1. No category

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
Tid och plats
Beslutande
Ledamöter
Övriga närvarande
Ersättare
Tjänstemän
kl. 15.00-16.29 i VKAB:s styrelserum
Per Schöldberg (C), ordförande
Tony Lundstedt (S)
Lars Edqvist (MP)
Catharina Winberg (M)
Malin Lauber (S), §§ 83-91
Martin Edberg (S), §§ 78-82
Camilla Albinsson (KD), §§ 79-91
Rose-Marie Holmqvist (S)
Lennart Adell Kind (FP)
Anna Gustbée (M)
Martin Edberg (S), §§ 78-82
Monica Skagne, kommunchef
Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare
Henrik Johansson, miljösamordnare, § 79
Annica Thor, måltidschef, § 81
Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef
Bo Tenland, säkerhetschef, § 80
David Braic, upphandlingschef, §§ 87-89
Annelie Castlind, utredare, § 80
Justering
Justerare
Tony Lundstedt (S)
Plats och tid
kommunkansliet
Justerade paragrafer
§§ 78-91
Anmärkning
Ärendena behandlades i följande ordning § 78, § 80, § 79, §§81-83,
§§ 87-89, §§ 84-86, §§ 90-91
1(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
Underskrifter
Sekreterare
………………………………………………………
Kristoffer Bengtsson
Ordförande
………………………………………………………
Per Schöldberg
Justerare
………………………………………………………
Tony Lundstedt
2(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
Bevis om anslag av protokoll
kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts protokoll från sammanträdet 2015-06-09 är
justerat
Anslagsdag
Anslaget tas ner
Förvaringsplats för
protokollet
kommunkansliet
Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen
Underskrift
………………………………………………………
Kristoffer Bengtsson
3(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch personalutskotts ärenden den 9 juni 2015
§ 78 Dnr 2970-80
Justering av protokoll.............................................................................................. 5
§ 79 Dnr 2970-93
Information från ledamöter och ersättare samt från
kommunledningsförvaltningen ............................................................................... 6
§ 80 Dnr 2015-00066
Information om det pågående uppdraget att införa tjänstelegitimation
för anställda inom kommunen och de kommunalt helägda bolagen ...................... 7
§ 81 Dnr 2999-25
Information om nuläget för måltidsorganisationen ................................................ 8
§ 82 Dnr 2015-00008
Redovisning av statistik över sjukfrånvaro ............................................................. 9
§ 83 Dnr 2015-00340
Medarbetarenkät 2014 med handlingsplan för 2015 för
kommunledningsförvaltningen ............................................................................. 10
§ 84 Dnr 2015-00371
Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom Växjö kommun .................. 11
§ 85 Dnr 2014-00787
Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om ungdomsavtal i
ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad
lokal arbetsförmedling .......................................................................................... 12
§ 86 Dnr 2013-00494
Redovisning av uppdrag om deltagande i "Olympisk utmaning" inom
High Performance Center ..................................................................................... 13
§ 87 Dnr 2015-00009
Redovisning av aktuella upphandlingar ................................................................ 14
§ 88 Dnr 2015-00423
Upphandling av drivmedel i bulk ......................................................................... 15
§ 89 Dnr 2015-00370
Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens insyn i kommunal
verksamhet som utförs av privata utförare............................................................ 16
§ 90 Dnr 2014-00605
Program för mål och uppföljning av privata utförare ........................................... 17
§ 91 Dnr 2970-92
Övrigt .................................................................................................................... 18
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
4(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 78
Dnr 2970-80
Justering av protokoll
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet utser Tony Lundstedt (S) till justerare.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
5(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 79
Dnr 2970-93
Information från ledamöter och ersättare samt från
kommunledningsförvaltningen
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisation och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Bakgrund
Henrik Johansson, miljösamordnare, redogör för kommunens användning av
drivmedel.
Per Schöldberg (C) informerar om att presidiet tillsammans med personaloch förhandlingschefen har representerat Växjö kommun vid ett möte i
Karlskrona tillsammans med Växjös jämförelsekommuner. Fokus för mötet
var bland annat avtalsfrågor, vikarier och delade turer.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
6(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 80
Dnr 2015-00066
Information om det pågående uppdraget att införa
tjänstelegitimation för anställda inom kommunen och
de kommunalt helägda bolagen
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade genom § 13/2015 att uppdra åt kommunchefen
att succesivt införa tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de
kommunalt ägda bolagen. Legitimation kan användas för inpassering till
olika lokaler, IT-system och som e-legitimation för både personliga och
företagsspecifika ändamål.
