1. No category

Malmö stad
1 (4)
Förskoleförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-08-10
Vår referens
Anna Westerling
Ekonomichef
[email protected]
Intern kontroll – försent betalda fakturor
FSKF-2015-4071
Sammanfattning
Enligt 7§ kapitel 13.1 i Malmö stads ekonomihandbok skall ”attest ske inom rimlig tid, både för
att fakturan ska betalas i tid och för att bokföringen skall vara aktuell.” Kontrollen som genomförts av grundskole- och förskoleförvaltningens gemensamma redovisningsenhet visar att 3 %
av samtliga fakturor med fakturadatum de utvalda dagarna, av olika anledningar var försenade
till betalning. Detta är en viss ökning av andelen försenade fakturor jämfört med föregående års
kontroll.
Förslag till beslut
Förskolenämnden föreslås besluta
att lägga rapporten till handlingarna
Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse nämnd 150826 Intern kontroll – Försent betalda fakturor
Beslutsplanering
Förskolenämnden 2015-08-26
Ärendet
Bakgrund
Förskoleförvaltningen har fastställt intern kontrollplan för innevarande år och ett av kontrollområdena är försent betald faktura. Detta kontrollområde ingick även i föregående års kontrollplan
och kontrollen av försent betalda fakturor 2014 visade att nästan 3 % av de fakturor som valdes
ut slumpvis för kontroll inte blev betalda i tid. Resultatet medförde att kontrollen skulle tas med
i internkontrollplanen för 2015.
Enligt 7§ kapitel 13.1 i Malmö stads ekonomihandbok skall ”attest ske inom rimlig tid, både för
att fakturan ska betalas i tid och för att bokföringen skall vara aktuell.”
SIGNERAD
Förutsättningen för att en faktura (som inte skickas elektroniskt) skall kunna betalas i tid är flera
och en bärande faktor är att den adresseras på ett korrekt sätt. Fakturor som ska betalas av förskoleförvaltningen skall vara adresserade till:
2 (4)
172 Förskoleförvaltningen
Skanningsenheten
Kstl-nummer
205 80 MALMÖ
Avdelningens/förskolans kostnadsställe ska stå på tredje raden och därmed cirkuleras fakturorna
automatiskt till rätt person, vilket kortar handläggningstiden.
Omorganisationen som genomfördes per 2013-07-01 medförde att ett stort antal leverantörer
skulle ändra fakturaadresser vilket har varit ett omfattande arbete som ännu våren 2015 inte är
helt avslutat.
Under senare år har det påbörjats ett arbete med att få Malmö stads leverantörer att övergå från
pappersfakturor till elektroniska fakturor (e-fakturor). Även för e-faktura är adressen viktig
(GLN-koden) för att fakturan skall komma till rätt mottagare utan fördröjning.
Oberoende av hur en faktura kommer till ekonomisystemet skall ett antal moment och kontroller genomföras innan fakturan går till betalning. Det är därför av största vikt att hanteringen i
alla led sker så snart det är möjligt.
Syfte
Syftet är att ta reda på om förvaltningens fakturor hanteras och attesteras så att leverantörerna
erhåller betalning enligt överenskommen tid.
Metodik
Betalning av fakturor ska normalt sett ske 30 dagar från fakturadatum. Förfallodag på resp faktura genereras automatiskt vid inskanning till Raindance. För elektroniska fakturor följer förfallodag med inläst fil till ekonomisystemet.
Redovisningsenheten genomförde kontrollen samtidigt för både grundskole- resp förskoleförvaltningen. 12 datum (förfallodatum) valdes slumpvis ut, jämnt fördelat över perioden januarimaj. I undersökningen exkluderades kreditfakturor, internfakturor samt personliga utlägg och
handkassor.
För varje dag summerades antalet fakturor och hur många av dessa fakturor som var försenade
till betalning. Samtidigt söktes efter förklaringen till förseningen och dessutom dokumenterades
hur många dagar försent till betalning fakturorna var. Att i efterhand finna orsaken till varför en
faktura inte betalats i tid är inte enkelt men slutsatser har dragits utifrån den information som
finns att tillgå i ekonomisystemet.
Resultatet av kontrollen
Kontrollen visade att 3,3 % av samtliga kontrollerade fakturor var försenade till betalning. Resultatet är en ökning med drygt en halv procentenhet jämfört med resultatet vid 2014 års kontroll.
Av de fakturor som var sena till betalning var 23 % färre än fem dagar försenade och 77 % av
fakturorna fem dagar eller mer försenade.
