Genomlysning av personalfunktionerna vid MSB (pdf, nytt fönster)
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 1 (16) 2015-03-30 Diarienr Erika Nordström, Vergenta AB Mattias K Engström , Vergenta AB Niklas Ekman, Vergenta AB Möjligheter till ökad samördning av persönalfunktiönerna inöm SI-OP öch VS-HR Kartläggning, analys och rekommendationer Mars 2015 Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 2 (16) 2015-03-30 Diarienr Sammanfattning Vergenta AB har fått i uppdrag att analysera möjligheterna till ökad samordning av personalfunktionerna inom SI-OP och VS-HR. Uppdraget har resulterat i en kartläggning över hur arbetet bedrivs idag, analys, slutsatser och rekommendationer. Rapportens resultat baseras på intervjuer med representanter från VS och SI samt skriftliga underlag. Analysen visar att det tycks finnas likartad kompetens och arbetsuppgifter inom enheterna men enheternas logik och syfte skiljer sig tydligt åt, vilket påverkar inriktning och karaktär på det arbete som genomförs. SI-OP tycks ha utökat sin verksamhet genom åren vilket verkar vara i linje med en höjd ambition för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Analysen visar också att det förefaller finnas en viss principiell problematik i gränssnittet till HR-enheten som har uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. Givet en bibehållen ambitionsnivå och effekt i erbjudandet från SI-OP ser vi inte några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet mellan SI-OP och VS-HR. Om myndigheten vill hitta besparingsmöjligheter anser vi att det handlar om hur myndigheten väljer att se på insatsverksamheten, dess ambition och omfattning. Däremot ser vi att det finns utrymme för effektivare arbetsformer och rekommenderar därför följande: Säkerställ att HR-enheten fullt ut kan styra, förfoga över och utveckla det fält som rör arbetsgivar-och personalpolitiska frågor på myndigheten o För att på bästa sätt åstadkomma detta är vår bedömning att arbetsuppgifter inom arbetsrätt- och avtalsfrågor bör flyttas från SIOP till VS-HR och att resurser som krävs för detta följer med Utveckla samverkansformer för att säkerställa att enheterna ökar sin förmåga till samspel och utbyter kompetens och erfarenheter på ett effektivt sätt Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 3 (16) 2015-03-30 Diarienr Innehållsförteckning Inledning ........................................................................................................................... 4 1.1 Bakgrund.............................................................................................................................. 4 2. 3. 4. 1.2 Mål och syfte med uppdraget ..................................................................................... 4 1.3 Avgränsning ........................................................................................................................ 4 1.4 Metod och angreppssätt................................................................................................ 4 Kartläggning av hur arbetet bedrivs idag..................................................... 5 2.1 HR-enheten - uppdrag och organisation ............................................................... 5 2.2 Det operativa uppdraget och enheten för insatser .......................................... 6 2.3 Enheten för operativ personal – uppdrag och organisation........................ 7 2.4 Gemensamma beröringspunkter mellan VS-HR och SI-OP ........................ 10 Huvudsakliga observationer med slutsatser ........................................... 11 3.1 Enheternas grundläggande logik och inriktning ........................................... 11 3.2 Dimensioneringen av SI-OP ...................................................................................... 11 3.3 Styrning och ledning av myndighetens arbetsgivarpolitik ........................ 12 3.4 Sammanfattande slutsatser ..................................................................................... 13 Rekommendationer .......................................................................................... 