Annelie Castlind, ansvarig utredare, redogör för det pågående arbetet.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
7(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 81
Dnr 2999-25
Information om nuläget för måltidsorganisationen
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Bakgrund
Måltidschefen informerar om nuläget för måltidsorganisationen.
Av informationen framgår bland annat den pågående processen med
ramjusteringar samt fortsatt planeringen och organisationsförändringar inom
måltidsverksamheten.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
8(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 82
Dnr 2015-00008
Redovisning av statistik över sjukfrånvaro
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Beslutsunderlag
Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik
över sjukfrånvaro.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
9(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 83
Dnr 2015-00340
Medarbetarenkät 2014 med handlingsplan för 2015 för
kommunledningsförvaltningen
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Bakgrund
Växjö kommun genomför från och med 2013 en medarbetarenkät varje år.
Medarbetarenkäten är ett verktyg för att utveckla arbetsmiljön och
verksamheten samt en uppföljning av personalpolicyn.
Beslutsunderlag
Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 27 maj
2015. Av skrivelsen framgår att förvaltningschef tillsammans med
ledningsgrupp ansvarar för den egna förvaltningens handlingsplan.
Handlingsplanen på förvaltningsnivå är en komplettering av den
kommunövergripande handlingsplanen och den 25 mars 2015
samverkades planen i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
10(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 84
Dnr 2015-00371
Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom
Växjö kommun
Organisations- och personalutskottets beslut
1. Organisations- och personalutskottet godkänner följande
uppdragsbeskrivning för uppdraget som politisk samordnare för
grupperingar i fullmäktige med mer än 21 mandat:
”Den politiska samordnaren ska arbeta för att underlätta beslutsfattande för
förtroendevalda inom den gruppering som samordnaren företräder.
Samordnarna ska bistå de förtroendevalda med beslutsunderlag, vara del i
opinionsbildande, stödja gruppledarna med politisk samordning samt
administrativt stöd till de egna förtroendevalda. ”
2. Organisations- och personalutskottet föreslår att beskrivningen skrivs in i
förslag till ”Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda” nästa gång
dokumentet revideras.
Bakgrund
Växjö kommunfullmäktige beslutade genom § 261/2014 att tillsätta ett
uppdrag som politisk samordnare för grupperingar i fullmäktige med mer än
21 mandat. Uppdraget regleras av ”Arvodesbestämmelser m.m. för
förtroendevalda”, till vilket organisations- och personalutskottet äger rätten
att tolka och utforma tillämpningar.
Beslutsunderlag
En uppdragsbeskrivning har tagits fram utifrån beskrivningar för likartade
politiska uppdrag i Växjö kommuns jämförelsekommuner. Ärendet har
beretts politiskt där samtliga berörda partiers gruppledare har fått
möjligheten att lämna synpunkter på förslaget.
Beslutet skickas till
För åtgärd
Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen)
För kännedom
De politiska samordnarna
Kommunkansliet
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
11(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 85
Dnr 2014-00787
Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om
ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse
till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling
Organisations- och personalutskottets förslag
Kommunstyrelsen avskriver uppdraget.
Bakgrund
Kommunfullmäktige har via § 219/2013 besvarat en motion av Nils
Franssons (FP) om att genom ungdomsavtal skapa möjligheter för unga att ta
sig in på arbetsmarknaden. Fullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att
bevaka frågan i enlighet med motionärens intentioner.
När uppdraget redovisades beslutade kommunstyrelsen att uppdra åt
kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av
kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal
arbetsförmedling.
Beslutsunderlag
Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 1 juni 2015.
Där framgår att kommunstyrelsen genom § 257/2014 beslutade att hos
regeringen ansöka om att bli försöksverksamhet inom området lokal
arbetsmarknadspolitik. Bedömningen var att Växjö kommun kan bidra till att
utveckla nya och befintliga strukturer för att fler människor ska komma i
arbete samt förkorta etableringstiden för nyanlända. Den 5 mars 2015 avslog
regeringen Växjö kommuns ansökan och uppdraget är därmed inte längre
aktuellt. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att uppdraget
avskrivs.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
12(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 86
Dnr 2013-00494
Redovisning av uppdrag om deltagande i "Olympisk
utmaning" inom High Performance Center
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet godkänner uppdragsredovisningen.