Antal kontrollerade fakturor
Antal för sent betalda fakturor
Varav mindre än 5 dagar för sent
Varav 5 dagar eller mer för sent
4 016
133
31
102
3 (4)
Mest frekventa orsakerna till att fakturorna inte betalats i tid:
 Fakturorna har av olika anledningar blivit liggande i inkorgar dvs har inte hanterats i tid.
 Felaktig fakturaadress på pappersfakturor vilket fördröjt fakturahanteringen.
 Felaktig GLN-kod på elektroniska fakturor vilket fördröjt fakturahanteringen.
 Fakturor har betalats försent pga att det finns en oreglerad kreditfaktura till samma leverantör. Nytt regelverk from hösten 2014 har medfört att bevakning för matchning av kreditfakturor inte längre sker på bankgirot utan måste ske manuellt i ekonomisystemet i samband
med den dagliga utbetalningskontrollen. Innan följderna av denna förändring var fullt känd
har fakturor blivit för sent betalda.
Slutsatser
Målsättningen är att samtliga fakturor skall betalas i tid men i vissa situationer är detta inte alltid
möjligt tex vid oklarheter kring pris och fullgod leverans. Men resultatet av genomförd kontroll
visar att alldeles för många fakturor av olika anledningar inte betalas i tid.
Att härleda eventuella kostnader för påminnelseavgifter och dröjsmålsränta till just de kontrollerade fakturorna är inte möjligt utan ett omfattande manuellt arbete. Men utgångspunkten är att
alla sådana kostnader är oacceptabla och tar resurser från ordinarie verksamhet. Dessutom medför påminnelsefakturor ett onödigt manuellt arbete.
Följderna av att bevakningen av kreditfakturor inte längre sker med automatik hos bankgirot är
en starkt bidragande orsak till ökningen av antalet för sent betalda fakturor jämfört med kontrollen 2014. Redovisningsenheten har tagit fram rutiner för att säkerställa att fakturor som är på väg
att förfalla men som stoppats av systemet i avvaktan på matchning mot en kreditfaktura, släpps
iväg till betalning. Problemet med att det förändrade regelverket inneburit ett tillkommande manuellt arbete och ökad risk att fakturor inte betalas i tid har påtalats till stadskontorets ekonomiavdelning. Det finns i dagsläget några förslag på förbättrad hantering av matchning av kreditfakturor som är under utredning.
För att minimera antalet fakturor som inte betalas i tid behöver olika åtgärder vidtas bl a information till verksamheterna om resultatet av genomförd intern kontroll och vikten av skyndsam
hantering av fakturor.
En av förklaringarna till att fakturor blir liggande i användares inkorgar är i samband med sjukfrånvaro och ledigheter. Det finns behov av utbildning i att cirkulera fakturor vid planerade ledigheter och när medarbetare blir sjuka. En åtgärd som redan vidtagits är att sedan hösten 2014
har de administratörer som konterar fakturorna behörighet till ”centralen” i Raindance för att
vid behov kunna ställa om inkorgar och cirkulera fakturor vidare.
Arbetet med se till att fakturorna är rätt adresserade pågår hela tiden. Dels genom att få medarbetare som sköter inköpen att lämna korrekta fakturauppgifter men även genom att ta kontakt
med leverantörerna i efterhand så att nästa faktura blir korrekt adresserad.
Övergången till e-faktura har medfört en del problem med felaktiga GLN-koder. I dessa fall tar
redovisningsenheten kontakt med leverantören för att uppmärksamma så att nästa faktura blir
korrekt registrerad. Målsättningen är att inom snar framtid skall alla leverantörer till Malmö stad
skicka elektroniska fakturor vilket på sikt leder till snabbare och säkrare fakturahantering.
4 (4)
Annan åtgärd förvaltningen kan vidta för att minska antalet för sent betalda fakturor är att öka
inköpen via e-handeln. Vid inköp via e-handel automatkonteras fakturorna med minskad handläggningstid som följd. En ökning av inköpen via e-handeln innebär dessutom en större avtalstrohet.
Sammanfattningsvis så kommer redovisningsenheten fortsätta informera om hur viktigt det är
betalningarna kommer leverantörerna tillhanda i tid samt utbilda i hantering av fakturor på ett
effektivt sätt. Redovisningsenheten kommer även att fortsätta informera om vikten av korrekta
fakturaadresser och arbeta för en fortsatt ökning av inköp via e-handeln. Enheten har för avsikt
att genomföra kontroll av för sent betalda fakturor även 2016.
Ansvariga
Andreas Norbrant Förvaltningschef