Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet Ann-Sofi Salomon 016-710 50 26 1 (3) 2015-04-21 KSKF/2015:120 Kommunstyrelsen Granskning av internkontrollarbetet 2014 Förslag till beslut 1. Samtliga nämnder får i uppdrag att under 2016 i samråd med Processledningsgrupp IT ta fram åtgärdsplan för korrigerande och förebyggande åtgärder inklusive egenkontroll för kontinuitetsplanering. Momentet återkontrolleras i internkontrollplan 2017 för samtliga nämnder. 2. Processledningsgrupp HR får i uppdrag att under 2016 ta fram åtgärdsplan för korrigerande och förebyggande åtgärder inklusive egenkontroll för värdebaserade samtal. Momentet värdebaserade samtal ska återkontrolleras i internkontrollplan 2017. Ärendebeskrivning För 2014 valdes Kontinuitetsplanering och värdebaserade samtal om risker för oegentligheter och otillbörlig påverkan som gemensamma kontrollområden för alla nämnder. Kontrollområde Kontinuitetsplanering - finns handlingsplan som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre it-avbrott. Syftet med kontrollområdet är att säkerställa att rutiner finns för att verksamheten ska kunna bedrivas på acceptabel nivå under såväl kortare som längre it-avbrott. Kontrollområdet togs fram utifrån den riskanalys som visar på att allt mer av verksamheten är beroende av it-system, vilket gör det sårbart om det inte finns alternativa handlingsplaner om system inte fungerar. Vid kortare eller längre itavbrott kan konsekvenserna bli omfattande. Resultat av genomförda kontroller Resultatet av genomförda kontroller visade på avvikelser hos samtliga förvaltningar. Torshälla stads-, Arbetsmarknad och familje-, Barn och utbildningsoch Vuxenförvaltningen samt Överförmyndarnämnden har samtliga tagit fram en Eskilstuna – den stolta Fristaden Eskilstuna kommun 2015-04-21 / 2 (3) åtgärdsplan. Övriga förvaltningar har misstolkat kontrollmomentets syfte och hänvisar till att kontinuitetsplandering är ITs ansvar. Det är förvaltningarnas ansvar att ha en plan för alternativa arbetssätt för att kunna bedriva sin verksamhet när kritiska Itsystem inte fungerar. Kontrollområde utvisande om värdebaserade samtal om risker för oegentligheter och otillbörlig påverkan skett på varje enhet. Syftet med kontrollområdet är att säkerställa att de nya riktlinjerna mot korruption, muta och jäv som fullmäktige har beslutat (2013-01-24) har nått ut och fått effekt. I riktlinjerna står det tydligt att Eskilstuna kommunkoncern har nolltolerans mot korruption och mutor. Syftet med att ha återkommande värdebaserade samtal om oegentligheter och otillbörlig påverkan är att stärka en kultur som visar nolltolerans. I riskanalysen påpekades att verksamheten bygger på ett förtroende hos allmänheten, vilket minskar eller förloras om korruption, mutor eller jäv sker i organisationen. Resultat av genomförda kontroller En enkät har gjorts bland kommunens chefer med personalansvar. Svarsfrekvensen var 78 %. 78 % av de som svarade på enkäten har genomfört värdebaserade samtal med sina medarbetare. Samtalen har gjorts i grupp eller individuellt. 22 % svarade att de inte genomfört samtal med all personal. De vanligaste orsakerna var: De inte har haft kunskap om hur de ska genomföra samtalen och vad samtalet ska innehålla. De visste inte om att det skulle genomföras samtal. De inte hunnit men kommer att genomföra samtal senare under året. Kommunledningskontoret (100 %) och Konsult och uppdrag (92 %) hade högst genomförandegrad. Torshälla hade hög genomförandegrad (92 %) bland de som svarade på enkäten, men relativt låg svarsfrekvens bland cheferna. Torshälla stads förvaltning har beslutat att återkontrollera moment genom internkontrollplan 2015. Rutiner och regelverk för värdebaserade samtal finns på plats, men har inte fått 100 % genomslag. Det finns för få förebyggande åtgärder i form av systematik så att den här frågan blir en kontinuerlig del i kommunens arbete. Det finns heller ingen egenkontroll. Det är viktigt att värdebaserade samtal om korruption, muta och jäv blir en naturlig och kontinuerlig del i kommunen. Det krävs ett systematiskt arbete framåt med information och bättre stödmaterial till cheferna. Egenkontroll av genomförande av värdebaserade samtal bör ske vart tredje år i samtliga förvaltningar. Eskilstuna – den stolta Fristaden Eskilstuna kommun 2015-04-21 / 3 (3) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Internkontroll är ett viktigt verktyg för styrning som ger bättre beslutsunderlag och en större möjlighet att hantera oönskade händelser. Ytterst är syftet att säkerställa att verksamhetens mål nås. Internkontroll är även ett kraftfullt verktyg för verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Tommy Malm Kommundirektör Ekonomidirektör Beslutet skickas till: Eskilstuna – den stolta Fristaden
© Copyright 2024