Medarbetarsamtalet
Vad är ett medarbetarsamtal?
Medarbetarsamtalet är ett regelbundet, planerat, förberett och strukturerat samtal mellan chef (ledare) och medarbetare.
För den enskilde medarbetaren är medarbetarsamtalet ett viktigt komplement till samverkan i det dagliga arbetet och till
arbetsplatsträffar.
Syftet med medarbetarsamtalet är att med viss frekvens (minst 1 gång/år) och systematik få en mer fördjupad genomgång och dialog mellan ledare och medarbetare i frågor som är väsentliga för verksamheten, arbetsledningen och medarbetaren.
Samtalet ska föras i en trygg och ostörd miljö, utan tidspress. Det ska utgå ifrån dagens arbetssituation och hur den kan
komma att förändras framöver. Medarbetarsamtalet ska leda fram till en individuell utvecklingsplan för medarbetaren.
Det förutsätter att åtgärder dokumenteras och följs upp. Samtalet är en naturlig del i ledarskapet och medarbetarskapet.
I samtalet ska båda parter få personlig återkoppling på vardagsarbetet.
Gemensamt lärande
för yrkesmässig och
personlig utveckling
MEDARBETARSKAP
LEDARSKAP
Se medarbetarsamtalet som ett naturligt inslag i verksamheten.
LEDARPERSPEKTIV
Samtalet ska ha två tydliga perspektiv.
Ett tydligt ledarperspektiv och ett lika
tydligt medarbetarperspektiv.
För att tydligheten ska infinna sig
krävs TilliT.
TilliT stavas lika i båda riktningar
- läs gemensamt ansvar för samtalet.
TilliT
MEDARBETARPERSPEKTIV
Genomförande av medarbetarsamtalet förutsätter att såväl ledare som medarbetare
genom information och utbildning fått god insikt om metoden.
Copyright: Kungälvs Kommun / Dialog & Idé / Utbildningsringen
Vad ska medarbetarsamtalet innehålla?
Medarbetarsamtalet utgår från såväl verksamhetens som individens behov och önskemål.
Förslag på innehåll:
• Uppföljning av föregående samtal
• ”Backspegel” – gemensam utvärdering av resultatet i arbetet
• Dagens frågor – (arbetslivet – hela livet)
• Vår arbetsplats – först uppdrag, verksamhetsidé, mål, arbetsuppgifter
• Vår organisation – förändringar, förbättringar
• Vår arbetsmiljö – hälsa, hjälpmedel, ergonomi, psykosocial, m m
• Arbetsroll – arbetsinsats – arbetsresultat – prestationer
• Samverkan/samarbete – ledare, medarbetare, kunder (interna och externa)
• Strategiskt tänkande – kompetensplanering
• Kompetensutvecklingsinsatser – vad krävs av dig, andra och verksamheten?
• Lönepolicy och kriterier för individuell lönesättning
• Handlingsplan/utvecklingsplan
• Personlig återkoppling – möjlighet för ledare och medarbetare att lära känna
varandra bättre och möjliggöra en återkoppling på ledarskap och medarbetarskap
• Sammanfattning och utvärdering av samtalet och bekräftelse på ömsesidiga åtaganden
"OVAN JORD"
Mål
Teknik
Formell organisation
Ekonomi
Lagar och avtal
"Organisation är mer än man ser!"
"UNDER JORD"
Attityder
Värderingar
Känslor
Kontakter
Gruppnormer
Alla medarbetare ska ha tillgång till:
• Arbetsplatsträffar
• Medarbetarsamtal
• Kompetensutveckling
Det krävs att allt fungerar - och tillsammans.
De är varandras förutsättning, hänger ihop,
påverkar / kompletterar varandra enligt figur.
Fungerande arbetsplatsträffar avlastar
medarbetarsamtalet och tvärtom.
Copyright: Kungälvs Kommun / Dialog & Idé / Utbildningsringen
Hur ska medarbetarsamtalet genomföras?
•
Förberedelser på arbetsplatsen - alla med
Involvera alla på arbetsplatsen i ett samtal om syfte och genomförande.
Använd arbetsplatsträffen för att samråda kring:
Vad är ett medarbetarsamtal?
