1. No category

Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
1 (16)
2015-03-30
Diarienr
Erika Nordström, Vergenta AB
Mattias K Engström , Vergenta AB
Niklas Ekman, Vergenta AB
Möjligheter till ökad samördning av persönalfunktiönerna
inöm SI-OP öch VS-HR
Kartläggning, analys och rekommendationer
Mars 2015
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
2 (16)
2015-03-30
Diarienr
Sammanfattning
Vergenta AB har fått i uppdrag att analysera möjligheterna till ökad samordning
av personalfunktionerna inom SI-OP och VS-HR. Uppdraget har resulterat i en
kartläggning över hur arbetet bedrivs idag, analys, slutsatser och rekommendationer. Rapportens resultat baseras på intervjuer med representanter från VS och
SI samt skriftliga underlag.
Analysen visar att det tycks finnas likartad kompetens och arbetsuppgifter inom
enheterna men enheternas logik och syfte skiljer sig tydligt åt, vilket påverkar inriktning och karaktär på det arbete som genomförs. SI-OP tycks ha utökat sin
verksamhet genom åren vilket verkar vara i linje med en höjd ambition för vilken
typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Analysen visar också
att det förefaller finnas en viss principiell problematik i gränssnittet till HR-enheten som har uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken inom myndigheten.
Givet en bibehållen ambitionsnivå och effekt i erbjudandet från SI-OP ser vi inte
några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet mellan SI-OP och VS-HR. Om myndigheten vill hitta besparingsmöjligheter
anser vi att det handlar om hur myndigheten väljer att se på insatsverksamheten,
dess ambition och omfattning. Däremot ser vi att det finns utrymme för effektivare arbetsformer och rekommenderar därför följande:


Säkerställ att HR-enheten fullt ut kan styra, förfoga över och utveckla det
fält som rör arbetsgivar-och personalpolitiska frågor på myndigheten
o För att på bästa sätt åstadkomma detta är vår bedömning att arbetsuppgifter inom arbetsrätt- och avtalsfrågor bör flyttas från SIOP till VS-HR och att resurser som krävs för detta följer med
Utveckla samverkansformer för att säkerställa att enheterna ökar sin förmåga till samspel och utbyter kompetens och erfarenheter på ett effektivt
sätt
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
3 (16)
2015-03-30
Diarienr
Innehållsförteckning
Inledning ........................................................................................................................... 4
1.1
Bakgrund.............................................................................................................................. 4
2.
3.
4.
1.2
Mål och syfte med uppdraget ..................................................................................... 4
1.3
Avgränsning ........................................................................................................................ 4
1.4
Metod och angreppssätt................................................................................................ 4
Kartläggning av hur arbetet bedrivs idag..................................................... 5
2.1
HR-enheten - uppdrag och organisation ............................................................... 5
2.2
Det operativa uppdraget och enheten för insatser .......................................... 6
2.3
Enheten för operativ personal – uppdrag och organisation........................ 7
2.4
Gemensamma beröringspunkter mellan VS-HR och SI-OP ........................ 10
Huvudsakliga observationer med slutsatser ........................................... 11
3.1
Enheternas grundläggande logik och inriktning ........................................... 11
3.2
Dimensioneringen av SI-OP ...................................................................................... 11
3.3
Styrning och ledning av myndighetens arbetsgivarpolitik ........................ 12
3.4
Sammanfattande slutsatser ..................................................................................... 13
Rekommendationer .......................................................................................... 14
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
4 (16)
2015-03-30
Diarienr
Inledning
1.1
Bakgrund
Med anledning av att MSB ser ut att få minskade förvaltningsanslag framöver har
myndighetens generaldirektör fattat ett antal beslut om uppdrag som syftar till att
analysera möjligheten till synergier i verksamheten. Ett av de områden som valts
ut för analys är möjligheterna till ökad samordning av verksamhet som bedrivs
inom personalfunktioner inom avdelningen för samordning och insats (SI) respektive avdelningen för verksamhetsstöd (VS-HR). Uppdraget har lagts ut på en
extern konsult, Vergenta AB, med Björn Myrberg som ansvarig beställare inom
MSB.