14 Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 4 (16) 2015-03-30 Diarienr Inledning 1.1 Bakgrund Med anledning av att MSB ser ut att få minskade förvaltningsanslag framöver har myndighetens generaldirektör fattat ett antal beslut om uppdrag som syftar till att analysera möjligheten till synergier i verksamheten. Ett av de områden som valts ut för analys är möjligheterna till ökad samordning av verksamhet som bedrivs inom personalfunktioner inom avdelningen för samordning och insats (SI) respektive avdelningen för verksamhetsstöd (VS-HR). Uppdraget har lagts ut på en extern konsult, Vergenta AB, med Björn Myrberg som ansvarig beställare inom MSB. 1.2 Mål och syfte med uppdraget Enligt beslutet (2015-01-21) innehåller uppdraget ”Analysera möjligheter till ökad samördning vad avser persönalfunktiöner inöm SI respektive VS” följande komponenter; Kartläggning av hur arbetet bedrivs idag Analys om arbetet kan samordnas på ett mer effektivt sätt och förslag för hur arbetet bör organiseras Bedömning av vilka ekonomiska besparingar som förslagen beräknas innebära på årsbasis 1.3 Avgränsning Det är enheterna VS-HR och SI-OP som varit objekt för vår analys. Enligt uppdragsbeskrivningen ska samordningspotential analyseras vad avser ”personalfunktioner inom SI och VS-HR”, vilket är vidare uttryckt än att bara inkludera de två enheterna. Vår genomlysning av verksamheten och samtal med dess företrädare har dock bekräftat att analysens inriktning har varit lämplig sett till syftet med uppdraget. 1.4 Metod och angreppssätt Vergenta har utifrån uppdraget genomfört en övergripande kartläggning över hur arbetet bedrivs idag, med fokus på gränsytor mellan VS-HR och SI-OP. Utifrån denna nulägesbild har en analys gjorts med resonemang utifrån möjliga synergier och samordningspotential mellan avdelningarna som resulterar i ett antal slutsatser och efterföljande rekommendationer. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 5 (16) 2015-03-30 Diarienr Den datainsamling som observationer, slutsatser och rekommendationer grundar sig på utgörs dels av ett antal djupintervjuer med chefer och medarbetare inom VS och SI, dels skriftliga underlag och rapporter som inhämtats under arbetets gång. Arbetet har följt en iterativ process så till vida att datainsamlingsplanen har utvecklats successivt, i takt med att analysen fördjupats. Utifrån den insamlade informationen har data analyserats, kategoriserats och dokumenterats. Huvudsakliga slutsatser och rekommendationer har på beställarens begäran kommunicerats till berörda chefer innan den slutliga presentationen för att ge cheferna en möjlighet att internt delge sina medarbetare de huvudsakliga budskapen i rapportens slutsatser och rekommendationer. 2. Kartläggning av hur arbetet bedrivs idag 2.1 HR-enheten - uppdrag och organisation Uppdraget Enligt arbetsordningen ansvarar HR-enheten för att ”styra, förvalta, utveckla och följa upp HR-frågorna och arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. I enhetens uppgifter ingår att utveckla den lokala kollektivavtalsregleringen, att utveckla och hålla samman myndighetens lönebildning och att bistå med underlag för strategiska beslut. Vidare arbetar enheten med att utveckla processer och metoder för kompetensförsörjning, personal- och chefsutveckling, arbetsmiljö och likabehandling. Likabehandling inkluderar jämställdhet mellan kvinnor och män. Enheten ger även stöd till MSB:s chefer i frågor inom enhetens område.” VS-HR har det övergripande ansvaret för att styra, förvalta och utveckla myndighetens HR-arbete samtidigt som man också ska ge stöd till MSB:s chefer inom området. Såväl operativa som strategiska frågor inryms i uppdraget och att ansvara för myndighetens samlade personal- och arbetsgivarpolitik. HR-enhetens inriktning och prioriteringar styrs i huvudsak av myndighetens långsiktiga målsättning och inriktning, samt av mer verksamhetsnära behov och utmaningar som chefer ställs inför i sitt dagliga arbete. Organisation VS-HR har under de senaste åren genomgått ett förändringsarbete för att etablera ett nytt arbetssätt inom enheten. Tidigare organiserades arbetet inom enheten utifrån funktionsområden som innebar att HR-medarbetarna ansvarade för ett eller flera specifika områden, t.ex. rekrytering, utbildnings- eller lönefrågor, och arbetade inom det området gentemot hela myndigheten. Nu praktiseras istället en indelning där HR-konsulter ansvarar för att i princip stötta en avdelning var inom ett brett fält av HR-frågor (t.ex. rekrytering, kompetensplanering, arbetsmiljöfrågor, specifika