Vad ska vi ha det till?
Hur ska det genomföras?
Vad ska det innehålla?
Sträva efter enighet gällande syfte och genomförande med gemensamt ansvar för resultatet.
Gemensamt underlag (checklista)
Använd arbetsplatsträffen för att gemensamt ta fram rubriker och frågeställningar som ska
användas som utgångspunkt och stöd för medarbetarsamtalet.
•
Förberedelser - individuellt.
Ledare och medarbetare förbereder samtalet utifrån det gemensamma underlaget.
Komplettera underlaget med för dagen aktuella frågor:
Vad vill du / jag ta upp - få ut av vårt samtal?
Vad är viktigast? – gör några viktiga prioriteringar: välj de tre viktigast frågorna.
Låt dessa frågor tillsammans med underlaget bilda – Vår gemensamma dagordning.
Delge varandra de tre viktigaste frågorna före mötet. Tänk på att du skall möta en annan
människa. Ställ dig frågorna: vad vet jag om – vad känner jag inför den person jag ska
möta? Det är ytterst chefens ansvar att samtalet genomföras på ett bra sätt.
•
Genomförande
Börja med att återkoppla till föregående samtal – använd gemensam dagordning.
Se till att samtalet kan genomföras utan störningar eller tidspress- träffas på ”neutral mark”.
•
Dokumentation (handlingsplan / utvecklingsplan)
Samtalet sammanfattas kring förslag till åtgärder. I en gemensam dokumentation fastställs
handlingsplan / utvecklingsplan.
Ledare och medarbetare ska ha var sitt exemplar av denna dokumentation.
•
Uppföljning
Uppföljning av handlingsplan / utvecklingsplan sker regelbundet och under gemensamt ansvar.
Copyright: Kungälvs Kommun / Dialog & Idé / Utbildningsringen
•
Medarbetarsamtalet lägger grunden för lönesamtalet.
En grundförutsättning för att kunna sätta individuella löner är dialogen mellan ledare
och medarbetare. Det är den närmaste chefen som kan bedöma medarbetarens
arbetsprestation på bästa sätt. Det är viktigt att medarbetarsamtalet genomförs
årligen och med fördel inför kommande löneförhandling.
Arbetsplatsträffar / Verksamhetsmöten
Kompetensutveckling
Medarbetarsamtal
Lönesamtal 1
(Lönekriterier)
Lönesättning
•
Lönesamtal 2
(Återkoppling på
resultatet)
Hjälp att komma igång!
Samtalet på din arbetsplats kring syfte, form, innehåll och genomförande av medarbetarsamtalet kan startas
med att alla på arbetsplatsträffen först får ta ställning enskilt till följande påståenden:
8 påståenden om medarbetarsamtal (MS)
Håller inte med
Håller med
1
Alla som är här idag är helt överens om vad
som menas med MS och hur det bör användas.
1.
2.
3.
4.
2
När en chef har ansvar för en stor arbetsgrupp kan man istället för
enskilda samtal ha MS i grupp.
1.
2.
3.
4.
3
MS:s betydelse för verksamhetens och personalens utveckling är
starkt överdriven.
1.
2.
3.
4.
4
MS måste alltid hållas av den chef/arbetsledare som har personalansvar för medarbetarna, det kan inte delegeras till någon annan.
1.
2.
3.
4.
5
Det är lika viktigt i ett MS att chefen får återkoppling på sitt jobb,
som att att medarbetarna får det på sitt.
1.
2.
3.
4.
6
I ett MS måste man vara noga med att hålla sig till arbetsrelaterade
frågor och inte samtala kring medarbetarens privatliv.
1.
2.
3.
4.
7
Det är svårt att skapa den anda av ärlighet och öppenhet som är en
förutsättning för bra MS.
1.
2.
3.
4.
8
Ett viktigt syfte med MS är att chef-medarbetare ska samtala kring
kriterier för individuell lönesättning.
1.
2.
3.
4.
Det fortsatta samtalet om påståendena skall sedan lägga grunden till en samsyn på medarbetarsamtalet.
Copyright: Kungälvs Kommun / Dialog & Idé / Utbildningsringen