1. No category

 Östasiatiska föreningen vid Linköpings Universitet
2015-09-22
Verksamhetsberättelse 2014/15 Östasiatiska föreningen vid Linköpings universitet 林雪平大學東亞協會 Övergripande Styrelsen bestod verksamhetsåret 2014/2015 av: Ellinor Pettersson
Freja Fagerblom
Rikard Wedin
Tina Danielsson
Mattias Strömblad Lindh
Heric Watz
Kim Nguyen Hoang
Joakim Sörensen
Daniel Cranston
Joakim Östman
Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Eventansvarig Informationsansvarig (sedan höststämma 2014) Studienämndsordförande Konversationspassansvarig Näringslivsansvarig (sedan höststämman 2014) Ledamot (sedan höststämman 2014) Övriga förtroendeposter: Emil Vejlens
Olle Skogmyr
Anton Brännmark
Revisor (fram till höststämman 2014) Revisor (sedan höststämman 2014) Suppleant (sedan höststämman 2014) Sammanfattning Den offentliga verksamheten har fokuserat på mottagningen av studenter på basåret Asienkunskap, regelbundna konversationspass samt vår­ och höstsittningarna. Andra evenemang för att öka kulturutbytet mellan våra medlemmar har till exempel varit våra matlagningsevent och särskilda aktiviteter under konversationspass. Styrelsen 14/15 har dessutom haft för avsikt att utöka antalet event under året, vilket bland annat resulterade i en välkomstpub strax efter julen. Föreningen har även haft i uppdrag att representera basårselevernas önskemål i studienämnden. Vid vårstämman 2015 är antalet betalande medlemmar 183 stycken, en betydlig ökning sen förra året, där en bidragande faktor kan ha varit vår fortsatta fokus på att även välkomna in koreaner till föreningen. Eftersom vi äskade pengar från LinTek har vi kunnat utöka antalet arrangemang, samt göra vissa saker gratis. Den ekonomiska sammanfattningen återfinnes i den ekonomiska berättelsen, och nämns därmed inte något djupare i detta dokument. De nya arrangemangen fick beröm av deltagarna. Det har gjorts tydligare att de som planerar mottagningen Småtting­p är ett fadderi, som nu kallas TEKKEN. Arrangemang Under året har en hel del arrangemang hållits, noterbart mottagning av studenter vid Asienkunskap, våra sittningar, arrangemang som syftat att värva internationella studenter till föreningen och öka kulturutbytet mellan svenska studenter och utbytesstudenter. Sittningar Som vanligt hölls en Höstsittning och en Vårsittning. Till skillnad från tidigare år valde vi att göra Höstsittningen till en ful­ och temasittning på Skytte­C. Anledningarna var främst att vi hört att främst utbytesstudenter tidigare tyckt att Höstsittningen och Vårsittningen varit lite samma sak, och därför tvekat inför att gå på båda då de redan upplevt ”en svensk sittning”. Dessutom var Gasquen, där sittningarna brukar hållas, väldigt uppbokad, så ett lokalbyte till Skytte­C var ett bra alternativ. Temat för sittningen var sport, och styrelsen klädde ut sig enhetligt till cheerleaders. Sittningen påbörjades med fulvinsrunda ut till Skytte­C och till mat serverades grillat kött, rotfrukter och potatis till huvudrätt och glass med digestivekex till efterrätt, och efteråt hade vi ett eftersläpp på Skytte­C. Det såldes nästan 80 sittningsbiljetter och överlag var den uppskattad. Eftersom det var självservering krävdes inte så många jobbare förutom styrelsen. Vi hade två som hjälpte till med förberedelser innan och sen fick de gå på sittningen gratis som tack. Till Vårsittningen investerade vi i nya svarta dukar i bomull för att slippa köpa in så mycket pappersduk. Dessutom höjer det kvalitén på dekorationen och sittningen känns finare. Temat för sittningen, Business class, var hemligt så när som på lite hintar från affischerna, fram tills sittningskvällen med passande dekorationer och underhållning. För första gången blev sittningen sponsrad, av Linköping City Airport vilket ledde till billigare biljetter och mer temaenliga dekorationer. Kvällen inleddes med fördrink i amfiteatern under strålande kvällssol där gästerna bland annat kunde lära känna varandra genom mingellek och ta selfies med flygvärdinneskyltdockan. Till förrätt serverades en sjögrässallad, till varmrätt lax med krispig ovansida med honungs och senapssmak, och till efterrätt en saftig lavakaka. Till underhållning bjöds på gyckel från Holgerspexet, Röda arméns gosskör och de sammanslagna talangerna från både gamla och nya styret. Det såldes 68 biljetter till sittningen, och de jobbande var sex medlemmar samt både nya och gamla styrelsen. Tackfest för det jobbande innebar grillad mat, dryck och lekar vid Ryds motionscentrum innan SOF. Och marshmellows! Småtting­p Mottagningen av nya studenter på Asiatiskt basår, även kallad Småtting­p, hölls i slutet av sommaren. Det blev ett lyckat genomförande med 33 deltagande småttingen. Schemat var i stort sett samma som året innan: Måndag 25/8: ​
