1. No category

1(25)
PLATINA
Grunderna i Platina
2(25)
PLATINA
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
STARTA PLATINA------------------------------------------------------------------------------- 4
Genväg ----------------------------------------------------------------------------------------- 4
Behörighet Platina --------------------------------------------------------------------------- 4
IDAG-AREAN-------------------------------------------------------------------------------------- 4
Moduler ---------------------------------------------------------------------------------------- 5
Sortering av modulernas innehåll ---------------------------------------------------------- 6
HANTERA DOKUMENT ----------------------------------------------------------------------- 6
Checka in dokumentet ----------------------------------------------------------------------- 7
Behåll utcheckat ------------------------------------------------------------------------------ 7
Hur ser jag vilka dokument jag har utcheckade? ---------------------------------------- 7
Ångra utcheckning --------------------------------------------------------------------------- 8
PERSONLIGT EGENSKAPSKORT --------------------------------------------------------- 8
ATT SÖKA ------------------------------------------------------------------------------------------ 9
Söka dokument ------------------------------------------------------------------------------- 9
SÖK HANDLING I DIARIET ---------------------------------------------------------------- 10
Sök diariefört ärende ---------------------------------------------------------------------- 10
PLACERA DOKUMENT ---------------------------------------------------------------------- 11
Diariefört ärende --------------------------------------------------------------------------- 11
Privata dokument --------------------------------------------------------------------------- 11
Offentliga dokument ----------------------------------------------------------------------- 11
SKAPA NYA DOKUMENT ------------------------------------------------------------------- 11
Fliken Medlemmar ------------------------------------------------------------------------- 12
Checka ut och börja jobba i Word/ PowerPoint/ Excel ------------------------------- 13
Ladda upp befintliga dokument ---------------------------------------------------------- 13
DIARIEFÖRDA ÄRENDEN ------------------------------------------------------------------ 13
MEDLEMMAR ---------------------------------------------------------------------------------- 14
Välj Medlemmar --------------------------------------------------------------------------- 14
Medlemmar i Grupper --------------------------------------------------------------------- 15
LÄGG TILL I FAVORITER ----------------------------------------------------------------- 15
KOMMUNICERA DOKUMENT MED ANNAN PLATINA-ANVÄNDARE ----- 16
Kalenderpost för påminnelser ------------------------------------------------------------ 17
Skicka dokument till icke-Platina-användare ------------------------------------------ 19
Skicka dokument till externt utanför kommunen -------------------------------------- 19
PUBLICERA DOKUMENT I PLATINA -------------------------------------------------- 19
E-POST VIA SYSTEMET (FRÅN ETT ÄRENDE) ------------------------------------- 20
Diarieföra e-postutskick ------------------------------------------------------------------- 22
Skicka ett dokument till diariet----------------------------------------------------------- 23
Vidarebefordra e-post för diarieföring -------------------------------------------------- 24
Ärende från diariet ------------------------------------------------------------------------- 24
3(25)
PLATINA
E-POSTADRESSER TILL PLATINA ------------------------------------------------------ 25
KONTAKT ---------------------------------------------------------------------------------------- 25
4(25)
PLATINA
Starta Platina
Platina hittar du via Windows-flaggan
längst ner till vänster. Här kan du antingen söka på
Platina och välja Platina Web Produktion eller så kan du klicka på Alla program – Platina – Platina
Web Produktion.
Genväg
För att lägga till en genväg på skrivbordet börjar du med att starta Platina. Väl där öppnar du Arkiv i
menyn sedan Skicka – Genväg till skrivbordet. Nu har du skapat en genväg på skrivbordet.
Behörighet Platina
Om du inte kommer åt Platina kan det bero på att du saknar behörighet. Behöriget
anmäler man via intranätet. Klicka på Stöd & service och IT. Sedan klickar du dig
vidare via Behörighetsrutiner och väljer Databehörighet.
Idag-arean
När du loggar in i Platina möts du av Idag-arean där du hittar de dokument och ärenden som just nu
är aktuella för dig.