personalärenden, avveckling av personal). HR-strateger verkar mer Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 6 (16) 2015-03-30 Diarienr fokuserat inom dedikerade områden med att t.ex. utveckla myndighetens HR-processer, riktlinjer, avtal och villkor samt att ge fördjupat stöd inom exempelvis arbetsrättsliga frågor. VS-HR:s roll inom myndigheten verkar successivt har utvecklats från att ha varit mer av en personaladministrativ funktion till en mer strategiskt inriktad funktion med förmåga att både stödja och styra inom HR-området. Att få en stödfunktion att också styra sina respektive funktionsområden innebär en förändring som ställer krav på såväl förändrade arbetssätt, kompetens och förutsättningar, en omställning som HR-enheten är mitt uppe i. Idag arbetar 11 personer inom HR-enheten, varav fyra personer arbetar som HRstrateger och fem personer som HR-konsulter. På enheten finns en HR-administratör som även har ett uppdrag riktat till hela avdelningen som del av sin tjänst. Enheten leds av en chef, tillika myndighetens HR-chef. En vanligt förekommande utbildningsbakgrund hos HR-konsulterna och HR-strategerna är en personalvetare/beteendevetare-bakgrund. HR-enhetens budget för 2015 är 16,4 miljoner varav 7,9 miljoner utgörs av rena personalkostnader (se bilaga 1 för detaljerad beskrivning av VS-HR:s budget). 2.2 Det operativa uppdraget och enheten för insatser Innan en närmare beskrivning ges av SI-OP följer nedan en beskrivning av det operativa uppdraget och enheten för insatser. Avdelningen för samordning och insats har enligt arbetsordningen till uppgift att ”Genomföra insatser och stödja samordningen av andra myndigheters åtgärder och insatser vid olyckor och kriser. Båda rollerna har ett nationellt och ett internatiönellt perspektiv. […]”. I den slutrapport som MSB-kommittén tog fram i samband med bildandet av MSB konstaterades att ”den hanterande verksamheten ställer krav på speciell kompetens och särskild styrning för att fungera. Verksamheten ska präglas av snabbhet, korta beslutsvägar samt hög kvalitet”. Avdelningen tar sin utgångspunkt i MSB:s operativa uppdrag. Under 2014 togs en reviderad målbild fram för den operativa verksamheten som innehåller en övergripande målsättning för det öperativa uppdraget: ”MSB stärker, samordnar och inriktar ansvariga aktörers hantering av allvarliga olyckor, kriser, katastrofer och krig så att konsekvenserna begränsas”. Som vägledning för vad som bör eftersträvas inom det operativa uppdraget har MSB satt upp tolv särskilda operativa förmågor. Inom SI finns fem organiserade enheter som arbetar integrerat för att utöva det hanterande uppdraget. SI-OP har beröringspunkter till flertalet av dessa enheter men SI-INS förefaller vara den enhet som SI-OP arbetar mest med. SI-INS ska bl.a. hålla med beredskap och genomföra biståndsinsatser såväl i Sverige som internationellt. Ca 40 personer arbetar inom enheten, som är indelad i Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 7 (16) 2015-03-30 Diarienr tre arbetslag som vardera koordineras av en verksamhetsansvarig. Medarbetarna inom SI-INS fungerar i huvudsak som projektledare för insatsuppdragen, vilket bl.a. innebär att planera och koordinera insatser, säkerställa finansiering, utvärdera insatsen och säkerställa rapportering till ansvarig samarbetspartner. Insatsuppdragen initieras vanligen genom att förfrågningar inkommer till MSB. Ett annat möjligt tillvägagångssätt är att MSB:s medarbetare tar fram idéer för möjliga uppdrag, som de sedan söker finansiering för. Efter beslut om att gå vidare med en förfrågan av ett insatsuppdrag tillsätts en projektledare och sökande efter kandidat påbörjas. I den följande processen arbetar projektledare inom SI-INS och HR-handläggare på SI-OP nära tillsammans för att säkerställa alla praktikaliteter för att insatsuppdraget ska kunna verkställas. Även under pågående insats samverkar projektledare och medarbetare från SIOP. MSB disponerar årligen 115 miljoner för sin internationella biståndsverksamhet, d.v.s. att se till att det finns en organisation som kan hantera insatsverksamheten. Alla internationella biståndsinsatser som genomförs med personal från MSB ska finansieras av extern part. Det är SIDA som ger MSB en inriktning för vilka typer av internationella biståndsuppdrag som MSB ska genomföra och vilka som inte ligger inom MSB:s ansvarsområde, en styrning som tycks ha blivit tydligare de senaste två åren även om det fortfarande finns utrymme för tolkning flexibilitet. Ett insatsuppdrag kan variera kraftigt i omfattning, allt från några dagar till flera år, men i normalfallet fortlöper ett uppdrag i 3-6 månader. Det tycks finnas en trend att de internationella insatsuppdragen över tid har ändrat karaktär, från färre men större samordningsgruppdrag till en mer diversifierad portfölj. 