1.2
Mål och syfte med uppdraget
Enligt beslutet (2015-01-21) innehåller uppdraget ”Analysera möjligheter till
ökad samördning vad avser persönalfunktiöner inöm SI respektive VS” följande
komponenter;

Kartläggning av hur arbetet bedrivs idag

Analys om arbetet kan samordnas på ett mer effektivt sätt och förslag för
hur arbetet bör organiseras

Bedömning av vilka ekonomiska besparingar som förslagen beräknas innebära på årsbasis
1.3
Avgränsning
Det är enheterna VS-HR och SI-OP som varit objekt för vår analys. Enligt uppdragsbeskrivningen ska samordningspotential analyseras vad avser ”personalfunktioner
inom SI och VS-HR”, vilket är vidare uttryckt än att bara inkludera de två enheterna. Vår genomlysning av verksamheten och samtal med dess företrädare har
dock bekräftat att analysens inriktning har varit lämplig sett till syftet med uppdraget.
1.4
Metod och angreppssätt
Vergenta har utifrån uppdraget genomfört en övergripande kartläggning över hur
arbetet bedrivs idag, med fokus på gränsytor mellan VS-HR och SI-OP. Utifrån
denna nulägesbild har en analys gjorts med resonemang utifrån möjliga synergier
och samordningspotential mellan avdelningarna som resulterar i ett antal slutsatser och efterföljande rekommendationer.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
5 (16)
2015-03-30
Diarienr
Den datainsamling som observationer, slutsatser och rekommendationer grundar
sig på utgörs dels av ett antal djupintervjuer med chefer och medarbetare inom VS
och SI, dels skriftliga underlag och rapporter som inhämtats under arbetets gång.
Arbetet har följt en iterativ process så till vida att datainsamlingsplanen har utvecklats successivt, i takt med att analysen fördjupats.
Utifrån den insamlade informationen har data analyserats, kategoriserats och dokumenterats. Huvudsakliga slutsatser och rekommendationer har på beställarens
begäran kommunicerats till berörda chefer innan den slutliga presentationen för
att ge cheferna en möjlighet att internt delge sina medarbetare de huvudsakliga
budskapen i rapportens slutsatser och rekommendationer.
2.
Kartläggning av hur arbetet bedrivs
idag
2.1
HR-enheten - uppdrag och organisation
Uppdraget
Enligt arbetsordningen ansvarar HR-enheten för att ”styra, förvalta, utveckla och
följa upp HR-frågorna och arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. I enhetens uppgifter ingår att utveckla den lokala kollektivavtalsregleringen, att utveckla och hålla
samman myndighetens lönebildning och att bistå med underlag för strategiska beslut. Vidare arbetar enheten med att utveckla processer och metoder för kompetensförsörjning, personal- och chefsutveckling, arbetsmiljö och likabehandling. Likabehandling inkluderar jämställdhet mellan kvinnor och män. Enheten ger även stöd till
MSB:s chefer i frågor inom enhetens område.”
VS-HR har det övergripande ansvaret för att styra, förvalta och utveckla myndighetens HR-arbete samtidigt som man också ska ge stöd till MSB:s chefer inom området. Såväl operativa som strategiska frågor inryms i uppdraget och att ansvara
för myndighetens samlade personal- och arbetsgivarpolitik. HR-enhetens inriktning och prioriteringar styrs i huvudsak av myndighetens långsiktiga målsättning
och inriktning, samt av mer verksamhetsnära behov och utmaningar som chefer
ställs inför i sitt dagliga arbete.
Organisation
VS-HR har under de senaste åren genomgått ett förändringsarbete för att etablera
ett nytt arbetssätt inom enheten. Tidigare organiserades arbetet inom enheten utifrån funktionsområden som innebar att HR-medarbetarna ansvarade för ett eller
flera specifika områden, t.ex. rekrytering, utbildnings- eller lönefrågor, och arbetade inom det området gentemot hela myndigheten. Nu praktiseras istället en indelning där HR-konsulter ansvarar för att i princip stötta en avdelning var inom
ett brett fält av HR-frågor (t.ex. rekrytering, kompetensplanering, arbetsmiljöfrågor, specifika personalärenden, avveckling av personal). HR-strateger verkar mer
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
6 (16)
2015-03-30
Diarienr
fokuserat inom dedikerade områden med att t.ex. utveckla myndighetens HR-processer, riktlinjer, avtal och villkor samt att ge fördjupat stöd inom exempelvis arbetsrättsliga frågor. VS-HR:s roll inom myndigheten verkar successivt har utvecklats från att ha varit mer av en personaladministrativ funktion till en mer strategiskt inriktad funktion med förmåga att både stödja och styra inom HR-området.
Att få en stödfunktion att också styra sina respektive funktionsområden innebär
en förändring som ställer krav på såväl förändrade arbetssätt, kompetens och förutsättningar, en omställning som HR-enheten är mitt uppe i.
