Grundskoleförvaltningen Tjänsteskrivelse
Malmö stad 1 (4) Grundskoleförvaltningen Datum Tjänsteskrivelse 2015-01-26 Vår referens Bo-Göran Pettersson Controller [email protected] Uppföljning av Intern kontrollplan 2014-kontrollmål avtalstrohet GRF-2014-13598 Sammanfattning Nämnden har beslutat om intern kontrollplan för 2014 i syfte att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Nämnden har beslutat om att de olika kontrollmålen ska följas upp och rapporteras till nämnden. Föreliggande rapport avser kontrollmålet avtalstrohet. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande uppföljning av kontrollmålet avtalstrohet Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse GrN februari 2015 Uppföljning av intern kontrollplan 2014 kontrollmål avtalstrohet Beslutsplanering Grundskolenämnden 2015-02-25 Ärendet Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje verksamhets behov och förutsättningar. Den interna kontrollen hanterar risker och förebygger att fel uppstår genom att vara ett verktyg för: - verksamhetsstyrning - tillförlitlig finansiell rapportering - efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Intern kontroll ingår i nämndens samlade styr- och ledningssystem. Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. SIGNERAD 2015-02-09 I grundskolenämndens interna kontrollplan för 2014 framgår vilka olika kontrollmål som ska 2 (4) följas upp under året. Föreliggande rapportering avser kontrollmålet avtalstrohet med en beskrivning av: - Kontrollmoment (”Vad ville vi”), - Granskningsmetod (”Vad gjorde vi”), - Kontrollresultat (”Hur blev det”) - Analys (”Varför blev det så”) - Åtgärder (”Hur ska vi arbeta vidare”) Ansvarig inom förvaltningen för det interna kontrollmålet avtalstrohet har genomfört kontroller och sammanställt resultatet i bilagd redovisning. Av redovisningen framgår att kontroll av i vilken utsträckning som förvaltningen gör inköp hos leverantörer som Malmö stad har upphandlingsavtal med genomförts. En kvantitativ undersökning av samtliga fakturor för perioden 1 januari till 30 juni 2014 avseende fyra avtalsområden har genomförts med beräkning av hur stor andel av inköpen som gjorts hos upphandlade respektive icke upphandlade leverantörer. Kontrollen visar att inköp hos upphandlade leverantörer är 69 % både vad gäller antal fakturor och inköpsvärde. Den interna kontrollen visar att verksamheterna oftast är medvetna om att de inte följer avtalen men att de av olika anledningar ser sig tvingade till sitt agerande. Då det i lagens saknas utrymme för att inte göra inköp enligt upphandlingsavtal är det samlade resultatet av undersökningen inte godkänt. Förvaltningen kommer att informera verksamheterna om resultatet samt fortsätta att informera och utbilda via olika kanaler dels vad som gäller för Lagen om offentlig upphandling dels om e-handel. Ansvariga Helena Plantin Avdelningschef Anders Malmquist Förvaltningschef Malmö stad 3 (4) Grundskoleförvaltningen Bilaga Internkontroll – rapport 2014 SIGNERAD 2015-02-09 Avdelning: Ekonomiavdelningen/Redovisningsenheten Kontrollmål: Avtalstrohet Kontrollansvarig: Ekonomichef Rutin/system Kontrollmoment ”Vad ville vi” Avtalstrohet: Undersöka om inköp görs enligt regelverket dvs hos upphandlade leverantörer eller om verksamheten handlar på ”stan”. Dvs i vilken utsträckning som förvaltningen gör inköp hos leverantörer som Malmö stad har upphandlingsavtal med. Granskningsmetod Frekvens ”Vad gjorde vi” En kvantitativ undersökning av samtliga fakturor för perioden 1 januari till 30 juni 2014 avseende fyra avtalsområden: livsmedel, kontorsmaterial, böcker samt lek- och hobbymaterial. I den mån det finns upphandlingsavtal men förvaltningen väljer att göra inköpen hos ej upphandlad leverantör så bryter den mot lagen. Lagen klargör dessutom att om det inte finns upphandlingsavtal måste verksamheterna göra direkt- För varje avtalsområde sammanställdes antalet fakturor samt inköpsbelopp per leverantör. Därefter beräknades hur stor andel av inköpen som gjorts hos upphandlade resp. icke upphandlade leverantörer, både vad gäller antal fakturor och Informationen hämtades från QlikView. Granskningsresultat Kontrollresultat ”Hur blev det” Totalt kontrollerades 9 814 fakturor till ett inköpsvärde av 11 023 600 kr exkl moms. Av dessa var 6 751 fakturor till ett värde av 7 612 570 kr inköp hos upphandlade leverantörer vilket är 69 % både vad gäller antalet fakturor och inköpsvärdet. Bäst resultat hade avtalsområdet livsmedel med 75 % av antalet fakturor och 79 % av inköpsvärdet. Sämst resultat hade avtalsområdet lek- och hobbymaterial, med 53 % av antalet fakturor resp. 54 % av Analys Åtgärder ”Varför blev det så” Slutsatsen om orsakerna till resultatet har dragits utifrån den information som finns att tillgå på fakturorna i ekonomisystemet. ”Hur ska vi arbeta vidare” * Information till verksamheterna om resultatet av genomförd kontroll. Vanliga förklaringar när frågan uppkommer om varför verksamheterna handlat utanför befintliga avtal är synpunkter på sortiment, förpackningsstorlekar mm. Annan vanlig förklaring är tidsfaktorn där verksamheten menar att den inte alltid hinner planera inköpen i så god tid att den kan använda ehandel som har fasta leveransdagar. Verksamheten gör även * Behov av fortsatt information och utbildning via olika kanaler dels vad gäller Lagen om offentlig upphandling (LOU) dels om ehandel. 4 (4) upphandling och vid större belopp s.k. annonserad upphandling. belopp. inköpskostnaden. Dessutom gjordes stickprov bland fakturorna från de 5-6 största icke upphandlade leverantörerna för att se om motsvarande vara fanns hos upphandlade leverantörer. Stickprovskontrollen visade att en stor del av inköpen borde kunnat göras hos upphandlade leverantörer och via e-handel. Kontrollen visar att det rör sig om många inköp för relativt små belopp hos icke upphandlade leverantörer, 1 114 kr i snitt per faktura. Lägst snittbelopp per faktura var 788 kr för inköp av livsmedel. kostnadsjämförelser där tillfälliga reapriser på vissa varor jämförs med priser enligt befintliga avtal och väljer det billigaste alternativet. Verksamheterna är oftast medvetna om att de inte helt följer avtalen men de anser att de av olika anledningar är tvingad till detta. Det verksamheterna inte väger in är kostnaden för den arbetstid som tas i anspråk, ej heller den extra administration för ex kvittohantering mm som blir följden vid inköp på stan. Då det i lagen saknas utrymme för att inte göra inköpen enligt upphandlingsavtal så är det samlade resultatet inte godkänt.
© Copyright 2024