2.3 Enheten för operativ personal – uppdrag och organisation Uppdraget Den huvudsakliga uppgiften för enheten för operativ personal är enligt arbetsordningen att ”se till att det finns bemanning för den operativa verksamhet avdelningen ansvarar för. Enheten ansvarar för att det finns en personalpool och för rekryteringen till denna. Enheten ska se till att bemanningen av MSB:s insatser motsvarar behovet av kompetens och att hänsyn tas till bl.a. mångfald och jämställdhet. Vid vissa allvarliga händelser kan MSB behöva inrätta en särskild organisation för att hantera dessa och enheten ska se till att det finns personal som är förberedd för att ingå i en sådan organisation. I enhetens ansvar ingår att se till att den operativa personalen får den utbildning som behövs. Enheten ska svara för anställningsformer, löner, försäkringar, visumhantering m.m. och erbjuda hälsostöd till den personal som ingår i MSB:s insatser samt utveckla rutiner för omhändertagande av insatspersonal vid svåra händelser. Dessutom ska enheten hålla en beredskap för bemanningsarbete utanför kontorstid.” Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 8 (16) 2015-03-30 Diarienr I sin ursprungliga form hanterade enheten ett mindre antal frågor som framförallt handlade om att säkerställa bemanning till den internationella insatsverksamheten. Genom åren har verksamheten utökats och numera hanterar SI-OP säkerställandet av kompetens och resurser till den internationella insatsverksamheten samt ombesörjer att medarbetarfrågor som kan uppstå innan, under och efter en insats hanteras professionellt, vilket tycks ligga i linje med vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Enligt en av operativa förmågorna ska MSB sträva efter att ”MSB är en attraktiv arbetsgivare som stärker och utvecklar sin operativa personal”. Ett centralt verktyg för rekryterings- och bemanningsverksamheten inom SI-OP är personalsystemet Firm, ”persönalpöölen”, söm är ett IT-system där 1200-1500 persöner finns registrerade fördelade på 185 pröfiler inöm 14 ölika ”functiönal areas”. Systemet har även en ”My-page”-sida som är en kandidatbank där intresserade kan lägga in sitt CV, vilket gör dem sökbara vid rekryteringsförfaranden. För att kvalificeras in till personalpoolen genomgår kandidaten en process som vanligtvis inkluderar rekryteringsmoment som t.ex. intervjuförfarande, referenstagning och introduktionsutbildning. Systemstödet är centralt inom enheten då det möjliggör ett strukturerat sätt få snabb tillgång till möjliga kandidater när behov av insats uppstår. Något motsvarande personalsystem finns inte inom övriga myndigheten. Organisation Idag arbetar 20 personer inom SI-OP fördelade på fyra delfunktioner; HR, Utbildning, Utveckling och Hälsa. Enheten leds av en enhetschef som också ingår i avdelningen SI:s ledningsgrupp. Fördelningen av antalet medarbetare och kompetens ser ut enligt följande: HR-funktionen Här arbetar en verksamhetsansvarig och åtta HR-handläggare. HR-handläggarna har som huvudsaklig uppgift att rekrytera och bemanna insatspersonal, administrera anställningsavtal och stötta insatspersonalen i diverse avtals- och arbetsgivarrelaterade frågor som kan uppstå under själva vistelsen utomlands samt att genomföra uppföljningsinsatser efter genomförd insats. Handläggarna ansvarar också för att se över kompetensutvecklingsbehov hos kandidater i personalpoolen samt vid behov initiera exempelvis tilläggsutbildningar för att säkerställa att kandidaterna har den utbildning som efterfrågas/krävs. Varje handläggare kan ha ett varierat antal pågående uppdrag. Samtliga HR-handläggare är beredskapsbelagda (24/7). En vanlig utbildningsbakgrund hos HR-handläggarna är en personalvetare/beteendevetarbakgrund alternativt en mångårig erfarenhet inom området. Handläggarna har också goda kunskaper i engelska och även i vissa fall andra språk, såsom t.ex. franska, tyska, spanska eller ryska. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 9 (16) 2015-03-30 Diarienr Utbildningsfunktionen Inom utbildningsfunktionen arbetar två personer med utbildningssamordning som bl.a. innebär att koordinera, planera och beställa utbildningsinsatser för insats- och beredskapspersonal, utbildningar som antingen genomförs i MSB:s regi eller via extern leverantör. Utbildningssamordnarna har också som ansvar att bevaka och se över utbildningsbehovet, bl.a. genom. att hålla kontinuerlig kontakt med olika partners (inom t.ex. EU och FN). Utbildningskoordinatorerna har en samhällsvetenskaplig utbildningsbakgrund. Hälsofunktionen Här arbetar tre medicinska koordinatorer (fördelade på två helårsresurser) och en handläggare inom psykosocialt stöd. Dessa stöttar insatsverksamheten både inför, under och efter genomförd insats i form av kravställning/screening vid rekrytering, genomförande av hälsoundersökningar samt bistår med psykosocialt stöd under och efter insatsvistelsen. De är dessutom MSB:s kontaktpersoner mot den leverantör som tillhandahåller URA-försäkringar för utlandspersonal. De medicinska koordinatorerna är sjuksköterskeutbildade och handläggare psykosocialt stöd har en beteendevetenskaplig utbildning. Utvecklingsfunktionen Inom utvecklingsfunktionen arbetar fyra personer inom följande områden: En person arbetar med schemaläggning för den interna beredskapsorganisationen inom MSB samt för schemaläggning av personal vid uppkomst av temporär organisation. En person har som huvudsaklig uppgift att ansvara för kommunikativa insatser för enheten, genomföra målgruppsanalyser, identifiera lämpliga kanaler för att nå ut till möjliga rekryter och författa nyhetsbrev till insatspersonal. Jämställdhetsfrågor ligger också på denna persons ansvarsområde. Det finns en person som ansvarar för utveckling och underhåll av personalsystemet Firm, ”persönalpöölen”, t.ex. inom områden som användarstöd, funktionalitet och ändringshantering. Personen tillhandahåller också diverse statistik från personalsystemet och stöttar även enhetschefen med övergripande processer och internberedning av olika frågor. En person arbetar med arbetsrättsliga frågor, kopplade till t.ex. URA-avtal och försäkringar, att bistå med stöd till HR-handläggarna när det uppstår tolkningsfrågor. Personen är kontaktperson mot Arbetsgivarverket och Kammarkollegiet. Personen håller också bl.a. i lön- och förmånsmodellen för insatspersonal samt håller i uppförandekod. Medarbetaren som arbetar med schemaläggning är administratör och har ekonomisk kompetens. Övriga tre handläggare inom funktionen har personalvetare/beteendevetarbakgrund, där en har en kombinerad personalvetare- och systemvetarbakgrund. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 10 (16) 2015-03-30 Diarienr De 115 miljoner som SI får i förvaltningsanslag för sin internationella biståndsverksamhet fördelas procentuellt mellan avdelningens olika enheter. Av SI-OP:s budget för 2015, 34,3 miljoner, utgörs ca 75% av anslaget för den internationella biståndsverksamheten (se bilaga 2 för detaljerad beskrivning av SI-OP:s budget). 2.4 Gemensamma beröringspunkter mellan VS-HR och SI-OP Det tycks finnas vissa överlapp av kompetens och inriktning i de arbetsuppgifter som genomförs inom de två olika personalfunktionerna. I arbetsordningen finns en särskild skrivning om att SI-OP bör samverka med VS-HR i vissa typer av personalfrågor: ”Enheten ska samarbeta med MSB:s personalenhet i personalfrågor som är av generell art och i andra frågor som kan påverka MSB:s ordinarie personal.” Exempel på områden där de två enheterna samverkar är i frågor av både övergripande och fördjupad karaktär inom avtal och arbetsrätt. I samband med att avtal ska tolkas uppstår emellanåt frågor avseende praxis och av personalpolitiskt karaktär där medarbetare inom SI-OP kan behöva ta stöd från VS-HR i hur frågan ska hanteras. Ett annat exempel när samarbete sker mellan SI-OP och VS-HR är i samband med utveckling av lön- och förmånsfrågor. När en ny lön- och förmånsmodell arbetades fram inom SI-OP deltog VS-HR som medlem i projektets referensgrupp. Ett annat område är utveckling av det URA-avtal som vanligen används för internationell insatspersonal, frågor som behandlas i ett särskilt råd, ”Utlandsrådet”, där myndighetens HR-chef deltar. Samarbetet