Observera att om det är första gången du loggar in i Platina så är Idag-arean tom. Läs nedan i
avsnittet Moduler om hur du lägger till dessa i Idag-arean.
5(25)
PLATINA
Du kan uppdatera Idag-arean genom att klicka på tangenten F5.
Väl inne i Platina finns det två sätt att komma tillbaka till Idag-arean.
Huset tar dig tillbaka både
till Idag-arean och till dina
egna dokument.
Här kommer du till Idag-arean, men
mappträdet i den vänstra delen av
Platina byter inte innehåll.
Dokument. Dubbelklicka på symbolen så kan du välja att visa eller
checka ut (arbeta med) dokumentet.
Ärende. Dubbelklicka på symbolen så får du läsa ärendekortet med
information om ärendet.
Genväg till objektets mapp. Dubbelklicka på pilen för att gå till den
mapp där dokumentet eller ärendet ligger.
Dokumentet är utcheckat för redigering i Word eller annat program.
En av dokumentets medlemmar har lagt en uppgift till en annan
medlem.
Objektet är publicerat.
Avfärda - ta bort en påminnelse eller dokument från din Idag-area.
Det finns anteckningar knutet till dokumentet. Högerklicka och välj
Anteckningar för att läsa.
Moduler
För att få fram information om uppgifter, ärenden mm på Idag-arean måste du ha moduler
upplagda. Uppe till höger finner du rubriken symbolen Mina inställningar (
) med listan över de
moduler som finns. När du valt en modul, lägger den sig i informationsfönstret och listar de poster
du har behörighet till.
6(25)
PLATINA
De moduler du ska ha i din Idag-area är följande:
Uppgifter
Ärenden
Dokument
Påminnelse
Publicerad information
Om du har funktionen registrator eller nämndsekreterare ska du även ha modulen Möten.
Sortering av modulernas innehåll
Du kan sortera det som visas i dina moduler. Klicka på kolumnrubrikerna precis som i Windows så
sorteras innehållet om. Välj om du vill visa innehållet i dina moduler, efter modifierat datum, vem
som modifierat eller dokumentets titel osv.
Hantera dokument
När du vill arbeta med ett befintligt dokument dubbelklickar du på dokumentraden.
Följande ruta visas:
Om du väljer Visa öppnas dokumentet i det program det skapades i (dvs. Word-dokument öppnas i
Word) men du får inte möjlighet att spara ändringar. Word känner av att du valt att endast titta på
dokumentet och visar detta i ett ”åtgärdsfönster” i högerkanten av Wordfönstret.
7(25)
PLATINA
Om du väljer Checka ut öppnas också dokumentet i motsvarande program, men du har nu möjlighet
att göra ändringar och spara dessa. Om knappen Checka ut inte är aktiv betyder det att du inte har
rättighet att ändra i dokumentet.
Om du har checkat ut ett dokument, gjort dina ändringar, sparat och sedan stänger programmet (till
exempel Word) får du följande alternativ att välja mellan:
Checka in dokumentet
Att checka in ett dokument innebär att dina sparade ändringar överförs till Platina och blir synliga
för alla som kan läsa dokumentet. Dokumentet kan nu checkas ut av någon annan.
Behåll utcheckat
Att behålla ett dokument utcheckat innebär att du behåller det du har skrivit i utcheckat läge. Det du
har skrivit har inte förts tillbaka in i Platina och kan alltså inte ses av andra. Ingen annan kan heller
checka ut dokumentet eller ändra i det.
Om du väljer det senare alternativet måste du komma ihåg att checka in dokumentet vid ett senare
tillfälle.
Hur ser jag vilka dokument jag har utcheckade?
Om du har några utcheckade dokument, ser du det längst upp till höger på Idag-arean.
Du kan även se dina utcheckade dokument i Platina-klienten under Start (Windowsflaggan) –
Program – Platina Client GUI.