Idag arbetar 11 personer inom HR-enheten, varav fyra personer arbetar som HRstrateger och fem personer som HR-konsulter. På enheten finns en HR-administratör som även har ett uppdrag riktat till hela avdelningen som del av sin tjänst.
Enheten leds av en chef, tillika myndighetens HR-chef.
En vanligt förekommande utbildningsbakgrund hos HR-konsulterna och HR-strategerna är en personalvetare/beteendevetare-bakgrund.
HR-enhetens budget för 2015 är 16,4 miljoner varav 7,9 miljoner utgörs av rena
personalkostnader (se bilaga 1 för detaljerad beskrivning av VS-HR:s budget).
2.2
Det operativa uppdraget och enheten för insatser
Innan en närmare beskrivning ges av SI-OP följer nedan en beskrivning av det
operativa uppdraget och enheten för insatser.
Avdelningen för samordning och insats har enligt arbetsordningen till uppgift att
”Genomföra insatser och stödja samordningen av andra myndigheters åtgärder
och insatser vid olyckor och kriser. Båda rollerna har ett nationellt och ett internatiönellt perspektiv. […]”. I den slutrapport som MSB-kommittén tog fram i samband med bildandet av MSB konstaterades att ”den hanterande verksamheten ställer krav på speciell kompetens och särskild styrning för att fungera. Verksamheten
ska präglas av snabbhet, korta beslutsvägar samt hög kvalitet”.
Avdelningen tar sin utgångspunkt i MSB:s operativa uppdrag. Under 2014 togs en
reviderad målbild fram för den operativa verksamheten som innehåller en övergripande målsättning för det öperativa uppdraget: ”MSB stärker, samordnar och
inriktar ansvariga aktörers hantering av allvarliga olyckor, kriser, katastrofer och
krig så att konsekvenserna begränsas”. Som vägledning för vad som bör eftersträvas inom det operativa uppdraget har MSB satt upp tolv särskilda operativa förmågor.
Inom SI finns fem organiserade enheter som arbetar integrerat för att utöva det
hanterande uppdraget. SI-OP har beröringspunkter till flertalet av dessa enheter
men SI-INS förefaller vara den enhet som SI-OP arbetar mest med.
SI-INS ska bl.a. hålla med beredskap och genomföra biståndsinsatser såväl i Sverige som internationellt. Ca 40 personer arbetar inom enheten, som är indelad i
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
7 (16)
2015-03-30
Diarienr
tre arbetslag som vardera koordineras av en verksamhetsansvarig. Medarbetarna
inom SI-INS fungerar i huvudsak som projektledare för insatsuppdragen, vilket
bl.a. innebär att planera och koordinera insatser, säkerställa finansiering, utvärdera insatsen och säkerställa rapportering till ansvarig samarbetspartner. Insatsuppdragen initieras vanligen genom att förfrågningar inkommer till MSB. Ett annat möjligt tillvägagångssätt är att MSB:s medarbetare tar fram idéer för möjliga
uppdrag, som de sedan söker finansiering för.
Efter beslut om att gå vidare med en förfrågan av ett insatsuppdrag tillsätts en
projektledare och sökande efter kandidat påbörjas. I den följande processen arbetar projektledare inom SI-INS och HR-handläggare på SI-OP nära tillsammans för
att säkerställa alla praktikaliteter för att insatsuppdraget ska kunna verkställas.
Även under pågående insats samverkar projektledare och medarbetare från SIOP.
MSB disponerar årligen 115 miljoner för sin internationella biståndsverksamhet,
d.v.s. att se till att det finns en organisation som kan hantera insatsverksamheten.
Alla internationella biståndsinsatser som genomförs med personal från MSB ska
finansieras av extern part. Det är SIDA som ger MSB en inriktning för vilka typer
av internationella biståndsuppdrag som MSB ska genomföra och vilka som inte
ligger inom MSB:s ansvarsområde, en styrning som tycks ha blivit tydligare de
senaste två åren även om det fortfarande finns utrymme för tolkning flexibilitet.
Ett insatsuppdrag kan variera kraftigt i omfattning, allt från några dagar till flera
år, men i normalfallet fortlöper ett uppdrag i 3-6 månader. Det tycks finnas en
trend att de internationella insatsuppdragen över tid har ändrat karaktär, från
färre men större samordningsgruppdrag till en mer diversifierad portfölj.
