Kommunstyrelsen
Kommunledningskontoret
Ekonomi och kvalitet
Ann-Sofi Salomon 016-710 50 26
1 (3)
2015-04-21
KSKF/2015:120
Kommunstyrelsen
Granskning av internkontrollarbetet 2014
Förslag till beslut
1. Samtliga nämnder får i uppdrag att under 2016 i samråd med
Processledningsgrupp IT ta fram åtgärdsplan för korrigerande och
förebyggande åtgärder inklusive egenkontroll för kontinuitetsplanering.
Momentet återkontrolleras i internkontrollplan 2017 för samtliga nämnder.
2. Processledningsgrupp HR får i uppdrag att under 2016 ta fram åtgärdsplan
för korrigerande och förebyggande åtgärder inklusive egenkontroll för
värdebaserade samtal. Momentet värdebaserade samtal ska återkontrolleras
i internkontrollplan 2017.
Ärendebeskrivning
För 2014 valdes Kontinuitetsplanering och värdebaserade samtal om risker för
oegentligheter och otillbörlig påverkan som gemensamma kontrollområden för alla
nämnder.
Kontrollområde Kontinuitetsplanering - finns handlingsplan som
beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller
längre it-avbrott.
Syftet med kontrollområdet är att säkerställa att rutiner finns för att verksamheten
ska kunna bedrivas på acceptabel nivå under såväl kortare som längre it-avbrott.
Kontrollområdet togs fram utifrån den riskanalys som visar på att allt mer av
verksamheten är beroende av it-system, vilket gör det sårbart om det inte finns
alternativa handlingsplaner om system inte fungerar. Vid kortare eller längre itavbrott kan konsekvenserna bli omfattande.
Resultat av genomförda kontroller
Resultatet av genomförda kontroller visade på avvikelser hos samtliga
förvaltningar. Torshälla stads-, Arbetsmarknad och familje-, Barn och utbildningsoch Vuxenförvaltningen samt Överförmyndarnämnden har samtliga tagit fram en
Eskilstuna – den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun
2015-04-21 /
2 (3)
åtgärdsplan. Övriga förvaltningar har misstolkat kontrollmomentets syfte och
hänvisar till att kontinuitetsplandering är ITs ansvar. Det är förvaltningarnas ansvar
att ha en plan för alternativa arbetssätt för att kunna bedriva sin verksamhet när
kritiska Itsystem inte fungerar.
Kontrollområde utvisande om värdebaserade samtal om risker för
oegentligheter och otillbörlig påverkan skett på varje enhet.
Syftet med kontrollområdet är att säkerställa att de nya riktlinjerna mot korruption,
muta och jäv som fullmäktige har beslutat (2013-01-24) har nått ut och fått effekt. I
riktlinjerna står det tydligt att Eskilstuna kommunkoncern har nolltolerans mot
korruption och mutor. Syftet med att ha återkommande värdebaserade samtal om
oegentligheter och otillbörlig påverkan är att stärka en kultur som visar
nolltolerans. I riskanalysen påpekades att verksamheten bygger på ett förtroende
hos allmänheten, vilket minskar eller förloras om korruption, mutor eller jäv sker i
organisationen.
Resultat av genomförda kontroller
En enkät har gjorts bland kommunens chefer med personalansvar. Svarsfrekvensen
var 78 %.
78 % av de som svarade på enkäten har genomfört värdebaserade samtal med sina
medarbetare. Samtalen har gjorts i grupp eller individuellt. 22 % svarade att de inte
genomfört samtal med all personal. De vanligaste orsakerna var:
 De inte har haft kunskap om hur de ska genomföra samtalen och vad
samtalet ska innehålla.
 De visste inte om att det skulle genomföras samtal.
 De inte hunnit men kommer att genomföra samtal senare under året.
Kommunledningskontoret (100 %) och Konsult och uppdrag (92 %) hade högst
genomförandegrad. Torshälla hade hög genomförandegrad (92 %) bland de som
svarade på enkäten, men relativt låg svarsfrekvens bland cheferna. Torshälla stads
förvaltning har beslutat att återkontrollera moment genom internkontrollplan 2015.
Rutiner och regelverk för värdebaserade samtal finns på plats, men har inte fått
100 % genomslag. Det finns för få förebyggande åtgärder i form av systematik så
att den här frågan blir en kontinuerlig del i kommunens arbete. Det finns heller
ingen egenkontroll. Det är viktigt att värdebaserade samtal om korruption, muta
och jäv blir en naturlig och kontinuerlig del i kommunen. Det krävs ett systematiskt
arbete framåt med information och bättre stödmaterial till cheferna. Egenkontroll
av genomförande av värdebaserade samtal bör ske vart tredje år i samtliga
förvaltningar.
Eskilstuna – den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun
2015-04-21 /
3 (3)
Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation
Internkontroll är ett viktigt verktyg för styrning som ger bättre beslutsunderlag och
en större möjlighet att hantera oönskade händelser. Ytterst är syftet att säkerställa
att verksamhetens mål nås. Internkontroll är även ett kraftfullt verktyg för
verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar.
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Pär Eriksson
Tommy Malm
Kommundirektör
Ekonomidirektör
Beslutet skickas till:
Eskilstuna – den stolta Fristaden