PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 21 mars, 2015. kl. 08.30-16.50 Plats: SAKs kansli, Malmgårdsvägen 63, Stockholm Närvarande: Peder Jonsson Bengt Kristiansson Anders Fänge Vanessa Narges Mekrami Inger Axell Hans Linde Shirin Persson (§ 1-10, 12) Frånvarande: Elisabeth Björnsdotter Rahm Siwita Nasser Carin Runeson Frehsta Dost Dessutom närvarande: Anna-Karin Johansson Isa Ekstam Dr. Shah Mahmood Fredrik Sjölander Gudrun Renberg Monica Eriksson (Generalsekreterare) (Admin handläggare) (Fin Dir, § 6, 8-11) (SAKs revisor, KPMG, § 5-6) (Redaktör för ÅR, §7) (Insamlingsansvarig, § 12) 1. Mötets öppnande. Beslutmässighet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare Beslöts att utse Inger Axell att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3. Fastställande av föredragningslista Beslöts att fastställa dagens föredragningslista. 4. Föregående protokoll Inga anmärkningar på föregående styrelseprotokoll förelåg. Beslöts 1 att lägga protokollet till handlingarna. 5. Generalsekreterarens rapport Anna-Karin Johansson presenterade innehållet i GS-rapporten genom att inleda med en kort sammanfattning om säkerhetsläget i Afghanistan. Den försämrade säkerheten för civila och internationella aktörer i Kabul har bland annat lett till ytterligare begränsad rörelsefrihet för internationella aktörer i staden. SAKs treåriga kontrakt med Sida har skrvits under vilket innebär en långsiktig trygghet för organisationen. De främsta förändringarna i SAKs organisationsstruktur presenterades i samband med en genomgång av OD-processsen. En av åtgärderna är en starkare decentralisering av beslutsfattande auktoriteter till fält-nivå genom fem Regional Management Offices som leds av varsin chef. 6. Audit Memo & Management response Dr. Shah Mahmood sammanfattade KPMGs revisionspm och SAKs management response. SAKs goda styrning och internkontroll lyftes bland annat fram. Brister i upphandlingsrutiner vid KMO, som delvis har berott på kapacitetsproblem vid enheten under 2014, har identifierats och behöver åtgärdas. SAKs revisor Fredrik Sjölander uppmärksammade ett flertal försenade skatteinbetalningar och att rutinerna för detta måste ses över. Styrelsen önskade få tillgång till deras revisionspm tidigare i processen under kommande år. Beslöts att godkänna management response. 7. Årsredovisning 2014 Gudrun Renberg presenterade verksamhetsberättelsen 2014 och gick igenom utkastet avsnitt för avsnitt med styrelsen. Ett antal rättelser har gjorts i manus sedan utskick. Styrelsen lämnade ett antal kommentarer och önskemål om omformuleringar och kompletteringar, som bland annat rörde avsnittet om könsroller och islam och ett starkare underlag från makrorapporten för vissa dragna slutsatser för att ta fasta på SAKs självkritik. Beslöts att med föreslagna ändringar delegera slutgiltigt godkännande av verksamhetsberättelsen för 2014 till generalsekreteraren. att med föreslagna ändringar fastställa förvaltningsberättelsen för 2014. 8. Bokslut 2014 Dr. Shah Mahmood presenterade bokslutet 2014 och påpekade några mindre justeringar som gjorts efter utskick till styrelsen. Slutlig version bifogas protokollet. Insamlade medel ökade förra året genom ett anslag på 7 MSEK från Postkodlotteriet. Dock minskade medel från institutionella givare vilket gav en total nettominskning på 6 MSEK. Projektkostnaderna för 2014 är i det närmaste oförändrade sedan förra året och 2 administrationskostnaderna har ökat på grund av att SAK har ändrat sin definition av administrativa kostnader. Beslöts att fastställa resultat- och balansräkningen för 2014. 