Då ser du dina utcheckade dokument, kan högerklicka på dessa och välja Checka in. Eller markera
dem och klicka på knappen Checka in.
8(25)
PLATINA
Ångra utcheckning
Den som använder funktionen ”ångra utcheckning” knappen som finns nere till höger i klienten,
upptäcker snabbt en varningstext. Vill du ångra utcheckningen på detta dokument? ”All information
som editerats i det utcheckade dokumentet kommer att förloras”.
I de fall du inte äger ett dokument men behöver åtkomst till/checka in dokumentet så kan
systemansvarig hjälpa dig checka in dokumentet. Observera att all information som editerats i det
utcheckade dokumentet kommer att förloras.
Personligt egenskapskort
Alla användare i Platina ska fylla i sitt eget egenskapskort så att det finns relevant information om
dem. Högerklicka på ditt eget namn, och välj Egenskaper.
Följande dialogruta visas. Fyll i önskad information.
9(25)
PLATINA
De tre knapparna i det högra nedre hörnet, motsvarar den funktion som känns igen från Microsofts
applikationer. Dvs: OK = spara och stäng, Avbryt = ångra allt och
Verkställ = spara men stäng inte rutan.
Kom ihåg att klicka på knappen OK (spara och stäng) när du är klar.
Den information du skrivit in kan andra användare läsa men inte ändra. Informationen kommer att
placeras i de dokument du skriver, så tänk på att skriva fullständigt och inte bara för internt bruk
inom kommunen.
Att söka
En av grundtankarna med Platina är att det vi arbetar med ska vara återsökningsbart.
Vid alla sökningar finns en stor mängd information du kan skriva in. Du behöver inte skriva i alla
fält, skriv bara in sådant du är säker på och lämna övriga fält tomma.
När det gäller rubrik, beskrivning osv behöver du bara skriva en del av hela texten.
Söka dokument
Dokumenten placeras på olika ställen (se kapitlet Placera dokument) och för att hitta ett dokument
som du inte vet exakt var det ligger använder du funktionen Sök – Dokument.
Sökformuläret enligt nedan visas.
Exempel på bra egenskaper man kan söka på:
 Dokumenttyp och Mall
 Dokumentrubrik
10(25)
PLATINA



Fältet fritext ger dig en ”Googlesökning”, dvs du söker efter ett speciellt ord i all text som
förekommer kring och i ett dokument = många träffar.
Skapare (finns under fliken Avancerat)
Skapelsedatum (finns under fliken Avancerat)
Sök handling i diariet
Du kan söka efter alla diarieförda handlingar men även handlingar som registrerats men inte är
kopplade till ett ärende. Sökningen baseras alltså på diariet.
Välj i menyn Sök – Handling så visas sökformuläret.
Ett bra sätt att söka en handling på är att först välja rätt diarium, och sedan gå vidare med övriga
egenskaper.
Sök diariefört ärende
Du kan också söka diarieförda ärenden i Platina. Välj i menyn Sök – Diariefört ärende så visas
sökformuläret. Fyll i formuläret på liknande sätt som för dokument.
11(25)
PLATINA
Exempel:
Om du vill söka på ett diariefört ärende Kommunstyrelsen 1/13 så kan du
vid diarienummer fylla i KS 1/13
välja diarium Kommunstyrelsen och fylla i Nr 1
Placera dokument
I Platina placeras endast arbetsrelaterade dokument. När du skapar dokument i Platina är det mycket
viktigt var du sparar dokumentet.
Diariefört ärende
Om du vet att dokumentet ska diarieföras ber du din registrator att skapa upp ett diariefört ärende
och sätta dig som handläggare för detta. I mappen Arbetsdokument skapar du alla dokument som
har med ärendet att göra, både de som kommer att diarieföras, och de som kanske aldrig blir
diarieförda.
Privata dokument
Privata dokument används för att spara de dokument som endast du själv ska ha åtkomst till. De är
inte sökbara för övriga Platina-användare.