Introduktion efter uppropet, varm lunch, Lekrunda/Pannbandspyssel Tisdag 26/8: ​
Campusvandring, grillkväll (Styrelsen jobbade med Münchenhoben för förköp) Onsdag 27/8: ​
Münchenhoben Torsdag 28/8: ​
Uthämtning av LiU­kort, plugg/spel­kväll Fredag 29/8: ​
Pubvandring, Fulsittning ­ Gasquen (Eftersläpp HG) Lördag 30/8: ​
LinTek & Forte! Utedisco! Söndag 31/8: ​
Filmkväll Måndag 1/9: ​
Pluggkväll Tisdag 2/9: ​
Avslutande grillkväll (även alumner bjöds in) Onsdag 3/9: ​
Kalasmottagningen Torsdag 4/9: ​
Conversation Corner Premiere Fredag 5/9: ​
Finsitting – Platå Årets styrelse vill även att sittande fadderiet ska arbeta mer med nästa års Småtting­p än tidigare, eftersom det nya fadderiet väljs in så pass sent på våren. Arbetet för kommande Småtting­P påbörjades i januari och nya fadderiet fick ta över efter skiftet i april. Styrelsen har även försökt förbättra kommunikationen med LinTek och andra fadderier. Welcome fair för nya internationella studenter I augusti och januari representerade vi föreningen under Welcome fair. Det var två tillfällen i augusti och ett i januari, och särskilt i augusti fick vi många nya medlemmar till föreningen. Vi bjöd på godis och deltog i mässans quiz med en fråga om vår förening. Kalasmottagningen Under årets Kalasmottagning hade vi ett bord där några satt med föreningens banderoll och bjudgodis för att locka till oss folk och ibland gick runt och småpratade med folk i syfte att informera om föreningens aktiviteter. Vi hade upptryckta informationslappar som vi delade ut. Intresset var stort och vi fick en del nya medlemmar, både svenskar och utbytesstudenter. Främst marknadsfördes konversationspassen men även våra sittningar och matlagningsevent. Godis var inte helt oväntat en effektiv metod att locka till sig folk. Närvaro på Kalasmottagningen bör helt klart fortsättas med då det är ett bra sätt att synas och ökar igenkänningsfaktorn bland såväl studenter som utbytesstudenter. Rockinvigning Till rockinvigningen planerade styrelsen lekstationer med fulvinslekar och läsk som alkoholfritt alternativ. Ungefär en vecka innan arrangerades också målning av basårarnas rockar. Invigningen utfördes i Ryds motionscentrum, med assistans från tidigare basårare. En bil fanns även till hands för eventuella nödsituationer. Efteråt gick många till Schlaget, dit vi erbjudit förköp. Rockinvigningen anses vara lyckad då den var uppskattad av de deltagande studenterna. Julbord Det hölls i samband med Lucia ett julbord i form av ett knytkalas i U1. Julbordet bestod av trevligt mingel och god mat tillagat av vår medlemsbas, dock väldigt många köpepepparkakor. Vi kunde ha varit tydligare med en lista så att inte för många tog med samma saker. Föreningen bidrog med engångsartiklar, glögg och julmust och styrelsen stod för julskinka och potatis. Till underhållning framförde styrelsen ett luciatåg traditionsenligt med ordförande som Lucia. Trots bristande uppstyrning i information om matlista bidrogs det med gott om mat av olika sorter, även asiatiska rätter. Välkomstpub I slutet på januari genomfördes en välkomstpub för nya och gamla studenter som hölls i Gasquen, Kårallen. Till puben kom ca 100 studenter och eventet var lyckat och uppskattat av dem som kom. Föreningen fick bidrag från LinTek för mat och hyra för de 80 första som kom, och vi kunde därmed servera mat gratis till ett stort antal. Som mat serverades spagetti med köttfärssås och vi hade även tagit in ett stort antal asiatiska och svenska ölsorter i baren. Under puben såldes det även medlemströjor och medlemskap. Matlagningsevent Vi hade som mål att hålla fyra matlagningsevent under året med mat från Sverige, Korea, Kina och Japan. De tre första har genomfördes, med det kinesiska i samband med det kinesiska nyåret, men med bristande tid på slutet av våren var vi tvungna att hoppa över den japanska. Evenemangen var gratis för alla deltagare eftersom vi äskat pengar från LinTek för detta, men en depositionsavgift på 20 kr togs för att folk inte skulle anmäla sig till det begränsade antalet platser och sen inte dyka upp. Till