Bakgrund
Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutade genom §
46/2013 § 46 att uppdra till kommunchefen att titta på möjligheterna att delta
i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center.
Beslutsunderlag
Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse där det framgår att ett
pilotprojekt genomfördes under hösten 2014. En grupp bestående av 20
anställda fick delta i fem olika utvärderingstillfällen där den anställda fick se
sin personliga hälsoutveckling. I projektet gavs även möjlighet till
gemensamma träningstillfällen. Bedömningen är att aktiviteten bidrar till att
uppfylla kommunens mål om minskad sjukfrånvaro och en mer jämlik hälsa
bland de anställda.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
13(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 87
Dnr 2015-00009
Redovisning av aktuella upphandlingar
Organisations- och personalutskottets beslut
Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet.
Beslutsunderlag
Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar
inom Växjö kommun.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
14(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 88
Dnr 2015-00423
Upphandling av drivmedel i bulk
Organisations- och personalutskottets beslut
1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad
upphandlingspresentation som avser upphandling av drivmedel i bulk.
2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att
genomföra upphandlingen.
Bakgrund
Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens
organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget.
Beslutsunderlag
Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av drivmedel i bulk och har i
samband med detta upprättat en upphandlingspresentation.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
15(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 89
Dnr 2015-00370
Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens
insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata
utförare
Organisations- och personalutskottets förslag
Kommunstyrelsen godkänner att följande klausul skrivs in i relevanta
upphandlingsförfaranden:
”Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i
3 kap 19 a § kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig.
Informationen ska göra det möjligt för allmänhetens att få insyn i hur
angelägenheten sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i
skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken
information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna
information om utlämnandet inte kan ske utan väsentligt praktisk olägenhet
för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller
om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen.
Informationen som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra
företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för
företagshemligheter.”
Bakgrund
Växjö kommun har under våren arbetat med att stärka uppföljning och insyn
i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare. Som ett led i detta
arbete föreslås att en klausul om allmänhetens insyn skrivs in i relevanta
upphandlingsförfaranden.
Beslutsunderlag
Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 2 juni 2015.
Av skrivelsen framgår att riksdagen har beslutat om förändringar i
kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata
utförare och att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet.
Kommunstyrelsen föreslås därför godkänna att en klausul om allmänhetens
insyn skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden. Slutligen presenterar
kommunledningsförvaltningen ett förslag till utformning av en sådan
klausul.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
16(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 90
Dnr 2014-00605
Program för mål och uppföljning av privata utförare
Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen
Kommunfullmäktige antar program för mandatperioden 2015-2018
avseende mål och uppföljning av verksamhet som utförs av privata
utförare.
Bakgrund
Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att
förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och att öka
allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Med en privat utförare
menas en juridisk person eller enskild individ som har hand om en
kommunal angelägenhet genom ett avtal med kommunen.
Organisations- och personalutskottet har genom § 97/2014 uppdragit åt
kommunchefen att ta fram förslag till program för mål och uppföljning av
kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare enligt ändringen i
kommunallagen.
Beslutsunderlag
Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 1 juni 2015.
Av skrivelsen framgår att kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett
förslag till program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av
verksamheter som utförs av privata utförare. Förslaget har tagits fram av en
förvaltningsövergripande arbetsgrupp med representanter från
kommunledningsförvaltningen, omsorgsförvaltningen,
utbildningsförvaltningen, tekniska förvaltningen, kultur- och
fritidsförvaltningen samt förvaltningen arbete och välfärd.
Kommunfullmäktige föreslås anta detta program.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
17(18)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunstyrelsens organisations och
personalutskott
2015-06-09
§ 91
Dnr 2970-92
Övrigt
Personal- och förhandlingschefen informerar om att vårdförbundet har krävt
förhandlingar gällande arbetstider för fackets medlemmar. Personal- och
förhandlingschefen har meddelat att Växjö kommun kommer att förespråka
att eventuell förhandling görs centralt av Sveriges Kommuner och Landsting.
Martin Edberg (S) frågar om inköpsprocessen av nya verksamhetssystem.
Kommunchefen informerar om det pågående förbättringsarbetet inom
området.
Per Schöldberg avtackar Kristoffer Bengtsson då denne nu slutar som
förvaltningssekreterare för utskottet. Vidare önskar han samtliga ledamöter,
ersättare och tjänstemän en trevlig sommar.
Tony Lundstedt (S) önskar å utskottets vägnar ordförande en trevlig sommar.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
18(18)