Offentliga dokument
De dokument som ligger i offentliga dokument är sökbara för alla Platinaanvändare. Observera att
du inte ska skriva din tjänsteskrivelse här utan det gör du i arbetsmappen under ditt diarieförda
ärende.
Skapa nya dokument
När du ska skapa ett nytt dokument i Platina måste du först bestämma var dokumentet ska placeras.
Se kapitlet Placera dokument för att se vilka alternativ som finns.
Du ställer dig sedan i den mapp du önskar lägga dokumentet och klickar på knappen Nytt
dokument.
Du får nu upp ett dokumentkort där du fyller i viktig information om ditt dokument.
Välj först Dokumenttyp, beroende på vad du väljer här får du ett antal olika mallar att välja mellan.
12(25)
PLATINA
Ge dokumentet en Rubrik som gör dokumentet återsökningsbart, dvs. se till att rubriken beskriver
dokumentet. Du behöver bara fylla i de obligatoriska fälten som är markerade med röd ram.
Beroende på vilken mall du väljer kan det också tillkomma extradata som du ska fylla i.
Skulle du trots allt glömma döpa ditt dokument, eller att fylla i någon annan tvingande ruta på
dokumentkortet så får du ett mycket tydligt felmeddelande.
Klicka på OK och fyll i det du glömt.
Fliken Medlemmar
Dokumentet får samma medlemmar som den mapp där du placerar dokumentet. Om du i
undantagsfall vill att dokumentet ska ha andra medlemmar än de andra dokumenten i mappen, kan
du ändra det på fliken Medlemmar. Se avsnittet Medlemmar för hur man sätter medlemmar för ett
dokument.
13(25)
PLATINA
Checka ut och börja jobba i Word/ PowerPoint/ Excel
När du är klar med ditt dokumentkort så kan du arbeta med ditt dokument direkt när du klickar på
OK.
Ladda upp befintliga dokument
När du ska ladda upp ett befintligt dokument till Platina måste du först bestämma var i Platina
dokumentet ska placeras. Se avsnittet Placera dokument för att se vilka alternativ som finns.
Du ställer dig sedan i den mapp där du önskar lägga dokumentet och klickar på knappen Ladda upp.
Ett fönster öppnas där du får leta bland dina befintliga dokument och markera vilket du vill ladda
upp till Platina. När du valt dokument visas ett dokumentkort där du fyller i viktig information om
ditt dokument på samma sätt som för ett nytt dokument, se föregående kapitel. När du väljer att
ladda upp ett dokument som inte skapats i Platina måste du välja dokumenttyp och välja en specifik
mall (detta för att kunna få upp ditt dokument när du söker efter dokument som skapats med en viss
mall).
När du trycker på Spara och Stäng laddas dokumentet upp till Platina. Om det är en stor fil kan det
ta lite tid. Kontrollera gärna att dokumentet har placerats rätt genom att öppna det.
Diarieförda ärenden
Be din registrator lägga upp ett diariefört ärende där du står som handläggare. Du kommer få en
indikation via mejl på att du registrerats som handläggare. Ärendet syns under Uppgifter på Idagarean. Du ska godkänna genom att klicka på OK och ärendet kommer då automatiskt flytta till
14(25)
PLATINA
modulen Ärenden på Idag-arean.
Markera ärendet och klicka på rull-listan längst upp till vänster
fönster”.
. Välj alternativet ”Öppna i nytt
Medlemmar
Du kan bestämma vilka användare som har läs- respektive skrivrättigheter till olika
objekt. Detta kallas för att bestämma objektets Medlemmar.
Medlemmar kan sättas både för ett ärende, en mapp eller ett dokument. När du skapar ett
underliggande objekt, till exempel en mapp i ett ärende eller ett dokument i en mapp, ärver detta
objekt sina medlemmar från det överordnade.