de två första tillfällena fick vi låna Studieförbundet Vuxanskolans lokaler, men det kinesiska eventet hölls i en korridor i Ryd för att vara närmare till evenemanget Chinese New Year, som var ett samarbete mellan föreningen och en medlem. Konversationspass Vi har försökt utveckla konversationspassen, CC, att fokusera mer på språkutbytet och inte bara få internationella studenter och svenska studenter att lära känna varandra. Efter jul började vi därför testa den nya idén Language Buddy, som också är tänkt att göra att deltagarna får ut mer av CC­passen. Annars har vi fortsatt med teman på passen, samt försöka göra vissa specialpass med finfika eller pyssel i samband med dagar som julavslutning, fettisdagen och kanelbullens dag. Till skillnad från förra året är allt fika på CC gratis. Finfika kan därmed inte användas som PR på samma sätt som förra året men närvaron är överlag hög och fika är mycket uppskattat av de deltagande medlemmarna. Fikat finansieras med hjälp av bidrag från LinTek. Första CC­passet för hösten innehöll en del lekar utomhus, följt av fika och mingel inomhus. Första passet efter jul delade vi upp i mindre grupper och körde andra typer av lekar. Tanken var att folk kanske är blyga om man leker i för stor grupp, och svårare att inleda samtal med nytt folk. Första CC efter julen bjöds det dessutom på finfika, vilket vi inte hade gjort till höstpremiären då styrelsen inte haft tid att fixa på grund av Småtting­P:s aktiviteter. Extra aktiviteter och pyssel som arrangerats är till exempel origami och julpyssel på julavslutningen och alla hjärtans dag­kort innan alla hjärtans dag. Under våren hölls även en kalligrafikväll med instruktör som blev lyckad. PR Som beskrivits under Arrangemang deltog vi på Welcome fair och Kalasmottagningen för att locka nya studenter, både svenskar och internationella, och vi har försökt göra premiär av CC på hösten och våren till roliga event som ska locka folk att bli medlemmar. Även välkomstpuben var öppen så att nya studenter skulle bli lockade att gå på fler arrangemang. Där tog vi även in beställningar på medlemströjor som, tyvärr efter en del fördröjning, delades ut senare på våren. Stämmor Höststämman var det i föreningens historia längsta hittills, på nästan sju och en halv timme, och det skedde en hel del stadgeändringar. De propositioner som bifölls handlade om: ● Städning av stadgar, ● Beslutsmässigt antal medlemmar på stämma, ● Förtydliga att stämmor ska hållas under terminstider, ● Presidium, ● Per capsulambeslut, ● Termen ”småttingen” Samt de två största förändringarna angående styrelseposter och fadderiet. Det lades till i stadgarna att även en vice ordförande, studienämndsordförande och general ska väljas på vårstämman. Totalt ska det finnas 11 ledamöter i styrelsen och förutom de i stadgarna specificerade posterna så konstituerar styrelsen sig själv. Istället för att det är styrelsens uppdrag att anordna Småtting­p infördes på höststämman att styrelsen, i synnerhet generalen som är en del av styrelsen, har som uppdrag att utse ett fadderi som inte nödvändigtvis behöver bestå av styrelsemedlemmar, men skulle kunna göra det. Det är dessutom avgående fadderiets uppdrag att börja planeringen av nästa års Småtting­p. De poster och roller som fadderiet bör bestå av finns nu beskrivna i reglementet. Det infördes att ett nytt styrdokument, ett så kallat reglemente, som lades till för att förtydliga innebörden av styrelsens och fadderiets poster. Det hölls en extrastämma i november för att de nya propositionerna som måste bifallas två gånger skulle börja gälla innan vårstämman. De gällde särskilt de nya bestämmelserna angående fadderiet och väljandet av styrelsemedlemmar. Alla de ovan nämnda propositionerna bifölls på extrastämman. Vårstämman hölls den 10:e mars och 22 röstberättigade medlemmar deltog i mötet som varade ca 6,5 timmar. Fuktionärer valdes in med stor framgång. Samtliga poster till styrelsen blev tillsatta, samt en revisor och en suppleant, dock ingen till valberedningen. Följade propositioner förelogs av styrelsen och antogs av stämman: ● Revisorns verksamhetsår: revisorns verksamhetsår följer nu styrelsens verksamhetsår ●
●
●