9. SP 2014-17 follow-up Enligt FRIIs krav ska SAKs styrelse årligen följa upp verksamhetsberättelsen och bokslutet så att de följer den strategiska planen 2014-2017. Anna-Karin Johansson redovisade hur SAKs styrelse under 2014 har tagit steg i den riktning som den strategiska planen stakar ut. Belöts att årsredovisning och bokslut 2014 står i enlighet med den strategiska planen 2014-2017. att SAK befinner sig i en utvecklingsfas och under 2014 tagit flera steg i den riktning som SP anvisar. att styrelsen i och med detta har följt upp den strategiska planen enligt FRII. 10. BFU 2014 Dr Shah Mahmood presenterade SAKs budgetuppföljning för 2014. Budgeten 2014 var 269 MSEK och de totala kostnaderna blev 260 MSEK. Det totala underutnyttjandet av budgeten slutar därmed på 9 390 782 SEK. Av icke utnyttjade medel kommer 1 270 000 MSEK att återbetalas till Forum Syd och Radiohjälpen. Nästan alla planerade aktiviteter för året genomfördes även om några försenades. Se bifogad presentation. Beslöts att godkänna BFU för 2014. 11. Nytt kontor i Kabul Med bakgrund av SAKs planer att omlokalisera till nytt kontor i Kabul, presenterade Anna-Karin Johansson en jämförande analys som innehåller för- och nackdelar med olika listade förslag, varav GS står bakom plan D; att fortsätta redan påbörjade kontraktsförhandlingar med Röda halvmånen i Afghanistan,enligt bifogad analys. Tomten ligger centralt i Kabul och medför betydligt kortare och säkrare transportsträcka till och från arbetet och också underlättar för personal att kunna besöka inhemska myndigheter och andra utländska aktörer. Beslöts att ge Anna-Karin Johansson mandat att påbörja förhandlingarna med Röda halvmånen i enlighet med alternativ D. att be Anna-Karin Johansson återkomma med kontraktsförslag och arbetsplan till nästa styrelsemöte för slutgiltigt beslut. 12. Insamlingsverksamheten Monica Eriksson, SAKs insamligsansvarige, redogjorde för hur SAKs insamlingsverksamhet bedrivs idag. Positiva resultat såsom två miljoner ökning i 3 arvsdonationer och en ökning av snittgåvor lyftes fram. Ökad konkurrens från många internationella organisationer, ett ökat antal katastrofer under året som skiftat fokuset över till akut humanitär hjälp, samt ett sinat intresse för Afghanistan, var några av utmaningarna under 2014. Några vidtagna åtgärder är påbörjad analys av befintliga givare och att undersöka nya insamlingskanaler, exempelvis en Face to Face kampanj med anställd personal. Som svar på styrelsens fråga om framtida insamlingstrender lyfte Monica fram insamling från filantroper och crowdfunding. Styrelsen tackade Monica Eriksson för en givande föredragning 13. Dimensionering av kansliet Anna-Karin Johansson redogjorde för personalsituationen på SMO efter styrelsens begäran vid novembermötet 2014. Bemanningen på SAKs kansli har långsamt ökat sedan början av 2000-talet, varav bakomliggande orsaker bland annat är ett länge underbemannat kansli, ökade krav från givare och omvärld och en ökad budget sedan år 2001. Styrelsen ser framöver att nya tjänster vid SMO ska motiveras i workplan and budget inför styrelsens beslut. Beslöts att med ovanstående förtydligande lägga rapporten till handlingarna. 14. Placeringspolicyn Peder Jonsson presenterade den reviderade placeringspolicyn som är i enlighet med de ändringar styrelsen beslutade om vid mötet den 31 januari. Några av styrelsens kommentarer rörde: - Förkortningar i texten ska undvikas - Placeringspolicyn ska finnas tillgänglig på svenska - Under 3.3 ange i procent av den årliga budgeten, i stället för belopp, den önskade storleken på fonden Beslöts att godkänna med föreslagna ändringar placeringspolicyn. 