Om du i efterhand ändrar medlemmar för ett överordnat objekt och vill att denna ändring ska slå
igenom på underliggande objekt, kryssa då i alternativet:
Välj Medlemmar
För att sätta medlemmar för ett ärende, mapp eller dokument utgår du från egenskapskortet. Detta
syns när du skapar objektet och det är bäst att sätta Medlemmar samtidigt som man skapar objektet.
För ett befintligt objekt får du fram kortet genom att högerklicka och välja Egenskaper.
Gå in på fliken Medlemmar. Här ser du en lista på användare och grupper, samt vilka rättigheter de
har till objektet.
15(25)
PLATINA
Det finns tre rättighetskolumner för varje person/grupp:
L – läsrättighet
S – skrivrättighet
FK – full kontroll
Du ändrar mellan rött kryss och grön bock genom att klicka på symbolen.
Observera att du kan lägga rättigheter både på enskilda personer och på grupper. Använd grupper så
långt som möjligt för att underlätta administrationen när personer byter arbetsuppgifter. På er enhet
bör ni alltså tänka efter vilka personer som ofta har samma rättigheter, och placera dessa i en grupp.
Vänd dig till din förvaltnings registrator.
I det inringade området ovan väljer du vilken typ av medlem du vill lägga till, samt skriver in
personens eller gruppens namn och klickar på Sök. Du får upp en lista på dem som matchar
sökningen. Dubbelklicka på dem du vill lägga till som medlemmar, och välj med hjälp av röda och
gröna kryss vilka rättigheter de får.
Medlemmar i Grupper
Du kan högerklicka på en grupp och se vilka som är medlemmar i den. Beskrivning av medlemmar
finns nu med i alla sökfunktioner. Det innebär att du kan särskilja personer med samma namn.
Lägg till i Favoriter
När du står i ett ärende eller dokument som du vet att du lätt vill hitta tillbaka till kan du lägga upp
den som favorit. Gå upp i Platinas övre högra hörn, klicka på den gula stjärnan och välj Lägg till i
favoriter.
En dialogruta visas. Ange ett lämpligt namn på favoriten och klicka på OK.
16(25)
PLATINA
Dina favoriter sorteras automatisk i bokstavordning så du kan själv välja om du även vill använda
siffror och förkortningar för att gruppera och sortera din egen favoritlista. Detta kan du alltid
redigera i efterhand genom att välja alternativet ”Ändra i favoriter” i stället för att lägga till.
Nästa gång du ska besöka ärendet behöver du inte göra sökningen utan kan använda listan på
favoriter som du når uppe i övre högra hörnet med hjälp av knappen som ser ut som ett ihoprullat
papper.
Kommunicera dokument med annan Platina-användare
Istället för att använda Platinas mejlfunktion eller Outlook kan du använda följande funktion:
Skicka till – Om du vill att någon av dina kollegor ska arbeta med ett dokument, korrekturläsa eller
godkänna ett dokument och är angelägen om att få ett svar högerklickar du och väljer ”skicka till”.
Då får din kollega en notering via e-post att du har fått ett dokument på remiss i Platina. Glöm inte
att bocka i om du vill ha svar.
Den som du skickar till då får en rad på sin Idag-area under Uppgifter.
Funktionen ”Skicka till” har fått en utvidgad möjlighet att föra en konversation kring ett dokument.
Du kommer att se historiken vid svar och den som skickat från början kan fortsätta dialogen,
behöver inte skicka om på nytt.
Även historik över tidigare meddelanden visas när användaren väljer att fortsätta ”Skicka till”
flödet. Detta med hjälp av rullistan i högersidan av ”Skicka till” dialogen.
17(25)
PLATINA
Vill du i efterhand se vilka kommentarer som förts kring ett dokument (i skicka till funktionen) så
ska du högerklicka på det aktuella dokumentet och välja egenskaper. På dokumentkortet ska du
välja fliken ”Logg”. På fliken framgår det att du har använt ”skickat till” funktionen och om du
klickar på den lilla knappen ute till höger så visas den aktuella kommentaren.