2.3
Enheten för operativ personal – uppdrag och organisation
Uppdraget
Den huvudsakliga uppgiften för enheten för operativ personal är enligt arbetsordningen att ”se till att det finns bemanning för den operativa verksamhet avdelningen
ansvarar för. Enheten ansvarar för att det finns en personalpool och för rekryteringen till denna. Enheten ska se till att bemanningen av MSB:s insatser motsvarar
behovet av kompetens och att hänsyn tas till bl.a. mångfald och jämställdhet. Vid
vissa allvarliga händelser kan MSB behöva inrätta en särskild organisation för att
hantera dessa och enheten ska se till att det finns personal som är förberedd för att
ingå i en sådan organisation. I enhetens ansvar ingår att se till att den operativa
personalen får den utbildning som behövs. Enheten ska svara för anställningsformer, löner, försäkringar, visumhantering m.m. och erbjuda hälsostöd till den personal som ingår i MSB:s insatser samt utveckla rutiner för omhändertagande av insatspersonal vid svåra händelser. Dessutom ska enheten hålla en beredskap för bemanningsarbete utanför kontorstid.”
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
8 (16)
2015-03-30
Diarienr
I sin ursprungliga form hanterade enheten ett mindre antal frågor som framförallt
handlade om att säkerställa bemanning till den internationella insatsverksamheten. Genom åren har verksamheten utökats och numera hanterar SI-OP säkerställandet av kompetens och resurser till den internationella insatsverksamheten
samt ombesörjer att medarbetarfrågor som kan uppstå innan, under och efter en
insats hanteras professionellt, vilket tycks ligga i linje med vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Enligt en av operativa förmågorna
ska MSB sträva efter att ”MSB är en attraktiv arbetsgivare som stärker och utvecklar sin operativa personal”.
Ett centralt verktyg för rekryterings- och bemanningsverksamheten inom SI-OP är
personalsystemet Firm, ”persönalpöölen”, söm är ett IT-system där 1200-1500
persöner finns registrerade fördelade på 185 pröfiler inöm 14 ölika ”functiönal
areas”. Systemet har även en ”My-page”-sida som är en kandidatbank där intresserade kan lägga in sitt CV, vilket gör dem sökbara vid rekryteringsförfaranden.
För att kvalificeras in till personalpoolen genomgår kandidaten en process som
vanligtvis inkluderar rekryteringsmoment som t.ex. intervjuförfarande, referenstagning och introduktionsutbildning. Systemstödet är centralt inom enheten
då det möjliggör ett strukturerat sätt få snabb tillgång till möjliga kandidater när
behov av insats uppstår. Något motsvarande personalsystem finns inte inom övriga myndigheten.
Organisation
Idag arbetar 20 personer inom SI-OP fördelade på fyra delfunktioner; HR, Utbildning, Utveckling och Hälsa. Enheten leds av en enhetschef som också ingår i avdelningen SI:s ledningsgrupp. Fördelningen av antalet medarbetare och kompetens
ser ut enligt följande:
HR-funktionen
Här arbetar en verksamhetsansvarig och åtta HR-handläggare. HR-handläggarna
har som huvudsaklig uppgift att rekrytera och bemanna insatspersonal, administrera anställningsavtal och stötta insatspersonalen i diverse avtals- och arbetsgivarrelaterade frågor som kan uppstå under själva vistelsen utomlands samt att
genomföra uppföljningsinsatser efter genomförd insats. Handläggarna ansvarar
också för att se över kompetensutvecklingsbehov hos kandidater i personalpoolen
samt vid behov initiera exempelvis tilläggsutbildningar för att säkerställa att kandidaterna har den utbildning som efterfrågas/krävs. Varje handläggare kan ha ett
varierat antal pågående uppdrag. Samtliga HR-handläggare är beredskapsbelagda
(24/7).
En vanlig utbildningsbakgrund hos HR-handläggarna är en personalvetare/beteendevetarbakgrund alternativt en mångårig erfarenhet inom området. Handläggarna har också goda kunskaper i engelska och även i vissa fall andra språk,
såsom t.ex. franska, tyska, spanska eller ryska.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
9 (16)
2015-03-30
Diarienr
Utbildningsfunktionen
Inom utbildningsfunktionen arbetar två personer med utbildningssamordning
som bl.a. innebär att koordinera, planera och beställa utbildningsinsatser för insats- och beredskapspersonal, utbildningar som antingen genomförs i MSB:s regi
eller via extern leverantör. Utbildningssamordnarna har också som ansvar att bevaka och se över utbildningsbehovet, bl.a. genom. att hålla kontinuerlig kontakt
med olika partners (inom t.ex. EU och FN).
Utbildningskoordinatorerna har en samhällsvetenskaplig utbildningsbakgrund.