Styrelsens ansvar mot revisorn: styrelsen ska lämna in underlag till revisorn senast 20 dagar innan stämma då fråga om verksamheten ska redovisas Tidsangivelser: förtydliganden av tidsangivelser i styrdokumenten Felaktiga numreringar: tryckfelsnisse hade använt fel numreringar i styrdokumenten Sponsorer Sponsorer är något vi hoppas att vår förening kan bli bättre på att söka. Arbetet med detta har förbättrats enormt sedan en sponsoransvarig tillsattes på höststämman, men på grund av förvirring kring Studieförbundet vuxenskolans regler har fokus hamnat på att lösa de missförstånden. Till Vårsittningen lyckades vi bli sponsrade av Linköping City Airport med 3000 kronor. Studieförbundet vuxenskolan Kontakten med Studieförbundet vuxenskolan (SV) fortsatte under året. Kommunikationen har dock varit förvirrande och styrelsen har haft svårt att förstå reglerna för vad som krävs för att vi ska få sponsring från våra närvarolistor på konversationspassen. Med en sponsoransvarig som kan fokusera på att reda ut allt hoppas vi att vi kan få ersättning för vår förrådshyra för i år och hjälpa kommande styrelser att snabbare förstå deras system. IT På IT­sidan har det inte hänt så mycket utåt sett men mycket arbete har lagts på att förändra den administrativa strukturen för styrelsen. Under hösten skapades officiella gmail­konton till alla styrelsemedlemmar. Den gamla e­postlösningen ligger fortfarande som backend men gmail används som frontend. En anledning till flytten var att samla all mailkonversation inom föreningen istället för att ha den utspridd på privata konton. En annan anledning är att när ny person ska ta över en post så kommer den genom föreningskontot omedelbart åt alla gemensamma applikationer, som till exempel dokument på Google Drive, utan att någon handpåläggning krävs. På hösten anordnades ett utbildningstillfälle för styrelsen att komma igång föreningens elektroniska verktyg som t ex gmail­konton. Ytterligare ett tillfälle hölls på i slutet av maj för den nya styrelsen där nästan alla deltog. Facebook och bilder Styrelsen har fortsatt att försöka öka sin exponering via Facebook, då det är det klart mest effektiva sättet att värva och engagera medlemmar. Vid alla större evenemang skapades event på Facebook och styrelsen har haft för avsikt att lägga upp bilder från event även om det inte blivit så mycket av det. Studiebevakning Likt tidigare år fortsatte föreningen att utföra utbildningsbevakning av det asiatiska basåret på uppdrag av LinTek och vi uppfyllde uppdraget i sin helhet. Studiebevakningen gick till som så att två representanter från vardera klass utsågs för att ansvara för att klassen hade en gemensam diskussion och utvärdering av kursen utifrån en mall försedd av LinTek. Därefter bokades det in ett möte med representanter, studienämndsordförande och kursens examinator för att tillsammans diskutera styrkor och svagheter för respektive kurs. Som tack för arbetet så bjöd föreningen på gratis sittning till kursbevakare både under vår­ och höstterminen. Ungefär halva året in byttes dock en klassrepresentant i ena klassen. Studiebevakningen ger en stor inkomst till föreningen och bidrar rejält till föreningens möjlighet att påverka kvalitén på utbildningen på basåren. Dessutom har vi märkt att det skapar engagemang hos basårarna att få vara delaktiga i en del av föreningen redan från början. I år nominerade vi som förening även Mats Andersson till lärarpriset Gyllene moroten efter önskemål från studenter på Asienkunskap. Fadderiet Efter långa och många diskussioner beslutade styrelsen i samarbete med nya fadderiet för namnet TEKKEN. Beslutet ska tas upp för omröstning bland medlemmarna. Även en logga röstades igenom som blev tryckt på ryggen på de nya, svarta fadderistrockarna. Styrelsen Styrelsen bestod till en början av sju medlemmar, och tre fyllnadsvaldes under Höststämman. Efter Vårstämman försökte vi involvera den nya styrelsen så mycket som möjligt i de kvarvarande aktiviteterna samt bjöd in dem till alla styrelsemöten för att de skulle få en inblick i arbetet. Efter förfrågningar från styrelsen bjöds föreningens nyvalda styrelse för första gången in till LinTeks styrelseutbildning, där ca hälften av den nya styrelsen deltog. Förbättrad lagerhållning I början av verksamhetsåret strukturerades förrådet och inventarielistan upp så att man kan se vart i förrådet man kan hitta specifika saker. Vi lade även till utgångsdatum på de varor som hade sådana till inventarielistan. Vi försökte att uppdatera listan ofta och efter större evenemang så att de som planerar event med större säkerhet kan se vad som finns i förrådet och vad som behöver köpas in nytt.