Publicera – Publicerafunktionen fungerar som en anslagstavla där man sätter upp färdiga dokument
tillgängligt för en vald grupp. Se instruktion nedan.
Aktiviteter – Om du vill att någon annan ska arbeta med ett dokument, och är angelägen om att få
en meddelandehistorik knuten till dokumenten, är det lämpligt att använda Aktiviteter. Den som ska
utföra aktiviteten får en rad på Idag-arean under Påminnelser. Det du skriver i aktiviteter följer med
till diariet vid registrering. Se instruktion i stycket om Diariet.
Denna ruta visas. Fyll i Uppgift och välj Åtgärdsansvarig, samt sätt ett datum. Klicka på Spara.
Du kan lägga flera aktiviteter på ett och samma dokument. Klicka på Ny och fyll i uppgift.
OBS: Den som har fått en uppgift hittar denna under Påminnelser. När arbetet är gjort kan den
åtgärdsansvarige fylla i återrapportering på den högra delen av kortet.
Kalenderpost för påminnelser
En bra funktion är att du kan skapa en kalenderpost för dina påminnelser i Outlook kalendern. Du
gör detta på följande sätt.
18(25)
PLATINA
Högerklicka på dokumentet i Modulen ”Påminnelser”, välj sedan ”Påminnelser”.
Då dyker en dialogruta upp som visar påminnelserna på det aktuella objektet.
Här ska du markera den påminnelse som du vill skapa en kalenderpost av.
Nu finns knappen ”Kalender” till höger.
Klickar du på den så dyker lilla filhämtningsrutan upp, Välj ”Öppna”.
19(25)
PLATINA
Detta startar en kalenderaktivitet i Outlook som du sedan själv kan komplettera med mer
information om du vill. Annars klickar du på ”Spara och Stäng”. Nu har det skapats en ny
kalenderpost i din kalender.
Anteckningar – Till varje dokument och ärende finns också en anteckningsyta där alla med
skrivrättigheter kan lägga till anteckningar. För att lägga till en anteckning, högerklicka och välj
alternativet Anteckningar. Det du skriver i aktiviteter följer inte med till diariet vid registrering.
Skicka dokument till icke-Platina-användare
Använd Outlook för att bifoga filer och skicka till mottagare. Se instruktion om epost nedan.
Skicka dokument till externt utanför kommunen
Använd Outlook för att bifoga filer och skicka till mottagare. Se instruktion om epost nedan.
Publicera dokument i Platina
När du publicerar ett dokument blir dokumentet synligt på Idag-arean, under Publicerad
Information, hos de personer du väljer som mottagare. För att publicera ett dokument högerklickar
du på det och väljer Publicera dokument. När du väljer Publicera dokument i högerklick-menyn
visas följande ruta. Du kan välja att visa dokumentet för personer eller grupper. De personer eller
grupper som du valt att publicera för kommer under det angivna tidsintervallet att se dokumentet på
20(25)
PLATINA
sin Idag-area på följande sätt.
Här väljer du
mellan vilka
datum
dokumentet
ska visas på
Idag-arean
Observera att du
även i denna vy kan
högerklicka på
grupp och se vilka
som är medlemmar!
Här söker och
väljer du vilka
som du vill
publicera till.
När du sökt
dubbelklickar du
på den utvalde
och denne läggs
till i den nedre
rutan
E-post via systemet (från ett ärende)
Du måste vara inne i en dokumentmapp för att kunna e-posta.
Börja med att öppna aktuellt ärendekort, fliken Information och klicka på den mapp där
meddelandet ska ligga. Klicka sedan på knappen Post.
21(25)
PLATINA
Fyll i adressat, rubrik och meddelande. Klicka sedan på knappen Verkställ. Meddelandet sparas och
knappen Skicka blir valbar.
För att bifoga ett objekt klickar du på fliken Relaterad information. Sök fram objekt genom att
exempelvis fylla i identifierare, diarienummer eller dokumentnummer. Klicka på Sök. Välj objekt
och klicka på Lägg till.
