Malmö stad
1 (4)
Grundskoleförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-01-26
Vår referens
Bo-Göran Pettersson
Controller
[email protected]
Uppföljning av Intern kontrollplan 2014-kontrollmål avtalstrohet
GRF-2014-13598
Sammanfattning
Nämnden har beslutat om intern kontrollplan för 2014 i syfte att se till att verksamheten bedrivs
i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller
för verksamheten.
Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett
tillfredsställande sätt. Nämnden har beslutat om att de olika kontrollmålen ska följas upp och
rapporteras till nämnden. Föreliggande rapport avser kontrollmålet avtalstrohet.
Förslag till beslut
Grundskolenämnden föreslås besluta
att godkänna föreliggande uppföljning av kontrollmålet avtalstrohet
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse GrN februari 2015 Uppföljning av intern kontrollplan 2014 kontrollmål
avtalstrohet
Beslutsplanering
Grundskolenämnden 2015-02-25
Ärendet
Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar. Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger att fel
uppstår genom att vara ett verktyg för:
- verksamhetsstyrning
- tillförlitlig finansiell rapportering
- efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter
Intern kontroll ingår i nämndens samlade styr- och ledningssystem.
Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
SIGNERAD
2015-02-09
I grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 framgår vilka olika kontrollmål som ska
2 (4)
följas upp under året.
Föreliggande rapportering avser kontrollmålet avtalstrohet med en beskrivning av:
- Kontrollmoment (”Vad ville vi”),
- Granskningsmetod (”Vad gjorde vi”),
- Kontrollresultat (”Hur blev det”)
- Analys (”Varför blev det så”)
- Åtgärder (”Hur ska vi arbeta vidare”)
Ansvarig inom förvaltningen för det interna kontrollmålet avtalstrohet har genomfört kontroller
och sammanställt resultatet i bilagd redovisning.
Av redovisningen framgår att kontroll av i vilken utsträckning som förvaltningen gör inköp hos
leverantörer som Malmö stad har upphandlingsavtal med genomförts. En kvantitativ undersökning av samtliga fakturor för perioden 1 januari till 30 juni 2014 avseende fyra avtalsområden har
genomförts med beräkning av hur stor andel av inköpen som gjorts hos upphandlade respektive
icke upphandlade leverantörer. Kontrollen visar att inköp hos upphandlade leverantörer är 69 %
både vad gäller antal fakturor och inköpsvärde.
Den interna kontrollen visar att verksamheterna oftast är medvetna om att de inte följer avtalen
men att de av olika anledningar ser sig tvingade till sitt agerande. Då det i lagens saknas utrymme
för att inte göra inköp enligt upphandlingsavtal är det samlade resultatet av undersökningen inte
godkänt. Förvaltningen kommer att informera verksamheterna om resultatet samt fortsätta att
informera och utbilda via olika kanaler dels vad som gäller för Lagen om offentlig upphandling dels
om e-handel.
Ansvariga
Helena Plantin Avdelningschef
Anders Malmquist Förvaltningschef
Malmö stad
3 (4)
Grundskoleförvaltningen
Bilaga Internkontroll – rapport 2014
SIGNERAD
2015-02-09
Avdelning: Ekonomiavdelningen/Redovisningsenheten
Kontrollmål: Avtalstrohet
Kontrollansvarig: Ekonomichef
Rutin/system Kontrollmoment
”Vad ville vi”
Avtalstrohet:
Undersöka om inköp görs
enligt regelverket dvs hos
upphandlade leverantörer
eller om verksamheten handlar på ”stan”. Dvs i vilken
utsträckning som förvaltningen gör inköp hos leverantörer som Malmö stad har
upphandlingsavtal med.
Granskningsmetod Frekvens
”Vad gjorde vi”
En kvantitativ undersökning
av samtliga fakturor för perioden 1 januari till 30 juni
2014 avseende fyra avtalsområden: livsmedel, kontorsmaterial, böcker samt
lek- och hobbymaterial.
I den mån det finns upphandlingsavtal men förvaltningen väljer att göra inköpen hos ej upphandlad leverantör så bryter den mot
lagen. Lagen klargör dessutom att om det inte finns
upphandlingsavtal måste
verksamheterna göra direkt-
För varje avtalsområde
sammanställdes antalet fakturor samt inköpsbelopp per
leverantör. Därefter beräknades hur stor andel av inköpen som gjorts hos upphandlade resp. icke upphandlade leverantörer, både
vad gäller antal fakturor och
Informationen hämtades från
QlikView.
Granskningsresultat Kontrollresultat
”Hur blev det”
Totalt kontrollerades 9 814
fakturor till ett inköpsvärde
av 11 023 600 kr exkl moms.
Av dessa var 6 751 fakturor
till ett värde av 7 612 570 kr
inköp hos upphandlade leverantörer vilket är 69 % både
vad gäller antalet fakturor
och inköpsvärdet.
Bäst resultat hade avtalsområdet livsmedel med 75 % av
antalet fakturor och 79 % av
inköpsvärdet.
Sämst resultat hade avtalsområdet lek- och hobbymaterial, med 53 % av antalet fakturor resp. 54 % av
Analys
Åtgärder
”Varför blev det så”
Slutsatsen om orsakerna till
resultatet har dragits utifrån
den information som finns
att tillgå på fakturorna i ekonomisystemet.
”Hur ska vi arbeta vidare”
* Information till verksamheterna om resultatet av
genomförd kontroll.
Vanliga förklaringar när
frågan uppkommer om varför verksamheterna handlat
utanför befintliga avtal är
synpunkter på sortiment,
förpackningsstorlekar mm.
Annan vanlig förklaring är
tidsfaktorn där verksamheten
menar att den inte alltid hinner planera inköpen i så god
tid att den kan använda ehandel som har fasta leveransdagar.
Verksamheten gör även
* Behov av fortsatt information och utbildning via
olika kanaler dels vad gäller
Lagen om offentlig upphandling (LOU) dels om ehandel.
4 (4)
upphandling och vid större
belopp s.k. annonserad upphandling.
belopp.
inköpskostnaden.
Dessutom gjordes stickprov
bland fakturorna från de 5-6
största icke upphandlade
leverantörerna för att se om
motsvarande vara fanns hos
upphandlade leverantörer.
Stickprovskontrollen visade
att en stor del av inköpen
borde kunnat göras hos upphandlade leverantörer och
via e-handel.
Kontrollen visar att det rör
sig om många inköp för relativt små belopp hos icke
upphandlade leverantörer,
1 114 kr i snitt per faktura.
Lägst snittbelopp per faktura
var 788 kr för inköp av livsmedel.
kostnadsjämförelser där
tillfälliga reapriser på vissa
varor jämförs med priser
enligt befintliga avtal och
väljer det billigaste alternativet.
Verksamheterna är oftast
medvetna om att de inte helt
följer avtalen men de anser
att de av olika anledningar är
tvingad till detta.
Det verksamheterna inte
väger in är kostnaden för den
arbetstid som tas i anspråk,
ej heller den extra administration för ex kvittohantering
mm som blir följden vid
inköp på stan.
Då det i lagen saknas utrymme för att inte göra inköpen enligt upphandlingsavtal så är det samlade resultatet inte godkänt.