mellan medarbetarna på SI-OP och VS-HR tycks enligt representanter från både SI-OP och VS-HR överlag fungera bra men det finns också utmaningar. Under 2014 har samverkan mellan de två enheterna accentuerats. Anledningen är att det under året inträffat flera större händelser, t.ex. skogsbranden i Västmanland och utbrottet av Ebola-epidemin, som bland annat engagerade en del av MSB:s egen personal. I samband med att anställda vid MSB går ur sin ordinarie tjänst för att åka på internationellt insatsuppdrag eller för att arbeta i en temporär organisation under en viss tid blir beröringspunkterna mellan VS-HR och SI-OP särskilt märkbara. Exempel på frågor som båda enheterna då måste involveras i är t.ex. hantering av förmånsvillkor och tolkning av arbetstidsavtal. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 11 (16) 2015-03-30 Diarienr 3. Huvudsakliga observationer med slutsatser 3.1 Enheternas grundläggande logik och inriktning Kompetens och arbetsuppgifter inom de två ”persönalfunktiönerna” liknar varandra till stor del. Flertalet medarbetare inom SI-OP har samma typ av kompetens som medarbetarna inom VS-HR. Likaså omhändertas liknande frågor på de olika enheterna, så som t.ex. rekrytering, annonsering, utbildningsfrågor, lön-och förmåner och arbetsrätt. Samtidigt visar analysen två enheter med olika syften och olika tidstempon, skillnader som påverkar inriktning och arbete inom enheterna. Där HR-enheten har ett långsiktigt, stödjande, styrande och myndighetsövergripande perspektiv har SIOP ett operativt och riktat uppdrag. SI-OP rör sig i en miljö som kräver snabbare beslut, mer direkt styrning och tätare samordning med andra enheter som arbetar i det operativa uppdraget. Det finns enligt vår uppskattning stora delar inom SI-OP som utgörs av rena operativa frågor som är starkt kopplade till insatsverksamheten, som tangerar HR-enhetens arbete men som kräver annan typ av styrning och ledning för att inte riskera att stödet till den operativa verksamheten försämras. Vår bedömning är att de grundläggande skillnaderna i bland annat logik och tidstempo, samt det nära samarbetet med insatsverksamheten, gör att verksamheten i stort inte tjänar på att samordnas närmare. 3.2 Dimensioneringen av SI-OP SI-OP var från början en liten enhet som framförallt fokuserade på att säkerställa bemanning till den internationella insatsverksamheten. Med åren har verksamheten utvecklats och enheten arbetar inte bara med rekryterings- och bemanningsfrågor utan också utveckling av avtal och försäkringar, arbetsrättslig rådgivning, utveckling av lön/förmånsmodell, jämställdhetsfrågor och marknadsföring/kommunikation. Utvecklingen tycks ligga i linje med en höjd ambition för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Det förefaller också som att karaktären på insatsuppdragen förändrats över tid, vilket också torde ha påverkan på vilken inriktning och resursbas som SI-OP behöver tillhandahålla. Om myndigheten avser att hitta ekonomiska besparingar är vår bedömning att dessa finns att hämta i hur man väljer att se på, och förhålla sig till, den insatsverksamhet som bedrivs inom myndigheten. Denna förändring är givetvis en utveckling som MSB inte fullt ut styr över men enligt vår bedömning kan det finnas Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 12 (16) 2015-03-30 Diarienr ett internt handlingsutrymme i hur man tolkar detta uppdrag, vad det ska inkludera och vilka krav det ställer på beredskap och förberedande av den interna organisationen. 3.3 Styrning och ledning av myndighetens arbetsgivarpolitik På MSB är det VS-HR som utgör myndighetens centrala HR-funktion och som ska tillhandahålla stöd och styrning inom HR-områdets delar till myndighetens chefer. I det ansvaret ligger också att säkerställa att myndighetens sammanhållande arbetsgivarpolitik efterlevs och utvecklas i enad riktning. Så som arbetet är organiserat och fördelat idag mellan VS-HR och SI-OP finns det vissa utmaningar för VS-HR att fullt ut styra den arbetsgivarpolitiska agendan inom myndigheten. I de fall det är möjligt för SI-OP att fatta egna beslut samt genomföra utvecklingsarbete som berör det strategiska HR-arbetet, uppstår situationer som ibland medför ett överlapp mellan enheterna. Det finns dels en risk för att HR-området inte utvecklas enhetligt inom myndigheten (t.ex. avtal, processer) när