Hälsofunktionen
Här arbetar tre medicinska koordinatorer (fördelade på två helårsresurser) och
en handläggare inom psykosocialt stöd. Dessa stöttar insatsverksamheten både
inför, under och efter genomförd insats i form av kravställning/screening vid rekrytering, genomförande av hälsoundersökningar samt bistår med psykosocialt
stöd under och efter insatsvistelsen. De är dessutom MSB:s kontaktpersoner mot
den leverantör som tillhandahåller URA-försäkringar för utlandspersonal.
De medicinska koordinatorerna är sjuksköterskeutbildade och handläggare psykosocialt stöd har en beteendevetenskaplig utbildning.
Utvecklingsfunktionen
Inom utvecklingsfunktionen arbetar fyra personer inom följande områden:
 En person arbetar med schemaläggning för den interna beredskapsorganisationen inom MSB samt för schemaläggning av personal vid uppkomst
av temporär organisation.
 En person har som huvudsaklig uppgift att ansvara för kommunikativa insatser för enheten, genomföra målgruppsanalyser, identifiera lämpliga kanaler för att nå ut till möjliga rekryter och författa nyhetsbrev till insatspersonal. Jämställdhetsfrågor ligger också på denna persons ansvarsområde.
 Det finns en person som ansvarar för utveckling och underhåll av personalsystemet Firm, ”persönalpöölen”, t.ex. inom områden som användarstöd, funktionalitet och ändringshantering. Personen tillhandahåller också
diverse statistik från personalsystemet och stöttar även enhetschefen
med övergripande processer och internberedning av olika frågor.
 En person arbetar med arbetsrättsliga frågor, kopplade till t.ex. URA-avtal
och försäkringar, att bistå med stöd till HR-handläggarna när det uppstår
tolkningsfrågor. Personen är kontaktperson mot Arbetsgivarverket och
Kammarkollegiet. Personen håller också bl.a. i lön- och förmånsmodellen
för insatspersonal samt håller i uppförandekod.
Medarbetaren som arbetar med schemaläggning är administratör och har ekonomisk kompetens. Övriga tre handläggare inom funktionen har personalvetare/beteendevetarbakgrund, där en har en kombinerad personalvetare- och systemvetarbakgrund.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
10 (16)
2015-03-30
Diarienr
De 115 miljoner som SI får i förvaltningsanslag för sin internationella biståndsverksamhet fördelas procentuellt mellan avdelningens olika enheter. Av SI-OP:s
budget för 2015, 34,3 miljoner, utgörs ca 75% av anslaget för den internationella
biståndsverksamheten (se bilaga 2 för detaljerad beskrivning av SI-OP:s budget).
2.4
Gemensamma beröringspunkter mellan VS-HR och
SI-OP
Det tycks finnas vissa överlapp av kompetens och inriktning i de arbetsuppgifter
som genomförs inom de två olika personalfunktionerna. I arbetsordningen finns
en särskild skrivning om att SI-OP bör samverka med VS-HR i vissa typer av personalfrågor: ”Enheten ska samarbeta med MSB:s personalenhet i personalfrågor
som är av generell art och i andra frågor som kan påverka MSB:s ordinarie personal.”
Exempel på områden där de två enheterna samverkar är i frågor av både övergripande och fördjupad karaktär inom avtal och arbetsrätt. I samband med att avtal
ska tolkas uppstår emellanåt frågor avseende praxis och av personalpolitiskt karaktär där medarbetare inom SI-OP kan behöva ta stöd från VS-HR i hur frågan
ska hanteras. Ett annat exempel när samarbete sker mellan SI-OP och VS-HR är i
samband med utveckling av lön- och förmånsfrågor. När en ny lön- och förmånsmodell arbetades fram inom SI-OP deltog VS-HR som medlem i projektets referensgrupp. Ett annat område är utveckling av det URA-avtal som vanligen används för internationell insatspersonal, frågor som behandlas i ett särskilt råd,
”Utlandsrådet”, där myndighetens HR-chef deltar.
Samarbetet mellan medarbetarna på SI-OP och VS-HR tycks enligt representanter
från både SI-OP och VS-HR överlag fungera bra men det finns också utmaningar.
Under 2014 har samverkan mellan de två enheterna accentuerats. Anledningen är
att det under året inträffat flera större händelser, t.ex. skogsbranden i Västmanland och utbrottet av Ebola-epidemin, som bland annat engagerade en del av
MSB:s egen personal. I samband med att anställda vid MSB går ur sin ordinarie
tjänst för att åka på internationellt insatsuppdrag eller för att arbeta i en temporär
organisation under en viss tid blir beröringspunkterna mellan VS-HR och SI-OP
särskilt märkbara. Exempel på frågor som båda enheterna då måste involveras i
är t.ex. hantering av förmånsvillkor och tolkning av arbetstidsavtal.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
11 (16)
2015-03-30
Diarienr
3.
