strategin och treårsplanen för riskhantering att detta ska göras mer dynamiskt i förhållande till den löpande verksamheten. Vad vi förstår av landstingsrevisionernas rekommendation skulle trafiknämnden välja att aktivt delta i arbetet med att prioritera trafikförvaltningens risker. Som stöd för arbetet skulle man i så fall kunna etablera ett riskutskott för att särskilt hantera dessa frågor. 4(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Ett sådant utskott skulle kunna ta emot bruttolistan med risker för att göra en bedömning av varje risk och sedan välja ut de mest prioriterade riskerna till internkontrollplanen. Nu har trafiknämnden valt att lägga detta ansvar på tjänstemännen i förvaltningen för att själva kunna fokusera på uppföljning av trafikförvaltningens riskarbete, varför rekommendationen i nuläget lämnas utan åtgärd. Landstingsrevisionerna rekommenderar att trafiknämnden bör integrera riskhanteringsarbetet och verksamhetsplaneringen så att det finns en tydlig koppling mellan åtgärder för att hantera risker och nämndens verksamhetsplan/budget. I den strategi för riskhanteringen inom trafikförvaltningen som är under utarbetande ligger ett mål att göra en integration mellan verksamhetsplanering, budgetering respektive riskhantering. Målet är att dessa olika delar av planeringen ska vävas samman så att riskbedömningar och riskhantering på ett naturligt sätt utgör ett stöd för verksamhetsbesluten. Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör på ett systematiskt sätt kartlägga förvaltningens behov av kompetens samt identifiera och beskriva bristen på vissa yrkeskategorier som underlag för åtgärder på såväl lång som kort sikt. Trafikförvaltningens uppfattning är att förvaltningen redan idag arbetar i enlighet med rekommendationen. HR upprättar en kompetensförsörjningsplan i enlighet med LSF mallar och anvisningar. Förvaltningen har inte erhållit någon form av återkopling på levererad plan. Ett arbete genomförs idag med att analysera förändringar i kompetenskrav över tiden. Innan en enskild rekrytering startas görs en kompetensanalys. Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör koppla kompetensförsörjningsbehovet till regler och riktlinjer för konsultanvändning i projekt respektive i linjen. Styrdokument för anlitande av konsulter är framtaget och beslutat av förvaltningschef och är tillgängligt på trafikförvaltningens intranät. Styrdokumentet beskiver när konsulter får anlitas i organisationen, och att behovsanalys ur ett kompetensförsörjningsperspektiv skall göras. Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör förankra modellen för värdering av risker i verksamheten och se till att information om riskhantering finns på intranätet liksom intern kontrollplanen samt rutinen för riskbedömning och intern kontrollplan. 5(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Det arbete som bedrivs avseende riskhantering är inte helt känt i organisationen. Ett sätt att förbättra det är, såsom landstingsrevisorerna rekommenderar, att lägga ut information om riskarbetet på intranätet. Dock måste sådan publicering stödjas av presentationer och utbildning för att önskvärda effekter ska kunna uppnås. Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör definiera verksamhetens väsentliga processer för att möjliggöra riskidentifiering och hantering samt utforma nyckelkontroller för respektive process. Trafikförvaltningens verksamhet beskrivs idag i form av ett organisationsschema. Organisationen domineras av fyra avdelningar som tillsammans utgör förädlingsflödet, alltifrån strategisk planering, projekt och upphandling samt trafikverksamheten med stöd från ekonomiavdelningen. Som ytterligare stöd finns specialistfunktioner och staber att tillgå. En relativt stor mängd konsulter förstärker resurserna i förvaltningens arbete. Även om den valda organisationsformen inte har definierats i form av verksamhetsprocesser, har den ordnats så att arbetet som bedrivs kan beskrivas som ett flöde med den slutliga förvaltningen av avtal och leverans av bl a trafik som långsiktig och kundorienterad aktivitet. En definiering av Trafikförvaltningens verksamhet i form av processer skulle med säkerhet leda till att nyckelkontroller och därmed även uppföljning skulle kunna utformas på ett enklare sätt än idag. Förvaltningens ledning har dock bedömt att en sådan förändring bör ske över tid. Det är en anpassning av verksamheten som behöver göras över relativt lång tid och där det nu har tagits viktiga initiativ för att inleda en sådan utveckling. Framförallt har ett sådant arbete påbörjats inom trafikavdelningen. Avtalsuppföljning Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör se till att månatliga stickprovskontroller i busstrafiken av entreprenörers utbudsrapporter genomförs enligt plan. Kontroller genomförs och för 2015 har en plan upprättats för att säkerställa månatliga stickprovskontroller. Upphandling och inköp Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör införa en rutin, där ansvar och rollfördelning framgår, för uppföljning av att upphandling i verksamheten som helhet inte överskrider direktupphandlingsreglerna. 6(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Revisorernas iakttagelse att det inte framgår var i organisationen ansvaret för att säkerställa och följa upp att upphandlingar sker i enlighet med tillämpliga lagar ligger är enligt förvaltningens bedömning korrekt. I tidigare års rekommendationer har revisorerna rekommenderat införande av en sådan rutin med ett systemstöd för att möjliggöra uppföljning. Det systemstöd som det är fråga om är Agressos beställningsportal, som är i planerna för en kommande systemutveckling. Systemstödet är ett viktigt verktyg som med sin uppföljningsmöjlighet gör det möjligt att i efterhand identifiera om otillåtna direktupphandlingar görs. Kategoristyrt inköp analyserar inköpsbehov och tar fram strategier för på vilket sätt som trafikförvaltningens behov kan täckas på ekonomiskt bästa sätt och i enlighet med upphandlingslagstiftningen. Det är ett proaktivt arbetssätt som säkerställer trafikförvaltningens behov och som en bieffekt löser problematiken med otillåtna direktupphandlingar långsiktigt. Trafikförvaltningen arbetar med att ta fram ett förslag för hur kategoristyrt inköp stegvis skall kunna bli verklighet. Leverantörsfakturahantering Landstingsrevisionerna rekommenderar att ledningen bör införa en rutin för uppföljning av logglistor och kontroll av ändringar av fasta data i ekonomisystemet. Åtgärdad. Rutinen för uppföljning av logglistor är en punkt i bokslutsschemat. Biljettintäkter i sjötrafiken Landstingsrevisionerna rekommenderar att Waxholmsbolagets styrelse och SL:s styrelse snarast bör teckna avtal avseende trafiken med djurgårdsfärjorna där ersättningsmodellen fastställs för faktureringen mellan bolagen. Ett avtal har tecknats mellan Waxholmsbolaget och SL avseende ersättning för resande med djurgårdsfärjorna. Ersättningsmodellen utgår från antal resenärer och baseras på självkostnad för trafikdriften. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Inga direkta ekonomiska konsekvenser av detta beslut. Trafikförvaltningens åtgärder enligt landstingsrevisionernas rekommendationer kan dock sänka förvaltningens kostnader. 7(7) Verksamhetsstyrning och ekonomi TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-22 Version 1 Ärende/Dok. id. TN 2014-0617 Infosäk. klass K1 (Öppen) Sociala konsekvenser Inga kända sociala konsekvenser. Konsekvenser för miljön I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program 2012-2016 har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende. Anders Lindström Förvaltningschef Håkan Nilsson Avdelningschef Verksamhetsstyrning och ekonomi