det finns resurser på två olika enheter som båda arbetar med frågor av mer utvecklingsorienterad karaktär. Det uppstår också visst dubbelarbete när frågor av arbetsrättslig karaktär först adresseras till SI-OP för att sedan föras vidare till VS-HR. Bedömningen är att kärnfrågan handlar om VS-HR:s möjligheter att styra och utveckla HR-frågorna inom myndigheten och särskilt då inom frågor som rör arbetsrätt eftersom den personalpolitik som myndigheten ämnar driva vanligen uttrycks via tolkning och praktiserande på arbetsrättens område. HR-chefen har uppdraget att styra utvecklingen av HR och den arbetsgivarpolitiska agendan inom myndigheten. Erfarenhetsmässigt är det inte ovanligt att organisationer uppvisar motsvarande utmaningar som VS-HR. HR-funktioner upplever generellt en utmaning i att kunna erbjuda såväl ett operativt stöd i allehanda HR-frågor samtidigt som man ska ha utrymme att fylla rollen som en strategisk, styrande partner i verksamheten. För att kunna anta denna roll krävs att nödvändiga mekanismer såsom förmåga, förutsättningar och arbetssätt samverkar. För de flesta av arbetsområdena inom SI-OP är det vår bedömning att detta inte leder till några större konsekvenser för HR:s möjligheter att både styra och utveckla området. Däremot när det gäller beslut och utveckling av områden som rör avtal, arbetsrätt, lön och förmåner finns en viss problematik. Med två olika enheter inom samma myndighet som arbetar inom detta område finns risk att myndighetens arbetsgivarpolitik inte utvecklas enhetligt, vilket är en utmaning i VS-HR:s arbete att gå från att stödja till styra och för att myndigheten ska kunna hålla samman personal- och arbetsgivarpolitiken liksom att kunna agera samördnat öch ”tala med en röst”. Här bedöms det finnas en rational för en annan ordning än idag. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 13 (16) 2015-03-30 3.4 Diarienr Sammanfattande slutsatser Våra huvudsakliga konklusioner Det tycks finnas likartad kompetens och arbetsuppgifter inom enheterna men samtidigt skiljer sig grundläggande logik och syfte tydligt åt. Stora delar av det arbete som SI-OP genomför är operativt och integrerat med insatsverksamheten. Arbetet inom VS-HR har ett bredare, mer långsiktigt och myndighetsövergripande perspektiv. • Det tycks som att SI-OP har utökat sin verksamhet genom åren, i linje med en höjd ambition för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Enheten ger numera stöd såväl inför, under som efter genomförd resa, vilket är en utveckling från att tidigare bara haft själva ”bemanningen”. • Det tycks finnas en viss principiell problematik i gränssnittet till HR-enheten som har uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. Det är utmanande för VS-HR att fullt ut styra den arbetsgivarpolitiska agendan inom myndigheten när verksamhet inom SI-OP har påverkan på detta fält. • Utifrån en sammanvägd bedömning tycks det operativa uppdraget inom myndigheten ställa krav på en operativ personalfunktion som kan tillhandahålla snabbt, flexibelt och integrerat stöd till insatsverksamheten. Samtidigt tycks det finnas en problematik i dagens modell när utvecklingsarbete och beslut inom arbetsrättsliga och avtalsmässiga områden kan genomföras inom SI-OP. Enligt arbetsordningen har HR-enheten uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken inom myndigheten, något som dagens modell i praktiken inte fullt ut möjliggör. Givet en bibehållen ambitionsnivå och effekt i erbjudandet från SI-OP ser vi inte några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet SI-OP och VS-HR. För att identifiera besparingsmöjligheter är vår bedömning att snarare handlar om att diskutera hur myndigheten ser på insatsverksamheten. Det tycks finnas i huvudsak två faktorer som styr dimensioneringen av SIOP: • Mängden, karaktären och mixen på insatsuppdrag som MSB genomför. – • Få, långa flermansuppdrag kräver mindre administration, bemanning och hantering än många, korta enmansuppdrag. Ambitionsnivån för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. – En hög ambitionsnivå ställer krav på effektiva och väl fungerande processer liksom ett professionellt bemötande genom hela processen medan en inte fullt lika ambitiös inställning ställer lägre krav och kräver mindre resurser. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 14 (16) 2015-03-30 4. Diarienr Rekommendationer Givet våra slutsatser och en bibehållen ambitionsnivå/effekt i erbjudandet från SIOP ser vi inte några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet SI-OP och VS-HR. Däremot ser vi att det finns utrymme för effektivare arbetsformer och rekommenderar därför följande: 1. Säkerställ att HR-enheten fullt ut kan styra, förfoga över och utveckla det fält som rör arbetsgivar-och personalpolitiska frågor på myndigheten. För att på bästa sätt åstadkomma detta bedöms det mest effektiva sättet vara att arbetsuppgifter inom arbetsrätt- och avtalsfrågor bör flyttas från SI-OP till VS-HR och att resurser som krävs för detta följer med. Arbetsuppgifter som avses är i huvudsak stöd som ges till bl.a. HR-handläggare i arbetsrättsliga/avtalsmässiga frågor, utvecklingsarbete av lön- och förmånsfrågor, kontakter med arbetsgivarverket och andra frågor av mer utvecklingsorienterad karaktär som har inverkan på hur MSB agerar som arbetsgivare. Länken mellan SI-OP och VS-HR finns redan idag då VS-HR har mandatet att styra utvecklingen av HR-frågor och arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. Med ett omvänt sätt att organisera arbetsuppgifterna på skulle förhållandet bli det omvända. Stödet kommer fortfarande ges till den operativa verksamheten men inrymt under VS-HR. På så sätt torde myndigheten få ett mer samlat grepp kring centrala frågor inom det arbetsgivarpolitiska fältet. Utifrån ett myndighetsperspektiv tror vi det är gynnsamt att myndighetens centrala HR-enhet har ett fullt och samlat grepp kring just dess frågor. 2. Utveckla samverkansformer för att säkerställa att enheterna ökar sin förmåga till samspel och utbyter kompetens och erfarenheter på ett effektivt sätt. Etablera mötesstruktur med genomtänkt agenda, förväntad input/output och förväntade deltagare och roller under mötet. Även former för växeltjänstgöring av personal mellan enheterna är tänkbart för att öka förståelsen för varandras verksamhet och kunna nyttja varandras resurser vid arbetstoppar och dylikt. Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 15 (16) 2015-03-30 Diarienr Bilaga 1 – Budget VS-HR 2015 Typ av kostnad Budget Personalkostnader Tidredovisning – slag 7 900 000 1 100 000 Personaladm. kostnader mm 2 690 000 Utbildning egen personal 1 920 000 Resekostnader 670 000 Varuinköp Tjänster 35 000 1 020 000 Övriga driftskostnader 1 000 000 Interna kostnader, anslagsräkning Totalt 15 000 16 350 000 Förklaring Avser kostnad för allt fackligt arbete inom MSB Avser MSB gemensamma kostnader för företagshälsovård, massage, glasögon, bidrag till fritidsförening, friskvård 200 tkr avser HR enhetens egna medel, resten är avsättning för omställningsmedel "Tryggmedel" och myndighetens internutbildningar 300 tkr avser fackliga resekostnader, resten är HR: s egna resor Avser satsning på chefsutveckling inom MSB, vårt mångfalds- jämställdhetsarbete. Inga inhyrda konsulter finns inplanerade. Hela budgetposten avser försäkringspremier och reseförsäkring för hela MSB Utgåva Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 16 (16) 2015-03-30 Diarienr Bilaga 2 – Budget SI-OP 2015 Utgiftspost Förberedelse Q1 2016 Budget 2015 Kommentar 6 250 000 Utbildningar icke bistånd 6 250 000 Krishanteringsutbildning för UD/UM 200 000 Utbildning bistånd 200 000 Traineeverksamhet Kurser och praktiskt tillämpning bistånd (DO 3021) Rekrytering bistånd Förberedelse kurser inför 2016 Utbildningskoordinering Rekryteringskampanjer bistånd 1 400 000 Utbildning bistånd 11 825 000 Utbildning bistånd 5 675 000 Rekrytering 50 000 Utbildning bistånd 1 800 000 Utbildning 600 000 Rekrytering Sjukvård bistånd 1 570 000 Sjukvård Stresshantering 705 000 Stress Användarstöd EK/LOG/PERS 130 000 FIRM Ändringshantering EK/LOG/PERS 85 000 FIRM Daglig drift och underhåll EK/LOG/PERS 90 000 FIRM Verksamhetsutveckling insatspersonal 2 490 000 Utveckling Förberedelser insats 100 000 Rekrytering SWIFT Hälsoundersökningar och vaccinationer 175 000 Sjukvård SRT/SNAM Hälsoundersökningar och vaccinationer 100 000 Sjukvård IU - Hundexpert Överplanering 90 000 Sjukvård -600 000 Rekrytering och utbildning 26 285 000 Enhetsledning operativ personal 1 075 000 Ledning Kompetensutveckling operativa personal 270 000 Ledning Tekniskt stöd 220 000 Tekn. Hjälpmedel personal 1 565 000 Totalt 34 300 000 Utgåva
© Copyright 2024