Huvudsakliga observationer med
slutsatser
3.1
Enheternas grundläggande logik och inriktning
Kompetens och arbetsuppgifter inom de två ”persönalfunktiönerna” liknar
varandra till stor del. Flertalet medarbetare inom SI-OP har samma typ av kompetens som medarbetarna inom VS-HR. Likaså omhändertas liknande frågor på de
olika enheterna, så som t.ex. rekrytering, annonsering, utbildningsfrågor, lön-och
förmåner och arbetsrätt.
Samtidigt visar analysen två enheter med olika syften och olika tidstempon, skillnader som påverkar inriktning och arbete inom enheterna. Där HR-enheten har
ett långsiktigt, stödjande, styrande och myndighetsövergripande perspektiv har SIOP ett operativt och riktat uppdrag. SI-OP rör sig i en miljö som kräver snabbare
beslut, mer direkt styrning och tätare samordning med andra enheter som arbetar
i det operativa uppdraget.
Det finns enligt vår uppskattning stora delar inom SI-OP som utgörs av rena operativa frågor som är starkt kopplade till insatsverksamheten, som tangerar HR-enhetens arbete men som kräver annan typ av styrning och ledning för att inte riskera att stödet till den operativa verksamheten försämras. Vår bedömning är att
de grundläggande skillnaderna i bland annat logik och tidstempo, samt det nära
samarbetet med insatsverksamheten, gör att verksamheten i stort inte tjänar på
att samordnas närmare.
3.2
Dimensioneringen av SI-OP
SI-OP var från början en liten enhet som framförallt fokuserade på att säkerställa
bemanning till den internationella insatsverksamheten. Med åren har verksamheten utvecklats och enheten arbetar inte bara med rekryterings- och bemanningsfrågor utan också utveckling av avtal och försäkringar, arbetsrättslig rådgivning, utveckling av lön/förmånsmodell, jämställdhetsfrågor och marknadsföring/kommunikation. Utvecklingen tycks ligga i linje med en höjd ambition för
vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal. Det förefaller
också som att karaktären på insatsuppdragen förändrats över tid, vilket också
torde ha påverkan på vilken inriktning och resursbas som SI-OP behöver tillhandahålla.
Om myndigheten avser att hitta ekonomiska besparingar är vår bedömning att
dessa finns att hämta i hur man väljer att se på, och förhålla sig till, den insatsverksamhet som bedrivs inom myndigheten. Denna förändring är givetvis en utveckling som MSB inte fullt ut styr över men enligt vår bedömning kan det finnas
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
12 (16)
2015-03-30
Diarienr
ett internt handlingsutrymme i hur man tolkar detta uppdrag, vad det ska inkludera och vilka krav det ställer på beredskap och förberedande av den interna organisationen.
3.3
Styrning och ledning av myndighetens arbetsgivarpolitik
På MSB är det VS-HR som utgör myndighetens centrala HR-funktion och som ska
tillhandahålla stöd och styrning inom HR-områdets delar till myndighetens chefer.
I det ansvaret ligger också att säkerställa att myndighetens sammanhållande arbetsgivarpolitik efterlevs och utvecklas i enad riktning.
Så som arbetet är organiserat och fördelat idag mellan VS-HR och SI-OP finns det
vissa utmaningar för VS-HR att fullt ut styra den arbetsgivarpolitiska agendan
inom myndigheten. I de fall det är möjligt för SI-OP att fatta egna beslut samt genomföra utvecklingsarbete som berör det strategiska HR-arbetet, uppstår situationer som ibland medför ett överlapp mellan enheterna. Det finns dels en risk för
att HR-området inte utvecklas enhetligt inom myndigheten (t.ex. avtal, processer)
när det finns resurser på två olika enheter som båda arbetar med frågor av mer
utvecklingsorienterad karaktär. Det uppstår också visst dubbelarbete när frågor
av arbetsrättslig karaktär först adresseras till SI-OP för att sedan föras vidare till
VS-HR.