15. Årsmötet 2015 Isa Ekstam rapporterade om årsmötesplaneringen. Följande punkter rapporterades: - Lokal fastställd i Uppsala. - Två inbjudna gäster från KMO; Jörgen Holmström, tillförordnad landschef, och Farahnaz Farah, chef för utbildningsenheten; som kommer att hålla i var sitt seminariepass söndagen den 31 maj. - Lotta Hedström kommer att hålla i ett morgonpass den 30 maj om grundläggande föreningskunskap. - Uppsalas landshövning Per Egardt håller ett välkomsttal. Peder Jonsson meddelade att han har ett inbokat möte med Unga SAKs ordförande Latif för avstämning inför årsmötet, samt att Demokratiberedningens utkast till slutrapport kommer att behandlas vid nästa styrelsemöte. Lotta Hedström, författare 4 till rapporten, tar emot kommentarer direkt från styrelsen via e-mail. För viktiga punkter att behandla kring slutrapporten vid nästa möte kontaktas Isa Ekstam. 16. Förlagsverksamheten Anna-Karin Johansson presenterade underlaget till styrelsen inför beslut om Affärsplan för spridning av kunskap om Afghanistan. Underlaget finner stöd i Per Bolunds utlåtande, som har lång erfarenhet av bokbranschen, se bifogat utlåtande och underlag. SAK har idag begränsade resurser för informationsinsatser och enligt Per Bolunds bedömning skulle en reguljär utgivning av böcker förfalla som ekonomiskt riskfyllt. Beslöts att en aktivitetsgrupp skapas med syfte att lyfta fram litteratur om Afghanistan till medlemmarna och andra intresserade. Gruppens uppgift blir att identifiera, förmedla kunskap om och väcka intresse för kvalitativ och intressant litteratur om Afghanistan. Det kan innebära att – gärna i samverkan med lokalföreningar - arrangera läscirklar, initiera författarbesök, ge lästips, presentera litteraturlistor inom olika ämnen mm. Formerna för aktivitetsgruppens skapande och verksamhet ska följa det som beslutas gälla för aktivitetsgrupper generellt. att utrymme skapas på SAKs nya hemsida där tips kan lyftas fram. att en spalt eller liknande skapas i A-nytt med samma syfte att styrelsen till årsmötet redovisar sina slutsatser och beslut enligt ovan 17. Våldtäktsoffer inom sjukvården Beslöts att att bordlägga frågan till nästa styrelsemöte som informationspunkt. 18. Styrelsens svar till revisorerna Inför revision av 2014 års verksamhet har SAKs föreningsrevisorer ställt tre frågor till styrelsen, se bifogat underlag. Beslöts att styrelsen uppdrar åt Isa Ekstam och Anna-Karin Johansson att författa ett svar från styrelsen till SAKs föreningsrevisorer med ledning av diskussionen. 19. Rapporter lokalkommittéerna Ledamöterna summerade sina kontakter med respektive lokalkommitté. 20. Unga SAK Ingen rapportering - Siwita Nasser från Unga SAK var inte närvarande vid mötet. 21. Solidaritetspriset 2015 Vanessa Narges Mekrami lät meddela att fem nomineringar har inkommit. 5 Valberedningen kommer därefter att nominera vinnaren av solidaritetspriset till styrelsen inför beslut vid nästa styrelsemöte. 22. Nästa styrelsemöte - Våldtäktsoffer inom sjukvården - Nytt kontor i Kabul - 1st revised budget - Demokratiberedningens slutrapport - Motioner och motionssvar 23. Övriga frågor Inger Axell gav en kort uppdatering om Demokratiberedningens slutrapport. Se bifogat utkast. Vanessa Narges Mekrami informerade styrelsen om det tragiska mord på den unga kvinnan Farkhunda som inträffade i Kabul i veckan. 24. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet och tackade alla för en givande styrelsedag! Mötessekreterare: Isa Ekstam Justeras: Peder Jonsson Mötesordförande 6 Inger Axell Styrelsemedlem