22(25)
PLATINA
När du valt objekt går du tillbaka till fliken Egenskaper. Klicka på knappen Skicka. Meddelandet
skickas till mottagaren med den relaterade informationen som en bilaga.
Det skickade e-postmeddelandet lägger sig i den arbetsmapp du stod i när du skapade epostmeddelandet. Kanske du måste klicka på knappen Uppdatera för att kunna se meddelandet.
Diarieföra e-postutskick
När du utfört stegen i avsnittet ovan (e-posta via systemet), ska det diarieföras.
Öppna aktuellt ärende och informationsfliken.
Öppna aktuell mapp, högerklicka på meddelandet och välj Diarieför.
Ett nytt handlingskort öppnas och du fyller i relevant och obligatorisk information. Klicka på
knappen OK, när du är klar.
Om det är allra första gången du upprättar en handling, skapas den nya mappen Handlingar. I denna
mapp samlas de handlingar som diarieförts. Det kan vara handlingar från inkorgen, manuellt
23(25)
PLATINA
tillagda handlingar eller handlingar via arbetsdokument. Allt eftersom du diarieför olika typer av
handlingar, fylls listan på.
Skicka ett dokument till diariet
När du som handläggare bedömer att ett dokument ska skickas till diariet, högerklickar du på
dokumentet och väljer Diarieför. Observera att tjänsteskrivelser kan ha en annan rutin. Kontakta din
nämndsekreterare eller registrator.
När du klickat på alternativet Diarieför visas en dialogruta där du måste ange vilket diarium och
vilken postlista du skickar dokumentet till. Klicka sedan på knappen Skicka till diariet.
Dokumentet kommer nu att hamna på listan Att registrera hos registratorn. Det sker alltså inte
någon automatisk registrering av dokumentet. Observera att du även måste skicka originalet,
påskrivet, till registrator. Det är registrator som bestämmer om dokumentet ska diarieföras eller inte.
Om registrator nekar att diarieföra dokumentet får du ett meddelande om detta.
24(25)
PLATINA
Vidarebefordra e-post för diarieföring
Om du får ett meddelande till din inkorg som ska diarieföras i Platina kan du vidarebefordra detta.
Öppna e-post-meddelandet. Välj att vidarebefordra. Sök på förkortningen för nämnden eller
utskottet. Välj platina-adressen. Om du vet vilket ärende som meddelandet ska tillhöra är det bra om
du noterar detta. Observera att hela meddelandet kommer registreras i Platina.
Ärende från diariet
Du som handläggare kan få ett ärende från diariet genom att registratorn anger dig som
handläggare. Då skickas ett mejl till dig med en länk till ärendet. Ärendet blir även synligt i din
Idag-area, i modulen Uppgift. Du måste godkänna ärendet här genom att klicka på OK. Uppgiften
kommer då lägga sig i modulen Ärenden.
När du ska börja arbeta med ärendet markerar du ärendet och klickar på rull-listan längst upp till
vänster
. Välj alternativet ”Öppna i nytt fönster”.
I mappen Arbetsdokument sparar du de dokument du arbetar med i anslutning till ärendet. Här kan
du som handläggare även skapa en egen mappstruktur.
När ett dokument blir färdigt och ska diarieföras gör du som beskrivs i avsnittet Skicka dokument
till diariet. När dokumentet diarieförts listas det i mappen Handlingar, och blir då sökbart för andra
än dig själv, förutsatt att det inte är sekretessbelagt.
25(25)
PLATINA
E-postadresser till Platina
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Kultur- och fritidsnämnden
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens serviceutskott
Mölndalsbostäder AB
Kommunstyrelsens planeringsutskott
Kommunens revisorer
Social- och arbetsmarknadsnämnden
Skolnämnden
Tekniska nämnden
Utbildningsnämnden
Vård- och omsorgsnämnden
Kontakt
Om du har några frågor vänder du dig till din förvaltnings registrator eller nämndsekreterare.