Bedömningen är att kärnfrågan handlar om VS-HR:s möjligheter att styra och utveckla HR-frågorna inom myndigheten och särskilt då inom frågor som rör arbetsrätt eftersom den personalpolitik som myndigheten ämnar driva vanligen uttrycks via tolkning och praktiserande på arbetsrättens område. HR-chefen har
uppdraget att styra utvecklingen av HR och den arbetsgivarpolitiska agendan
inom myndigheten. Erfarenhetsmässigt är det inte ovanligt att organisationer
uppvisar motsvarande utmaningar som VS-HR. HR-funktioner upplever generellt
en utmaning i att kunna erbjuda såväl ett operativt stöd i allehanda HR-frågor
samtidigt som man ska ha utrymme att fylla rollen som en strategisk, styrande
partner i verksamheten. För att kunna anta denna roll krävs att nödvändiga mekanismer såsom förmåga, förutsättningar och arbetssätt samverkar. För de flesta
av arbetsområdena inom SI-OP är det vår bedömning att detta inte leder till några
större konsekvenser för HR:s möjligheter att både styra och utveckla området.
Däremot när det gäller beslut och utveckling av områden som rör avtal, arbetsrätt,
lön och förmåner finns en viss problematik.
Med två olika enheter inom samma myndighet som arbetar inom detta område
finns risk att myndighetens arbetsgivarpolitik inte utvecklas enhetligt, vilket är en
utmaning i VS-HR:s arbete att gå från att stödja till styra och för att myndigheten
ska kunna hålla samman personal- och arbetsgivarpolitiken liksom att kunna
agera samördnat öch ”tala med en röst”. Här bedöms det finnas en rational för en
annan ordning än idag.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
13 (16)
2015-03-30
3.4
Diarienr
Sammanfattande slutsatser
Våra huvudsakliga konklusioner
Det tycks finnas likartad kompetens och arbetsuppgifter inom enheterna
men samtidigt skiljer sig grundläggande logik och syfte tydligt åt.
Stora delar av det arbete som SI-OP genomför är operativt och integrerat med insatsverksamheten. Arbetet inom VS-HR har ett bredare, mer långsiktigt och myndighetsövergripande perspektiv.
•
Det tycks som att SI-OP har utökat sin verksamhet genom åren, i linje med
en höjd ambition för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal.
Enheten ger numera stöd såväl inför, under som efter genomförd resa, vilket är en
utveckling från att tidigare bara haft själva ”bemanningen”.
•
Det tycks finnas en viss principiell problematik i gränssnittet till HR-enheten
som har uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken inom myndigheten.
Det är utmanande för VS-HR att fullt ut styra den arbetsgivarpolitiska agendan
inom myndigheten när verksamhet inom SI-OP har påverkan på detta fält.
•
Utifrån en sammanvägd bedömning tycks det operativa uppdraget inom myndigheten ställa krav på en operativ personalfunktion som kan tillhandahålla snabbt,
flexibelt och integrerat stöd till insatsverksamheten. Samtidigt tycks det finnas en
problematik i dagens modell när utvecklingsarbete och beslut inom arbetsrättsliga och avtalsmässiga områden kan genomföras inom SI-OP. Enligt arbetsordningen har HR-enheten uppdraget att styra och utveckla arbetsgivarpolitiken
inom myndigheten, något som dagens modell i praktiken inte fullt ut möjliggör.
Givet en bibehållen ambitionsnivå och effekt i erbjudandet från SI-OP ser vi inte
några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet SI-OP och VS-HR. För att identifiera besparingsmöjligheter är vår bedömning att snarare handlar om att diskutera hur myndigheten ser på insatsverksamheten. Det tycks finnas i huvudsak två faktorer som styr dimensioneringen av SIOP:
• Mängden, karaktären och mixen på insatsuppdrag som MSB genomför.
–
•
Få, långa flermansuppdrag kräver mindre administration, bemanning och hantering än många, korta enmansuppdrag.
Ambitionsnivån för vilken typ av arbetsgivare MSB vill vara för sin operativa personal.
–
En hög ambitionsnivå ställer krav på effektiva och väl fungerande
processer liksom ett professionellt bemötande genom hela processen medan en inte fullt lika ambitiös inställning ställer lägre
krav och kräver mindre resurser.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
14 (16)
2015-03-30
4.
Diarienr
Rekommendationer
Givet våra slutsatser och en bibehållen ambitionsnivå/effekt i erbjudandet från SIOP ser vi inte några tydliga ekonomiska besparings- eller rationaliseringsmöjligheter i gränssnittet SI-OP och VS-HR. Däremot ser vi att det finns utrymme för effektivare arbetsformer och rekommenderar därför följande:
1. Säkerställ att HR-enheten fullt ut kan styra, förfoga över och utveckla det
fält som rör arbetsgivar-och personalpolitiska frågor på myndigheten. För
att på bästa sätt åstadkomma detta bedöms det mest effektiva sättet vara
att arbetsuppgifter inom arbetsrätt- och avtalsfrågor bör flyttas från SI-OP
till VS-HR och att resurser som krävs för detta följer med.
Arbetsuppgifter som avses är i huvudsak stöd som ges till bl.a. HR-handläggare i
arbetsrättsliga/avtalsmässiga frågor, utvecklingsarbete av lön- och förmånsfrågor, kontakter med arbetsgivarverket och andra frågor av mer utvecklingsorienterad karaktär som har inverkan på hur MSB agerar som arbetsgivare.
Länken mellan SI-OP och VS-HR finns redan idag då VS-HR har mandatet att styra
utvecklingen av HR-frågor och arbetsgivarpolitiken inom myndigheten. Med ett
omvänt sätt att organisera arbetsuppgifterna på skulle förhållandet bli det omvända. Stödet kommer fortfarande ges till den operativa verksamheten men inrymt under VS-HR. På så sätt torde myndigheten få ett mer samlat grepp kring
centrala frågor inom det arbetsgivarpolitiska fältet. Utifrån ett myndighetsperspektiv tror vi det är gynnsamt att myndighetens centrala HR-enhet har ett fullt
och samlat grepp kring just dess frågor.
2. Utveckla samverkansformer för att säkerställa att enheterna ökar sin förmåga till samspel och utbyter kompetens och erfarenheter på ett effektivt
sätt.
Etablera mötesstruktur med genomtänkt agenda, förväntad input/output och förväntade deltagare och roller under mötet. Även former för växeltjänstgöring av
personal mellan enheterna är tänkbart för att öka förståelsen för varandras verksamhet och kunna nyttja varandras resurser vid arbetstoppar och dylikt.
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
15 (16)
2015-03-30
Diarienr
Bilaga 1 – Budget VS-HR 2015
Typ av kostnad
Budget
Personalkostnader
Tidredovisning – slag
7 900 000
1 100 000
Personaladm. kostnader mm
2 690 000
Utbildning egen personal
1 920 000
Resekostnader
670 000
Varuinköp
Tjänster
35 000
1 020 000
Övriga driftskostnader
1 000 000
Interna kostnader, anslagsräkning
Totalt
15 000
16 350 000
Förklaring
Avser kostnad för allt fackligt arbete
inom MSB
Avser MSB gemensamma kostnader
för företagshälsovård, massage,
glasögon, bidrag till fritidsförening,
friskvård
200 tkr avser HR enhetens egna medel, resten är avsättning för omställningsmedel "Tryggmedel" och myndighetens internutbildningar
300 tkr avser fackliga resekostnader, resten är HR: s egna resor
Avser satsning på chefsutveckling
inom MSB, vårt mångfalds- jämställdhetsarbete. Inga inhyrda konsulter finns inplanerade.
Hela budgetposten avser försäkringspremier och reseförsäkring för
hela MSB
Utgåva
Myndigheten för
samhällsskydd och beredskap
16 (16)
2015-03-30
Diarienr
Bilaga 2 – Budget SI-OP 2015
Utgiftspost
Förberedelse Q1 2016
Budget 2015
Kommentar
6 250 000 Utbildningar icke bistånd
6 250 000
Krishanteringsutbildning för UD/UM
200 000 Utbildning bistånd
200 000
Traineeverksamhet
Kurser och praktiskt tillämpning bistånd (DO 3021)
Rekrytering bistånd
Förberedelse kurser inför 2016
Utbildningskoordinering
Rekryteringskampanjer bistånd
1 400 000 Utbildning bistånd
11 825 000 Utbildning bistånd
5 675 000 Rekrytering
50 000 Utbildning bistånd
1 800 000 Utbildning
600 000 Rekrytering
Sjukvård bistånd
1 570 000 Sjukvård
Stresshantering
705 000 Stress
Användarstöd EK/LOG/PERS
130 000 FIRM
Ändringshantering EK/LOG/PERS
85 000 FIRM
Daglig drift och underhåll EK/LOG/PERS
90 000 FIRM
Verksamhetsutveckling insatspersonal
2 490 000 Utveckling
Förberedelser insats
100 000 Rekrytering
SWIFT Hälsoundersökningar och vaccinationer
175 000 Sjukvård
SRT/SNAM Hälsoundersökningar och vaccinationer
100 000 Sjukvård
IU - Hundexpert
Överplanering
90 000 Sjukvård
-600 000 Rekrytering och utbildning
26 285 000
Enhetsledning operativ personal
1 075 000 Ledning
Kompetensutveckling operativa personal
270 000 Ledning
Tekniskt stöd
220 000 Tekn. Hjälpmedel personal
1 565 000
Totalt
34 300 000
Utgåva